Materi 1

APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN

Menurut (Romney & Steinbart, 2003) Siklus pendapatan (Revenue) Siklus pendapatan
mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk fungsi. Siklus Pendapatan merupakan
prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang,
penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Tujuan yang akan di capai dalam
perusahaan dalam pelaksaanan siklus pendapatan adalah :
1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang

 Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan
a. Mengambil pesanan pelanggan
b. Persetujuan kredit
c. Memeriksa ketersediaan persediaan
d. Menjawab permintaan pelanggan
2. Pengiriman barang
a. Ambil dan pak pesanan
b. Kirim pesanan
3. Penagihan dan piutang usaha
a. Penagihan
b. Pemeliharaan data piutang usaha
c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan
4. Penagihan kas
a. Menangani kiriman uang pelanggan
b. Menyimpannya ke bank

 Tujuan Siklus Pendapatan

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang
tepat dengan harga yang sesuai. Tujuan – tujuan lain antaralain :
a. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
b. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)
c. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat

Mulyadi, Edisi 3,2001 1

 d. Semua transaksi dicatat dengan akurat
e. Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian
f. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

 Prosedur Manual dalam Sistem Pemesanan Penjualan

Penjualan Kredit
1. Departemen Penjualan
Proses yang pertama dari penjualan terdapat pada departemen penjualan yang dimana
departemen ini akan mencatat jenis barang dan kuantitas barang dagang yang akan
dipesan oleh pelanggan.
2. Departemen Kredit
Pada departemen ini memiliki proses awal yaitu melakukan transaksi persetujuan yang
dimana dengan melihat kelayakan dari pelanggan dalam hal pembelian kredit terhadap
pelanggan tersebut. Dalam memutuskan sifat / jenis pemeriksaan akan disesuaikan dengan
kondisi nyata pada saat terjadinya penjualan.
3. Departemen Pengiriman
Tugas dari departemen ini adalah mengirimkan barang yang dipesan ke pelanggan. Pada
proses ini, departemen pengiriman menerima surat jalan dan dokumen pengiriman barang
dagangnya. Kemudian departemen ini memberikan dokumen pengiriman beserta barang
yang dipesan kepada pelanggan tersebut.
4. Prosedur Gudang
Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang 9 stock release disebut
juga tiket pengambilan) dari pesanan penjualan ke bagian gudang.
5. Departemen Penagihan
Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu
faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota
Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian
membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur
yang sesuai.
6. Departemen Pengendalian Persediaan
Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk
memperbaruinakun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger).
7. Departemen Piutang Dagang
Tugas dari departemen ini adalah memposting data salinan buku besar pesanan penjualan
ke buku besar tambahan piutang. Sehingga dengan adanya departemen ini akan
memudahkan perusahaan mengetahui seberapa besar piutang yang dimilikinyan dan
mengetahui pelanggan mana yang belum melunasi utangnya.

Mulyadi, Edisi 3,2001 2

 8. Departemen Buku BesarUmum
Pada departemen ini,semua jenis dokumen akan diberikan dan akan diolah. Data yang
terkait adalah dokumen jurnal dari departemen penagihan dan departemen pengawasan
persediaan. Selain itu juga ringkasan rekening dari departemen piutang. Hal ini dilakukan
pada saat penutupan periode pemrosesan.
9. Retur Penjualan
Disebabkan oleh beberapa hal,antara lain :
a. Penjual mengirim barang yang salah
b. Barang yang dikirim ternyata rusak/cacat
c. Barang tersebut rusak pada saat pengiriman
d. Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena
penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut
Prosedur retur penjualan :
a. Departemen penerimaan barang
Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa dan menyiapkan
slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut.
b. Departemen penjualan
Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini
merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang
yang dikembalikan.
c. Departemen kredit
Manajer kredit mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk
memberikan atau menolak pengembalian tersebut.
d. Departemen penagihan
Staf penagihan menerima memo kredit dari departemen penjualan dan mencatat kredit
tersebut dalam jurnal penjualan sebagai entri kontra.
e. Departemen pengendalian persediaan dan piutang dagang
Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan
memo kredit ke departemen piutang, dimana rekening pelanggan akan disesuaikan.
f. Departemen buku besar umum
Staf departemen umum menerima voucher journal dari departemen penagihan dan
pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari departemen piutang dagang.

