7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Administrasi

2.1.1. Pengertian Administrasi

Menurut H. Rahmat (2013:23) Secara etimologis “administrasi”berasal

dari bahasa latin, yaitu kata ad dan ministrare. Kata ad artinya intensif, sedangkan

ministrare artinya melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi pengertian

administrasi adalah melayani secara insentif. Administrasi juga dapat diartikan

sebagai pelayanan terhadap semua kebutuhan institutional dengan cara efektif dan

efesien. Administrasi merupakan salah satu komponen dari sistem yang

subsistemnya saling berkaitan satu dengan lainnya. Selain itu administrasi

merupakan aktivitas-aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, atau proses

penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam

administrasi diperbincangkan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan

evaluasi. Jika yang dimaksud adalah bidang usaha maka administrasi membahas

semua aspek formal dan material yang berpengaruh terhadap kemajuan usaha

tersebut.

Menurut H. Rahmat (2013:25) Dalam pengertian luas administrasi dapat

dilihat dari tiga sudut, hingga mencakup tiga pengertian, yaitu dari sudut proses,

fungsi, dan kelembagaan.

1. Dari Sudut Proses, Administrasi secara proses adalah keseluruhan proses

pemikiran, pengaturan, penentuan tujuan hingga pelaksanaan kerja. Sehingga

tujuan yang dimaksud bisa tercapai.

7
 8

2. Dari Sudut Fungsi, Administrasi secara fungsi merupakan keseluruhan

aktivitas yang secara sadar dilakukan oleh setiap orang atau sekelompok

orang yang berfungsi sebagai administrator atau pemimpin. Dalam kegiatan

tersebut terdapat berbagai macam tugas kerja yang telah ditetapkan.

3. Dari sudut kelembagaan, ilmu administrasi mempelajari orang-orang yang

bertindak sebagai administrator, baik secara perorangan maupun kelompok

yang menjalankan kegiatan administrative

a. Administrator : orang yang menentukan dan mempertahankan tujuan

b. Manajer : orang yang langsung memimpin pekerjaan kearah

tercapainya hasil yang nyata

c. Pembantu ahli (staf) :terdiri atas para ahli dalam bidang masing-

masing, selaku penasihat (brain-trust)dan berfungsi di bidang

pemikiran

d. Karyawan : yaitu para pelaksana dan pekerja yang digerakkan oleh

manajer untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan tujuan.

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi dua pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit, Menurut Soewarno handayaningrat (1988)

dalam H.Rahmat (2013:2) “Administrasi secara sempit berasal dari kata

Administratie (bahasa belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat,

surat-menyurat, pembukuan ringan, agenda dan sebagainya yang bersifat

teknis ketatausahaan” Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa

adminitrasi dalam arti sempit yang dimaksudkan yaitu untuk menyediakan

informasi serta mempermudah memperoleh informasi jika dibutuhkan.

 9

2. Administrasi dalam arti luas, Menurut The Liang Gien (1980) dalam

H.Rahmat di bukunya yang berjudul Filsafat Administrasi” (2013:4)

megatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang

dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai

tujuan tertentu”. Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada

dasarnya mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan

tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan

yang telah ditentukan sebelumnya.

2.1.2. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie (2010:30) Dalam proses operasional administratif

terdapat sejumlah unsur yang saling berkaitan antara satu dan lainnya, apabila

salah satunya tidak ada proses operasi administrasi akan pincang.

Unsur-unsur tersebut ialah :

1. Organisasi, yaitu unsur pertama dari admnistrasi yaitu kegiatan-

kegiatan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

2. Manajemen, yaitu rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang

dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan tercapai.

3. Komunikasi, yaitu rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu

pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

4. Keuangan, yaitu pengelolaan berbagai macam segi pembiayaan dan

pertanggung-jawaban keuangan

5. Tata usaha, yaitu pencatatan, pengiriman, dan penyimpanan berbagai

macam keterangan yang diperlukan.

 10

6. Kepegawaian, yaitu rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus

tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama yang

bersangkutan.

7. Perbekalan, yaitu rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur

pemakaian, mendaftar, memelihara.

