RUMAH SAKIT UMUM MAMAMI

JL. R. W. Monginsidi No. 3 Kupang

TELP. 08113811012,08113811013/3811014
Email : rumahsakitmamami@yahoo.com

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT MAMAMI

NOMOR: 006/SK/DIR/II/2019
TENTANG
PEMBERLAKUAN PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN
PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

DIREKTUR RUMAH SAKIT MAMAMI KUPANG

Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjamin pelayanan yang telah

diberikan memperhatikan kebutuhan klinik pasien maka
diperlukan adanya proses pendaftaran pasien rawat jalan
dan penerimaan pasien rawat inap yang terstandar
berdasarkan aturan perundang-undangan sehingga
pemberian pelayanan dapat berlangsung secara efektif dan
efisien
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a, maka untuk memberikan pelayanan pada
pasien perlu ditetapkan Panduan Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien Rawat Inap dengan
Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum Mamami Kupang

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan ;

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009
tentang Rumah Sakit;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 tahun 2004
tentang Praktik Kedokteran;
4. Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
290/Menkes/Per/III/2008 tentang Persetujuan Tindakan
Kedokteran; dan
5. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 11 Tahun 2017
tentang Keselamatan Pasien Rumah Sakit;
6. Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit

1
 MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT MAMAMI KUPANG
TENTANG PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN
PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT MAMAMI
KUPANG.

Kedua : Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien

Rawat Inap Rumah Sakit Mamami Kupang sebagaimana terlampir dalam
Peraturan Direktur Rumah Sakit Mamami Kupang Nomor:
006/SK/DIR/II/2019

Ketiga : Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di

kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan
diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Kupang
Pada tanggal : 07 Februari 2019
Direktur Rumah Sakit Mamami Kupang

dr. Thimotius T. Behy

2
 BAB I
DEFINISI

Dalam Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Penerimaan Pasien Rawat Inap
ini yang dimaksud dengan:

A. Pendaftaran pasien rawat jalan adalah suatu bentuk penerimaan pasien yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan di Instalasi Rawat Jalan rumah sakit terdiri dari :
1. Pasien Baru yaitu pasien yang baru pertama kali berkunjung untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan dan belum terdaftar serta belum
mempunyai nomor dokumen rekam medis
2. Pasien Lama yaitu pasien yang sudah pernah mendapatkan pelayanan
kesehatan dan atau mempunyai nomor rekam medis
B. Pendaftaran pasien di UGD adalah suatu bentuk kegiatan penerimaan pasien yang
berkunjung untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit melalui Unit Gawat
Darurat (UGD). Pada kasus gawat darurat pasien datang langsung ke ruang gawat
darurat, sementara jika ada yang mengantar, jika tidak maka petugas pendaftaran yang
mendaftar dengan mendatangi/wawancara jika mungkin (pasien sadar) atau dengan
identitas yang ada pada pasien
C. Pendaftaran pasien rawat inap adalah Pelayanan penerimaan pasien untuk dirawat
inap, setelah ada Surat Pengantar Rawat Inap dari pihak yang berwenang
D. Tempat dan Waktu Pendaftaran
1. Loket Pendaftaran polilklinik adalah tempat pendaftaran pasien yang
berkunjung ke poliklinik baik sebagai pasien dengan kasus lama maupun kasus
baru, pasien kunjungan lama maupun kunjungan baru, dengan rujukan maupun
tanpa rujukan serta pasien dengan biaya sendiri (umum) maupun dengan
jaminan kesehatan (BPJS, KIS, ASKES, JAMKESMAS). Waktu pelayanan di
loket pendaftaran poliklinik buka mulai jam 08.00 sampai dengan 17.00 wita.
2. Loket pendaftaran UGD adalah tempat pendaftaran bagi pasien emergensi
yang berkunjung di Unit Gawat Darurat atau pasien non emergensi yang
berkunjung pada saat pelayanan Instalasi Rawat Jalan tutup/diluar jam
kerja/pada hari libur. Pada loket pendaftaran UGD juga melayani pendaftaran
pasien Rawat Inap dari UGD maupun dari poliklinik. Waktu pelayanan di loket
pendaftaran UGD adalah 24 jam
E. Ketentuan dan Pembiayaan Pendaftaran
1. Pasien Poliklinik
a. Biaya Sendiri (umum)
1) Pasien dengan biaya sendiri saat pendafataran di loket poliklinik
dengan rujukan atau tanpa rujukan cukup membawa kartu identitas
diri serta mengisi formulir pendafataran
2) Selama perawatan di poliklinik, pasien umum bersedia
menyelesaikan kewajiban keuangan
b. Pasien Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
1) Pasien dengan JKN (BPJS/KIS/ASKES/JAMKESMAS) harus
membawa surat rujukan dari FKTP/ Puskesmas/Dokter keluarga dan
fotocopy kartu JKN dan fotocopy kartu identitas seperti (KTP/KK/SIM)
masing-masing sebanyak 1 (satu) lembar