Mulyadi, Edisi 3,2001 3

Penerimaan Kas
a) Prosedur ruang penerimaan dokumen
Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan
pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.
b) Departemen penerimaan kas
Kasir meverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran.
Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan
departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini.
c) Departemen piutang dagang
Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan pembayaran
pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang.
d) Departemen buku besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen
penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang.
e) Departemen kontroler
Secara berkala(mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler mencocokkan
penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini :
1. Salinan dari daftar permintaan pembayaran
2. Slip setoran bank yang diterima dari bank
3. Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
f) Laporan keuangan yang dicatat :
- Jurnal khusus (jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum untuk mencatat
memo kredit)
- Buku pembantu piutang dagang
- Buku pembantu penjualan
- Buku besar
Kategori file :
1. File pesanan penjualan terbuka adalah file pesanan pelanggan yang belum terpenuhi
2. File referensi data harga adalah daftar harga setiap barang dagangan
3. File sejarah penjualan adalah file dari transaksi penjualan yang sudah selesai
4. File laporan pengiriman adalah Menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk
periode tertentu
5. File memo kredit Adalah Salinan dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun
pelanggan.

Mulyadi, Edisi 3,2001 4

 Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Perusahaan ini bernama PT. Pressindo Engineering Indonesia, yang didirikan pada tahun 2008
dan beralamat di Jl. Bengkong Sari Kelurahan Mustikasari, Kecamatan Mustikajaya, Bekasi. Sebuah
usaha yang berawal dari usaha kecil dan sekarang mulai berkembang menjadi perusahaan yang
berkembang. Perusahaan ini menjual berbagai jenis sparepart dan alat-alat bubut yang akan
diproduksi lagi oleh perusahaan yang membeli barang dari perusahaan ini. Dalam kegiatan
usahanya, PT. Pressindo Engineering Indonesia hanya melakukan penjualan kredit.
Adapun fungsi dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut :
a. Pimpinan
1. Merencanakan dan mengkoordinir semua aktivitas perusahaan yaitu bidang operasi.
2. Mencari order dan membuat keputusan untuk menolak atau menerima pesanan.
3. Menetapkan sistem dan prosedur perusahaaan bidang operasi dan mengawasi
pelaksanaannya.
4. Merumuskan kebijaksanaan perusahaan dibidang operasi serta pengembangannya
b. Order Penjualan
1. Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan
2. Menerima pesanan dari pelanggan .
3. Mengecek stock dan melaporkan hasil cek stock barang setiap hari
c. Gudang
1. Merapikan dan mendata barang-barang yang kosong
2. Mempersiapkan barang yang dipesan.
3. Mengecek faktur dan barang yang akan diserahkan ke pelanggan
4. Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang
5. Melaporkan faktur ke bagian pencatatan
d. Bagian Produksi dan Pengiriman
1. Melaksanakan kewenangan pesanan
2. Mengatur produksi pesanan
3. Memberi pengarahan kepada karyawan bagian produksi terhadap pesanan yang akan
dikerjakan
4. Mengawasi jalannya proses produksi
5. Bertugas mengirimkan/menyerahkan segala bentuk pesanan ke pelanggan
6. Bertanggung jawab atas segala bentuk barang yang telah dikirimkan
7. Bertanggung jawab atas semua faktur yang telah divalidasi
8. Ikut membantu menyiapkan / membungkus barang yang dipesan oleh pelanggan.