8. Hubungan Masyarakat, yaitu kegiatan menciptakan hubungan baik

dan dukungan dari masyarakat sekeliling usaha kerja sama yang

bersangkutan.

Menurut H. Rahmat (2013:52) Adapun unsur-unsur administrasi yang

terpenting adalah sebagi berikut :

1. Organisasi, diciptakan secara konstitusional oleh pimpinan teringgi badan

usaha, dan akan menjadi wahana (wadah), struktur, dan rangka dasar dari

administrasi.

2. Lingkungan , yaitu lingkungan yang mengelilingi administrasi yang “berada”

di dalam organisasi terdiri atas berbagai “lapis”, yaitu geografis, fisik, bilogis

(flora, fauna), social, budaya, ekonomis, psikologis, politil, teknologis.

3. Administrasi (organisasi) bergerak sambil berpindah-pindah lapis setiap kali

berganti persoalan atau urusan. Sebagian (besar) lingkungan tersebut

merupakan lingkungan ekologis.

4. Situasi, yaitu berada di dalam lingkungan dan berada dalam keadaan bergerak

serta berubah secara terus-menerus.

5. Faktor-faktor situasional yang secara langsung menentukan daya-getak

administrasi (organisasi) disebut kondisi.

 11

6. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan terdiri atas semua faktor yang

mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan administrasi

(organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur menurut jarak

transportasi dan komunikasi.

7. Persil, yaitu terdiri atas tanah halaman dan gedung tempat kegiatan-kegiatan

utama dan pimpinan administrasi (organisasi) berada.

8. Mesin dan peralatan, terdiri atas semua barang modal yang merupakan

hardware dari adminitrasi (organisasi).

9. Program-usaha (software) dan mission, terdiri atas peraturan dan prosedur

konstitusionil, yang dirakit dengan suatu filosofi bisnis dan filosofi

adminitsrasi, yang merupakan kerangka dan rangka dasr berpikir dan

berusaha.

10. Legitimitas, yaitu kekuatan social politik-yuridis yang berasal dari undang-

undang atau konsesi, lisensi, paten, dan sebagainya.

Menurut H. Rahmat (2013a:56) Fungsi administrasi yang keberadaannya

sangat penting, yaitu sebagai berikut:

1. Melaksanakan kegiatan demi tercapai tujuan

2. Menghidupkan organisasi

3. Memperkuat kedudukan organisasi

4. Tim pimpinan organisasi

5. Melaksanakan manajemen jenis tertentu

6. System pengolahan berbagai input untuk menghasilkan output tertentu

7. Tingkah laku (behavior) tertentu

8. Pola dan proses kerja sama dalam mencapai tujuan

 12

9. Ilmu, kemampuan, atau seni kemampuan tertentu.

Agar prinsip yang ditentukan terlaksana dengan baik, semua objek

administrasi harus di organisasikan dengan baik sehingga penerapan prinsip

efisiensi relevan dengan tujuannya. Seluruh kegiatan administrasi difokuskan

pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada umumnya

pelaksanaan administrasi bertujuan sebagai berikut :

1. Tercapainya fleksibilitas dalam proses administrasi

2. Terwujudnya efisiensi efektivitas pelaksanaan administrasi

3. Terlaksananya administrasi berkelanjutan

4. Efektivitas produksi.

5. Efesiensi

6. Kemampuan menyesuaikan diri (adaptiveness)

7. Kepuasan kerja

2.1.3. Penerimaan Barang

Penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pemasok,

distributor, ataupun supplier yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan

pengiriman dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

Adapun Prosedur penerimaan barang sebagai berikut :

1. Menerima barang dari pengirim barang

2. Mencocokan barang yang diterima dengan arsip order pembelian

3. Memeriksa kondisi fisik barang

4. Menghitung kuantitas dan menginput data penerimaan ke komputer

 13

Penting untuk dipahami segala sesuatu yang berkaitan dengan penerimaan

barang, dan penting pula memberikan intruksi yang jelas pada karyawan yang

menangani penerimaan barang tersebut. Hal ini sering diabaikan, dan dapat

mengakibatkan kerugian yang cukup besar.