3
 2) Bila ketentuan persyaratan pasien yang menggunakan Kartu JKN
tidak memenuhi ketentuan diatas maka pasien dinyatakan
pembiayaannya menggunakan biaya sendiri
c. Pasien dengan hubungan kerjasama antar instansi terkait
Pasien yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Umum Mamami Kupang
(INHEALTH, ADMEDIKA,TELKOM) harus membawa rujukan dari Dokter
keluarga dan fotocopy kartu peserta dan fotocopy kartu identitas seperti
(KTP/KK/SIM) masing-masing sebanyak 1 (satu) lembar.
2. Pasien UGD
a. Biaya Sendiri (umum)
1) Pasien dengan biaya sendiri saat pendafataran di loket UGD dengan
surat pengantar atau surat pengantar dokter cukup membawa kartu
identitas diri serta mengisi formulir pendafataran
2) Selama perawatan di UGD, pasien umum bersedia menyelesaikan
kewajiban keuangan
b. Pasien Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
1) Pasien dengan JKN (BPJS/KIS/ASKES/JAMKESMAS) dengan kasus
emergensi tidak harus membawa surat rujukan dari FKTP/
Puskesmas/Dokter keluarga cukup membawa kartu JKN dan kartu
identitas (KTP/KK/SIM).
2) Pasien dengan JKN (BPJS/KIS/ASKES/JAMKESMAS) dengan kasus
non emergensi yang datang ke UGD pada jam kerja poliklinik
diarahkan untuk melakukan pemeriksaan di poliklinik dan harus
membawa surat rujukan dari FKTP/ Puskesmas/Dokter keluarga dan
kartu JKN dan kartu identitas (KTP/KK/SIM).
3) Bila ketentuan persyaratan pasien yang menggunakan Kartu JKN
tidak memenuhi ketentuan diatas maka pasien dinyatakan
pembiayaannya menggunakan biaya sendiri
c. Pasien dengan hubungan kerjasama antar instansi terkait
Pasien yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Umum Mamami Kupang
(INHEALTH, ADMEDIKA,TELKOM) dengan kasus emergensi dan non
emergensi yang datang ke UGD tidak harus membawa surat surat
rujukan dari Dokter keluarga cukup membawa kartu peserta dan kartu
identitas (KTP/KK/SIM).

4
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang Lingkup Pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap antara
lain:
A. Pendaftaran pasien ( UGD dan Poliklinik)
B. Penerimaan pasien rawat inap
C. Proses perpindahan pasien gawat darurat ke rawat inap
D. Proses menahan pasien untuk keperluan observasi
E. Pengelolaan pasien jika tidak tersedia tempat tidur pada unit yang dituju

