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IHE100

Campus Management
Administración del Estudiante y
Procesos Académicos

IHE100 Academic Structure - 1


mySAP para Educación Superior e Investigación
AC010 5 días
Introducción a la
Contabilidad Externa AC700 5 Días AC720 3 Días
Gestión de Fondos: Fondos HR y
Posición en la
Procesos, Organización Gestión:
y Configuración Procedimientos y
Configuración

IHE200 5 Días

Contabilidad del
Estudiante:
Procesos y Configuración

HR515 3 Días
HR051 1 día
Fundamentos de
Recursos Humanos Gestión de Actos
Gerencia I

IHE100 5 Días
Campus Management
Estructuras y Procesos de
la Administración del
Estudiante

HR601 4 Días
Configuración y
Contabilidad de
Nómina para el
Sector Público

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IHE100 Academic Structure - 2


Prerrequisitos y Co-requisitos de los Participantes

Pre-requisitos:
„ HR051 - Recursos Humanos o equivalente
„ HR515 - Gestión de Eventos

Para una perspectiva completa sobre Campus Management usted


también necesita:
„ IHE200 - Contabilidad del Estudiante

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Grupo Destinatario

z Asistentes
„ Líderes de proyecto responsables por los registros del
estudiante, estructura académica, planeación de eventos,
admisión y reclutamientos y/o registros académicos
„ Miembros del Equipo de Proyecto
„ Consultores
„ Preventas

z Duración: 5 días

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Notas de Usuario
• Estos materiales de capacitación no son programas auto-didácticos, sino que
complementan las explicaciones dadas por el instructor del curso.
• Quizás no habrá tiempo suficiente durante el curso para completar todos los
ejercicios. Los ejercicios proveen ejemplos adicionales a los que se ven durante el
curso. También se puede trabajar los ejemplos a su propio ritmo para comprender
mejor las temas.

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Nivel de Curso
Este es un curso de 3 niveles! usted aprenderá sobre:
„ Conceptos, Modelo de Datos, Modelos de Procesos y Arquitecturas de la
solución
„ Parametrización
„ Enlace entre la aplicación y los procesos empresariales
No es apto para:
„ Principiantes en SAP
„ Usuarios finales
El curso no incluye:
„ Contenido requerido únicamente por Consultores/Desarrolladores Técnicos
„ Herramientas genéricas de SAP (autorizaciones, Workflow, Exchange
infrastructure, Internet Service Request, Smartforms, Print workbench...).
SAP ofrece documentación, cursos y servicios en estas áreas.
„ Profundización sobre herramientas técnicas dentro del Campus
Management (Servicios de Solicitud por Internet, Validación/Substitución y
Reglas, Métodos de Selección.....) Hay información escrita y recetarios
disponibles sobre estos temas.
„ Otras aplicaciones usadas en Escenarios Estudiantiles (CRM (mercadeo y la
gestión de contacto en el reclutamiento de estudiantes)), Portales.........)

Vea la sección de Educación Superior y Estudio en el mercado SAP para información


sobre Campus Management
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IHE100 Academic Structure - 5


Contenido de Curso

Introducción

Unidad 1 Estructura Académica Unidad 7 Matricula


Unidad 2 Calendario Académico Unidad 8 Reserva de Materias y Eventos
Unidad 3 Planeación de Eventos Unidad 9 Exámenes
Unidad 4 Expediente del Estudiante Unidad 10 Calificación
Unidad 5 Admisión Unidad 11 Progresión
Unidad 6 Historia Académica Unidad 12 Herramientas
Externa
Unidad 13 Reglas y Regulaciones

Conclusiones

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Escenario empresarial
Campus Management - Ciclo de Vida del Estudiante

Reclutamiento Ex-Alumnos

Retiro de
Contabilidad Matricula
Admisión del Estudiante
Datos
Maestros
del
Determinación de Estudiante
Equivalencia Estructura
Aplicación Graduación
Académica
Administración Historia Enseñanza y
Reglas y
del Estudiante Reportes del Estudio Estudio
Académico Regulaciones
Auditoría de
Calendario Grado
Eventos
Matricula Académico

Recursos
Inscripción Planeación de Cambio de
Programa
de Materias Eventos

Examen y
Progresión
Calificación Re-Matrícula

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z.

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Resumen del Curso - Diagrama CM 4.72
I: Reclutamiento y Admisión II: Estructura Académica y Horarios de Clase

Admisión 5 Estructura Académica 1

Historia Académica Externa 6 Calendario Académico 2

III: Records de Estudiante Planeación de Eventos 3


Expediente del Estudiante 4

Matricula 7 V: Herramientas y Reglas

Herramientas 12
Inscripción de Materias
8
y Eventos
Reglas y Regulaciones 13
Progresión 11

IV: Registros Académicos y Servicios

Exámenes 9 Calificación 10

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Campus Management - Información de Lanzamiento

CM 4.72 CM 2005

Campus Management
Ciclo de Lanzamiento
CM 4.71

CA, GA para
el RU, CH,
CM 4.64 EEUU Presentación
de este curso

CA,
CM 4.63 GA para el
RU y CH
CM 4.62

CM 4.61 CA

FCS

FCS FCS
FCS

6/1999 12/1999 6/2000 12/2000 05/2001 04/2002 04/2003 Fin de 04/2004 Tiempo

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SAP para de la Educación Superior e
Investigación – Mapa de Solución
Gestión Financiera y Gestión Estratégica Formulación de Ejecución de Contabilidad Contabilidad
Gestión de Renta
Soporte de Decisión de la Empresa Presupuesto Presupuesto Financiera Gerencial

Investigación de Gestión de
Desarrollo Institucional Mercadeo Recaudo de Fondos Gestión de Socio
Mercadeo y Análisis Ex Alumnos

Planeación de Programas Asesoramiento Académico


Gestión de Estudios Recursos y Programación Ensenañza y Aprendizaje
Académicos y Colocación de Carrera

Gestión Ciclo de Vida del Reclutamiento, Cuentas por Cobrar de Ayuda Financiera y
Registro del Estudiante Progreso Académico
Estudiante Prospectos y Admisiones Alumnos Patrocinio

Manejo de Biblioteca y
Servicios Institucionales Servicios de Campus Servicios en línea Vivienda Servicios IT
Medios

Contabilidad Financiera
Administración de Planeación, Aplicación y Reembolso de Reporte a Patrocinadores
de Programas Gestión del Otorgante
Subvenciones Preadjudicación Programas Patrocinados y Liquidación
Patrocinados

Administración de Administración del Proyecto de Administración de Resultados


Planeación de Investigación Información de Investigación
Investigación Investigación de Investigación

Administración de Desarrollo y Administración de


Gestión de Recursos Administración Administración de Contabilidad de
Organización y Reclutamiento Capacitación del Compensaciones
Humanos del Personal Tiempos Nómina
Posición Personal y Beneficios
Administración Venta y Administración Manejo de
Manejo de Materiales y Manejo de Manejo de las Servicios Distribución de Gestión de
de Procesos de de Bienes Efectivo y
Soporte Empresarial Inventario Instalaciones Reembolsables Bienes y Viajes
Adquisición Servicios Raíces Tesorería

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IHE100 Academic Structure - 10


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nacionales del producto pueden variar.

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1. Estructura Academica

Contenido:
Concepto de Estructura de Programa en Campus
Management
Creación de estructuras académicas (internas)
Integración de la Estructura Académica con Gestión de la
Organización

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1
Escenario Empresarial
Campus Management – Ciclo de Vida del Estudiante

Reclutamiento Ex-alumnos

Contabilidad Retiro de Matrícula


Admisión del Estudiante
Datos
Maestros
del
Determinación de Estudiante
Equivalencias Estructura
Solicitud Graduación
Académica
Historia Enseñanza y
Administración del Reglas y
del Estudiante Informes Estudio
Estudio Regulaciones
Académico Auditoría de Grado
Calendario
Eventos
Matrícula Académico

Recursos
Cambio
Inscripción de Planeación de de
materias Eventos Programa

Evaluaciones
& Progresión
Re-matrícula
Calificaciones

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2
1. Estructura Académica - Objetivos

Al concluir esta unidad, usted estará en capacidad de:


Explicar la estructura academica, como existe en
Campus Management
Comprender el modelo de datos detrás de la
estructura académica
Diseñar y configurar programas de estudio y
objetos relacionados utilizando la funcionalidad de
Campus Management
Integrar las estructuras académicas en su
estructura organizacional (HR)
Comprender el rol que juega la estructura
académica en los procesos administrativos.
Utilizar el catálogo de programas y el catálogo de
módulos en Campus Management
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3
Diagrama del Plan General del Curso CM 4.72
I: Reclutamiento y Admisión II: Estructura Académica y Oferta de Clases

Admisión 5 Estructura Académica 1

Historia Académica Externa 6 Calendario Académico 2

III: Registro Académico Planeación de Eventos 3


Expediente del Estudiante 4

Matrícula 7 V: Herramientas & Reglas

Reglas & Regulaciones 12


Inscripción a Módulos y Eventos 8
Herramientas 13
Progreso y auditoría 11

IV: Records & Servicios Académicos

Calificaciónes 9 Exámenes 10

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4
1. Estructura Académica – Escenario Empresarial

Usted es
Un miembro del personal académico
Responsable de la configuración y administración
de programas de estudio y módulos
Responsable de la publicación de ofertas
académicas
Un consejero académico que debe estar
familiarizado con las reglas académicas de la
universidad y las ofertas de módulos

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5
1 Estructura Académica – Resumen del Capítulo

Estructura Académica 1

Visión general de la Estructura Académica 1.1

Configuración de la Estructura Académica 1.2

Aspectos de integración 1.3

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6
1.1 Estructura Académica Visión General - Objetivos

Al concluir esta unidad, usted estará en capacidad


de:
Comprender los términos y definiciones más
importantes relacionados con la estructura
académica en Campus Management
Saber como representar un programa de estudio
para las estructuras de Campus Management

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7
1.1 Resumen – Catálogo de Programa

Estructura Académica = Todos los Programas ofrecidos por la


Universidad que confieren un título

Universidad
Universidad de
de Campus
Campus Management
Management
Unidad
Escuela
Escuela de
de Administración
Administración de
de Negocios
Negocios Organizacional
Ciencias
Ciencias Físicas
Físicas
Programa de Física,
Física, BSc
BSc Honors
Honors
Estudio
Física,
Física, MFïs
MFïs Honors
Honors
Matemáticas,
Matemáticas, MMat
MMat Honors
Honors
Computación,
Computación, BSc
BSc Honors
Honors
Escuela
Escuela de
de Medicina
Medicina
Unidad
Facultad
Facultad de
de Artes
Artes Organizacional

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La estructura organizacional de una institución es reflejada por sus unidades


organizacionales, las cuales pueden ser estructuradas en una jerarquía (ver SAP R/3
Gestión de la Organización).
Los programas que confieren un título, en Campus Management, denominados
programas de estudio, son ofrecidos por departamentos, facultades, universidades, etc.
En Campus Management, cada programa de estudio puede ser vinculado por lo menos
a una unidad organizacional. Esta unidad organizacional es responsable por el
programa. Usted puede definir mas de una unidad organizacional como responsable de
un programa.
Cada programa tiene sus propias regulaciones académicas.

8
1.1 Resumen – Programa de Estudio
Un programa de estudios se estructura así:
Programa de Estudios->Contiene Módulos Agrupados por Grupos de Módulos

Física Física,
Física, BSc
BSc -- Módulo
Módulo 33
Física
Programa de Básica
Básica Física,
Física, BSc
BSc -- Módulo
Módulo 22
Estudios
Física,
Física, BSc
BSc –– Módulo
Módulo 11

Módulos -> Contiene Tipos de Eventos


1. Clase teórica Física Exp. III
Atado a un Paquete
Bundled to Event Packages de Eventos
Física, Ejercicios para Física Exp. III
Física, BSc
BSc -- Módulo
Módulo 33 2.

3. Evaluación Física Exp. III

Tipos de Evento Bases para Planear Eventos


Clase Teórica Física Exp. I
Lunes, 05.01. 10 am - 11.15 am
Clase Teórica Física III Exp.
Sr. Smith, Sala de Conferencias 4
Lunes, 12.01. 10 am - 11.15 am
Sra. Brown, Lab 1

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Un programa de estudios consiste de elementos estructurales:


Especializaciones, (énfasis), etc. los cuales son llamados grupos de módulos (CG) en Campus
Management
Cursos, los cuales son llamados módulos (SM) en Campus Management
Eventos académicos, tales como clases, tutorías, laboratorios, etc., los cuales son eventos en
Campus Management
Los grupos de módulos permiten combinar módulos relacionados y construir una jerarquía de grupos de módulos.
Además, los grupos de módulos permiten representar especializaciones del programa tales como majors, minors y
similares en el sistema.
Los módulos son cursos académicos que definen el contenido de un programa de estudio y a los cuales pueden
inscribirse los estudiantes. Los Estudiantes reciben notas y créditos al completar exitosamente los módulos.
Los eventos y tipos de eventos se refieren a eventos de enseñanza tales como clases, tutorías y conferencias.
Estos son parte de un módulo y a ellos asisten los estudiantes que se inscribieron al módulo.
Los paquetes de eventos representan una combinación de eventos académicos. Cuando un estudiante se inscribe
a un paquete de eventos el (ella) se inscribe a todos los eventos contenidos en el paquete de una vez.
El sistema de Campus Management contiene catálogos de información en relación a programas de estudio,
módulos, eventos y tipos de evento. En estos catálogos de información, usted puede crear y mantener los objetos
de información asociados.
Cuando usted crea un programa de estudio, usted toma elementos de diferentes catálogos y los incluye en el
nuevo programa.
• Cada elemento es reutilizable y puede ser incluido en diferentes programas.
• La reutilización de los elementos permite mantener programas con una mínima cantidad de
esfuerzo porque la información solo tiene que cambiarse una vez en el catálogo relevante.

9
1.1 Resumen – Grupos de Módulos

Agrupación por tema:


Física
Física Experimental
Experimental II
Física
Física Experimental
Experimental IIII Modulo
Grupo de Físicas
Físicas Física
Física Experimental
Experimental III
III
Básicas
Básicas
Módulos Física
Física Teórica
Teórica II
Física
Física Teórica
Teórica IIII

Agrupación por Título:


Banca
Banca yy Finanzas
Finanzas
Licenciatura
Licenciatura en
en Estudios
Estudios de
de Administración
Administración
Administración
Administración Economía
Economía
de
de Negocios
Negocios
(B.B.A.)
(B.B.A.) ...
...
...
...

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Los grupos de módulos son utilizados para representar enlaces estructurales, lógicos y
organizacionales dentro de un programa de estudios.
Usted puede configurar una estructura jerárquica multi-nivel conformada por grupos de
módulos relacionados.
•Por ejemplo, los elementos del grupo de módulos B.B.A. pueden ser a su vez grupos de módulos.
•Los grupos de módulos pueden ser utilizados para representar las especializaciones dentro de un
programa de estudio al cual pueden registrarse los estudiantes. En este caso, deben ser
clasificados como especializaciones vía la categoría del módulo.

10
1.1 Resumen - Módulos

Los Módulos se combinan en programas de estudio

Programa de Programa de
Estudio Estudio
Física, BSc Química

opcional
opcional
Módulo
Módulo C
C Módulo
Módulo C
C

Módulo
Módulo B
B opcional

Módulo
Módulo A
A opcional

Módulo
Módulo 33 –Física
–Física Exp.
Exp. III
III

Módulo
Módulo 22 –– Física
Física Teor.
Teor. II

Módulo
Módulo 11 –Habilidades
–Habilidades Mat.
Mat. II

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Los módulos son cursos ofrecidos en un programa de estudio y pueden ser obligatorios
u opcionales. Los estudiantes reciben notas y créditos por los módulos (y solo por los
módulos!).
Los módulos representan las clases, tutorías, conferencias, evaluaciones y otros
eventos académicos que pertenecen a un curso. Los eventos académicos son creados a
partir de las plantillas de tipos de eventos.
Cuando un estudiante se inscribe a un módulo, el sistema revisa las reglas asociadas.
Estas reglas pueden ser formuladas ya sea directamente a través de enlaces con otros
objetos o utilizando un contenedor de reglas.

11
1.1 Resumen – Tipos de Eventos

Agrupación de Tipos de Eventos en un Módulo

Módulo33––Física
Módulo Física11Exp.
Exp.

1.
1. Conferencias en Física III Exp.
Eventos

Paquete de
2.
2. Ejercicios en Física III Exp. Eventos

3.
3. Evaluación en Física III Exp.

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Los módulos contienen los tipos de evento, los cuales sirven como plantillas para la
planeación de eventos. Usted debe crear los tipos de evento requeridos en el
catálogo de tipos de eventos, antes de comenzar la planeación de eventos.
• Un tipo de evento puede ser utilizado en diferentes módulos. Un modulo puede ser utilizado en
diferentes programas de estudio.
• Cada tipo de evento vinculado a un módulo refleja un evento académico obligatorio al cual deben
asistir los estudiantes inscritos en el módulo. Un estudiante debe asistir a un evento por cada tipo
de evento en un módulo para completar así el módulo.
Los paquetes de eventos representan una combinación de eventos académicos. Un
paquete de eventos puede ser parte de un módulo así como de tipos de evento. El
paquete de eventos puede ser re-utilizable, un objeto de larga vida o un objeto de
corta vida el cual es utilizado solo para una sesión de planeación de eventos. El
evento mismo es creado nuevamente en cada periodo de planeación de eventos.
Cuando usted planea eventos para un cierto periodo de tiempo, utilice la información
almacenada en los tipos de evento como una plantilla. Esto es parte del proceso de
planeación de eventos.

12
1.1 Resumen – Ejemplo de Estructura Académica
Programa de estudio
Unid. Org. Programa de Título (CQ)
(O) Estudios (SC) ( = Programa de Estudio
SC, Cualificación
Ej. Dep.. de Química Ej.. Licenciador de Ej.. Licenciado en interna CQ)
Ciencia en Química Ciencias, Tipo
Licenciado

Especializaciones
Major (CG) Minor (CG) Estudios Generales Estudios + Grupos de
(Especialización) (Especialización) (CG) específicos (CG)
Módulo
Ej. Química Ej. Química Orgánica
(= Grupos de
Módulo CG)

Evaluación Examen:
(CE)
Materia (SM) Matemáticas Cursos,
Eventos,
Laborat. LAB: 1:40 – 3:30, M, Cjones
Secciones
Ej. CHM101 -
Introducción ... (E)
(= Modulo SM,
Componentes de Ej. 01694 CHM 101 Tipo de Evento D,
Clase
la materia (D) Clase: 8:40 – 9:30, MMV, Paquete de
(E) Cjones, iniciot Ene., 5 2001
Ej. Clase 3hr +
eventos SE,
Evento E,)
Trabajo Tesis
Componentes de Individual
la materia (D) (CI)

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La diapositiva muestra un ejemplo de estructura académica de una universidad


Americana la cual puede ser creada en Campus Management. En algunos casos, usted
podría tener varias maneras de construir su estructura.

13
1.1 Resumen – Modelo de Datos

Campus Management utiliza:


Tipos de Objeto
Infotipos
Enlaces

Estudiante (ST) toma Módulo (SM)

Enlace
Tipo de Tipo de
Objeto objeto

Infotipo

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Campus Management fue desarrollado dentro del ambiente de Desarrollo de Personal


(parte de HR ). Por lo tanto usa un enfoque orientado al objeto.
Los principales elementos del enfoque orientado a los objetos son:
•Tipos de Objeto
•Infotipos (Los cuales describen los tipos de objeto)
•Enlaces entre los tipos de objeto
Usted encontrará el modelo de información técnica en el apéndice.
Para información adicional acerca de las bases técnicas, usted debe asistir a los cursos
técnicos HR (por ejemplo, aspectos técnicos HR (HR 530))

14
1.1 Resumen – Tipos de objeto (1)

UnidadOrganizacional
Unidad Organizacional Calendario
(Universidad) Calendario
(Universidad) Académico
Académico

UnidadOrganizacional
Unidad Organizacional
(Facultad, etc.)
(Facultad, etc.)
Compañero de
Título
Negocio

Aplicante/ Programa de Estudio


Estudiante

Grupos de Módulos

Institución Académica Módulos


Externa
Paquete de Eventos
Materia Externa
Eventos

Cualificación Externa
Reglas

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Los siguientes tipos de objeto son utilizados en Campus Management. Algunos de ellos
se originan de otras aplicaciones:
• Unidad Organizacional (origen: Funciones centrales HR – Gestión de la Organización)
• Calendario académico
• Programa de estudios
• Grupo de módulos
• Módulos
• Paquete de eventos
• Tipo de evento (origen: Estrategia HR – Gestión de Eventos (TEM))
• Eventos (origen: Estrategia HR – Gestión de Eventos (TEM))
• Cualificación Interna (no es lo mismo que cualificaciones en HR!)
• Estudiante.
• Compañero de Negocio (origen: Contabilidad Financiera (FI-CA))
• Organización Externa
• Materia Externa
• Cualificación externa
• Contenedor de Reglas

15
1.1 Resumen – Tipos de Objeto (2)

UnidadOrganizacional
Unidad Organizacional Calendario
(Universidad) utiliza Calendario
(Universidad) Académico
Académico

Es supervisor
de

utiliza
UnidadOrganizacional
Unidad Organizacional
(Facultad, etc.)
(Facultad, etc.)
Compañero
Título
De Negocio ofrece
Aplicante/
Estudiante Programa de Estudio

Grupos de Módulos

Institución Académica Consiste Módulos


Externa en
Paquete de Eventos
ofrece
Materia Externa
Eventos
ofrece
Cualificación Externa utiliza
Reglas

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Los siguientes tipos de objeto son utilizados en Campus Management. Algunos de ellos
se originan de otras aplicaciones:
• Unidad Organizacional (origen: Funciones centrales HR – Gestión de la Organización)
• Calendario académico
• Programa de estudios
• Grupo de módulos
• Módulos
• Paquete de eventos
• Tipo de evento (origen: Estrategia HR – Gestión de Eventos (TEM))
• Eventos (origen: Estrategia HR – Gestión de Eventos (TEM))
• Cualificación Interna (no es lo mismo que cualificaciones en HR!)
• Estudiante.
• Compañero de Negocio (origen: Contabilidad Financiera (FI-CA))
• Organización Externa
• Materia Externa
• Cualificación externa
• Contenedor de Reglas

16
1.1 Resumen – Resumen de la Unidad

Usted está ahora en capacidad de:

Comprender los términos y definiciones mas


importantes relacionados con la estructura
académica en Campus Management
Representar un programa de estudio para las
estructuras de Campus Management

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17
1.2 Crear la Estructura Académica – Objetivos

Al concluir esta unidad, usted estará en capacidad de:

Crear objetos en la estructura académica tales como


Programas de estudio (objeto SC)
Calificaciones Internas (objeto CQ)
Grupos de módulos (objeto CG)
Módulos (objeto SM)
Tipos de evento (objeto D)
Definir el contenido de un programa académico
utilizando el Catálogo de Programas y el Catálogo de
Módulos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 18

18
1.2 Configurar Estructura Académica – Unidades Organizacionales

UnidadOrganizacional
Unidad Organizacional
(O)
(O)
SAP Org. Administrativa (HR, FI, …)

ofrece Programa de Estudio


(SC)

ofrece Grupo de Modulo


(CG)

ofrece Módulo
(SM)

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Antes de que pueda crear estructuras académicas, usted debe configurar una
estructura organizacional que consiste de unidades organizacionales arregladas
jerárquicamente ( O). Usted configura esta estructura en el sistema HR. Para crear
los objetos requeridos, escoja:
• Campus Management > Environment > Organizational Management > Organizational Plan >
Organization and Staffing > Create from the SAP menu, or
• Transacción PPOCE
Entonces:
• Defina la unidad organizacional principal. Usted debe definir la unidad organizacional principaal
para cada cliente R/3.
• Defina la estructura organizacional completa de la institución (escuelas, departamentos, etc.)
configurando una estructura jerárquica conformada por unidades organizacionales (O) y
vinculando estas a la unidad organizacional principal (relación 003 “pertenece a“ entre O y O)
Cuando usted ha configurado las unidades organizacionales, usted puede usar el
Catalogo de Programa y Catálogo de Módulo para:
• Crear los objetos que están directamente relacionados con la estructura organizacional e ínter
vincularlos por medio de las relaciones
• "Ofrece“ (501) programa de estudio (SC)
• "Ofrece“ (501) grupo de módulo (CG)
• "Ofrece“ (501) módulos (SM)
• Configure su estructura académica (vea la página siguiente) con todos sus objetos y relaciones

19
1.2 Configurar Estructura Académica – Catálogo de Programa

O – Unidad Organizacional (Academic School or College)

SC – Programa de Estudio

CQ – Título
CG – Especialización
CG - Especialización
CG – Énfasis

CG – Especialización

SM – materia A
SM – Módulo B
SM – materia C

O – Unidad Organizacional (Dpto.)

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Usted puede configurar y administrar un programa de estudios usando el Catalogo


de Programa. Para acceder al Catalogo de Programas, escoja:
Campus Management > Estructura Académica (Curriculum) > Study Planning >
Program Catalog del menú SAP, o la transacción PIQ_ACSTRUC
Este Catalogo de Programa tiene dos vistas diferentes:
1. Estructura de árbol del programa de estudios: Esta da una visión general de
todos los objetos incluidos en el programa de estudio y muestra las relaciones
entre ellos. Cuando usted selecciona un programa de estudio o una unidad
organizacional vía el administrador de objetos, el sistema le muestra los objetos
seleccionados de arriba a abajo.
2. Vistazo Gráfico: Aquí, usted ve el programa como un plan de programa. Si el
programa esta subdividido en etapas, solo esta vista le mostrará cual materia o
grupo de materias es ofrecido para cual etapa. Para comenzar el vistazo gráfico,
usted tiene que seleccionar un programa de estudio dentro de la estructura de
árbol y entonces escoger Vistazo.
Comience con unidades organizacionales y use el Catalogo de Programa para:
Definir programas de estudio como tipos de objeto SC y vincúlelos a la unidad
organizacional
Vincule la calificación apropiada (CQ), como el grado final, al programa de estudio
Defina reglas como prerrequisitos vinculando los materias o calificaciones que
sirven de prerrequisitos para el programa de estudio u objeto dentro del
programa.
Para reglas mas complejas, usted tiene que configurar reglas definidas en un
contenedor de reglas (VSR) y vincular el contenedor de reglas a un objeto dentro
de la estructura académica.
Anexe grupos de materias y materias al programa de estudio y estructúrelos de 20
acuerdo a las etapas si este es un programa con etapas.
1.2 Configurar Estructura Académica – Catálogo de
Materia
O – Unidad Organizacional (Departamento etc.)

SM – materia
A
SM – materia B
SM – materia C SE – Paquete de Eventos

D – Evento Tipo A

EL – Evento de Tiempo Independiente

D – Evento Tipo C
E – Evento 1
E – Evento 2

D – Evento Tipo B

CI – Trabajo Individual

CI – Trabajo Individual
CE – Evaluación
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 21

Usted puede mantener materias y objetos bajo el nivel del programa usando el
Catalogo de Modulo el cual se accesa via:
Campus Management > Estructura Académica (Curriculum) > Study Planning >
Module Catalog desde el menú SAP, o la transacción PIQ_ACCTLG
Comience con unidades organizacionales y use el Catálogo de materia para:
Definir los materias como tipos de objeto SM los cuales son ofrecidos por una
unidad organizacional particular (por ejemplo, todos los cursos ofrecidos por el
Departamento de Biología) y vincúlelos directamente a la unidad organizacional
(relación 501 "ofrece“)
Cree tipos de evento de negocio conectados a los materias, lo que describe lo que
se ofrece por materia.
Comience el proceso de planeación de evento y administre la oferta académica por
sección, esto es, defina cual materia es ofrecido en cual sección. El proceso de
planeación también incluye la creación de eventos independientes al tiempo y
trabajo individual.
Combine eventos diferentes a un paquete de eventos o cree un paquete de eventos
para una materia sin planear los eventos.
Los dos catálogos diferentes le permiten distinguir entre autorizaciones, información
de acceso académico y define las diferentes personas y departamentos quienes son
responsables del mantenimiento del catálogo. Usted puede mantener las
autorizaciones de mantenimiento para diferentes estructuras por separado usando los
dos catálogos diferentes:
1) Catálogo de Programa para definir el contenido del programa
2) Catálogo de materia para definir el contenido de materia
21
1.2 Configurar Estructura Académica - Programa de
Estudio (1)

Un programa de Estudio
Es una oferta académica de una universidad
Guía a un título
Combina reglas y contenido académico

Características Importantes de un programa de estudios(tipo de objeto SC)


Las características deben mantenerse en los infotipos del programa
Algunas características son configuradores muy importantes para los procesos de
gestión de estudiantes
Todas las características deben configurarse en Parametrización , antes de crear
un programa de estudios

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 22

Un programa de estudio (SC) es una combinación aprobada de actividades


académicas que satisfacen el grado de requerimiento de la universidad. Es una oferta
de educación que representa programas de grado (Bachiller de Artes, o Bachiller de
Ciencia, etc.), programas certificados y ofertas sin grados.
Para crear un programa de estudio o cambiar sus atributos, usted puede
escoger:
SAP menu > Campus Management > Estructura Universitaria > Planeación de
estudios > Plan de estudios
SAP menu > Campus Management > Estructura Universitaria > Planeación de
estudios > Catálogo de Plan de estudios
Transacción PIQSC o PIQ_ACSTRUC
Usted crea los atributos de programa los cuales son ofrecidos como ayuda
de entrada, cuando usted crea un programa de estudio en Personalización para Campus
Management como:
Campus Management Datos Maestros Estructura Académica Planes de
estudio

22
1.2 Configurar Estructura Académica - Programa de
Estudio (2)

Programa
Programade
deestudio
estudio Catálogo
(SC)
(SC) de Programa

imparte / tiene un prerequisito Cualificación Interna


(CQ)

Se compone de
grupo de materias
(CG)

Se compone de

Se compone de
materia
(SM)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 23

Comience con un programa de estudio (después de configurar la


estructura organizacional) y utilice el Catalogo de Programa para:
Definir los grupos de materias dentro de un programa de estudio ( para
combinar materias relacionados u ofrecer especializaciones como major) como
parte del contenido del programa (relación 500 "consists of“)
Vincular materias a los grupos de materias asociados dentro del programa de
estudio como parte del contenido del programa (relación 500 "consists of“)
Vincular materias directamente al programa de estudio como parte del contenido
del programa (relación 500 "consists of“)
Definir las calificaciones internas (=grados) otorgados al completarse el
programa de estudio (relación 528 "imparts“)
Definir las calificaciones internas las cuales son prerrequisito para el programa
de estudio (por ejemplo, el titulo de pregrado requerido para un programa de
post-grado) (relación 529 "is prerequisite of“)
Vincular el contenedor de reglas al programa de estudio (relación 509 "is used
by“).

23
1.2 Configurar Estructura Académica – Características
del Programa (1)

Para configurar un programa de estudio,usted


puede definir el…

Proceso relacionado/Función:

Programa de Plan de estudios (con


etapas/sin etapas) Estructura Académica +
Clase de programa Progresión
Variante de periodo Matrícula, Admisión
Duración del Programa Reglas, Informes
Restricción de Admisión (Sí/No) Admisión
Tiempo completo / tiempo parcial / ambos Matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 24

El plan de programa define la estructura de sus programas. Usted puede


escoger entre programas con etapas in los cuales los estudiantes tienen que
registrarse para cada etapa, y programas sin etapas.. En programas con etapas,
usted debe identificar las etapas individuales (e.g. Etapas 1–4).
La clasificación de progreso es usada para subdividir sus tipos de programa
de acuerdo al proceso de promoción para cada programa.
Ejemplo 1: si usted configura el plan de programa “tres etapas””,usted puede definir
la clasificación de progreso : etapas 1, 2,y 3: El tipo de programa puede ser definido
como “ Tres etapas” y combinar las categorías de progreso con el tipo de programa.
Ejemplo 2: Un programa sin etapas, el programa “Licenciatura” puede
subdividirse en clasificaciones de progreso “ estudiante de primer año,
estudiante de segundo año, estudiante de tercer año, estudiante de cuarto
año”
<usted define el tipo de programa (pre-grado, postgrado, Leyes, etc). La definición
del tipo de programa esta directamente relacionada con el proceso de progreso.
Usted puede identificar las características de la progreso( para progresión del tipo
de programa)
Usted puede definir el tipo de sesión o la variante de sesión en la cual su año
académico esta dividido( semestres, trimestres, año, etc.). La variante de sesión
define en que momentos del año académico, los estudiante deben matricularse y re-
matricularse
(“unidad pincipal”)
La duración del programa/duración máxima del programa. Usted puede especificar
el ( máximo) número de años que un estudiante puede estudiar un programa. Puede
verificar la duración de un programa por medio de una regla. 24
1.2 Configurar Estructura Académica – Características del
Programa (2)

Además, usted puede definir…

Programade
Programa deEstudio
Estudio
(SC)
(SC)
Proceso relacionado/Función:

Capacidad Admisión (Reglas), Informes


Datos de Cálculo de Tasas Contabilidad del Estudiante
Disciplinas (CIP Códigos) Informes
Créditos de Programa (Total, Por Etapa)
Progresión (Reglas), Informes
Vinculaciones:
Agregue Grupos de Módulos y materias ofrecidos Estructura Académica
en el programa Estructura Organizacional
Agregue Programas a Unidades Organizacionales
Relación de Factor de Ponderación

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 25

La capacidad determina el mínimo, optimo y máximo número de lugares en un programa.


Este se puede guardar en el sistema, pero no se utiliza en este momento en ningún
proceso. Usted puede evaluar estos datos con una regla durante la admisión y comparar
los estudiantes admitidos con el programa de capacidad.
Los datos del cálculo de honorarios , le permiten configura diferentes precios para
diferentes categorías de programa, por ejemplo programas de pre-grado y postgrado
.Nota: El cálculo de honorarios no es tema de este curso.
La disciplina define el campo de estudio de un programa de estudio. Usted puede asignar
sus programas de estudio, grupos de materias materias y materias externas a una o más
disciplinas. Una disciplina puede definirse como la disciplina “ básica” y se usa para hacer
los informes. La tabla de disciplinas permite es uso de CIP( Programas de Clasificación
Institucional) taxonomía ( específico de EEUU)
Usted puede definir el mínimo y máximo número de créditos de programa, que los
estudiantes deben completar antesde poderse graduar: El número requerido se puede
verificar con el total de créditos ,obtenidos en un programa basado en un grupo de reglas.
Usted también puede definir el mínimo y el máximo de créditos, que un estudiante debe
completar en una etapa, si sus reglas de progreso lo requieren.
Si un programa ofrece más de una unidad organizacional (relación 501 “offers”), usted
puede definir un factor de ponderación, que determina la contribución de cada unidad
organizacional para el programa ( en %)

25
1.2 Configurar Estructura Académica – Cualificación
Interna
Cualificaciones descritas en el resultado de la carrera académica del estudiante

Título Certificado Habilidades de Lenguaje

Campus Management distingue entre

Cualificación Externa: Calificaciones Internas:


La cual la recibe el estudiante de La cual la recibe el estudiante de su
otras instituciones institución

Características Importantes de las cualificaciones internas( tipo de objeto CQ)


Las características se deben mantener en los infotipos de cualificación interna
Algunas características son cofiguradores muy importantes para los procesos de gestión de
estudiantes.
Todas las características se deben configurar en Parametrización, antes de crear un cualificación
interna

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 26

Una cualificación representa el resultado exitoso de la carrera académica del estudiante:


Una cualificación interna (CQ) representa los títulos, diplomas y certificados que ofrece
su institución: Estos están asociados con los programas que los estudiantes están
adelantando (via relación “imparts”) y son otorgados durante el proceso de
graduación(see Confer Degree).
Para crear una cualificación interna o cambiar sus carácterísticas, usted puede elegir:
SAP menu > Campus Management > Estructura Académica (Curriculum) > Study
Planning > Internal Qualification
: Usted puede definir las características de la cualificación interna, las cuales ofrecen
información de ayuda cuando crea una cualificación interna en Parametrización de
Campus Management, en:
Campus Management Master Data > Qualifications

26
1.2 Configurar Estructura Académica – Características
de Cualificación Interna

Para configurar una cualificación interna,


usted puede definir el…

CualificaciónInterna
Cualificación Interna
(CQ)
(CQ) Proceso relacionado/Función

Estructura Académica, Reglas


Grupo de Cualificación
Informes
Disciplina de Cualificación
Informes, Graduación, Reglas
Clase de Título y Nivel
Conferir Cualificación
Escala de Calificaciones

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 27

Usted puede configurar grupos de cualificaciones combinando los


diferentes grupos de cualificaciones internas y externas.Por ejemplo,usted
puede combinar las cualificaciones internas “Bachiller de Ciencias” y”Master en
Administración de Negocios”en el grupo de cualificación”Títulos
Académicos”Diplomas y certificados son otrso ejemplos de grupos de
cualificación.”.
Proceso Relacionado usted puede ver el grupo de cualificación para
definir las reglas. Por ejemplo, puede especificar los requisitos del
programa usando un grupo de cualificación –” Los aplicantes deben tener
un diploma de colegio”.
La cualificación de una disciplina describe el campo de estudios en el cual la
cualificación interna y externa fue adquirida.
Nota: la tabla de cualificación de disciplina, se refiere a la misma tabla así
como las disciplinas para otros objetos académicos.
El tipo de título define el tipo de diploma que ofrece la institución o instutciones
externas. El tipo de título vincula un título con un nivel de título.
Los posibles tipos de título son Bachiller, Master, PhD, Asociado, diploma de
colegio.
El nivel del título indica el lugar de un título ofrecido por su institución e
insituciones externas ( colegio,college, universidad). Los posibles niveles de
título son pregrado, posgrado, colegio, college, etc. Usted debe asignar un nivel
de título a cada tipo de título.
Proceso relacionado: usted puede usar el nivel del título y el tipo de título
para definir las reglas. Por ejemplo,usted puede especificar los requisitos
de un programa, utilizando el nivel del título y el tipo de título- Los 27
1.2 Configurar Estructura Académica – grupos de materias ( (1)

Los grupos de materias reunen materias juntas. Ellos pueden actuar como

Agrupador Especialización
Los SMS son agrupados juntos para permitir Los grupos de materias pueden representar
Una mejor selección y mantenimiento especializaciones, las cuales
La definición de reglas para un grupo de SMs Hacen parte de las opciones en un programa
Usar la definición de requisitos en las auditorías de estudio
Un estudiantes puede inscribirse.

Características Importantes de grupos de materias ( tipo de objeto CG)


Características deben mantenerse en los infotipos de grupo de materias
Algunas características son configuradores muy importantes para los procesos de gestión de estudiantes
Todos las características se deben configurar en Parametrización , antes de crear un grupo de materias

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 28

Para crear un grupo de materias o cambiar sus características, usted


puede elegir:
SAP Menu > Campus Management > Estructura Académica > Planeación de
estudios > Grupo de Módulos
SAP Menu > Campus Management > Estructura Académica > Planeación de
estudios > Catálogo del Plan de estudios
SAP Menu > Campus Management > Estructura Académica > Planeación de
estudios > Catálogo de módulos
Transacción PIQCG, PIQ_ACSTRUC, or PIQ_ACCTLG
Usted puede definir las características del grupo de materias s las cuales
se ofrecen como información de ayuda cuando usted crea un grupo de materias s en
Parametrización para Campus Management, bajo:
Campus Management Datos Maestros > Estructura Académica > Grupos de
módulos

28
1.2 Configurar Estructura Académica – grupos de materias
(2)

Catálogo
grupode
grupo dematerias
materias
de Programa
(CG)
(CG)

Se compone de
grupo de materias
(CG)

Se compone de

Se compone de
materia
(SM)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 29

.
Los grupos de materias (CG) se usan para estructurar los requisitos de materias
(=curso) para un programa de estudio en uno o más componentes reusables. Los
grupos de materias se pueden crear como una jerarquía
Por ejemplo el componente de especialización, el componente tronco común, el
componente de estudios generales, en los cuales los estudiantes tienen que
tomar todos los materias pertenecientes a ese grupo de materias .
Grupos lógicos o unir los diferentes materias como” todos los materias de
lenguaje”, en el cual los estudiante pueden seleccionar de las materias en ese
grupo de materias s (“ tomar 2 de un grupo de materias x”)
Los grupos de materias no pueden ser usados únicamente para
representar subestructuras en una estructura académica. Estos pueden ser usados
para describir las especializaciones de un programa( especializaciones, énfasis, niveles
de aptitud) al cual los estudiantes se pueden inscribir.
Usted puede usar el Catálogo de Programa para:
Definir grupos de materias como subgrupos de otros grupos de materias en una
estuctura jerárquica (relación 500 “se compone de“)Identificar los grupos de
materias s como especializaciones, asignándoles una categoría de grupo de
materias , la cual es definida como” especialización” en Parametrización ( =el
estudiante puede inscribirse para estas especializaciones)
Unir los materias a los grupos de materias asociados (relación 500 "consists of“)
Unir un contenedor de regla con un grupo de materias (relación 509 "is used by“)

29
1.2 Configurar Estructura Académica-Características de los
grupos de materias s

Para configurar un grupo de materias ,


usted puede definir el…

grupode
grupo dematerias
materias
(CG)
(CG)
Proceso relacionado/Función:
Datos del grupo de materias
Categoría (incl. “Especialización” (Flag))
Duración (etapas) Matrículas para Especialización
Disciplina (CIP Códigos)

Informes

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 30

La categoría de grupo de materias le permite clasificar sus grupos de materias .


Usted puede especificar si sus estudiantes pueden seleccionar grupos de
materias a una categoría particular de grupo de materias como una
especialización académica, la cual representa componentes obligatorios de los
requisitos del título del estudiante. Los estudiantes solo pueden inscribirse para
categorías de grupo de materias definidas como “ especializaciones”(
especialización, minor,concentración/énfasis, etc.)
Las clasificaciones que solo sirven para combinar los grupos de materias o
materias que no son considerados especializaciones académicas y no pueden
ser reservadas. La variante de grupo de materias contiene una declaración de
“O” ( por ejemplo, los estudiantes deben seleccionar “2 especializaciones” O “1
especialización + 1 minor”) en un número indefinido de grupos de materias para
la matrícula.
Proceso relacionado: usted define las variantes del grupo de materias
combinando los grupos de materias identificadas por su categoría. Esta
es una característica del programa de estudio, la cual controla la
asignación de especializaciones académicas.
Usted puede definir el número de etapas que tienen un grupo de materias en
un programa por etapas. Si agrega grupos de materias a los programas por
etapa, puede definir la primera etapa relevante. Junto con la información de
etapa guardada en el grupo de materias , el sistema puede determinar las
etapas para las cuales el materia de grupo es relevante.
Nota: Por el momento, la pantalla de especialización no filtra los grupos
de materias ofrecidos dependiendo de la etapa en la cual se inscribió el
estudiante. Pero cuando inscribe una especialización, usted puede usar 30
BADI ifi l t di t l it i ibi l
1.2 Configurar Estructura Académica – materias (1)

Los materias pueden ser cursos y otras unidades que un estudiante puede
Matricularse (Inscripción de Materias)
Tener calificaciones
Obtener créditos
Usar para el progreso académico y completar los requisitos para obtener el
título.

Características importantes de materias (tipo de objeto SM)


Las características se deben mantener en los infotipos de módulo
Algunas características son configuradores muy importantes para los procesos académicos
del Estudiante
Todas las características se deben configurar en Parametrización , antes de que pueda crear
una materia

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 31

una materia representa la definición del curso de más alto nivel para
ambas actividades académica y no académica. Un estudiante puede recibir una
calificación y créditos para un módulo
Para crear una materia o cambiar sus características, usted puede elegir:

SAP Menu > Campus Management > Estructura Académica > Planificación de
estudios > Módulo
SAP Menu > Campus Management > Estructura Académica > Planificación de
estudios > Catálogo de Módulo
Transacción PIQSM or PIQ_ACCTLG
Usted puede definir las características del materia, las cuales son ofrecidas como
información de ayuda , cuando crea una materia en Parametrización para Campus
Management , en:

Campus Management Datos Maestros > Estructura Académica > Módulos

31
1.2 Configurar Estructura Académica – materias (2)

Catálogo
materia
materia
(SM) De Modulo
(SM)

imparte / tiene un pre-requisito


Cualificación Interna
(CQ)

Se compone de Tipo de Evento


de negocios
(D)

Tiene un pre-requisito/es un correquisito


materia
de (SM)
Se refiere
a

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 32

Los materias definen el contenido real de los programas. Cuando los estudiantes
completan y pasan los materias, se les otorgan calificaciones y créditos: usted puede
usar el “Catálogo de materia” para crear los objetos y relaciones requeridos. En el
Catálogo de materia, usted puede:
Definen los tipos de evento de negocios que componen una materia. Un tipo de
evento de negocios es la descripción general o proyecto en el cual el evento de
enseñanza esta basado en realidad ( los tipos de eventos de negocios para
clases teóricas, tutorías, etc.) (relación 507 “se compone de“)
.Definir las cualificaciones internas las cuales son impartidas por una materia
(relación 528 “imparte“). (Generalmente estas cualificaciones no estan al nivel
del título. El título final es ofrecido por el programa de estudio). Esta relación
solo se usa en casos excepcionales.
Definir las cualificaciones internas las cuales son un prerequisito para una
materia(relación 529 “es prerequisito de“)
Define los materias los cuales se complementan( los materias que deben
inscribirse juntos) relación 533 “es correquisito de “)
Definir las listas de verificación de una materia (relación 511 “hace referencia
a“)
Unir un contenedor de regla a una materia (relación 509 “es usado por“)

32
1.2 Configurar Estructura Académica – Características del materia

Para configurar un módulo,


usted puede definir…
módulo Procesos Relac. /Función:
módulo
(SM)
(SM)

Capacidad Inscripción de Materias


Disciplina (CIP Códigos) Informes, Auditorías
Datos de modulo Reglas de Inscripción de Materias,
Grado de dificultad Asistencias
Categoría
Clase de Repetición
Asignación a clase de programa Progresión (Uso del materia)
Modelo oferta Planeación de Evento
Énfasis de enseñanza Informes, Auditorías
Numero de Créditos Inscripción, Calificación
Datos para Cálculo de tasas Contabilidad del Estudiante
“Mostrar en el Catálogo" Comentario Catálogo de Cursos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 33

La capacidad determina el mínimo, óptimo y máximo número de plazas en una materia. La


capacidad se puede guardar pero el sistema no efectúa automáticamente una revisión de la
capacidad cuando los estudiantes se inscriben a una materia.
La disciplina define el campo de estudio de una materia. Usted puede asignar sus programas de
estudio, los grupos de materias , materias y materias externas a una o más disciplinas. Una
disciplina permite del uso del CIP( Clasifiación de Programas Institucionales) taxonomía
(específico EEUU) Nota: Hay una tabla separada para cualificaciones de disciplinas.
El nivel académico define el nivel de dificultad del contenido de aprendizaje de una materia, por
ejemplo, 1er año, 2do año, postgrado, pre-universitario, nivel 100, nivel 200, etc. Usted puede
usar esta información para medir la definición.
La categoría también se usa para tipos de evento de negocios. Las categorías pueden ser clases
teóricas, talleres, etc.
Tipo de Repetición: si quiere controlar el procedimiento de reserva para repetir una materia, usted
debe definir las reglas VSR para el proceso de inscripción de materias usando esta característica.
Tipo de asignación de programa. Usted puede asignar el materia a un tipo de programa, por
ejemplo, curso de nivel 100= pre-gardo, Nivel 500=Postgrado: De hecho usted puede asignar una
materia a diferentes tipos de programa
.Patrón de Sesión: el patrón especifica las sesiones académicas y el intervalo en el cual se ofrece
una materia.
Enfasis de enseñanza: Especifica el métdo principal utilizado para tareas específicas de enseñanza.
Usted puede definir el mínimo, óptimo, máximo número de créditos por el materia. Cuando un
estudiante inscribe una materia, los créditos obtenidos provienen de el valor del crédito del
materia, puede asignar cualquier número de créditos de materia a un rango de crédito.
Los datos de cálculo de matrícula, le permite configurar los diferentes precios para diferentes
categorías de materia, por ejemplo, curso de tiempo completo, curso de medio tiempo.
La señal de Muestre en Catálogo, puede ser evaluada cuando se muestra el catálogo académico de
la universidad ( no en el sistema R/3 )

33
1.2 Configurar Estructura Académica –Pasos
Preparatorios - materias

Pasos Preparatorios para módulos (SM):

Disciplinas
Niveles
Categoría
Énfasis de Enseñanza

Patrón de Sesión
Configurar patrones
Mantener= Combinar patrón con sesión académica

Tipo de Repetición
Método de Evaluación Especial para materias
Utilizado para la inscripción de materias.
Determina si a los estudiantes se les califica o se les otorgan créditos para el materia

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 34

Antes de que pueda crear materias y asignar las características


importantes, usted debe seguir los pasos preparatorios en Parametrización y configurar
valores para las características del materia. Hace esto en Campus Management Master
Data > Estructura Académica > Modules.
Métodos de evaluaciones especiales: usted necesita los métodos de evaluaciones,
cuando inscribe el estudiante en una materia y evaluación es diferente del procedimiento
normal de evaluación para materias. Por ejemplo si un estudiante inscribe un mpodulo
solo para asistir y no se le da una calificación o crédito para esto, usted puede asignar el
método de evaluación pertinente. Las posibles características son:
No se da una calificación, no le se otorga crédito
Calificación asignada, no se le otorga crédito
Crédito otorgado, no se da una calificación
Se le da una calificación , se le otorga crédito
Usted puede especificar si una materia debe usarse para el cálculo de promedios.

