BAB III

PEMBAHASAN URAIAN KEGIATAN

3.1 Kepegawaian Dan Umum

a. Membawa surat tembusan kepada pegawai yang bersangkutan
b. Menempelkan pengumuman di papan Informasi
c. Mengopy surat – surat tembusan
d. Membuat disposisi pada surat yang masuk
e. Membuat amplop
f. Menyusun berkas kepegawaian
g. Membuat daftar arsip

3.1.1 Pengertian Arsip

a. Secara bahasa Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu
dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan
selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi
archeon. Archea artinya dokumen atau catatan
mengenai permasalahan.
b. Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, arsip
adalah : 1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah, 2) Naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan
dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
c. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali.
 d. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a) Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari
kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk
menympan bahan-bahan arsip, b) Kumpulan teratur
dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-
mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk
bahan petunjuk atau pembuktian, c) Setiap pengaturan,
penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan
dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-
kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
e. Kesimpulan: Arsip adalah kumpulan data/ warkat/ surat/
naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain
dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau
diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan
yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut
sistem tertentu untuk mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat
dan tepat.

3.1.2 Syarat- syarat Arsip

a. Merupakan kumpulan warkat
b. Disimpan menurut sistem tertentu
c. Mempunyai nilai kegunaan
d. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

3.1.3 Macam – Macam Arsip Dan Fungsinya

a. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

12
 penyelenggaraan administrasi Negara. Fungsi ini
memiliki 2 macam, yaitu fungsi dinamis
aktif(pemakaian masih tinggi) dan dinamis inaktif.
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Fungsi ini terdiri atas fungsi permanen dan mati.
Contoh: ijazah SMA bagi mahasiswa

3.1.4 Langkah-langkah
a. Cara pengarsipan kepegawaian :
1. Data pegawai
2. Mengisi data pegawai di buku arsip
3. Memasukan data – data yang diperlukan
b. Cara pengarsipan data pegawai yang aktif bekerja di
kantor Distrik Navigasi setiap minggu:
1. Mengumupulkan Foto copy KTP dan fhoto 3x4
(berwarna)
2. Menyiapkan Surat tebusan berupa
a. Nota dinas
b. Surat perintah kerja (SPK)
c. Surat perintah berlayar (SPB)
3. Pengisihan berkas data kenaikan pangkat
4. Menulis nama pegawai tersebut di buku arsip
5. Data tersebut di tanda tangani oleh yang
bersangkutan di buku arsip
6. Mengembalikan data tersut ke bagian umum dan
diperiksa kembali.

13