Tanggung jawab atas pekerjaan, harus senantiasa ditekankan kepada

mereka yakni jangan sampai menandatangani barang yang belum diperiksa

terdahulu. Kita harus memeriksa barang dahulu dan membuat catatan mengenai

kerusakan atau kekurangan pada buku catatan lalu bila semuanya sudah sesuai

kita baru menanda-tangani di surat jalan tersebut.

Tanda Tangan yang Jelas

Penting sekali mendidik staf tentang arti tanda tangan yang jelas, mereka

berikan atas nama Anda sebagai penanggung jawab barang yang bernilai jutaan

rupiah itu. Tanggung jawab atas pekerjaan harus senantiasa ditekankan kepada

mereka yakni jangan sampai menandatangani barang yang belum diperiksa setiap

saat. Mereka harus sedapat mungkin memeriksa barang dan membuat catatan

mengenai kerusakan dan kekurangan pada buku catatan mereka.

2.1.4. Pemasok dan Pengangkut

Terdapat perbedaan antara pengiriman yang dilakukan oleh pemasok

sendiri dengan pengiriman yang dilakukan oleh pengaku atau pun agen lainnya.

Apabila perusahaan pengangkutan atau agen pengiriman barang maka kita harus

mengecek barang tersebut dengan teliti apakah pemasok dan barang nya sudah

sesuai dengan data yang ada. Jika terjadi kesalahan dalam pengiriman maka kita
 14

harus memberitahu kedua pihak yaitu pemasok dan pengangkut barang tersebut

mengapa ada kesalahan dalam pengiriman barang.

Berikut beberapa perbedaan pengiriman oleh pengangkut .

1. Surat pengiriman tidak selalu dikirim oleh pensuplai, tetapi dapat:

a. Disertakan dengan barang

b. Dikirim lewat wesel pos

2. Diadakan peraturan untuk menuntut ganti rugi atas kerusakan, kekurangan,

atau kehilangan barang.

3. Ada tiga pihak yang terlibat dalam tuntutan ganti rugi, pemasok, penerima,

dan pengangkut.

4. Pengangkut sendiri adalah pelanggan dari pemasok, dan berkepentingan

untuk mencoba melimpahkan tanggung jawabnya kepada penerima

barang.

2.1.5. Pengiriman oleh pemasok

1. Surat pengiriman biasanya disertakan dengan barang.

2. Jika terjadi kerusakan, kehilangan, ataupun kekurangan barang, dapat

berhubungan langsung dengan pemasok, sehingga penyelesaian tuntutanya

lebih mudah.

3. Biasanya pemasok akan berusaha memasok pelangganya sendiri. Oleh karena

itu ia akan berusaha keras, agar penerima barang merasa puas, kerjasama

lebih baik dapat diharapkan.

4. Tuntutan ganti rugi seringkali dapat dilakukan melalui telepon,

penyelesaiannya pun dapat dilakukan lebih cepat.

 15

2.1.6. Penyimpanan Barang

Penyimpanan barang adalah menempatkan barang dalam kondisi tunggu

untuk di order/dipersiapkan untuk proses selanjutnya, penyimpanan dilakukan

sesuai dengan karakteristik barang.

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi tentang

informasi rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal terima barang,

nama pengirim barang, nama pemasok, dan nomor order pembelian. Tujuan

utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk

memferifikasi barang yang diterima dari pemasok.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang

berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan.

1. Penerimaan barang yang tidak dipesan

Penerimaan barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus

mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan

pengembalian barang ke pemasok.

2. Kesalahan dalam perhitungan yang diterima

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor

penting dalam menyelenggarakan catatan persediaan barang yang akurat.

3. Pencurian barang

Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan strategi-strategi

pengendalian misalnya, barang harus disimpan dalam lokasi yang aman,

memisahkan barang sesuai dengan ukurannya masing-masing,

Memasang cctv pada ruangan gudang, memasang alarm.