34
1.2 Configurar Estructura Académica – Pasos

Paso 1 (Crear Programa de Estudio)

Crear Objeto
OO SC
SC
Plan de programa: Con etapas/Sin etapas

Paso 2 (Crear módulos)

Crear Objeto
OO SM
SM

Paso 3 (Asignación)
Crear Objeto Crear Enlace
SC
SC CG
CG SM
SM
Primer paso (rel.) Primera Etapa (rel.)
Ultima Etapa (rel.)
Objeto Principal/Mandatorio

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 35

Cuando crea un programa de estudios utilizando el Catálogo de


Programa , usted debe especificar si tiene diferentes etapas.
En un programa sin etapas, los materias no están organizados de
acuerdo con un línea de tiempo como etapas. El orden en el cual se ordenan los
estudiantes deben tomar los materias esta definido por el materia, pre-requisitos del
curso y otros. Este puede ser guardado en los contenedores de reglas o definirse
creando enlaces entre los materias (SM es pre-requisito o correquisito de SM)
Cuando usted crea un grupo de materias en un programa de estudio con etapas, usted
debe especificar la primera etapa importante.
Esta es la primera etapa en la cual, los estudiantes pueden tomar el grupo de
materias .
Los estudiantes que están en niveles inferiores no pueden tomar estos materias
de este grupo de materias ( por ejemplo el materia de grupo “ Especialización
en Finanzas” contiene solo materias de la etapa 3 y superior)
Cuando crea una relación “ se compone de” entre una materia de grupo y los
materias, usted debe:
Indicar si el materia es un objeto obligatorio y/o principal de un programa de
estudio. Si lo es, el estudiante debe tomat este materia antes de que el o ella
pase la etapa o el programa.
Especificar si la primera etapa importante y la última etapa importante en la cual
los estudiantes toman el materia en programas de estudio con etapas.
Nota:¡ La característica “ con etapas” o “ sin etapas” ( definida en el plan
de programa) no puede ser cambiada después de ser configurada!
35
1.2 Configurar Estructura Académica – Programas con Etapas

CG11
CG CG 2 CG M

SC
SC SM11
SM SM22
SM SM 3 SM N

Etapa 1 X
Etapa 2 X X
Etapa 3 X X
Etapa 4 X

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 36

Las etapas organizan un programa de acuerdo con una línea de tiempo. Los estudiantes
en este tipo de programa con la etapa 1.
Esta diapositiva muestra el concepto de programas de estudio con etapas. Los materias
en un grupo de materias y grupos de materias pueden ser asignados a uno o más
etapas. Los estudiantes en estas etapas pueden inscribir los materias y /o grupos de
materias s.
La etapa de asistencia y reglas de progresión determinan en que momento a los
estudiantes se les permite continuar con la etapa 2.

36
1.2 Configurar Estructura Académica – Programas sin
Etapas

CG11 CG22
CG CGMM
CG
CG

SC SM11 SM22 SM33


SM SMNN
SM
SC SM SM

X X X X

X X X X

X X X X
X X X X

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 37

Esta diapositiva muestra el concepto de programas de estudio sin etapas: Los


materias están agrupados en grupos de materias , pero no de acuerdo con una línea de
tiempo. El orden en el cual los estudiantes deben tomar los materias se simplifica
configurando las reglas de pre-requisitos o clasificando los materias en niveles( nivel
100, 200,300…)

37
1.2 Configurar Estructura Académica – Variantes de
grupo de materias s

Programa
Programade
deEstudio
Estudio
(SC)
(SC)

CGAA
CG CG B (spec.)
Ejm: Especialización
Ejm: Especialización e.g. Economía

CG C (spec.)
e.g. Ciencia de computadores

CGDD(spec.)
CG (spec.)
Ejm:.Especializaciónen
Ejm:.Especialización en

CGEE(spec.)
CG (spec.) Los estudiantes
e.g.Especialización
e.g. Especializaciónen
en pueden escoger
1 Especialización + 1
CGFF(spec.)
CG (spec.) Materia Electiva
e.g.Especialización
e.g. Especializaciónen
en

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 38

La variante de grupo de materias le permite definir las especializaciones


académicas disponibles para los estudiantes( en el dialogo de matrícula o expediente
del estudiante) basado en el programa que están adquiriendo en el momento. Usted
debe seguir los siguientes pasos preparatorios,antes de poder ofrecer las
especializaciones
Configurar la variante de grupo de materias / combinaciones de categoría.
Por ejemplo, su universidad ofrece programas en los cuales, los
estudiantes pueden escoger una especialización ( categoría de grupo de
materias “ Especialización) y un minor ( categoría de grupo de materias
“Minor”), o una especialización y dos minors. Usted debe definir una
variante de grupo de materias para cada una de estas opciones.
Definir las categorías de grupo de materias como una “ especialización”
( configurando el comentario en la tabla de Parametrización)
Asignar una variante de grupo de materias al programa de estudio(Program
Data tab page of the object SC)..
Vincular los grupos de materias al programa de estudio el cual refleja las
categorías de grupo de materias requeridas.
Cuando haya seguido los pasos anteriores, usted puede mantener las
combinaciones permitidas de los grupos de materias eligiendo:
Environment > Maintain acad. specializations in the Program Catalog.
Esta función le permite definir las reglas para las combinaciones de especialización
validas de sus programas de estudio. Por ejemplo, usted puede tener un programa de
BA que requiere seleccioanr una especialización y un minor. Con esta función, usted
puede definir explícitamente, las combinaciones especialización/minor que no son 38
1.2 Configurar Estructura Académica – Reglas en una
estructura académica

Imparte
1 SC CQ

Necesita pre-requisito
CQ
nota mínima

2 SM

Necesita pre-requisito
CQ
nota mínima

Es correquisito de
3 SM SM

Necesita pre-requisito
SM
nota mínima

cond. Inscripción permitida


© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 39

En Campus Management, usted puede guardar las reglas académicas y administrativas y objetos
complejos de las dependencias usando los contenedores de reglas.
Para reglas menos complejas, tales como las simples reglas de pre-requisito, usted puede también
definir directamente las dependencias entre los tipos de objeto en el estructura académica y no por
medio de reglas en Catálogo de materias.
Cuando los estudiantes han completado exitosamente un programa de estudio, se le se otorga
un título académica( cualificación interna) (relación 528 “imparte"). Un título académico o
cualificación interna puede también se un pre-requisito para otros programas relación 529 ”necesita
prerequisito").En este caso, usted también puede especificar la calificación mínima requerida para el
título académico o la cualificación interna( bases para la graduación).
Usted también puede hacer un enlace entre las cualificaciones internas y los materias.

La habilidad para vincular materias, le permite, por ejemplo, organizar las dependencias entre
diferentes cursos en el sistema. De esta forma, los estudiantes saben cuales son los cursos que
deben tomar al mismo tiempo (relación 533 “es correquisito de")y cuales deben tomar antes (relación
529 ”needs prerequisite"), siendo el primero pre-requisito del otro curso.
Nota: la Relación 029 ”presupone” entre dos tipos de evento (D) puede ser usado en HR Gestión
y Evento de Entrenamiento pero no en Campus Management. Entonces, usted no debe crear esta
relación”

39
1.2 Configurar Estructura Académica- Transversalidad de
materias

SE 1

Hace
SM
SM11 referencia SM
SM22 D1 E1
a
X D2 E2

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 40

Campus Management le permite modelar equivalencias en el sistema: la


equivalencia se utiliza si la misma materia se ofrece bajo diferentes nombres.
La equivalencia en el Catalogo de Modulos se modela vinculando una materia
(SM1) con otra (SM2) de todos los tipos de eventos de negocio y los datos de
planeación de eventos creados para SM2 también son aplicables a SM1 (la
relación 511 “hace referencia a").
Se debe mantener el contenido sólo para la materia original (SM2); SM1, que se
refiere a SM2, no tiene relaciones con tipos de eventos de negocio.
Esto significa que un estudiantes puede reservar la misma materia bajo
diferentes nombres y códigos.
Los contenidos de la materia son totalmente idénticos; constan de los mismos
Ds, Es y SEs.
La materia transversal sólo puede ser mantenida a través de la materia original.

Nota: La materia equivalente que es la que se refiere a otra, no debe


tener tipo de eventos. La relación “hace referencia a” no se ofrece para materias
transversales.

40
Estructura Académica– Trabajo Individual

El trabajo Individual está vinculado a Tipos de materias

CI “Trabajo Individual “

Propósito: Se puede almacenar trabajo individual para una inscripción de materias


específica. El trabajo individual puede ser un ensayo, una tarea, un
proyecto de estudio/ trabajo, etc.

Atributos: Descripción, vínculo Web, sesión de oferta, categoría (ensayo, tarea, etc),
estatus, inicio, (fecha/ hora), fin (fecha/ hora), idioma original, fecha/ hora
de entrega, razón para posponer la fecha/ hora de entrega, ID de la
reserva de materias.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 41

41
Estructura Académica– Trabajo Individual

514 547
SM CI ST

507
514 545 H, P, BP, ST
D 546

Escenarios para Ambas Variantes

Ej.: SM “Ensayo de Matemáticas”: El estudiante ha inscrito una materia (SM). El tema, la fecha de
entrega esperada, la fecha y hora de inicio y cualquier otra información complementaria que
desee ingresar para el ensayo se puede almacenar en un objeto de trabajo individual (CI)
separado que está vinculado a la respectiva reserva de materia.

Ej: D “Tarea” es parte de una materia normal (SM), como lo son las conferencias, las tutorías, etc. El
instructor ofrece “de 1 a n” temas de tarea en su curso de modo que se puedan crear “de 1 a
n” objetos de trabajo individual (CI). Los estudiantes pueden escoger uno de estos temas.
Como el trabajo en grupo está permitido, “m” estudiantes pueden trabajar en un tema de tarea
en conjunto.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 42

42
Estructura Académica– Trabajo Individual
Modelo de información:
Inscripción a modulo
ST---506---SM El estudiante completa la
materia
ST---547---CI El estudiante completa La ID de la reserva de materias
trabajo individual (ST-506-SM) se almacena para la
relación ST-547-CI

Nota:

El sistema soporta dos escenarios diferentes.

1.
1 El instructor la universidad predefinen las ofertas de trabajo individual (tareas, proyectos de
trabajo/ estudio, etc.) Los objetos CI se crean como “ofertas” durante la fase de
planeamiento.

2.
2 El tema de un trabajo individual para un trabajo o ensayo es concertado por parte del
instructor y el estudiante y luego se ingresa en el sistema. En este escenario, se crea el
objeto CI al reservar la materia.

El objeto CI es un objeto de vida corta que generalmente existe sólo para un


semestre o por el tiempo que dure la asignación de trabajo individual.

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43
Estructuras Académicas : Exámenes

Los exámenes (CE) pueden ser vinculados a Programas, Etapas y Materias

Propósito: Diagramar diferentes tipos de exámenes


Exámenes dentro de materias
Exámen de terminación de programa (graduación) y terminación de etapa

Atributos:
Descripción
Periodos de Oferta
Patrón de sesiones
Catálogo de requerimientos (= reglas y reglamentos de exámenes)
Tipo de auditoría (relacionado con la materia, terminación de etapa, terminación de
programa
Etapa
Categoría de Exámen (prueba, evaluación estructurada)
Tipo de repetición
Tipo de Exámen (representa el vínculo a una evaluación)
Perfil de examen: duración, modo de examen (oral, escrito, etc.)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 44

44
Estructura Académica – Evaluaciones

Ejemplo: Exámenes de Terminación

Exámen
“Etapa 1”
Relaciones
Exámen 548 “es Evaluación para” SC, SM
Progr. De Estudio
544 “tiene cubrimiento de Evaluación”
“Leyes- 3 Etapas” “Etapa 2”
CG, D, SC, SM
Exámen 509 “usa” RC
“Etapa n”

Incluye Exámen
Exámen
“terminación de progr.”

Exámen “Leyes – Etapa 1”


Patrón de oferta “Todos los semestres de verano”
Sesiones de oferta Verano 2003, verano 2004, verano 2005, …
Tipo de auditoría Terminación de Etapa
Etapa Etapa 1
Catálogo de Requerimientos Regulaciones de Examen para Leyes
Tipo de repetición “1 repetición permitida”

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45
Estructura Académica - Evaluaciones

Ejemplo : Evaluaciones Relacionadas con Materias (Exámenes)

Tipo de Evento (D)


“Conferencia”
Incluye Evaluación
Tipo de Evento (D) Tiende cubrimiento de
“Tutoria” Exámen
Materia (SM)
“Matemáticas 1” Exámen (CE)
“Examen de matemát. 1”
usos

Contenedor de reglas (RC)

Evaluación “Examen de Matemáticas 1”


Patrón de Ofertas “Todos los semestres de invierno”
Sesiones de oferta Invierno 2003, invierno 2004, invierno 2005, …
Tipo de auditoría Terminación de la materia
Catálogo de Requerimientos Regulaciones de Examen para Matemáticas
Tipo de Repetición “Número ilimitado de repeticiones”
Perfil de examen Escrito, 2 horas
Tipo de evaluación “Prueba”
Funciones Realizar examen => 3 evaluadores + 10 supervisores

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46
Estructura Académica– Evaluaciones Programadas

Evaluaciones Programadas
Cada objeto exámen (CE) puede tener evaluaciones programadas que los
estudiantes pueden reservar.
Campos Clave
Exámen (Objeto CE): versión de plan, tipo de objeto, Identificación del objeto
Año Académico y sesión
Número de evaluaciones programadas

Atributos
Periodo de matrícula : inicio (fecha/ hora), fin (fecha/ hora)
Periodo de retiro : fin (fecha / hora)

Atributos adicionales del proceso para evaluaciones relacionadas con materias.


Fecha, hora (desde/ hasta)
Ubicación, edificio, salón
Modo de examen: escrito, oral, práctico, etc.
Plan de examen: examen individual, examen en grupo,, etc.
Funciones por actividad
Actividades: e. g. preparar examen, realizar examen, evaluar el examen
Funciones: evaluador, co- evaluador, supervisor, etc.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 47

47
Estructura Académica– Evaluaciones Programadas

Ejemplo

exámen Semestre No Datos


Matemáticas 1 Invierno 2003 1 12.2.03; 10-12 h; MPS, CE.01; prueba escrita; periodo
de matrícula: 1.2.-5.2.03; Prof. Miller
Matemáticas 1 Invierno 2003 2 12.2.03; 14-16 h; MPS, CE.01; prueba escrita; periodo
de matrícula: 1.2.-5.2.03; Prof. Schneider
Matemáticas 1 Invierno 2003 3 14.2.03; 9-11 h; MPS, CE.01; prueba escrita; periodo
de matrícula: 1.2.-7.2.03; Prof.Miller

Matemáticas 1 Invierno 2004 1 1.2.04; 8-9 h; ROT04, X.01; prueba escrita; periodo
de matrícula: 11.1.-18.1.04; Prof.Miller
Matemáticas 1 Invierno 2004 2 1.2.04; 8-9 h; ROT04, X.01; prueba escrita; periodo
de matrícula: 11.1.-18.1.03; Prof.Peters

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 48

48
Estructura Académica – Procedimiento de exámen (Resumen)

Procedimiento de exámen
Una reserva de exámen se modela por medio de “un
procedimiento de exámen”, que se abre para un estudiante y
una exámen específicos

Campos Clave del “Proceso de exámen”


Estudiante: Objeto (versión del plan, tipo de objeto, ID de objeto)
Exámen: ID de objeto de la exámen (objeto CE)
Número de Intentos

Atributos
Año académico y sesión del intento
Número de evaluaciones programadas
Estatus del sistema (valores fijos: abierto, cancelado, terminado con
éxito, terminado sin éxito)
Estatus de cliente (por ejemplo, matriculado, admitido, a ser examinado
por el departamento)
Razón del proceso

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 49

49
Estructura Académica – Procedimiento de exámen
(Resumen)
Atributos Adicionales del Procedimiento para Exámenes relacionados con
programas

Perfil de admisión (el perfil de admisión contiene los requerimientos que debe
cumplir el estudiante para ser admitido en el procedimiento de exámen)
Auditoría para admisión (auditoría en la que se revisan los requerimientos del
perfil de admisión)
Perfil de terminación (el perfil de terminación contiene los requerimientos que
debe cumplir el estudiante para terminar el procedimiento de exámen con éxito)
Auditoría para el procedimiento de Terminación (auditoría en la que se revisan
los requerimientos del perfil de terminación)

Atributos Adicionales para las Evaluaciones relacionadas con materias


ID de la reserva de materias a la cual pertenece el procedimiento de exámen

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 50

50
1.2 Configurar Estructura Académica - Resumen del Tema

Ahora está en capacidad de :


Establecer objetos de Estructura Académica como
Programas de estudio (tipo de objeto SC)
Calificaciones internas (tipo de objeto CQ)
Grupos de materias (tipo de objeto CG)
Módulos (tipo de objeto SM)
Tipos de Evento (tipo de objeto D)
Trabajo Individual (tipo de objeto CI)
Exámenes (tipo de objeto CE)
Definir el contenido de un programa académico
utilizando el Catálogo de Programas y el Catálogo de
Materias
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 51

51
1.3 Aspectos Integradores- Objetivos del Tema

Al término de este tema, estará en capacidad de :

Entender la integración de la Estructura Académica


en la solución para Educación Superior SAP

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 52

52
Aspectos Integradores : Uso de Otras Aplicaciones

UnidadOrganizacional
Unidad Organizacional Org Calendario
(Universidad) Calendario
(Universidad) Mgmt Académico
Académico

UnidadOrganizacional
Unidad Organizacional
(Facultad, etc.)
(Facultad, etc.)
Socio de
Grado
Negocio
Solicitante /
FI-CA Estudiante ISR Programa de Estudio

grupos de materias s

Institución Educativa Materias


Externa
Paquete de Eventos
Sujeto Externo
Eventos TEM/HR
Calificación
Externa VSR Reglas

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 53

Los siguientes tipos de objetos se utilizan en Campus Management. Algunos de ellos se


originan de otras aplicaciones :
Unidad organizacional (origen: funciones centrales HR– Administración
Organizacional)
Calendario académico
Programa de estudio
grupo de materias s
Materias
Paquete de eventos
Tipo de evento de negocio (origen: HR strategy – Training & Event Management
(TEM))
Evento de negocio (origen: HR strategy – Training & Event Management (TEM))
Calificación Interna (no la misma que la calificación en HR!)
Estudiante
Socio de negocio (origen: Financial Contract Accounting (FI-CA))
Organización Externa
Sujeto Externo
Calificación Externa
Contenedor de Reglas

Nota: La integración en la aplicación SAP Financial se analiza con mayor 53


Aspectos Integradores : Uso de Otras Aplicaciones
Para correr SAP Campus Management con todas sus funciones es necesario

Implementar la aplicación HR Organizational Management


Requerimiento Mínimo : Estructura Organizacional (O)
Para Estructura Académica , planeación de eventos y circuito de proceso: puestos y empleados

Usar la Parametrización para la aplicación HR – Gestión de eventos


Se crean eventos dentro de CM
No se utiliza la función de planeación de eventos de CM y TEM simultáneamente (CM y TEM utilizan la
misma base de datos)

Usar la aplicación Business Workflow


Necesaria para Admisión
Opcional para otros procesos de decisión

Implementar IS-PS-CA (para detalles, ver IHE200)


Necesaria para correr contabilidad de estudiantes

Usar la función ISR


Necesaria para admisión
Necesaria para todas las solicitudes web

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 54

Funciones Centrales HR – Gestión de organización: La Estructura Académica se basa


en la estructura organizacional. Por lo tanto se debe establecer la estructura
organizacional de su universidad antes de establecer su Estructura Académica .
También es necesario mantener su personal académico y administrativo dentro de HR
Administración de personal. Con este componente se pueden planear eventos, asignar
miembros de personal a la estructura académica, y asignar consejeros a los estudiantes.
Campus Management usa ciertas partes de la función planeación de eventos de HR -
Gestión de eventos (TEM). Campus Management ofrece una nueva interface de usuario
para planear y crear eventos (de acuerdo con los requerimientos de la universidad).
Algunos tipos de objetos son iguales en CM y TEM! Por favor asegúrese de distinguir
estrictamente entre eventos CM y TEM.
SAP Business Workflow lo guía a través del proceso de admisión. Se entrega una
plantilla de circuito de proceso con Campus Management (ver notificación ISR)
Las aplicaciones Web están cubiertas en el componente Internet Service Request (ISR).
Campus Management proporciona una plantilla para crear solicitudes de admisión web.
ISR Cookbook explica como implementar ISR.

54
1 Estructura Académica - Resumen

Ahora está en capacidad de :

Explicar la Estructura Académica tal como se crea


en Campus Management
Entender el modelo de datos atrás de la Estructura
Académica
Diseñar y establecer programas de estudio y objetos
relacionados utilizando la función Campus
Management
Integrar la Estructura Académica en su estructura
organizacional (HR)
Entender el rol que juega la Estructura Académica
en los procesos administrativos
Utilizar el catálogo de programas y el catálogo de
materias en Campus Management
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 55

55
Materia (tipo de objeto SM )

is Exam Coverage of
Comprises
exámen

is template for

Refers to..

is appraised by

is appraised by

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 56

56
Modelo de información : Vista de Estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 57

57
Modelo de Información : Vista de Eventos de Negocio

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 58

58
2. Calendario Académico

Contenido:

Conceptos básicos del Calendario Académico


Aspectos técnicos
Trabajo previo
Mantenimiento del Calendario Académico

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 1

1
2. Calendario Académico - Objetivos de la Unidad

Al concluir esta unidad, usted estará en capacidad de:

Explicar el concepto de años académicos, períodos,


grupos de período, clases de fecha, secuencias de
clases de fechas, y ventanas de prioridad de
inscripción
Explicar el concepto de calendarios académicos
Configurar años académicos y períodos
académicos en preparación para la utilización del
calendario
Crear y mantener un calendario académico
Integrar un calendario académico a la estructura
académica

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 2

2
Diagrama del Plan General del Curso CM 4.72
I: Reclutamiento y Admisión II: Estructura Académica y Oferta de Clases

Admisión 5 Estructura Académica 1

Historia Académica Externa 6 Calendario Académico 2

III: Registro Académico Planeación de Eventos 3


Expediente del Estudiante 4

Matrícula 7 V: Herramientas & Reglas

Reglas & Regulaciones 12


Inscripción a Módulos y Eventos 8
Herramientas 13
Progreso y auditoría 11

IV: Records & Servicios Académicos

Calificaciónes 9 Exámenes 10

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 3

3
2. Calendario Académico – Escenario Empresarial

Usted es:
Un miembro del personal académico
Responsable de crear y administrar años
académicos y períodos
Responsable de mantener fechas y clases de
fecha para actividades en su universidad

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 4

4
Panorama Comercial
Campus Management – Ciclo de Vida Estudiantil

Reclutamiento Ex-Alumnos

Contabilidad Retiro de

Admisión
Estudiantil Matricula
Datos
Maestros
Del
Determinación de Estudiante
Equivalencia Estructura
Aplicación Grado
Académica
Administración Historia Enseñanza y
Reglas y
Estudiantil Informes del Estudio Estudio
Académico
regulaciones
Auditoría de
Calendario grado
eventos
Matrícula Académico

Recursos
Inscripción de Planeación de Cambio de
Programa
Cursos eventos

Examen y
Progresión
Calificación Re-matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 5

5
2 Calendario Academico - Resumen de la Unidad

Calendario Académico 2

Conceptos Básicos 2.1

Aspectos Técnicos 2.2

Configuración del Calendario Académico 2.3

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 6

6
2.1 Concepto Básico - Objetivos del Tema

Al concluir este tema, usted estará en capacidad de:

Explicar el concepto de calendarios académicos


Describir las relaciones entre los diferentes
elementos del calendario académico

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 7

7
2.1 Concepto Básico - Objetivos del Tema

IMG Calendario Académico

Definir Años y períodos


Académicas Año período Clase Fin
Inicio
Acad. Acad. de fecha
Ej. Otoño 2004

Definición de
clases de fecha

ej. 0200
Inicio/fin clases 2004 Otoño 0200 08.12.04 01.10.04

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 8

8
2.1 Concepto Básico - Usos del Calendario Académico

Los calendarios académicos son utilizados para...

1 Procesos de Planeación
Configurar Año y períodos Académicos (períodos, días de clase,
festivos....
Ofertas de Módulos y planeación de eventos
Programación de evaluaciones

2
Procesos académicos durante el ciclo de vida del estudiante
Admisión y matricula por período o año académico (depende de la
unidad primaria)
Inscripción de Módulos y eventos
Procesos de Evaluación
Progreso según el tipo de programa por período
Otorgamiento de cualificaciones

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 9

Campus Management usa los calendarios académicos para:


Definir las fechas de inicio y final de cada año y período académico (Ej. El semestre de
verano inicia 01.05.2001 y termina 31.10.2001)
Definir las fechas de inicio y final de periodos en el cual se ofrece los eventos académicos
(conferencias, clases, exámenes, etc.). Estos periodos predeterminados son usados para
planear eventos como valores por defectos para el periodo de planeación de eventos.
Especificar clases de fecha para procesos académicos y administrativos, tales como
fechas de inicio y fechas límites
Especificar clases de fecha para el cálculo del costo de matrícula, Ej. Los periodos de
inscribir/retirar módulos lo cual influye en dicho valor y el reembolso que recibe un alumno
cuando cancela la inscripción a un módulo.
Nota: La definición de fechas de inicio y final de años y períodos académicos,
es obligatorio para todos los procesos. Cualquier otro clase de fecha es
opcional. Si no se mantiene ningún clase de fecha especifico, los procesos
siempre harán referencia al año y período académico.

9
2.1 Concepto Básico - Usos del Calendario Académico

los calendarios académicos también se utilizan para...

3 Verificar reglas de Fechas Límite

Fecha límite de Admisiones


Fecha límite de matricula , re matricula y retiro de matricula
Fecha límite de inscripción de módulos y eventos
Etc.

4
Cálculo del costo de matricula

Pago de matricula por período o año académico completo


Periodos de adición / cancelación
Programación de fechas de vencimiento

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 10

.
Campus Management usa los calendarios académicos para:
Definir las fechas de inicio y final de cada año y período académico (Ej. El semestre de
verano inicia 01.05.2001 y termina 31.10.2001)
Definir las fechas de inicio y final de periodos en el cual se ofrece los eventos académicos
(conferencias, clases, examenes, etc.). Estos periodos predeterminados son usados para
planear eventos como valores por defectos para el periodo de planeación de eventos.
Especificar clases de fecha para procesos académicos y administrativos, tales como
fechas de inicio y fechas límites
Especificar clases de fecha para el cálculo del costo de matrícula, Ej. Los periodos de
inscribir / retirar módulos, lo cual influye en dicho costo y el reembolso que recibe un
alumno cuando cancela la inscripción de un módulo.
Nota: La definición de fechas de inicio y final de años y períodos académicos
es obligatorio para todos los procesos. Cualquier otro clases de fecha es
opcional. Si no se mantiene ningún clases de fecha específico, los procesos
siempre hacen referencia al año y período académico.

10
2.1 Concepto Básico – Ejemplo de verificacion de Fechas Límite

El sistema utiliza los calendarios académicos para verificar el recibo


oportuno de solicitudes, inscripciones, etc.

¿A tiempo?
aceptado
Verificación de regla de clase de fecha:
”Me quiero
Utilización del calendario académico + si
inscribir." Reglas y Regulaciones

no

rechazado

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 11

Una universidad define diferentes fechas límites para procesos académicos y


administrativos, tales cómo:
Fechas límite de Admisiones
Fechas límite de Inscripción
Fechas límite para re-matricula
Fechas límite para retirar matrícula
Fechas límite para la inscripción a módulos y eventos
Cálculo de costo de matrícula (Ej. Diferentes periodos para la inscripción de
módulos)
En Campus Management, se definen las fechas límites para cada año académico en
el calendario académico.
Si quiere que el sistema verifique automáticamente las fechas límite en los procesos
administrativos estudiantiles, tiene que crear una regla (en un contenedor de reglas)
para confirmar el clase de fecha definido por la fecha de cierre. Antes de eso, tiene
que definir el clases de fecha (= clases de fecha definido por cliente)
Excepción: Para clases de fecha 0300 (inscripción de módulo), la verificación ya
está implementada en la aplicación de inscripción de módulo.

11
2.1 Concepto Básico – Años y períodos académicos

Un año académico describe el periodo anual al cual los procesos académicos se


1
refieren.

Los años académicos Se pueden sub-dividir en varios períodos. Campus


2 Management maneja diferentes tipos de períodos (semestral, trimestral, etc.), los
cuales pueden ser asignados a diferentes grupos de período

Año Académico 2004/2005

1° Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre


período Variante 1

Semestre de Otoño Semestre de verano completo


período Variante 2

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 12

Antes de crear un calendario académico, se tiene que definir el año académico por
completo:
Los años académicos a menudo reflejan los años calendario (2004, 2005 o 04/05,
etc.).
Las períodos académicos sub-dividen a los años académicos en intervalos que
representan los periodos de instrucción en una institución de educación superior
o universidad, (Ej. otoño, verano, invierno, primavera, 1° trimestre, 2° trimestre)
Cada período es único dentro de un año académico.
Se puede solicitar que los estudiantes se matriculen para cada año académico o
para cada período dentro del año.
Se puede definir los años y períodos académicos en Parametrización para Campus
Management bajo Campus Management Master Data > Academic Calendars >
Academic Years and Sessions.

12
2.1 Concepto Básico – Jerarquía de período

A Se puede definir una jerarquía de período para períodos académicos

Se puede sub-dividir cada período académico de nivel superior


B
en varios períodos académicos de nivel inferior

Cada período académico de nivel inferior solo puede tener un


C
período académico de nivel superior

período de primavera

período de Verano Completa


1º período de verano
2º período de verano

período de otoño

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 13

La jerarquía de período se utiliza para trazar los períodos académicos que se usan en
diferentes contextos, Ej.: un estudiante esta autorizado para inscribir un módulo en un
período de nivel inferior (1er semestre de verano) si el / ella está inscrito (a) a el
período académico de nivel superior (período de verano completo). Lo anterior se
conoce como un período trazado “abajo arriba” (bottom-up) -- un período de nivel
inferior es trazado a un período único de nivel superior.
En otros casos, una resolución de un período de un nivel mas alto se requiere en el
período de nivel mas bajo asignado a este Ej. si quiere visualizar los módulos
inscritos en un período académico (período de verano completo), se incluyen también
los módulos inscritos en períodos de nivel inferior (1ra período de verano y 2nda
período de verano).
Opcionalmente, se puede asignar un número de secuencia a cada período académico
con el fín de clasificar con facilidad en Smart forms. La secuencia de clasificación no
está actualmente evaluada dentro del sistema estándar.

13
2.1 Concepto Básico – Tipos de período

1 Tipos de período

Semestre
A Semestre Completo
Semestre de verano

período
B período de primavera
período de verano Completo
período de otoño

Sub-período
C 1ra período de verano
2da período de verano

Periodo de Evaluaciones
D Periodo Evaluaciones de
verano
Periodo Evaluaciones de otoño
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 14

Tipos de período
Describe los diferentes tipos de períodos académicos (semestre, trimestre, etc.)
Cada período académico solo puede pertenecer a un tipo de período.
El tipo de período de una período académico tiene carácter netamente descriptivo.
(antes de la versión 4.72, también se usaban tipos de períodos para agrupar las
períodos académicos)

14
2.1 Concepto Básico – Grupos de período

2 Grupos de período

Grupos de período para la inscripción de un


A período
período de primavera
período de verano Completo
período de otoño

B Grupo de período para Ofertas de Módulo


período de primavera
período de verano completa
1º período de verano
2º período de verano
período de otoño

C Grupo de período para Periodos de


Evaluación
Periodo de Evaluación de verano
Periodo de Evaluación de otoño
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 15

Grupos de período
Son usados para definir conjuntos de períodos académicos que se usan en
diferentes contextos (introducidos en la versión 4.72)
Cada período académico puede ser asignado a varios grupos de períodos
diferentes.
Los períodos de diferentes tipos pueden ser asignados al mismo grupo de período.
Un grupo de período puede consistir en períodos de nivel superior e inferior.

15
2.1 Concepto Básico – Uso de Grupos de Sesion

Grupos de período

Variante de Grupo Unidad Primaria


período de Inscripción de Módulos
período
XYZ Año Académico

Evaluaciones
programadas
Tipo de Programa Grupo de período
Pregrado

Postgrado

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 16

Los grupos de período pueden ser …


usados en variantes de período para definir los periodos académicos para los cuales
se puede crear registros de inscripción por período para un programa de estudio
dado.
Asignados a tipos de programas para definir las períodos académicos para las
cuales se pueden ejecutar progresiones de tipo de programa para un tipo de
programa dado.
Se puede crear un grupo de período que contiene todas las períodos en las que se
ofrecen los módulos. Se puede programar los módulos para las períodos académicos
existentes.

Se puede crear un grupo de período especial que contiene todas las períodos para las
cuales se pueden programar evaluaciones.

16
2.1 Concepto Básico – Variantes de período y períodos

Ejemplo de Años Académicos y períodos :


Año académico 2004 dividido en

Semestre de primavera
A período Grupo A -> Variante de período 1
Semestre de otoño

o
1ert Trimestre
B período Grupo B -> Variante de período 2
2do Trimestre
3er Trimestre

o
1º Periodo de Evaluación C período Grupo C -> Evaluaciones
2º Periodo de Evaluación programadas

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El año académico es el periodo anual de enseñanza de una institución. Se


usan las períodos académicos para definir los diferentes periodos de estudio
reconocidos por una institución.
El año y período académico controlan varios procesos de Campus
Management, tales como matrículas, inscripción y programación de clases. La
unidad primaria, la cual puede ser el año o período académico, especifica la
unidad de tiempo sobre la cual se basan los procesos administrativos de
Campus Management. Se controla el proceso de inscripción, lo cual significa:
• Si se define la período como la unidad primaria, el estudiante tendrá que inscribirse de
nuevo para cada período.
• Si se define el año como la unidad primaria, el estudiante puede inscribirse de nuevo para
cada período o cada año.
Se puede asignar una estructura de tiempo (variante de período) para cada
programa de estudio que se crea.
Se puede establecer diferentes variantes de períodos en un solo cliente, y
usarlas simultáneamente en varias programas. Se debe definir un variante de
período por programa.

17
2.1 Concepto Básico – Definición de Contenido del Calendario
Académico

1.1 Las clases de fecha son….


… fechas límites que indican el tiempo permitido (fecha/hora de inicio y final o fechas únicas
para fechas límites) para procesos académicos y administrativos universitarios

2.2 Las Secuencias de clases de fecha son….


…. Grupos de clases de fechas que forman una secuencia, los cuales serán evaluados en
conjunto (sin solaparse a las clases de fecha dentro de una misma secuencia)
..... Usados principalmente para los propósitos de la contabilidad del estudiante

3.3 Las Ventanas de Prioridad de Inscripción son.....


…. Periodos dentro de una clases de fecha en las cuales cierto grupo de estudiantes están
autorizados a inscribir módulos

4
4. Un calendario de fábrica ….
… es utilizado para definir días feriados de países o universidades específicos

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Una clases de fecha es un intervalo de tiempo que incluye la fecha y la hora, los cuales pueden ser
parametrizados. Se puede usar los clases de fechas para varios propósitos, tales como fechas límites
administrativas o la definición del inicio y final de un año o período académico.
Ejemplo: Año académico 2001/2002 con la período académico de los semestres de verano y invierno:
Limite de tiempo 0100 (sistema SAP estándar) - duración normal de una período
académico 10/01/2001 a 04/30/2002 para el semestre de invierno
Limite de tiempo “periodo de Admisiones” (definido por el cliente) - periodo durante
el cual se reciben las solicitudes de admisión.
Las secuencias de clases de fecha son clases de fecha que forman una secuencia para ser evaluadas
en conjunto sin solaparse.
Nota: Se usan las secuencias de clase de fecha para el cálculo de costos de
matrícula principalmente.
Se puede crear ventanas de Prioridad de Inscripción que permitan la inscripción de módulos para
grupos de estudiantes definidos dentro de varios periodos de tiempo. Después de definir una ventana
de prioridad de inscripción en el calendario académico, tiene que asignarlo a los información maestros
de un estudiante, para permitir una verificación durante la inscripción de un módulo.
Ejemplo: Usted quiere que los estudiantes en niveles superiores o clasificaciones de
progreso (estudiantes de segundo semestre) inscriban los módulos antes que se
los los estudiantes de niveles inferiores o clasificación de progreso (estudiantes
primer semestre).
El calendario de fábrica es un calendario HR estándar que define días feriados específicos por países.
Se puede cambiar y complementan el calendario de fábrica. Se puede evaluar el calendario de fábrica
en planeación de eventos.

18
2.1 Concepto Básico – clases de fechaEstandar (SAP)

SAP entrega clases de fecha predeterminadas que tienen un


significado específico en el sistema
0100 es la clase de fecha predeterminada para una duración estándar de períodos académicos.
Se usa para definir las fechas de inicio y final de una período o año académico

0200 es el clases de fecha predeterminado para la duración estándar del tiempo de clases

0300 es el clases de fecha para la inscripción de un módulo estándar. Se usa para evaluar las
ventanas prioritarias de inscripción durante la inscripción de un módulo

El uso de clases de fecha(clase de fecha 0100):

Inicio: Final: Inicio: Final:


22.08.2004 08.12.2004 21.05.2004 15 .08. 2004

Inicio y Final de período (0100) Inicio y Final de período (0100)


Semestre de otoño Semestre de verano Completo
Año Académico
período académico I período académico II

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SAP define tres funciones estándares para los clases de fechas. En el sistema estándar, los clases de fecha son
asignados a esas funciones en la IMG:
Duración estándar de períodos académicos (0100) - define las fechas de inicio y final de una
período académico
periodo lectivo (0200) - define el periodo en el cual una universidad ofrece eventos de enseñanza. El
periodo lectivo de una período académico puede diferir de la duración estándar de la período
académico. Se usa este clase de fecha para la planeación de eventos.
Inscripción de Módulos (con prioridad) (0300) - determina el periodo para la inscripción de módulos.
Se puede asignar ventanas de Prioridad de Inscripción a este clase de fecha.
Nota: Se puede también asignar otros clases de fecha a las tres funciones estándar entregadas por SAP. A
continuación, se puede presumir que se usan los clases de fecha estándares asignadas a estas funciones.
La clase de fecha 0100 es obligatorio. Se tiene que crear este clase de fecha para todos los procesos para
definir las fechas de inicio y final de sus años y períodos académicos. Cualquier otra clases de fecha es opcional.
Si no se define ningún límite de tiempo especifico, los procesos siempre hacen referencia a la duración estándar
del año y período académico.
El sistema determina el clase de fecha a través de la vía de evaluación del calendario académico (la
herencia es posible). Se tiene que definir por lo menos una clase de fecha 0100 para cada año y
período académico en el calendario académico, y luego vincular el calendario académico a:

La unidad organizacional principal, y/o


Otros objetos en la estructura académica

19
2.1 Concepto Básico – Definición de clases de fecha

Para especificar las fechas de inicio y fin de los clases de


fecha usted puede:
Definir la fecha de inicio y fin como:
Una fecha absoluta
Una fecha relativa a otra fecha

Definir una hora de inicio y fin como:


Una hora absoluta
Una hora relativa a otra hora

Asignar fechas de inicio y final de clase de fecha a un período académico


Vincular la clase de fecha a una secuencia (opcional)

Definir si un clase de fecha


Puede solaparse a clases de fecha en otras períodos académicos del mismo año
académico
Tendrá que ser continuo dentro de una período académico

Definir ventanas de inscripción prioritarias para clases de fecha

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Las horas de inicio y final de un clase de fecha hacen referencia a un año y período académico. Ejemplo:
Se mantiene el clase de fecha “periodo de admisión” para el año académico “2001, período
académico “semestre de verano” con fecha de inicio 01.10.2000 y fecha final 30.04.2001.

Se puede definir clases de fecha con interrupciones dentro de un período. Ejemplo:


El periodo lectivo para el período de otoño va desde 01.07.2001 hasta 14.07.2001, y de ahí desde
01.08.2001 hasta 31.08.2001.
Las configuraciones que se hacen en Parametrización define como se usan los clases de fechas :
clase de fecha Continuo:
Se puede crear solo un conjunto de fechas de inicio y fin para esta clase de fecha en cada año y
período académico. Solo las fechas de clases de fecha continuos podrán ser usados como
referencia para fechas relativas.
Ejemplo: clase de fecha 0100 es un clase de fecha continua. Las fechas de inicio y fin de los períodos
deben ser definidos sin interrupción dentro de un período.
Nota: El sistema permite interrupciones en los clases de fecha 0100 para varios períodos. Ejemplo: el
período de verano se inicia 01.03.2002 y va hasta 30.10.2002. La período de invierno se inicia
01.12.2002. NO SE RECOMIENDA esta configuración porque se pueden presentar errores cuando
el sistema intenta encontrar los clases de fecha apropiados.
Sin Traslapo
Los clases de fecha no deben estar sin traslapo en todas las períodos académicos especificadas en
un mismo calendario académico.
Ejemplo: Los dos periodos de registro para el 1° semestre y el 2° semestre no deben solaparse en un
mismo calendario académico

20
2.1 Concepto Básico – clases de fecha Absolutos

Ejemplo: clases de fecha por Semestre de Primavera 2003

Fechas de Inicio y de Fin clase de fecha


Nov. 15, 2002 – Ene. 21, 2003 Inscripción

Ene. 21, 2002 – Mar. 31 2003 Añadir/retirar módulos


Dic. 20, 2002 Fecha límite para pago de Matrícula
Mar. 01 2003 – Jun 15 2003 Periodo Lectivo
Feb. 11, 2003 Fecha límite de retiro sin penalización

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Cuando se ingresan clases de fecha absolutos en un calendario académico, tiene que


especificar las fechas de inicio y final de cada clases de fecha.
Las fechas de inicio y final deben ser definidas como fechas absolutas:
Fecha inicio (dd.mm.yyyy)
Fecha final (dd.mm.yyyy)
Hora inicio (hh.mm.ss)
Hora final (hh.mm.ss)

21
2.1 Concepto Básico – clases de fecha relativas

clases de fecha relativas:


Se puede definir una clase de fecha como relativa a las fechas de inicio y final de otra
clase de fecha (o eventos/paquete de eventos)

Ejemplo de un clase de fecha relativa:


El periodo agregar/retirar de un período dado se inicia dentro de 4 semanas
antes de la fecha de inicio del período y termina 5 días después de ella
La clase de fecha para el periodo de agregar/retirar se define como relativo
a la fecha de inicio de la período

Referencia:
fecha inicio de
período
período

Time
4 semanas antes 5 días
después
Periodo agregar/retirar
(Fechas de inicio y final relativas)

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Se puede ingresar también fechas relativas para clases de fechas. Con los clases de
fecha relativas, se puede hacer referencia a las fechas de inicio y/o final de otro clase
de fecha (con fechas absolutas) o de la fechas de inicio de un eventos o paquete de
eventos.
Nota: Hacer referencia a un eventos o un paquete de eventos se usa principalmente
para el cálculo del costo de la matrícula. Ejemplo: clases de fechas para el
reembolso de inscripción de módulo - reembolso de 50% si se cancela 5-10 días
antes del inicio del eventos”.
Cuando se define un clase de fecha relativa, usted:
Especifica el número de:
Días
Semanas
% de duración (incluyendo fracción del día si el % resulta ser de decimales)
% de duración (excluyendo fracción del día si el % resulta ser de decimales)
Seleccionando una referencia para la fecha de inicio de un clase de fecha relativo:
Fecha inicio o fecha final
clase de fecha o eventos/paquete de eventos
Definir clase de fecha especifico o eventos especifico/paquete de eventos
especifico
Seleccionando una referencia para la fecha final de un clase de fecha relativo
Igual para la fecha inicio
Nota: El tiempo en clases de fecha relativos deben ser de un valor absoluto. 22
N t L l d f h 0100 d b b l t
2.1 Concepto Básico – Ejemplo para clase de fecha relativa

Ejemplo: Implementación de clases de fecha Relativos

clase de fecha Agregar/retirar para una período/año


dada
Hora de Inicio 08:00:00

Número (inicio) -4

Unidad (inicio) Semanas

Punto de Referencia del Periodo (inicio) Fecha de inicio

Hora final 17:00:00


Número (final) 5

Unidad (final) Días

Punto de Referencia del Periodo (final) Fecha de inicio

clase de fecha Referenciado 0100: Duración estándar del mismo


año/período

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Esta dispositiva muestra que información tiene que ser ingresada para el clase de
fecha relativo.

23
2.1 Concepto Básico – Secuencias de clase de fecha
Calendario
Calendario
Módulo11
Módulo
AcadémicoXX
Académico

Secuencia de clase de fecha = Agregar/retirar Inscripción de Módulo


Año Académico: Invierno 2001 desde Oct.01.2001 a Mar.31.2002

clases
clases de
de fechas
fechas ::

Oct.01.2001 a Nov.01.2001 a Dic.01.2001 a Ene.01.2002 a


Oct.01.2001 a Nov.01.2001 a Dic.01.2001 a Ene.01.2002 a > Ene.31.2002
Oct.31.2001 Nov.30.2001 Dic.31.2001 Ene.31.2002 > Ene.31.2002
Oct.31.2001 Nov.30.2001 Dic.31.2001 Ene.31.2002

clase de fecha clase de fecha 2: clase de fecha clase de fecha 4: clase de fecha
1: 100% 80% reembolso 3: 50% 20% reembolso 5: sin
reembolso reembolso reembolso

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Se puede usar secuencias de clases de fecha para calcular valores de matrícula. Una
secuencia de clase de fecha es un periodo de tiempo que se sub-divide en clases de
fecha separados, pero continuos. Cuando el sistema calcula los costos de matrícula,
lee las secuencias de clase de fecha para determinar la clase de fecha dentro del cual
se cae una fecha especifica.

La secuencia de clases de fecha agrupa a varias clases de fecha dentro de un solo


grupo lógico. Los clases de fecha dentro de una secuencia son evaluados en el orden
especificado. No se permiten interrupciones entre los clases de fecha de una
secuencia.

Note: Se evalúa automáticamente las secuencias de clases de fecha en la


contabilidad del estudiante (Contabilidad Estudiantil).

Se puede establecer secuencias de clases de fecha según sus necesidades


individuales. Se puede asignar solo una vez una secuencia de clases de fecha. Los
ejemplos para secuencias de clases de fecha y clases de fecha dentro del cálculo de
matrícula son:

Secuencia de clases de fecha: Agregar/retirar módulos (durante este periodo, se


permita la inscripción de módulos)
clases de fechas dentro de esta secuencia:

Agregar/Retirar: 100% reembolso si se retira el módulo

Agregar/Retirar: 80% reembolso si se retira el módulo


24
Agregar/Retirar:50% reembolso si se retira el módulo
2.1 Concepto Básico - Ventanas de Prioridad de
Inscripción
Las ventanas de Prioridad de Inscripción son usada para definir los
periodos de inscripción de módulos para los diferentes grupos de
estudiantes

V1 TODOS
V2

V3

clase de fecha Ventana Año período Fecha de Inicio Fecha Final


Inscrip. Pri. V1 2002 Invierno 01.07.2001 14.07.2001
Inscrip. Pri. V2 2002 Invierno 02.07.2001 15.07.2001
Inscrip. Pri. V3 2002 Invierno 03.07.2001 16.07.2001
Inscrip. Pri. .... 2002 Invierno 01.08.2001 30.08.2001

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Las ventanas de Prioridad de Inscripción son periodos en los cuales ciertos grupos de estudiantes
puedan inscribir módulos. Se le asigna al estudiante la ventana de registro prioritaria donde se pueden
inscribir los módulos dentro de los información maestros del estudiante.
Se puede activar/desactivar la verificación de ventanas de Prioridad de Inscripción en Parametrización
para Campus Management bajo Campus Management Processes > Module Booking > Configure
Check for Observance of Booking Periods. Se puede activar esta casilla para los siguientes call-up
points:
Call-up points 0001 (inscripción de módulo (general))
Call-up points 0003 (inscripción de módulo (sencillo))
Las ventanas de Prioridad de Inscripción son asignadas a clases de fecha 0330
(inscripción de módulo). El sistema automáticamente verifica la ventana solo para
tiempo limite 0300 cuando los estudiantes inscriben los módulos.
Se puede definir la cantidad de ventanas de Prioridad de Inscripción que se desea
para un clase de fecha.
Nota: Por lo normal, se desarrollaría un programa que asigne automáticamente la ventana de registro
prioritaria a cada estudiante. Por eso, no hay ayuda sobre el ingreso del valor en el manual de
mantenimiento de este campo dentro del dato maestro estudiantil.
Ejemplo: Ejemplo: Usted quiere que los estudiantes en niveles o clasificaciones de
progresión superior (estudiantes de segundo año) inscriban los módulos antes que
se los estudiantes de niveles o clasificaciones de progresión inferior (estudiantes
de primer año). Por eso, se les asignan ventanas de Prioridad de Inscripción
distintas.
Las ventanas de Prioridad de Inscripción pueden solaparse o tener interrupciones dentro de una
período académico en un mismo calendario académico. Un clases de fecha 0300 con una ventana en
blanco se considera como aplicable para todos los estudiantes.
25
N t Si l t d P i id d d I i ió ti d fi i l d f h l
2.1 Concepto Básico - Periodos para el Calendario Académico(1)

Año 2002/2003
Académico

Semestre de otoño Semestre de verano Completo

período 1° Trimestre 2° Trimestre 3° Trimestre

1° Cuarto 2° Cuarto 3° Cuarto 4° Cuarto

Inicio y Final del Periodo


0100
Clase inscripcion de Módulo
0300
De periodo lectivo
0200
fecha

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Esta dispositiva muestra un resumen de los diferentes periodos que son relevantes
para el calendario académico:
Año y período académico (configurar en Parametrización)
Secuencias de clases de fecha (configurar en Parametrización
clases de fechas (configurar en Parametrización)
Ventanas de Prioridad de Inscripción (configurar en Parametrización)
Cada dato en el calendario académico (secuencias de clases de fecha, ventanas de
Prioridad de Inscripción) siempre hace referencia a un año y período académico.
Este y el siguiente dispositivo muestran como se pueden combinar los diferentes
elementos.

26
2.1 Concepto Básico - Periodos para el Calendario Académico(2)

Secuencia de Retirar Reembolso


clase de fecha
con clases de 100% 75% 50% 25% 0%
fecha

clase de fecha 0300 (inscripción de Módulo)

Ventana de
Ventana 1 Par Grupo de Estudiantes 1 07.01.02 – 07.14.02
prioridad de
inscripción Ventana 2 Para Grupo de Estudiantes 2 07.04.02 – 07.16.02
Ventana 3 Para Grupo de Estudiantes 3 07.10.02 – 07.18.02
Para todos los Estudiantes 07.19.02 – 07.30.02

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27
2.1 Concepto Básico - Resumen del Tema

Usted ahora esta en capacidad de:

Explicar el concepto de Calendarios Académicos


Describir las relaciones entre los diferentes
elementos del Calendario Académico

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 28

28
2.2 Aspectos Técnicos - Objetivos

Al concluir este tema, usted estará en capacidad de:

Explicar los conceptos técnicos de un Calendario


Académico
Explicar el modelo de información del Calendario
Académico

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29
2.2 Aspectos Técnicos - Calendario Académico

Organización
Organización Módulo
(O) Módulo
(O) (SM)
(SM)

Programade
deEstudio
Estudio Calendario
Calendario Paquetede
deeventos
eventos
Programa Paquete
(SC) Académico
Académico (SE)
(SC) (SE)
(CA)
(CA)

TrabajoAcadémico
Trabajo Académico Evaluación
Misc. Sede
Sede Evaluación
Misc. (F) (CE)
(CE)
(CW)
(CW) (F)

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El calendario académico (tipo de objeto CA) forma parte de la estructura PD.


