215

IMPLEMENTASI KEBIJAKAN SISTEM

APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN

Delpa Nopri Kasmi dan Dadang Mashur

FISIP Universitas Riau, Kampus Bina Widya Km. 12,5 Simpang Baru Panam, Pekanbaru 28293

Abstract : Implementation Personnel Policy Service Application System.

This research aims to
analyze implementation the factors and that influence policy of Sistem Aplikasi Pelayanan
Kepegawaian (SAPK) in the Regional Office XII of National Civil Service Agency at Pekanbaru.
The results showed that policy implementation of SAPK less well implemented due to
inconsistencies in implementation of existing procedures by relevant agencies and the lack of
commitment of the proposing agency to submit proposals promotion Servants civil suit procedure
is 3 (three) months before the promotion period. While the factors that affect policy implementation
of SAPK is the existing human resources are very limited and are often given additional assignments
and quality supporting facilities have not been up there, as well as internet networks to operate
SAPK is often impaired.

Abstrak: Implementasi Kebijakan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian

. Penelitian ini
bertujuan untuk menganalisis implementasi dan faktor yang mempengaruhi kebijakan Sistem
Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) di Kantor Regional XII Badan Kepegawaian Negara
Pekanbaru. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan implementasi kebijakan SAPK kurang
terimplementasi dengan baik dikarenakan tidak konsistennya pelaksanaan prosedur yang sudah
ada oleh instansi yang terkait dan kurangnya komitmen instansi pengusul untuk menyampaikan
usulan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil sesuai prosedur yaitu 3 (tiga) bulan sebelum
periode kenaikan pangkat. Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi imple-mentasi kebijakan
SAPK adalah sumberdaya manusia yang ada sangat terbatas dan sering diberi tugas tambahan
dan kualitas fasilitas pendukung yang ada belum maksimal, serta jaringan internet mengoperasikan
SAPK sering mengalami gangguan.
Kata Kunci:
kenaikan pangkat, PNS, SAPK

PENDAHULUAN tabilitas, partisipasi dan kepastian hukum, se-

Rendahnya kualitas pelayanan publik merupakan dangkan modal dasar untuk mewujudkan good
governance
salah satu sorotan yang diarahkan kepada birokrasi yaitu manajemen kerja yang efektif
pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada dan efisien meliputi sumber daya manusia, tek-
masyarakat. Safroni (2012) mengungkapkan nologi, ekonomi dan sosial budaya.
bahwa berbagai tanggapan masyarakat belaka- Pengembangan E-Goverment yang dila-
ngan ini menunjukkan bahwa berbagai jenis pe-kukan salah satunya adalah Sistem Aplikasi Pe-
layanan publik mengalami kemunduran yang layanan Kepegawaian (SAPK) yang dikem-
sebagian ditandai dengan banyaknya penyimpa-bangkan oleh Badan Kepegawaian Negara
ngan dalam layanan publik tersebut. Sistem dan(BKN). Langkah ini dilakukan BKN untuk me-
prosedur pelayanan yang berbelit-belit dan sumberwujudkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan
daya manusia yang lamban dalam memberikan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan,
pelayanan juga merupakan aspek layanan publikkhususnya dalam melaksanakan manajemen ke-
yang banyak disoroti. pegawaian nasional. Kebijakan ini merupakan
Untuk memperbaiki pandangan tersebut kebijakan yang ruang lingkupnya meliputi seluruh
pemerintah senantiasa berupaya mewujudkan wilayah Indonesia. Dengan kata lain setiap Pe-
apa yang disebut good governance atau tata gawai Negeri Sipil di Indonesia yang akan men-
kelola pemerintahan yang baik. Prinsip-prinsip dapatkan pelayanan dari BKN, maka instasinya
good governance antara lain transparansi, akun- harus mengusulkan melalui SAPK ini. Jika hal