 16

2.1.7. Pengiriman Barang

Pengiriman barang ialah mempersiapkan pengiriman fisik barang dari

gudang ke tempat yang telah ditentukan, dan disesuaikan dengan dokumen

pemesanan serta pengiriman dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan

penanganan pengiriman barang. Metode pengiriman yang digunakan bagian

pengiriman barang, membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa

yang dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini

disampaikan melalui dokumen ang diterima dari bagian order penjualan dan

gudang. Adapun harus menyiapkan arus dokumen pengiriman barang sebagai

berikut :

1. Pertama-tama menerima PO kemudian diarsipkan. Selanjutnya departemen

ini menerima PO yang barangnya sudah disiapkan dari gudang.

2. Kemudian menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik

dengan kuantitas yang tertulis dalam PO.

3. Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data

tentang nomor order penjualan, kode barang dan kuantitas untuk menjamin

pengiriman sesuai dan lengkap.

2.1.8. Membongkar Muatan

Harus disediakan tempat di dalam gudang untuk menempatkan barang-

barang di kembalikan atau diragukan. Untuk maksud ini sebaiknya digunakan

label dari karton yang ditulis nama pembekalnya, dan masalah ini hendaknya

diselesaikan antara penyelia (supervisor) dan wakil pembekal. Tidaklah bijaksana

 17

mendelegasikan kepada setiap anggota staf agar menyelesaikan soal ini, sebab

masalah ini akan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan memuaskan hanya

oleh seseorang yang diberi wewenang penuh. Jika masalah yang rumit ini tidak

mendapatkan perhatian secukupnya, maka dapat mengakibatkan kerugian yang

besar. Hubungan yang erat antara penyelia gudang dan staf pembeli adalah fakta

yang sangat penting dalam soal ini.

Beberapa contoh datangnya kendaraan saat bongkar muatan

 Kendaraan Nomor 1 ….. 1.000 barang … jam 11.00

 Kendaraan Nomor 2 ….. 5.00 barang … jam 13.00

 Kendaraan Nomor 3 …. 100 barang … jam 16.00

Apakah anda akan membongkar barang menurut urutan kedatangannya?

Anggaplah bahwa pembongkaran nomor 1 membutuhkan waktu 25 menit, dan

kendaraan berikutnya (nomor 2) 20 menit.

Ini akan berarti, bahwa kendaraan nomor 3 yang muatannya sedikit dan

memerlukan waktu bongkar hanya 3 menit, harus menunggu 1 jam.

Pertimbangkan baik-baik betapa borosnya. Cara terbaik untuk menangani masalah

ini ialah dengan menyediakan jalan, dimana pengiriman kecil dapat dilayani dan

tidak tergantung dari urutan datangnya kendaraan di gudang anda.

Kemungkinannya besar sekali, bahwa kendaraan yang dating harus antri, dan

pengemudi yang sedang menunggu itu akan marah apabila antrian dirusak. Tetapi

untuk kepentingan efesiensi, kebiasaan lama yang sudah tidak baik ini terpaksa

harus dibuang. Mungkin sediakanlah tempat penerimaan yang terpisah bagi

penerimaan jumlah kecil.

 18

2.1.9. Manajemen Pergudangan

Menurut Jhon Warman di bukunya yang berjudul “MANAJEMEN

PERGUDANGAN” (2012:1).

1. Pergudangan dan Fungsi Manajemen

Pergudangan erat sekali kaitannya dengan distribusi, tetapi merupakan bidang

studi bisnis yang sering kali diabaikan. Kami tertarik pada risalah dalam

majalah The Financial Times, yang melukiskan istilah distribusi sebagai

demarkasi terakhir untuk penghematan biaya. Kami tidak sependapat, bahwa

distribusi itu merupakan demarkasi terakhir sekalipun benar bahwa demarkasi

itu sering dilupakan orang. Sebagian terbesar dari barang-barang tersebut

dimaksudkan untuk memenuhi barang-barang itu tertahan atau tidak sampai

tujuan, apapun alasannya harus diselidiki terlebih dahulu. Sebab hal itu akan

meningkatkan biaya, sedangkan nilai barang itu sendiri tidak bertambah. Lagi

pula barang yang masih dalam perjalanan juga perlu dipikirkan apakah

mereka dapat lebih cepat dikirim, sebab perjalanan yang lama dari barang itu

sendiri akan memakan biaya.