Contiene infotipos en los cuales se puede:
Ingresar una descripción
Agregar un calendario de fábrica
Conservar fechas
Se puede asignar un calendario académico a otros objetos en Campus
Management. Por ejemplo, se puede asignar un calendario académico a una unidad
organizacional. Los programas y módulos asignados a esta unidad organizacional
utilizan el calendario académico anexado. la relación que se usa para asignar un
calendario académico directamente a otro objeto, es siempre 510.
Las fechas (clases de fechas) especificadas en el calendario académico son
heredados por los objetos de nivel inferior. Cuando se crea un nuevo calendario
académico para un objeto de nivel inferior, se superpone a los clases de fecha para
el mismo año y período académico del objeto de nivel superior.
La vía de evaluación que se puede definir en Parametrización, se usa para derivar el
calendario académico relevante para cierto proceso y objeto. La via de evaluación
también puede incluir ciertos tipos de objetos que no pueden ser asignados
directamente a un objeto del calendario académico (ej. grupos de módulo).

30
2.2 Aspectos Técnicos - El Calendario Académico y la
Estructura Académica

Unidad
UnidadOrganizacional
Organizacional Calendario
Calendario
(Universidad) utiliza Académico
(Universidad) Académico

Es supervisor de

Unidad
UnidadOrganizacional
Organizacional
(Facultad,
(Facultad,etc.)
etc.)

Programade
Programa deEstudio
Estudio

ofrece Grupode
deMódulo
Módulo
Grupo

Módulo Contiene evaluación


Módulo evaluación
evaluación

Es la
planilla
para

Paquetede
Paquete deeventos
eventos

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Los calendarios académicos deben ser asignados a los objetos desde la estructura
académica, tales como unidades organizacionales, programas de estudio, módulos,
etc. De ese modo, los objetos de nivel inferior pueden heredar la información del
calendario de objetos de nivel superior.

31
2.2 Aspectos Técnicos - Contenido del Calendario Académico

1 El calendario académico es un objeto (CA). Contiene:


información de clases de fecha
Descripción
Vínculo a un calendario de fábrica

2
Calendarios académicos pueden ser asignados a varios objetos académicos
Unidad organizacional (O)
Programas de Estudio (SC)
Módulos (SM)
Trabajo académico misceláneo (CW)
Paquetes de eventos (SE)
evaluaciones (CE)
sedes (F)

3
Top-down herencia de los clases de fecha a lo largo de la estructura académica
Cuando se crea un nuevo calendario académico para un objeto de nivel inferior, los clases
de fecha de este calendario superpone a los clases de fecha de herencia correspondientes

4 El calendario académico se encuentra por medio de una vía de evaluación

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Cuando se crea un calendario académico , se crea un objeto tipo CA. Este tipo de
objeto incluyen las siguientes infotipos:
Objeto (1000) - Abreviatura del objeto y nombre del
calendario académico
enlaces (1001)
Descripción (1002) - Descripción general como texto libre
Site-Dependant Info (1027) - Se relaciona a un calendario
de fábrica para especificar los días libres
Limite de tiempo/Secuencias (1750) - Fechas y periodos en
el calendario académico
El calendario académico puede tener las siguientes relaciones a otros objetos:

enlace B510 “es utilizado por” entre el CA y


Unidad organizacional (O)
Programa de Estudio (SC)
Módulo (SM)
Trabajos Académicos Misceláneos (CW)
evaluación (CE)
Paquete de eventos (SE)

sede (F)
32
Para crear un calendario académico selecciona :
2.2 Aspectos Técnicos - Infotipos del Calendario Académico

Los siguientes infotipos pueden ser creados para los calendarios


académicos:

Objeto (1000) - Abreviatura de objetos y nombre del calendario


académico

Enlaces (1001) - La relación a uno de los objetos O, SC, SM o SE por


medio de tipo de enlace B510 (es utilizado por)

Descripcion (1002) - Descripción general como texto libre

Info dependiente del lugar (1027) - Se hace relación a un calendario de


fábrica para especificar los días libres

Secuencias-clases de fechas (1750) - Fechas y periodos en el


calendario académico

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33
2.2 Aspectos Técnicos - Calendarios Académicos y
de Fábrica
El uso del calendario de fabrica dentro del calendario académico:

El calendario de fábrica es utilizado para determinar los días libres


El sistema evalúa el primer calendario de fábrica que se encuentra en la
vía de evaluación
Si el sistema no encuentra un calendario de fábrica en la vía de
evaluación especificada, se utiliza el calendario por defecto para el
cliente/sistema

Calendario
Calendario
Académico
Académico

Como
Como mantener
mantener el el calendario
calendario de
de fábrica:
fábrica:
La
La ID
ID del
del calendario
calendario dede fábrica
fábrica se
se puede
puede almacenar
almacenar enen el
el infotipo
infotipo Site-
Site-
Dependent
Dependent InfoInfo (1027)
(1027) del
del calendario
calendario académico
académico
El
El calendario
calendario de de fábrica
fábrica puede
puede crearse
crearse por
por defecto
defecto para
para el
el cliente
cliente

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 34

El calendario de fabrica estándar de SAP (de HR) puede ser usados para los
calendarios académicos. El calendario de fábrica es utilizado para definir los días
feriados específicos de un país o universidad, los cuales pueden ser reconocidos por
la planeación de evento.
Los calendarios de fábrica, por ejemplo, pueden usarse para interrupciones mas
prolongadas dentro de unas clases de fecha dadas.
Ejemplo: El “periodo lectivo” (clases de fecha) para la período de invierno va desde 01.10.2001 hasta
3.03.202. La vacaciones navideñas, que van desde 12.12.2001 hasta 07.01.2002 se mantienen en
el calendario de fábrica.
También, se podría definir dos clases de fecha:
‘0200’ 01.10.2001 - 23.12.2001
‘0200’ 08.01.2002 - 30.03.2002
Se puede seleccionar un calendario de fábrica en el infotipo Site-Dependent Info
(1027).
El sistema utiliza el primer calendario de fábrica que se encuentra en la vía de
evaluación para determinar los días libres. El no se toma en cuenta los calendarios de
fábrica asignadas a objetos de nivel superior de la estructura académica. Si no se
encuentra un calendario de fábrica especificado en la vía de evaluación, y no se ha
asignado un calendario de fábrica en la unidad organizacional superior, se utiliza el
calendario por defecto del cliente (administrado por TEM).

34
2.2 Aspectos Técnicos – Herencia de Calendario Académico

Unidad Org. Superior

Unidad Org. 1-n

Programa de Estudio

Módulo
Módulo

Sección A
Sección B
Top-down herencia de fechas del calendario académico
La entrada de información (clases de fecha) de nivel superior puede ser superpuesto por entradas de nivel
inferior
Cuando se busca un calendario de aplicación (clases de fecha), el sistema lo hace de abajo arriba usando
la vía de evaluación definida

La vía de evaluación entregada contiene las siguientes opciones al objeto de inicio de nivel inferior:
Paquete de eventos -- Módulo -- Unid. Org. -- Unid. Org.
evaluación -- Módulo – Unid. Org. – Unid. Org.
evaluación - Programa de Estudio – Unid. Org. – Unid. Org.
Trabajo Acad. Misc. - Unid. Org. – Unid. Org.

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Las fechas de inicio y final (clases de fecha) especificados en el calendario académico son heredados
por los objetos del nivel inferior dentro de la estructura académica.
Cuando se crea un nuevo calendario académico para un objeto de nivel inferior, esto
se superpone a los clases de fecha de los objetos del nivel superior (depende de
la categoría de la vía de evaluación para el mismo clases de fecha (0100, 0200,
0300, …) y el mismo año y período académico).
Cuando se hace una búsqueda de aplicaciones de clases de fechas, el sistema lo
busca “bottom up” (abajo arriba) (como se definió dentro de la via de evaluación).

35
2.2 Aspectos Técnicos – Sucesión del Calendario Académico

Los calendarios académicos pueden ser asignados a varios objetos


académicos (actualmente: unidades organizacionales, programas de
estudio, módulos, trabajos académicos general, sedes, evaluacions, y
paquetes de eventos).

Top-down La herencia de clases de fecha a lo largo de la estructura


académica es posible

Cuando se crea un nuevo calendario académico para un nivel inferior


dentro de la vía de evaluación, las clases de fecha en este calendario se
superponen a las clases de fecha heredadas.

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Las fechas de inicio y final (clases de fecha) especificados en el calendario académico son heredadas
por los objetos del nivel inferior dentro de la estructura académica.
Cuando se crea un nuevo calendario académico para un objeto de nivel inferior, esto
se superpone a los clases de fecha de los objetos del nivel superior (depende de
la categoría de la vía de evaluación para el mismo clases de fecha (0100, 0200,
0300, …) y el mismo año y período académico).
Cuando se hace una búsqueda de aplicaciones de clases de fechas, el sistema lo
busca “bottom up” (abajo arriba) (como se definió dentro de la via de evaluación).

36
2.2 Aspectos Técnicos – via de Evaluación Estándar

O
O

O
O

SC CE
CE
CW

CE SC
SM CE

FF
v
SE
v

Es probable que se necesiten otras vías de evaluación para


estructuras académicas especificas y/o procesos específicos. De ese
modo, se puede definir vías de evaluación especificas para el cliente

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 37

Los calendarios académicos son evaluados por un objeto de inicio dado (SE, SM, CW, CE, SC, F o O)
a lo largo de la vía de evaluación, según e proceso.
Si el sistema no encuentra el clases de fecha requerido por el proceso, deriva el siguiente calendario académico
en la vía de evaluación.

37
2.2 Aspectos Técnicos – via de Evaluación de Cliente

Evaluation Path Z_Test Para crear sus propias vías de evaluación,


callup point: se tiene que:
Inscripción de Módulos (general) Definir la vía de evaluación
Agregar la vía de evaluación a un callup
SM
SM point

SC1 O1 O2

SC2
SC2
Paso 1: Iniciar objeto SM; SC1 y
SC2 son encontrados; se
selecciona SC2

O3 O4 Paso 2: Iniciar objeto SC2; O3 y


O5 son encontrados; se
selecciona O5. etc.
Priox 01
En cada paso, los objetos CA
son evaluados y se hace una
revisión para verificar si se ha

O5 O6 encontrado todos los clases de


fechas

Priox 01

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 38

Se activa la vía de evaluación del cliente asignándolo a uno de los callup point entregados por SAP.
Actualmente, SAP da tres diferentes callup points para las vías de evaluación:
0001 -inscripción de módulo (general)
0002 - inscripcion de módulo (sencilla)
0201 - Determinación del calendario en la planeación de eventos
Se le asignan vías de evaluación especificadas por el cliente a los callup points en Parametrización
bajo Campus Management Master Data > Academic Calendars > Maintain Evaluation Paths for
Academic Calendar.
Para nuevas vías de evaluación, también se puede incluir enlaces entre tipos de objetos a los cuales no
se pueden vincular directamente ciertos objetos del calendario, o se puede incluir varios enlaces para el
tipo de objeto que tiene en la vía de evaluación estándar.
Requerimientos de vías de Evaluación usados para derivar clases de fechas:
Si se asigna un objeto a varios objetos del mismo tipo y del mismo nivel, entonces el
sistema comparará los campos PRIOX de los registros de enlaces de infotipo; si
tienen valores iniciales, se llevará acabo una selección al azar. Por ejemplo, si un
módulo es ofrecido por mas de una unidad organizacional, la unidad
organizacional con “PRIOX 01” será escogida.
La vía de evaluación debe ser definida de tal manera que no se necesitará tomar
ninguna decisión para los diferentes tipos de objetos. Por ejemplo, se puede
vincular un módulos a los siguientes tipos de objetos: O, CG o SG. Una via de
evaluación es ambigua si tiene más de una de estos enlaces: SM-O,SM-SG, SM-
SC. En este caso, habrá que implementar una regla de selección -- tomar el tipo
de enlace con el número de secuencia más mínima en la vía de evaluación
definida.

38
2.2 Aspectos Técnicos - Resumen del Tema

Ahora usted esta en capacidad de :

Explicar los conceptos técnicos del calendario


académico
Explicar el modelo de información del calendario
académico

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 39

39
2.3 Definir Calendario Académico - Objetivos del
Tema

Al concluir este tema, usted estará en capacidad de:

Definir los diferentes elementos del calendario


académico
Crear y mantener el calendario académico

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 40

40
2.3 Definir Calendario Académico – Resumen

Creando los Calendarios Académicos

Pasos Previos - Parametrización


Definir años y períodos académicos
Establecer grupos de período
Definir clases de fecha y secuencias de clases de fechas

Transacción “Mantener Calendario Académico”


Crear y asignar calendarios académicos a objetos permitidos
Mantener fechas de inicio y final concretas, horas de inicio y
final para el clases de fecha y también opcional por ventana

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 41

41
2.3 Definir Calendario Académico – Resumen
Detallado
Parametrizacion Construcción del Calendario Académico
Año y período académico
Definir Años Académicos Periodo del Calendario Académico
Definir Tipos de períodos Mantener Calendario
Definir períodos Académicos Secuencia de Limite de Crear
Año
Establecer Grupos de período tiempo Editar
período Normal para Años Parametrización Parametrización
Académicos Completos
Asignar períodos Académicos
a los Años Académicos
Entradas utilizadas

Limite de tiempo período

Definir clases de fechas Parametrización Parametrización Editar/Mostrar


Definir clases de fecha
Mandatarios del Calendario
Detalles de
Académico Ventanas Fecha Inicio/Final Limite de tiempo
Definir Secuencias y Asignar
clases de fechas
Función/Aplicación Función/Aplicación
Mostrar vía de
Evaluación Estándar para
Calendario Académico Uso del Calendario Académico
Definir vías de
Procesos de Planeación
Evaluación del Calendario Crear Tiempo
Académico Procesos del Ciclo de Vida Estudiantil
Límite Relativo
Revisión de Reglas de Fechas Límites
Cálculo de Matricula

Vista Técnica Vista Lógica

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 42

Esta dispositiva muestra los pasos mas importantes para crear un calendario
académico.
Para crear un calendario académico, usted tendrá que:
1. Configurar lo necesario en Parametrización antes de crear el calendario
académico.
2. Crear el calendario académico.
3. Establecer clases de fecha concretos en el calendario académico.

42
2.3 Definir Calendario Académico – Pasos Previos:
Resumen

Definirclases
Definir clasesde
de
Establece Establecer Combinación fechaAbsolutos
Establece Establecer Combinación fechaAbsolutos
Secuencias de de período/Año Académico F1
Secuencias de de período/Año Académico F1
clases de fechas C1
clases de fechas C1
C3
C3

Sec. Texto Limite de Texto Ventana Año Texto período Texto Fecha Fecha Ref. Detalle
Sec. tiempo Limite de Año período Inicio Final
Limite Limite de tiempo
de tiempo
tiempo

C3 C3 C2 C2 F1 C1 C1 C1 C1 F1 F1 F2 F1

Parametrización

DefinirLimite
Definir Limitede
de
tiempo
tiempo DefinirLimite
Limitede
de
CrearVentanas
VentanasenenCM
CM Definir
C2 Crear tiempoRelativo
Relativo
C2 Datos Maestros
Maestrosdel
del tiempo
Datos F2
Estudiante F2
Estudiante
C = Parametrización
F = Función

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 43

43
2.3 Definir Calendario Académico – Parametrizacion (1)

Años y períodos Académicos

Definir Años Académicos 1 Año Descripción

Definir Tipos de período 2 Tipo de período Descripción

Definir períodos Académicos 3 período Descripción Tipo de período período nivel superior

Establecer Grupos de período 4 Grupo Descripción períodos Contenidos

período Estándar para Años Académicos


5 período
Completos

Asignar períodos Académicos a Años 6 Año período

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 44

Se configura los años y períodos académicos en Parametrizacion:


IMG > Campus Management > Campus Management Master Data > Academic Calendar ->
Academic Years and Sessions
El año académico es el periodo de enseñanza anual de un colegio o universidad.
Se debe introducir una clave y un texto de descripción para cada año académico que se cree.
Ejemplo: Año académico: 2001 Texto: Año Acad. 2001/2002

El tipo de período da la información descriptiva sobre la período académico.

Ejemplo: semestre, trimestre, cuarto, etc.

En las períodos académicos se define los actuales periodos de estudio de los programas ofrecidos por
su universidad

Se puede asignar períodos académicos para ser usadas en el mismo contexto a las períodos grupales.
Luego, estas períodos grupales pueden ser usadas en la definición de variantes de períodos, o se
pueden asignarlos directamente a procesos, como la inscripción de módulo o la programación de
evaluaciones.

También se puede mantener la período estándar para los años académicos completos para que el
sistema pueda derivar las fechas de inicio y final del año académico por si mismo. Los clases de fecha
mantenidos en los calendarios académicos deben siempre referirse a períodos académicos concretas.
Si no se ha especificada ninguna período estándar, el sistema determina las fechas de inicio y final de
dicho año académico completo basándose en la fecha de inicio de la primera período académico y la
fecha final de la última período académico asignadas a dicho año académico.

Luego, se tiene que asignar períodos académicos a los años académicos, y configurar las
combinaciones de año/período académico ofrecidas por su universidad. No se tiene que ofrecer todas
las períodos en cada año.

44
2.3 Definir Calendario Académico – Ejemplo de Un
Año y período Académicos (2)
1.1 Año Acad. 1.2 Año Acad. 1.3 Año Acad.
Año Académico
1
2002/2003 2003/2004 2004/2005

Definir Tipo de 2.1 Tipo período 2.2 Tipo período 2.3 Tipo período
Acad. Acad. Acad.
período Académico
2
2 Semestre Normal Trimestre Cuarto

Definir período 3.1 período 3.2 período


+
Académica
3
período de verano período de invierno

Establecer Grupos 4.1 Grupo de período 3.1 3.2


+ períodos
de período
4
Reg pregrado. Sem. de Verano y de invierno

Establecer
Año Académico 3.1 período
Combinaciones 1.1 +
Año/período 5
2002/2003 período de verano

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 45

Para definir completamente el año académico, habrá que Parametrizar lo siguiente :


Año académico - esto representa el periodo lectivo anual o de inscripción de un
colegio o universidad.
períodos académicos - Se puede subdividir un año académico en períodos que
representan el periodo de enseñanza en su colegio o universidad. Por ejemplo,
otoño, verano, invierno, primavera, 1° trimestre, 2° trimestre, etc.
Tipos de períodos - Provee información descriptiva acerca del periodo de estudio.
Se asignan períodos a los tipos de períodos.
Grupos de período - Se le permite agrupar las períodos en su institución según la
necesidad de los diferentes procesos. Por ejemplo, se puede crear grupos de
períodos que contienen las períodos en las cuales los estudiantes están
permitidos a inscribirse en programas de estudio específicos, o para ciertos
procesos, como inscripción de módulo, programas de tipo progresivo,
programación de evaluaciones.
Se usan los periodos de años y períodos académicos cuando se inscribe a un
estudiante a un programa de estudio. Estos identifican el tiempo durante el cual
es estudiante está cursando el programa.

45
2.3 Definir Calendario Académico – Parametrizacion (3)

Configurar clases de fechas y Vías de Evaluación

Definir clase de fecha 1 Limite de tiempo Texto Limite de tiempo Sin Traslapo Cont TL

Definir clases de fecha Obligatorio CA 2 Grupo Configuración Valor Descripción

Definir Secuencias de clases de fechas 3 Sec. Limite de tiempo. Descripción de Sec. Tiempo Límite
y Asignar clases de fechas

Mostrar vía de Evaluación


4 Grupo Configuración Valor Descripción
Estándar del Calendario Académico

Definir vías de evaluación para el


5 callup point Punto de Texto via. de Eval Evaluación
Calendario académico

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 46

46
2.3 Definir Calendario Académico - Ejemplo para
clases de fecha y Vías de Evaluación (4)
Establecer 1.1 Admisiones 1.2 Admisión 1.3 Re matricula
clases de fechas Extraordinaria
1
0001 0002 0003

Mantener limites de 2.1 Duración Normal 2.2 Hora de Clase 2.3 inscripción de
de período Módulo
Tiempo obligatorios
2
2 0100 0200 0300

Establecer secuencia Periodo de Retiro de materias


de clases de fecha y 3 3.1 Pago Plan de Pagos + 3.2
Reembolso
asignar clases de fechas
y Tiempo Lïmite X,Y,Z y Limite de tiempo 1,2,3

Definir vía El sistema utiliza la vía de evaluación estándar si no se ha sido asignada


de Evaluación ninguna otra vía de evaluación+ a los callup points predeterminados
Estándar 4

Mantener vías inscripción de Módulo inscripción de Módulo


5.1 + 5.2 + 5.3 Planeación de
de Evaluación (General) (Sencilla)
5 eventos
callup points0001 callup points0002 callup points0201

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 47

1) Establecer clases de fechas: Se establece clases de fecha que quieren especificar en sus calendarios académicos.
Una clase de fecha es un par de fechas que indican los periodos de clases de fecha permitidos.
Las siguientes clases de fecha estándar son entregados por SAP y son asignados a las funciones estándar correspondientes
con un significado fijo en Campus Management.

0100 – Duración Normal de período


0200 – Periodo lectivo
0300 – inscripcion de Módulo (con prioridad)
Nota: clases de fechas definidos por el usuario deben ser verificados dentro de los procesos usando la
herramienta VSR.
2) Mantener clases de fecha obligatorios : Los tres clases de fecha dados en el sistema son ya asignados a las
funciones. También se puede asignar clases de fecha definidos por el usuario a las funciones estándares. El sistema luego usa
estos clases de fecha (clave y descripción) en lugar de los clases de fecha por defecto dados en el sistema estándar. En el
sistema estándar, los clases de fecha 0100, 0200, 0300 son obligatorios y son entregados por SAP.

3) Establecer Secuencias de clases de fecha y Asignar clases de fechas: Se puede establecer secuencias de
clases de fecha y asignarles clases de fecha también. Las secuencias de clases de fecha son usadas para el cálculo del costo
de matriculas y en correspondencia. Una secuencia de clases de fecha representa a un periodo de tiempo, el cual está
subdividido en clases de fecha separados, pero también continuos. Se puede establecer las secuencias según los
requerimientos individuales. Se asigna un clases de fecha a sola una secuencia de clases de fecha.

4) Definir vías de Evaluación Estándar para el Calendario Académico: Se debe definir la vía de evaluación
estándar para el calendario académico. Se puede usar varias vías de evaluación para determinar los objetos del calendario
académico. El sistema utiliza la vía de evaluación estándar entregado por SAP si ninguna otra via de evaluación ha sido
asignada al callup point predeterminado.

5) Mantener vías de Evaluación para el Calendario Académico: se asigna vías de evaluación a los callup points.
Se pueden usar varias vías de evaluación para determinar los objetos del calendario académico en cada callup point dado. Solo
se puede asignar las vías de evaluación a los callup point que son denominados como relevante para el calendario académico
in la tabla T7PIQCHECKTP.

47
2.3 Definir Calendario Académico – Parametrizacion (5)

Sin
TL.. Texto de Limite de tiempo Cont TL
Traslapo
0100 Duración Normal de período X X

0200 Periodo lectivo X

0300 Inscripción de Módulo (con Prioridades)

Ref1 Periodo de Reembolso 1 con 100%


Ref2 Periodo de Reembolso 1 con 75%

Ref3 Periodo de Reembolso 1 con 50%


Ref3 Periodo de Reembolso 1 con 25%

período (Semestre de verano)

Limite de tiempo Continuo


Definición
de Limite de
TL no continuo
tiempo
Continuo
TL sin solapamiento
Definición de
Sin solapamiento de TL
Solapamiento
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 48

Limite de tiempo Continuo:


Si se configura el indicador ContTL, se podrá crear solo un conjunto de fechas de inicio y final para este clases
de fecha en cada año y período académico. Solo las fechas de clases de fecha continuos podrán ser usados
como referencia para fechas relativas en el infotipo clases de fechas/Secuencias (1750)
Si no se configura el indicador ContTl, se puede crear mas que un conjunto de fechas de inicio y final para este
clases de fecha en cada año y período académico. En este caso, no se podrá utilizar las fechas de este clases de
fecha como referencia para fechas relativas.
SAP entrega tres clases de fecha estándar. ( 0100, 0200, 0300).
El indicador ContTl esta configurado por defecto en el clases de fecha 0100.

Sin solapamiento:
Este indicador especifica que el clases de fecha no debe solapar otros clases de fecha del mismo tipo en el
calendario académico.
Configura el indicador Sin Solapamiento si las fechas de inicio y final del clases de fecha no debe solapar otros
clases de fecha del mismo tipo a través de todas las períodos y años especificados en un calendario
académico.

48
2.3 Definir Calendario Académico – Via de Evaluación
Punto
Texto callup point via. De Ev. Evaluación
Call up
0001 inscripcion de Módulo (General) $ACADCAL Módulo -Grupo de Mód.-....

0003 inscripcion de Módulo (Sencilla) $ACADCAL Módulo -Grupo de Mód.-....

0201 Proceso de Calendario 007 $ACA007L TestCalendario Acad.

via de $ACAD007L
Evaluación

A/B Objeto A/B enlace Nombre de enlace Prioridad Rel. Tipo Obj. Saltar

10 SE A 510 Usado por Calendar * CA

20 SE A 514 Usado por Calendar * SM

30 SM A 510 Usado por Calendar * CA

40 SM B 501 Es ofrecido por * O

50 SC B 501 Es ofrecido por * O

60 O A 002 Reportar (línea) a * O

70 SC A 510 Usado por Calendar * CA

80 O A 510 Usado por Calendar * CA

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 49

Se puede crear sus propias vias de evaluación en Parametrizacion para Administracion de


Personal bajo Organizational Management > Basic Settings > Maintain Evaluation Paths.
Cuando se crea vías de evaluación, no se debe colocar Skip(Saltar) flags, y teclea * como la
prioridad. vias de evaluación deben tener una estructura abajo arriba (bottom-up), por
ejemplo, módulo -> programa -> unidad organizacional.
Skip (Saltar): En este campo se especifica que cierto vínculo en un vía de evaluación debe ser usado para
proceder a otros objetos sin evaluar los objetos intermedios mismos.

Evita crear vias de evaluación donde un objeto dado tienen enlaces a objetos de diferentes
tipos (excepto objetos tipo CA), ya que el sistema solo toma en cuenta los objetos del primer
tipo de objeto. Si el sistema encuentra varios objetos con el mismo tipo de objeto en un nivel,
utilizará el objeto con la prioridad “1” en la via de evaluación. Si ninguno de los objetos tiene
prioridad “1”, el sistema utilizirá el primer objeto que se encuentra.
Después de crear las vías de evaluación, tiene que asignar las vías de evaluación a callup
points. Se puede usar varias vías de evaluación para determinar los objetos del calendario
académico en cada callup point dado.
Solo se puede asignar las vías de evaluación a los callup pointque son denominados como
relevante para el calendario académico in la tabla T7PIQCHECKTP.
Si no se asigna ninguna vía de evaluación a un callup point, el sistema utilizará la via de
evaluación estándar para el calendario académico. También se puede modificar la vía de
evaluación estándar.

49
2.3 Definir Calendario Académico - Creación y
Mantenimiento - Resumen (1)

Para crear un nuevo calendario académico:

1
1. Establecer años y períodos académicos
2
2. Crear objeto del calendario académico
3.
3 Definir la relación entre el calendario académico y otros objetos
(unidad organizacional, programa de estudio, módulo o paquete de
eventos)
4
4. Ingresar una breve descripción
5.
5 Seleccionar ‘Informacion dependiente de lugar’ para definir el
calendario de fábrica relevante
6.
6 Especificar los clases de fechas/las secuencias de clases de fechas

7.
7 Ingresar fechas para cada combinación de clases de fecha/período
académico
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 50

Se pueden crear calendarios académicos seleccionando Campus Management >


Academic Structure (Curriculum) > Study Planning > Academic Calendar del menu
SAP.
Nota: Siempre mantenga un calendario académico con el clases de fecha 0100 para
todos los años y períodos que se usan para la unidad organizacional principal. Se
puede superponer a estos clases de fecha vinculando a otros objetos del calendario
académico a objetos de nivel inferior en la estructura académica.

50
2.3 Definir Calendario Académico - Mantener
Calendario Académico

Ingresarsecuencia
Ingresar secuencia
de clase defecha
fecha AñoAcadémico/
Académico/ DefinirFechas
Definir Fechasde
de
de clase de Año
clase de fecha
período
período clase de fecha
(Preseleccionado) (Absoluto)
(Absoluto)
(Preseleccionado)

Fec. Fec. Ref. Detalle


Secuencia Limite de Ventana de Ini. Fin
Limite de Año período
tiempo insc. Prio.
tiempo
100% reembolso
inscripcion de Mód.para agregar/retirar 001 2004 Otoño F2 F1

Seleccionarclase
clase Definirclase
Definir clasede
de
Seleccionar
de fecha
de fecha fecha Relativo
fecha Relativo
CrearVentana
Crear Ventanaen
enCM
CM
Datos Maestros del
Datos Maestros del
Estudiante
Estudiante

Se tiene que mantener el clases de fecha 0100 para el los años y períodos académicos que han sido creados.
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 51
Debe hacer que esta configuración en el calendario académico se vincule con la unidad organizacional principal.

También se puede conservar fechas para sus propios clases de fechas. Se defina los clases de fecha
que quiere usar in sus calendarios académicos en Parametrizacion. Para lograr esto, selecciona:
Campus Management Implementation Guide > Campus Management Master Data > Academic
Calendars > Define Time Limits.

Se puede especificar si las fechas de inicio y final de un clases de fecha deben solapar a otros clases
de fecha del mismo tipo dentro del mismo año académico, o si un clases de fecha debe ser
continuo dentro de una período. Ejemplo de un clases de fecha no continuo:

El periodo lectivo de la período de otoño va desde 01.07.2001 a 14.07.2001, y


luego de nuevo desde el 01.08.2001 a 31.08.2001.
Usted selecciona los clases de fecha relevantes y define las fechas de inicio y final en la transacción de
mantenimiento del calendario académico. Se puede definir clases de fecha absolutos o clases de fecha relativos.
Todas las secuencias de clases de fecha que se crea están basadas en el año académico seleccionado.

Existen procedimientos universitarios que requieren periodos de inscripción diferentes. (=el mismo clases de
fecha) para diferentes grupos de estudiantes.

Ejemplo: ventanas de Prioridad de Inscripción -- se asignan los estudiantes a diferentes grupos y cada grupo
esta permitido a inscripción durante una ventana de tiempo diferente, dentro del mismo clases de fecha.

En el calendario académico, se puede crear ventanas de Prioridad de Inscripción dentro de un clases de fecha.
Se ingresa el dato en el campo Ventana que forma parte de la sección de tabla de infotipo clases de
fechas/Secuencias (1750).

En el sistema estándar, se puede usar ventanas de Prioridad de Inscripción solo


para clases de fecha0330. Un ventana describa un periodo de tiempo concreto
en el cual grupos de estudiante específicos están permitidos para inscribir
módulos. Se puede solapar las fechas de diferentes ventanas.
Si es utilizada una ventana en otros clases de fechas, la ventana de registro
prioritaria debe ser evaluada por medio de la VSR o por una actualización del 51
cliente durante la inscripción de módulos
2.3 Definir Calendario Académico – Definición de
Limite de tiempo dentro del Calendario Académico
Ejemplo de Implementación de:
clases de fechaAbsolutos

Limite de tiempo

Limite de tiempo 0003 Re matricula

Año Acad. 2001 Año Acad. 2004 período Acad 0001 período de otoño
Relative Time Limits
Válido a partir 23.08.2004 00:00:00 Válido hasta 08.12.2004 24:00:00
del:

clases de fechaRelativos

Limite de tiempo (Dato de


Referencia)
Fecha Inicio - 4,00 Semanas 1.Fecha Inicio

Fecha Final 5,00 Días 1.Fecha Inicio

Referencia Limite de tiempo Tiempo 0100 Periodo Inicio/Final


Límite

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 52

52
2.3 Definir Calendario Académico - Creación y Mantenimiento -
Especificar Secuencias de Limite de tiempo

Calendario (CA) con clases de fechas


Sec. ...descri TLmt ...texto período ...nombre Fecha inicio Fecha final De A
TL pción

0100 Inicio y Fin de 1 Semestre Ago//23/04 Dic/12/04 00:00 24:00


período de otoño
0100 Inicio y fin de 2 Sem. de verano May/21/04 Ago/15/04 00:00 24:00
completo
período
0100 Inicio y fin de 1 Semestre Oct/01/04 Mar/31/04 00:00 24:00
período de
invierno
... ... ... ... ... ...

Calendario (CA) con clases de fechas


Sec. ...descripción TL ...texto período ...nombre Fecha inicio Fecha final De A
TL mt

Agregar/Retirar Agregar/Retirar 1 Semestre 00:00 24:00


ADR ADR1 Oct/01/04 Oct/31/04
Reembolso Reembolso-100 de invierno
Agregar/Retirar Agregar/Retirar 1 Semestre Nov/01/04 Nov/31/04 00:00 24:00
ADR2
ADR Reembolso Reembolso-75 de invierno

Agregar/Retirar Agregar/Retirar 1 Semestre Dic/01/04 Dic/31/04 00:00 24:00


ADR3
ADR Reembolso de invierno
Reembolso-50
Agregar/Retirar Agregar/Retirar 1 Semestre Ene/01/05 Ene/31/05 00:00 24:00
ADR4
ADR Reembolso Reembolso-25 de invierno

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 53

53
2.3 Definir Calendario Académico - Creación y
Mantenimiento - Resumen (2)

Para copiar un Calendario Académico:

1 Llamar la transacción ‘Modificar objetos’ (pp01)


2 Seleccionar el tipo de objeto Calendario academico
3 Seleccionar un objeto (calendar name)
4 Seleccionar Object -> Copy
5 Introducir el objeto que se desea
• Introducir una abreviatura y nombre para el nuevo
objeto calendario
• Seleccionar Copy Object

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 54

Resultado del proceso de copia:


clases de fechas con fechas de inicio y final relativas
Fechas para años y períodos
enlaces, si se configuró la bandera copiar enlace

54
2.3 Definir Calendario Académico - Creación y
Mantenimiento - Resumen (2)

Para copiar un Calendario Académico:

1 Llamar la transacción Maintain Objects (pp01)


2 Seleccionar el tipo de objeto académic calendar
3 Seleccionar un objeto (nombre del calendario)
4 Seleccionar Objeto -> Copiar
5 Introducir el objeto que se desea
• Introducir una abreviatura y nombre para el nuevo
objeto calendario
• Seleccionar Copiar Objeto

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 55

Resultado del proceso de copia:


clases de fechas con fechas de inicio y final relativas
Fechas para años y períodos
enlaces, si se configuró la bandera copiar enlace

55
2.3 Definir Calendario Académico - Resumen

Ahora usted está en capacidad de:

Configurar los diferentes elementos del calendario


académico
Crear y mantener un calendario académico

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 56

56
2 Calendario Académico - Resumen de la Unidad

Ahora usted está en capacidad de:

Explicar el concepto de años académicos, períodos,


grupos de período, clases de fechas, secuencias de
clases de fecha y ventanas de Prioridad de
Inscripción.
Explicar el concepto de los calendarios académicos
Establecer años y períodos académicos en
preparación para el uso del calendario académico
Establecer grupos de período para ser usados en
diferentes contextos
Crear y mantener un calendario académico
Integrar un calendario académico a la estructura
académica
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 57

57
3 Planeación de eventos

Contenido:
Bases de la planeación de eventos
Entorno de la planeación de eventos
Plantillas para la planeación de eventos
Planeación de eventos pasos preliminares
Apéndice

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 1

1
3 Planeación de Eventos - Objetivos de la Unidad

Al concluir esta unidad, usted estará en capacidad de:

Comprender la correlación entre estructuras


académicas y la planeación de eventos
Usar las herramientas de la planeación de eventos
Ejecutar escenarios diferentes de planeación.
Hacer los preparativos requeridos para la
planeación de diferentes eventos.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 2

2
Diagrama del Plan General del Curso CM 4.72
I: Reclutamiento y Admisión II: Estructura Académica y Oferta de Clases

Admisión 5 Estructura Académica 1

Historia Académica Externa 6 Calendario Académico 2

III: Registro Académico Planeación de Eventos 3


Expediente del Estudiante 4

Matrícula 7 V: Herramientas & Reglas

Reglas & Regulaciones 12


Inscripción a Módulos y Eventos 8
Herramientas 13
Progreso y auditoría 11

IV: Records & Servicios Académicos

Calificaciónes 9 Exámenes 10

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3
Escenario empresarial
Campus Management - Ciclo de Vida del Estudiante

Reclutamiento Ex-Alumnos

Retiro de
Contabilidad Matricula
Admisión del Estudiante
Datos
Maestros
del
Determinación de Estudiante
Equivalencia Estructura
Aplicación Graduación
Académica
Administración Historia Enseñanza y
Reglas y
del Estudiante Reportes del Estudio Estudio
Académico Regulaciones
Auditoría de
Calendario Grado
Eventos
Matricula Académico

Recursos
Inscripción Planeación de Cambio de
Programa
de Materias Eventos

Examen y
Progresión
Calificación Re-Matrícula

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4
3 Planeación de Eventos - Escenario Empresarial

Usted asesora a las facultades en como modelar sus


datos en el sistema y a usar los objetos de
planeación de eventos.
Planea eventos y programa recursos en su
departamento.
Crea y evalúa escenarios de planeación
Asesora estudiantes para escoger sus cursos y en la
preparación de asignaciones individuales de trabajo.

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5
3 Planeación de Eventos – Resumen de la Unidad

Planeación de Eventos 3

Fundamentos 3.1

Entorno de Planeación de Eventos 3.2

Plantillas 3.3

Planeación de eventos pasos preliminares 3.4

Apéndice 3.5

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Los fundamentos proporcionan el conocimiento de fondo que usted


necesita para Comprender cómo trabaja la planeación de eventos en Campus
Management.
En el ambiente de la planeación usted aprenderá qué componentes de la
planeación de de eventos necesita su planeación específico.
La preparación de la planeación describe los requisitos y los escenarios del
sistema para el planeación correcto del evento
Planear panoramas presenta los patrones más importantes de la
planeación ofrecidos en Campus Management y describe el procedimiento de la
planeación.

6
3.1 Fundamentos - Objetivos del Tema

Al concluir este tema, usted estará en capacidad de:

Comprender los conceptos básicos y el escenario de


la planeación de eventos
Comprender la correlación entre los objetos de la
estructura académica y los objetos recurso en la
planeación de eventos
Comprender las funciones de las diferentes
variantes de la planeación de eventos.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 7

7
3.1 Fundamentos – Resumen de las Aplicaciones SAP

Campus Management
Estructura Académica
Modulo “SM”
Trabajo Indiv. “CI”
Paquete de Eventos “SE”

Gestión Unidad Acad. “EL”


de Eventos (TEM) Calendario Ac. “CA” Oficina SAP

Campus Basado en las estructuras académicas


Ofrece herramientas integradas de planeación
Management Utiliza características de planeación TEM
Planeación de Eventos
Utiliza herramientas de planeación de recursos

Recursos “G”
Tipo de Recursos “R” Eventos “E” Reservación
Sede “F” Paquetes de Eventos “SE” De Salones
Tipo Evento .“D” Eventos de Tiempo Independiente “EL”
Evento “E” Datos de Trabajo Individual “CI”

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El proceso de la planeación de eventos de Campus Management (CM)


utiliza los datos principales (salones, instructores externos, módulos, etc.) de la gestión
de eventos (TEM).
Aunque es posible planear eventos en TEM y en el CM, usted nunca
debe planear eventos del CM usando la funcionalidad de TEM. Utilice el catálogo de
módulos en Campus Management para planear y programar sus eventos académicos
(por ejemplo, cursos para la próxima periodo académica); esta aplicación se adapta a
las necesidades especiales de universidades.
Nota: Los eventos que usted crea en TEM son automáticamente válidos
para el cliente entero (los objetos de TEM y de CM que reflejan eventos son iguales),
pero los eventos creados en TEM no son visibles en la estructura académica de CM.
¡Por lo tanto le recomendamos fuertemente no utilizar el Planeación de eventos de
TEM para crear sus eventos!!

8
3.1 Fundamentos – Como Usar las Aplicaciones SAP

Siempre utilice la funcionalidad de planeación de eventos de


Campus Management para planear sus ofertas académicas!

No utilice la funcionalidad TEM para planeación de eventos!

1 Gestión de Eventos (TEM) es usado para organizar

eventos internos de entrenamiento


Eventos no-académicos

2 Inscripción de Salones (oficina) es usada para manejar


Reserva de salones para (reuniones, etc.)
Reserva adicional de Salones sin eventos

3 Estas aplicaciones se ajustan a sus procesos y tareas empresariales

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 9

Las funciones de la planeación de eventos de Campus Management se adaptan especialmente a las necesidades
especiales de universidades. La herramienta de la planeación se centra en las estructuras académicas de la Campus Management. La
gestión de eventos no resuelve las necesidades especiales de universidades pues no se basan en las estructuras académicas
Las universidades necesitan a menudo reservar salones para propósitos diferentes a los eventos de enseñanza.
El componente de reserva de salones le permite reservar salones sin tener que planear eventos. La planeación de eventos y la reserva
del salones son los componentes complementarios que se basan en los mismos objetos.
Nota: La reserva de salones se puede utilizar en planeación de eventos solamente si se activa la integración entre
estos componentes.
Hay interruptores que influencian el planeación del evento. Todos los interruptores se pueden fijar en
Parametrización (Campus Management > gestión de los datos maestros del Campus > estructura académica > integración del
entrenamiento > gestión de eventos):
Conflicto de Reacción para el asistente - conflicto del instructor durante el proceso de la inscripción: (Actividades
Día-a- Día > Reacción De la Reservación > Del Conflicto: (SEMIN/TEREF = E(rror), W(arning) o I(nformation)))
Este interruptor determina cómo el sistema debe responder si el asistente que se va a inscribir ya está fijado, así
como el instructor, en el momento en que el evento va a tener lugar.
Reacción para el asistente - conflicto del conflicto del asistente durante el proceso de inscripción:
(Actividades Del día-a-día> Reacción De la Inscripción> Del Conflicto: (SEMIN/TETEI = E(rror), W(arning) o
I(nformation)))
Este interruptor determina cómo el sistema debe responder si el asistente que se inscribe ya aparecen
registrado en otro evento que tiene lugar a la misma hora.
Integración con la gestión de tiempos:
(integración > gestión de tiempo > integración sí o No.?: (PLOGI/TIEMPO; 0 = APAGADO, 1 = ENCENDIDO)
integración entre gestión de eventos - recursos y recursos humanos – Gestión De Tiempo. La disponibilidad de
personas (internas) se mantiene en la gestión de tiempos en HR (vacaciones, enfermedad, etc.). La integración
con planeación de eventos de TEM no se activa en el sistema estándar. Para activar esta conexión, fije el
interruptor PLOGI/TIEMPO a 1.
Salones compartidos:
(la gestión de la inscripción del sitio > los escenarios básicos para la gestión de la inscripción del sitio > el control
del diálogo > los escenarios técnicos > especifica objetos iniciales: (SEMIN/RAUM))
Este escenario se utiliza para compartir salas entre TEM planeación de eventos y la oficina de inscripción de
aulas y no se activa en el sistema estándar. Para activar el uso compartido de salones, incorpore la
identificación del tipo de objeto recurso que debe ser utilizado en ambos componentes de aplicación. Entonces
las múltiples inscripciones de un sitio (en TEM y oficina) no son posibles.

9
3.1 Fundamentos – Objetos involucrados en planeación

A Campus Management usa los objetos de Gestión de Eventos (TEM) :


Tipo de Evento (D)
Evento (E)
Recursos (G)
Tipo de Recursos (R)
Sede(F)

B La planeación está basada en la estructura académica (objetos permanentes):

Módulos (SM)

Las ofertas de eventos están planeadas para las periodos académicos en las
C cuales los estudiantes pueden reservar módulos y eventos

periodo y Año Académico


Calendario Académico (CA)
periodos de Oferta

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 10

El tipo del evento (d) y los eventos (e) se utilizan en planeación de eventos
CM y en la gestión de eventos. Los tipo de recurso (r), y recurso (g), y de la sede (f) se
utilizan en los tres aplicativos (gestión de la inscripción de sala, gestión de eventos,
planeación de eventos CM).
Los objetos y su propósito se describen en mayor detalle en otras
diapositivas.
La Campus Management ofrece dos opciones de planeación:
La primera opción de planeación se centra en las estructuras académicas y
módulos. Éstos son los objetos permanentes que describen las ofertas que usted
puede crear vía planeación de eventos.
La segunda opción de planeación se centra en los calendarios académicos y los
períodos para las periodos de oferta. El sistema almacena esta información en los
módulos en periodos de oferta (infotype 1739). Usted puede almacenar patrones
de oferta y los blue print para planeación de eventos en los patrones de oferta
(infotype 1751).

10
3.1 Fundamentos –Modelo de Datos por Módulo

Módulo
Módulo
(SM)
(SM)

es plantilla para Paquetede


Paquete deEventos
Eventos
(SE)
(SE)

Consiste en Tipode
Tipo deEvento
Evento Consiste en
(D)
(D)

es una generalización de

Evento
Evento
(E)
(E)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 11

Esta diapositiva muestran las relaciones entre los módulos, los tipos de
eventos, y los paquetes de eventos desde la perspectiva de la planeación de eventos.
El tipos de eventos (D) especifican uno o más eventos (por ejemplo, una
conferencia que se lleva a cabo en varias periodos académicas).
El evento (E) se lleva a cabo en una sola fecha o un sistema de fechas
fijas (por ejemplo, conferencias de la física, cada lunes de 8 a10 de la mañana,
semestre de primavera del 2001).
Los paquetes de eventos (SE) se utilizan para agrupar eventos
académicos relacionados.

11
3.1 Fundamentos –Modelo de Datos por Tipo de
Evento

Tipo de Evento Es una generalización de Evento


(D) (E)

es impartido por
Persona Externa
(H) Ocurre en

es impartido por
Persona Sede
(P) (F)

pertenece a

requiere Tipo de Recurso Recurso


(R) (G)

es una generalización de

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 12

Los otros objetos de planeación de eventos que usted necesita (véase el


gráfico) se administran solamente en HR-TEM. El gráfico antedicho demuestra los tipos
de objetos y donde se mantienen en el sistema. Para más información, refiérase al curso
HR515 - gestión de eventos.

12
3.1 Fundamentos –Objetos de Larga Vida

Los Objetos Duraderos son creados una vez


esesuna
unageneralización
generalizaciónde
de

Módulo (SM) Paquete Eventos Paquete de Eventos


Informática (SE) (SE)
INF100 Sección 0200 Sección 0100

Capacidad Capacidad
Capacidad
Modelo de periodo Modelo de periodo
Modelo de periodo
Categoría ...
...

Consisteen
Consiste en

Tipo de Evento (D) Tipo de Evento (D Tipo de Evento (D Tipo de Evento (D


Lab/Salón Clase/Salón Clase/VC Clase/WBI

Categoría Categoría Categoría Categoría


método didáctico método didáctico método didáctico método didáctico
Instrucción en aula Instrucción en aula Salón Virtual Instrucción vía Web
Tipo de recursos requeridos Tipo de recursos requeridos Tipo de recursos requeridos
Horas de Contacto Horas de Contacto Horas de Contacto
... ... ... ...

Clase de Clase de Clase de Clase de


impartición Evento impartición Evento impartición Evento impartición Evento

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 13

Esta diapositiva muestra los objetos de larga vida de la estructura


académica. Estos objetos cambian e incluyen raramente los módulos (SM), paquetes de
evento (SE), así como los tipos de evento (d). La diapositiva también muestra los
elementos de Parametrización de estos objetos.
Usted hace los escenarios requeridos en la Parametrización para Campus
Management bajo datos maestros de la Campus Management > estructura académica >
Módulos
Paquete de Eventos
Tipos de Eventos

13
3.1 Fundamentos – Tipo de Objetos Básicos

Para un Módulo (SM) se puede crear uno ó mas


Tipos de Eventos (tipo de objeto D)

SM
Los Tipos de Eventos contienen los valores y datos
de planeación requeridos en Planeación de Eventos

Los Tipos de Eventos son modelos para D D D


Eventos (tipo de objeto E)

Para proyectar aspectos diferentes de


Eventos tales como:
Categoría
Clase de impartición E E EL
método didáctico

Debe crear diferentes Tipos de Eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 14

Usted puede asignar varios tipos de evento (objeto tipo D) a un módulo (objeto tipo SM).
La planeación de eventos se basa en los tipos de eventos. Usted puede crear diversos
tipos de eventos (tipo del objeto E) o unidades académicas sin fecha (objeto tipo EL) de un tipo de eventos
(d). Un evento ó unidad académica puede tener diversos escenarios:
Categoría (conferencia o laboratorio)
clase de impartición (sala de clase o sala de clase virtual)
método didáctico (el profesor-o centrado en trabajo en grupo)
Estos escenarios para los objetos SM, SE, D, y CI tienen que ser hechos en
Parametrización para la Campus Management bajo datos maestros de Campus Management estructura
académica. La Parametrización se explica más adelante en esta unidad.
Los tipos de evento son los elementos de un módulo que sirven de modelos para el
proceso de la planeación de eventos. Las cualidades que son típicas para todos los eventos académicos
de un tipo específico se almacenan en el tipo de eventos. El clase de impartición del tipo de eventos
determina si es un modelo para eventos o para unidades académicas sin fecha.
El sistema utiliza los datos del tipo de eventos como datos prefijados cuando usted crea o
planea los eventos o unidades académicas sin fecha . Usted puede sobre escribir los valores prefijados en
los eventos ó unidades académicas sin fecha.

14
3.1 Fundamentos – Eventos

El Tipo de Evento (objeto tipo D) sirve como el modelo


para Eventos (objeto tipo E). Puede crear uno ó mas
Eventos desde un Tipo de Evento.

Primavera 2002: E E E

Un evento ocurre en:


Una ó mas fechas
En una o mas sedes, y requiere
Tipos de recurso específicos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 15

Aparte del tipo de datos del evento que el sistema utiliza cuando usted
crea un evento, usted debe incorporar datos adicionales tales como sede, horario,
recursos requeridos, etc
Un evento es una oferta académica específica con las fechas del
comienzo y fin que se han creado desde un tipo de evento. El evento ocurre en un
Campus específico, y requiere recursos tales como salones e instructores.
Ejemplo: Un tipo de evento puede servir como modelo para varios
eventos. Cada evento que usted crea se puede llevar a cabo en unos o más días
(lunes 8-10, miércoles 1-3 P.M.) en una sede, y recursos de uso diversos (el lunes: sitio
WD100 e instructor Vicki Marx, el miércoles: sitio MA100 e instructor Henryk Peters).
Nota: Usted puede cambiar las fechas de validez de un evento académico
existente en el catálogo de módulos. Los paquetes y las inscripciones asociadas del
evento se ajustan automáticamente a las nuevas fechas.