215
216Jurnal Administrasi Pembangunan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2014, hlm. 115-226

tersebut tidak dilakukan, maka sanksi yang pada Peraturan Kepala Badan Kepegawaian
diberikan adalah tidak diprosesnya usulan yang Negara Nomor 20 Tahun 2008 tentang Pedo-
diajukan tersebut. man Pemanfaatan SAPK. Dalam perkemba-
Proses pelayanan kepegawaian yang dapat ngannya dikeluarkan Peraturan Kepala Badan
dilakukan dengan SAPK antara lain meliputi Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2010
penetapan Nomor Induk Pengawai (NIP), pen- tentang Prosedur Penetapan Nomor Identitas
cetakan surat keputusan pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil, Kenaikan Pangkat, Pem-
Pegawai Negeri Sipil (CPNS), pemberian nomorberhentian dan Pemberian Pensiun Pegawai
persetujuan atau pertimbangan teknis kenaikan Negeri Sipil, dan Perpindahan Antar Instansi
pangkat dan pencetakan surat keputusan ke- Berbasis Sistem Aplikasi Pelayanan Kepega-
naikan kangkat, penetapan dan pencetakan suratwaian On-Line(SAPK On-Line ).
keputusan pemberhentian dengan hak pensiun Penerapan SAPKon-line ini juga ditujukan
dan untukupdating data mutasi lain-lain. untuk mempercepat pelayanan dan memper-
Adapun tujuan BKN menerapkan SAPK pendek birokrasi, serta mempermudah segala
adalah: macam urusan di bidang kepegawaian, misalnya
1. Standarisasi sistem informasi kepegawaian proses kenaikan pangkat. Dengan penerapan ini
berbasis informasi teknologi yang terintegrasijuga diharapkan pengelolaan administrasi ke-
sebagai media dalam pelayanan, pengawa- pegawaian di lingkungan pemerintah menjadi
san, dan pengendalian administrasi kepe- lebih baik dan bersih dari sebelumnya. Memper-
gawaian. cepat pelayanan dan memperpendek birokrasi
2. Tersedianyadatabase kepegawaian sebagai tersebut dapat diwujudkan karena dengan di-
media informasi sharing bagi instansi dan terapkannya SAPK akan tersediadatabase ke-
stakeholders sesuai dengan kebutuhan. pegawaian dan tersedia data dan informasi yang
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas : up to date dengan cepat dan akurat. Ke depan
dalam database kepegawaian tersebut akan
a. Tersedianya data dan informasi yangup
terekam seluruh data Pegawai Negeri Sipil,
to date dengan cepat dan akurat.
sehingga jika diperlukan data untuk kenaikan
b. Menghilangkan duplikasi sistem dan data.pangkat misalnya maka tidak perlu lagi meminta
c. Menyederhanakan dan meningkatkan dari Pegawai Negeri Sipil bersangkutan. Unit
standarisasi proses. kepegawaian instansinya cukup menggunakan
d. Optimalisasi beban tugas. data yang ada dalamdatabase SAPK. Hal ini
4. Meningkatkan pelayanan kepegawaian bagi tentu juga memperpendek birokrasi karena untuk
Pegawai Negeri Sipil. mendapatkan data tersebut tidak perlu lagi me-
5. Penerapan Good Governance. lalui surat menyurat birokrasi secara berjenjang
sesuai dengan hirarkinya.
a. Meningkatkan transparansi dan akunta-
bilitas. Berdasarkan data dari Bidang Mutasi Kan-
tor Regional XII Badan Kepegawaian Negara
b. Meningkatkanpublic image pemerintah.
Pekanbaru pada periode Oktober 2011 usulan
6. Meningkatkan kerjasama antar instansi masuk berjumlah 18.722 berkas. Periode April
pemerintah dan stakeholders untuk men- 2012 usulan masuk berjumlah 27.077 berkas.
capai efisiensi dan efektivitas dalam meme- Sedangkan pada periode Oktober 2012 usulan
nuhi kebutuhan yang berkaitan dengan
masuk berjumlah 23.759 berkas. Dalam standar
manajemen kepegawaian.
operasional prosedur Bidang Mutasi Kantor
7. Meminimalisasidigital divide sumber daya Regional XII Badan Kepegawaian Negara yang
manusia pengelola data kepegawaian. sudah ditetapkan, 1 (satu) berkas usulan harus
Dalam pemanfaatan SAPK dikoordinasikandiselesaikan selama 22 (dua puluh dua) menit.
oleh BKN dan pelaksanaannya berpedoman Dari 12 (dua belas) pegawai Bidang Mutasi
 217
Implementasi Kebijakan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (Kasmi dan Mashur)