Mulyadi, Edisi 3,2001 5

e. Bagian Akuntansi
1. Bertanggung jawab terhadap kas masuk dan kas keluar
2. Memasukkan data keuangan
3. Melaporkan informasi tentang keuangan

Fungsi atau Bagian yang Terkait dalam Penjualan Kredit Pada PT. Pressindo
Engineering Indonesia
Sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Pressindo Engineering Indonesia
mempunyai bagian-bagian yang berhubungan dengan penjualan, hal ini dapat terlihat dari jenis
usaha dan struktur organisasi perusahaan. Adapun fungsi atau bagian yang berhubungan dalam
penjualan adalah sebagai berikut :
1. Bagian order penjualan
Bagian ini bertanggung jawab melayani pelanggan sesuai surat pesanan, mengisi faktur
penjualan dan menyerahkan faktur tersebut ke pembeli untuk kepentingan pembayaran harga
barang ke bagian kredit.
2. Bagian Gudang
Bagian ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta
menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman.
3. Bagian Produksi dan Pengiriman
Bagian ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan mengirimkan atau menyerahkan
barang yang telah dibayar harganya kepada pelanggan.
4. Bagian Penagihan
Bagian ini bertanggung jawab dalam penagihan pembayaran kredit dari pelanggan.
5. Bagian Akuntansi
Bagian ini bertanggung jawab terhadap kas masuk dan kas keluar, memasukkan data keuangan
dan melaporkan informasi tentang keuangan

Dokumen Yang Digunakan

Dalam pelaksanaan kegiatan penjualan diperlukan dokumen atau formulir sebagai bukti pendukung.
Dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan tunai pada PT. Pressindo Engineering
Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Faktur Penjualan Kredit
Faktur ini digunakan oleh PT. Pressindo Engineering Indonesia sebagai dokumen yang
digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit. Faktur penjualan kredit ini dibuat 3
rangkap diisi oleh bagian order penjualan yang diserahkan kebagian kredit untuk diperiksa dan
sebagai dokumen sumber untuk transaksi ke dalam jurnal.

Mulyadi, Edisi 3,2001 6

2. Surat Order Penjualan
Dokumen surat Order ini digunakan untuk bukti order baik dari bagian gudang maupun bagian
pengiriman. .
3. Tanda Terima Barang
Dokumen ini digunakan untuk bukti dari gudang atas barang yang diproduksi.
4. Surat Pengiriman
Dokumen ini digunakan untuk bukti pada saat kegiatan pengiriman kepelanggan.
5. Surat Tagihan
Dokumen ini digunakan pada saat penagihan kepada pelanggan atas kredit pelanggan.

Prosedur Pelayanan Yang Sedang Berjalan

Tabel
Bagian dan Pekerjaan yang Sedang Berjalan

Bagian yang ada padaPT.

PressindoEngineering Indonesia Pekerjaan bagian

1. Bagian Order Penjualan - Melayani pembeli

- Memeriksa status kredit calon pembeli
-Membuat Faktur Penjualan Kredit (FPK)
sebanyak 2 lembar
- Membuat Surat Order Penjualan (SOP)
sebanyak 3 lembar
- Membuat Surat Pengiriman (SP) 3 lembar
- Mengarsip sementara FPK 1
- FPK 2 diserahkan kepada pembeli
- SP 1 dan SP 2 diserahkan ke bagian Gudang
- SP 3 dan SOP 3 diarsip tetap
- Menyerahkan SOP 2 ke bagian Penagihan
- Dan SOP 1 diserahkan kepada pembeli

2.Bagian Gudang - Menerima SP lembar 1 dan SP lembar 2 dari

Bagian Order Penjualan
- Mengecek persediaan bahan baku
- Menyiapkan bahan baku yang ada di gudang
untuk diproses
- Membuat Surat Pengantar Gudang (SPG)