15
3.1 Fundamentos – Eventos Independientes de Tiempo

El Tipo de Evento (D) sirve como el modelo para Eventos


independientes de tiempo (EL). Puede crear uno ó mas Eventos
independientes de tiempo desde un Tipo de Evento.
Un Evento independientes de tiempo no tiene un:
D

Horario ó
Recursos (instructor, salón, etc.) EL

(Un Evento independientes de tiempo puede ser usado para planear


D
entrenamiento basado en la Web y ofertas de e-learning)
También puede ser usado para proyectar eventos que aún no tienen
un horario. El evento es:
EL E
Primero creado como un Evento
independientes de tiempo (EL) – con fechas
previstas, y
E
Luego cambiado a un evento (E) cuando un
horario y recursos sean asignados

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 16

El evento independiente de tiempo se crea de un tipo de evento. A


diferencia de los eventos, los eventos independientes de tiempo no requieren un
horario, o recursos como salones e instructores.
El sistema crea un evento independientes de tiempo cuando usted crea
un evento sin un horario fijo. Cuando usted incorpora un horario para el evento
independientes de tiempo , él sistema lo cambia a un evento.
El evento independientes de tiempo se puede utilizar para planear e-
learning, Web-based y ofertas de estudio a distancia.
El sistema crea un evento independientes de tiempo (tipo de objeto EL )
de un tipo de evento (D) que, por ejemplo, tenga e- learning como la manera de
enseñanza.

16
3.1 Fundamentos – Atributos Relevantes a los
Objetos
Tipo de Objeto SM:
Patrones de periodo(1751) Para plantillas de oferta de
eventos
Tipo de Objeto SE:
Capacidad (Infotipo 1024)
Patrones de periodo(1751) Para plantillas de oferta de
eventos

Tipo de Objeto D:
`Método de entrega (Infotipo 1731) Parametrización para SM y D
Horas de Clase (Infotipo 1753) Solo para propósitos de información

Infotipo 1731 Categoría Método didáctico Clase de impartición

Clase Centrado en el Profesor Instrucción en salón


SM, CI, D
Laboratorio Trabajo en Grupo Salón Virtual
Discusión Auto-estudio Basado en
Documentos.
Tareas Curso por Correspondencia Instrucción basada en Web

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 17

Categoría: La categoría determina la manera en que el contenido de módulos, de los tipos


de evento y del trabajo individual se ofrece a los estudiantes (conferencia, clase particular, laboratorio,
seminario, etc.). Usted define categorías en la Parametrización para la Campus Management bajo datos
maestros de la Campus Management > estructura académica >

Materias > Define Categorías


Tipo de evento > Define Categorías
Trabajo Individual > Define Categorías
método didáctico: El método didáctico describe la arquitectura de aprendizaje de los tipos
de evento (instrucción de sala de clase, estudio a distancia, trabajo de proyecto, etc.). Usted define
métodos de enseñanza en Parametrización para la Campus Management bajo datos maestros de la
Campus Management > los tipos académicos de la estructura > evento > define métodos didactico.
Clase de imparticion: La clase de imparticion describe cómo el contenido de un evento
académico se organiza y si usted necesita crear un evento o un evento de tiempo independiente en el
sistema. Usted define el método de entrega en la Parametrización para la Campus Management bajo
datos maestros de la Campus Management > los tipos académicos de la estructura > de evento > crea la
manera de enseñanza.
Patrón de la periodo: El patrón de la periodo es un modelo usado para crear las periodos
académicas en las cuales se ofrecen los módulos y los tipos de evento (por ejemplo, modelo de la periodo
del verano para todos los módulos ofrecidos en el semestre de verano). Un modelo puede ser asignado a
unas o más periodos académicas y tener una fecha de validez específica del comienzo para el tipo de
módulos o del tipo de evento.
Horas clase: Las horas clase no tienen actualmente ningún efecto en la planeación del
evento. Esta entrada se utiliza para los propósitos de la información solamente.

17
3.1 Fundamentos – clase de impartición

La
Laclase
clasede
deimpartición
imparticiónde
detipo
tipode
deevento
evento(D)
(D)determina
determinasi
siel
elsistema
sistemacrea:
crea:

••Eventos
Eventosindependientes
independientesde
detiempo
tiempoóó
••Eventos
Eventos

EVENTOS
independientes de
EVENTOS
tiempo
•-•-Ocurren
Ocurrenen
enfechas
fechasespecificas
especificas
•-•-No
Notienen
tienenun
unhorario
horario
•-•-Requieren
Requierenrecursos
recursos
•-•-No
Norequieren
requierenrecursos
recursos
•-•-Validez
Validezdel
delobjeto
objetoestá
estáinfluenciada
influenciada •-•-Validez
Validezdel
delobjeto
objetono
noestá
estáinfluenciada
influenciada
porun
por unhorario
horario porun
por unhorario
horario(objetos
(objetosde
delarga
largavida)
vida)

•-•-Tienen
Tienenlimites
limitesde
decapacidad
capacidad •-•-Tienen
Tienencambios
cambiosde decontenido
contenidoeneneleltiempo
tiempo
•-•-No
Notienen
tienenlimites
limitesde
decapacidad
capacidad
•-•-Ocurren
Ocurrenen ensedes
sedesespecificas
especificas
•-•-Son
Sonindependientes
independientesde
desede
sede

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 18

Las ofertas académicas de una universidad consisten en eventos y eventos


independientes de tiempo. Usted crea eventos y eventos independientes de tiempo, y eventos del horario
cuando usted instala una oferta del evento. Usted puede inscribir personas para ambas ofertas tan pronto
como estén disponibles en el sistema.
La clase de impartición del tipo de evento (el tipo del objeto D) determina si la oferta está
creado como evento o como evento tiempo-independiente
Cuando usted crea una oferta (E o EL), el sistema propone solamente esos tipos de
evento que tengan los modos apropiados de entrega. Aparte del tipo de datos del evento que el sistema
utiliza como modelo cuando usted crea un oferta, usted debe incorporar datos adicionales tales como
sede, horario, recursos requeridos etc. si usted está creando un evento.
Usted mantiene los modos de la entrega en Parametrización para el Campus
Management bajo datos maestros de la Campus Management > los tipos académicos de la estructura >
del evento > crea modos de la entrega. Usted asigna los modos de la entrega cuando usted crea un tipo
de evento de negocio.

18
3.1 Fundamentos – Creando Ofertas Académicas I

Tipo de Evento (D)


Lab/Instrucción en salón Tipo de Evento(D)
Presentación /VC
Tipo de recursos : Presentación para Informática Se necesita un
y salón equipado con PCs
Evento Tipo de recursos : Presentación para Informática
Categoría: Laboratorio (E) Categoría : Presentación
método didáctico: Centrado en el Profesor método didáctico : Centrado en el Profesor
clase de impartición: Instrucción en salón Parametrización clase de impartición: Salón Virtual

Se necesita un evento
Tipo de Evento (D) independientes de tiempo Tipo de Evento(D)
Presentación / Instrucción en salón (EL) Presentación /WBI

Tipo de recursos: Presentación para Informática Tipo de recursos: -


y presentación de clase Parametrización
Categoría: Presentación Categoría: E-learning
método didáctico: Centrado en el Profesor método didáctico: Auto-estudio
clase de impartición: Instrucción en salón clase de impartición: Instrucción basada en Web

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 19

Esta diapositiva muestra que ofertas académicas usted puede crear desde
tipos de evento de negocios con diversos modos de entrega

19
3.1 Fundamentos – Creando Ofertas Académicas II

Tipo de Evento (D) Tipo de Evento (D) Tipo de Evento (D) Tipo de Evento (D)
Tipo de Evento (D) Tipo de Evento (D) Tipo de Evento (D) Tipo de Evento (D)
Lab/salón
salón Presentación/VC
Presentación /VC Presentación//salón
salón Presentación/WBI
/WBI
Lab/ Presentación Presentación

Evento
(E) Evento (E) Evento de
INF100-01 INF100-03 Tiempo-ind (EL)
Vie 8-10 Vie 14-15 INF100-80
PC salón 10 - Evento (E)
Mr. Peters Mr. Peters INF100-05 www.rz.uni...
Mannheim (Dummy) Mar 9-11
salón S3
Bus. Mr. Marx
Event (E) Walldorf
INF100-01
Lun 8-10
PC salón 10
Mr. Plumbaum
Walldorf

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 20

Esta diapositiva muestra los resultados de la planeación de oferta


académica. El sistema proporciona diversa información dependiendo de si crea un
evento o un evento tiempo-independiente.

20
3.1 Fundamentos – Paquetes de Eventos

Tipo de Evento (D) Paquetes de Eventos


Lab/ salón (SE)
Sección 0100

Evento (E)
Evento (E) Campus Alemán
INF100-01 (no programado)
Vie 8-10 INF100-06
PC salón 10 -
Mr. Shamir PC salón 12
Mannheim Mr. Tovalds
Walldorf
Paquetes de Eventos
(SE)
Sección 0200

Campus
Evento (E) Estadounidense
Evento (D) INF100-05
Mar 9-11 Evento (E)
Presentación / salón
S3 INF100-04
Mr. Balzert Vie 14-15
Walldorf S3
Mr. Shamir
Mannheim

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 21

Usted puede construir sus propias ofertas académicas en la Campus


Management combinando eventos y eventos tiempo-independiente a un paquete de
evento (SE).
Usted puede asignar los paquetes de evento a un módulo (SM). Cuando
usted asigna eventos y eventos tiempo-independiente a un paquete, usted puede definir
la periodo académica y/o el año académico en los cuales se ofrece el paquete de
eventos asignándolo a un calendario académico.
Los paquetes de eventos ofrecen varias ventajas:
Le permiten inscribir varias ofertas académicas inmediatamente en vez de tener
que inscribirlas cada una por separado.
Le asiste en la organización de ofertas (clases particulares, conferencias,
exámenes, los etc.) para diversos objetivos de aprendizaje o para diversos
instructores.
Le permiten fijar los honorarios para las ofertas enumeradas debajo de los
módulos. Por lo tanto permiten definir diversos honorarios para diversos paquetes
de eventos.
Los paquetes de evento ofrecen funciones que le permiten:
Definir las reglas para la inscripción del paquete de eventos en los contenedores
de reglas de SE
Definir el Campus en el cual se lleva a cabo un paquete de eventos
Mantener un calendario académico para el paquete de eventos
Mantener la capacidad por paquete de eventos
Mantener un patrón por paquete de eventos

21
3.1 Fundamentos – Trabajo Individual (1)

El objeto de trabajo individual (CI) le permite modelar las tareas especiales ó


los proyectos requeridos de los estudiantes en el sistema.
El trabajo Individual no se crea con la herramienta de planeación de eventos
se crea con una funcionalidad separada.

Puede crear trabajo individual para


Materias (SM)
Tipos de eventos (D)
Ejemplos de trabajo individual son:
Tesis
Trabajos escritos

Prerrequisitos: Tiene que definir la categoría en SM ó D

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 22

Trabajo individual o tareas que un estudiante toma durante su estudios puede ser:
Trabajo escrito
Disertación
Proyecto de trabajo en grupo
El objeto del trabajo individual (CI) permite que usted incorpore datos sobre asignaciones
individuales del trabajo y proyectaos de trabajo en grupo que los estudiantes terminan durante sus
estudios. El trabajo individual se refiere a un estudiante o a un grupo específico de estudiantes.
El trabajo individual (CI) se relaciona con un tipo de módulo (SM) o un tipo de evento (D).
Usted puede asignar los artículos individuales del trabajo a los módulos o al evento en el catálogo de
módulos, y mantener ahí sus datos.
Usted puede asignar solamente un artículo individual del trabajo a un tipo de módulos o
del evento que tenga una categoría señalada como trabajo individual. Para definir la categoría, ir a
Parametrización para la Campus Management y elegir datos maestros de la Campus Management > la
estructura académica > trabajo individual > define categorías.
Usted asigna la categoría a una módulo en los datos de módulos (infotype 1746) y a un
tipo de evento en la categoría (infotype 1731).
Cuando un conferencista o un instructor crea el trabajo individual para un módulo o tipo
de evento, (el/ella) puede crear un nuevo objeto individual de trabajo para cada asunto que el estudiante
tiene que trabajar. Éste sería el caso si un trabajo escrito tiene diversos asuntos.

22
3.1 Fundamentos – Trabajo Individual (2)

El objeto de trabajo individual (CI) le permite modelar las tareas especiales ó


los proyectos requeridos de los estudiantes en el sistema.

El trabajo Individual no se crea con la herramienta de planeación de eventos se crea


con una funcionalidad separada.

Puede crear trabajo individual para


Materias (SM)
Tipos de evento de negocios (D)
Ejemplos de trabajo individual son:
Tesis
Trabajos escritos

Pre-requisitos: Tiene que definir la categoría en SM ó D

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 23

Trabajo o trabajo individual que un estudiante toma durante su estudios. Éste puede ser :
Trabajo escrito
Disertación
Proyecto de trabajo en grupo
El objeto del trabajo individual (CI) permite que usted incorpore datos sobre asignaciones
individuales del trabajo y proyectos de trabajo en grupo que los estudiantes terminan durante sus
estudios. El trabajo individual se refiere a un estudiante o a un grupo específico de estudiantes.
El trabajo individual (CI) se relacióna con un tipo de módulos (SM) o tipo de evento (D).
Usted puede asignar los artículos individuales del trabajo a los módulos o al evento en el catálogo
adentro de módulos, y mantener sus datos allí.
Usted puede asignar solamente un artículo individual del trabajo a un tipo de módulos o
del evento que tenga una categoría señalada como trabajo individual. Para definir la categoría, ir a
Parametrización para la Campus Management y elegir datos maestros de la Campus Management > la
estructura académica > trabajo individual > define categorías.
Usted asigna la categoría a una módulo en los datos de módulos (infotype 1746) y a un
tipo de evento en la categoría (infotype 1731).
Cuando un conferenciante o un instructor crea el trabajo individual para un tipo de
módulo o del evento de negocio, (el/ella) puede crear un nuevo objeto individual del trabajo para cada
topico que el estudiante tiene que trabajar. Éste sería el caso si un trabajo escrito tiene diversos tópicos.

23
3.1 Fundamentos – Trabajo Individual (3)

Módulo (SM) Módulo como trabajo


Informática
individual, e.g. Tesis
INF100 Trabajo
Individual
Parametrización (CI)
Categoría: Tesis
...

Tipo de Evento como trabajo


Tipo de Evento (D)
individual representando parte de
Tarea
un módulo, e.g. tarea
Categoría: Tarea

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 24

24
3.1 Fundamentos – Resumen

Ahora usted está en capacidad de:

Comprender los conceptos básicos y el escenario de


la planeación de eventos
Comprender como los objetos de las estructuras
académicas y los objetos recurso están relacionados
Comprender las funciones de las diferentes variables de la
planeación de eventos.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 25

25
3.2 Planeación de Eventos - Objetivos

Al concluir este tema, estará en capacidad de:

Describir los elementos especiales del entorno de


planeación de eventos
Comprender como el entorno y las actividades de
planeación están correlacionadas
Ejecutar las tareas preparatorias de planeación de
eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 26

26
3.2 Planeación de Eventos – Oferta de Eventos

La ventana de edición de oferta de eventos está dividida en tres partes:

Parte I: Datos del Módulo, periodo, y uso del paquete de eventos


La abreviación y el nombre del módulo se muestra en la parte superior de ésta
parte.
Escoja el año académico y el periodo para el cual usted quiere planear ofertas.
También puede especificar si usted quiere usar paquetes de evento ó solo
eventos académicos.

Parte II: Paquetes de Evento


En esta parte, usted obtiene una descripción de los paquetes de eventos,
crea los paquetes de evento, los liga a los eventos o a los eventos
independientes de tiempo, y mantiene la periodo de oferta

Part III: Eventos Académicos


En esta parte, usted obtiene una descripción de los tipos de eventos, crea
nuevos tipos de evento, obtiene una descripción de eventos académicos, crea
y corrige eventos, y crea y corrige eventos de tiempo-independiente.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 27

27
3.2 Planeación de Eventos - Variantes De Oferta De los eventos

1 D E F G

2 D EL

3 SE E
SM
SM

D EL

4 D SE E

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 28

El sistema ofrece diversos procedimientos para el planeación del evento.


Nota: sin importar que procedimiento que usted utilice para planear un evento, usted debe siempre
primero crear los tipos del evento para los módulos, que sirven como los modelos para los eventos
académicos. El módulo (SM) se utiliza siempre como la base de la planeación.
Hay 4 diversas maneras de crear eventos académicos:
1- Usted puede crear fechas del evento directamente de uno o más tipos del evento, con o sin la
asignación de recursos. Si usted no selecciona un horario, el sistema crea automáticamente un
evento tiempo-independiente que representa un evento sin un horario. Cuando usted incorpora
un horario en un tiempo después, el sistema cambia el evento independientes de tiempo a un
evento.
2- Usted puede crear eventos independientes de tiempo directamente de tipos del evento.
3- Como 1, excepto ése que usted combina eventos académicos a los paquetes de evento.
4- Usted primero crea el paquete de evento y entonces los eventos académicos. Este procedimiento
es preferible a los otros porque el sistema crea automáticamente una relación entre el paquete
del evento y los eventos académicos asociados. Esto se describe detalladamente en la
diapositiva siguiente.

28
3.2 Planeación de Eventos - Cree los eventos con recursos

SM11
SM
Paso 1: Cree Los Tipos De Evento

DD11 DD22 DD33


Parte III: Eventos
Académicos
Cree Los Tipos De
Evento

Parte III: Eventos


Académicos Paso 2: Cree Los Eventos
Cree Los Eventos

EE11 EE22 EE33

Parte III: Eventos


Académicos Paso 3: Cree el horario y los recursos
Cree, programe y
asigne los recursos
FF11 GG11 FF22 GG22 FF33 GG33

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 29

Esta diapositiva muestra los pasos básicos requeridos para crear tipos de
evento, eventos, horario, y recursos.

29
3.2 Planeación de Eventos - Cree los eventos
independientes de tiempos

SM
Paso 1: Cree los Tipos de Evento
SM 11

DD44 DD55 DD66


Parte III: Eventos
Académicos
Cree los Tipos de
Evento

Parte III: Eventos


Académicos Paso 2: Cree los Eventos independientes de tiempo
Cree los Eventos
independientes de
tiempo
EL44
EL EL55 EL6
EL EL6

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 30

Esta diapositiva muestra los pasos básicos requeridos para crear tipos de evento y
eventos independientes de tiempo.

30
3.2 Planeación de Eventos - Cree los Paquetes de Eventos (I)

SM
Paso 1: Cree los Tipos de Eventos
SM 11

Parte III: Eventos D1 D2 D


D 44
Académicos
Cree los Tipos de
Evento

Parte III: Eventos


Académicos Paso 2: Seleccione y cree los eventos académicos
Seleccione y cree
los Eventos
académicos
E
E 11 E
E 22 EL
EL 44

Parte III: Eventos


Académicos Cree los
paquetes de eventos y Paso 3: Cree los paquetes de eventos y
asigne los eventos
académicos
seleccione los eventos académicos

SE
SE 11 E
E 11 E
E 22 EL
EL 44

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 31

Esta diapositiva muestra los pasos básicos requeridos para crear tipos de
evento y eventos académicos. También demuestra los pasos implicados en asignar
eventos y eventos independientes de tiempo a los paquetes de evento.

31
3.2 Planeación de Eventos - Cree los Paquetes de Eventos (II)

SM
SM 11 Paso 1: Cree los Tipos de Eventos

D1 D2 D
D 44
Parte III: Eventos Acad.
Cree los T. de Eventos

Parte II: Paquetes de Paso 2: Cree los Paquetes de Eventos


Eventos

Cree los Paquetes de SE 1


Eventos

Parte III: Eventos Paso 3: Cree los Eventos Académicos


Académicos
Cree los Eventos
Académicos E
E 11 E2 EL
EL 44

Parte II: Paquetes de Paso 4: Asigne Eventos Acad. al Paquete de Eventos


Eventos
Asigne Eventos
Académicos al
SE
SE 11 E
E 11 E
E 22 EL
EL 44
paquete de Eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 32

Esta diapositiva muestra los pasos básicos requeridos para crear


tipos de evento y los paquetes de evento. También demuestra los pasos
implicados en crear eventos y eventos independientes de tiempo, y asignar
éstos a los paquetes de evento.

32
3.2 Planeación de eventos - relación entre la
planeación de eventos y los recursos

Nivel
Nivel de
de
Tipo de Evento Requiere Tipo de Recurso
planeación
planeación (D) (R)

Es una especialización de Está equipado con

Nivel
Nivel Evento Reservas Resource
Operativo
Operativo (E) (G)
Recurso
Esta reservado por

Es una especialización de
Ocurre en

Sede(F)
Sede (F) Salones(G)
Salones (G) Instructor(P,
Instructor (P,H)
H) Material(M)
Material (M)

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Los tipos de recurso que un tipo del evento requiere se definen en el nivel de la planeación.
Los recursos reales usados por un evento específico se definen en el nivel operativo.
El tipo de recurso representa un sistema de recursos con las cualidades idénticas (PC, módulos del
curso, etc.). Los instructores y los salones son tipos de recurso con cualidades especiales.
Ejemplo:
Usted puede incorporar la capacidad mínima, óptima y máximo para el tipo del
recurso “salón". Si el número de los asistentes del evento no alcanza la capacidad
mínima del recurso " salón ", el evento puede ser cancelado.
Recursos y otras de utilidades y módulo requeridos para un evento (materiales del
curso, HR515 del salón S1).
Usted puede utilizar la función alternativa de la investigación del recurso para ligar una persona interno o
externa directamente a un evento vía la relación "es instructor de" y el tipo de recurso "instructor".
Diríjase por favor a la gestión de eventos HR para otros detalles.

33
3.2 Planeación de eventos - capacidades en Campus
Management (general-1)

Las capacidades se pueden definir en

Módulos (SM)
Paquetes de Eventos (SE)
Tipos de Eventos (D)
Eventos (E)
Salones (G)
Todos los objetos están utilizando el mismo infotype y permiten definir una capacidad mínima,
óptima y máxima.
Los valores de la capacidad en la D apenas se utilizan para pasarlos automáticamente a la
capacidad en la E.
Los valores de la capacidad en el SM se utilizan en los casos del uso donde los límites de
inscripción se requieren en el nivel SM. Esto puede ser útil, si no están programados los
eventos y los paquetes de eventos . En otros casos la capacidad en el SM no se utiliza y se
debe fijar a un valor máximo o los mensajes para las capacidades del SM se deben desactivar.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 34

34
3.2 Planeación de eventos - capacidades en Campus
Management (general-2)

La capacidad mínima de todos los objetos tiene solamente impacto de


menor importancia. Esta significa ser la cantidad mínima de inscripciones
con las que vale la pena programar el módulo, el paquete de evento o el
evento respectivamente para reservar el salón. El sistema no evalúa este
valor.

Los otros valores se utilizan especialmente para el proceso de la


inscripción y para la asignación de recursos.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 35

35
3.2 Planeación de eventos - capacidades en Campus
Management (SM/ SE)

Si el número de inscripciones en un SM excede la capacidad óptima el sistema


publica un mensaje. En estándar esto es un mensaje de error, pero puede ser
convertido en una advertencia, en información ó en ningún mensaje.

Si el número de inscripciones en un SM excede la capacidad máxima el


sistema publica otro mensaje. En estándar esto es un mensaje de error, pero
puede ser convertido en una advertencia, información o en ningún mensaje.

Si el número de inscripciones en un SE excede la capacidad óptima el sistema


publica un mensaje. En estándar esto es un mensaje de error, pero puede ser
convertido en una advertencia, información o en ningún mensaje.

Si el número de inscripciones en un SE excede la capacidad óptima el sistema


publica un mensaje. En estándar esto es un mensaje de error, pero puede ser
convertido en una advertencia, información o en ningún mensaje.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 36

36
3.2 Planeación de eventos - capacidades en Campus
Management (E/ G) (1)

Para la inscripción a un evento se utiliza la capacidad efectiva


contra las capacidades óptima y máxima. La capacidad efectiva
es el mínimo entre la capacidad del evento y el salón.

La inscripción a un evento en CM es hecha por defecto con una


prioridad que es definida por el sistema como prioridad normal de
la inscripción con el valor 50 en la parametrización.

En la parametrización se define un umbral adicional. Para las


inscripciones con una prioridad debajo de este valor, la capacidad
óptima es el límite.

La capacidad máxima no puede ser excedida.

Arriba de la capacidad óptima solamente son posibles


“inscripciones esenciales", es decir las inscripciones con una
prioridad más alta que este umbral,.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 37

37
3.2 Planeación de eventos – Herramienta de Planeación de Recursos

Fecha
Fecha (tomada
(tomada dede la
la
Periodo de Planeación 01.01.2000 - 31.03.2000 periodo en que el
periodo en que el
Fecha Propuesta 13.01.2000 - 17.01.2000 evento
evento es
es ofrecido)
ofrecido)
Lugar 50000484 Campus Alemanes
x Periodo sin días de descanso x Incluye los primeros días
Requerimiento de Recursos
Tipo de Recurso Reqmtos Disp.% Sobra % Reqd. Mult. Critical
Aulas 1,00 100,00 100,00 x
Todas las Presentaciones 1,00 200,00 100,00 x
Auditorio 1,00 0,00 0,00 x x

Selección
Selecciónde
deRecursos
Recursos
Tipo de Recurso Aulas
Requerimiento de Recursos 1,00
Selección de Recursos
Recurso Disp. Edif CapMin CapOpt CapMax Valuación
Aula 10 5 20 36 0
Aula Walldorf 0 0 0 0

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 38

Esta diapositiva muestra la función de la selección de recurso de la planeación del evento. Los
tipos de recurso se definen en el tipo de evento. Cuando usted planea un evento, el sistema
propone solamente esos recursos que tengan el tipo requerido. Los recursos requeridos deben
estar disponibles para la duración entera del evento.
Los recursos se pueden asignar automáticamente o reservar individualmente.
El indicador de disponibilidad (el Avail.%) muestra qué porcentaje del tipo del recurso todavía está
disponible.
El indicador restante del requisito (el Remain.%) muestra qué porcentaje del tipo restante
requisitos del recurso todavía no se cubre en el período de evento.
El indicador del requisito (Reqd.) determina si un recurso particular es obligatorio para el evento.
Solamente cuando se fija este indicador el sistema asigna un recurso automáticamente.
El indicador múltiple del uso (Mult.) determina si un recurso se puede reservar para varios eventos
en el mismo tiempo.
El indicador crítico de la disponibilidad del recurso (crítico) demuestra qué tipo de recursos no está
adecuadamente disponible en el período de evento.

38
3.2 Planeación de eventos - Selección Detallada de Recursos

Tipo de Recurso Instructor


Requerimiento de Recursos 1,00

Selección Detallada
Día Comienza Finaliza Sel. Equip.
13.01.2000 09:30:00 - 12:00:00 = 1 0
13.01.2000 13:00:00 - 16:30:00 = 1 0
Selección detallada
14.01.2000 08:30:00 - 12:00:00 = 1 0
de Recursos
14.01.2000 13:00:00 - 14:30:00 < 0 0
14.01.2000 14:30:00 - 16:30:00 = 1 0 Fecha 14.01.2000
15.01.2000 09:30:00 - 12:00:00 = 1 0 Hora 13:00:00 - 14:30:00
Entrada 1 de 12 Requerimiento de Recursos 1,00
Selección Detallada

Vicki Marx
Isabelle Sax
Henryk Peters

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 39

La selección detallada de recurso no es obligatoria.


El sistema indica si más de los recursos disponibles son reservados.

39
3.2 Planeación de eventos – Resumen

Ahora usted está en capacidad de:

Describir los elementos especiales del entorno de


planeación de eventos
Comprender cómo el entorno y la planeación de
actividades están correlacionados.
Ejecutar las tareas previas de la planeación de
eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 40

40
3.3 Plantillas - Objetivos

Al finalizar éste tema, usted estará en capacidad de:

Simplificar el proceso regular de planeación de


eventos para las periodos académicas
Explicar la funcionalidad de copia de los horarios
Crear plantillas reutilizables de planeación de
eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 41

41
3.3 Plantillas - Plantillas de Ofrecimiento de Eventos

Las ofertas del evento de una periodo en particular rara vez varían de un año
académico al siguiente. Muchas universidades por lo tanto utilizan las
ofertas de la periodo anterior como base al planear las ofertas para el año
académico próximo.

Campus Management ofrece una funcionalidad extendida del planeación que


permite generar plantillas de oferta del evento reutilizables.

Las plantillas pueden ser:


Generadas de las ofertas de una periodo anterior
Creadas individualmente
Creadas de la copia de un evento ofrecido en una periodo anterior

Las plantillas pueden:


Cambiarse en el modo de proceso rápido
Contener ofertas de evento de diversos tipos con diversos datos por defecto

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 42

La funcionalidad de la planeación de evento de Campus Management se adapta a las necesidades


especiales de las universidades por lo tanto permiten la creación fácil de Plantillas de oferta de eventos.
Usted puede crear Plantillas nuevas o crear Plantillas de horario existentes de evento. Los horarios que
usted crea para una periodo académica son reutilizables.
Usted puede utilizar Plantillas al planear eventos para ahorrarle tener que crear y mantener ofertas de
evento de borradores para cada periodo académica. Usted puede también utilizar estas Plantillas al
copiar ofertas del evento, crear Plantillas de ofertas existentes del evento, y crear Plantillas antes de
que usted cree los eventos.
Requisitos:
Se definen las ofertas de evento de las cuales usted está creando las Plantillas.
Se definen los patrones de la periodo. Usted define patrones de la periodo en
parametrización para la Campus Management bajo datos maestros de la Campus
Management; Estructura Académica; módulos o paquetes de evento > patrones de
la periodo de Definición/Mantenimiento.
Usted puede utilizar un patrón de la periodo si usted desea ofrecer cierto paquete de módulos o de
eventos, por ejemplo, en cada periodo de invierno o cada segunda periodo de verano. Usted puede
también utilizar patrones de la periodo para crear el evento que ofrece Plantillas para una periodo
específica.

42
3.3 Plantillas –Conceptos Básicos

La planeación de eventos se basa en los objetos de larga vida


(módulos, tipos del evento, paquetes del evento)

Solamente los datos básicos del evento se utilizan en las plantillas


pero no las fechas específicas

Se utilizan los patrones de la periodo al crear las plantillas de oferta


del evento

Un estado de la planeación se puede utilizar en plantillas

El proceso de la plantilla es protegido por autorizaciones especiales

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 43

Aspectos de la función de la plantilla:


La planeación se basa en los objetos de larga vida (módulos).
Los datos básicos del evento se utilizan en la plantilla, pero las fechas específicas del
comienzo y del final no se utilizan.
Las Plantillas no se basan en la infraestructura PD.
Se utilizan los patrones de la periodo.
Un estado de la planeación está disponible para Plantillas.
Se requiere una autorización especial para hacerle mantenimiento a las Plantillas.
Si los módulos se ofrecen en periodos que se alternan tales como "semestre del
verano solamente" o "solamente cada dos años", usted puede crear un patrón de la
periodo y utilizar esto para crear Plantillas. El patrón de la periodo se puede unir a los
módulos (SM) y a los paquetes del evento (SE).
Un plan maestro se almacena en el sistema. Usted puede crear las nuevas ofertas de
evento para diversas periodos del plan maestro. El plan maestro por sí mismo no se
cambia y se puede utilizar para planear años y periodos académicas próximas.
El plan maestro puede contener eventos y eventos independientes de tiempo.

43
3.3 Plantillas - Abstracción de Eventos

Abstracción
Plantilla para la oferta de evento ENG101 Lecture 01
Materia EVENTO LU MA MI JU VI INICIO FIN LUGAR AULA PERSID
ABBR. ABBR.
ENG101 ENG101 X 8.00 13.00 Mannheim CE.06 00000014
LEC 01

Parámetros de Realización
Año: 2004 Todos los Jueves en este
01.10.2004 - 31.3.2005 periodo
Periodo: Invierno

Objetos
Mannheim

Evento 10.10.2004
ENG101 Lec 01 Aula CE.06

10.10.2004
Persona 00000014

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 44

44
3.3 Plantillas –Plantillas de Oferta de Eventos

11 D
D E
E
Crear Plantillas
De ofertas existentes

SM Crear Plantillas
SM
22 D
D E
E Sin oferta de eventos

Copiar ofertas
33 D
D E
E de eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 45

Para crear Plantillas desde ofertas existentes (= automáticamente), vaya a:


1. Al menú SAP y elija Campus Management; Estructura Académica (Plan de estudios); Plan de
Estudios; Catálogo de Materias.
2. Seleccione un módulo, y elija el ambiente; corrija el ofrecimiento del evento.
3. Si usted quisiera que el sistema creara automáticamente el evento que ofrece Plantillas, elija
vaya a; Plantillas de Ofrecimiento; Cree la plantilla (con la selección).
4. Incorpore los criterios de selección requeridos en la caja de diálogo.
a) Elija la unidad organizacional a la cual el módulo pertenece. Usted puede también
seleccionar solamente el módulo.
b) Incorpore el año y la periodo académica.
c) Confirme sus entradas eligiendo continuar. El sistema exhibe todas las ofertas del evento
que emparejan los criterios de selección especificados.
5. Seleccione las ofertas de evento de las cuales usted desea crear Plantillas y elija GUARDAR. El
sistema genera Plantillas de las ofertas seleccionadas del evento.
Si usted desea crear y generar el evento que ofrece Plantillas manualmente, vaya a:
El catálogo de módulos, elija el ambiente; corrija el evento que ofrece y elija vaya a;
Plantillas; Mantenga Plantillas para las ofertas del evento. La pantalla crear Plantillas para
las ofertas del evento aparece.
Incorpore los datos requeridos de la plantilla y guarde sus entradas.
Si usted desea copiar un oferta existente a partir de una periodo académica a otra, usted
tiene que:
Cerciorarse de que el evento requerido que ofrece Plantillas o las ofertas del evento de una
periodo académica anterior existen en el sistema
Elegir Campus Management; Planeamiento Del evento; Crear evento de oferta con la
plantilla del menú SAP. La pantalla de Copia de oferta del evento aparece.

45
3.3 Plantillas – Crear Plantillas Automáticamente

Selección

Módulo Unidad Organizacional Programa Grupo de Módulos

Resumen del acceso al evento


ó paquete de eventos

Crear Plantillas para ofrecer eventos


Paquete de
S Materia ID EP ID E Evento Inicio Fin Evento Sc..
Eventos

X 50126484 periodo 1 50169482 E 50179463 03.04.2002 19.07.2002 DI 09:00-10:3..

X 50126484 periodo 1 50169482 E 50116482 02.02.2002 11.06.2002 LU 11:00-12-3.

X 50126484 E 50249713 05.04.2002 19.04.2002 VI 14:00-15:3..

Escoja eventos ó paquetes de eventos como base para Plantillas


Y guarde => Las plantillas son creadas automáticamente

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 46

Usted puede crear Plantillas automáticamente si usted se refiere (= ya programada)


a eventos existentes. Para hacerlo tiene que:
Seleccionar el módulo y la periodo de oferta de cuál usted desea crear la plantilla (=
base para la plantilla).
Usted conseguirá una descripción de eventos y de paquetes de evento existentes
para este módulo. De esta descripción, usted puede seleccionar los eventos o los
paquetes de evento de los cuales la plantilla debe ser creada.
Elija guardar, y la Plantilla será creada.
Nota: Una plantilla se crea por cada instancia de un evento. Las Plantillas se unen
al módulo o al paquete de evento que usted seleccionó. Si usted desea mantener
las Plantillas, usted tiene que elegir el módulo o el paquete del evento primero antes
de que las Plantillas disponibles sean ofrecidas por el sistema.

46
3.3 Plantillas – Crear Plantillas Manualmente

Módulo Activa
Plantillas Disponibles Planeada

Evento Acad.

Tipo
Abrev.
Descripc.
Inicio
Modelo

Capacidad

Horario y Recursos
Incluye
Desde Hasta LU MA MI JU VI SA DO

Cada Semanas al fin de la periodo


Empieza después Semanas Termina Después Fechas
Termina Después Semanas
Lugar Edificio
Aula Instructor

+ Adjunte plantilla a paquete de eventos


© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 47

Esta diapositiva muestra la pantalla para la creación manual de la plantilla. Usted comienza con un
módulo y busca tipos existentes del evento. Usted puede ingresar:
El tipo del evento que usted desea utilizar como el modelo.
Capacidad (esta entrada sobrescribe el tipo capacidad del evento).
Un patrón del horario (elija la época, el día laborable, el número de semanas, el comienzo relativo y
las fechas del extremo). Usted puede incorporar diversos horarios para el evento usando la función
de Incluir (por ejemplo, lunes 9-10 y jueves 11-12).
Recursos (dependiendo de los requisitos de recurso del tipo del evento).
Diferente de la mera planeación del evento, en la pantalla de la creación de la plantilla:
Usted puede seleccionar el patrón de la periodo que debe ser utilizado para crear la plantilla (pero no
para los eventos).
Usted no incorpora fechas concretas.
Una plantilla reutilizable se crea para el tipo de módulos y del evento.
Usted puede unir el patrón a un módulo así como a un paquete asociado del evento. Usted puede por
lo tanto crear el Plantillas horario por el paquete del evento y no solamente por módulo . Esto permite
que usted especifique recursos, fechas, y los patrones de la periodo para cada paquete del evento.
Requisitos: Los tipos del evento se definen y se unen al módulo.

47
3.3 Plantillas – Copia de oferta de eventos (1)
Criterios de Selección
Función de copia para eventos:

Ruta de Evaluación

Tipo Obj. Raíz Los módulos (para los cuales se

Ruta de Evaluación
crearán eventos) son determinados

Copiar Desde vía ruta de evaluación


Año Académico
periodo Académica Patrones de periodo son evaluados

Escoja Oferta de Eventos Plantillas son usadas para oferta de


Copia A eventos (opcional, pero aconsejable)
Año Académico
periodo Académica

Use Plantillas para Oferta de Eventos


Escoja Plantillas de Oferta de Eventos

Estado
Soporta proceso en paralelo
Estado Crear Oferta en Firme
Crear Oferta Planeada Una función de test es suministrada
Ejecute test (los objetos no se guardarán en la base de datos)

Procesando en Paralelo

Grupo de Servidor

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 48

Usted utiliza este procedimiento para copiar Plantillas de oferta de eventos o las ofertas de eventos de una periodo
académica a otra. Esto le ahorra de tener que crear manualmente las ofertas de eventos para cada nueva periodo
académica.
Antes de que usted pueda copiar un evento de oferta, usted requiere las Plantillas de oferta de eventos
de una periodo académica anterior.
Le recomendamos ejecutar una prueba de funcionamiento antes de ejecutar la actualización.
El programa de copia de informes requiere recursos considerables del sistema. Por lo tanto le
recomendamos programar un trabajo de fondo para correr la actualización, y copiar solamente unidades
pequeñas de la de datos (por ejemplo, Unidades Organizacionales Individuales).
Del SAP menú, elija Campus Management; Planeación de eventos; cree oferta de evento con la plantilla o utilice la
transacción PIQCOPY. La pantalla de copia de oferta de evento aparece (el programa de informe
RHIQ_COPY_ROLL_FORWARD). Usted puede copiar (partes) de sus ofertas académicas a otro año académico y
periodo eligiendo:
La ruta de evaluación para definir que parte de sus ofertas académicas desea copiar, por ejemplo las
ofertas de una facultad específica.
El año y la periodo académica de los cuales usted desea copiar los eventos, por ejemplo Otoño 2001.
El año y la periodo académica a los cuales usted desea copiar los eventos, por ejemplo Otoño 2002.
Si usted desea solamente copiar los eventos o si usted quisiera que el sistema creara Plantillas
(automáticamente en el fondo).
Nota: Si usted utiliza la función de la copia para crear ofertas del evento, cualquier cambio que usted realice en el
horario (usted está copiando) aparecerá en el nuevo horario. Sin embargo cuando usted utiliza una plantilla, los
cambios que usted realiza en el horario no alteran la plantilla. En la función de la copia, el sistema crea una plantilla
en el fondo (que usted no puede ver) y la borra después de que haya copiado las ofertas del evento. Le
recomendamos utilizar una plantilla al crear ofertas del evento porque usted puede ver la plantilla antes de copiarla.

48
3.3 Plantillas - Copia de oferta de eventos (2)

Parámetros de Control

Considere la periodo modelo


Resumen y diario detallado
Copie eventos bloqueados

Varios parámetros de control


Copie eventos guardados
Autorización especial es necesaria
Copie eventos monitoreados para ejecutar el programa de reportes

Copie eventos marcados para borrarlos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 49

49
3.3 Plantillas – Resumen

Ahora usted está en capacidad de:

Simplificar el proceso regular de planeación de


eventos para las periodos académicas
Explicar la funcionalidad de la copia de los horarios
Crear plantillas reutilizables de planeación de
eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 50

50
3.4 Pasos Preliminares - Objetivos

Al finalizar este tema usted estará en capacidad de:

Realizar los pasos preparatorios para los diversos


panoramas de planeación del evento incluyendo:
Hacer el calendario académico
Hacer la Parametrización de las periodos
Hacer la Parametrización por tipo de objetos
afectados
Hacer la Parametrización de planeación de recursos
(TEM)
Hacer la Parametrización de modelos complejos
(TEM)
Hacer el Mantenimiento de recursos
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51
3.4 Pasos Preliminares – Resumen

Fije un clase de fecha


Calendario
Calendario de Fábrica

Parametrización: Configurar Patrones


Patrones
de periodo ofrecidos

Planeaciónde
Planeación deEventos
Eventos Atributos Objetos Tipo
(Crearoferta
ofertade
deeventos)
eventos) Parametrización:
(Crear Objetos Tipo SM, SE, D, E, EL, CI

Parametrización: Patrones de Horario,


Gestión de Eventos Recursos

Crear Recursos Recursos, Tipos de


(TEM) Recursos, Sedes

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 52

Antes de que usted pueda planear eventos, tiene que hacer las siguientes configuraciones:
Calendario académico: Cree y mantenga los límites de tiempo (clase de fecha 0200 - el
primer y último día de clases).
Patrones de periodo: Usted tiene que crear los patrones de periodo si está trabajando con
Plantillas. Los patrones de periodo se requieren para los módulos y los paquetes del evento.
Usted tiene que crear los atributos de la planeación que desea asignar a los objetos de la
planeación de eventos.
Algunas de las actividades en la sección de configuraciones básicas de la parametrización
para Campus Management son las actividades de gestión de eventos. Si usted utiliza a
gestión de eventos como componente independiente (por ejemplo, para los seminarios
comerciales externos) en su sistema, usted debe asegurarse de que las configuraciones que
sean comunes a Campus Management y a la gestión de eventos coincidan.
Usted puede mantener los recursos y la localización usando la funcionalidad de la gestión de
eventos.

52
3.4 Pasos Preliminares - Calendario Académico

Los períodos de clase se definen en el calendario académico por medio de


un clase de fecha:
El clase de fecha 0200 define el primer y el último día de clases (período de la
clase)
los períodos de clase son considerados en la planeación de eventos
Los días fuera de estos períodos son días libres de clase y pueden ser
considerados al definir un horario
Usted puede programar una interrupción como el descanso de la primavera en un
período de clase
Usted puede también ignorar interrupciones

El calendario de fábrica describe días festivos como el día de Año Nuevo


Cuando usted planea y programa un evento, el sistema evalúa los calendarios
de fábrica que usted seleccionó en el calendario académico
Usted puede también ignorar los días festivos en la planeación de eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 53

53
3.4 Pasos Preliminares – Atributos por Tipo de
Objetos
Módulos (SM) Paquetes de Evento (SE) Tipos de Evento (D) Trabajo Individual (CI)
Config. Categorías Config. Patrones Cree clase de Marque categorías
periodos de Oferta impartición como de Trabajo
Config. Patrones
Individual
periodos de Oferta Mantenga Patrones Configure Categorías
periodos de Oferta
Mantenga Patrones Configure Métodos
periodos de Oferta de Enseñanza

Cambie clase de impartición Modo Ent. clase de impartición ( descripción) Evento Académico OT
Entrenamiento Instrucción Aula Evento
WEB E-learning Evento Tiempo-independiente
Auto Unidad Auto estudio - Evento Tiempo-independiente

Cambie Categorías Cat.... Categoría Trab Indiv.


0001 Presentación
0002 Presentación /Lab
0003 Discusión
Cambie Métodos Método Método
0001 Instrucción Aula
de Enseñanza
0002 Aprendizaje a Distancia
0003 Auto-estudio
Config. Patrones Patrón Patrón de periodo de
periodos de Oferta FS Oferta
Semestre Otoño
SS Semestre Primavera
SES periodo de Verano

Mantener Patrones de periodo Patrón para periodo Primer Año Académico Int.
Primavera periodo Verano periodo Año Académico 2002 1

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 54

Usted puede crear los atributos para la planeación de objetos tipo en parametrización para Campus
Management bajo los datos maestros de Campus Management; Estructura Académica:
> Modulos > Paquetes de Eventos > Tipos de Eventos > Trabajo Individual
Nota: Cerciórese de definir la categoría y la clase de impartición.
Usted puede crear los patrones de periodo para la planeación de eventos. Si usted trabaja con
Plantillas, usted debe utilizar siempre los patrones de periodo. Usted puede crear los patrones de
periodo para los módulos o los paquetes del evento en parametrización para Campus Management bajo
los datos maestros de la Campus Management; Estructura académica; los módulos / Los Paquetes de
evento > Establecer los Patrones de periodo.
Configurar los Patrones de periodo: Los patrones de periodo definen los intervalos en los cuales su
universidad ofrece normalmente los módulos y los paquetes de eventos (cada segundo semestre, cada
segundo año, etc.).
Mantenga los Patrones de periodo: Usted puede asignar una o más periodos académicas a cada
patrón.
Si usted creó el patrón cada semestre del invierno y semestre del verano, usted debe asignarle las
periodos académicas del invierno y del semestre de verano.
Si usted no desea utilizar un patrón particular hasta un año académico específico, usted puede
especificar el primer año académico en el cual este patrón se aplica. Usted puede también asignar el
primer año académico aplicable a solamente una periodo académica en el patrón.
Usted puede incorporar el intervalo entre dos años académicos, por ejemplo, si usted ofrece un objeto
que usted no desee asignar al patrón hasta después en semestre de invierno de cada segundo año
académico.

54
3.4 Pasos Preliminares – Resumen de los Objetos Tipo
Evento (E)

Infotypes para Objetos Tipo E Relación entre Objetos Tipo E y ......


Infotype Nombre Crear Cambiar Borrar Planeac Tipo de Planeación Objeto Relación Descripción

X Sede F A024 Ocurre en


1002 Descripción X X X
1024 Capacidad X X X X Recurso G A022 Requiere
1035 Horario X X X X Tipo de Recurso R A053 Aún Requiere
1061 Enlace Web X X X
X Tipo de evento D B507 Es un elemento de
1062 Enlace Conocimiento X X X
1739 periodo de oferta X X Paquete de Evento SE B512 Es un elemento de

Estudiante ST B025 Toma parte en

Parametrización Preparación

Objeto Configure Categoría Configure clase de impartición Ejemplos por Ejemplos por clase de Ejemplos por
impartición método de
Categoría enseñanza

SM No Trabajo Individual No posible Presentación Instrucción en Aula

D No Trabajo Individual Evento Presentación Instrucción en Aula Centrado en el


Profesor

Presentación Aula Virtual Trabajo en Grupo


Lab periodo de Practica de lab Trabajo en Grupo

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 55

Esta diapositiva muestra las configuraciones requeridas para los eventos (E). Preste por
favor especial atención a las configuraciones de parametrización para los módulos (SM)
y los tipos de evento (D).

55
3.4 Pasos Preliminares – Resumen de eventos
independientes de tiempo Objeto Tipo (EL)
Infotypes para Objetos Tipo EL
Infotype Nombre Crear Cambiar Borrar Relación entre Objetos Tipo EL y......
1002 Descripción X X X Planeac Tipo de Planeación Objeto Relación Descripción
X Sitio F A024 Ocurre en
1024 Capacidad X X X
X Recurso G A520 Es asignado
1035 Horario X X X
X Tipo de evento D B507 Es un elemento de
1061 Enlace Web X X X
Enlace Conocimiento X Paquete de Evento SE B512 Es un elemento de
1062 X X X
periodo de oferta Alumno ST B547 Es complementado
1739 X por

Parametrización Preparación

Objeto Configurar categoría Fija clase de impartición Ejemplos por Ejemplos por clase de Ejemplos por
impartición método de
Categoría enseñanza
SM No Trabajo Individual No posible Tarea

D No Trabajo Individual Evento independientes de tiempo Tarea Enseñanza basada en la Correo


web
Discusión Auto-estudio CBT

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 56

Esta diapositiva muestra parametrizaciones requeridas para los eventos independientes


de tiempo (EL).

56
3.4 Pasos Preliminares – Resumen del Trabajo
Individual Objeto Tipo (CI)

Infotypes para objetos Tipo CI Relación entre Objeto Tipo CI y ......


Infotype Nombre Crear Cambiar Borrar Planeac Tipo Planeación Objeto Relación Descripción

X Persona P A545 Es mentor de


1002 Descripción X X X
1774 Trabajo Individual X X X X Persona P A546 Es evaluador de
1775 Fechas X X X X Materia SM A514 Es plantilla para
1061 Enlace Web X X X
X Tipo evento D A514 Es plantilla para
1062 Enlace X X X comercial
Conocimiento
X Paquete de evento SE B512 Es un elemento
1739 periodos de ofertas X de
X Estudiante ST B547 Es completado

Parametrización Preparación

Objeto Configurar categoría Fija clase de impartición Ejemplos por Ejemplos por Ejemplos por

categoría clase de impartición Método Enseñanza


SM Trabajo Individual No posible Discusión

D Trabajo Individual Evento comercial Discusión Tarea Correspondencia

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 57

Esta diapositiva muestra los escenarios requeridos para el trabajo


individual (CI). Preste por favor especial atención a los escenarios de parametrización
para los módulos (SM) y los tipos del evento (D) para los cuales los estudiantes deben
ser permitidos presentar asignaciones individuales de trabajo.

57
3.4 Pasos Preliminares – Integracion con TEM

Integración de la gestión de eventos: Preparación para la


Planeación de eventos y la asignación de Recursos

Preparación
Crear Dirección del Edificio
Crear Sede
Crear el Tipo del evento
Crear El Tipo de Recurso
Crear el Salón Edificio Nombre Objeto
Alpha Edificio Alpha
Crear otro Recurso
Beta Edificio Beta
Crear un Instructor Externo
Gamma Edificio Gamma

Hacerconfiguraciones
Hacer configuracionesen enParametrización
Parametrización
o vía menú SAP
o vía menú SAP > >
CampusMgmt
Campus Mgmt>>Plan.
Plan.de
deEventos
Eventos>>
Entorno de Ev. de Negocios
Entorno de Ev. de Negocios

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 58

Mientras que Campus Management utiliza funciones de la planeación de gestión de eventos (TEM),
algunas configuraciones de TEM se pueden hacer en los datos maestros de Campus Management;
Estructura académica > integración de gestión de eventos.
Si usted utiliza gestión de eventos no solamente junto con Campus Management pero como un
componente independiente, usted debe evitar datos que estén en conflicto. Por lo tanto recomendamos
que primero ejecute las actividades en la sección de configuraciones básicas de Campus Management.
Para determinar si una actividad de IMG en la sección básica de configuraciones de Campus
Management pertenece a la gestión de eventos, usted debe mostrar la llave técnica de la actividad (en
la pantalla de la exhibición IMG, elija información adicional - > información adicional - > muestre llave -
> actividad IMG). Las actividades de IMG de la gestión de eventos tienen generalmente la llave
SIMG_OHP3 *.
Si usted desea trabajar con los patrones complejos en vez de la función del patrón de periodo de
Campus Management, debe crear los patrones complejos requeridos (datos maestros de la Campus
Management > estructura académica > integración de la gestión de eventos – preparación de eventos
de negocios > horarios de tiempo). Los patrones complejos se refieren a horarios de tiempo en TEM.
Usted debe crear y parametrizar los recursos requeridos usando la funcionalidad de TEM:
En parametrización para Campus Management bajo datos maestros de la Campus Management >
estructura académica > integración de la gestión de eventos > de la preparación del evento > de la
gestión de recursos.
En el menú SAP bajo la gestión de campus; Planeación de eventos; entorno Del evento de negocios.
Nota: Usted debe crear los recursos antes de que comience a planear sus eventos.