Manajemen adalah suatu konsep yang menyuruh, merupakan filsafat

sepanjang zaman, berakar pada gairah untuk tahu berbatang pada kesatu

tujuan dan cabang-cabang yang mengarah ke segala bagian kehidupan dan

sewaktu-waktu membuahkan gagasan baru untuk lagi-lagi dijelajahi. Akan

tetapi sayang tidak ada manajer yang sempurna, tiada satu pun orang yang

mampu memiliki kualitas yang diinginkan seperti, watak, kecerdasan,

keteguhan, kelembutan, ketulusan, keikhlasan, keluwesan, dan sebaginya.

 19

2. Gudang dan Pergudangan

Gudang merupakan suatu fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyaluran

barang dari supplier (pemasok), sampai ke end user (pengguna). Dalam

praktik operasional setiap perusahaan cenderung memiliki suatu

ketidakpastian akan permintaan. Hal ini mendorong timbulnya kebijakan dari

perusahaan untuk melakukan persediaan (inventory) agar permintaan dapat

diantisipasi dengan cermat. Dengan adanya kebijakan mengenai inventory ini

mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat

untuk menyimpan barang inventory. Penggudangan ialah kegiatan

menyimpan dalam gudang. Dalam artian yang lebih luas bermaksud

membahas pemindahan barang serta penanganan barang.

3. Pengertian Gudang

Menurut Sofian Nur (2009) : Gudang ialah lokasi penyimpanan barang-

barang dagangan baik secara fisik ataupun virtual, yang fungsi utamanya

ialah menyimpan sisa kuantitas stok barang yang terjadi akibat proses

transaksi penjualan retur, pembelian dan lain-lain. Pergudangan adalah segala

upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, pemeliharaan,

pendistribusian, pengendalian, dan pemusnahan serta peloparan logistic dan

peralatan penanggulangan bencana agar kualitas dan kuantitas terjamin.

Gudang dapat didefenisikan sebagai tempat yang dipersiapkan untuk

menyimpan barang yang akan digunakan dalam produksi sampai barang

diminta sesuai dengan jadwal. Selain itu gudang juga dapat digunakan

sebagai sarana tempat jual beli (pasar) hasil produksi. Sejak dulu, gudang
 20

berfungsi sebagai buffer atau penyeimbang dan untuk menentukan langkah

selanjutnya suatu perusaaaan. Apakah perusahaan akan menggunakan gudang

untuk komersial atau lebih baik digunakan sendiri.

4. Cara Penggudangan

Mengelola sistem stock barang dalam gudang dan memperlakukannya secara

baik dan tepat sebenarnya bukanlah hal yang sulit, jika kita memahami

bagaimana cara manajemen yang penting bagi setiap perusahaan memahami

hal ini jika bisnis yang dikelola mengharuskan adanya stock atas barang

dagangan. Kesalahan dalam mengelola stock barang bisa mengakibatkan

kerugian yang tidak sedikit, apalagi stock yang dibuat merupakan produk

yang bernilai tinggi. Agar dapat menjaga kondisi stock barang digudang baik

dalam keamanan dan kontrol perputarannya sangatlah dibutuhkan sebuah

sistem yang tepat dan sesuai degan jenis usaha yang dijalankan. Pengertian

sistem sendiri ialah serangkaian kumpulan interaksi dari suatu sub sistem, dan

manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya yang ada. Semuanya saling

berkaitan dalam berjalannya suatu proses.

Pengertian gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara

secara keseluruhan, sistem manajemen gudang ialah sebuah prosedur dan cara

pengelolaan dari aktifitas yang saling berkaitan dalam operasional perusahan

untuk menyimpan barang sementara. Dimulai dari pemasok (supplier),

handling barang, pengeriman barang, serta pencatatan stock barang yang

terbaru.
 21

Berikut aktifitas keseluruhan gudang secara sederhana :

1. Administrasi, merupakan proses pencatatan penerima dan pengeluaran

barang secara tertulis, pengendalian dokumen, sampai dengan pelaporan

stock barang.

2. Penerimaan barang, prosedur tata cara bagaimana barang masuk kedalam

gudang karena adanya proses pembelian barang dagangan terlebih

dahulu.