Mulyadi, Edisi 3,2001 7


3. Bagian Produksi dan Pengiriman
4. Bagian Penagihan
Mulyadi, Edisi 3,2001
sebanyak 2 lembar
- Menyerahkan SP lembar 1 bersama barang
dan SPG lembar 2 ke Bagian Produksi
- Mengarsip tetap SP lembar 2 dan SPG lembar
- Menerima SP lembar 1 bersama barang dan
SPG lembar 2 dari Bagian Gudang
- Mencocokan SP lembar 1 dan SPG lembar 2
dengan barang
- Memproses barang tersebut
-Setelah barang selesai diproduksi maka
dibuatkan Tanda Terima Barang (TTB)
sebanyak 3 lembar
- Melakukan pengiriman barang dan meminta
paraf pembeli pada TTB
- Lalu TTB lembar 3 diserahkan kepada pembeli
bersama barang
- Setelah itu mengarsip tetap TTB lembar 2 dan
SPG lembar 2
- Menyerahkan TTB lembar 1 dan SP lembar 1
ke Bagian Penagihan
- Menerima TTB lembar 1 dan SP lembar 1 dari
Bagian Produksi dan Pengiriman
- Selanjutnya diterima juga SOP lembar 2 dari
Bagian Order Penjualan
- Mencocokan TTB lembar 1, SP lembar 1 dan
SOP lembar 2
- Membuat Surat Tagihan (ST) sebanyak 3
lembar
- Menyerahkan SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP
lembar 2 dan ST lembar 2 ke Bagian
Akuntansi
- ST lembar 1 diserahkan kepada pembeli
- ST lembar 3 diarsip tetap
8
5. Bagian Akuntansi - Menerima SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP
lembar 2 dan ST lembar 2 dari Bagian
Penagihan
-Mencocokan kembali dokumen-dokumen
tersebut untuk meminimalisir kesalahan
- Melakukan pengisian kartu piutang
- Melakukan penjurnalan
- Dokumen SP lembar 1, TTB lembar 1, SOP
lembar 2 dan ST lembar 2 diarsip tetap.

Alir Dokumen Penjualan Kredit PT. Pressindo Engineering Indonesia

Start

Melayani pembeli

Memeriksa status
kredit calon pelanggan

Membuat FPK 2
lembar

Membuat SPO
3 Lembar

Membuat SP
3 Lembar

FPK 1
FPK 2
SOP 1
SP 1
SP 2
SP 3
N SOP 3
SOP 2

Pembeli
1
2
N

Gambar
Bagian Order Penjualan
Ket : FPK = Formulir Penjualan Kredit
SOP = Surat Order Penjualan
SP = Surat Pengiriman

Mulyadi, Edisi 3,2001 9

 1

SP 2
SP 1

Mengec
ek
bahan
baku

Menyiap
kan bhn
baku

Membua
t SPG
2lbr

SPG 1
SP 2
SP 1 SPG 2

Bersama
barang

Gambar
Bagian Gudang
Ket : SP = Surat Pengiriman
SPG = Surat Pengantar Gudang

Mulyadi, Edisi 3,2001 10

 3

SPG 2
SP 1

Mencoc
okkan
dg brg

Mempro
ses bhn
baku

Membua
t TTB
3lbr

Melakukan
pengiriman
brg dan
Meminta
paraf
pembeli pd
TTB

TTB 3

SP 1
TTB 1

SPG 2

TTB 2

4 Pembeli

Gambar
Bagian Pengiriman
Ket : SP = Surat Pengiriman
SPG = Surat Pengantar Gudang
TTB = Tanda Terima Barang