58
3.4 Pasos Preliminares - Crear Tipo de Recurso (I)

Tipo
Tipo de
de Recurso
Recurso Validez
Validez
Objeto 9999
Objeto Dec
Jan 1996
1
13
Abreviatura Instructor
Nombre instructor Interno

Disponibilidad del Instructor


Relación Información Adicional

Relación
Relación
Asignación del centro de costos Centro de costos

Información
Información Adicional...
Adicional...
Capacidad
Costos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 59

Cuando usted crea los tipos de Recurso, usted mantiene los infotipos siguientes:
Capacidad: Usted puede incorporar el número de lugares disponibles para el tipo de
recurso “aula".
Indicador de disponibilidad: Usted puede incorporar la información sobre la
disponibilidad de un tipo de recurso. Un tipo de recurso se puede requerir una vez
por evento o una vez por asistente.
Costos: Usted puede incorporar los costos (subdivididos en costo de artículos) por
tipo de recurso o recurso y por tipo de evento o evento y hacer que el sistema
determine una oferta del precio para un evento.
Relación: Usted puede incorporar la asignación del centro de costos.
Usted puede sobrescribir la información del tipo de recurso con datos del recurso.

59
3.4 Pasos Preliminares - Tipo de Recurso (II)

Tipo
Tipo de
de Recurso
Recurso
Indicadores
Indicadores de
de Disponibilidad
Disponibilidad
Recurso
Aula X Instructor Material Otro Recurso
Dependiente del lugar
x Recurso Requerido Reserva Simple Reserva Múltiple
Cantidad Disponible
1,00 Per Per 1 X Evento Asistente
Prioridad de Recurso
Búsqueda de Recurso Alternativo
Objeto of Objeto Tipo
Objetos relacionados con Tipo de Evento
A 026 Es soportado por *

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 60

Los siguientes indicadores de disponibilidad están disponibles:


Tipo de recurso:
Usted puede especificar si el tipo de recurso es el aula, el instructor, el módulo u otro recurso.
Dependiente del lugar:
Si el interruptor de sede se activa en la gestión de eventos, el sistema comprueba si los recursos
dependientes de sede pertenecen a la sede seleccionada durante el procedimiento de la planeación
del evento.
Tipo de recurso requerido :
Los tipos de recurso requeridos deben ser reservados al planear un evento.
Reservación Simple/múltiple:
Los recursos se pueden reservar para unos o más eventos simultáneamente.
Cantidad disponible:
Los recursos requeridos se pueden planear por evento o por asistente.
Prioridad del recurso:
La prioridad del recurso define la orden en la cual los recursos se asignan durante la planeación del
evento.
Búsqueda alternativa del recurso:
Usted debe incorporar un tipo de objeto para la búsqueda alternativa de recurso (tipo H del objeto en
vez del tipo G del objeto para una persona externa en vez del instructor).
Aquí usted puede también incorporar una relación especial entre el tipo de recurso "instructor" o
"módulo" y el tipo de evento.

60
3.4 Pasos Preliminares - Crear Aula

Aula
Aula
Objeto
Objeto
Abreviatura/Nombre Aula 100 Aula Center Walldorf

Relación
Relación
Pertenece a Sede
Es especialización de Tipo de Recurso
Está equipada con Tipo de Recurso
Asignación del centro de costos Centro de costos

Capacid. Min Capacidad


Capacid. Opt Capacidad Max Capacidad
5 20 36

Dirección
Dirección
Edificio 10 Aula número I1.10
Número Telefónico Fax número

Información
Información adicional...
adicional... Costos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 61

A diferencia del tipo de recurso “aula", el recurso " aula " es un salón
específico que incluye información sobre el edificio y número de aula. Cuando usted crea
el recurso " aula ", usted mantiene los siguientes infotipos :
Relación
Capacidad
Dirección
Costos

61
3.4 Pasos Preliminares - Crear Otros Recursos

Recurso
Recurso
Objeto
Objeto
Abreviatura/Nombre Acetato 5 Retro proyector no. 5

Relación
Relación
Pertenece a Sede 50000376 Walldorf
Asignación del centro de costos Centro de costos

Es especialización de Tipo Recurso 50000478 Retro proyectores

Información
Información adicional...
adicional... Costos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 62

Otros recursos incluyen todos los recursos requeridos para la planeación del
evento con excepción de salones y de instructores externos. Cuando usted crea otros
recursos, usted mantiene los siguientes infotipos:
Relación
Costos

62
3.4 Pasos Preliminares - Crear Sede
Walldorf

Sede
Sede Validez
Validez
9999
Objeto
Objeto Dec
Oct 1996
1
13
Abreviatura Walldorf
Nombre Centro de Entrenamiento Walldorf

Información
Información de
de Sede
Sede
Depende del lugar Dirección Información adicional....

Calendario ID

Divisa de Sede

Idioma

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 63

El objeto Sede determina dónde se lleva a cabo un evento. Usted puede


asignar sedes a los eventos y a los recursos sede-dependientes. Cuando usted crea
sedes, usted mantiene los siguientes infotipos:
info. adicional Dependiente de la sede (calendario, localización, Idioma)
Dirección

Nota: Usted no tiene que ingresar sedes en la gestión de eventos TEM.


Para activar el uso de Sedes, fijar el uso de la localización del evento (SEMIN ORT) en
parametrización.

63
3.4 Pasos Preliminares - Crear Dirección Edificio

Edificio Descripción del Objeto


EVZ Centro de Ventas y Desarrollo
ISZ Centro Internacional de Entrenamiento
MPS Maximo-Planck-Strasse

Edificio ISZ
Descripción Centro Internacional de Entrenamiento
Dirección suple.
Calle Neurottstrasse Casa no. 20

Ciudad 69190 Walldorf


País DE Deutschland
Región 08 Baden-Wuerttemberg

Número Telefónico 06227/34-1300


Fax número
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 64

La dirección del edificio especifica la localización física de recursos.


Cuando usted crea salones, usted puede mantener el infotipo dirección y
crear un acoplamiento a una dirección del edificio.

64 1
3.4 Pasos Preliminares – Resumen

Ahora usted está en capacidad de:

Ejecutar los pasos preliminares para los diferentes


escenarios de la planeación de eventos incluyendo:
Calendario Académico
Parametrización para periodos
Parametrización para Tipo ed Objetos afectados
Parametrización para Planeación de Recursos
(TEM)
Parametrización de patrones Complejos (TEM)
Recursos de Mantenimiento

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 65

65
3 Planeación de eventos – Resumen

Ahora usted está en capacidad de:

Comprender la correlación entre las estructuras


académicas y la planeación de eventos
Utilizar las herramientas de la planeación de eventos
Hacer las preparaciones requeridas para la planeación de
diversos eventos
Ejecutar diversos escenarios de la planeación

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 66

66
3 Apéndice

Modelo de Datos de la planeación de eventos


Elementos Básicos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 67

67
E: Eventos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 68

68
Apéndice - Elementos Básicos: Materia (SM)

Calendario
Calendario
Persona
Persona Estudiante
Estudiante
Académico
Académico
(P)
(P) (ST)
(ST)
(CA)
(CA)

518 510 518


506

501 Módulo 507


Organización
Organización Módulo Tipo
Tipo de
de Evento
Evento
(O) (SM)
(SM) (D)
(O) (D)

514 514

Paquete
Paquete de
de Eventos
Eventos Trabajo
Trabajo Individual
Individual
(SE)
(SE) (CI)
(CI)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 69

Usted puede asignar los tipos de evento (D) a los módulos (SM) y definir su contenido
Académico.
Usted puede también asignar ofertas de evento (SE) a los módulos. Los módulos son
generalmente, objetos de larga vida. Sin embargo, las ofertas del evento se relacionan
con una periodo específica.
Si al módulo se asigna una categoría señalada como trabajo individual, usted puede
crear los datos individuales del trabajo para esta módulo. Usted asigna la categoría en
los datos de módulos (infotipo 1746).
Usted puede asignar un contenedor de regla (RC) a los módulos de modo que el sistema
pueda realizar chequeos a las actividades relevantes.
Usted puede también asignar a módulos un calendario académico (CA) que contiene las
fechas y los períodos relevantes.
Usted maneja sus módulos en el catálogo de módulos que contiene los módulos de las
diversas unidades organizacionales. En el catálogo de módulos, usted puede crear las
ofertas de evento para los módulos y definir las periodos en las cuales usted desea
ofrecer los módulos. Usted puede también mantener relaciones y crear los módulos aquí.

Para tener acceso al catálogo de módulos, ir al menú del SAP y elegir la Campus
Management > estructura académica (plan de estudios) > plan de estudios > catálogo de
módulos.

69
Apéndice - Elementos Básicos: Paquete de Eventos

Calendario
Calendario Módulo
Módulo
Académico
Académico (SM)
(SM)
(CA)
(CA)

510 514

Paquetede
Paquete de
Eventos 507 Tipo de
Tipo de Evento
Evento
Eventos
(SE) (D)
(D)
(SE)
512
512 024 020

Evento
Evento de
de 024 024
Tiempo-Independiente
Sede
Sede Evento
Evento
Tiempo-Independiente
(EL) (F)
(F) (E)
(E)
(EL)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 70

Usted puede asignar los paquetes de eventos (SE) a un módulo (SM). Un


paquete de eventos puede consistir en los eventos (E) y unidades académicas sin fecha
(EL). Cuando usted asigna eventos y eventos independientes de tiempo a un paquete de
eventos, usted define las fechas a las cuales el paquete de eventos se refiere
asignándole un calendario académico (CA)

70
Apéndice - Elementos Básicos: Tipo de Evento

Tipo
Tipo de
de Evento
Evento Módulo
Módulo Persona
Persona
(D)
(D) (SM)
(SM) (P)
(P)

029 026
507
027

Evento 020 Tipode


Tipo deEvento
Evento 022 Tipo
Evento Tipo de
de Recurso
Recurso
(E)
(E) (D)
(D) (R)
(R)

514 507 020

Paquete
Paquete de
de
Trabajo
Trabajo Individual
Individual Evento
Evento de
de
(CI)
(CI) Eventos
Eventos Tiempo-Independiente
Tiempo-Independiente (EL)
(EL)
(SE)
(SE)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 71

Un tipo de evento contiene información que le ayuda a usted a planear


eventos y eventos independientes de tiempo. Para más información sobre el tipo de
evento, refiérase al HR gestión de eventos

71
Apéndice - Elementos Básicos: Evento

Paquete
Paquete de
de
Tipo
Tipo de
de Evento
Evento Estudiante
Estudiante Eventos
Eventos
(D)
(D) (ST)
(ST)
(SE)
(SE)
023 512
020
025

051
Evento Evento
Evento 053 Tipo
Evento Tipo de
de Recurso
Recurso
(E) (E)
(E) (R)
(E) (R)

023 023 024

Persona
Persona Recurso
Recurso 003 Sede
Sede
(P)
(P) (G)
(G) (F)
(F)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 72

El evento se crea para programar eventos académicos como clases,


clases particulares, conferencias, etc. Se relaciona siempre con un tipo del evento que
se utilice como modelo .
En Campus Management, el tipo del evento y también el evento son
accesibles solamente a través de un módulo. El evento por lo tanto se reserva siempre
conjuntamente con un módulo .

72
Apéndice – Elementos Básicos: Trabajo Individual

Persona
Persona
(P)
(P)

545
545 546
546
547 TrabajoIndividual
Individual 514
Estudiante
Estudiante Trabajo Módulo
Módulo
(ST) (CI)
(CI) (SM)
(ST) (SM)

514

Tipo
Tipo de
de Evento
Evento
(D)
(D)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 73

El objeto trabajo individual (CI) permite crear las tareas de trabajo


individuales que los estudiantes terminan durante sus estudios. El trabajo individual se
crea para un estudiante o un grupo específico de estudiantes.
El trabajo individual (CI) se relaciona con una módulo (SM) o con un tipo
de evento (D). Usted puede asignar artículos individuales de trabajo a los módulos o al
tipo de evento en el catálogo de módulos y mantener sus datos allí. Usted puede
asignar solamente el trabajo individual a un tipo de módulo o tipo de evento que tenga
una categoría señalada como de trabajo individual

73
Apéndice - Elementos Básicos: Evento independientes de tiempo

Persona Sede
Sede
Persona
(P) (F)
(F)
(P)

024
020 003
520
547 Evento de
de
Evento 520
Estudiante
Estudiante Tiempo-Independiente Recurso
Recurso
Tiempo-Independiente
(ST)
(ST) (EL)
(EL)
(G)
(G)

512

Paquete
Paquete de
de
Eventos
Eventos
(SE)
(SE)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 74

El evento tiempo-independiente representa un evento que no tenga un


horario o recursos (salones, instructores, etc.).
El procedimiento de planeación e inscripción para evento de tiempo
independiente es similar al de los eventos.

74
Apéndice - Elementos Básicos: Tipo del recurso y recurso

Recurso
Recurso Sede
Sede Tipo
Tipo de
de Recurso
Recurso
(G)
(G) (F)
(F) (R)
(R)

B 020 A 020
B 021 A 003
A 020

Tipode
Tipo deRecurso
Recurso Recurso
B 053 Evento
Evento B 023 Recurso
(R)
(R) (G)
(E)
(E) (G)

B 022 B 520

Evento
Evento de
de
Tipo
Tipo de
de Evento
Evento Tiempo-Independiente
Tiempo-Independiente
(D)
(D) (EL)
(EL)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 75

Cuando usted asigna los tipos de recurso (r) a un tipo de evento (d), usted planea los recursos
requeridos. Cuando usted asigna recursos específicos (G) a los eventos, usted programa estos recursos.
Usted puede incorporar los siguientes datos del tipo de recursos para simplificar la asignación del recurso
durante la planeación del evento:
Capacidad de aulas
Costos (subdivididos en costo por artículo) para la contabilidad
Indicadores de disponibilidad: condiciones especiales para los tipos de recursos requeridos
(requeridos, etc.). Solamente los recursos marcados como "requerido" son reservados durante la
selección automática del recurso.
El tipo de recurso define la categoría de un recurso, mientras que el recurso (G) es la utilidad real. El
recurso “aula" se refiere a un salón específico pero el tipo de recurso " aula " no . Usted puede clasificar
salones según su propósito previsto y crear un tipo específico de recurso " aula ". Usted puede incorporar
los datos siguientes para los salones:
Capacidad (difiere de la capacidad del tipo de recurso)
Dirección del edificio
Costos
Relaciones ("pertenece a la sede")

75
Apéndice - Elementos Básicos: Sede

Sede
Sede
(F)
(F)

B
003

Evento
Evento de
de B 024 Sede
Sede B 003 Recurso
Recurso
Tiempo-Independiente
Tiempo-Independiente (F)
(F) (G)
(G)
(EL)
(EL)

B 024

Paquete
Paquete de
de
Eventos
Eventos
(SE)
(SE)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 76

Usted puede vincular los eventos que usted crea con una sede. Usted
puede también asignar recursos (recurso-dependientes) tales como salones a una
sede.
Si usted utiliza sedes en su sistema, usted debe entrar en una sede
cuando usted crea y programar fechas del evento.
Ejemplo: Si su universidad tiene diversos campus, usted puede definir
cada campus como una sede independiente.
Si se activa el interruptor de la sede, el sistema comprueba recursos
dependientes de la sede tales como salones cuando usted reserva recursos. Por lo
tanto propone solamente esos recursos que se liguen a la fecha de la sede del evento.
Si se activa el interruptor de la sede, usted tiene que ligar siempre
recursos dependientes de la sede a la sede.

76
4 Expediente de Estudiante

Contenidos:
z El estudiante como objeto
z Vista general del Expediente de estudiante
z Datos maestros del estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 1

1
4 Expediente de Estudiante – Objetivos de la Unidad

Al final de la Unidad, estará en capacidad de

z Entender cómo se crea un registro estudiantil


z Utilizar el Expediente de estudiante
z Describir las características del Expediente de
estudiante
z Explicar y utilizar datos maestros del estudiante
z Utilizar funciones específicas de un Expediente de
estudiante, tales como advertencia de datos
privados
z Utilizar funciones de datos maestros de estudiante
específicos (notas estudiantiles, defunción de
estudiante)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 2

2
Diagrama del Plan General del Curso CM 4.72
I: Reclutamiento y Admisión II: Estructura Académica y Oferta de Clases

Admisión 5 Estructura Académica 1

Historia Académica Externa 6 Calendario Académico 2

III: Registro Académico Planeación de Eventos 3


Expediente del Estudiante 4

Matrícula 7 V: Herramientas & Reglas

Reglas & Regulaciones 12


Inscripción a Módulos y Eventos 8
Herramientas 13
Progreso y auditoría 11

IV: Records & Servicios Académicos

Calificaciónes 9 Exámenes 10

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 3

3
4 Expediente de estudiante - Escenario de Negocio

z Usted trabaja en la oficina de inscripción o es un


consejero
z Usted tiene acceso al sistema administrativo y
puede ver datos personales de los estudiantes
z Usted es responsable de cambiar o ingresar datos
maestros de los estudiantes
z Usted desea tener acceso a procesos relacionados
con los estudiantes (administrativos y académicos)
z Si usted es responsable de definir las características
del registro de los datos maestros de los estudiantes

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 4

4
Business Scenario
Gerencia del Campus – Ciclo de Vida Estudiantil

Graduados
Reclutamiento

Estado e
De-registro
Ingreso
Cuentas
Estudiantil
Daros
Maestros
Determinaciòn de Etudiantiles
Estrucrura
Equivalencia Historia
Solicitud Acadèmica Acadèmica Graduacìon
De Enseñanza &
Administraciòn Estudio Reglas &
Estudiantil Reporte Estudio
Regulaciones
Auditorìa de
Calendario Grado
Eventos
Inscripcìon Acadèmico

Recursos
Cambio
Inscripciòn de curso
Planeaciòn de de
Eventos Programa

Clasificaciòn
& Progreso
Re-incripciòn
Notas

© SAP AG 2002 IHE100 Campus Management 3 - 1

5
4 Expediente de estudiante- Diagrama Resumen de
la Unidad

Expediente de estudiante 4

El estudiante como un objeto 4.1

Vista general del Expediente de estudiante 4.2

Datos Maestros de los Estudiantes 4.3

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 6

6
4.1 El Estudiante como Objeto – Objetivos del Tema

Al final de este tema usted será capaz de:

z Explicar las características de los tipos de objetos


que representan una persona en el rol de
“estudiante” y otros.
z Describir cómo se integran las aplicaciones de
Contabilidad de estudiantes y la Administración de
estudiantes.
z Registrar los status que reflejan los diferentes roles
de las personas que están estudiando en la
universidad.
z Explicar el concepto de los números de estudiante.
z Crear un expediente de estudiante en el sistema de
Campus Management.
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 7

7
4.1 El Estudiante como Objeto - Crear un Registro de
estudiante

Se puede crear un registro de estudiante

„ Manualmente a través de Expediente del estudiante >


Crear Datos Maestros o la transacción PIQSTC

„ Automáticamente a través de la solicitud de admisión

Expediente de estudiante

Cuando se crea un registro de estudiante, el sistema:


„ Crea un objeto de clase ST
„ Crea un interlocutor comercial

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 8

La transacción de mantenimiento de datos se utiliza para crear, mostrar y cambiar datos maestros del
estudiante. Puede acceder a la conservación de datos desde menu SAP escogiendo Campus
Management > Student Administration > Master Data > Create, o a través del Expediente de estudiante:
Si usa el número externo asignado (ver prerrequisitos), ingrese el número estudiantil.
Ingrese los datos estudiantiles en los respectivos apéndices de las páginas.
Para anular la creación de un registro estudiantil maestro, seleccione Deshacer o salvar el registro.
Cuando se crean datos maestros de un estudiante, el sistema crea automáticamente un objeto de
clase ST y un interlocutor comercial SAP.
El sistema almacena el registro del estudiante en datos infotipos de registros personales. La
información bancaria y de la tarjeta de pagos, y los datos domiciliarios, son almacenados en el registro
maestro del interlocutor comercial .
El registro del estudiante son copiados desde el estudiante al interlocutor comercial. Usted tiene que
catalogar el programa actualizado diariamente el fin de copiar cualquier cambio que haga en el registro
del estudiante (RHIQ_ST_PERS_SYNC_CURR).
Con 4.72, usted puede crear un interlocutor comercial estudiante a partir de un interlocutor comercial
que ya esté almacenado en el sistema.

8
4.1 El Estudiante como objeto – interlocutor comercial
estudiante

Campus Management
Administración Estado de Cuentas
Estudiantil Estudiantil

Objeto Estudiante interlocutor comercial


(ST) SAP

interlocutor comercial Estudiantil CM

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 9

Campus Management se basa en dos estructuras diferentes: la relacionada con el desarrollo de HR–
PD (IS-PS-CA) y el estado de cuentas del contrato del sector público (IS-PS-CA).
Los procesos académicos y administrativos para los estudiantes, utilizan principalmente las funciones
de estructura HR-PD (clases de objeto, relaciones, infotipos, etc.). Los procesos de estado de
cuentas estudiantiles usan IS-PS-CA.
Cuando usted crea datos maestros para un estudiante nuevo, el sistema siempre crea:
Un objeto estudiante (clase objeto ST ), el cual se basa en la estructura HR-PD,
utilizando infotipos y relaciones. El objeto ST contiene datos académicos y
personales.
Un interlocutor comercial con roles “socio de contrato” (MKK) y “estudiante”
(PSCM10).
Una entrada en la tabla CMACBPST, la cual une internamente el objeto estudiante
ST con el interlocutor comercial .
Los procesos de Administración de estudiantes usan principalmente el Objeto de Estudiante (ST) y los
procesos de contabilidad del estudiante usan principalmente el interlocutor comercial.
Si desea crear registros maestros de estudiante automáticamente de los datos almacenados en un
sistema de legado, tiene que usar un módulo de función BAPI_STUDENT_CREATEFROMDATA3.
Nota: En el sistema CM, no puede crear un objeto estudiante sin haber creado su interlocutor comercial
respectivo; tampoco puede crear un interlocutor comercial en el rol de “estudiante” sin objeto estudiante.
Nota: En ambas solicitudes, debe ejecutar primero los pasos de parametrización antes de crear estudiantes.

9
4.1 El estudiante como objeto – estatus de
estudiante
Los interlocutores comerciales estudiantes (ST+BP) se usan para administrar
„ Candidatos
„ Estudiantes
„ Egresados

El estatus de estudiante especifica la posición de la persona con respecto a la institución


o programa de estudios
„ Los estatus predefinidos son:
‹Candidatos
‹Candidato admitido
‹Candidato rechazado
‹Asistentes
‹No-asistentes
‹Estudiantes
‹Desvinculado
‹Egresado
‹Fallecido
„ Se pueden definir estatus adicionales del cliente

Los estatus del sistema se derivan automáticamente de las actividades administrativas de los procesos
de ciclo de vida estudiantil

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 10

Los Interlocutores comerciales Estudiantes son usados para administrar estudiantes activos,
estudiantes Candidatos, en baja y egresados. El estatus de estudiante muestra el rol actual
de la persona, el cual depende de su relación con la universidad o el programa. Usted
puede ver el estatus estudiantil en el encabezado del Expediente de estudiante.
El sistema deriva el estatus estudiantil de los datos de inscripción e ingreso. Las siguientes
relaciones e infotipos determinan el estatus estudiantil:
Relación 530: aplica para (ST – CS) => el sistema deriva el estatus estudiantil “Candidato“, “Candidato
admitido“, or “Candidato rechazado“ dependiendo del estatus de la relación.
infotipo 1771: Registro de Sesión = > el sistema deriva el estatus estudiantil "asistiendo“ o “no-asistiendo“.
Relación 513: sigue (ST – CS) => el sistema deriva el estatus estudiantil " estudiante inscrito“ or “estudiante
de-inscrito“ dependiendo del estatus de la relación.
Relación 541: es egresado de (ST – O) => el sistema deriva el estatus estudiantil “egresado“.
Usted puede mantener los estatus estudiantiles en su sistema (ver “Holds & Statuses”):
Desconectar la exhibición de los estatus que no son necesarios en su institución.
Cambiar la descripción asociada con un estatus y/o cambiar el orden de los estatus en la pantalla.
Crear sus propios estatus. En este caso, tiene que suministrar al cliente estatus específicos determinados para
el estatus.
Nota: El estatus estudiantil exhibido en el encabezado estudiantil, también muestra el grupo
estudiantil al ingresar en el maestro estudiantil. Si no existen relaciones, se muestra sólo el
grupo estudiantil. Si existe una de las relaciones mencionadas arriba, el estatus estudiantil
derivado y el grupo estudiantil aparecen en el encabezado.

10
4.1 El Estudiante como Objeto – Modelo de información
(simplificado)

AN
AN CS
O
O
Solicitud
Solicitud Estudio

530 (aplica a / tiene aplicación para)


Unidad
Unidad Organizativa
Organizativa CQ

512 (persigue / es perseguido por)


Cualificación
514 (es especialización de )
504 presenta

532 cumple
502 (pertenece a / es responsable de)
SC
541 es egresado de / tiene registro de egresado Plan de Estudios

ST / BP
BP
BP Estudiante SM
Persona
Persona Relacionada
Relacionada
521 (se relaciona con) interlocutor comercials 506 completa Módulos
interlocutor
interlocutor comercials
comercials 518 evalúa
502 (pertenece a) CI
547 completa Trabajo Individual

520 es asignado
515 (es aconsejado por / es consejero de) D: 034 (ha asistido), 027 (Ha

547 completa
preinscrito), E: 023 (reservado
FF por), 025 ( asistió..), 040 (es
Sede
Sede cancelado por), 050 (calcula)
P
P
Persona
Persona D, E
Cuenta
Cuenta de
de Contrato
Contrato
S
S Objetos
Objetos de
de Contrato
Contrato EL Evento Evento
Posición
Posición (FI-CA)
(FI-CA) Independiente Tipo, Evento
al tiempo

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 11

La gráfica muestra una versión simplificada de los modelos de datos de


Campus Management. Sólo se muestran los objetos y las relaciones presentes en esta
unidad.

11
Modelo de Información: Vista Estudiantil

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 12

12
4.1 El estudiante como objeto– Pasos Preparatorios I

Estudiantes – Pasos Preparatorios:

1 Parametrización del Objeto Estudiante (ST)


„ Configuraciones básicas
„ Números de Estudiante
„ Datos Personales, datos de estudios individuales, datos personales
adicionales
„ ID de usuario de los estudiantes
„ Personas Relacionadas
„ Discapacidades, Residencia
„ Empleo
„ Niveles de Privacidad de Datos y Advertencias
„ Notas
„ Parametrizar la Transacción de Mantenimiento de Datos Maestros
„ Parametrizar las carpetas en el Expediente de estudiante
„ Exhibición del estatus
„ Atributos Estudiantiles Derivados

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 13

Usted tiene que hacer en Campus Management los ajustes de parametrizaciónrequeridos antes de
crear registros estudiantiles. En IMG, escoja Campus Management > Datos Maestros de Campus
Management > Estudiantes.

Ajustes Básicos:

Defina el código ISO de su país para determinar los valores aprobados de las tablas de
Parametrización para la gerencia de recursos humanos.
Identificación del usuario para los estudiantes:

Haga los ajustes necesarios para crear identificaciones de los usuarios R/3 para los estudiantes
(identificación del usuario = número estudiantil o número aleatorio).
Datos Personales, Datos estudiantiles individuales, Datos: ?

Defina los valores para introducir ayuda para conseguir datos personales, datos personales
adicionales personal data, y grupos estudiantiles. Los grupos estudiantiles le permiten clasificar los
estudiantes de acuerdo con criterios específicos (por ejemplo, estudiantes regulares, estudiantes
visitantes, estudiantes de intercambio, etc.). Nota: El grupo estudiantil es un atributo del nivel-
estudiantil y no está asociado con el programa de estudio.
Personas Relacionadas:

Haga los ajustes que le permitan procesar los datos de personas relacionadas con el estudiante. Las
personas relacionadas se almacenan en el sistema como Interlocutores comerciales SAP
Defina los valores para ayuda entrada en Challenge, Residence, Employment:

Niveles de privacidad de datos y Advertencias, Notas, Pantalla de Estatus, Transacción de


Mantenimiento de Datos Maestros, Parametrización de carpetas en el Expediente de Estudiante:

Haga los ajustes para la advertencia de privacidad de información, notas de estudiantes, y apariencia
(ver diapositivas sobre este tema).
Atributos Derivados de Estudiantes:

Determine la asignación de unidad organizacional. 13


4.1 El Estudiante como Objeto – Número Estudiantil

Tres identificadores para el estudiante

Identificación del Objeto Número de estudiante Número del interlocutor comercial

Clave Técnica identificador Principal en CM identificador Principal en FI-CA

Asignación Interna Asignación Interna y/o Creado Automáticamente


Externa Con un estudiante

8 dígitos 12 dígitos 10 dígitos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 14

Tres números identifican un interlocutor comercial Estudiante


Los usuarios de administración de estudiantes trabajan con el número de estudiante.
ID de Objeto :
El ID de objeto es un campo clave de las tablas de base de datos para el tipo de objeto ST. No es
visible en las transacciones de diálogo de Campus Management.
Cuando se crea un estudiante en el modo de diálogo, el sistema soporta sólo la asignación interna
del ID de objeto para el objeto de Estudiante (tipo de objeto ST). La ID de objeto no se puede
cambiar después de haber sido asignada.
Número de Estudiante:
El número de estudiante es el identificador clave para estudiantes (y Candidatos, egresados) Se
trabaja con el número de estudiante en todas las transacciones de diálogo de Campus
Management.
El número de estudiante es válido para el periodo completo del objeto estudiante. Las transacciones
estándar de mantenimiento de estudiantes garantizan que el número de estudiante sea único.
El sistema estándar soporta sólo caracteres numéricos. Se pueden utilizar caracteres alfanuméricos
si se implementa el BADI requerido
Número de interlocutor comercial :
El número de interlocutor comercial es el identificador principal y la clave técnica para objeto
interlocutor comercial y no se puede cambiar después de haber sido asignado. Existen varios
métodos para establecer números de interlocutor comercial. Este número y el número de
estudiante se pueden mantener idénticos, manteniendo las configuraciones de parametrización
apropiadas para ambos rangos e implementando el BAdI PSCM_PARTNER (para información
detallada ver documentación IMG).
El número de interlocutor comercial es visible en las transacciones FI-CA.
Se pueden ver todos los tres identificadores utilizando la ruta de ménú Utilities -> Technical
information.
Nota: El número de estudiante puede ser cambiado después de crear un estudiante. 14
E t i í d d l ú d t di t i d
El método, formato y los intervalos de rango numérico para la asignación de número de estudiante son definidos
en Adaptación para Campus Management en la sección de Datos maestros de Campus Management→
Estudiantes → Números de estudiante y Objeto Ids.
El sistema ofrece los siguientes métodos de asignación de número de estudiante:
Asignación de número interno: El sistema, asigna automáticamente un número de estudiante
cuando ud. crea un estudiante (Elija “I” para interno).
Asignación de número externo: Ud. Asigna al estudiante los números.( Elija “E” para externo ).
Asignación combinada de números externos e internos: El sistema aaasigna un número de
estudiante si ud. no introduce uno (Elija IE para ambos).
Cuando se adapta el método para la asignación del número del estudiante, debe tener en cuenta:
El campo del número del estudiante suporta entradas numéricas o alfanuméricas. El
sistema estándar suporta solamente números de estudiante numéricos. Usted
puede usar números alfanuméricos si usted implementa un BADI para la
asignación de números internos y chequea externamente los números asignados.
Puede definir los rangos numéricos para los números de estudiantes, por asignación interna y
externa. Si su institución usa diferentes rangos numéricos para asignación interna y externa, códigos
alfabéticos tales como "EX“ e "IN“ pueden ser usados.
Si utiliza rangos numéricos diferentes para la asignación interna y externa de números, debe
especificar qué rango numérico se usa para qué método. En el ejemplo anterior, los identificadores
“EX” e “IN” se refieren a los métodos para asignación externa e interna respectivamente.
Nota: Usted puede cambiar el número de estudiante manualmente con transacción
PIQSTU1 si se permite numerado externo.

15
4.1 El estudiante como Objeto – Pasos preparatorios
II
Parametrización para interlocutor comercial, (Campus Management Datos
Maestros -> Estudiantes -> Estudiante como interloc. comercial)
„ Configuraciones básicas de interlocutor comercial…->
‹Agrupación BP y rango numérico
‹Clases de dirección
‹Componentes del Nombre
‹Estado civil
„ El interlocutor comercial en la Administración de estudiantes
‹Define el agrupamiento estándar de interlocutores comerciales
‹Diagrama configuraciones de direcciones claves
‹Diagrama configuraciones de estado civil

Consejo : Use el reporte de revisión para determinar la


Parametrización de configuraciones faltante:
„ Estudiantes como Socios comerciales estudiantiles
„ Students as Business Partners -> Check Settings for Students as
Business Partners

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 16

Campus Management: Usted hace ajustes para los estudiantes en la Adaptación para Campus
Management en la sección Datos maestros de Campus Management → Estudiantes. Debe completar las
actividades en las secciones Números de estudiante y Objeto Ids, Estudiantes Interlocutores comerciales
Los ajustes generales SAP para Compañero de negocios se encuentran también en la Guía de
implementación para Adaptación R/3 bajo Componentes cruzados de aplicación -> interlocutor comercial
Estudiantil .
SAP da un programa que chequea sus Alteraciones según especificaciones
(RHIQ_CHECK_CUSTOMIZING). Usted corre el programa en Adaptación para Campus Management en
la sección Datos maestros de Campus Management → Estudiantes → Estudiantes como Interlocutores
comerciales Estudiantes→ Chequeo de ajustes para Estudiantes como Socios comerciales Estudiantiles.
Nota: Si se activa la creación automática de una cuenta de datos, se necesitará mantener las
Alteraciones basicas según especificaciones para una cuenta de datos de estudiante antes de que
usted pueda crear registros maestros de Estudiantes (Para detalles vea IHE200). Usted también puede
apagarla creación automática de una cuenta de datos en Adaptación para la Campus Management: Datos
maestros de Gerencia de campus -> Cuenta de contrato del estudiante -> (De)Activar Creación
automática de Cuenta de Datos y Actualizar.

16
4.1 El Estudiante como Objeto – Resumen del tema

Ahora está en capacidad de:

z Explicar las características de los tipos de objetos,


que representan una persona en el rol de
“Estudiante” y otros.
z Describir como las aplicaciones de administración y
contabilidad de estudiantes son integradas
z Listar los estados que reflejan los diferentes roles de
personas estudiando en la universidad
z Explicar los conceptos de números de estudiante
z Crear un Expediente de estudiante en el sistema de
Campus Management

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 17

17
4.2 Resumen de Expediente de estudiante -
Objetivos del tema

Al término de este tema estará en capacidad de:

z Explicar el contenido y uso del Expediente de estudiante


z Conocer qué funciones están asociadas con el Expediente
de estudiante
z Adaptar la composición del Expediente de estudiante a
sus necesidades
z Instalar una advertencia de Privacidad de datos antes de
acceder a los datos de los estudiantes
z Crear notas para los estudiantes
z Ingresar información adicional sobre la defunción de un
estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 18

18
4.2 Resumen Expediente de estudiante – Expediente
de estudiante

El Expediente de estudiante sirve como único punto de acceso a


todos los estudiantes y datos relacionados con el estudio:

zMatricula
zInscripciones
zCalificación
zProgresión
zEtc. Estructura
Universitaria
Estructura (HR)
académica
Expediente
de estudiante Eventos

Recursos

Ciclo de vida estudiantil Antecedentes académicos


© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 19

El Expediente de estudiante es una característica central de la


Administración de estudiantes. Contiene todos los datos importantes del estudiante y de
su carrera universitaria. Los resultados de todos los procesos de ciclos de vida
estudiantil se guardan en el Expediente de estudiante.
Usted puede accesar el Expediente de estudiante de dos formas:
menú SAP > Campus Management > Expediente de estudiante
Transacción PIQST00

19
4.2 Resumen de Expediente de estudiante – Relaciones
creadas dentro de los procesos administrativos

Unidad Organizacional Calendario


(Universidad) académico

Unidad Organizacional
(Facultad, etc.)

Solicitud Solicita Acepta Obtiene


Grado

interlocutor comercial Programa de estudio


Persigue
Aspirante/
estudiante Grupos de Módulos
Esta
matriculado
Transfiere
en Módulos
Instituciones educativas Pasa
externas Paquete de eventos

Materia extreno Eventos

Cualificación externa Reglas

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 20

Las relaciones anteriores son creadas durante los procesos de Administración de


estudiantes.
Esto NO es un repaso completo de las relaciones dentro de Campus Management.
Puede encontrar un repaso completo de las relaciones en el Apéndice.
Para mostrar las relaciones:
Ingrese la transacción código SE16, nombre de tabla "T777V“, y escoja Tabla >
Contenidos de Tabla.
Los nombres de las relaciones que se originan en Campus Management
comienzan con 5xx.
Algunas de las relaciones usadas en Campus Management se originan en otras
aplicaciones (Ej.. Relaciones entre Unidades organizativas).

20
4.2 Resumen del Expediente de estudiante -
Contenido del Expediente de estudiante
13 Incl. Historia 2
1
Información del educativa Contabilidad de
Datos Maestros
exámen externa Estudiantes

3
12
Notas
Corres-
estudiantiles
pondencia

Expediente de estudiante 4
11 Student File
Student File Solicitudes
Calificaciones

10
registro de 5
progresión Documentos de
actividades

9 8 7
registro de 6
registro de registro de
Reservaciones Estatus, Holds
matrículas admisiones

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 21

La persona que usa el Expediente de estudiante tiene acceso a datos académicos:


Datos maestros del estudiante, incluyendo los meritos externos (Secundaria, Educación previa a los estudios
superiores, resultados de tests, etc.)
registros de admisiones de estudiantes
registros de datos maestros de estudiantes, incluyendo Reservaciones de especialización académica, re-
matrícula y cambios de datos de programa.
Contenido de los programas registrados con materias y eventos reservados, incluyendo vista del Cronograma.
Historia académica del estudiante con materias reservadas y notas asociadas.
Repaso del progreso de resultados
Repaso de calificaciones
Repaso de correspondencia
Información de exámenes
Repaso de solicitudes del estudiante
Repaso e historia de las tenencias arregladas por el estudiante
Historia de los procesos administrativos (= documentos de actividades y cambios de estados
Notas del estudiante
Cuenta del estudiante
El Expediente de estudiante también provee información administrativa tal como:
Estatus del estudiante (aspirante, estudiante registrado, desvinculado, etc.)
unidad organizacional a la cual el estudiante es asignado
asesor estudiantil
Grupo de estudiante y tipo de registro (medio tiempo/tiempo completo)

21
4.2 Resumen del Expediente de estudiante - Punto de
partida para los procesos de Ciclo de Vida de Estudiante

Mantener
datos maestros
+ Educ. Historia
Asignar asesores
Otorgar + Unidad Org.
calificaciones (Ver Datos
maestros)

Expediente de estudiante
Inscribir materias Student File Admitir
Student File estudiantes
de estudiantes
para un programa

Re-matricular Matricular un
un estudiante para estudiante
sesión académica para un programa
Matricular un
estudiante
para especialización

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 22

El siguiente archivo es también el punto de partida para los procesos de ciclo


de vida del estudiante. Ofrece las siguientes funciones sobre las páginas de etiqueta:
Admisión: Admite el estudiante a un programa
Registro: Registro para un programa (no US), partida por ausencia ,
desvinculación, cambio de programa
Especializaciones: Reserva especializaciones académicas (tales como opciones
mayores , menores) por programa
Estado: Arregla y cambia el estado del estudiante
Holds : Arregla y cambia (activa desactiva desactiva) holds para el estudiante
Calificaciones: Confiere calificaciones al estudiante
Usted puede ejecutar las siguientes funciones adicionales usando los
botones de presión en el Menú:
Enviar un e-mail a un estudiante
Pago en caja de tarifa educativa
Reservar materias para el contenido de programa de un estudiante
Crear y cambiar notas (Relacionadas al estudiante o al programa)
Ingresar datos de deceso para un estudiante
Ingresar el Consejero estudiantil y la unidad organizacional a la que pertenece el
estuudiante (Datos maestros – datos individuales de estudio)

22
4.2 Vista general del Expediente de estudiante- Uso
del Expediente de estudiante
Contab. De Estud. Notas Historia académica Contenido del programa Horario

Encontrar estudiantes por..


¾ Nombre
¾ Programa Encabezado del estudiante Ingresar Datos
¾ Nombre maestros
¾ Búsqueda libre
¾ Unidad org. asignada
Área de ¾ Estado del estudiante
Herramientas
de Búsqueda

Detalles académicos Varios detalles acerca del


Lista de estudiantes ¾ Todos los programas registrados ciclo de vida estudiantil
seleccionados:
¾ registro de matrículas por programa
Número de estudiante, Nombre,
¾ Especialización registrada por programa
Fecha
¾Repaso de progreso
Número estudiantil, Nombre,
Fecha
Detalles administrativos:
Número estudiantil, Nombre,
Fecha... ¾Repaso de peticiones
¾Documentos de actividades
Área de ¾Repaso de estado Área de
Resultados de ¾Repaso de tenencias exhibición de
Búsqueda Objetos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 23

El Expediente de estudiante es presentado con el administradorde


objetos. La parte superior izquierda de la ventana se usa para buscar expedientes
estudiantiles. El área de herramientas de búsqueda ofrece herramientas estándar de
búsqueda. En esta área puede definir sus herramientas de búsqueda favoritas .
Debajo del área de herramientas de busqueda, encuentra el área de
búsqueda de resultados la cual muestra los resultados buscados.
Puede escoger la persona cuyos datos desea procesar haciendo doble click en cualquier parte de la fila.
El Expediente de estudiante de la persona seleccionada aparece en el área de exhibición de objeto.
Cuando usted sale de la busqueda, se almacena la última selección de los
expedientes estudiantiles.
Puede borrar los ajustes de los usuarios definidos y la última selección del objeto
usando el programa RH_DELETE_OM_USER_SETTINGS. Fíjese que estos
ajustes son borrados en todas las busquedas. Para más información, lea la
documentación del programa.
El Expediente de estudiante seleccionado es presentado en el área de
exhibición de objetos. El indicador de objeto en la parte superior muestra :
Número y nombre de estudiante
Unidad organizativa Principal (Independiente de cualquier programa)
El estado que representa cualquier relación actual entre el estudiante y la
universidad.

23
4.2 Resumen del Expediente de estudiante - Presentación de
carpeta definido por el cliente

Titulo
SAP
Titulo del
Cliente
Cambiar secuencia
de carpeta

Agregar sub pantallas


Agregar carpetas especificas del cliente
específicas a las carpetas SAP
del cliente

„ En el sistema se define si la carpeta permite o no la selección del


programas

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 24

Cada Archivo y datos maestros de estudiante pueden contener más de


veinte carpetas con información acerca del estudiante. Usted puede ajustar el plan del
Expediente de estudiante a los requisitos de su institución cambiando las carpetas
según especificaciones de Campus Management en la sección Datos maestros de
Campus Management → Estudiantes → parametrización de las carpetas en el
Expediente de estudiante: En esta sección IMG, usted puede:
Reemplazar los títulos de las carpetas por títulos específicos de cliente
Cambiar la secuencia de las carpetas dentro del grupo de carpetas (Ver
alteraciones según especificaciones)
Volver invisibles las carpetas que no necesita (ver alteraciones según
especificaciones)
Agregar carpetas con nuevos clientes .
Agregar nuevas subpantallas a los carpetas SAP
Si una carpeta permite o no la selección de un programa se define el
sistema para todas las etiquetas de página. Por ejemplo, la carpeta de Registro, se
permite la selección del programa. Mientras que en el carpeta de Estado no.

24
4.2 Resumen del Expediente de estudiante - Advertencia de
privacidad de datos

Advertencia de privacidad de datos


Cuando el estudiante pide un acuerdo de privacidad, la universidad debe prevenir
que la información del estudiante se de a conocer a alguna fuente externa

El sistema muestra un mensaje de advertencia (= Advertencia de privacidad de


datos) cuando los usuarios acceden a datos privados de los estudiantes quienes
tienen acuerdo de privacidad con la universidad

Detalles de la Advertencia de Privacidad de Datos:


„ Diferentes niveles de privacidad => Mensaje diferente por nivel
„ Cuándo muestra la advertencia (Basado en transacciones)
„ Cuáles estudiantes han pedido Privacidad de datos
„ El mensaje de advertencia no bloquea el ingreso a los datos!

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 25

Las regulaciones o solicitudes hechas por parte de los estudiantes, lo pueden obligar a tratar los datos
estudiantiles con confidencialidad especial; por ejemplo no dar información acerca de los estudiantes a terceros
interesados. Si usted sabe que un estudiante esta bajo un acuerdo especial de privacidad, usted puede asignar al
estudiante un nivel de privacidad de datos y hacer que el sistema muestre una advertencia cuando los usuarios
tratan de ingresar a los datos que han sido clasificados como privados. De esta forma usted puede cumplir las
regulaciones que rigen los acuerdos sobre los datos privados que existen entre los estudiantes y la universidad o
la naturaleza de confidencialidad de ciertos datos estudiantiles que están en el sistema.
Las reglas FERPA , que se aplican en los E.U , son ejemplo de esas regulaciones de datos privados.
Usted le asigna al estudiante un nivel de privacidad de datos ( El cual determina la advertencia de privacidad
relevante ) en el carpeta Adicional (Datos maestros del estudiante).
Los niveles de privacidad y las advertencias de privacidad correspondientes pueden ser alterados según
especificaciones. También puede escoger los trámites en los cuales se muestra la advertencia de privacidad. Una
advertencia no es obligatoria.
Cuando un usuario utiliza un tramite el cual esta sujeto a advertencia de privacidad, el sistema muestra una caja
de dialogo que contiene la Advertencia de la privacidad de los datos. Esta advertencia debe ser confirmada con
Continuar. La advertencia no hace que el usuario se detenga si desea cambiar o ver datos.
Nota: Si quiere ocultar datos de los usuarios, debe utilizar el concepto de autorización.

25
4.2 Resumen del Expediente de estudiante – Advertencia
de privacidad de datos: Pasos preparatorios

Pasos preparatorios para ajustar las advertencias de privacidad de datos- Parametrización:

„ Puede definir varios niveles de privacidad de datos

„ Para cada nivel de privacidad de datos, se puede especificar o no una advertencia que debe
ser mostrada.

„ Se debe ingresar un titulo de dialogo y un texto para cada advertencia. Se pueden mostrar
diferentes textos para diferentes niveles de privacidad de datos.

„ Se puede mostrar la advertencia cada vez que un usuario procese a un estudiante nuevo o
acceda a una transacción o pantalla nueva. Se tiene que definir el trámite (trámites) en el
cual se muestra (n) la advertencia (s).

„ No aparecen advertencias tramites que son usados para editar o mostrar una lista de
estudiantes ( Por ejemplo, todos los estudiantes matriculados en un curso específico).

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 26

El sistema muestra un advertencia privacidad si cumple con las siguientes condiciones:


Los textos de advertencia se definen
El nivel de privacidad de datos requerido se define y los textos de advertencia se designan a los niveles de
privacidad
Si la advertencia se muestra o no se define el nivel de privacidad de datos
Nota: Las advertencias y los textos de advertencia no son obligatorios. Usted puede ajustar los niveles de
privacidad sin que el sistema reaccione.
Las transacciones de dialogo que están sujetas a las reglas de privacidad de datos están señaladas. Todos los
tramites de Campus Management que permiten acceder a datos estudiantiles están sujetos a regulaciones
privadas pueden ser flagged:

Expediente de estudiante / Pantalla de entrada (PIQST00)


Expediente de estudiante/ Reservación de modulo (PIQST00)
Expediente de estudiante /Especializaciones (PIQST00)
Datos maestros del estudiante (PIQSTM, PIQSTD, PIQSTC)
Escenario ISR por ejemplo. Admisión
Determinación de equivalencias (PIQED)
Mostrar interlocutor comercial / Conservación
Conservación de estado de cuentas del contrato
Conservación del Objeto del contrato
Balance del estado de cuentas
Calculo detallado de costos educativos para un estudiante
Calculo detallado de las transferencias para un estudiante
Mostrar registro académico
Usted hace estos ajustes en parametrización para Campus Management en la sección datos maestros de Campus 26
4.2 Resumen del Expediente de estudiante – Notas
Del Estudiante – Conceptos

Conceptos Básicos:
Cada nota es asignada a una clase específica
Existen dos categorías de clase de notas:
„ Notas de usuarios definidos: Los usuarios entran al texto de notas cuando crean
notas para estudiantes.
„ Notas predefinidas: El texto de notas se predefine en la Parametrización.

Usted define las opciones para las siguientes clases de notas en las
categorías de las notas de usuarios definidos y pre-definidos así:
„ Referencia a un periodo académico (Año/sesión)
„ Referencia a un programa
„ Referencia a una etapa (Dependencia del programa)
„ Referencia a una clase de programa

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 27

El Expediente de estudiante contiene una vista general de notas. Las notas son
almacenadas en un infotipo 1707 para el estudiante (Clase de objeto ST) o para el
objeto de estudio (clase de objeto CS) cuando la nota se refiera a un programa.