3. Penyimpanan barang, merupakan sistem pengelolaan dan pengendalian

agar barang bisa terus dalam kondisi baik. Pengaturan dan system

penyimpanan mulai dari barang masuk hingga keluar memastikan tetap

dalam kondisi baik dan aman.

4. Pengeluaran barang, meliputi sistem tata cara pengiriman dan prosedur

keluarnya stock barang dari gudang karena adanya penjualan/permintaan

terhadap pelanggan.

Memang pada dasarnya aktivitas operasional digudang itu sendiri

nampak sangat monoton dan tidak dinamis, namun pentingnya managemen

gudang membuat setiap perusahaan yang mengharuskan adanya stock barang

wajib mengelola operasional ini secara baik dan tepat. Kesalahan dalaam

pengelolaan dan pengendalian bias berakibat fatal dan menjadi kerugian yang

seharusnya tidak boleh terjadi.

Untuk menghindari kerugian tersebut dibutuhkan analisis yang

mendukung sebagai berikut :

1. Pastikan mengetahui dan mengenal jenis barang

 22

2. Terapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu memonitor arus

keluar, masuk dan stock barang.

3. Tetapkan cara dan prosedur penyimpanan, saat barang masih di dalam

gudang.

4. Walaupun beroperasi dengan system komputer stock, tetap diterapkan sistem

manual.

2.1.10. Operasi-Operasi Gudang

Dalam pergudangan terdapat tiga fungsi utama yaitu :

1. Perpindahan fungsi ini merupakan fungsi utama, yang salah satu kegiatannya

adalah memperbaiki perputaran stock dan mempercepat proses pemesanan

dari produksi hingga ke pengirim utama. Menurut Holy Icun Yunarto (2005)

dalam Manajemen Pergudangan John Warman (2012), fungsi movement

dibagi menjadi aktivitas-aktivitas yang meliputi :

a. Penerimaan merupakan aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya

terdapat aktivitas-aktivitas seperti perhitungan kuantitas yang diterima

dan inspeksi kualitas kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang

berkaitan dengan penerimaan barang digudang.

b. Transfer atau penyimpanan merupakan proses pemindahan barang dari

loksi awal untuk disimpan digudang.

2. Penyimpanan merupakan aktivitas penyimpanan barang. Penyimpanan

dilakukan dalam gudang agar barang mudah disimpan dan mudah di cari.

a. Penyimpanan sementara menekankan gerak fungsi gudang, dan termasuk

penyimpanan barang yang hanya perlu bagi perlengkapan barang.

 23

b. Penyimpanan semipermanen merupakan penyimpanan persediaan lebih

dari yang dibutuhkan dari barang yang lainnya.

2.1.11. Pengendalian Sediaan dan Penghitungan Sediaan

Pengendalian sediaan adalah soal yang besar dan penting. Ia minta

perhatian lebih besar dari pada yang telah di berikan yang paling mutakhir untuk

mengendalikan setiap segi dari perusahaan yang amat kecil sekalipun. Di

beberapa perusahaan, pekerjaan ini ditempatkan di bawa pengawasan akuntan.

Dalam hal ini, administrator dapat mengamati pekerjaan itu melalui orang yang

diserahi tanggung jawab. Kami telah memutuskan untuk meninjau sediaan,

seolah-olah siap untuk dipakai. Sebab semua biaya, baik untuk bahan baku,

produksi maupun penyiapannya untuk diserahkan kepada konsumen, yang telah

termasuk dalam harga pembelian.

Penghitungan Sediaan adalah salah satu pekerjaan gudang yang penting.

Dalam setiap organisasi, di mana ada beberapa jenis sediaan disimpan, terdapatlah

bermacam-macam aturan. Dan kurun waktu perhitungan sediaan juga berbeda-

beda. Tetapi ada beberapa hal yang bersifat agak universal dan berguna untuk di

ingat :

1. Penghitungan sediaan bahan bukanlah sekedar pembuktian (verifikasi)

sediaan nyata dengan catatan di atas kertas.

2. Sediaan harus diuji-cek oleh seorang staf gudang

3. Manajer harus mengecek persediaan.

Ada dua metode penghitungan sediaan :

 24

1. Penghitungan sediaan tetap

Yaitu apabila sediaan dihitung dan dibuktikan dalam jangka waktu tetap,

misalnya setiap tahun.