Kantor Regional XII Badan Kepegawaian Ne- Edward III (1980) mengemukakan bahwa
gara, 9 (sembilan) orang bertugas sebagai petu- “Policy implementation, is the stage of policy
gas yang memverifikasi usulan yang masuk. making between the establishment of a policy
Sedangkan 3 (tiga) orang lagi bertugas memberi- and the consequences of the policy for the
kan nomor persetujuan dan mencetak nota people whom it effects”. Edward III (1980)
persetujuan untuk ditanda tangani. mengembangkan model didahului dengan dua
Dengan ketentuan jam kerja sebanyak 7,5 permasalahan yang menjadi pertanyaannya: yaitu
(tujuh koma lima) jam per hari, maka setiap 1) kondisi-kondisi awal apakah yang diperlukan
petugas akan menyelesaikan sebanyak 20 (dua untuk mensukseskan/keberhasilan implementasi
puluh) berkas per hari. Jika ditotal 9 (sembilan)kebijakan, 2) hambatan apakah yang ada di
orang, maka per hari beban kerja yang mampu dalam mengimplementasikan kebijakan. Untuk
diselesaikan adalah 180 (seratus delapan puluh)menjawab dua pertanyaan itu, Edward III me-
berkas. Untuk periode Oktober 2011 misalnya, ngidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi
dengan jumlah usulan masuk 18.722 (delapan keberhasilan implementasi kebijakan, yaitu ko-
belas ribu tujuh ratus dua puluh dua), maka barumunikasi, sumberdaya, kecenderungan atau ting-
akan terselesaikan selama lebih kurang 104 kah laku pelaksana, dan struktur birokrasi.
(seratus empat) hari kerja. 104 (seratus empat)
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis
hari kerja tersebut sama dengan lebih kurang 5
implementasi dan faktor yang mempengaruhi
(lima) bulan. Padahal idealnya pekerjaan tersebut
kebijakan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepe-
harus mampu diselesaikan selama 3 (tiga) bulan.
gawaian (SAPK) di Kantor Regional XII Badan
Harus diakui bahwa persoalan yang paling Kepegawaian Negara Pekanbaru.
mendasar saat ini adalah kesiapan para pengguna
SAPK baik itu petugas di Kantor Regional XII
Badan Kepegawaian Negara Pekanbaru mau- METODE
pun mitra kerja di Badan Kepegawaian Daerah Peneliti menggunakan metode deskriptif
yang masih belum maksimal. Proses usulan dankarena penelitian ini dimaksudkan untuk memberi
pemberian persetujuan kenaikan pangkat yang gambaran tentang implementasi kebijakan Sistem
semula dilakukan secara manual, sekarang harusAplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) di
dilakukan dengan menggunakan sistem teknologi Kantor Regional XII Badan Kepegawaian
informasi. Bagi mitra kerja di Badan Kepega- Negara Pekanbaru, serta mendeskripsikan
waian Daerah beban kerja yang banyak tetapi sejumlah konsep yang berkenaan dengan masa-
tidak diimbangi dengan koneksi jaringan seringlah Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian
menjadi kendala utama. Sedang bagi petugas di(SAPK) tersebut. Berdasarkan metode tersebut
Kantor Regional XII Badan Kepegawaian Ne- peneliti menggunakan pendekatan kualitatif.
gara, pekerjaan yang semula hanya memverifi-
Penelitian dilakukan terhadap pihak-pihak
kasi dokumen fisik usulan, sekarang juga di-
tambah dengan proses komputerisasi yakni veri-yang mempunyai peranan baik secara langsung
maupun tidak langsung dalam pelaksanaan im-
fikasi usulan secara sistem dan dilanjutkan dengan
pemberian nomor persetujuan teknis secara sis- plementasi kebijakanSAPK di Kantor Regional
tem juga. XII Badan Kepegawaian Negara Pekanbaru. Di
dalam penelitian ini, pengujian data dilakukan
Grindle (1980) berpendapat bahwa imple-
dengan teknik triangulasi, yaitu melakukan
mentasi kebijakan sesungguhnya bukan sekedar
check, recheck, dan crosscheck terhadap data
berhubungan dengan mekanisme penjabaran atau
yang diperoleh, teori, metodelogi, dan peneliti.
operasional dari keputusan politik ke dalam
prosedur-prosedur rutin lewat saluran birokrasi,Triangulasi adalah teknik pemeriksaan yang
melainkan lebih dari itu, yaitu menyangkut masa- memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data, yaitu
lah konflik, keputusan, dan siapa yang akan untuk keperluan pengecekan sebagai pemban-
memperoleh apa dari suatu kebijakan. Kemudian ding data.
218Jurnal Administrasi Pembangunan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2014, hlm. 115-226