Mulyadi, Edisi 3,2001 11

 4 2

SOP 2
SP 1
TTB 1

Mencoc
okan
TTB1,
SP1&
SOP2

Membuat
ST 3lbr

ST 3
ST 1
ST 2
SOP 2
TTB 1
SP 1

pembeli

5
N

Gambar

Bagian Penagihan

Ket : SP = Surat Pengiriman

TTB = Tanda Terima Barang

SOP = Surat Order Penjualan

ST = Surat Tagihan

Mulyadi, Edisi 3,2001 12

 5

ST 2
SOP 2
TTB 1
SP 1

Mencoc
okan
dokume
n tsb

Pengisia
n kartu
piutang

penjurna
lan

ST 2
SOP 2
TTB 1
jurnal SP 1

End

Gambar
Bagian Akuntansi

Ket : SP = Surat Pengiriman

TTB = Tanda Terima Barang
SOP = Surat Order Penjualan
ST = Surat Tagihan

Mulyadi, Edisi 3,2001 13

Sistem Pengendalian Internal (SPI)
Organisasi
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan system penjualan kredit, unsur pokok sistem
pendalian intern dijabarkan sebagai berikut.
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan
untuk menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi
penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya,
yang seringkali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi
tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status kredit pembeli sebelum
transaksi penjualan kredit dilaksankan.
Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seseorang pembeli
berdasarkan analisis terhadap riwayat penelusuran piutang yang dilakukan oleh pembeli tersebut di
masa lalu. Dengan dipisahkannya fungsi penjualan dari fungsi kredit, risiko tidak tertagihnya piutang
dapat dikurangi.

Fungsi Akuntansi Harus Terpisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. Salah satu
unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi
penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem penjualan kredit, fungsi akuntansi yang
melaksanakan pencatatan piutang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi
penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi
kewajibannya.

Fungsi Akuntansi Harus Terpisah dari Fungsi Kas. Seperti telah disebutkan diatas, berdasar
unsur pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok
lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan
perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Dengan kata lain, suatu sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok
yang lain: fungsi operasi dan fungsi penyimpanan akan membuka kesempatan bagi karyawan
perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi
kecurangan yang dilakukannya.

Fungsi Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Lebih dari Satu Fungsi.
Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, harus diperhatikan
unsur pokok pengendalian intern bahwa: setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan
lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi.

Mulyadi, Edisi 3,2001 14

Dengan penggunaan unsur pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi akan selalu
tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan
keandalannya oleh karyawan yang lain. Oleh karena itu, dalam system penjualan kredit harus
dirancang unsur pengendalian intern berikut ini: “Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh
fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak
ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Seperti telah dijelaskan diatas, dalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem
otorisasi tertentu. Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang
memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda
tangan oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen pendukung.
Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu.
Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat
melalui prosedur perencanaan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya
dan data akuntansi yang dicatat terjamin keteilitian dan keandalannya.

Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan Menggunakan
Formulir Surat Order Penerimaan. Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order dari
pembeli. Sebagai awal kegitan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir surat order pengiriman
untuk memungkinkan berbagai pihak (fungsi pemberi otorisasi kredit, fungsi penyimpanan barang,
fungsi pengiriman, dan fungsi pencatatan penagihan) melaksanakan pemenuhuan order yang
diterima dari pembeli. Persetujuan dimulainya kegitan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda
tangan otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi
penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi
pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli.

Persetujuan Pemberian Kredit Diberikan oleh Fungsi Kredit dengan Membubuhkan

Tanda Tangan pada Credit Copy (yang Merupakan Tembusan Surat Order Pengiriman).
Seperti telah disebutkan diatas, untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi
penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikirimkan kepada
pembeli. Otorisasi ini berupa tanda tangan kepala bagian kredit dalam dokumen Credit copy, yang
merupakan tembusan surat order pengiriman.

Pengiriman Barang kepada Pelanggan Diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman denga Cara
Menandatangani dan Membubuhkan Cap “Sudah Dikirim” pada Copy Surat Order
Pengiriman. Sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman barang, fungsi pengiriman
membubuhkan tanda tangan otorisasi dan cap “sudah dikirim” adak copy surat order pengiriman.

Mulyadi, Edisi 3,2001 15

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebgai bukti telah dilaksanakan
pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi
penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksakan pengiriman faktur penjualan
sebagai dokumen penagihan piutang.

Penetapan Harga Jual, Syarat Penjualan, Syarat Pengangkutan Barang, dan Potongan
Penjualan Berada Ditangan Direktur Pemasaran dengan Penerbitan Surat Keputusan
Mengenai hal tersebut.
Harga jual yang berlaku, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan
harus ditetapkan oleh penjabat yang berwenang (misalnya direktur pemasaran). Dengan demikian
pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada
informasi harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur
pemasaran.