5
 BAB III

TATA LAKSANA

A. Pendaftaran Pasien di UGD

1. Pasien baru
a. Petugas menyiapkan formulir dan berkas rekam medis rawat darurat
b. Menerima pasien/keluarga dengan memberi salam
c. Petugas mewawancarai pasien/keluarga untuk mengisi identitas pasien pada
rekam medis pasien serta meminta kartu Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
dan kartu identitas diri (KTP/KK/SIM) serta memastikan pasien baru pertama
kali datang ke Rumah Sakit Umum Mamami Kupang.
d. Berkas rekam medis yang sudah diisi dicek kelengkapan dan kebenarannya
sesuai dengan kartu identitas dan kartu JKN pasien kemudian disesuaikan
dengan hasil wawancara
e. Data pasien dimasukan dalam buku register pasien masuk untuk diberikan
nomor rekam medis dan pasien diberikan kartu berobat dan penjelasan kepada
pasien/keluarga untuk selalu membawa kartu berobat tersebut jika suatu saat
melakukan pemeriksaan kembali di Rumah Sakit Mamami Kupang.
f. Untuk langkah c, d dan e dapat dilakukan dengan keluarga atau yang
bertanggung jawab dan pasien tetap dilakukan pemeriksaan oleh tim medis
atau paramedis
g. Keluarga/pengantar pasien dipersilakan menunggu di ruang tunggu, sementara
pasien dalam pelayanan di UGD
h. Berkas rekam medis diserahkan ke dokter atau perawat yang menangani
pasien tersebut oleh petugas admission centre
2. Pasien lama
a. Petugas menyiapkan formulir dan berkas rekam medis rawat darurat
b. Menerima pasien/keluarga dengan memberi salam
c. Petugas mewawancarai pasien/keluarga untuk mengisi identitas pasien pada
rekam medis pasien serta meminta kartu Jaminan Kesehatan Nasional (JKN)
dan kartu identitas diri (KTP/KK/SIM) dan memastikan pasien sudah pernah
berobat di Rumah Mamami Kupang dengan meminta kartu berobat yang sudah
diberikan pada kunjungan sebelumnya.
e. Untuk langkah c dan d dapat dilakukan dengan keluarga atau yang
bertanggung jawab dan pasien tetap dilakukan pemeriksaan oleh tim medis
atau paramedis
f. Keluarga/pengantar pasien dipersilakan menunggu di ruang tunggu, sementara
pasien dalam pelayanan di UGD
g. Berkas rekam medis diserahkan ke dokter atau perawat yang menangani
pasien tersebut oleh petugas admission centre.

6
B. Pendaftaran Pasien Poliklinik
1. Pasien baru
a. Pasien datang dan petugas memberikan salam kepada pasien dan mengarahkan
pasien untuk menyimpan berkas (fc kartu identitas diri, kartu JKN, surat
rujukan/kartu kontrol) kemudian petugas mengarahkan pasien untuk duduk
ditempat yang sudah disediakan sambil menunggu dipanggil oleh petugas
b. Petugas memanggil pasien, melakukan skrining pasien dan wawancara singkat
untuk mengetahui tujuan poliklinik pasien akan berobat dan memastikan pasien
tersebut pertama kali berobat ke Rumah Sakit Mamami Kupang
c. Setelah persyaratan pasien sudah lengkap, petugas mengisi indentitas pasien
pada status pasien kemudian petugas memberikan lembaran general concent
atau persetujuan umum kepada pasien atau keluarga pasien untuk membaca,
memahami dan mengisi informasi persetujuan untuk perawatan dan pengobatan
di Rumah Sakit Mamami Kupang
d. Petugas membuatkan Kartu Berobat Pasien (berisi Nomor Rekam Medis dan
Nama Pasien yang dicatat pada buku register pasien masuk) dan memberikan
penjelasan kepada pasien untuk membawa Kartu tersebut apabila sewaktu-
waktu datang berobat kembali ke Rumah Sakit Mamami Kupang
e. Petugas menyiapkan berkas rekam medis baru dan dilengkapi dengan berkas
yang dibawa pasien untuk diserahkan ke poliklinik yang dituju
f. Petugas mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju untuk dilakukan
pemeriksaan oleh dokter.
2. Pasien lama
a. Pasien datang menyimpan berkas pada tempat yang disediakan di loket
pendaftaran
b. Petugas memanggil pasien dan melakukan skrining pasien juga wawancara
singkat untuk mengetahui tujuan poliklinik pasien akan berobat dan memastikan
pasien tersebut sudah pernah berobat ke Rumah Sakit Mamami Kupang
c. Petugas meminta kartu berobat dan kartu identitas bagi pasien dengan biaya
sendiri sedangkan untuk pasien yang memiliki kartu JKN, petugas meminta kartu
berobat, surat rujukan dari puskesmas atau dokter keluarga, fotocopy kartu JKN
dan fotocopy kartu identitas (KTP/KK/SIM) masing-masing 1 (satu) lembar
d. Petugas mengambil berkas rekam medis dari ruang penyimpanan berkas rekam
medis kemudian dilengkapi dengan berkas yang dibawa pasien untuk diserahkan
ke poliklinik yang dituju
e. Petugas mempersilahkan pasien untuk menuju poliklinik yang dituju untuk
dilakukan pemeriksaan oleh dokter.
C. Penerimaan Pasien Rawat Inap
1. Pasien dengan biaya sendiri (Umum)
a. Dokter UGD atau Poliklinik memberikan surat pengantar rawat inap
b. Petugas administrasi menyiapkan berkas rekam medis rawat inap dan
menyerahkan kepada dokter dan perawat untuk dilengkapi
c. Petugas administrasi mempersilahkan pasien/keluarga untuk menandatangani
form persetujuan rawat inap.
d. Petugas administrasi menjelaskan kepada pasien/keluarga pasien tentang
ruangan yang akan ditempati pasien serta fasilitas yang ada dalam ruangan
tersebut dan perkiraan biaya yang akan dibayar oleh pasien/keluarga
berdasarkan tingkatannya