Acceso de entrada (Via menu)


Expediente de estudiante – Ir a-> Vista general de notas (Ctrl+F12)
Dialogo de mantenimiento de Datos maestros del estudiante – Ir a –> Vista
general de notas (Ctrl+F12)

27
4.2 Resumen del Expediente de estudiante- Notas de
Estudiantes– Conservación de datos

Dialogo de conservación de notas de estudiantes

„ Los atributos de la pantalla de los campos de referencia son


determinados por los atributos de clase de notas

„ Los items en la caja de etapas se refieren a un programa específico


en un campo de programa

„ El texto para las clases de notas predefinidas solo se puede mostrar


(La nota es tomada de la Parametrización)

„ Usted puede ingresar una nota de texto para una nota de usuario
definido

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 28

28
4.2 Resumen del Expediente de estudiante – Notas
estudiantiles –pasos preparatorios

Pasos preparatorios (IMG):

1.
1 Definir clases de notas
2 Especificar si la clase de notas es una nota de usuario
2.
definido o predefinido
3 Revisar las opciones para referencias de notas
3.
4 Para las clases de notas en la categoría de notas predefinidas,
4.
ingrese el texto de notas

Los siguientes ajustes también son posibles:


„ Relevantes para historial de calificaciones (pensum)
„ Clase de nota desactivada

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 29

Usted debe definir las clases de notas antes de que usted pueda crear notas. Usted hace estos ajustes
en parametrización para Campus Management en la sección datos maestros de Campus Management
→ Estudiantes → Notas → crear clases de notas.
Nota: Los ajustes de referencia determinan como se usa el campo de referencia y como el dialogo de
conservación de notas debe responder.
Una referencia puede ser opcional, requerida, o no permitida. Si la referencia es opcional o requerida el
sistema muestra el campo correspondiente en el dialogo de creación de notas (Como un campo
opcional o requerido).El usuario puede entonces ingresar un valor y crear una referencia entre la nota y
un objeto.
Relevante para Transcripciones: Esta opción indica si la nota se puede imprimir en la transcripción. Y
si usted instala este indicador, la nota no se imprime automáticamente en la transcipción sino que
indica que la nota puede ser impresa en la transcripción.
Desactivación de la clase de nota: Esta opción indica si la clase de nota se bloquea. Si usted instala
este indicador, los usuarios no pueden crear notas nuevas de esta clase en el Expediente de
estudiante, pero pueden mostrarlas.
Recomendaciones
Si usted quiere que los usuarios dejen de utilizar una clase de notas particular,
instale el indicador Desactivar para esta clase de notas. Esta acción bloquea la
clase de notas para uso futuro.
Nunca borre una clase de nota puesto que cualquier nota existente de esta clase
no se puede mostrar.

29
4.2 Resumen del Expediente de estudiante – Notas
estudiantiles– ejemplo de Implementación
Ejemplos

Las posibles clases de notas son: Notas de apreciación, notas de graduación, notas
disciplinarias y notas de progreso. Usted puede ajustar estas clases de notas así:

Clases de notas Categoría de notas Referencia de notas

Notas disciplinarias Notas de usuarios definidos (Ninguna referencia de notas esta permitida)

Honores académicos Notas predefinidas Clase de programa (Opcional)

Periodo académico (Requerido)

Progreso del programa Notas de usuarios definidos Programa (requerido)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 30

Ajustes estándar
En el sistema estándar no se definen clases de notas.
Notas adicionales
Usted puede restringir a los usuarios al acceso de las clases de notas utilizando
autorizaciones PLOG. Las clases de notas son subtipos de infotipo 1707.

30
4.2 Resumen del Expediente de estudiante – Deceso
del estudiante

Usted puede ingresar información sobre el deceso de un


estudiante en el Expediente de estudiante asi:
1 Ingresar datos de deceso a través de Student File => Menu option:
Student – Death
„ Fecha del deceso (Opcional)
„ Fecha en la que se ingresó el deceso (Obligatoria)

2 Reacción del Sistema


„ El sistema arregla y muestra el estatus “Fallecido” (Infotipo 1728 – Indicadores
de estatus)
‹Iniciar datos de estado fallecido = fecha de fallecimiento
‹Si la fecha del fallecimiento no está disponibles, Inicio de Datos = Ingreso de datos
„ El sistema crea un Documento de actividad.

„ Es posible mantener los datos del fallecimiento (EJ. En caso del ingreso de
cualquier error)
„ Se crea un nuevo documento de actividad
„ El estatus del estudiante se actualiza
‹ Si los datos del deceso fueron borrados, el estado de “deceso” se ajusta como inactivo
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 31

Usted no puede ingresar los datos de fallecimiento directamente en los


datos maestros del estudiante. Solo se pueden ingresar la fecha en un diálogo
separado porque el estado de fallecimiento está escrito.
No se necesita ajustar según especificaciones. El estado de fallecimiento,
el cual se muestra en el encabezado del estudiante ,puede ser ajustado según
especificaciones.(Ver ajustes según especificaciones para Campus Management ->
Datos Maestros de Campus Management -> Estudiantes > Mostrar Estado).
El estado de fallecimiento puede ser usado para bloquear actividades CM
de la misma forma que las tenencias.(IMG: CM -> Processes -> General Settings ->
Statuses -> Assign Status Types to Callup Point)

31
4.2 Vista general del Expediente de estudiante-
Funciones adicionales
1
Revisión de Duplicados
„ Identifica registros existentes cuando se crea un nuevo registro maestro del estudiante

2 Ayuda de busqueda en el Expediente de estudiante:


„ Acceso vía Atributos estudiantiles incluyendo Estado del estudiante (F4)
„ Acceso vía Nombre (F4, Administrador de objeto)
„ Ultimos estudiantes seleccionados (Administrador de objeto)
„ Acceso vía programa de estudio (F4, Administrador de objeto)

3 Personalización
„ Omisión de búsqueda de criterios Personalizados (Estado del estudiante)
„ Omisión de tabulación de página para Expediente de estudiante y datos maestros.
„ Omisión de encabezado del estudiante comprimido en datos maestros del estudiante
„ Búsqueda de variantes en el administrador objetos

4 Cambio a diálogos de mantenimiento extendidos


„ Acceso a mantenimiento extendido para Datos del estudiante

5 Mostrar información técnica de datos del estudiante


„ Expediente de estudiante – Utilidades – Información Técnica=> Muestra número
estudiantil, número de interlocutor comercial, cuentas, estudios (CS), etc.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 32

El sistema activa automáticamente un chequeo de duplicado cuando usted


crea un registro maestro del estudiante para prevenir la creación de dos copias maestras
idénticas. Cuando se utiliza el chequeo de duplicado, el sistema determina registros
potencialmente idénticos basado en los siguientes sub-sets (Siempre para el sistema
corriente de datos):

Todos los estudiantes con el mismo número de identificación


Todos los estudiantes con la misma fecha de nacimiento, similitud en Primeros
nombres, o apellidos.
Todos los estudiantes con los mismos nombres y apellidos
Usos buscar estudiantes usando las funciones búsqueda en el
administrador de objetos (Búsqueda de término, Búsqueda estructural, Búsqueda libre).

El concepto de validez para el estado determina a que estudiante el sistema


busca cuando usted conduce una búsqueda. Cuando usted selecciona
estudiantes basado en datos personales y el estado del estudiante solo muestra
aquellos estudiantes para los cuales el estado requerido está activo.
Usted puede almacenar Ajustes a Archivos estudiantiles personalizados.
En adición a la falta de Expediente de estudiante y carpetas de datos maestros del
estudiante, usted puede almacenar los estados del estudiante que usted quiera usar como falta
de criterios. Para ingresar ajustes personalizados, vaya al Expediente de estudiante y elija
Ajustes –> Personalización.

Usted puede crear sus propias variantes de b en el administrador de objetos.


Para crear una variante de búsqueda , elija Crear Variante de Búsqueda.

32
4.2 Vista general del Expediente de estudiante –
Consejos & Trucos

Trabajando con el administrador de objetos:

‹ Cada vez que usted accede al Expediente de


estudiante, el administrador de objetos repite la
última búsqueda. Esto puede resultar demasiado
demorado en bases de datos extensas. Si quiere
desactivar la última búsqueda, usted puede ajustar el
parámetro de usuario OM_OBJM_NO_LAST_SEAR to
‘X’ (Siga las instrucciones en notas CSN 410865 y
403526)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 33

33
4.2 Vista general del Expediente de estudiante –
Resumen del Tema

Ahora está en capacidad de:

z Explicar el uso y el contenido del Expediente de estudiante


z Conocer que funciones están asociadas al Expediente de
estudiante
z Comprender las funciones del Expediente de estudiante
z Adaptar el Expediente de estudiante a sus necesidades
z Instalar advertencia de privacidad de Datos antes de
acceder a los datos del estudiante
z Crear notas para los estudiantes
z Ingresar información sobre deceso de un estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 34

34
4.3 datos maestros del estudiante – Objetivos del
tema

Al final de este tema usted será capaz de:

z Explicar las características de los registros maestros


del estudiante
z Ingresar y mantener datos personales del estudiante
z Trabajar con el registro maestro del estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 35

35
4.3 Datos maestros del estudiante – Vista general de los
rotulos de Página De los datos maestros del estudiante

Datos maestros del estudiante

Datos Personales Datos académicos Datos de calculo de


costos educativos

Resumen de Méritos externos Pagos


Dirección
Dirección estándar Actividades Objetos de contrato

Datos adicionales Datos para tasas Asignación de subvencion

Datos de visa de residencia Personas relacionadas Egresados

Pantallas infotipo Pantallas BDT

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 36

El sistema ofrece transacciones para la creación, mantenimiento, y


muestra de los datos maestros del estudiante los cuales pueden ser accesados
directamente desde el Expediente de estudiante. Usted puede elegir alternativamente:
La transacción PIQSTC, PIQSTM, o PIQSTD, o
Desde el menú SAP > Campus Management > Administración de estudiantes >
datos Maestros > Mostrar / Crear / Cambiar
Los datos maestros del estudiante comprimen diferentes etiquetas de
página, cada una de las cuales contiene datos específicos del estudiante.
Los datos maestros son introducidos en pantallas infotipo para el
estudiante objeto (tipo de Objeto ST) y en pantallas BDT Para objeto de
interlocutor comercial. La transacción de datos maestros del estudiante
provee una vista integrada del registro maestro completo del estudiante.
Cada infotipo tiene un periodo de validez que está definido por una fecha
de inicio y una de fin. Cada infotipo define si puede existir uno o varios
infotipos en una fecha específica (dependencia en el tiempo del infotipo)
Si usted cambia un registro de infotipos que pueden contener solamente
un registro valido en un tiempo , el sistema delimitará el registro antiguo y creará uno
nuevo. Podrá ver registros antiguos usando la función de Muestra de periodos en cada
etiqueta de página. El sistema indica si un infotipo tiene varios periodos de validez, eso,
si los datos han sido cambiados.

36
4.3 Datos maestros del estudiante – Datos
Personales

Datos
personales(1702)

• Datos de Nombre: Primer nombre, segundo nombre, apellidos,


nacimiento, títulos, prefijos

• Datos de nacimiento: Fecha, Ciudad, País, Región

• Datos de Nacionalidad: 1st, 2nd, 3rd nacionalidad,.

• Otros datos: Lengua nativa, estado civil, sexo, número de


seguridad social

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 37

En la etiqueta de Datos personales, usted puede ingresar datos básicos


personales tales como:
Nombre (Primero, Segundo, Apellidos)
Lugar de nacimiento
Nacionalidad (Una o más)
Estado Civil
Lengua Nativa
Detalles:

El número ID puede ser el número de seguridad social de la persona, o número


de impuestos.
El sistema determina la lengua de comunicación desde el lenguaje logon del
usuario.
El primer nombre de campo , apellido y lengua de comunicación son campos
obligatorios.
Nótese que las tablas de ajustes según especificaciones para las entradas de
campo son tablas de aplicación cruzada, las cuales pueden ser usadas por otras
partes de la institución, (Por ejemplo administración personal HR ). Usted debe
contactar al departamento responsable antes de hacer cualquier cambio a estas
tablas.

37
4.3 Datos Maestros del estudiante – Administración
de dirección

Dirección estándar Vista general


de dirección

•Se
•Senecesitan
necesitanlos losdatos
datosdededirección
direccióncuando
cuandose secomunica
comunicaconconloslosestudiantes
estudiantes
Los
Los datos dirección incluyen números telefónicos y direcciónde
datos dirección incluyen números telefónicos y dirección dee-mail
e-mail. .
•El
•El sistema almacena los datos de dirección del estudiante usando losservicios
sistema almacena los datos de dirección del estudiante usando los servicios
de
denegocios
negociosde dedirección
direcciónSAP.
SAP.Esto
Estolelepermite:
permite:
•Almacenar
•Almacenarvarias
variasdirecciones
direccionespor porestudiante
estudiante
•Definir una dirección estándar
•Definir una dirección estándar
•Definir
•Definirdiferentes
diferentestipos
tiposde dedirecciones
direcciones(Dirección
(Direccióndederesidencia,
residencia,Dirección
Dirección
dedeenvío,
envío, de derecibos,
recibos,etc.),
etc.),yyasignar
asignardirecciones
direccionesaalos
lostipos
tiposde
dedirecciones
direcciones
(Usos
(Usosde deDirecciones)
Direcciones)
•Mantener
•Mantenerdirecciones
direccionesindependientes
independientesyydependientes
dependientesaalos losdatos
datosdede
comunicación
comunicación
•Ingresar
•Ingresarvarios
variosnúmeros
númerostelefónicos
telefónicosyydirecciones
direccionesde dee-mail
e-mailpor
porcada
cada
dirección o como direcciones independientes
dirección o como direcciones independientes
•Usar
•Usarrevisiones
revisionesde dedirección
direccióneeintroducir
introducirayudas
ayudasaalalaestructura
estructuraregional
regional
• •Mantener direcciones internacionales
Mantener direcciones internacionales

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 38

Los datos de dirección son almacenados en el SAP de interlocutor comercial usando los
servicios de Dirección de Negocios SAP. Usted puede:
Almacenar un número ilimitado de direcciones
Almacenar varios números telefónicos y direcciones de e-mail por direcciones sencillas o
independientes.
Mejorar el chequeo de direcciones y el ingreso de ayudas usando una estructura
regional.
Asignar varios tipos de direcciones a una dirección.
Definir un formato de diligenciamiento específico de un usuario en los parámetros de
usuario
ADDRESS_SCREEN (001 – Europa, 004 – USA)
Las siguientes restricciones se aplican a esta función:
No puede cambiar la dirección retroactivamente. Solo puede cambiar los datos de la
dirección por datos futuros en diálogos de mantenimiento ajustando los datos claves a
datos futuros.
Si requiere cambios futuros en la dirección de la existencia de un estudiante, se muestra
una advertencia . Usted puede mostrar una lista de cambios de direcciones usando el
camino del Menú:Ir a -> Mantenimiento de interlocutor comercial; Extras -> Cambio de
Historia -> Cambios Planeados.
En la liberación después del CM 4.72, será posible mantener datos de comienzo y de
final para cada dirección y uso de direcciones. Tambien será posible cambiar los datos
de dirección retroactivamente.
Usted puede almacenar tantas direcciones como desee por estudiante. Puede establecer una de esas como
la dirección estándar, y asignar varios tipos de direcciones a cada dirección para designar el uso de la
dirección. Usted puede establecer los usos de Dirección en los ajustes según especificaciones para Campus
Management en la sección Estudiantes> estudiantes como socios comerciales > Ajustes básicos para socios38
comerciales > interlocutor comercial SAP > interlocutor comercial > Ajustes Basicos > Tipos de Dirección
4.3 Datos maestros del estudiante – Datos
académicos

Datos
académicos(1705)

• Grupo de estudiante = Agrupación lógica del estudiantes para


futuros procesos comerciales y reglas académicas (e.j. Estudiantes
Regulares vs. Estudiantes especiales)

•Ventana de tiempo = Restringir reserva de materias a tiempos


•definidos para un grupo de estudiante

• Asesor = Una persona (Tipo de objeto P) Ligado a un estudiante

• Asignación de unidad organizacional =


a) Derivada del Programa de estudio registrado
b) Asignada manualmente

• Campus = Locación en donde el estudiante estudia principalmente

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 39

Los datos de estudio individuales contienen información acerca de asuntos generales relacionados a la carrera
académica del estudiante. Esta información no es específica del programa.
Si los estudiantes son asesorados por consejeros personales en su institución, en nombre del
consejero puede ser almacenado en el campo de consejero. Alternativamente el estudiante
puede ser conectado a una posición de Jerarquía Organizativa de su universidad. En este caso, el
sistema determina el sistema de la persona.
Existen dos métodos para la asignación de estudiantes a unidades organizativas: Uno Explícito (=
Manual) e implícito (= Automático). Los algoritmos para derivación automática de unidades
organizativas pueden ser ajustados según especificaciones de acuerdo con las necesidades de su
institución. En el sistema estándar , la asignación de unidad organizacional se deriva del
programa de estudio en el cual el estudiante está registrado, si no se mantiene la asignación
explícita.
Si su institución está distribuida en diferentes locaciones , el Campus en el que el estudiante se
encuentra cursando puede ser almacenado en campo de Campus.
Los estudiantes pueden ser agrupados de acuerdo a los criterios específicos de su institución. Si por ejemplo, a
estudiantes regulares y estudiantes de intercambio se le cobra un monto por costos educativos diferente, se
agruparán los estudiantes de acuerdo a sus costos educativos.
La ventana de tiempo representa una conexión entre un grupo de estudiantes y uno o más periodos de reservación
de materias en el calendario académico.

Usted puede asignar una ventana de tiempo a uno o más estudiantes . Para cada ventana de
tiempo, usted puede ingresar diferentes periodos de reservación que no se crucen en el
calendario académico. Durante el proceso de reservación de materias, el sistema chequea si la
reservación de modulo para el respectivo estudiante fue hecha o no dentro de los limites de la
ventana de tiempo especificada.

SAP recomienda para los nuevos clientes que el campo del número alternativo del estudiante no se
use. Si usted quiere ingresar datos de identificación como el número del estudiante desde su
sistema de legado usted puede establecer un tipo de investigación y almacenar este número
como Número de identificación de interlocutor comercial. (IMG:..-> interlocutor comercial ->
Ajustes Básicos -> Números de Identificación.).
39
4.3 Datos Maestros del estudiante – Datos
adicionales

Datos Adicionales
(1701, 1704)

•Varias categorías de clasificación: Origen étnico, clase social,


religión

• Varios ítems de datos individuales, por ejemplo, estado de servicio


número de servicio, número de veterano

•Nivel de Privacidad

• Algunos de los campos solo se requieren en ciertos países

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 40

En el carpeta de Datos adicionales, usted puede almacenar información


adicional, tal como origen étnico, clase social, o religión. La mayoría de estos datos se
requieren solamente por razones estadísticas o reportes legales.
Nótese que las tablas de Ajuste según especificaciones para las entradas de
campo son tablas de aplicación cruzada las cuales pueden ser usadas por otras
partes de su institución (por ejemplo, Personal de administración HR). Debe
contactar al departamento responsable antes de hacer cualquier cambio a estas
tablas.
El campo de Trabajo es usado para almacenar el trabajo que el estudiante realizó
así como sus tenencias antes de comenzar los estudios académicos. Este campo
se utiliza en Gran Bretaña para almacenar los empleos de los estudiantes y /o de
sus padres transferidos por la interfase UCAS.
Si un estudiante quiere que sus datos se mantengan bajo la
confidencialidad ( Por ejemplo de acuerdo con las reglas FERPA (US) ), Usted puede
especificarlo en el Campo de Nivel de Privacidad. El usuario sabrá entonces que los
datos del estudiante son privados. Usted también puede definir varios niveles de
privacidad.
Usted puede establecer los niveles de privacidad de datos que requiera en
Ajustes según especificaciones para Campus Management en la sección Datos
Maestros > Estudiantes > Niveles de privacidad de datos y Advertencias.
SAP recomienda a los nuevos clientes que los campos para licencia de
conducción no deben ser usados. En vez de esto usted puede establecer un tipo
de identificación y almacenar este número como Número de identificación de
interlocutor comercial. (IMG:..-> interlocutor comercial -> Ajustes Básicos -> 40
Números de identificación)
4.3 Datos maestros del estudiante – Datos de
Visa/Residencia

Datos de Visado/
Residencia (1711 /
1712)

• Datos de Visa/Residencia si se requieren

•Estado de Residencia

• País de Residencia, Estado y depto o Distrito

• Número de pasaporte

• Detalles de la visa: Clase de Visa y número, Fecha de expedición


Y de expiración, fecha y país de trámite, etc.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 41

En el carpeta de Visado/Residencia, usted puede ingresar datos de Visa para


estudiantes extranjeros que atiendan a su institución.
SAP recomienda que no se use el campo del número del pasaporte . En
vez de esto usted puede establecer un tipo de identificación y almacenar el número del
pasaporte como Número de identificación de interlocutor comercial . (IMG:..->
interlocutor comercial -> Ajustes Básicos -> Números de identificación).

41
4.3 Datos Maestros de Estudiante- Información de Méritos
Externos

Méritos Externos
(1719, 1721)

Méritos Externos:

- Historia Educativa (Secundaria, etc.)


Î Entrada para el proceso de admisión

- Logros en otras instituciones


(educación superior anterior)
Î Entrada para el proceso de determinación de equivalencia

- Resultados de instituciones de prueba externas


(Por ejemplo, si los resultados son un criterio de admisión)
Î Entrada para el proceso de admisión + carrera académica

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 42

El carpeta Méritos Externos se utiliza para almacenar información de


instituciones educativas externas. Se pueden almacenar transcripciones externas,
resultados de pruebas externas y calcular calificaciones promedio.
Mayor información sobre instituciones externas y su manejo se
suministran en la siguiente unidad.

42
4.3 Datos Maestros de Estudiante- Empleo anterior

Actividades (1718)

Historia laboral de la persona antes de ser estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 43

En esta pantalla de infotipo, se ingresa información sobre empleadores


actuales o anteriores del estudiante.

Antes de ingresar esta información, es necesario realizar las actividades


IMG en la sección Students -> Employment. Se pueden crear:

Sectores industriales para ingresar en cuáles han trabajado sus estudiantes. Por
ejemplo, químicos, manufacturas, comercio, seguros.

Trabajos para ingresar los que desempeñan o han desempeñado sus


estudiantes. Por ejemplo, electricista, contador, programador.

Contratos de trabajo para poder diferenciar las condiciones de empleo de sus


estudiantes. Por ejemplo, contrato a término, contrato indefinido, pasantías.

43
4.3 Datos Maestros de Estudiante - Egresados

Egresados

• Egresados = La condición de un estudiante después de salir de la


institución

• Datos de los Egresados:


- Unidad organizacional del estudiante: (por ejemplo, facultad)
- Datos sobre el inicio y la terminación de la carrera académica de
un estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 44

Cuando los estudiantes se desvinculan de la universidad, pueden llegar a ser


egresados de una unidad organizacional a la que pertenecen. La condición del
alumno en el encabezado estudiantil cambia a “egresado”.
Un estudiante se convierte en miembro de los egresados si:
• Usted sitúa la bandera de los egresados en la pantalla de desvinculación. El sistema actualiza
automáticamente los datos en la página de egresados . Para mayor información, vea la unidad de
Registro.
• Usted conserva manualmente los datos de los egresados usando Insertar Relaciones y crear
relaciones 541 “es egresado de" entre el estudiante y una unidad organizacional.
En ambos casos, la condición del sistema egresados está escrita y puede verse
en el encabezado estudiantil.

44
4.3 Datos Maestros de Estudiante - Discapacidades

Invalidez (1703)

• Es necesario contar con información sobre invalidez para


que su institución pueda brindar información y ayuda a estudiantes
con limitaciones.
• Esta información incluye clase de discapacidad, grupo de
discapacidad, grado de limitación e ID de la discapacidad.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 45

Se puede mantener un grupo de Invalidez y tipo de limitaciones para estudiantes


en los datos maestros de estudiante. Este grupo de discapacidades le permite
categorizar a los estudiantes para suministrarles la información especial y la
asistencia que necesiten .
• Algunos ejemplos de grupos de discapacidades son los discapacidad baja, discapacidad alta,
discapacidad múltiple, deterioro de juicio, y usuarios de sillas de ruedas.
• Algunos ejemplos de clases de discapacidades son son los limitaciones de vista y de oído, la
ceguera y la sordera.
Los grupos y clases de discapacidades se definen en las tablas de parametrización. Puede
encontrar los ajustes apropiados en la parametrización Campus Management en la sección Datos
Maestros de Campus Management > Estudiantes.
• Grado de discapacidad: Puede ingresar un valor entre 0% y 100%. En algunos países, el
gobierno define el grado de discapacidad. Por ejemplo en Alemania, la oficina de pensiones
define el grado de discapacidad y los registra en la identificación ID suministrando datos sobre
personas con limitaciones.
• Fecha de expiración de la identificación: Fecha de expiración de la identificación, entregada a
personas con discapacidad.
• Los datos sobre estudiantes con discapacidad deben ser reportados a instituciones legales en
algunos países.

45
4.3 Datos Maestros de Estudiantes – Personas Relacionadas

Personas Relacionadas

•Personas relacionadas con el estudiante (por ejemplo, madre, padre,


etc.)
•Parentesco (por ejemplo, madre, padre, etc)
•Responsabilidad legal
•Contacto de emergencia

•Las personas relacionadas son representadas como socios de


negocio

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 46

En el carpeta Personas Relacionadas se puede guardar la información de


los familiares del estudiante u otros contactos.
Si la persona relacionada es un estudiante de su institución, use Crear relación. Usted
puede buscar el registro del interlocutor comercial.
• Si la persona relacionada es una persona externa, cree la relación usando Con
nueva persona relacionada. La pantalla de Información de la Persona
Relacionada aparece y usted puede guardar toda la información necesaria para
la nueva persona relacionada.
Cuando guarde los datos de la persona relacionada por los estudiantes,
entonces:
• Un interlocutor comercial se crea por cada nueva persona relacionada.
• Una relación 521 entre el estudiante (objeto) y la persona relacionada
(interlocutor comercial) se crea.
Cuando un interlocutor comercial tiene parentesco ‘está relacionado’ con
un estudiante, a éste se le asigna automáticamente el papel de
interlocutor comercial de Persona Relacionada (PSCI10).

46
4.3 Datos Maestros de Estudiante – Información de la
Cuenta Estudiante

z Información de la cuenta estudiante


z Cuenta de un contrato
z Varios Objetos de contrato

z La información de la cuenta estudiante se crea y actualiza


automáticamente
z Cuando se crea el estudiante
z Cuando se cambian las páginas de infotipo del estudiante

z Personalización de la configuración para la actualización automática de


cuenta:
z ESPACIADOR: Creación y actualización desactivada
z X: Creación y actualización activada
z C: Creación activada, actualización desactivada

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 47

Usted puede guardar la configuración para la actualización automática de cuenta


en el IMG: Campus Management -> CM Datos Maestros -> Cuenta de Contrato
Estudiantil -> (Des)Activar Creación y Actualización de Cuenta Estudiantil.
Favor asistir al curso IHE200 Contabilidad Estudiantil.

47
4.3 Datos Maestros de Estudiante – Contabilidad de Estudiante

Información para
Cálculo de Tasas Información
del
Patrocinador Objetos del
Contrato

Pagos

carpetas requeridos requeridas para la


contabilidad de estudiantes

Î Curso IHE200 Contabilidad de estudiantes

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 48

Existen cuatro carpetas para ingresar información de maestros de estudiante para


la contabilidad estudiantil. En este curso no nos referiremos a ellas.

Favor asistir al curso IHE200 Contabilidad Estudiantil.


(Antes de dar a conocer el 4.72, la información sobre los detalles del banco y la
tarjeta de pago se guardaron en dos carpetas por separado.)

48
4.3 Datos Maestros de Estudiante – Organización
Personalizada de carpetas

Título SAP
Título de
Usuario

Defina su propio título de


carpeta

Cambie la secuencia de
carpetas

Elimine las
carpetas

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 49

Usted puede ajustar el trámite de la información de maestros de estudiante de


acuerdo con los requerimientos de su institución. Específicamente lo que usted
puede hacer es:
• Reemplazar los títulos comunes de las carpetas por los títulos de los usuarios.
• Cambiar la secuencia de las etiquetas de página.
• Hacer invisibles las carpetas que no necesite. Si quiere esconder carpetas para ciertos
usuarios, tiene que cambiar su autorización. Cuando el sistema determina si el usuario tiene
una autorización, evalúa el objeto PLOG de la autorización para pantallas infotipo y el objeto
B_BUPA_FDG de la autorización para pantallas BDT.
• Crear etiquetas de páginas personalizadas.
Los ajustes necesarios se deben configurar en Personalizar.
• IMG > Campus Management > Datos Maestros > Estudiantes > Ajuste del Trámite de
Guardado de Datos Maestros.

49
4.3 Datos maestros de estudiante – Resumen del Tema

Ahora está en capacidad de:

z Explicar las características del registro de


información maestra de estudiantes
z Ingresar y guardar información maestra de
estudiantes
z Trabajar con el registro de información maestra de
estudiantes

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 50

50
4 Expediente de estudiante – Resumen de Unidad

Ahora usted está en capacidad de :

z Entender cómo se crea un registro de estudiante


z Usar el Expediente de estudiante
z Describir las características del Expediente de
estudiante
z Explicar y usar la información maestra del
estudiante
z Configurar funciones específicas del Expediente de
estudiante tales como la advertencia de privacidad
de la información
z Usar funciones específicas de la información
maestra del estudiante (notas acerca del estudiante,
muerte del estudiante)
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 51

51
5 Admisión

Contenido:
Proceso de admisión
Herramienta Internet Service Request para diseñar
solicitudes vía Web
El proceso de admisión como ejemplo de escenario de
solicitud vía Web creado por ISR
Procesamiento directo de solicitudes de admisión en el
expediente del estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 1

1
5 Admisión – Objetivos de la Unidad

Al término de esta unidad, estará en capacidad de:

Explicar como trabaja el proceso de Admisión


Comprender el concepto de solicitud genérica vía
Web de SAP basada en la herramienta Internet
Service Request
Bosquejar como se realiza el proceso de Admisión
a través de solicitudes vía Web en Campus
Management
Procesar solicitudes de admisión en el expediente
del estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 2

2
Diagrama del Plan General del Curso CM 4.72
I: Reclutamiento y Admisión II: Estructura Académica y Oferta de Clases

Admisión 5 Estructura Académica 1

Historia Académica Externa 6 Calendario Académico 2

III: Registro Académico Planeación de Eventos 3


Expediente del Estudiante 4

Matrícula 7 V: Herramientas & Reglas

Reglas & Regulaciones 12


Inscripción a Módulos y Eventos 8
Herramientas 13
Progreso y auditoría 11

IV: Records & Servicios Académicos

Calificaciónes 9 Exámenes 10

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 3

3
Business Scenario
Campus Management – Ciclo de Vida Estudiantil

Reclutamiento Egresado

Cancelación de
Contabilidad Registro
Admisión de Estudiantes
Información
Maestra del
Determinación Estudiante
de Equivalencia Estructura
Solicitud Historia Académica Graduación
Académica Enseñanza y
Administración de Estudio Normas y
de Estudiantes Reportes Estudio
Reglamentos
Auditoría de Grado
Calendario
Eventos
Matrícula Académico

Recursos s

Planeación de Cambio de
Reserva de Materias Programa
Eventos

Exámenes
& Progresión
Nuevo Registro
Calificaciones

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 4

4
5 Admisión – Diagrama Resumen de la Unidad

Admisión 5

Resumen de la Admisión 5.1

Solicitud vía Web 5.2

Admisión en expediente del Estudiante


5.3

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 5

5
5.1 Resumen de Admisión – Objetivos del Tema

Al finalizar el tema, usted estará en capacidad de:

Explicar el proceso de Admisión en general


Comprender como se crea un registro de candidato
Explicar el proceso de Admisión vía Web en Campus
Management

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 6

6
5.1 Resumen de Admisión– Solicitud de Admisión

Indirectamente a través de una institución central (e.g. ICFES,


Selectividad, CENEVAL)
Durante el proceso de reclutamiento
Directamente por medio de una solicitud impresa
Directamente por medio de una solicitud vía Web

¿Quién procesa la solicitud?


Universidad
Revisa los prerrequisitos mínimos
Revisa prerrequisitos adicionales si hay restricción de cupos

La Institución Central (le informa a la universidad acerca de cuales


estudiantes fueron admitidos y a cuales programas)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 7

Los estudiantes pueden solicitar la admisión de diferentes maneras:


Indirectamente a través de una institución central (ICFES en Colombia, Prueba de
Selectividad en España o CENEVAL en México). Estas instituciones procesan las
solicitudes de admisión. Depende de la política de la institución quién decide sobre
la admisión del estudiante (institución central o la universidad)
Directamente en la universidad por medio de un solicitud impresa o en vía Web.
Cuando los estudiantes solicitan la admisión en una universidad, se inicia un proceso
de aprobación. Durante este proceso, se revisa la solicitud y se toma una decisión de
acuerdo con las políticas de admisión.
El proceso de admisión es parte de las actividades de reclutamiento de una
universidad. El proceso de reclutamiento comienza cuando un prospecto de
estudiante contacta por primera vez la institución y termina con la solicitud de
admisión.

7
5.1 Resumen de Admisión – Proceso de Admisión

El proceso de Admisión es el procedimiento de aprobación durante el cual se


revisan las solicitudes de Admisión de los estudiantes. El proceso se puede
manejar:

Manualmente=> Los empleados de Admisiones u otras personas revisan manualmente la


solicitud
(Parcialmente) automáticamente=> el sistema soporta la revisión de las solicitudes
Automatizado=> el sistema puede ejecutar los pasos de admisión a través de un circuito
de producción (ver notas 507399 y 537366)

Tareas durante el proceso de Admisión :


Solicitud de
Recibir la solicitud e ingresar los datos en el sistema administrativo
Admisión
Realizar revisiones formales para completar la solicitud
Revisar los prerrequisitos mínimos
Revisar los prerrequisitos por programa o por tipo de programa
Revisar las restricciones de capacidad del programa
Ejecutar procedimiento de selección
Enviar notificaciones a los estudiantes (correspondencia)
Solicitar información adicional
Negar Admisión
Aprobar la admisión y enviar documentación de matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 8

Durante el procedimiento de aprobación de admisión, se deben realizar varias revisiones :


Revisiones Formales:
¿Se ha recibido la solicitud dentro del tiempo establecido?
¿La solicitud contiene toda la información requerida?
¿Se ha validado la identidad del estudiante?
Revisiones académicas:
¿El solicitante cumple con los prerrequisitos de admisión mínimos para una universidad
(por ejemplo, la historia académica del solicitante se ajusta a los prerrequisitos, el
solicitante ha pasado los exámenes de admisión requeridos?)
¿El solicitante cumple con los prerrequisitos adicionales para el programa solicitado o
para el tipo de programa (por ejemplo evaluaciones especiales, entrevistas,
calificaciones, etc) ?
Si la capacidad del programa es limitada, no todos los estudiantes que cumplan con los prerrequisitos
se pueden admitir :
Revise si la capacidad del programa de estudio es limitada / vacante.
Defina los criterios de selección y la haga una lista de solicitantes de acuerdo con los criterios de
selección.
Defina las fechas en que serán seleccionados los estudiantes y las fechas adicionales para llenar los
cupos.
Es posible revisar los requerimientos de admisión definiendo reglas a través de los contenedores de
reglas que se revisan luego durante el proceso de admisión. La automatización del proceso de
admisión le permite a la universidad procesar automáticamente los casos en que se cumple con todos
los requisitos. Los casos en que fallan los criterios generales de admisión se envían a un empleado de
admisiones para ser procesados manualmente.

8
5.1 Resumen de Admisión– Concepto General

El proceso de Admisión en Campus Management se basa en programas de estudio.


Esto significa que la Admisión no es admisión a la universidad, sino admisión al
programa de estudio. Siempre y cuando exista un atributo en la base de datos de
programas que indique si el programa está restringido o no. Cuando la Admisión
está restringida, el proceso de matrícula revisa si el estudiante tiene admisión para
el programa de estudio. Cuando este no es el caso, no se realiza la matrícula.

Los siguientes atributos se podrían mantener en la relación 530


que representa la Admisión:

Selección del programa Año Académico

Periodo Académica Ciclo

Clasificación de progreso Indicad.: Estudio. Tiemp. Parc.

Categoría de Admisión Tipo de Inscripcion

Código de Admisión Tiempo de estudio completo

Número de notificación

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 9

9
5.1 Resumen de Admisión – Crear registro de candidato

Para administrar un solicitante en Campus Management:


Candidato/
Expediente de Estud.
Crea un récord de estudiante (interlocutor comercial)
Establece el estatus “applicant” (candidato) (automatizado desde el
sistema)
Crea un objeto de estudio (CS)
Enlaza estudio y estudiante (relación 530 “applies for”(solicita…)) en
el estatus “planned”

Interloc.comercial
Interloc. comercial
Estudiante(ST)
Estudiante (ST)
(BP)
(BP)

Aprueba o rechaza la solicitud y coloca el estatus de la relación 530 en


“active” o “rejected”(rechazado)

Coloca el estatus “admitted applicant”(solicitante admitido o “rejected


applicant” (solicitante rechazado) (automatizado desde el sistema)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 10

Cuando se ingresan los datos de la solicitud en Campus Management, es posible


utilizar el expediente de estudiante para ingresar la información en el sistema o los
datos pueden ser transferidos desde la solicitud de admisión y se crea un expediente
automáticamente.
En ambos casos se crea un socio de negocio (BP) cuando se crea el estudiante. A
través de este vínculo directo entre el estudiante y el socio de negocio, Campus
Management puede utilizar la función de administración central de direcciones e
integrarlo con Student Accounting (FI-CA).

10
5.1 Resumen de Admisión – Solicitud de Admisión en línea

Ron desea estudiar en la


universidad virtual y escoge Envía una Solicitud de
un programa de estudio Admisión vía Web

Seguimiento del
La información
Proceso de Admisión en Línea y estatus de la solicitud
de estudios y los
documentos son Notificación
enviados a Ron
Soportado por el sistema en
Automática de Recibo
Campus Management de la solicitud

Se inicia el
El empleado de El empleado de
workflow de la
Admisiones aprueba la admisiones recibe la
solicitud
solicitud solicitud en su Bandeja
de Entrada

Se dispara la Se revisan
Correspondencia automáticamente
para el candidato (a las Reglas de
través del workflow) Admisión

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 11

Ejemplo de un proceso de admisión a través de la solicitud de admisión en


línea:
El estudiante A desea estudiar en la universidad x. Él va al sitio vía Web, encuentra
la página de la oficina de admisiones y crea la solicitud de admisión que envía a la
universidad. Recibe una respuesta por e-mail confirmando el recibo de la solicitud
con vínculo a su solicitud. Revisa la solicitud nuevamente y encuentra un error de
escritura, que corrige.
En la universidad, el empleado de admisiones A encuentra una notificación en su
bandeja de entrada informándole que ha llegado una nueva solicitud. Ingresa los
datos de la solicitud, le da un vistazo a solicitud vía Web original (ya la versión
corregida) y encuentra que el candidato ha olvidado especificar la escuela donde
obtuvo su diploma final. Dentro del escenario de la solicitud, le envía un e -mail al
estudiante solicitándole que proporcione la información faltante. Luego crea un
registro de candidato. Cuando recibe la información faltante, comienza el proceso
automático de revisión de reglas en el mismo escenario de solicitud.
Inmediatamente recibe un mensaje que le informa que la nota en el diploma final
está por debajo del mínimo establecido para el programa que solicita el estudiante.
Rechaza la solicitud, pero le envía al estudiante una nota diciéndole que podría
solicitar otro programa con requisitos de admisión menos exigentes. El estudiante
recibe la carta de rechazo enviada por el empleado de admisiones.
El estudiante A recibe la carta de rechazo. Decide solicitar otro programa y crea una
nueva solicitud vía Web.
El empleado A recibe la nueva solicitud. Mientras está tratando de crear un registro
maestro de estudiante, el sistema detecta que ya existe un registro para este
estudiante. Una revisión identifica la solicitud original del estudiante A. El
empleado de admisiones debe decidir si el registro maestro existente pertenece al 11
5.1 Resumen de Admisión – Resumen de Tema

Ahora usted está en capacidad de :

Explicar el proceso de Admisión en general


Comprender cómo se crea un registro de candidato
Explicar el proceso de Admisión vía Web en Campus
Management

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 12

12
5.2 Solicitud vía Web– Objetivos del Tema

Al finalizar este tema, estará en capacidad de :

Describir brevemente la herramienta Internet Service


Request (ISR) que proporciona una base técnica
para diferentes tipos de solicitud
Comprender como se crea un escenario ISR para
construir una solicitud de admisión vía Web en
Campus Management

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 13

13
5.2 Solicitud vía Web– Internet Service Request
Llene y envié la solicitud
vía Web
Sus prospectos

Se requiere aprobación:
Candidatos
El procesador ejecuta
tareas utilizando
acciones predefinida
Estudiantes
(Llama transacciones
Workflow R/3, envía el correo
electrónico generado,
etc. )

Integración con
Campus Management,
Student Accounting y
VSR.

Herramienta SAP :
Internet Service Request (ISR)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 14

La Internet Service Request (ISR) es una herramienta para crear aplicaciones basadas en vía Web se
integran directamente con R/3. Sus características son:
Formato de solicitud :

Formato específico de solicitud vía Web para toda solicitud de servicios (= tipo de solicitud)
Diseño libre del formato de solicitud; el estilo depende de la función del usuario (autor, quien aprueba, etc.)
Posibilidad de formatos con varias páginas
Las solicitudes vía Web pueden ser vistas y editadas desde R/3 en el formato original
El autor o procesador puede cambiar los datos solicitados
Ayuda de valor y revisión de valor integradas con el contenido desde el sistema de soporte de R/3
Pasos del proceso:
Un circuito de producción gobierna todo el proceso de Admisión– desde la creación de un elemento de trabajo
en la bandeja de entrada del empleado de admisiones hasta administrar los pasos de aprobación y monitorear
el flujo del proceso.
Determinación automática de uno o varios procesadores, de acuerdo con los datos solicitados o la misión
organizacional del autor.
Uno o más procesadores pueden procesar la solicitud.
Las acciones predefinidas (relacionadas con las transacciones R/3) automatizan y soportan el trabajo del
procesador (módulos de función, BADI).
Las solicitudes vía Web pueden ser vinculadas al procesamiento de soporte de R/3 –transferencia directa del
contenido de la solicitud a R/3 (e.g. crear récord maestro de estudiante)
Soporte de comunicación:
Incorporación de circuitos de proceso estándar tales como enviar e-mails al solicitante
Registra el flujo del documentos
El autor de la solicitud de servicio puede revisar el estatus del procesamiento y la aprobación en cualquier
momento.
El autor puede comunicarse con el procesador utilizando diálogo de texto largo.

14
5.2 Solicitud vía Web – Vista Técnica (1)

ITS (Internet Transaction Server)

ISR -

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 15

El escenario de Internet se publica en el Internet Transaction Server (ITS).


El navegador vía Web publica el formato html en la Internet.
Los datos se introducen en el formato html. Esta información es transferida a R/3
(ISR) a través del ITS.
En CM 4.72, la herramienta Internet Service Request (ISR) corre en un ITS. SAP en
la actualidad no tiene la intención de cambiarse a un vía Web application server.

15
5.2 Solicitud vía Web – Vista Técnica (2)

Servicios
Servicios de
de
Internet
Internet
SAPR/3
SAP R/3
SAP ITS BADIs,BAPIs,RFCs
BAPIs,RFCs
(generados
(generados desde
desde
BADIs,
el
el escenario
escenario
Serviciosde
Servicios deDocumentos
Documentosdede
ISR)
ISR)
Negocio
Negocio
Sitiode
Sitio deTrabajo
Trabajode
deNegocio
Negocio
CampusManagement
Campus Management
EscenarioSR
Escenario SR
Usuario
Usuario Notificaciones
Notificaciones
Final
Final Circuitode
Circuito deproducción
producción

(Cliente)
(Cliente)
Navegador
Navegador
devía
de víaWeb
Web

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 16

Business Add-Ins (BADIs), Business Application Programming Interfaces (BAPIs),


Remote Function Calls (RFCs)
Las BADIs se utilizan para generar selecciones que toman contenido de R/3 y realizar validación de datos en la
solicitud via Web.
Las BAPIs las RFCs permiten el intercambio de información entre BDS y CM. Estos intercambios se utilizan
para implementar las tareas y acciones de notificación.
Business Document Service (BDS)
Las solicitudes en trámite se almacenan como archivos XML en BDS.
Campus Management (CM)
El contenido de la solicitud es transferido de BDS a CM como parte del procesamiento de la notificación.
Internet Transaction Server (ITS)
El ITS sirve de host para el Internet Service que hace que la solicitud vía Web esté disponible al público
Escenarios ISR
Los escenarios ISR se crean en R/3 utilizando la transacción qisrscenario y se publican en el ITS.
Aquí se definen las plantillas HTML que comprenden la solicitud vía Web.
Notificaciones
Se crea una notificación al enviar una solicitud.
El tipo de notificación se define en IMG. Especifica el pos procesamiento de la solicitud incluyendo quien recibe
la notificación, el estilo de las pantallas SAP Business Workplace, etc.
SAP Business Workplace
El procesamiento de la solicitud tiene lugar en el contenido del Business Workplace.
Workflow (circuito de proceso)
Se dispara un ISR workflow cuando se crea la notificación. También es posible utilizar un Workflow de cliente
(ver notas 507399 y 537366).

16
5.2 Solicitud vía Web– Pasos para Crear una
Aplicación vía Web con ISR
1 Diseñar solicitud 3 Crear el escenario ISR
Antes de comenzar la Utilice la IMG (transacción de
parametrización ISR, se debe escenario qisr) para definir/ editar/
diseñar la solicitud vía Web para el ver escenario
proceso requerido Defina las características (campos
de entrada y de salida)
2
Genere el servicio de Internet
Definir tipo de notificación
Edite las plantillas HTML
Utilice la IMG para establecer la
HTML de Negocios
configuración base para un nuevo
BADIs
tipo de notificación
En este paso se especifican y se Publique el servicio
definen las funciones de los Corra el escenario
interlocutores, el perfil de servicio,
las acciones y tareas que se utilizan
en el procesamiento de la
notificación, etc

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 17

Se puede crear un nuevo escenario ISR para construir un nuevo tipo de solicitud
siguiendo los pasos descritos en el recetario ISR (General ISR Cookbook y CM ISR
Cookbook – Ver Anexo). Se deben crear escenarios ISR diferentes para una solicitud
de admisión y una admisión para matrícula.
Paso 2 – Los tipos de notificación se establecen en parametrización:
IMG > Cross-Application Components -> Intranet/Internet Services ->Internal
Service Request -> Scenario Definition -> Prepare General Message
Paso 3 – Los escenarios se establecen en parametrización:
IMG > Cross-Application Components -> Intranet/Internet Services ->Internal
Service Request -> Scenario Definition -> Define Scenarios.
Se puede utilizar la transacción SE80 para editar las plantillas HTML.