Terjadinya Piutang Diotorisasi oleh Fungsi Penagihan dengan Membubuhkan Tanda

Tangan pada faktur Penjualan. Terjadinya piutang yang menyebabkan kekayaan perusahaan
bertambah diakui dan dicatat berdasarkan dokumen faktur penjualan. Faktur penjualan ini dibuat
berdasarkan dokumen copy surat order pengiriman (Sebagai bukti telah dilaksanakannya
pengiriman dan diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum). Pengisian informasi
harga satuan dan syarat penjualan kedalam faktur penjualan harus didasarkan pada harga satuan
dan syarat penjualan lain yang telah ditetapkan oleh Direktur pemasaran.

Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagihan pada faktur penjualan berarti
bahwa:
1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung (copy surat order
pengiriman yang ditanda tangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditanda
tangani oleh perusahaan angkutan umum).
2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga
satuan yang tercantum dalam surat keputusan Direktur Pemasaran.
3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencantuman informasi kuantitas barang yang dikirim
dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat
pengiriman barang dan surat muat (bill of lading).

Pencatatan Ke Dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi
yang berasal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan
dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh penjabat
yang berwenang. Dalam sistem penjualan kredit, pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada

Mulyadi, Edisi 3,2001 16

dokumen sumber dan dokumen pendukung berikut ini: “Pencatatan terjadinya piutang didasarkan
atas faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.”

Pencatatan ke Dalam Catatan Akuntansi harus Dilakukan oleh Karyawan yang Diberi
Wewenang Untuk Itu. Setiap pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Setelah karyawan
tersebut memuttakhirkan (up date) catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus
membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya
pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut.
Dengan cara ini maka tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan
karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan
akuntansi yang tidak dipertanggungjawabkan. Pencatatan kedalam kartu piutang diotorisasi oleh
fungsi pencatatan piutang dengan cara membubuhkan tanda tangan dan tanggal pencatatan ke
dalam dokumen sumber (faktur penjualan). Pencatatan kedalam jurnal penjualan diotorisasi oleh
bagian jurnal dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan).

Praktik yang Sehat

Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak. Didalam organisasi, setiap transaksi keuangan
hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi dari yang
berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan pada formulir. Dengan demikian untuk
mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan
mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi
tersebut.
Salah satu cara pengendalian formulir (dan dengan demikian pengendalian terhadap terjadinya
transaksi keuangan) adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak. Untuk
menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus
bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang
memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan,
formulir pokok surat order pengiriman dan faktur penjualan harus bernomor urut tercetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.

Secara Periodik Fungsi Akuntansi Mengirim Pernyataan Piutang (Account Receivable

Statement) kepada Setiap Debitur untuk Menguji Ketelitian Catatan Piutang yang
Diselenggarakan oleh Fungsi Tersebut. Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan cara
pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntasi yang diselenggarakan oleh perusahaan
dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Untuk mengecek
ketilitian catatan piutang perusahaan secar periodik fungsi akuntansi diharuskan membuat
pernyataan piutang dan mengirimkannya kepada debitur yang bersangkutan.

Mulyadi, Edisi 3,2001 17

Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang
bersangkutan, sehingga pengiriman secara periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian
data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.

Secara Periodik Diadakan Rekonsiliasi Kartu Piutang dengan Rekening Kontrol Piutang
dalam Buku Besar. Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan
akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang
dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan. Data
dari dokumen sumber ini dicatat melalui dua jalaur: (1) dicatat kedalam jurnal dan kemudian
diringkas kedalam rekening kontrol piutang dalam buku besar, (2) dicatat dalam kartu piutang
sebagai rincian rekening kontrol piutang yang tercantum dalam buku besar.
Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntasi yang dicatat direkening kontrol piutang
dalam buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik diadakan rekonsiliasi antara
buku pembantu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.