7
 e. Petugas administrasi mempersilahkan pasien/keluaraga pasien untuk memilih
ruangan sesuai dengan penjelasan pada poin d.
f. Petugas administrasi menyiapkan surat bersedia membayar kemudian
memberikan kepada pasien/keluarga pasien atau orang yang bertanggung jawab
untuk membaca dan memahami isi dari surat tersebut kemudian menuliskan
identitas dan menandatangani surat tersebut
g. Petugas administrasi menghubungi bagian instalasi rawat inap untuk
menanyakan ruangan sesuai permintaan pasien/keluarga pasien
h. Petugas administrasi memberikan berkas rekam medis yang sudah lengkap
kepada perawat untuk diantar ke ruang rawat inap
i. Perawat UGD atau Perawat Poliklinik mengantar pasien ke ruang rawat inap
menggunakan kursi roda atau brankar sesuai kondisi penyakit pasien.
j. Perawat UGD atau Perawat Poliklinik melakukan serah terima pasien kepada
perawat rawat inap dan didokumentasikan pada form serah terima pasien
k. Perawat rawat inap mengantar pasien ke ruangan yang sudah disiapkan sesuai
poin e.
l. Perawat rawat inap melakukan orientasi pada pasien/keluarga pasien mengenai
ruangan, fasilitas, hak dan kewajiban pasien dan memberi kesempatan bertanya
jika belum jelas.
m. Perawat rawat inap mempersilahkan pasien untuk beristirahat sampai ada
tindakan sesuai jadwal dan menyampaikan kepada keluarga untuk menghubungi
perawat di ruang perawat jika membutuhkan bantuan
2. Pasien dengan kartu JKN
a. Dokter UGD atau Poliklinik memberikan surat pengantar rawat inap
b. Petugas administrasi menyiapkan berkas rekam medis rawat inap dan
menyerahkan kepada dokter dan perawat untuk dilengkapi.
c. Petugas administrasi mempersilahkan pasien/keluarga untuk menandatangani
form persetujuan rawat inap
d. Petugas administrasi menjelaskan kepada pasien/keluarga pasien tentang
ruangan yang akan ditempati pasien serta fasilitas yang ada dalam ruangan
tersebut sesuai dengan tingkatan kartu JKN yang dimiliki oleh pasien
e. Petugas administrasi menghubungi bagian instalasi rawat inap untuk
menanyakan ruangan sesuai dengan tingkatan kartu JKN yang dimiliki pasien
f. Petugas administrasi memberikan berkas rekam medis yang sudah lengkap
kepada perawat untuk diantar ke ruang rawat inap
g. Perawat UGD atau Perawat Poliklinik mengantar pasien ke ruang rawat inap
menggunakan kursi roda atau brankar sesuai kondisi penyakit pasien
h. Perawat UGD atau Perawat Poliklinik melakukan serah terima pasien kepada
perawat rawat inap dan didokumentasikan pada form serah terima pasien
i. Perawat rawat inap mengantar pasien ke ruangan yang sudah disiapkan sesuai
butir d
j. Perawat rawat inap melakukan orientasi pada pasien/keluarga pasien mengenai
ruangan, fasilitas, hak dan kewajiban pasien dan memberi kesempatan bertanya
jika belum jelas
k. Perawat rawat inap mempersilahkan pasien untuk beristirahat sampai ada
tindakan sesuai jadwal dan menyampaikan kepada keluarga untuk menghubungi
perawat di ruang perawat jika membutuhkan bantuan.

