Koordinasi PDF
Koordinasi PDF
MODUL 21
KOORDINASI PELAKSANAAN PROYEK
KATA PENGANTAR
KATA PENGANTAR................................................................................................... i
DAFTAR ISI.............................................................................................................. ii
DAFTAR GAMBAR.................................................................................................. iv
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ........................................................................ v
A. Deskripsi ...................................................................................................... v
B. Persyaratan .................................................................................................. v
C. Metode ........................................................................................................ v
D. Alat Bantu/Media ....................................................................................... vi
BAB 1 PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 2
B. Deskripsi Singkat ......................................................................................... 2
C. Tujuan Pembelajaran .................................................................................. 3
D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok .......................................................... 3
E. Estimasi Waktu ........................................................................................... 4
BAB 2 PENGERTIAN KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA ................................. 5
A. Indikator keberhasilan ................................................................................ 6
B. Pengertian Koordinasi ................................................................................ 6
C. Pengertian dan Jenis Hubungan Kerja ........................................................ 9
D. Koordinasi dan Hubungan Kerja ............................................................... 12
E. Latihan ...................................................................................................... 16
F. Rangkuman ............................................................................................... 16
BAB 3 TEKNIK KOORDINASI ................................................................................. 17
A. Indikator Keberhasilan.............................................................................. 18
B. Tipe dan Ciri Koordinasi ............................................................................ 18
C. Syarat dan Prinsip Koordinasi ................................................................... 20
A. Deskripsi
Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek ini terdiri dari empat kegiatan belajar
mengajar. Kegiatan belajar pertama membahas Pengertian Koordinasi dan
Hubungan Kerja dengan submateri: pengertian dan jenis koordinasi, serta
pengertian dan jenis hubungan kerja. Kegiatan belajar kedua membahas Teori
Koordinasi, dengan pembahasan mengenai tipe dan ciri koordinasi, syarat-syarat
koordinasi, proses koordinasi, dan struktur koordinasi. Kegiatan belajar ketiga
membahas Faktor-Faktor Yang Menentukan Kebutuhan Koordinasi, dengan
submateri: tingkat ketergantungan, indikator terjadinya koordinasi, gejala dan
penyebab kurangnya koordinasi, serta pendekatan untuk mengatasi masalah
koordinasi. Kegiatan belajar ke empat membahas Koordinasi dan Hubungan Kerja
Dalam Pelaksanaan Proyek, dengan submateri keterkaitan unsur-unsur proyek
konstruksi (stakeholder), serta bentuk koordinasi dan hubungan kerja.
Peserta diklat mempelajari keseluruhan modul ini dengan disertai contoh-contoh
pelaksanaan koordinasi guna memudahkan dalam praktek pelaksanaannya.
Latihan atau evaluasi ini menjadi alat ukur tingkat penguasaan peserta diklat
setelah mempelajari materi dalam modul ini.
B. Persyaratan
Dalam mempelajari modul ini peserta diklat dilengkapi dengan peraturan
perundangan yang terkait dengan materi Koordinasi Pelaksanaan Proyek.
C. Metode
Dalam pelaksanaan pembelajaran ini, metode yang dipergunakan adalah dengan
kegiatan pemaparan yang dilakukan oleh Widyaiswara, adanya kesempatan
tanya jawab, curah pendapat, bahkan diskusi.
A. Latar Belakang
Kebutuhan menjalin koordinasi dan kolaborasi sangat penting dalam
berorganisasi, karena jika suatu organisasi atau unit di dalam suatu organisasi
hanya berdiri sendiri, perkembangan unit atau organisasi tersebut relatif sangat
lambat. Di dalam kegiatan manajemen apapun baik di pemerintah maupun
swasta semakin banyak komunitas dan jaringan yang diciptakan, akan semakin
terbuka luas keuntungan yang bisa didapat. Kesadaran melakukan koordinasi dan
membuat kolaborasi mutlak dibangun karena musuh kemajuan dari organisasi
adalah kekurangan informasi. Selain itu, sadar melakukan koordinasi dan
kolaborasi ini juga bertujuan untuk saling membangkitkan semangat
kebersamaan ketika terjadi masalah di tengah tengah kegiatan organisasi.