HASIL DAN PEMBAHASAN tetap bisa mengusulkan walaupun rekonsiliasi

Implementasi Kebijakan SAPK belum dilakukan secara maksimal.
Implementasi kebijakan SAPK di Kantor Kemudian permasalahan yang kedua adalah
Regional XII Badan Kepegawaian Negara Pe- kurangnya komitmen instansi pengusul untuk
kanbaru belum sesuai dengan tujuan sebagai- menyampaikan usulan kenaikan pangkat
mana diamanatkan dalam Peraturan Kepala Pegawai Negeri Sipil di lingkungannya 3 (tiga)
Badan Kepegawaian Negara Nomor 20 Tahun bulan sebelum periode kenaikan pangkat seba-
2008 dan kemudian Peraturan Kepala Badan gaimana telah diatur dalam prosedur penerapan
Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2010 kebijakan SAPK. Kecenderungan instansi pe-
yaitu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pe-ngusul menyampaikan usulan ketika sudah men-
layanan kepegawaian sehingga mampu mem- dekati batas akhir waktu penyampaian yang
berikan pelayanan yang lebih baik, lebih cepat, dibuat oleh Kantor Regional XII Badan Kepe-
transparan dan akuntabel. Dalam kenyataannya gawaian Negara Pekanbaru. Bahkan ada in-
setelah diimplementasikannya SAPK tersebut distansi yang menyampaikan usulan melebihi batas
Kantor Regional XII Badan Kepegawaian Ne- akhir waktu yang telah ditentukan. Hal tersebut
gara Pekanbaru dalam proses pemberian per- tentu saja berdampak terhadap ketepatan waktu
setujuan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipilbagi Kantor Regional XII untuk mengeluarkan
belum memberikan dampak sebagaimana yang nomor persetujuan. Permasalahan inilah salah
diharapkan. Memang dari aspek transparansi satu penyebab tujuan mewujudkan pelayanan ya-
dan akuntabilitas pelayanan pemberian persetu-ng lebih baik, khususnya ketetapan waktu belum
juan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil bisa tercapai.
dengan menggunakan SAPK sudah mengarah
ke arah lebih baik. Hal tersebut bisa dilihat dari Faktor-faktoryang Mempengaruhi
mudahnya Pegawai Negeri Sipil mendapatkan Implementasi Kebijakan SAPK
informasi terkait usulan kenaikan pangkat mereka Sebagaimana telah dikemukakan sebelum-
serta semakin bagusnya kualitas pemberian per-nya, dalam pandangan Edwards III, implementasi
setujuan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipilkebijakan dipengaruhi oleh empat variabel, yakni
karena bantuan sistem menyaring usulan-usulankomunikasi, sumberdaya, kecenderungan atau
yang tidak memenuhi syarat. Namun demikian tingkah laku dan struktur birokrasi. Keberhasilan
dari aspek ketepatan waktu masih belum bisa implementasi kebijakan mensyaratkan agar im-
dicapai. Hal itu dapat dilihat dari fakta bahwa plementor mengetahui apa yang harus dilakukan,
masih banyak beban kerja yang belum terselesai- apa yang menjadi tujuan dan sasaran. Apabila
kan padahal tanggal mulai berlaku nya persetu- tujuan dan sasaran suatu kebijakan tidak jelas
juan kenaikan pangkat tersebut sudah masuk. atau bahkan tidak diketahui sama sekali oleh ke-
Kondisi di atas terjadi akibat tidak dilaksa- lompok sasaran, maka kemungkinan akan ter-
nakannya prosedur yang telah ditetapkan secarajadi resistensi dari kelompok sasaran.
konsisten. Ketetapan waktu dalam pelayanan Walaupun isi kebijakan sudah dikomuni-
pemberian persetujuan kenaikan pangkat Pega- kasikan secara jelas dan konsisten, tetapi apabila
wai Negeri Sipil dengan menggunakan SAPK implementor kekurangan sumber daya untuk
ini tidak akan tercapai apabila salah satu pro- melaksanakan, implementasi tidak akan berjalan
sedur sebagaimana diatur diabaikan atau tidak efektif. Kemudian apabila implementor memiliki
dilaksanakan. Proses rekonsiliasi data sebagai disposisi yang baik, maka dia akan dapat men-
langkah awal dalam implementasi SAPK ini tidak jalankan kebijkan dengan baik seperti apa yang
dilakukan oleh instansi terkait. Tidak adanya diinginkan oleh pembuat kebijakan. Ketika im-
komitmen untuk melakukan rekonsiliasi data iniplementor memiliki sikap atau perspektif yang
masih bisa terbantu oleh menu yang ada dalam berbeda dengan pembuat kebijakan, maka pro-
SAPK. Menu tersebut memungkinkan instansi ses implementasi kebijakan juga menjadi tidak
 219
Implementasi Kebijakan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (Kasmi dan Mashur)