17
5.2 Solicitud vía Web – Proceso de Admisión en CM (1)

Paso 1 (Crear notificación vía ISR/Workflow)

Características Crear notificación


Notificación ISR
vía Web
Se dispara Workflow (WS03100019)

Paso 2 (Crear candidato)


Crear objeto
ISR/notificación ST
HRIQ_ISR_STUDENT_CREATE_CAM

Paso 3 (Crear solicitud)


Crear objeto y relación 530 CS Crear relación 514 (es
ST (solicita…) en el estatus Estatus especialización de) en SC
“planned” “planeado” el estatus “active”

HRIQ_ISR_ADM_APPLIC_CREATE

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 18

Cuando se procesan solicitudes de admisión (en vía Web) con Campus


Management, los pasos de procesamiento son :
El usuario visita el sitio vía Web y llena la solicitud.
El contenido de la solicitud se almacena como archivo XML en el SAP Business
Document Service (BDS).
Se crea la notificación y se dispara el workflow genérico de ISR generic.
El usuario designado R/3 recibe la notificación como parte del SAP Business
Workplace.
El usuario R/3 procesa la solicitud ejecutando acciones y tareas desde la
notificación. Para la solicitud vía Web en Campus Management, estas acciones
podrían ser :
Aprobar la solicitud
Crear estudiante; se crea un objeto estudiante en R/3 utilizando el contenido de
la solicitud (crear ST y objeto BP).
Asignar programa de estudio (objeto CS + se crea la relación ST - CS)

18
5.2 Solicitud vía Web – Proceso de Admisión en CM (2)

Paso 4 (Revisar datos de solicitud a través de


contenedores de reglas)
Enviar datos de solicitud
ST RC
HRIQ_ISR_ADM_RULE_CHECK

Paso 5.1 (Aprobar solicitud)


Cambiar la relación 530 al CS
ST estatus “active”
SC
Status active

HRIQ_ISR_ADM_APPLIC_APPROVE

Paso 5.2 (Negar solicitud)

Cambiar la relación 530 al CS


ST SC
estatus rejected”(rechazado) Status rejected

HRIQ_ISR_ADM_APPLIC_REFUSE

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 19

19
5.2 Solicitud vía Web – Proceso de Admisión en CM (3)

Solicitud de Admisión – Función Entregada:

La página HTML para el escenario de Admisión ISR entregado con


Campus Management sirve como ejemplo de solicitud de Admisión.
Normalmente es necesario definir su propia HTML.
Si el sistema identifica el estudiante como usuario antes de crear la
solicitud se utilizará un usuario R/3 especifico.
Programa de muestra para enviar resultados de exámenes externos
(Pruebas ACT & SAT)
Revisar si existen otras solicitudes para el mismo estudiante/ programa
y periodo
Almacena el estatus de Admisión de la solicitud
Soporta la cancelación de solicitudes de admisión

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 20

Campus Management contiene una página HTML con un ejemplo de escenario de


admisión ISR (PIQCMADM_DE).
En la plantilla, el sistema predetermina la sesión y año académico siguiente cuando
se crea una nueva solicitud.
El sistema permite solicitudes realizadas por usuarios R/3 específicos relacionados
con estudiante. Sólo si el estudiante se identifica como usuario antes de crear la
solicitud, el sistema utiliza un usuario R/3 específico.
El informe muestra para enviar resultados de pruebas externas (ACT & SAT tests)
incluye una revisión de datos maestro de estudiante existentes. Si no existe un master
de estudiante, se creará con un mínimo de datos.
Antes de que el sistema cree una solicitud de admisión (actividad ISR), revisa si
existen otras solicitudes para el mismo estudiante/ programa y periodo. La respuesta
del sistema depende del estatus de la solicitud existente (negada, aprobada,
planead).
El sistema corre una revisión duplicada para estudiantes existentes cuando crea un
nuevo récord de la solicitud. El módulo de función HRIQ_STUDENT_SIMILAR_POPUP2
revisa el nombre, fecha de nacimiento, y número del estudiante.
Almacenar estatus de Admisión : Cuando se realiza una actividad, el sistema llama la
transacción de negocio relevante y cambia el estatus del sistema y el estatus de
usuario de la notificación (Administración de estatus de la notificación)

20
5.2 Solicitud vía Web – Entregas

Estructuras BADIs
Ejemplos BADI implementación
PIQAPP_PERSONAL
CMISR_ADM_EXAMPLE
PIQAPP_Admission Se pueden parametrizar 5
PIQAPP_RESIDENCY métodos incorporados :
INT_SERVICE_REQUEST_CHECK
Ver el “Cookbook CM ISR” para INT_SERVICE_REQUEST_INIT
un listado completo SCENARIO_SET_ADDITIONAL_VALUE
S
SCENARIO_PROCESS_USER_COMMA
BAPIs/RFCs ND
SCENARIO_SET_FORM_VIEW
Ejemplos
HRIQ_ISR_ADM_APPLIC_CREATE SR_LIBRARY
HRIQ_ISR_STUDENT_CREATE_CA
M Un servicio de Internet
HRIQ_ISR_APPLIATION_CHANGE
proporciona funciones que
pueden ser utilizados en otros
Parte del grupo de funciones Servicios de Internet
HRPIQ00ISR Ejemplos
Ver “Cookbook CM ISR” GetLabel
Disabled (inhabilitado)
SetOptions (establecer opciones)
Checked (revisado)
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 21

21
5.2 Solicitud vía Web – Requerimientos de Sistema

Para construir un escenario de solicitud vía Web con escenario


ISR en Campus Management, se necesita:
• R/3 4.6C con el Paquete de Soporte apropiado o mayor
• ITS 4.6D o mayor
• Campus Management 4.63 o mayor
• Navegador vía Web
• Se soportan Microsoft Internet Explorer y Netscape Explorer

Se puede encontrar la guía de implementación en :


ISR General Cookbook
Vinculado desde service.sap.com/isr
ISR Cookbook in Campus Management
Vinculado desde service.sap.com/higher-ed

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 22

22
5.2 Solicitud vía Web – Resumen del Tema

Ahora usted está en capacidad de :

Describir brevemente la herramienta Internet Service


Request (ISR) que proporciona una base técnica
para diferentes tipos de solicitud
Comprender como se crea un escenario ISR para
construir una solicitud de Admisión vía Web en
Campus Management

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 23

23
5.3 Admisiones en el expediente del estudiante– Objetivos
del Tema

Al finalizar este tema, usted estará en capacidad de:

Procesar solicitudes de admisión en el expediente


del estudiante
Comprender las diferentes actividades en la
Admisión

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 24

24
5.3 Admisiones en el expediente de estudiante

Se puede utilizar el expediente de estudiante


para procesar solicitudes de admisión
directamente:

Crear Solicitud de Admisión


Cambiar Solicitud de Admisión
Borrar Solicitud de Admisión
Ejecutar Admisión
Rechazar Solicitud de Admisión
Cambiar Admisión
Cambiar Solicitud de Admisión Rechazada
Cambiar programa en la Solicitud de Admisión
Cambiar programa en la Admisión
Deshacer la Solicitud de Admisión Rechazada
Deshacer Admisión

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 25

25
5.3 Admisiones en el Expediente del Estudiante– Resumen
del Tema

Ahora usted está en capacidad de:

Procesar solicitudes de Admisión en el expediente


del estudiante
Comprender las diferentes actividades en la
Admisión

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 26

26
5 Admisión – Resumen de la Unidad

Ahora está en capacidad de :

Explicar como funciona el proceso de admisiones


Comprender el concepto de solicitud vía Web
genérica de SAP con base en la herramienta Internet
Service Request
Bosquejar como se realiza el proceso de admisión a
través de solicitudes vía Web en Campus
Management

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 27

27
6 Historia académica externa

Contenido:

Méritos externos en los datos maestros del estudiante


Antecedentes académicos para Méritos externos
Convalidación – acuerdos de Convalidación
Convalidación – normas de Convalidación

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 1

1
6 Historia académica Externa – Objetivos Unidad

Al terminar ésta unidad, usted estará en capacidad de:

Mantener los Méritos externos en los datos maestros del


estudiante
Modelar los escenarios que usted requiera para
almacenar los Méritos externos de los estudiantes
Conservar las ofertas académicas institucionales
externas en el sistema
Realizar la Convalidación y mantener los acuerdos de
Convalidación en el sistema
Evaluar el trabajo de transferencia (articulación de
transferencia ) para un estudiante basado en los
certificados de estudio externos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 2

2
Diagrama del Plan General del Curso CM 4.72
I: Reclutamiento y Admisión II: Estructura Académica y Oferta de Clases

Admisión 5 Estructura Académica 1

Historia Académica Externa 6 Calendario Académico 2

III: Registro Académico Planeación de Eventos 3


Expediente del Estudiante 4

Matrícula 7 V: Herramientas & Reglas

Reglas & Regulaciones 12


Inscripción a Módulos y Eventos 8
Herramientas 13
Progreso y auditoría 11

IV: Records & Servicios Académicos

Calificaciónes 9 Exámenes 10

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 3

3
6 Historia académica Externa – caso de negocio

Usted conserva y evalúa los méritos educativos


externos de los candidatos que buscan admisión y
de los estudiantes
Es su responsabilidad conservar las ofertas de otras
instituciones en el sistema y definir las
características de los Méritos externos
Es su responsabilidad conservar los acuerdos de
Convalidación en el sistema
Su trabajo involucra la evaluación del trabajo
homologado de los estudiantes y las
Homologaciones internas con/sin referencia a los
acuerdos de Convalidación

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 4

4
Business Scenario
Campus Management – Ciclo de Vida del Estudiante

Reclutamiento Ex-alumnos

Contabilidad del Retiro de Matrícula


Admisión Estudiante
Datos
Maestros del
Determinación Estudiante
de Equivalencias Estructura
Solicitud Graduación
Académica
Historia
Enseñanza
Administración del Académica Reglas y
Reporte y Estudio
Estudiante de Regulaciones
Estudio Auditoría
Calendario de Grado
Eventos
Matrícula Académico

Recursos
Cambio
Inscripción Planeación de
de Materias de Eventos Programa

Examen
y Progresión
Re-matrícula
Calificación

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 5

5
6 Historia académica Externa - Diagrama de Resumen de la Unidad

Historia Académica Externa 6

Antecedentes Educativos 6.1

Resumen de Logros Externos 6.2

Convalidación 6.3

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 6

6
6.1 Antecedentes Educativos - Objetivos

Al concluir este tópico, usted estará en capacidad


de:
Ingresar ofertas académicas de instituciones
externas en el sistema
Preparar datos maestros antes de ingresar
certificados de estudio y resultados de test como
Méritos externos del estudiante definiendo
organizaciones externas
asignaturas externas
cualificaciones externas

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 7

7
6.1 Antecedentes Educativos - Definición

Antes que usted pueda ingresar los Méritos externos de los estudiantes en el
sistema, debe establecer los datos maestros para las instituciones externas y sus
ofertas:

Las ofertas académicas externas hacen referencia a “antecedentes


educativos”
Usted puede establecer una “estructura académica” simple para instituciones
externas

Componer
Certificado de
Estudio Méritos externos de un
Externo Estudiante
(Expediente del Estudiante)

Cualificacion
Curso Externo (SU) Externa
(EQ)
Estructuras Académicas
Externas
"Antecedentes Educativos"

Organización Externa (EO)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 8

En Campus Management, usted puede ingresar los méritos académicos que los
estudiantes completaron en otras escuelas o universidades en los datos maestros del
estudiante.
Estas escuelas o universidades son referidas como organizaciones externas. Los
cursos ofrecidos por las organizaciones externas son referidos como materias
externas. Las cualificaciones que los estudiantes han adquirido en organizaciones
externas son referidas como cualificaciones externas.
Uno puede ingresar los Méritos externos tanto como certificados de estudio en el
infotipo (1719) Certificados de Estudio Externo o como resultados de test externo en
el infotipo (1721) Resultados de Test Externo.
Usted debe establecer los objetos de datos maestros requeridos de los antecedentes
educativos antes de que pueda mantener los datos de Méritos externos de los
estudiantes que asisten a su institución. Esto aplica a estudiantes que ingresan de
enseñanza secundaria así como a aquellos transferidos a su institución de otras
instituciones post-secundarias.

8
6.1 Antecedentes Educativos – Elementos Importantes
de una Estructura Académica Externa

Unidad Org. Externa


(EO)

incorpora Unidad Org. Externa


(EO)

ofrece Cualificación Externa


(EQ)

ofrece Materias
(SU)

Materias
(SU)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 9

El antecedente educativo se define por la (reducida) estructura académica de las


instituciones académicas externas y consiste en:
Objeto tipo EO – organización externa
Objeto tipo SU – asignatura externa
Objeto tipo EQ – cualificación externa
Las siguientes relaciones pueden crearse entre los objetos tipo:
EO – EO: relación 003 “pertenece a“ – Usted puede establecer una estructura
organizacional por ejemplo, utilice la más alta EO como una agrupación para
otras EOs.
EO – EQ: relación 508 “ofrece“ – Usted puede especificar las cualificaciones y
títulos que pueden ser logrados en una especifica EO.
EO – SU: relación 508 “ofrece“ – Usted puede definir las materias (= cursos) que
pueden ser reservados en una especifica EO.
Usted puede crear el antecedente educativo al escoger:
Menú SAP > Campus Management > Academic Structure (Curriculum) > External
Academic Structures > External Organization and External Subject and External
Qualification

9
6.1 Antecedentes Educativos – Organización Externa (1)

Para crear una organización externa, usted debe...

UnidadOrg.
Unidad Org.Ext
Ext
(EO)
(EO)

Seleccionar la categoría (y clasificación) de la EO


Ingresar códigos únicos (para reporte interno y externo)
Indicar si la institución está acreditada
Definir las escalas de calificación y el tipo de crédito
usados por la EO
Ingresar personas contacto
Enlazar las materias y cualificaciones externas que la EO
ofrece (relación)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 10

Las organizaciones externas (EO) son escuelas, instituciones de transferencia u otras instituciones
académicas a que asisten los estudiantes previo a ir a su universidad. Las organizaciones externas
pueden ser:
secundarias / Escuelas de secundaria
Escuelas de entrenamiento vocacional
Colleges
Universidades
Otras instituciones académicas
Las organizaciones externas también pueden ser las agencias de experimentación o fuentes que
transfieren los resultados de puntuación de test de sus solicitantes o emiten tests estandarizados tales
como:
Tests TOEFL, First
Tests de admisión como ACT/SCT, ICFES, CENEVAL, Selectividad
Usted puede indicar si la institución está acreditada por su institución. Esta información puede
requerirse para la política de Convalidación de su institución.
A la organización externa objeto se le asigna un país en los datos de dirección, lo que puede utilizarse
para la derivación de escalas de evaluación.
Antes de que usted pueda crear organizaciones externas, usted tiene que mantener los escenarios
necesarios en la Parametrización para Campus Management bajo:
Campus Management Master Data > Educational Background > External Organizations

10
6.1 Antecedentes Educativos – Organización Externa (2)

Atributos Importantes por cada Organización Ext. (EO):

Categoría (incluyendo Clasificación)


Datos de la Organización Externa (Infotipo 1757)
Sistema de Codificación
Datos de la Organización Externa (Infotipo 1757)
Escala de Calificación, Símbolos de Notas, Tipo de Crédito
Escalas/Créditos (Infotipo 1755)
Dirección (incluyendo País)
Dirección (Infotipo 1028)
Personas Contacto
Personas Contacto (Infotipo 1756)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 11

Categorías de Organización Externa: Usted puede asignar a una EO una


categoría. A la categoría se asigna una clasificación de categoría. Usted necesita
la categoría, por ejemplo, si usted quiere clasificar diferentes tipos de escuelas
secundarias en las cuales los estudiantes puedan obtener una calificación de
admisión universitaria para futuras testes y verificación de reglas. Son ejemplos:
Categoría = Universidad Pública, Universidad Privada
Clasificación = Universidad
Dirección: La EO no utiliza administración central de dirección. La dirección se
almacena en el infotipo (10238) Address de la EO. El país especificado en los
datos de dirección se usa si las escalas de evaluación se derivan mediante la
asignación de país.
Sistemas de Codificación: Muchos países tienen una o más directorios que listan
las escuelas, universidades, y otras instituciones académicas dentro del país.
Cada una de estas instituciones tiene su propio y único código de identificación y
se les exige reportar de acuerdo con diferentes sistemas (FICE, IPEDS, DUNS, en
US). En Campus Management, esto es referido como un sistema de codificación.
Usted puede asignar hasta 2 códigos referidos a diferentes sistemas de
codificación a una EO. Usted puede usar los códigos asociados con su sistema de
codificación primario para identificar únicamente cada EO al colocarla en el objeto
abreviación. Los códigos adicionales pueden asignarse en el infotipo (1757)
External Organization Data / .
Símbolos de notas, Escala de Evaluación, Tipos de Crédito : Usted puede
ingresar los símbolos de notas (I – Incompleto, IP –En progreso, W – Retirado, A
– Auditado, etc.) usados por la EO, y asignar un símbolo equivalente que usted
use internamente para estas. Adicionalmente, usted puede adjuntar la escala de
evaluación (con valores numéricos) lo que normalmente es usado por la EO (por 11
6.1 Antecedentes Educativos – Organización Externa (3)

Derivación de Escalas de Calificación para Méritos externos


Escala Estándar para
5.
Méritos externos

4. País

Organización Externa (EO)


3.

Organización Externa (EO)


2. Escala
Sobrescrita ☺
asignatura externa
1. (SU) Certificado de
Estudio Externo
Cualificación Externa
1. (EQ)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 12

Las escalas académicas usadas para tasar las notas pueden diferir de una institución
y país a otro. Campus Management respalda la derivación de las escalas
académicas para las notas ingresadas en un certificado de estudio externo. Cuando
usted ingresa un certificado de estudio externo en el sistema Campus Management
usted primero tiene que escoger la organización externa de la que se obtuvo el
certificado de estudio.
Si a la organización externa está asignada (relación A508 ”ofrece") una asignatura
externa (SU) o una cualificación externa (EQ), el sistema revisa si está asignada
una escala académica a esta asignatura externa o cualificación. Si lo está, el
sistema usa esta escala para evaluar la nota.
Si aquí no está asignada una escala, el sistema determina si una escala académica
está asignada a esta organización externa. Si lo está, el sistema usa esta escala
para evaluar la nota.
Si el sistema encuentra que no hay escala académica para la organización externa
en cuestión, el determina si al nivel más alto de la organización externa está
asignada una escala académica. Si es así, el sistema usa esta escala para evaluar
la nota.
Si no hay asignada una escala aquí, el sistema determina si una escala específica
de un país está asignada a esta organización externa. Si es así, esta escala es
usada para evaluar la nota.
Si no está asignada una escala específica de país, el sistema determina si está
especificada una escala estándar para la organización externa en la tabla
T7PIQSWITCHVALUE. Si es así, esta escala se usa para evaluar la nota. Si no es
así, se usa la escala del sistema (0-100.000)
La escala de evaluación de nota que el sistema deriva puede ser sobrescrita en el 12
nivel materia o cualificación dentro del certificado de estudio
6.1 Antecedentes Educativos – asignatura externa (1)

Para establecer una asignatura externa, usted tiene que...

Materia
Materia
(SU)
(SU)

Definir el nivel de dificultad (nivel académico)


Definir el método de instrucción (categoría)
Definir la disciplina
Adjuntar a las organizaciones externas
Materia específica => adjuntar a la EO que ofrece el curso
Materia genérica => adjuntar a todas las EO que puedan ofrecer
tal asignatura
En la relación EO – SU, definir
La escala de calificación si no se hereda de la EO (opcional)
Si la materia debe omitirse del certificado de estudio

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 13

Las asignaturas externas(SU) son asignaturas, cursos etc. enseñados en las


organizaciones académicas externas. Las asignaturas externaspueden enseñarse
como equivalentes a módulos o cualificaciones internas (ver Convalidación). Ellas
pueden ser :
Materias de escuela secundaria
Cursos universitarios
Antes de crear materias externas, usted tiene que mantener los escenarios
necesarios en Parametrización para Administración del Campus bajo:
Campus Management Dato Maestros Entorno de la Universidad > Asignaturas
externas

13
6.1 Antecedentes Educativos – asignatura externa (2)

Atributos Importantes por cada Materia (SU):

Grado de dificultad
Datos de la asignatura externa (Infotipo 1760)
Categorías (método de instrucción)
Datos de la asignatura externa (Infotipo 1760)
Disciplina (lo mismo que para SC, CG, SM)
Disciplinas (Infotipo 1744)
Transf. automatica (para transf. materia al certificado de estudio)
Datos Adicionales de Relación EO - SU
Sobrescritura de escala de calificación en EO
Datos Adicionales de Relación EO - SU

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Atributos principales de la materia :


Grado dificultad: El nivel académico determina el nivel de dificultad del contenido
de aprendizaje de la materia - nivel 1, 2, 3, 1er. año, 2o. año, 3er. año, 4o. año,
postgrado, pre-universitario, etc. (comparado al nivel módulo).
Categorías: Las categorías para el método de instrucción usado para asignaturas
externas- seminarios – , talleres, materia de escuela secundaria, materia técnica,
etc. (comparado a la categoría módulo).
Disciplinas: Usado para definir todas las área posibles o áreas de estudio que
usted quiere asignar a las materias externas. Si se desea, ellas respaldan el uso
de la taxonomía CIP (Clasificación de Programas Institucionales) para disciplinas
usadas en Norte América. Las mismas disciplinas están asignadas a CQ, EQ, SM,
CG y SC.
La relación 508 “ofrece” entre EO – SU:
• Usted puede ingresar una escala de evaluación especial para asignaturas
externascomo datos adicionales de la relación. Esta escala de evaluación
domina sobre la escala de evaluación general definida por la organización
externa (infotipo 1755).
• Usted puede fijar un “materia por defecto” en la relación entre SU y EO.
Cuando usted ingresa un certificado de estudio que ha sido emitido de esta
EO específica en los datos maestros del estudiante, las materias con esta
caracteristica pueden automáticamente estar por defecto en el certificado de
estudios. Esto es útil, por ejemplo, para escuelas secundarias y su conjunto
específico de materias.
14
6.1 Antecedentes Educativos – Cualificaciones Externas (1)

Para establecer una cualificación externa, usted debe...

CualificaciónExterna
Cualificación Externa
(EQ)
(EQ)

Definir el grupo al cual pertenece la cualificación


Definir la disciplina de la cualificación
Definir el nivel y tipo de cualificación (grado)
Definir la escala de la calificación
Sobre la relación EO - EQ
Adjuntar a las organizaciones externas
Cualificación específica => adjuntar a la EO que ofrece el título
Cualificación genérica => adjuntar a todas las EOs que puedan
ofrecer dicho título

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 15

Las cualificaciones externas (EQ) son cualificaciones que los estudiantes han
adquirido de organizaciones externas. Las cualificaciones externas pueden pensarse
como equivalentes a módulos o cualificaciones internas (ver Convalidación ).
Son diseñadas de modo similar a las cualificaciones internas. Los atributos que usted
puede mantener son:
Grupo de Cualificación: Define el grupo al cual pertenecen las cualificaciones
internas o externas.
Disciplina de la cualificación: Define la disciplina (campo de estudio) asignada a la
cualificación interna o externa.
Tipo de título: Tipo de título, por ejemplo Certificado Escuela Secundaria, Pregrado,
Master, PhD, etc.
Nivel del grado: Define el estatus de un título, por ejemplo pregrado, postgrado.
Escalas académicas: Define las escalas académicas usadas para valorar las
cualificaciones en relación con la the EO.
Antes que usted pueda crear cualificaciones externas, usted tiene que mantener los
escenarios necesarios en Parametrización para Campus Management bajo:
Campus Management Master Data > Qualifications / Datos Maestros de Campus
Management

15
6.1 Antecedentes Educativos - Tip

EO y SU “genericas”:

En algunos casos, puede ser apropiado crear instituciones


externas (EO) y materias (SU) genericaspara:
Estudiantes extranjeros para quienes usted no quiere almacenar datos
externos detallados
Escuelas de secundaria para las que usted pueda usar materias
estandarizadas
Usted puede definir un conjunto por defecto de materias para una
EO. Cuando ingrese un certificado de estudio de esta EO, estas
materias se seleccionan automáticamente.
En este caso, puede ser apropiado definir materias genéricas
escolares y adjuntar aquellas como conjuntos seleccionados a las
EOs.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 16

16
6.1 Antecedentes Educativos - Resumen

Usted está ahora en capacidad de:

Ingresar ofertas académicas de instituciones


externas en el sistema
Preparar datos maestros antes de ingresar
certificados de estudio y resultados de test como
méritos externos del estudiante definiendo
instituciones externas
asignaturas externas
cualificaciones externas

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 17

17
6.2 Méritos externos - Objetivos Tema

Al terminar este tema, usted estará en capacidad de:


Comprender el concepto de certificados de estudio
externos y tests externos
Crear certificados de estudio externos y resultados
de tests externos para un estudiante dentro de los
datos maestros del estudiante
Calcular los promedios de calificación para los
certificados de estudio externos
Elaborar los escenarios necesarios antes de ingresar
los certificados de estudio y los resultados de tests

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 18

18
6.2 Méritos externos - Requisitos

Requisitos del expediente del estudiante:

Almacenar resultados educativos previos,suministrados por el


candidato
Información de enseñanza secundaria
Educación superior previa
Resultados de tests (por ejemplo, test de admisión)

Usar los resultados educativos externos como base para la


admisión y Convalidación
Verificar las reglas de admisión
Determinar las equivalencias para los estudiantes en transferencia

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 19

Usted necesitará conservar la historia académica externa de los solicitantes desde


secundaria, así como aquellas transferencias a su institución desde otras instituciones
post-secundarias.
La historia académica externa puede usarse como entrada para:
Requisitos de admisión: los requisitos pueden expresarse como resultados
educativos, tales como grados de secundaria, materias escolares o
resultados de una profesión académica superior anterior.
Usted puede realizar Homologaciones mediante reconocimiento del trabajo
hecho en instituciones externas para sus requisitos académicos internos.

19
6.2 Méritos externos– Funcionalidad (1)

Funcionalidad en el expediente del estudiante:

Almacenar certificados de estudio externos y resultados de tests


Almacenar la institución que los emite
Almacenar programas, títulos de grado, cursos que el estudiante haya completado en
otras instituciones
Almacener créditos y notas externas para los cursos
Almacenar resultados de cualificaciones externas (por ejemplo, titulos obtenidos)

Convertir calificaciones externas y créditos a otros internos equivalentes


Convertir escalas de notas externas a escalas de notas internas
Convertir créditos externos a créditos internos equivalentes

Calcular promedios de notas para notas externas


Por ejemplo, revisar si se llenan los requisitos mínimos de admisión

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 20

El expediente del estudiante le permite a usted almacenar los siguientes datos


maestros relacionados con la historia académica externa:
Información detallada sobre cualquier historia escolar de un solicitante así como
información detallada sobre cualquier educación superior seguida pueden
almacenarse en el infotipo Certificados de Estudio Externo (1719)
Información detallada sobre resultados de cualquier test (tests estándar) de un
solicitante pueden almacenarse en el infotipo Tests Externos (1721)
Información adicional sobre experiencia laboral previa puede almacenarse en el
infotipo Empleo (1718) dentro de los datos maestros del estudiante.
Para ingresar la historia académica externa, escoja:
Expediente del Estudiante del menú SAP Campus Management. Seleccione un
estudiante desde el administrador objeto y entonces escoja Estudiante > Mantener
datos maestros desde el menú o Mantener datos maestros
Administración del Estudiante > Datos Maestros > Cambie desde el menú SAP
Campus Management, y seleccione un estudiante desde el administrador objeto
Transacción PIQST00 (Archivo del Estudiante), seleccione un estudiante y escoja
Estudiante > Mantener datos maestros desde el menú
Transacción PIQSTM (Mantener Datos Maestros del Estudiante) y seleccione un
estudiante
La información sobre certificados de estudio externo y tests se accede desde la
etiqueta Logros Ext. La información sobre experiencia laboral previa puede editarse
en la página etiquetada Empleo.
20
6.2 Méritos externos – Funcionalidad (2)

La Historia académica Externa se compone de:


Una visión de todas los certificados de estudio existentes y resultados de test
Una vista detallada de los certificados de estudio simples o tests simples

Certificados de Estudios Externos :


Nota
Certificado secundaria | secundaria X | Versión preliminar
Simple
Certificado secundaria | secundaria X | Versión final
Certif. Estudios universitarios | Universidad Y | Versión final

Resultados de test Externo : test


Simple
TOEFL test |Transmitido por secundaria X

Una Visión del Promedio de Notas (Calculado)


Notas
Universidad GPA 3.0 Universidad

Secundaria GPA 2.3


Notas
Universidad
Notas
Secundaria

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 21

La historia académica externa dentro del record maestro del estudiante contiene tres
páginas etiquetadas que muestran un resumen:
Resumen de certificados de estudio
Resumen de resultados de test
Promedio de notas calculado a través de los certificados de estudio
A partir de las páginas etiquetadas, usted puede acceder a certificados de estudio
individuales o resultados de test y
Crear datos
Cambiar datos
Exhibir datos

21
6.2 Méritos externos – Ext. Notas de Estudio (1)

Una nota de estudio se describe e identifica por:

= Encabezado del documento


Categoría del certificado de estudio (certificado de secundaria)
Estatus del certificado de estudio (interina, final)
Organización que la emite (objeto tipo EO)
Fecha de expedición
Período de matrícula en la organización externa

Los certificados de estudio pueden ingresarse

Manualmente
Vía solicitud de admisión por web, llenada por el estudiante (ver ISR para detalles)
Vía interfase por certificados de estudio transmitidos electrónicamente, transmitidas por la institución
emitente o transmitente

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 22

Usted puede ingresar datos de certificados de estudio para un estudiante


manualmente usando la aplicación Expediente del Estudiante (menú SAP Campus
Management > Campus Management > Expediente del Estudiante, o transacción
PIQST00/PIQSTM) y luego:
Seleccionar la página etiquetada Logros ext. En esta página etiquetada, seleccione
la página etiquetada Certificados de estudio ext. y escoja Crear. Ingrese los datos
del certificado de estudio en la caja de diálogo que aparece.
Campus Management ofrece un módulo de función RFC-permitido para el ingreso de
certificados de estudio para estudiantes nuevos o existentes mediante una interfase
electrónica:
HRIQ_TRANSCRIPT/CERTIFICADO DE ESTUDIO_CREATE/CREAR En función
grupo HRPIQ00TRANSCRIPTRFC. Usted puede usar este módulo de función
para crear nuevos certificados de estudio.
Campus Management ofrece un módulo de función RFC-permitido y un BAPI para
ingresar certificados de estudio para estudiantes que no existen en el sistema o cuyos
datos no emparejan con los datos de entrada:
BAPI_STUDENT_CREATEFROMDATA3 en función grupo
HRPIQ00STUDENTBAPI. Usted puede usar este BAPI para crear nuevos récords
maestros de estudiantes.

22
6.2 Méritos externos – Ext. Certificados de Estudio (2)

Organizaciones responsables y transmisoras


(objeto tipo EO) Encabezado
Categoría de los certificados, estatus, fecha de emisión Certificados

Período de inscripcion del estudiante en la organización ext.

Promedios de notas como se muestra en los certif. originales


Total de créditos como se muestra en los certif. originales Resultados Totales
Información académica adicional (v.gr. rango en clase)

Títulos y/o calificaciones intentadas y obtenidas, incluyendo nota


(objeto tipo EQ)
Títulos/Calificaciones
Especializaciones o programas como disciplina (códigos CIP)

Semestres académicos para los que el estudiante se matriculó


(registro de matrícula)
Etapas para las que el estudiante se registró
Sesiones Académicas

Materias tomadas, incluyendo notas en original y créditos


Semestres en los cuales se tomaron las materias
Materias Tomadas
Constancias Código (v.gr. registro disciplinario)
Comentarios Libres
Notas/Comentarios

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 23

Lo mencionado arriba es un resumen de datos de certificados de estudio que usted


puede almacenar en el sistema.
Usted debe crear los siguientes datos maestros para poder ingresar los datos de
certificados de estudio:
Objeto tipo EO: Organizaciones académicas externas (EO) son las escuelas
secundarias e instituciones de transferencia a que los estudiantes asisten antes de
venir a su institución. Las organizaciones externas pueden ser también las
agencias/fuentes de experimentación desde las cuales usted recibe los resultados
de notas de test de los estudiantes potenciales.
Objeto tipo SU: asignaturas externas(SU) son las materias que los estudiantes han
tomado en las organizaciones académicas externas (objeto tipo EO), o resultados
escolares previos.
Objeto tipo EQ: Calificaciones externas (EQ) son las calificaciones que los
estudiantes han adquirido durante los estudios previos (certificado de secundaria,
títulos, etc.).

23
6.2 Méritos externos – Ext. Notas de Estudio (3)

Para ingresar datos de certificados de estudio externos por estudiante,


seleccione los siguientes objetos:
La organización externa que las expide
Las materias (externas) que el estudiante ha tomado
Las cualificaciones externas que el estudiante ha intentado y obtenido

Organización Externa (EO)

Esta información está disponible


Cursos Externos Cualificación en forma de objetos. Los
(SU) Externa (EQ) objetos y su relación están
establecidos como
“antecedentes educativos"

Componer
unas notas
de estudio
externas

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 24

Usted establece su estructura académica externa bajo el menú SAP > Campus
Management > Estructura Académica (Curriculum) > Estructuras Académicas
Externas. Usted puede establecer una estructura académica limitada por cada
institución externa usando los objetos tipo EO, SU, EQ.
Usted puede usar la siguiente relación:
EO pertenece a EO (003) => para definir una jerarquía de EOs
SU se ofrece mediante EO (508) => para definir cuáles materias se ofrecen por
cuáles organizaciones externas
EQ se ofrece mediante EO (508) => para definir cuáles cualificaciones, títulos se
ofrecen por cuál organización externa
Para hacer mas fácil la recuperación de datos de instituciones externas y clasificación
de certificados de estudio, usted debe mantener una categoría EO y una clasificación
de categorías
Por ejemplo, Categoría = Universidad Pública Clasificación = Universidad
Usted puede reportar datos académicos externos mediante la instituciones externas
(EO) que los expiden. Al definir organizaciones externas, usted puede ingresar dos
códigos diferentes basados en diferentes sistemas de codificación.
Usted puede definir su sistema de codificación interno y el que usted requiera para
reporte legal (por ejemplo, código FICE)
Para más información, vea unidad de Estructura Académica

24
6.2 Méritos externos – Certificados de Estudio Ext. (4)
Cuando usted ingrese información de materias, usted puede
Agregar materias a los certificados de estudio (SU) manualmente
Omitir materias predefinidas dentro de los certificados de estudio (SU)
automáticamente (por EO)
Ingresar notas y créditos en escalas externas e internas

Trabajo preparatorio : Para importar materias


-Secundaria X Signo automáticamente en unos certificados
de estudio, usted tiene que:
-Matemáticas x
-Inglés x Crear materias (SU) y vincularlas a una
-Física x organización externa (EO).
-Música Señalar las materias que deben ingresarse
-Deportes automáticamente en cada certificado de
estudio de esta EO (ver 6.1)

Certificados para Estudiante A de Escuela X:


-Matemáticas Importada automáticamente
-Inglés Importada automáticamente
-Física Importada automáticamente
-Música Ingresada manualmente

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 25

Las asignaturas externasestán sujetas a que los estudiantes las hayan tomado en
organizaciones académicas externas, o resultados escolares previos. Usted puede
tanto:
Crear materias específicas para cada curso y vincular éstas a solo una organización
externa (por ejemplo, un curso universitario para el que usted requiere el título
exacto y el código)
Crear materias que sirvan como una generalización y puedan ser vinculadas a
varias organizaciones externas (por ejemplo, una materia escolar para la cual
usted no requiere el título original, código, etc.)
El signo de transferencia automática que pueda establecerse para la relación entre
materia y organización externa (ofrecido mediante:508) define si una materia puede
omitirse automáticamente en un certificado de estudios nuevo a partir de una EO
cierta

25
6.2 Méritos externos –Conversión de Créditos

Concepto del tipo de Crédito


Usted puede definir diferentes tipos de créditos
Créditos semestrales, créditos trimestrales, créditos adulto, créditos ECTS , etc.
Usted puede definir un factor de conversión para tipos de crédito
Por ejemplo, factor de conversión 1.3 para convertir créditos trimestrales en créditos
semestrales
No todo tipo de crédito puede ser convertible en otro (por ejemplo, créditos adulto<->
créditos semestrales)
El tipo de crédito se define por cada EO
Por defecto para todas las materias
Puede anularse por cada materia ingresada en un certificado de estudio

Los créditos pueden convertirse de tipos de crédito usados externamente a tipos de crédito usados
internamente (si existen factores de conversión)
Los créditos ingresados en certificados de estudio externos se ingresan con el tipo de
crédito original
Conversión automática de créditos externos a tipo de crédito interno si existe un factor de
conversión

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 26

Usted puede definir tipos de crédito internos y externos.


El crédito tipo “crédito CRH” se define como un tipo de crédito estándar para
objetos ofrecidos internamente.
Usted puede definir tantos tipos de crédito como quiera para resultados externos.
Usted puede asignar un tipo de crédito a cada organización externa, el cual luego es
omitido para materias ofrecidas por la EO. Usted también puede ingresar el tipo de
crédito al ingresar una materia desde un certificado de estudio externo.
Usted puede definir el factor de conversión entre el tipo de crédito estándar interno y
los tipos crédito externos.
Usted define tipos crédito y factores de conversión en Parametrización para Campus
Management en la sección Campus Management Master Data > Credits > Set Up
Credit Types,
Nota: Diferentes tipos de crédito solamente son soportados para resultados externos.
Para objetos internos, usted tiene que usar un tipo de crédito estándar CRH.

26
6.2 Méritos externos – Ext. Certificados de Estudio (5)

Información que el sistema deriva de un


certificado de estudios externo :

Notas convertidas
Conversión de escala de calificación original externa a
escala de calificación interna Exhibido en
Créditos convertidos certificado de
Conversión de tipo de crédito original a tipo de crédito estudio simple
interno

Promedios calculados por cada certificado de estudio


(GPA)*

Promedios de notas calculados a través de certificados Exhibido en


de estudios conjunto

Usted puede sobrescribir notas convertidas y créditos


⇒ * Puntos de cálculos para GPAs, enviados por SAP

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 27

La conversión de notas a partir de una escala de notas a otra se basa en el concepto de escala de
notas Campus Management (ver unidad Grading) y se realiza automáticamente. La conversión del tipo
de crédito de formato externo a interno también se hace automáticamente.
Si usted quiere sobrescribir una nota convertida o crédito, usted tiene que activar el signo sobrescribir
en el certificado de estudio. Cuando una nota o crédito ha sido sobrescrito, se exhibe y almacena como
sobrescribir y no puede ser convertida automáticamente de nuevo a menos que usted desactive la seña
sobrescribir.
El punto promedio de nota (GPA) se calcula en los puntos de cálculo definidos, entregados por SAP.
Usted tiene que implementar un BADI para calcular los promedios de nota para certificados de estudio
externos. El BADI tiene que adjuntarse a uno de los puntos de cálculo disponibles que son:
3 puntos de cálculo para la exhibición de GPAs en certificados de estudio simples bajo total
resultados.
6 puntos de cálculo para la exhibición de GPAs en la página etiquetada /Promedio de Notas de la
página etiquetada Méritos externos en los datos maestros del estudiante.
Campus Management envía BADIs para el cálculo de promedios (promedio ponderado por cada
certificado de estudio, promedio ponderado a través de todos los certificados de notas, promedio
basado en un conjunto definido de notas externas, tales como todas las EOs con la misma clasificación,
todas las materias, etc.).
En los datos adicionales de la relación organización externa/sujeto (es ofrecida por: 508), usted puede
fijar el signo / materia básica . Este signo puede ser evaluado durante el cálculo GPA.
Cuando usted señala una materia como básica, usted define que esta materia debe incluirse en el
GPA. Las materias no básicas pueden entonces ser excluidas.

27
6.2 Méritos externos – Ext. Certificados de Estudios:
Pasos previos

Antes de que pueda ingresar un certificado de estudio, usted tiene que hacer
siguientes actividades de Parametrización:

Campus Management > Campus Management Datos Maestros > Antecedentes educativos

Logros Académicos Externos

Certificados Externos

Definir tipos de certificado


Definir Estatus de Certificados
Definir Denominaciones para Promedios
Definir Periodos Académicos de Organizaciones Externas
Definir Bases para adjudicacion de Créditos
Definir Distinciones para Grados y Capacitaciones Académicas
Definir estados de actividad Académico Externo
Definir notas codificadas
Definir autorizaciones de regres de estudiantes

Resultados de Test Externo

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 28

Definir tipos de certificado : Para establecer las categorías de certificados de estudio usted necesita agrupar
los datos de los certificados de estudio externos (certificados de escuela secundaria, certificados de pregrado,
certificados de postgrado, etc.). Usted también puede definir si la categoría es relevante para evaluación de ayuda
financiera y cuál certificado de estudio para una categoría de certificado de estudio debe suministrarse para la
funcionalidad de la ayuda financiera.
Definir Estatus de Certificados : Establece los estatus para los certificados de estudio presentados a su
universidad (interino, provisional, final, etc.). Usted también puede definir si usted puede relevar una equivalencia
por trabajo académico o calificaciones con el estatus de este certificado de estudio y asignar un nivel a cada
estatus.
Definir Denominaciones para Promedios : Usted puede crear nuevas descripciones para los cuatro promedios
que pueden ser editados en la etiqueta Total Resultados en el marco Promedios (externos) del usuario de
interfase Certificados de Estudio Ext. Si usted no crea una nueva descripción, el sistema usa las cuatro
descripciones estándar: Promedio reportado automáticamente Promedio externo 1, 2, y 3. Nota: Estos promedios
son ingresados y NO calculados! ( GPAs calculados).
Definir Periodos Académicos de Organizaciones Externas : Establece los períodos académicos genéricos de
organizaciones externas para que así usted pueda clasificar los antecedentes educativos de los estudiantes a
estos periodos en el sistema (otoño, primavera, invierno, verano, verano 1, verano 2, etc.). Usted debe ingresar un
inicio y fecha de terminación por defecto (día y mes solamente) para cada período académico. El sistema usa
estas fechas por defecto solo si usted no ingresa fechas exactas para el período académico en el certificado de
estudio.
Definir Bases para adjudicacion de Créditos : Establece las bases para créditos terminados para que usted
pueda clasificar cómo alcanzaron los estudiantes los créditos en la organización externa (crédito por examen,
créditos AP, créditos CLEP, experiencia de vida, estudios en el exterior, etc.).
Definir Distinciones para Grados y Capacitaciones Académicas: Establece las distinciones especiales para
grados académicos y cualificaciones que los estudiantes hayan recibido previo a asistir a su institución (altos
honores, Cum Laude, Magna Cum Laude, Summa Cum Laude, etc.).
Definir estados de actividad Académico Externo: Define la reputación académica externa que usted requiere
como opciones de selección en los datos maestros del estudiante para los certificados de estudio externos de sus
estudiantes.
Definir notas codificadas : Establece las notas codificadas para información estudiantil en los certificados de
estudio externos. Estas serán notas genéricas que usted puede reutilizar e ingresar en los certificados de estudio
de sus estudiantes entrantes.
Definir autorizaciones de regreso de estudiantes en las Organizaciones Externas: Define los estatus de
reingreso que usted usará para indicar si el estudiante tiene buen prestigio en la institución previa y es elegible
para el reingreso a la institución que emitió el certificado de estudio (el estudiante es elegible para retornar, el
estudiante dimitió, el estudiante está expulsado, etc.).

28
6.2 Méritos externos – Resultados de test(1)

Un test se describe e identifica por:

Tipo de test (por ejemplo, test TOEFL)


= Encabezado del test
La organización que lo emite (objeto tipo EO)
Fecha del test
Fecha final de la validez del test
Opcionalmente usted puede ingresar año y semestre,
fecha de ingreso y fuente de datos

Los tests pueden ingresarse


Manualmente
Vía solicitud de admisión por web, llenada por el estudiante (ver ISR para
detalles)
Vía interfase para resultados de test transmitidos electrónicamente por otras
instituciones

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 29

Los resultados del test son almacenados en los datos maestros del estudiante en el
infotipo (1721) Resultados de Test Externo. Pueden ser presentados por los mismos
estudiantes o por agencias de experimentación a nombre de los estudiantes
eventuales que aplican para admisión a su institución.
Explicación del encabezado del test :
El estudiante puede presentar el test varias veces; por lo tanto el estudiante puede
presentar varios resultados de test para el mismo test. Usted debe crear un nuevo
resultado de test para cada resultado que el estudiante somete. Usted puede
identificar los diferentes resultados de test por la fecha del test.
Algunos tests tienen una validez limitada (por ejemplo, tests de admisión).
Opcionalmente, usted también puede almacenar año y período para el cual es
válido un test.
Usted puede ingresar el resultado total del test, dos percentiles totales del test y
señalar el test como aprobado, si es aplicable.
Para cada test, usted también puede ingresar resultados de subtest y percentiles.
Los tipos de subtest permitidos por cada tipo de test son parametrizados.
Si usted quiere ingresar manualmente un nuevo resultado de test para un estudiante
existente, use la transacción Expediente del Estudiante (menú SAP Campus
Management > Campus Management > Expediente del Estudiante, o transacción
PIQST00/PIQSTM) y:
Seleccione la página etiquetada Ext. Achievements. En ésta página etiquetada,
seleccione la página etiquetada resultados de test ext./ Ext. test results y escoja
Crear. Ingrese los datos de resultado de test relevante en la caja de diálogo.
29
Campus Management ofrece módulos de función RFC-habilitada para el ingreso de
6.2 Méritos externos – Resultados de test (2)

Trabajo preparatorio (IMG): Para ingresar resultados externos de


Establecer tipos de tests
test en el expediente de un
estudiante:
Diseñar el esquema del test
Seleccione el tipo de test=> El esquema
Tipo de test, elementos de tests, del test está predefinido
subtests, escalas de calificación... Ingrese opcionalmente una unidad
organizacional transmitente (la
organización ext. responsable es por
defecto)
Ingrese las fechas del test y los
resultados

ACT test de admisión


Resultados:
- Nota Compuesta Escala A ACT test de admisión de la Escuela X
Resultados:
Subtests: - Nota Compuesta 33 98%
- Álgebra Escala B Subtests:
Percentil - Álgebra 17 99%
- Geometría Escala B - Geometría 15 96%
Percentil

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 30

Antes de ingresar un resultado de test, usted debe elaborar el escenario requerido para el
mantenimiento de los resultados de test externo. Esto significa que usted tiene que establecer los
diferentes tipos de tests externos que usted quiere mantener en el sistema al definir el esquema de
cada tipo de test en Parametrización para Campus Management en la sección Campus Management
Datos maestros > Entorno de la Universidad > Trabajo universitario externo > resultados de tests
externos.
Defina los tipos de test que usted necesita para que pueda ingresar los resultados de test para
estudiantes (Test ICFES, Test TOEFL, test de admisión, etc.).
Usted también puede asignar subtests a los tipos de test, esto es, los elementos que son evaluados
en un test, (subtests = Álgebra elemental, Geometría Álgebra/Analítica, y Trigonometría).
Defina las calificaciones compuestas/totales (= resultados) al adjuntar escalas de evaluación
apropiadas a cada tipo de test y/o tipo de subtest.
Enlace cada tipo de test a la agencia de experimentación fuente (organización externa), por ejemplo
Organización ICFES para el Tipo de Test ICFES.
Usted también tiene que mantener las fuentes de resultados de test externos bajo …> Definir fuentes
de resultados de test.
Defina las diferentes formas en que los resultados de test externo pueden presentarse (entrada
manual, suministro electrónico, etc.).
Cuando usted ingresa un nuevo resultado de test para un estudiante, usted especifica el tipo de test. El
sistema exhibe el esquema de test que usted definió para este tipo de test.

30
6.2 Méritos externos - Tips

Si usted no quiere almacenar toda la información


definida en el concepto certificado de estudio en el
sistema, usted puede ocultar ciertas páginas
etiquetadas.

Por ejemplo, si usted no necesita almacenar promedios de


notas, puede ocultar la página de vista del promedio
Para más información, vea Ayuda –> SAP Biblioteca

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 31

Si usted quiere cambiar el esquema de las páginas etiquetadas, usted debe fijar
nueva transacción o variante de pantalla. Para información adicional, escoja:
Help > SAP Library > Basis Components -> ABAP Workbench (BC-DWB) ->
Changing the SAP Standard (BC) -> Transaction Variants and Screen Variants
Ayuda Biblioteca SAP Componentes Básicos Workbench ABAP (BC-
DWB) Cambiando el SAP estándar (BC) Variantes de Transacción y Variantes
de Pantalla

31
6.2 Méritos externos - Resumen

Usted está ahora en condiciones de:

Comprender el concepto de certificados externos y


tests
Crear certificados externos y resultados de test para
un estudiante dentro de los datos maestros del
estudiante
Comprender promedios de notas para certificados
externos
Elaborar los escenarios necesarios antes de ingresar
certificados de estudio y datos de resultado de test

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 32

32
6.3 Convalidación - Objetivos

Al concluir este tópico, usted estará en capacidad de:


Comprender el concepto de Convalidacións
Mantener los reglamentos de transferencia
Realizar la normas de Convalidación

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 33

33
6.3 Convalidación - Ejemplo

General:

La Universidad de Campus Management (CM) debatió el reconocimiento de


asignaturas con la Universidad de Mannheim, y negociaron ciertos acuerdos
de Convalidación.

El caso de John Smith:

El estudiante, John Smith, empezó sus estudios en la Universidad de


Mannheim y después cambió a la Universidad de CM después de 3 semestres.
Su certificado de estudios fue transmitido a la Universidad de CM.

El consejero de John Smith en la Universidad de CM activó la normas de


Convalidación, que es soportada por el sistema. El sistema evaluó el
certificado de estudio y, como resultado, sugirió que se reconozcan algunas
asignaturas de Matemáticas.

John Smith mostró a su consejero un certificado sistematizado que también


había obtenido pero que no se mostraba en su certificado de estudio externo.
Su consejero le dió una cualificación equivalente para este certificado.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 34

34
6.3 Convalidación – Terminología

La Convalidación comprende
acuerdos de Convalidación = normas de Convalidación =
Evalúa los Méritos externos de
Determina si se aceptan las
un estudiante por
materias o cualificaciones
equivalencias
externas como equivalentes de
los módulos internos o Define número de créditos
calificaciones aceptados por su institución
Bases: como trabajo de transferencia
Almacena esta información con Logros Maestros
dependencia de tiempo, Externos del
relacionado con la institución Estudiante
externa
El acuerdo de transferencia
contiene las reglamentaciones
de transferencia

Datos Maestros Datos


de la Universidad Maestros del
Estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 35

35
6.3 Convalidación – Mantener Convenios de
Transferencia

Para mantener convenios de transferencia, usted puede


Seleccionar una organización externa (EO) con la que se negoció el convenio
Ingresar detalles del convenio:
Escoger trabajo externo: materias (SU) o cualificaciones externas (EQ)
Escoger trabajo interno equivalente: módulos (SM), cualificaciones internas (CQ) o
trabajo acreditado (CW)
Combinar ambas para una regulación de transferencia (n:m relación)
Definir detalles para cada regla de Convalidación:
Nombre y 2 diferentes valores de búsqueda (campos con texto libre)
Prioridad (en caso de conflicto en el convenio, esto es, si es posible más de una
regulación de transferencia)
Fecha de vigencia de la regulación de transferencia
Período en el cual tiene que ser tomado el trabajo externo
Detalles para el trabajo externo (fuente):
Nota mínima (debe obtenerse por trabajo externo o el convenio no se aplica al
estudiante)
Detalles para el trabajo interno (objetivo):
Tipo de programa (opcional => se usará para la progresión del tipo de programa)
Escoger si los créditos se transfieren y si la nota se transfiere
Definir los créditos omitidos a transferirse y si el crédito evaluado se transfiere

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 36

En la parte detallada del trabajo interno, los usuarios también pueden definir cuántos
créditos se van a transferir y si los créditos calificados deben transferirse.

36
6.3 Convalidación – Acuerdo de Transferencia

El acuerdo de Convalidación es
Acuerdo entre su institución y una
institución externa Su Institución
Reglamentación para arreglo de articulación Institución Externa
No se muestra en el sistema ( solo términos
lógicos)

ar
oci
neg
La regla de Convalidación es
Descripción de cuál trabajo externo es
equivalente a cuál trabajo interno (un
conjunto de trabajo externo – interno Acuerdo de Transferencia
equivalente)
contiene
Contenido de un acuerdo de transferencia
Evaluación durante articulación de Regulación de Transferencia a
transferencia = autorregulación del proceso
de articulación de transferencia: Regulación de Transferencia b
Evaluación de los certificados de ....
estudio externos para un estudiante
Omisión de las reglamentaciones para Datos
el certificado de estudio del estudiante
evaluado Maestros Universidad

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 37

En Campus Management, usted puede almacenar las reglamentaciones de la


universidad, esto es, almacenar qué trabajo externo puede aceptarse como trabajo de
transferencia, cualquiera de los dos:
Con trabajo interno equivalente
Sin trabajo interno equivalente (solo aceptando los créditos)
Las reglamentaciones dependen de la institución externa que ofrece el trabajo
externo.
Al realizar el arreglo de articulación, usted puede acceder la entrada desde la tabla de
reglamentación.
Los contenidos de un convenio de transferencia son las reglamentaciones de
transferencia.

37
6.3 Convalidación – Relaciones entre Trabajo
Fuente y Objetivo
Las equivalencias se definen entre..

Fuente Objetivo

Méritos externos Oferta Interna de Programas


Módulos internos (SM)
asignaturas externas(SU)
y Cualificaciones internas (CQ)
Cualificaciones externas (EQ)
Trabajo acreditado (CW)

Reglamentación de transferencia = Un conjunto de trabajo externo y


equivalencias internas con las siguientes relaciones entre fuente y
objetivo:
1:1 Materia 1
Módulo 1
1:n Materia 2
n:1
m:n

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 38

Los módulos y cualificaciones ofrecidas por el programa al cual el estudiante está


inscrito proporcionan la lista inicial “objetivo” de los módulos internos y cualificaciones
que pueden definirse como equivalentes a asignaturas externaso cualificaciones.
Usted también puede acceder al completo módulo catálogo y buscar módulos objetivo
o cualificaciones fuera del programa matriculado.
Los logros académicos externos que son almacenados dentro de un certificado de
estudio estudiantil como asignaturas externaso cualificaciones proveen la lista externa
“fuente” de asignaturas externaso cualificaciones para las cuales una equivalencia
puede determinarse.

Es posible crear las siguientes combinaciones de equivalencia:


Materia (1-n) a módulo (1-n)
Materia (1-n) a cualificación interna (1-n)
Cualificación externa (1-n) a cualificación interna (1-n)
Cualificación externa (1-n) a módulo (1-n)

38
6.3 Convalidación – Herencia de Convenios de
Transferencia

Herencia:

Los convenios pueden heredarse de organizaciones externas (superior abajo).