Permasalahan
Dalam sistem akuntansi penjualan kredit pada PT. Pressindo Engineering Indonesia masih
memiliki kelemahan, yaitu :
1. Analisis Prosedur
Pada prosedur yang sudah dijalankan perusahaan terdapat beberapa kekurangan, seperti
kemungkinan dimana prosedur pencarian data pelanggan yang sudah membayar dan belum
membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan penagihan karena perusahaan
tersebut masih menggunakan sistem manual.
2. Dari Segi Sistem Pengendalian Intern :
a. Kurangnya pengawasan dari pemilik yang dikarenakan perusahaan masih
menggunakan sistem kekeluargaan sehingga walaupun terdapat bagian – bagian
tersendiri dalam perusahan masih ada beberapa bagian yang tidak sesuai dengan
sistem yang sudah diterapkan oleh perusahaan
b. Bagian Order Penjualan mempunyai fungsi ganda yaitu sebagai penerima order dan
melakukan pemeriksaan status kredit calon pembeli sehingga kemungkinan terjadi
kesalahan lebih besar
3. Dari Segi Pencatatan Dokumen
Dilihat dari dokumen dalam prosedur penulis dapat menganalisis bahwa penggunaan
dokumen di sistem penjualan kredit ini sudah sesuai dengan yang dibutuhkan agar tidak
menyulitkan dan memperlambat proses pelayanan apabila terjadi kehilangan dokumen. Dan
pada PT. Pressindo Engineering Indonesia sistem pengarsipannya masih manual

Mulyadi, Edisi 3,2001 18

 4. Dari Segi Fungsi atau bagian yang terkait
a. Analisis fungsi yang ada di PT. Pressindo Engineering Indonesia dari segi kinerjanya
dapat dikatakan kurang efisien dan efektif. Perusahaan ini belum memiliki koordinasi
fungsi yang baik, semua hal dari mulai pencatatan data pelanggan, pengiriman,
pembuatan surat-surat pengantar dan pembuatan laporan-laporan dilakukan secara
manual tanpa teknologi komputer oleh bagian manajemen. Hal ini mengakibatkan
kinerja menjadi kurang baik, karyawan menjadi kurang bersemangat dalam
melaksanakan tugasnya sehingga menghasilkan data yang kurang teliti.
b. Kurangnya karyawan yang digunakan pada setiap bagian dipenggang oleh satu orang
karyawan yang sama sehingga dapat menimbulkan manipulasi data dalam penjualan
kredit.

 Data alir Diagram (DFD)

DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian pembuatan perancangan sebuah
sistem komputerisasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke
penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu persis kapan
sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan
ke bagian lain.
 Komponen-komponen DFD terdiri atas :

atau

Terminator proses alur data peyimpanan data

Terminator dapat disebut juga „Kesatuan Luar,‟ yaitu suatu unit kerja/ jabatan, atau sejenisnya
yang berada di luar sistem tetapi memberi andil atas pemberian atau penerimaan data dari
sistem secara langsung. Terminator dapat pula disebut dengan „Sumber Pemberi Data (input),‟
maupun „Tujuan Pemberian Data (output).

Proses adalah suatu tindakan yang akan diambil terhadap data yang masuk. Karena proses
adalah tindakan, maka proses berisi kata kerja, Proses diberikan identifikasi (nomor) agar
mempermudah sekuen untuk diagram detilnya.

Alur data menggambarkan data yang mengalir dari terminator ke proses atau dari proses ke
proses lainnya. Data yang dibawa oleh alur data harus disebutkan dan diletakkan di atas
lambang alur data dan bila alur data digambar panjang, sebaiknya penulisan data mendekati
lambang anak panahnya.

Mulyadi, Edisi 3,2001 19

 Penyimpanan data (data store) Data yang akan disimpan perlu ditempatkan ke satu tempat
penyimpanan data. Data yang disimpan dapat berupa data manual maupun data digital. Untuk
data digital, penyimpan data tersebut kelak akan dijadikan file data di komputer.