Peluang ini juga bisa berimplikasi menjadi lebih baik dengan mengoptimalkan
pencarian akses informasi secara bersama-sama.
Pejabat Inti Satuan Kerja sebagai penanggung jawab pelaksanaan kegiatan, baik
Kepala Satuan Kerja maupun Pejabat Pembuatan Komitmen (PPK), harus
memiliki kemampuan untuk berkoordinasi dan berkolaborasi dengan sesama
kolega atau dengan atasan maupun bawahan di instansinya sehingga mampu
bekerja sama, mampu menghasilkan karya terbaiknya bersama-sama, mampu
berkomunikasi dengan baik pada orang lain, memperlihatkan kepercayaan,
empati, dan penuh percaya diri untuk bekerja sama dengan pihak-pihak terkait
dan memperoleh dukungan dalam menyelesaikan tugas dan tanggungjawabnya
dengan baik dan akuntabel.
B. Deskripsi Singkat
Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek ini disusun dengan maksud agar dapat
memberikan pemahaman tentang koordinasi dan hubungan kerja dalam
pelaksanaan proyek, kepada Kepala Satuan Kerja (Kasatker) dan Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) di lingkungan Ditjen Penyediaan Perumahan, melalui pengertian
koordinasi dan hubungan kerja, teknik koordinasi, faktor-faktor yang
menentukan kebutuhan koordinasi, serta koordinasi dan hubungan kerja dalam
pelaksanaan proyek.
C. Tujuan Pembelajaran
Tujuan pembelajaran terdiri dari hasil belajar dan indikator hasil belajar sebagai
berikut:
1. Hasil Belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini para peserta diharapkan akan meningkat
kemampuannya dalam melakukan koordinasi dan hubungan kerja dalam
pelaksanaan proyek.
E. Estimasi Waktu
Alokasi waktu yang diberikan untuk pelaksanaan kegiatan belajar mengajar untuk
mata diklat “Koordinasi Pelaksanaan Proyek” pada peserta diklat teknis ini adalah
3 (dua) jam pelajaran.
A. Indikator keberhasilan
Dengan mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan dapat
menjelaskan pengertian koordinasi dan hubungan kerja.
B. Pengertian Koordinasi
Koordinasi adalah salah satu fungsi manajemen yang tidak bisa dipisahkan dari
fungsi manajemen lainnya karena fungsi koordinasi adalah fungsi yang
menghubungkan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Banyak literatur mengatakan
bahwa fungsi koordinasi merupakan fungsi manajemen yang paling penting.
Dengan mengoptimalkan fungsi koordinasi, organisasi akan menjadi semakin
baik dan menghindari risiko yang mengancam organisasi.
Koordinasi berarti mengikat, mempersatukan, dan menyelaraskan semua
aktivitas dan usaha. Dari pengertian itu dapat disimpulkan bahwa fungsi
manajemen lainnya membutuhkan koordinasi. Secara singkat, fungsi koordinasi
terkandung dalam fungsi-fungsi lainnya. Contohnya, fungsi perencanaan
membutuhkan koordinasi yaitu dalam menyusun rencana, seorang pemimpin
harus melakukan koordinasi dengan bawahan untuk mengumpulkan data yang
valid dalam merumuskan rencana ke depan. Begitu pula dengan fungsi
manajemen lainnya.
Sifat mengikat dari fungsi koordinasi membuat fungsi lainnya tidak dapat berjalan
tanpa ada koordinasi, apalagi menghubungkan dengan fungsi manajemen yang
lainnya. Inti dari fungsi koordinasi adalah komunikasi. Mengapa komunikasi yang
menjadi inti dari fungsi koordinasi? Karena dengan komunikasi, semua orang
mampu melakukan hubungan dengan orang lain, bidang pemasaran bisa
berkoordinasi dengan bidang keuangan, dan bidang sumber daya manusia bisa
berkoordinasi dengan pemimpin organisasi.
2. Tujuan
Hubungan kerja di dalam organisasi mempunyai tujuan terciptanya
kemudahan serta kelancaran pelaksanaan tugas pekerjaan setiap orang dan
setiap unit karena adanya kesadaran dari setiap orang atau unit lain untuk
memiliki semangat saling membantu.