2. Penghitungan sediaan lancar

Yaitu system dimana sediaan dibagi-bagi, misalnya jadi 12 bagian, yang

berarti bahwa sediaan dapat dihitung dan dibuktikan secara bulanan.

3. Menyiapkan catatan tentang “barang yang akan diterima”.

Hal-hal yang termasuk dalam penghitungan sediaan ialah :

1. Nilai yang digunakan untuk memastikan besarnya hasil dagang perusahaan.

2. Banyaknya sediaan yang rusak

3. Mengecek tingkat keusangan barang

4. Keamanan – memastikan apakah terjadi pencurian atau kehilangan karena

sebab lainnya.

Komputer dan Teknik riset operasi

Komputer yaitu untuk sediaan dan gudang pada umumnya, pengumpulan

dan pengumpanan data adalah proses yang sederhana. Demi ketepatannya,

informasi ini harus dicocokkan dan kemudian siap dimasukkan ke dalam

komputer. Kecepatan merupakan faktor utama, baik dalam pengumpulan data

maupun dalam memproses data itu dalam komputer. Komputer adalah mesin yang

logis, yang dapat menangkap fakta dan angka dengan kecepatan yang sangat

tinggi, yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang sangat rumit.

Salah satu teknik ilmiah yang utama adalah riset operasi. Ia dapat diterapkan

untuk mengendalikan seluruh sediaan. Definisi riset operasi ialah “penggunaan

 25

cara ilmiah dan teknik memecahkan masalah. Sebagai contoh, penggunaan riset

operasi untuk menemukan sediaan. Pola konsumsi sediaan diketahui berkat

catatan sebelumnya yang telah dianalisis. Analisis statistic akan menunjukkan

kecepatan pengambilan barang satu demi satu.

Jelas dapat dilihat bagaimana kebaikan teknik operasi itu sampai cara

statistik digunakan untuk mengendalikan sediaan, kita menjabarkan sediaan kita

atas dasar perkiraan kebutuhan nasional, sambil berupaya agar tersedia dan cukup

sediaan yang untuk mengatasi setiap keadaan darurat. Metode riset dapat

diterapkan untuk aneka masalah yang lebih banyak lagi. Pada pokoknya kita akan

meneliti soal-soal yag sering terjadi, dan mencatat peristiwa itu dengan angka.

Untuk menggunakan komputer, maka informasi harus melalui dua tingkat :

1. Data harus dimasukkan ke dalam mesin, yang akan diterjemahkan ke

dalam bentuk yang dapat diserap dan diproses oleh komputer.

2. Komputer itu sendiri, berupa mesin yang dapat membereskan informasi

yang masuk dengan bantuan gulungan kertas atau logam peka listrik.

Manfaat untuk mengatur prosedur sediaan menggunakan komputer :

1. Mencatat pengeluaran, penerimaan dan sisa di gudang dengan kecepatan

tinggi

2. Mencatat sediaan yang sedang dipesan dan menunggu penyerahan.

3. Memberikan informasi tentang barang yang sudah mencapai pesan

ulang. Ia dapat deprogram untuk membuat order tambahan.

4. Secara otomatis melakukan pemasukan dua arah, yaitu :

a. Penerimaan barang digudang, dan mengkredit akun pensuplai.

 26

b. Pengeluaran pada konsumen, dan mendebit akun konsumen

5. Mencatat perubahan harga, dan menunjukkan perubahan permintaan.

6. Dapat menafsir batas minimal dan batas maksimal pesanan dengan lebih

teliti. Lebih lanjut dapat menghitung sediaan darurat optimal untuk

melayani perubhan permintaan.

7. Memungkinkan kita mengukur semua kecendrungan permintaan dengan

lebih teliti.

8. Menentukan tingkat sediaan yang perlu ditaruh ditempat pengambilan

barang untuk melayani pengambilan.

9. Melakukan analisis yang lengkap atas nilai barang, deretan nilai

konsumsi departemen dan nilai total.

10. Mempermudah riset operasi dalam merencanakan rute pengiriman.