 Tingkatan dalam DFD

Ada beberapa istilah untuk menyebut tingkatan dalam DFD :
1. Context Diagram (Diagram Hubungan, Level 0)
 Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke atau output
dari sistem.
 Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.
 Sistem dibatasi boundary
 Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang
menerima keluaran dari sistem disebut sink.
 Hanya ada satu proses.
 Tidak boleh ada data store.
2. Diagram Zero (Diagram 0, Level 1)
 Diagram yang menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem, merupakan perincian
daripada proses di context diagram.
 Perlihatkan data store yang digunakan.
 Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya (functional primitive),
tambahkan * pada akhir nomor proses.
 Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram hubungan
harus terpelihara.
3. Diagram Rinci (Level 2, Level 3, dst)
Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level di atasnya.

Balancing dalam DFD

Aliran data yang masuk ke dalam dan keluar dari suatu proses harus sama dengan aliran data yang
masuk ke dalam dan keluar dari rincian proses tersebut.

Bagan alir dokumen

Menurut Mulyadi (2008;60) untuk menganalisis suatu sistem akuntansi adalah menggunakan
simbol-simbol standar yang menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem tertentu.

Mulyadi, Edisi 3,2001 20

 Tabel
Simbol-simbol standar beserta maknanya

Simbol Nama Simbol Makna Simbol

Dokumen Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis dokumen,
yang merupakan formulir yang digunakan
untuk merekam data terjadinya suatu
transaksi.

Dokumen dan Simbol ini digunakan untuk

1
Faktur 2 tembusannya menggambarkan dokumen asli dan
tembusannya.

Berbagai dokumen Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan berbagai jenis dokumen
yang digabungkan bersama di dalam satu
paket.

Catatan Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang
direkam sebelumnya di dalam dokumen
atau formulir.

Penghubung pada Simbol ini digunakan untuk

halaman yang sama menghubungkan aliran dokumen karena
(on-page connector) keterbatasan ruang halaman.

Penghubung pada Simbol ini digunakan untuk menunjukkan

halaman yang kemana dan bagaimana bagan alir terkait
berbeda (off-page satu sama lain dengan yang lainnya karena
connector) diperlukan lebih dari satu halaman.

Kegiatan manual Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan kegiatan manual.

Mulyadi, Edisi 3,2001 21

 Keterangan, Simbol ini digunakan untuk menambahkan
komentar keterangan untuk memperjelas pesan yang
disampaikan dalam bagan alir.

Arsip sementara Simbol ini digunakan untuk menunjukkan

tempat penyimpanan dokumen.

Arsip permanen Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan arsip permanen yang
merupakan tempat penyimpanan dokumen
yang tidak akan diproses lagi dalam sistem
akuntansi yang bersangkutan

On-line computer Simbol ini menggambarkan pengolahan

process data dengan komputer secara on-line.

Keying (typing, Simbol ini menggambarkan pemasukan

verifying) data ke dalam komputer melalui on-line
terminal.

Pita magnetik Simbol ini menggambarkan arsip komputer

(magnetic tape) yang berbentuk pita magnetik.

On-line storage Simbol ini menggambarkan arsip komputer

yang berbentuk on-line.

Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang

Ya
harus dibuat dalam proses pengolahan
data.

Tidak

Mulyadi, Edisi 3,2001 22

 Garis alir (flowline) Simbol ini menggambarkan arah proses
pengolahan data.

Persimpangan garis Simbol ini menunjukkan dua garis alir yang

alir bersimpangan.

Pertemuan garis alir Simbol ini digunakan jika dua garis alir
bertemu dan salah satu garis mengikuti
arus garis lainnya.

Mulai/berakhir Simbol ini untuk menggambarkan awal dan

(terminal) akhir suatu sistem akuntansi.

Dari pemasok Masuk ke sistem Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan masuk ke sistem yang
digambarkan dalam bagan alir.

Sumber: Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, 2008

Mulyadi, Edisi 3,2001 23

 TERIMA KASIH

Mulyadi, Edisi 3,2001 24