E. Latihan
1. Jelaskan pengertian dan pentingnya koordinasi dalam suatu organisasi!
2. Dalam organisasi terdapat berbagai macam bentuk hubungan kerja.
Sebutkan jenis-jenis hubungan kerja dan jelaskan pengertian masing-
masing hubungan kerja tersebut!
3. Jelaskan keterkaitan antara koordinasi dan hubungan kerja, serta
sebutkan tujuannya!
4. Berikan contoh bentuk sarana dan pola koordinasi dan hubungan kerja!
F. Rangkuman
Pada hakikatnya koordinasi merupakan proses penyatupaduan kegiatan yang
dilakukan pegawai dan berbagai satuan lembaga sehingga dapat berjalan
seimbang. Dengan begitu, tujuan koordinasi bukan merupakan upaya sesaat,
tetapi merupakan upaya yang berkesinambungan dan berlangsung terus
menerus untuk menciptakan dan mengembangkan kerja sama serta
mempertahankan keserasian dan keselasaran tindakan, antara pegawai maupun
unit lembaga sehingga sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dapat diwujudkan
sesuai dengan rencana.
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, perlu adanya
koordinasi dan hubungan kerja sebagai konsekuensi adanya upaya untuk melalui
pembagian tugas. Semua pihak dalam organisasi terutama para pimpinan sangat
berkepentingan agar semua unit beserta seluruh petugas dan kegiatannya
termasuk sumber-sumber lainnya dapat berjalan terpadu, serasi dan selaras
dalam pencapaian tujuan dan sasaran bersama. Tujuan koordinasi dan hubungan
kerja adalah terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan kegiatan-
kegiatan seluruh unit beserta komponen-komponen yang berkaitan dalam
pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.
A. Indikator Keberhasilan
Setelah mengikuti pembelajaran mengenai teknik koordinasi, peserta diharapkan
mampu menjelaskan tipe dan ciri koordinasi, syarat-syarat koordinasi, proses
koordinasi, serta struktur koordinasi.
2. Prinsip Koordinasi
Menurut para ahli terdapat beberapa prinsip koordinasi, antara lain:
1) Komunikasi
Komunikasi yang terjalin dalam rangka koordinasi harus menciptakan
hubungan yang produktif. Komunikasi dilakukan secara formal dan
informal, komunikasi organisasi dan individu, komunikasi eksternal dan
internal. Hubungan yang produktif hasil komunikasi yang efektif akan
sangat membantu keberhasilan proyek perubahan.
2) Integrasi
Integrasi merupakan suatu usaha untuk menyatukan tindakan-tindakan
berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan
pemikiran dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang
telah ditentukan dan disepakati bersama. Dengan adanya integrasi,
koordinasi dapat berjalan secara terarah di semua level.
3) Sinkronisasi
Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan
kegiatan, tindakan, dan unit sehingga diperoleh keserasian dalam
pelaksanaan tugas atau kerja. Keserasian dalam pelaksanaan tugas
mampu mempermudah penerapan koordinasi di suatu organisasi.
4) Simplifikasi
Simplifikasi dimaksudkan adalah bahwa perumusan organisasi yang ada
harus mampu dijabarkan secara sederhana, mudah dipahami oleh
masing-masing unit organisasi. Masing-masing unit akan
mengkoordinasikan tentang tugas dan pelaksanaanya kepada masing-
masing bagian yang ada.
2. Pendekatan Struktur
Pendekatan ini dilakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang
tidak sehat pada unit-unit karena adanya penumpukan kegiatan pada satu
unit. Pendekatan ini dikenal sebagai organisasi matrik, yaitu mencirikan
adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat dibubarkan apabila
proyek telah selesai.
G. Rangkuman
Teknik koordinasi harus dikuasai sepenuhnya oleh semua pihak dalam organisasi
terutama para pimpinan dalam rangka menjalankan koordinasi secara efektif dan
efisien Beberapa prinsip koordinasi yang penting antara lain komunikasi,
integrasi, sinkronisasi, dan simplikasi.
Koordinasi harus dimulai sejak proses perencanaan sehingga dapat menghasilkan
perencanaan dan implementasi yang baik. Jika koordinasi selalu dilakukan di awal
maka semua fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan
controlling dapat terlaksana dengan baik. Selain itu dengan proses koordinasi
yang baik, tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih mudah dan cepat.