efektif. Terakhir struktur organisasi yang ber- seperti dijelaskan di atas, namun sekarang ko-
tugas mengimplementasikan kebijakan memilikimunikasi tidak lagi menjadi faktor penghambat.
pengaruh yang signifikan terhadap implementasi Kemudian faktor kecenderungan atau ting-
kebijakan. kah laku pelaksana dan struktur birokrasi, sesuai
Berdasarkan teori Edwards III di atas dan dengan penelitian yang penulis lakukan bukanlah
sesuai dengan hasil penelitian yang penulis telahsesuatu yang menjadi hambatan. Seluruh petugas
lakukan, maka penulis menyimpulkan bahwa pelaksana implementasi SAPK memahami tugas
tidak berhasilnya secara maksimal implementasimereka dan memberikan respon positif terhadap
kebijakan SAPK di Kantor Regional XII Badanimplementasi SAPK. Dari aspek struktur birok-
Kepegawaian Negara Pekanbaru utamanya di- rasi juga dapat dilihat bahwa dalam mengimple-
sebabkan oleh faktor sumberdaya, baik itu sum-mentasikan SAPK sudah adaStandar Opera-
berdaya manusia maupun fasilitas pendukung. ting Prosedure (SOP) yang dibuat dan bahkan
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya sumber- sudah diperoleh Sertifikat Quality Management
daya manusia di Kantor Regional XII Badan Sistem (QSM) ISO 9001:2008 oleh Bidang
Kepegawaian Negara sangat terbatas. Jumlah- Mutasi Kantor Regional XII Badan Kepega-
nya hanya setengah dari standar kebutuhan waian Negara.
sebuah Kantor Regional Badan Kepegawaian Pada akhirnya sebagaimana teori Edwards
Negara. Hal tersebut mengakibatkan petugas di III, bagaimanapun baiknya komunikasi antar
Bidang Mutasi selaku Bidang yang mengimple-pembuat kebijakan dengan pelaksana kebijakan,
mentasikan SAPK tersebut sering diberi tugas para pelaksana memiliki pengetahuan dan me-
tambahan yang sudah tentu akan menganggu mahami serta memberikan respon positif ter-
pekerjaan mengimplementasikan SAPK. hadap kebijakan, serta sudah adanyaStandar
Selain itu, dari sumberdaya manusia yang Operating Prosedure (SOP) yang ditetapkan
ada, hanya 3 (tiga) orang yang berlatar belakanguntuk mengimplementasikan suatu kebijakan.
pendidikan teknologi informasi. Dari jumlah ter-Namun jika dalam mengimplementasikan ke-
sebut hanya 1 (satu) orang yang mendapatkan bijakan tersebut kekurangan sumberdaya baik
pendidikan dan latihan mengimplementasi SAPK itu sumberdaya manusia maupun fasilitas pen-
secara komprehensif. Kemudian dari aspek fa- dukung, maka implementasi kebijakan tersebut,
silitas pendukung, secara kuantitas maupun kua-dalam hal ini kebijakan SAPK dalam pemberian
litas masih dianggap belum mencukupi. Namunpersetujuan kenaikan pangkat Pegawai Negeri
yang paling menghambat adalah koneksi internet Sipil di Kantor Regional XII Badan Kepega-
untuk mengoperasikan SAPK sering mengalamiwaian Negara Pekanbaru tidak akan terimple-
gangguan. Kondisi tersebut dirasa sangat me- mentasi dengan baik.
nggangu proses pekerjaan dalam mengimple-
mentasikan SAPK. SIMPULAN
Selanjutnya faktor komunikasi hanya men- Pelaksanaan kebijakan Sistem Aplikasi
jadi penghambat ketika awal sosialisasi kebija- Pelayanan Kepegawaian (SAPK) kurang ter-
kan SAPK tersebut. Instansi pengusul meng- implementasi dengan baik dikarenakan dengan
anggap SAPK sama dengan sistem yang sudah menggunakan sistem SAPK, proses pemberian
dibangun di instansi masing-masing. Namun de-persetujuan kenaikan pangkat Pegawai Negeri
ngan komunikasi yang baik Badan Kepegawaian Sipil menjadi lebih komplek, yaitu secara manual
Negara mampu menjelaskan substansi perbe- melakukan verifikasi usulan dan setelah itu
daan SAPK dengan sistem lain yang ada, serta menginput melalui SAPK untuk memberikan
Badan Kepegawaian Negara juga mampu me- nomor persetujuan kenaikan pangkat. Rekon-
yakinkan instansi akan pentingnya SAPK dimasa siliasi data yang merupakan tahap awal imple-
yang akan datang. Oleh karena itu, walaupun mentasi kebijakan SAPK tidak dilaksanakan
pada tahap awal implementasi kebijakannya secara konsisten olehstakeholder yang meng-
220Jurnal Administrasi Pembangunan, Volume 2, Nomor 2, Maret 2014, hlm. 115-226