8
D. Proses perpindahan pasien gawat darurat ke rawat inap
1. Pasien gawat darurat yang sudah mendapatkan pelayanan gawat darurat dalam
kondisi stabil untuk dipindahkan
2. Dokter menginstruksikan untuk memindahkan pasien ke rawat inap Perawat
menginformasikan kepada pasien tentang rencana perpindahan pasien ke ruangan
(alasan perpindahan, meminta ruang/kelas perawatan yang diinginkan, dan
pembiayaan)
3. Perawat/dokter melengkapi rencana perawatan dan mengisi format tranfer pasien
4. Menginformasikan kepada petugas administrasi bahwa pasien akan dipindahkan ke
ruang rawat inap
5. Petugas administrasi :
a. Merekap dan merinci administrasi pembayaran pasien
b. Mengkomunikasikan ke keluarga pasien untuk mengurus administrasi
c. Memberitahukan perawat bahwa administrasi sudah diurus
d. Meregistrasi ke buku besar
6. Perawat memindahkan pasien ke ruang rawat inap setelah kondisi stabil dan
ruangan yang dituju sudah siap

E. Proses menahan pasien untuk keperluan obsevasi

1. Pasien yang dilakukan penahanan untuk keperluan observasi (2-3 jam) adalah :
a. Pasien yang belum memungkinkan dilakukan pemindahan/transfer
b. Pasien dengan tanda – tanda vital yang belum stabil
2. Pasien/Keluarga pasien diberikan informasi alasan penahanan untuk observasi
3. Catatan hasil observasi dan assesmen didokumentasikan dalam rekam medis yang
meliputi:
a. Anamnesa
b. Data obyektif : GCS, Vital Sign, Pemeriksaan fisik, pemeriksaan penunjang.
c. Diagnosa
d. Tindakan pengobatan
4. Catatan Observasi dirangkum dalam formulir perpindahan/transfer pasien.
5. Bila pasien telah stabil bisa dipindahkan ke ruangan/unit intensif.
6. Bila kondisi dan kebutuhan pasien tidak memenuhi sumber daya rumah sakit maka
pasien dirujuk ke rumah sakit yang lebih memadai.

F. Pengelolaan pasien jika tidak tersedia tempat tidur pada unit yang dituju
1. Penerimaan pasien rawat inap atau rawat jalan melalui proses skrining untuk
mencocokkan kebutuhan pasien sesuai dengan misi dan sumber daya rumah sakit.
2. Skrining dilakukan saat kontak pertama dengan pasien dilakukan di UGD ataupun di
poliklnik
3. Semua pasien yang ada indikasi rawat inap oleh dokter yang memeriksa di instalasi
rawat jalan dan UGD harus mengetahui kapasitas tempat tidur yang masih tersedia
di instalasi rawat inap.
4. Bila diketahui instalasi rawat inap penuh maka dokter melakukan observasi di ruang
UGD dan petugas administrasi mencari ruangan di bangsal lain dengan meminta
persetujuan dari DPJP. Jika semua ruangan penuh diseluruh rumah sakit maka
pasien diobservasi selama 6 – 8 jam di UGD menunggu jika ada pasien yang
pulang. Jika setelah 6 – 8 jam tidak ada tersedia tempat tidur maka pasien/keluarga
diberikan pilihan yaitu pasien di rawat inap di selasar/lorong ruang rawat inap

9
Rumah Sakit Tk. IV 09.07.01 Wirasakti Kupang dengan pelayanan medis yang
sama dengan pasien lain hingga ada pasien rawat inap yang pulang. Untuk tempat
transit sementara (boarding area) pasien di Rumah Sakit Tk. IV 09.07.01 Wirasakti
Kupang saat ini adalah selasar atau lorong di ruang rawat inap sehingga pasien
tetap mendapat pelayanan medis yang sama dengan pasien lainnya, kedepannya
ruangan boarding area sudah di rencanakan dalam pembangunan UGD yang baru.

10
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dalam pelaksanaan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan rawat inap di
dokumentasikan dalam Buku Register Pasien sebagai sumber data dalam pelaporan kepada
Kepala Rumah Sakit Mamami Kupang.

Ditetapkan di : Kupang
Pada tanggal : 07 Februari 2019
Direktur Rumah Sakit Mamami Kupang

dr. Thimotius T. Behy

11