A. Indikator Keberhasilan
Dengan mempelajari materi ini, peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan
faktor-faktor yang menentukan kebutuhan koordinasi.
B. Tingkat Ketergantungan
Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat
dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling
ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan
oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu
hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan
bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan
satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196),
yaitu:
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila
satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain
dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada
pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil
akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence),
dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih
dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence),
merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
F. Latihan
1. Jelaskan 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi dan berikan contohnya!
2. Sebutkan indikator yang menunjukkan bahwa telah terjadi suatu
koordinasi, dan berikan contohnya!
3. Sebutkan gejala-gejala dan hal-hal yang menjadi penyebab kurangnya
koordinasi, dan berikan contohnya!
4. Sebutkan cara atau pendekatan yang dapat ditempuh untuk mengatasi
masalah koordinasi!
G. Rangkuman
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi
dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam
satuan pelaksananya. Dengan demikian koordinasi dan komunikasi adalah
sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan.
Masalah-masalah yang dijumpai dalam koordinasi, antara lain banyak terjadi
pada ketergantungan sekuensial dan ketergantungan timbal-balik. Ini
dikarenakan munculnya perbedaan dalam sikap dan gaya kerja berbagai individu
dan bagian/unit di dalam organisasi. Untuk itu, koordinasi dan kepemimpinan
(leadership) tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling
mempengaruhi, terutama untuk menciptakan iklim kerja yang kondusif sehingga
tujuan dan sasaran organisasi dapat tercapai.
A. Indikator Keberhasilan
Melalui pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan koordinasi
dan hubungan kerja dalam pelaksanaan proyek.
Keterangan:
Garis Perintah
Garis Koordinasi
D. Latihan
1 Sebutkan unsur-unsur pengelola proyek yang terlibat di dalam sebuah
proyek, dan uraikan tugas, wewenang dan tanggungjawab dari masing-
masing unsur!
2 Uraikan sistem hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek!
3 Sebutkan jenis/tipe rapat yang diselenggarakan dalam pelaksanaan
suatu proyek konstruksi skala besar!
A. Simpulan
Pemahaman terhadap koordinasi pelaksanaan proyek sangat penting karena
apabila tidak ada koordinasi akan menyebabkan berbagai permasalahan, seperti
tumpang tindihnya pelaksanaan kegiatan, keterlambatan pelaksanaan proyek,
bahkan ada kegiatan yang tidak mendapat dukungan dari stakeholder terkait.
Koordinasi harus dilakukan sejak awal perencanaan pembangunan, dan dapat
dilakukan dengan berbagai cara.
Pejabat Inti Satuan Kerja sebagai penanggung jawab pelaksanaan kegiatan, baik
Kepala Satuan Kerja maupun Pejabat Pembuatan Komitmen (PPK), harus
memiliki kemampuan untuk berkoordinasi dan berkolaborasi dengan sesama
kolega atau dengan atasan maupun bawahan di instansinya sehingga mampu
bekerja sama, mampu menghasilkan karya terbaiknya bersama-sama, mampu
berkomunikasi dengan baik pada orang lain, memperlihatkan kepercayaan,
empati, dan penuh percaya diri untuk bekerja sama dengan pihak-pihak terkait
dan memperoleh dukungan dalam menyelesaikan tugas dan tanggungjawabnya
dengan baik dan akuntabel. Pada akhirnya, proyek pembangunan yang
dilaksanakan dapat selesai dengan tepat biaya, tepat mutu dan tepat waktu, dan
dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh masyarakat, serta dapat
dikelola secara berkelanjutan.
Modul Koordinasi Pelaksanaan Proyek yang mencakup Pengertian Koordinasi dan
Hubungan Kerja, Teori Koordinasi, Faktor-Faktor Yang Menentukan Kebutuhan
Koordinasi, serta Koordinasi dan Hubungan Kerja Dalam Pelaksanaan Proyek,
diharapkan dapat memberikan pemahaman yang memadai guna membekali
peserta untuk terselenggaranya pembangunan yang baik dan berkelanjutan.