LAMPIRAN 1 MATERI PEMBELAJARAN

PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI PENGGUNAAN ANGGARAN

1. Jenis-jenis bukti transaksi penggunaan anggaran

2. Bukti-bukti penggunaan anggaran
3. Tujuan bukti-bukti penggunaan anggaran
4. Macam-macam bukti dalam penggunaan anggaran
5. Pendokumentasian
6. Peralatan yang digunakan dalam mendokumentasikan bukti-bukti
penggunaan anggaran
7. Macam-macam bukti transaksi penggunaan anggaran
8. Menyusun arsip
9. Merdokumentasikan bukti-bukti penggunaan anggaran sesuai SOP

Jenis-jenis bukti-bukti transaksi penggunaan anggaran

Dilihat dari sumbernya, bukti transaksi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu.

1. Bukti Internal
Bukti transaksi keuangan yang dibuat oleh pihak di dalam perusahaan dan untuk internal
perusahaan. Berikut adalah macam-
macam bukti internal.
a. Bukti kas masuk: bukti bahwa
perusahaan telah menerima uang secara
tunai.

b. Bukti kas keluar: bukti bahwa

perusahaan telah mengeluarkan uang
tunai, misalnya untuk membayar gaji,
utang, dan lain-lain.

c. Memo: bukti pencatatan antar bagian atau manajer dengan bagi-bagi yang ada di
lingkungan perusahaan.

2. Bukti Eksternal

Yahya, S.Pd. MM - SMKN 41 JAKARTA-RPP- OTKK XI/3 – KD 6 1

Bukti transaksi yang berhubungan dengan pihak di luar perusahaan. Berikut ini adalah macam-
macam bukti eksternal.

Kuitansi
Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran uang yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi
yang asli diserahkan kepada pihak yang membayar sedangkan tembusan/bonggol kuitansi disimpan pihak penerima.

Nota KontanNota kontan adalah bukti pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan aslinya diberikan
kepada pembeli sedangkan tembusannya untuk arsip atau bukti transaksi bagi penjual.

Faktur/invoiceFaktur adalah bukti perhitungan pembelian/penjualan yang dilakukan secara kredit yang dibuat oleh
penjual. Faktur terbagi dalam faktur pembelian dan faktur penjualan.

Nota KreditNota kredit adalah surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena ada pengembalian barang
yang dibuat oleh penjual. Lembar yang asli diberikan kepada pembeli sedangakan salinannya disimpan oleh penjual.

Yahya, S.Pd. MM - SMKN 41 JAKARTA-RPP- OTKK XI/3 – KD 6 2

Nota DebetNota debet adalah surat bukti terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang
dagangan yang tidak sesuai denan pesanan atau rusak yang dibuat oleh pihak pembeli. Lembar yang asli diserahkan
kepada penjual dan salinannya disimpan oleh pembeli.

CekCek adalah surat perintah membayar kepada bank dari orang yang menandatangani untuk membayar sejumlah
uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau orang yang namanya disebut dalam cek.

Bilyet Giro Bilyet Giro adalah surat perintah pemindahbukuan dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut
dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.

Bukti memorial Bukti memorial adalah bukti transaksi intern berupa memo (catatan) dari pinjaman perusahaan
kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencataan suatu kejadian.

Yahya, S.Pd. MM - SMKN 41 JAKARTA-RPP- OTKK XI/3 – KD 6 3

 Dengan kepentingan dalam penggunaan anggaran, maka perlu adanya tujuan penggunaan
anggaran bagi organisasi dan tujuan pencatatannya

Tujuan Pencatatan (Bukti-bukti) Transaksi Keuangan

a. Memberikan informasi yang berkaitan dengan sumber-sumber ekonomi, modal perusahaan,

serta kewajiban.
b. Memberikan informasi detail mengenai perubahan pada sumber ekonomi akibat adanya
aktivitas usaha yang dilakukan untuk mendapat keuntungan.
c. Mengungkapkan informasi yang berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan yang relevan
kepada pengguna laporan.
d. Memberikan informasi keuangan yang dapat membantu perusahaan untuk memperkirakan
potensi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan kedepannya
Untuk melengkapi sebuah pencatatan transaksi keuangan, maka bukti-bukti transaksi harus
disimpan agar dapat digunakan jika terjadi selisih atau kesalahan dalam pencatatan.

Alat yang Digunakan dalam Kegiatan Pendokumentasian Kas Kecil

1. Guide

2. Ordner

3. Perforator

4. Stapler

15. Pendokumentasian secara kronologis, yaitu mendokumentasikan bukti-bukti transaksi ke dalam ordner
secara urutan tanggal.
16. Cara penyimpanan bukti-bukti transaksipada ordner, yaitu dengan posisi transaksiyang lama di bawah dan

Yahya, S.Pd. MM - SMKN 41 JAKARTA-RPP- OTKK XI/3 – KD 6 4

 transaksi terbarudi atas atau transaksi tanggal 1 di bawahdan transaksi tanggal 30/31 di atas padasetiap
bulannya.
17. Langkah-langkah pendokumentasian kas kecil
18. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar6. Satukan bukti kas
keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi
pengeluaran di belakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil seperti tiket tol dapat ditempel
dahulu dikertas HVS yang dibagi dua, kemudian di satukan dengan bukti kas keluar menggunakan stepler
19. Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan 2 (dua) buah guide, yaitu
guide DEBET dan guide KREDIT

Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat
dilakukan adalah :
a. Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan
penemuan kembali berdasarkan abjad
b. Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan
penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu
c. Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan
kembali berdasarkan nomor atau angka
d. Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan
penemuan kembali berdasarka
e. Sistem Subjek (Subjectical filling sistem) sistem penyimpanan arsip berdasarkan
masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi
Dalam bukti-bukti transaksi penggunaan anggaran, system tang sesuai digunakan adalah system
tanggal, karena transaksi keuangan dilakukan berdasarkan tanggal kegiatan
Mendokumentasikan buki-bukti penggunaan anggaran

BuktiTransaksiTransaksi
INTERNA Bukti Kas Bukti Kas Kas EKSTERN BuktiTransaksi pengelua 2 1
Penerimaa masuk Pengelua keluar 2 keluar 1 AL penerima 1 ran
L
Nn ran an

Keterangan : yang berwarna GUIDE dan putih bukti transaksi

Yahya, S.Pd. MM - SMKN 41 JAKARTA-RPP- OTKK XI/3 – KD 6 5