akibatkan entrian data PNS yang akan diusulkanGrindle, Merilee S. 1980,Politics and Policy
kenaikan pangkatnya tidak lengkap. Usulan Implementation in the third word ,
kenaikan pangkat olehstakeholder ke Kantor Princeton University Press. New Jersey
Regional XII Badan Kepegawaian Negara cen- Safroni, M. Ladzi, 2012. “Manajemen dan
derung dilakukan pada akhir batas waktu pe- Reformasi Pelayanan Publik” dalam Konteks
ngiriman sehingga pekerjaan menumpuk di akhir. Birokrasi Indonesia . Aditya Media, Malang
Selain itu masih adastakeholder
yang mengi- Wahab, Solihin Abdul. 2004. Analisis Kebijakan
rimkan usulan kenaikan pangkat melewati batas Dari Formulasi ke Implementasi Kebijakan
waktu yang ditentukan. Negara . Jakarta: Bumi Aksara
Winarno, Budi. 2005. Teori dan Proses Kebijakan
DAFTAR RUJUKAN Publik. Yogyakarta: Media Presindo
Edward III, George C, 1980, ImplementingWrihatnolo dan Nugroho. 2007.Manajemen
Public Policy,Congressional Quarterly Pemberdayaan . Jakarta: Elex Media
Press Inc, Washington DC Komputindo.