Usted puede mantener convenios solamente para la EO desde la cual se origina el
convenio
La pantalla de mantenimiento del acuerdo muestra cuáles reglas de Convalidación
se mantienen directamente en la EO seleccionada y cuáles son heredadas

Todas las regulaciones de transferencia que se encuentran en una EO o EO de más alto


nivel son tenidas en cuentas en el la norma de homologacion.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 39

39
6.3 Convalidación – Arreglo de Articulación

Acuerdo de Convalidación
Certificados /
Documentos de
Estudios
Externos
Evaluación automática de Méritos
externos de un estudiante por
equivalencias (se refiere a reglas
de Convalidación)

Reconocimiento manual del Módulo (SM) Cualif. Int. (CQ)


trabajo externo
Trabajo
Definir número de créditos Acreditado ( CW
logrados externamente que son
aceptados como créditos de
transferencia Datos Maestros
del Estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 40

40
6.3 Convalidación – Acuerdo de Convalidación

El acuerdo de Convalidación

Todos los certificados de estudio externos conservados en los datos


maestros del estudiante (“Méritos externos”)
Las reglas se comparan automáticamente con el trabajo
externo del estudiante
Las propuestas del sistema pueden anularse
Los conflictos tienen que solucionarse manualmente
El trabajo de convalidáción puede crearse sin referirse a una
regla Arreglo de Articulación
Basado en el Sistema

Los certificados de estudio o certificados presentados por el estudiante


sobre papeles, pero que no son almacenados en el sistema
Solamente mantenimiento manual
Sin reglas almacenadas
Arreglo de Articulación
no Basado en el Sistema

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 41

41
6.3 Convalidación – Transferencia Solamente de créditos

Transferencia solamente de créditos :

El estudiante está habilitado para transferir créditos obtenidos externamente a


unos internos
Ningún módulo interno o cualificación es equivalente al trabajo externo

Los créditos serán aceptados como “créditos convalidados”


Los créditos de transferencia pueden ser clasificados, por ejemplo
De acuerdo a una disciplina: “Créditos de Humanidades ”
Los créditos de transferencia pueden contar para progresión, auditoría de
grado y verificación de prerrequisitos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 42

Posible relación para el trabajo acreditado objeto (CW):


CW – O 501 es ofrecido
CW – SC 500 pertenece a
CW – CG 500 pertenece a
CW – ST506 es completado por

42
6.3 Convalidación – Trabajo Acreditado

Para mantener créditos de transferencia solamente, usted usa el objeto tipo


“trabajo acreditado ” (CW):

CW se usa para almacenar los créditos de transferencia para un estudiante


SU = fuente, CW = objetivo

CW es estructurado similar a SM (subconjunto de infotipos SM)


Usted puede definir categorías para los créditos de transferencia al crear diferentes CWs con
diferentes atributos
Usted puede asignar un CW a una unidad organizacional por créditos de trasferencia los
cuales cuentan hacia una facultad cierta

CW pueden evaluarse por procesos


V.gr. Progresión
CW no es visible dentro de la estructura académica
= no puede ser reservado

Posible relación para los trabajos acreditados objeto (CW):


CW – O 501 es ofrecido
CW – SC 500 pertenece a
CW – CG 500 pertenece a
CW – ST 506 es completado por

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 43

43
6.3 Convalidación – Resultados del Arreglo de
Articulación

Resultados del acuerdo de convalidación


El trabajo de transferencia se registra como módulos internos
completados + cualificaciones y se indica como “transferido”
Los créditos de transferencia se registran como “trabajo acreditado”
Los resultados del trabajo transferido pueden ser
Incluidos o excluidos en los cálculos de promedio de notas, progresión ....
Sujetos a reglas adicionales como max. cantidad de trabajo externo
aceptable por programa

Estudiante A (ST) Programa I (CS)


Transferencia
Completado x
Módulo 1 (SM) Exitosamente
Logrado externamente
Completado
Módulo 2 (SM)
Exitosamente
Logrado internamente
Completado
Módulo 3 (SM)
Exitosamente

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 44

Usted puede usar el módulo estándar reservación inscripción o los resúmenes de


historia académica de Campus Management para exhibir el trabajo que ha sido
transferido por Méritos externos.

44
6.3 Convalidación – Modelo Técnico

Articulación de Transferencia - Prerrequisito:


Los datos maestros del estudiante se crean con o sin Méritos externos

Resultados

Entrada
Rel. 506 completo Módulo(SM)
(SM)
(opcional) Nota, Crédito
Módulo
Datos Ad. = seña
de transferencia
GUID

Materia (SU) Estudiante (ST)


Materia (SU) Estudiante (ST) Rel. 532 cumplido Cualif.Int.
Cualif. Int.l.l. (CQ))
(CQ
Méritos externos Datos Ad. = seña
Infotipo 1719 de transferencia
Persecución (513)
GUID
Cualif.Ext.
Cualif. Ext.(EQ)
(EQ) Trabajo
Trabajo
Estudio (CS
Estudio ))
(CS Rel. 506 completo Acreditado
Acreditado
Datos Ad. = seña (CW)
(CW)
de transferencia
Valoración para
conservar créditos
GUID

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 45

Los resultados del arreglo de articulación se mantienen en la siguiente forma:


1) Si usted determinó módulos internos equivalentes (SM) para el trabajo externo:
El módulo relación 506 inscripción se crea. El signo de transferencia se fija en los
datos adicionales indicando que el módulo fue reconocido mediante trabajo de
transferencia y no tomado en la institución actual.
Los detalles de inscripción son almacenados, de modo similar a lo que está
almacenado en los datos adicionales de relación 506 que es creado cuando el
módulo es reservado internamente.
2) Si usted determinó cualificaciones internas equivalentes para el trabajo externo:
La relación 532 "fulfils / cumplido" se crea entre el estudiante (ST) y una o más
cualificaciones internas (CQ).
Como datos adicionales, lleva el signo de transferencia, indicando que esta
cualificación fue reconocida por trabajo de transferencia .
3) Si usted determinó solo los créditos de transferencia sin ningún equivalente interno
para el trabajo externo:
La relación 506 “completes / completo" se crea entre el estudiante (ST) y el trabajo
acreditado objeto seleccionado (CW).
El número de créditos transferidos se ingresa en una apreciación que se crea para
ese propósito en el antecedente para el CW. (El CW reacciona similar al SM).

45
6.3 Convalidación – Documentos de actividad

Los resultados de la articulación de transferencia se cargan en documentos en actividad

Exhibición detallada del acuerdo de convalidación a traves de esa transacción


Todos los detalles se almacenan para el acuerdo de convalidación
No se carga historia

Vista de todos los acuerdos de convalidación de referencia se ejecuta en la página


etiquetada documentos en actividad en el expediente del estudiante
Solamente se almacena el encabezado e información administrativa

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 46

46
6.3 Convalidación – Archivado

Los documentos de actividad que contienen los


resultados de convalidaciones pueden archivarse.

Los resultados de convalidación deben archivarse solo después de que


el registro principal del estudiante haya sido archivado

Los documentos de actividad archivados pueden ser recargados

Cuando se haya archivado un resultado de convalidación, no debe


cambiarse antes que los documentos sean recargados, porque el
cambio rescribirá los resultados viejos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 47

Archivo es una nueva función que se agregó en el anuncio 4.72.


Los programas reporte RHIQPROC_ARCH y RHIQPROC_ARCH_DELETE pueden
usarse para archivar documentos en actividad ED.
Cuando usted archiva documentos en actividad ED de un estudiante, el sistema
muestra un indicador sobre este resumen ED del estudiante. Si usted fija el indicador,
los documentos en actividad archivados serán recargados y usted puede ver el
resultado original ED.

47
6.3 Convalidación – Resumen

Usted está ahora en capacidad de:

Determinar equivalencias para trabajo académico


externo completado por los estudiantes
Describir el concepto técnico de “convalidación”
Comprender cómo crear normas de convalidación
Comprender el proceso “acuerdo de convalidación”

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 48

48
6 Historia académica Externa - Resumen de la
Unidad

Usted está ahora en capacidad de:

Mantener los Méritos externos en los datos


maestros del estudiante
Hacer los escenarios que requiera para almacenar
los Méritos externos de los estudiantes
Conservar las ofertas académicas institucionales
externas en el sistema
Realizar Convalidacións y mantener las normas de
convalidación en el sistema
Evaluar trabajos de transferencia (acuerdos de
convalidación) para un estudiante basado en los
certificados externos

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 49

49
7 inscripción

Contenido:
Concepto de inscripción , cambiando entre los dos
modos de inscripción (explícita o implícita)
inscripción inicial de nuevos estudiantes
Re- inscripción de estudiantes que regresan para la
siguiente periodo académica.
Baja temporal
inscripción para especializaciones
Cambio de programa
Cancelación de inscripción de programas
Diálogo de mantenimiento extendido para información de
inscripciones y especializaciones

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 1

1
7 inscripción - Objetivos de la Unidad

Al término de esta unidad, estará en capacidad de:


inscribir estudiantes nuevos para un programa de
estudio
Reinscribir estudiantes que regresan para la siguiente
periodo académica
Mantener un registro de bajas temporales
(aplazamientos)
Cambiar entre los dos modos de inscripción
diferentes (explícito o implícito)
inscribir estudiantes para una especialización
Cambiar la inscripción de un programa a otro
Cancelar la inscripción de estudiantes de un programa
de estudio
Utilizar el diálogo de mantenimiento extendido para
corregir los datos de inscripción y especialización.
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 2

2
Diagrama del Plan General del Curso CM 4.72
I: Reclutamiento y Admisión II: Estructura Académica y Oferta de Clases

Admisión 5 Estructura Académica 1

Historia Académica Externa 6 Calendario Académico 2

III: Registro Académico Planeación de Eventos 3


Expediente del Estudiante 4

Matrícula 7 V: Herramientas & Reglas

Reglas & Regulaciones 12


Inscripción a Módulos y Eventos 8
Herramientas 13
Progreso y auditoría 11

IV: Records & Servicios Académicos

Calificaciónes 9 Exámenes 10

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 3

3
7 inscripción - Escenario Empresarial

Usted trabaja en la oficina de Registro


Sus tareas incluyen inscribir, reinscribir y cancelar
matrículas de estudiantes para los diferentes
programas y cambiar su selección de programas.
Usted es consejero estudiantil en una escuela o
facultad.
Usted apoya a los estudiantes en el registro de
especializaciones dentro de sus programas

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 4

4
Business Scenario
Campus Management – Ciclo de Vida Estudiantil Business
Campus Management – Ciclo de Vida Estudiantil Scenario

Reclutamiento Egresado

Contabilidad Cancelación de

Admisión
de inscripción
Estudiantes
Información
Maestra del
Determinación Estudiante
de Equivalencia Estructura
Solicitud Graduación
Historia Académica

Admón. de Académica
Enseñanza y
Normas y
Estudiantes
Reportes
Reglamentos Estudio
de Estudio Auditoría

Calendario de Grado
Eventos
Matrícula Académico

Recursos
Reserva Cambio de
Planeación
de Materias de Eventos Programa

Exámenes y
Progresión
Calificaciones Re-matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 5

5
7 inscripción – Diagrama Resumen de la Unidad

inscripción 7

Re-inscripción - Resumen 7.1

Antecedentes Técnicos 7.2

Registro de Especializaciones 7.3

Cambio de Programa 7.4

Cancelación de inscripción 7.5

Manten. Extend. De Datos de


7.6
inscripción y Especializaciones

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 6

6
7.1 Resumen de Re-inscripción – Objetivos del Tema

Al término de este tema, estará en capacidad de :


Explicar el propósito de la inscripción
Bosquejar los dos modos de inscripción que ofrece
Campus Management
(Re) inscribir explícitamente un estudiante para un
programa en un año académico específico.
Describir la información que se puede ingresar
durante la inscripción y la re- inscripción
Crear un registro de baja temporal (aplazamiento)
para un estudiante
Comprender cómo se matricula implícitamente un
estudiante para un programa de estudio a través del
registro de materias.
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 7

7
7.1 (Re-) inscripción - Definición

inscripción inicial =>


... Convierte un solicitante admitido en estudiante activo

… registra al estudiante para uno o más programas habilitándolo


para graduarse de la universidad.

… indica que el estudiante está adelantando estudios, i.e. eligiendo


especializaciones, registrando materias, logrando resultados en un
periodo académico (año o periodo académica)

Re-inscripción =>
… indica que el estudiante continuará estudios en el siguiente
periodo académico.

Inscripción por periodo académico=>

… el récord creado para los estudiantes en los dos casos


anteriores, lo cual se refiere a un periodo académico
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 8

La inscripción es el proceso mediante el cual los solicitantes se convierten en


estudiantes y pueden adelantar estudios para un periodo académico. El periodo
académico representa una combinación de año académico y periodo.
La re- inscripción es el proceso mediante el cual los estudiantes pueden continuar sus
estudios en un periodo académico subsiguiente
Una inscripción por periodo es el récord de estudiante que se crea para un periodo
académico específico.
En Campus Management, los estudiantes pueden elegir uno más programas de
estudio. Dependiendo de los reglamentos de la universidad, el estudiante puede
adelantar más de un programa concurrente o secuencialmente. Los estudiantes
pueden registrar grupos de materias (especializaciones, énfasis, electivas), materias y
eventos.
Puede existir un proceso de admisión antes de la matrícula. Campus Management le
permite crear nuevos récords maestros directamente durante la inscripción o durante
el proceso de admisión. Para sus programas de estudio, puede definir si los
estudiantes tienen que ser admitidos antes de la inscripción o si se les permite la
inscripción directa en el programa.

8
7.1 (Re-) inscripción – variantes de periodo

Cuando se inscribe un estudiante, se debe especificar un periodo


académico– combinación de año académico y periodo

La Variante de periodo del programa de estudio determina los periodos


académicos para los cuales es posible la matrícula

Una variante de periodo consta de un grupo de periodo y una unidad


principal
SC
Programa de Estudio

Variante de periodo
Grupo de Unidad
periodo Principal

Sem. de invierno Año académico o


Sem. De verano periodo

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 9

Cuando se inscribe un estudiante, es necesario ingresar un periodo académico (una


combinación de año académico y periodo). Las fechas de inicio y de terminación
determinan en qué periodos académicos se permite la inscripción en un programa:
El grupo de sesiones determina las sesiones en que está dividido el año académico
para el programa dado.
La unidad principal (que puede ser año académico o periodo académica) indica si el
estudiante sólo puede (re-)inscribirse para sesiones académicas individuales o si
también lo puede hacer para años académicos. Si se especifica el año académico
como unidad principal, la inscripción es permitida para un año académico o para
una periodo. Si se especifica “periodo” como unidad principal, la inscripción sólo se
permite para un solo periodo académico.
Las fechas de inicio y terminación de las sesiones académicas están determinadas
por los límites de tiempo en el calendario académico que se utiliza para este
programa. Si se permite la inscripción para años académicos completos, el sistema
determina las fechas de inicio y fin a partir de la fecha de inicio de la primera periodo
académica en el grupo de sesiones y la fecha de terminación de la última periodo
académica del grupo.
Después de la fecha de terminación de la periodo, el estudiante todavía tiene el
estatus de “estudiante inscrito" pero ya no tiene inscripción por periodo activa. Esto
significa que el estudiante no puede reservar materias hasta que se re- inscriba para
el siguiente periodo académico.
Las variantes de periodo se definen y se determinan el grupo de sesiones y la unidad
principal por variantes de periodo en la parametrización para Campus Management
bajo Campus Management Processes > Admission, Registration, and De-registration 9
> Basic Settings > Define Session Variants
7.1 (Re-) inscripción – Ejemplos de Variantes de periodo

La Re-inscripción se requiere para todos los periodos académicos


subsiguientes en los que los estudiantes continúan sus estudios

Programa de Estudio 1: Programa de Estudio 2:


El estudiante se tiene que El estudiante se tiene que (re-)inscribir cada
trimestre
(re-)inscribir cada año
La unidad principal de la variantes de periodo
Unidad principal del la variante de es = periodo
periodo = Año académico
La planeación de eventos y las ofertas de
La planeación de eventos y la ofertas materias dentro de este programa son
de materias dentro de este programa trimestrales
son semestrales El grupo de periodo incluye los Trimestres
1, 2 y 3
El Grupo de periodo incluye los
semestres de Invierno y de Verano.

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Si la unidad principal de la variante de periodo es “año académico”, pueden inscribirse


para años académicos completos (el campo de periodo se deja en blanco) o para las
sesiones académicas determinadas por el grupo de sesiones. Si la unidad principal es
“session”, el campo des periodo en el récord de inscripción no puede estar en blanco.

10
7.1 (Re-)inscripción - Récord de Matrícula
El registro de inscripción del estudiante (expediente de estudiante)
contiene...
Un resumen de todos los programas inscritos por el estudiante
Información de inscripción detallada para cada programa :
Resumen de las inscripción por periodo, incluyendo etapa (si el programa está
dividido por etapas), razón, estatus tiempo completo/ tiempo parcial, tipo de
inscripción (busca grado, no busca grado), clasificación de la matrícula,
longitud completa del estudio en el programa elegido
Estatus actual de la inscripción (asistiendo, no asistiendo) y estado (activo o
cancelado)
Las especializaciones inscritas se pueden encontrar en registros adicionales
1 Historia Académica
Datos maestros Externa

9 2
Récord de Cuenta de
Progresión Estudiante

8 Expediente del 3
Récord de Estudiante
Student File Notas de
Registros Student File Estudiante

7
4
Récord de
Solicitudes
Matrículas

5
6
Documentos de
Estatus y bloqueos
Actividades

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Toda la información relacionada con un programa de estudio y estudiantes se


almacena en el objeto de estudio (CS). El objeto de estudio contiene información
administrativa como detalles de inscripción para el estudiante y el programa
(sesiones, estatus, etc.). Los estudiantes que adelantan múltiples programas
concurrentemente tienen un objeto de estudio por programa.
Se crea un récord de matrículas por periodo para cada periodo académico para el
cual el estudiantes está matriculado en un programa. Habrá uno de tales récords para
la inscripción inicial y para todas las re- matrículas subsiguientes para el programa.
La información de estudio del estudiante puede ser accesada desde la transacción
Expediente de estudiante :
SAP menu > Campus Management > Expediente de estudiante

11
7.1 (Re-)inscripción - Modos

El modo de (re-)inscripción controla el proceso de inscripción del


estudiante en Campus Management. Para convertir un candidato en
estudiante, se puede elegir entre:

Modo explícito Modo Implícito


inscripción explícita
inscripción implícita =>
=> inscripción a
inscripción a través de la
través del expediente
inscrip. de materias
de estudiante-
inscripción para un => inscripción automática
programa de estudio para el programa

La tabla V_T7PIQSWITCHVAL es la tabla de cambio central para Campus Management.


inscripción explícita : REREG MODE = blanco
inscripción implícita : REREG MODE = US1

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Al configurar Campus Management, se debe especificar que variante de inscripción


se desea utilizar en el sistema. El sistema está diseñado para soportar diferentes
variantes de matrícula.
(Re-) inscripción explícita para una periodo académica específica: Se debe crear la
inscripción por periodo para el periodo académico correspondiente en el
expediente de estudiante antes que el estudiante pueda reservar materias para
éste u otros periodos relacionados. Esta variante generalmente es utilizada en las
universidades europeas y en aquellas instituciones que sigan el mismo enfoque.
(Re-) inscripción implícita después de hacer una reserva de materias: No es
necesario crear una inscripción al periodo antes de que el estudiante pueda
inscribir una materia. En este modo, el estudiante primero inscribe una materia. El
sistema entonces (re-) inscripción al estudiante para el periodo académico
correspondiente. Este modelo se utiliza principalmente en las universidades de
Estados Unidos y aquellas instituciones que siguen un modelo de aprendizaje
similar.
Las configuraciones del sistema se encuentran en la parametrización:
Campus Management > Campus Management Processes > Admission,
Registration, and De-registration > Sessional Registration > Define Mode for
Registration/Re-registration
Si desea utilizar el modo implícito para la inscripción y la cancelación de matrícula, se
debe colocar REREG MODE en US1, de otro modo déjelo en blanco. Esta
configuración le dice al sistema que debe crear automáticamente récords de
inscripción por periodo como subproducto de la actividad de reserva de materias por
parte del estudiante. En el modo explícito, la inscripción es un proceso separado. 12
7.1 (Re-) inscripción – inscripción Explícita

Para inscribir un estudiante en el Para re-inscribir un estudiante en


modo explícito, se debe : el modo explícito se debe:

inscribir el estudiante a través Re-inscribir el estudiante a través


del expediente del estudiante- del expediente del estudiante-
página de matrícula Página de Matrícula
Seleccionar un nuevo programa Seleccionar un programa
de estudio registrado
Seleccionar el año académico y NUEVO año académico y periodo
periodo Predeterminado: periodo académica
subsiguiente con base en el último
También se puede ingresar información récord de matrícula
sobre el modo de estudio :
Estos detalles de inscripción están
Tipo de matrícula
predeterminados:
Tiempo completo o parcial
Tipo de matrícula
Etapa (si es aplicable) Tiempo completo o parcial
Clasificación Etapa (misma etapa de antes)
Programa principal/ adicional Programa principal/ adicional
Longitud completa del estudio Longitud completa del estudio (+1)

Estatus: Estudiante + Asistiendo Estatus: Asistiendo


Periodo académico “Verano 2001" Periodo académico “Invierno 2001/02"
Etapa 1 Etapa 2

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Para inscribir un estudiante vaya a Student File y seleccione un estudiante:


SAP menu > Campus Management > Expediente de estudiante (transacción
PIQST00); seleccione un estudiante del administrador de objetos.
En la página Inscripciones, seleccione un Plan nuevo escoja Inscripción. En la caja de
diálogo Inscripción inicial, ingrese los datos de inscripción requeridos. :
Especifique el año académico y periodo para el que está matriculando al estudiante.
El sistema predetermina el año académico / periodo siguiente.
Seleccione Programa adicional si desea crear una inscripción para un segundo
programa
El tipo de inscripción parametrizable determina si el estudiante desea obtener un
grado o no.
Se puede ingresar una clasificación parametrizable de matrícula.
Sólo se puede ingresar una etapa si el programa está subdividido en etapas.
Ingrese la longitud completa de estudio o deje que el sistema la predetermine. Se
diligencia como un número de sesiones o años de estudio (dependiendo de la
variante de periodo del programa en cuestión) que el estudiante debe estar en el
programa.
Un estudiante puede elegir seguir un programa de tiempo completo o tiempo parcial.
Depende de la forma en que se puede adelantar el programa (ver estructura
académica.)
La fecha de inscripción está predeterminada en la fecha actual. Es posible
cambiarla.
Seleccione guardar y el sistema revisa y guarda el récord de matrícula. Las fechas
de inscripción se ajustarán de acuerdo con las fechas de inicio y fin de la periodo
13
7.1 (Re-) inscripción - Aplazamientos

Para la inscripción explícita se puede distinguir entre

Obligatorio
Re-inscripción Baja temporal - Aplazamiento Opcional

El estudiante que regresa El estudiante no regresa para un


Está Re-inscrito para el siguiente periodo sino que aplaza
periodo académico Para mantener un registro continuo de
matrículas para el estudiante
Para controlar el tiempo que el estudiante
está ausente

Estatus “asistiendo” Estatus “no asistiendo”

Cancelar inscripción de periodo


Razón para la cancelación
El registro se mantiene como
“inactivo”

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Cuando se re- matricula un estudiante, es necesario decidir entre re- inscripción


normal o aplazamiento.
Se puede determinar si el estudiante debe ser re- matriculado o aplazado
seleccionando Inscripción or Baja temporal en la pantalla inscripción.
No es obligatorio crear una baja temporal. El estudiante puede tener un registro de
inscripción interrumpido, por ejemplo inscribirse para la periodo de otoño 2002, no re-
inscribirse para la siguiente periodo (primavera 2003), pero re- inscribirse nuevamente
en otoño de 2003.
Si desea cancelar el récord de matrícula, se puede ingresar una razón de
cancelación. El registro no se borra, pero se deja en inactivo.

14
7.1 (Re-) inscripción - inscripción Implícita

Para inscribir un estudiante Para reinscribir un estudiante


en el modo implícito, se debe: en el modo implícito, se debe :

Definir detalles de inscripción Registrar a los estudiantes que


relevantes durante la admisión regresan en las materias al
Registrar los estudiantes comienzo del periodo académico
nuevos en las materias al => El primer registro de materia
comienzo del periodo para el periodo académico
académico.
dispara la inscripción implícita
=> El primer registro de materia
dispara la inscripción implícita para la periodo
para la periodo
Los detalles para la inscripción
se crean automáticamente :
Fecha de matrícula
Estatus de la matrícula
Estatus tiempo completo/
parcial

Estatus : Estudiante + Asistiendo Estatus: Asistiendo


Año académico “Verano 2001" Año académico “Invierno 2001/02"
Etapa 1 Etapa 2

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Si elige este modo de matrícula, no es necesario inscribir explícitamente estudiantes


en un programa de estudio. En vez de ello, se puede reservar materias para los
estudiantes una vez que han sido admitidos. En el proceso estándar norteamericano,
no se crean matrículas por periodo a través de la pantalla de registro, sino a través de
la reserva de materias.
Cuando un estudiante reserva la primera materia después de ser admitido o al
comienzo de un nuevo periodo académico, el sistema automáticamente crea un
nuevo récord de inscripción por periodo para el estudiante.
Se pueden ver los récords de inscripción por periodo en la página Registration del
expediente de estudiante.
Los estudiantes también pueden reservar materias utilizando una función de auto
servicio; la forma en que se reservan las materias no influye en el proceso.
Cuando se reservan materias, se debe especificar el periodo académico. La reserva
de la primera materia para este periodo dispara la creación automática de un récord
de inscripción por periodo.
Los detalles de inscripción adicionales son tomados de récord de admisión o del
último récord, ambos contienen la información requerida.
El mismo procedimiento se utiliza para estudiantes que regresan. Cuando el
estudiante reserva la primera materia para el nuevo periodo académico , se surte la
re- inscripción automáticamente.

15
7.1 (Re-) inscripción – Diagrama de la periodo

Las sesiones académicas pueden ser ordenadas en una jerarquía de


sesiones– e.g. el periodo completo de verano está subdividida en dos
subperiodos, primer periodo de verano y segundo periodo de verano.

La inscripción Una periodo de nivel


de periodo es superior puede constar de
posible para
muchos subperiodos
Todo el Verano
2004
(arriba- abajo).
Un subperiodo pertenece a
un periodo de nivel
superior único (abajo-
Verano Completo Diagramación arriba).

La materia a registrar
1er Verano se ofrece en en 1er
Verano 2004

2do Verano

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 16

Relaciones entre inscripción e inscripción de módulos:


Los estudiantes deben tener una inscripción por periodo para el periodo académico apropiado si
desean reservar materias- este revisión siempre se ejecuta.
Si los estudiantes no tienen una inscripción y el modo de inscripción está en “(Re-) inscripción
implicitâ”, entonces el sistema trata de crear una inscripción por periodo para el periodo académico
adecuado.
La variante de periodo del programa de estudio determina para cuales años académicos y sesiones se
puede crear un récord de matrículas . Algunas veces las materias pueden ser ofrecidas en sesiones
académicas que no están asignadas al grupo de sesiones de la variante de sesiones del programa. En
este caso, el sistema trata de diagramar entre las sesiones utilizadas en los dos contextos– reserva de
materias y inscripción por periodo– utilizando la jerarquía de periodo.
Entonces los estudiantes pueden reservar materias para sesiones de menor nivel si están matriculados
para sesiones de nivel más alto o para todo el año académico. La jerarquía de las sesiones se debe
parametrizar apropiadamente en IMG (ver Calendario Académico). La forma predeterminada de
diagramar la jerarquía de sesiones siempre es “de abajo- arriba)
Si se activa el modo de inscripción implícita y el estudiante trata de reservar una materia para una
periodo de nivel más bajo, el sistema creará un registro de inscripción para la primera periodo de nivel
más alto permitido por la variante de periodo del programa.

16
7.1 (Re-) inscripción - Pasos preparatorios I

1 Inscripción – Pasos Preparatorios

Campus Management Procesos > Admisión, Inscripción y


anulación de matrícula > Configuración básica

Definir variantes de periodo


Establecer Tipos de Matrícula
Tipo de inscripción (buscando grado, no buscando grado)
Establecer Razones de Actividad + Asignar Razones a las
Actividades
Razones que se se pueden establecer para actividades de registro

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 17

Se hacen las configuraciones del sistema para los procesos asociados con matrícula,
re- inscripción y cancelación de inscripción bajo Campus Management Processes >
Admission, Registration, and De-registration.
Se definen las variantes de periodo bajo Basic Settings > Define Session Variants.
La variante de periodo determina para cuales periodos académicos se pueden crear
récords de matrículas para un programa de estudio. Contiene un grupo de
sesiones, identificando las sesiones relevantes y una unidad principal que puede
ser el año académico o la periodo.
Se crean los tipos de inscripción bajo Basic Settings > Set Up Registration Types.
El tipo de inscripción clasifica los estudiantes matriculados en un programa de
estudio. Para cada tipo de matrícula, se puede especificar si el estudiante está
adelantando estudios para Grado o no. También se puede definir un tipo de
inscripción predeterminado. El sistema automáticamente predetermina este valor
cuando se asigna un tipo de inscripción a un estudiante. Ejemplos de tipos de
inscripción son. Estudiante regular (grado), estudiante de intercambio (no- grado)
Se definen las razones para las actividades dentro del ciclo de vida estudiantil y se
asignan a actividades específicas bajo Basic Settings > Set Up Activity Reasons and
Assign Reasons to Activities:
Se pueden asignar varias razones a cada actividad. En las aplicaciones de Campus
Management, las razones determinan la causa del proceso (actividad) Ejemplos
de razones para la actividad de aplazamiento son: estudios en el exterior,
internado y razones personales.

17
7.1 (Re-) inscripción - Pasos Preparatorios II

2 Inscripción - Pasos Preparatorios

Campus Management Procesoes > Admisión, Inscripción y anulación


de matrícula > Inscripción a periodo

Definir Modo de inscripción / Re- matrícula


(re-) inscripción explícita para una periodo académica específica
(re-) inscripción implícita después de realizar el registro de una materia
Establecer Valores Predeterminados para la Matrícula
Solamente para el modo de inscripción explícito
Establecer Clasificaciones de Matrículas
Business Add-Ins (BAdIs) (Agregados al negocio):
Conversión de periodos académicas
Valores Predeterminados para Matrícula
Revisión adicional de la Admisión en la Matrícula
Actividades subsiguientes para Diálogos de Matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 18

Se define el modo de (re-) inscripción bajo Sessional Registration > Define Mode for
Registration/Re-registration:
Se puede elegir entre inscripción explícita y inscripción implícita.
Se definen los valores predeterminados para inscripción (sólo para el modo explícito)
bajo Sessional Registration > Set Up Default Values for Registration:
Año académico y periodo académica: El sistema estándar está predeterminado para el
año académico o la periodo siguientes con base en la fecha del sistema. Si desea
predeterminar el año académico actual, se debe especificar el número de días
durante el cual el sistema predeterminar este valor.
Longitud completa de estudio: La longitud completa de estudio es el tiempo que el
estudiante ha pasado en el programa escogido hasta la fecha, se expresa en
sesiones académicas o años académicos. Si se activa el mecanismo
predeterminado, la longitud completa de tiempo se predetermina (1 para inscripción
inicial a menos que la admisión contenga otros datos, aumentada en 1 por cada re-
matrícula, no se cambia por aplazamiento. )
Se crean clasificaciones de inscripción bajo Sessional Registration > Set Up Registration
Classifications:
Una clasificación de inscripción es un agrupamiento especial que se aplica a un
programa específico dentro de un periodo de inscripción específico. Puede ser
utilizado para informes. Los otros procesos no dependen de este valor.

Se hace la configuración de periodo académica bajo Sessional Registration > Business


Add-Ins (BAdIs) > Conversion of Academic Sessions :
Si se utiliza el modo de inscripción implícito en su sistema, es posible especificar las 18
7.1 (Re-) inscripción – Resumen de Tema

Ahora usted está en capacidad de :

Explicar el propósito de la matrícula


Bosquejar los dos modos de inscripción diferentes
que ofrece Campus Management
(Re-) inscribir explícitamente a un estudiantes para
un programa en un año académico específico
Describir que información se puede ingresar durante
la inscripción y la re- matrícula
Crear una baja temporal (aplazamiento) para un
estudiante
Comprender como se matricula implícitamente un
estudiante en un programa mediante el registro de
materias.
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 19

19
7.2 Antecedentes Técnicos – Objetivos del Tema

Al finalizar este tema, usted estará en capacidad de:

Comprender los antecedentes técnicos de los


procesos de matrícula
Explicar el modelo de datos para la matrícula
Comprender el concepto de segmentos de estudio
Describir qué cambios de estatus se disparan
mediante el proceso de matrícula
Comprender el papel de los documentos de
actividad en los procesos de matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 20

20
7.2 Antecedentes Técnicos – Modelo de Información para
la Matrícula
ANTECEDENTES TÉCNICOS : Cuando se inscribe un estudiante por primera vez, el
sistema :
Crea un objeto de estudio (tipo de objeto CS), si éste no ha sido creado ya durante la
admisión y crea las relaciones 517: tiene estudio entre estudiante (ST) + estudio (CS) y la
relación 514: es la especialización de entre estudio (CS) + programa (SC)
Crea la relación 513: intención del estudiante entre estudiante (ST) + estudio (CS)
Crea un registro de inscripción por periodo para CS (infotipo 1771)
Crea un registro de Información General para CS (infotipo 1770)
Crea un registro de Segmento de Estudio (infotipo 1769) con los datos de la relación 513
Establece los estatus del estudiante (infotipo 1728)
Escribe documentos de actividad

inscripción por periodo e


530 solicita… CS Infotipos de Información General
ST Estudio Año académico y periodo
Estudiante 513 intenta Etapa
517 tiene Fecha de matrícula
514 es una especializ. De
estudio Estatus de la inscripción (e.g.
asistiendo)
SC Tipo de inscripción (e.g. grado)
Programa de Tiempo completo o tiempo
Estudio parcial
Clasificación de la matrícula
Longitud completa del Estudio
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 21

Durante el proceso de admisión el sistema crea un récord maestro de estudiante (tipo de objeto ST) y un récord maestro de
Business Partner (tipo de objeto BP), un objeto de estudio (tipo de objeto CS), y la relación 530: solicita…entre estudiante y
estudio (ST – CS), con el estatus de activo para solicitantes admitidos. También establece el estatus de estudiante solicitante
admitido.
Cuando se matricula un solicitante, el sistema crea la relación 513: intenta…entre estudiante y estudio (ST – CS) con la fecha
de inicio del periodo matriculado como fecha de inicio y 31.12.9999 como fecha de terminación de la relación. Establece el
estatus student que tiene validez ilimitada.
El sistema crea un segmento de estudio para la inscripción inicial, pero no para una re- matrícula.
Al mismo tiempo, el sistema crea los detalles de inscripción en los infotipos 1770 y 1771 del objeto de estudio (CS) y fija el
estatus attending (asistiendo); la validez de este estatus coincide con la del periodo matriculado.
La validez del récord General Data (infotipo 1770) comienza en la fecha de inicio del periodo matriculado y
termina el 31.12.9999 (si no se sobre escriben estos valores). Contiene la siguiente información:
Estudio de tiempo parcial (señal)
Tipo de inscripción (estudiante de grado o no grado, etc.)
La validez del récord Sessional Registration (infotipo 1771) coincide con la del periodo académico en que está
matriculado el estudiante. Contiene la siguiente información:
Año académico y periodo
Estatus de la inscripción (asistiendo, no asistiendo, aplazado)
Razón
Etapa
Longitud completa de estudio
Clasificación
Fecha de inscripción (NO la fecha de inicio del récord de matrícula)
Campos técnicos : estado de la inscripción por periodo (activa, o inactiva para
los récords cancelados)

21
7.2 Antecedentes Técnicos – Modelo de información para
Re- matrícula
ANTECEDENTES TÉCNICOS: Cuando se re- matricula un estudiante, el sistema:
Crea un récord de inscripción por periodo (infotipo 1771) para el objeto de estudio (tipo de
objeto CS) en el año académico subsiguiente y actualiza los detalles de matrícula
Establece el estatus de inscripción asistiendo para una re- inscripción y en no- asistiendo para
un aplazamiento (= estatus de estudiante)
Escribe un documento de actividad

Cuando se cancela o se retira una inscripción por periodo, el sistema:


Cambia el estatus de la inscripción por periodo a inactivo
Nuevo
Escribe un documento de actividad
registr./
Actualiz.

530 solicita… CS Infotipo de inscripción por


ST
Estudio periodo
Estudiante
513 intenta periodo académica
Etapa
514 es una especializac. De
Fecha de matrícula
Estatus de inscripción (e.g.
SC asistiendo)
Program of Study Tipo de inscripción (e.g.grado)
Clasificación de matrícula
Long. Completa de tiempo

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 22

Cuando se matricula un estudiante (o se crea una aplazamiento), el sistema crea un


nuevo récord Sessional Registration (infotipo 1771) para el objeto de estudio (CS) con
las fechas de inicio y de fin de la periodo académica matriculada.
El récord General Data (infotipo 1770) permanece sin cambio a menos que se
cambien los detalles del récord de matrícula, como estatus tiempo parcial/ tiempo
completo. El sistema entonces delimita el primer récord y crea un segundo.
Cuando se crea una matrícula, el estatus de inscripción se fija en attending. Cuando
se crea un aplazamiento, el estatus de inscripción queda en non-attending.
Nota: No se puede crear un aplazamiento antes de una inscripción inicial o después
de una cancelación de matrícula.
Cuando se cancela o se retira un récord de matrícula, el récord no se borra sino que
se delimita. Los datos de la cancelación también se almacenan en el infotipo 1771:
El campo State of sessional registration record del infotipo 1771 cambia a inactive
(para otros récords está en active).
Los detalles tales como la actividad que canceló la inscripción (desvinculación o
cambio de programa)y la razón de la cancelación y la fecha.
Sólo se puede crear un récord de inscripción para un periodo específico de tiempo.
Por lo tanto, cuando se crea un récord de matrícula, luego se cancela y se crea un
nuevo récord para el mismo periodo, sólo permanece el récord más reciente. Sin
embargo, las historia de matrículas no se pierde sino que se almacena en los
documentos de actividad (actualmente sin detalles)

22
7.2 Antecedentes Técnicos– Matrículas por periodo y
Segmentos de Estudio I

Registros de Segmento de Estudio e inscripción por periodo

Registro de Segmento de Estudio (‘Récord de Largo plazo’)


Un estudiante comenzó sus estudios en un programa dado el 1 de
noviembre de 1999 (inicio del año académico 1999/2000)
El registro no se delimita hasta que al estudiante se le cancela la inscripción
del programa.

Registro de inscripción por periodo (‘Récord de Periodos’)


Un estudiante tiene una inscripción por periodo para periodo de invierno del
año académico 2002/2003
El registro es válido para sólo un periodo académico

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 23

23
7.2 Antecedentes Técnicos– Matrículas por periodo y
Segmentos de Estudio II
Segmento de Estudio inscripción por periodo
periodo 1: inscripción Inicial = Inicia el segmento de estudio +
Primera inscripción por periodo
01.10.2003

Invierno 03/04

periodo 2: (Re-)inscripción = inscripción por periodo

Verano 03/04
Invierno 03/04

……. Después del último periodo: Cancelación de inscripción = Fin del


Segmento de Estudio

Invierno 03/04 Invierno 04/05 Invierno 05/06


Verano 03/04 Verano 04/05
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 24

24
7.2 Antecedentes técnicos – Derivar Asignación Organizacional

Puede ser
O
derivado de
O – SC o O Notificación (ISR)
Unidad Organ.
– CG Solicitud (para
matrícula)

502 pertenece a 504 envía

ST CS
530 solicita
Estudio
Estudiante 513 intenta
517 tiene est.

514 es una
especialización de

O
SC
Unidad
Programa de Estudio
501 ofrece Organizacional

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 25

En los casos donde no se asigna directamente una unidad organizacional a un


estudiante, el sistema tiene que derivar la unidad organizacional principal.
Generalmente, se deriva del programa principal. Éste es el programa al que se le
asignó la mayor prioridad (=1) en el momento de crear la matrícula.
La unidad organizacional principal se deriva de dos formas diferentes dependiendo de
lo que se especifique en el campo “Derivation rule for principal organizational unit”
durante la parametrización para Module Groups > Set up Module Group Variants:
Desde el programa: Si la regla de derivación para esta variante de grupo de
materias es “program”, el sistema deriva la unidad organizacional para el
estudiante desde la relación entre el programa (object SC) y la unidad
organizacional (object O). Si el programa está vinculado a varias unidades
organizacionales, el sistema utiliza la unidad con la mayor prioridad.
Desde los grupos de materias : Si la regla de derivación para esta variante de
grupo de materias es “module groups”, el sistema determina la categoría de
grupo de materias relevante (e.g. especialización, énfasis). Esto se define en el
campo Priority de la actividad IMG Set Up Module Group Variant/Category
Combinations. Si se asigna más de un grupo de materias de esta categoría al
estudiante o a los estudios, el sistema determina a qué grupo de materias se le
asignó la prioridad más alta cuando se reservaron las materias y deriva la unidad
organizacional para el estudiante dede este grupo de materias.
Si se utiliza un algoritmo diferente para la asignación organizacional de estudiantes, se
puede implementar un BADI y derivar la unidad organizacional de acuerdo con sus
necesidades específicas. Se implementa el BADI en la parametrización para
Campus Management bajo Campus Management Master Data > Students > Derived
Student Attributes > BAdI: Determine/Derive Organizational Unit of Student.

25
7.2 Antecedentes Técnicos– Modelo de Información
par inscripción Implícita

Paso 1 Entradas creadas


para la inscripción
Admisión CS por periodo
ST
530 solicita Segmento de Estudio
Estudio
Estudiante e Infotipos Generales
(Re-) matrícula de Información
513 intenta
514 es una especialización de

SC
Paso 2 Reserva de
materias Programa de Estudio

Paso 3
SM
Generación automática
Materia
D de información de
inscripción de
Tipo de Evento
SE programas a través del
proceso de registro de
Paquete de materias
E
Eventos
Evento

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 26

El concepto técnico para reserva de materias es el mismo que para inscripción a


través de un programa de estudio. La única diferencia es que la relación 513:
intenta… entre ST y CS y los detalles de inscripción para CS se crean/ editan
automáticamente, disparados por un nuevo récord de reserva de materias. (SM).
El sistema utiliza la periodo académica en que el estudiante ha reservado materias
como periodo de matrícula. Si la periodo de reserva de materias es diferente de los
periodos de inscripción permitidos, se realiza un diagrama de periodo utilizando el
concepto de jerarquía de periodo.
Ejemplo:
Las materias son ofrecidas en sesiones trimestrales, por ejemplo 1er trimestre, 2do.
Trimestre, 3er trimestre, 4o trimestre de un año.
La inscripción debe basarse en semestres, por ejemplo semestre de primavera y
semestre de otoño. En IMG, el 1er trimestre y el segundo trimestre están definidos
como sesiones de bajo nivel que pertenecen al semestre de primavera y el 3er y
4o trimestre son sesiones de bajo nivel que pertenecen al semestre de otoño. El
diagrama automático es:
1st trimestre – semestre de primavera
2nd trimestre – semestre de primavera
3rd trimestre – semestre de otoño
4th trimestre – semestre de otoño
Alternativamente se puede utilizar un BADI para implementar el diagrama de los
periodos de reserva de materias como periodos de matrícula, cuando el diagrama que
utiliza la jerarquía de sesiones no se ajuste a sus requerimientos. Se puede encontrar 26
el BADI en la parametrización para Campus Management bajo Campus Management
7.2 Antecedentes Técnicos – El Objeto de Estudio
(CS)
El objeto de estudio juega un papel central en Campus Management porque
es en este objeto que el sistema almacena toda la información relacionada
con un estudiante

El objeto de estudio :
Está vinculado al estudiante (ST) a través de la relación 517 y al
programa (SC) mediante la relación 514
Se crea mediante el proceso de admisión o matrícula
Almacena toda la información relacionada con un programa para un
estudiante
Es el único programa (SC) para un estudiante (ST)
Cuando un estudiante se matricula para un programa y luego cancela, el
objeto CS no se borra
Cuando un estudiante se retira de un programa SC1 en 2000 y es admitido o
se registra para este programa nuevamente en 2003, la información de la
inscripción de ambas actividades (dos segmentos de estudio diferentes)
está ligada al mismo objeto CS
Un cambio de programa siempre involucra dos objetos CS

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Este tipo de objeto representa el programa del estudiante (se refiere a SC a través de
la relación 514 es especialización de) y se individualiza almacenando la información
de estudiante/ programa.
Toda la información relacionada con un programa de estudio y el estudiante, se
almacena en el objeto de estudio del estudiante (CS). El objeto de estudio contiene
información administrativa tal como detalles de admisión y inscripción para el
estudiante y el programa (sesiones matriculadas, estatus, etc.). Los estudiantes que
adelantan múltiples programas concurrentemente tienen un objeto de estudio activo
por programa.
Nota: Las reservas de materias se representan como una relación 506 ST –
completes - SM ente el objeto de estudiante ST y el objeto de materia SM en el
modelo de información de Campus Management. No existe relación directa con el
objeto de estudio. Cuando se reservan las materias en el contexto de programas de
estudio, la identificación de la relación reserva de materia puede ser almacenada en el
infotipo 1724 (“Where-Used List” del objeto de estudio CS). Cuando las materias se
reservan en el contexto de tipos de programas, la identificación de la relación reserva
de materias puede ser almacenada en el infotipo 1725 ( “Where-Used List” del objeto
de estudiante ST).

27
7.2 Antecedentes Técnicos – Segmentos de Estudio

DEFINICIÓN DE SEGMENTOS DE ESTUDIO (1):

Cuando un estudiante se matricula por primera vez en un


programa, el sistema crea un objeto de estudio (CS) y abre el
primer segmento de estudio. Cuando el estudiante cancela la
inscripción para este programa, el sistema cierra este segmento
de estudio.

Cuando un estudiante
Se matricula para un programa por primera vez
Se re- matricula para las sesiones siguientes 1.Segmento de
Cancela la inscripción del programa Estudio (cerrado)
Y se matricula nuevamente
2. Segmento de
Estudio (abierto)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 28

El segmento de estudio es una estructura técnica que no es visible para el usuario. El


usuarios solamente ve el récord de inscripción por periodo, pero no el segmento de
estudio. La combinación de los récords de segmentos de estudio y los récords de
inscripción permiten distinguir entre:
Estudiantes que se han matriculado para el siguiente año académico o periodo.
Los estudiantes que no se han matriculado todavía para el siguiente año académico
o periodo, pero tiene el segmento de estudio abierto.
Estudiantes que ya no se inscribirán para el siguiente año académico o periodo
porque han sido desvinculados (terminaron su segmento de estudio)
El segmento de estudio es un infotipo del objeto de estudio (CS) que se crea al crear
una matrícula. El segmento de estudio contiene los datos adicionales de la relación
513 (ST – SC). El segmento de estudio está cerrado (= delimitado) cuando el
estudiante se desvincula del programa.
El sistema almacena la actividad que abre un segmento de estudio para un programa
(e.g. inscripción inicial o cambio de programa para el nuevo programa de estudio del
estudiante) y la actividad que cierra un segmento de estudio (e.g. expulsión del
programa, retiro del programa o cambio de programa)

28
7.2 Antecedentes Técnicos – Segmentos de Estudio

DEFINICIÓN DE SEGMENTOS DE ESTUDIO (2):

Se crean dos segmentos de estudio, CS permanece igual

⇒ Toda la información del estudiante y del programa está ligada al mismo


objeto CS, pero hay dos segmentos de estudio (infotipo 1769)
⇒ Los segmentos de estudio permiten distinguir entre el primer intervalo de
inscripción (primera inscripción hasta su cancelación) y el segundo
intervalo para la nueva matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 29

29
7.2 Antecedentes Técnicos – Extender los segmentos de estudio

Si el modo de inscripción se coloca en ‘US1’ en IMG

Matrículas por periodo a ser creadas para las sesiones en cualquier orden
El segmento de estudio puede ser extendido si es necesario
Actividad RA02 ‘Extend Study Segment’ -> se crea un documento de actividad
Debe existir todavía una admisión válida para la primera inscripción por
periodo creada (si el programa de estudio tiene restricciones de admisión)

Verano 2004 Otoño 2004 Primavera 2005

2. inscripción 1. Matrícula

Segmento de Estudio

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 30

Si se activa el modo de inscripción implícito (US1), el sistema permite crear matrículas


para sesiones académicas en cualquier orden. El sistema siempre crea un segmento
de estudio para la inscripción de la primera periodo. Si el estudiante más adelante
tiene que ser matriculado para una periodo que empiece antes del inicio válido del
segmento de estudio, el sistema debe extender el segmento para cubrir la nueva
inscripción también. La actividad RA02 (Extend Study Segment) se utiliza para este
propósito y escribe un documento de actividad.

30
7.2 Antecedentes Técnicos – Cambio de Estatus del
Estudiante
El objeto estudiante (ST) se utiliza para administrar
personas en diferentes papeles, mientras que el estatus de
estudiante se utiliza para determinar el papel del estudiante
en la universidad:

=> Admisión establece el estatus solicitante admitido


(ADMA)

=> La inscripción establece el estatus asistiendo (CS01) y


estudiante (CS03)
=> La re- inscripción renueva el estatus asistiendo para una
periodo académica

=> La cancelación de inscripción establece el estatus


inscripción cancelada (CS04) y opcionalmente egresado
(ALUM)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 31

El tipo de objeto ST se utiliza para administrar no sólo los estudiante activos, sino también
los candidatos, los estudiantes desvinculados y los egresados. El estatus del estudiante
representa el role actual de la persona basado en la relación con la universidad o con un
programa de estudio. El estatus del estudiante se puede ver en el encabezado de estudiante
del expediente o en la página Status.
Cuando un solicitante es admitido o rechazado (= proceso de admisión), el sistema
deriva el estatus applicant (solicitante), admitted applicant(solicitante admitido) o
rejected applicant (solicitante rechazado) (de la relación 530: solicita…applies for
(ST – CS)).
Cuando un solicitante se matricula, el sistema deriva el estatus student (de la
nueva relación 513: pursues (intenta) (ST – CS)). Esto expresa que la persona es
ahora un estudiante de la universidad. El estatus tiene una validez ilimitada. El
sistema sólo desactiva este estatus si el estudiante es desvinculado de un
programa.
Cuando se crea una inscripción inicial, el sistema establece el estatus student.
Como se crea un récord por periodo durante la matrícula, también se establece el
estatus attending. El estatus attending sólo es válido para el periodo de tiempo
que se ha especificado como periodo académica.
El estudiante tiene que re- inscribirse para cada periodo con el fin de renovar el
estatus attending.
Cuando un estudiante es desvinculado, el sistema establece el estatus de-
registered student (relacionado con un programa de estudio) por la relación 513:
pursues (ST – CS) y el segmento de estudio correspondientes están delimitados.
Cuando se matricula un estudiante para más de un programa, el sistema establece
un estatus de estudiante para cada programa. Ejemplo: el estudiante está en el 31
t t tt di l 1 d i t d l 2
7.2 Antecedentes Técnicos – Documentos de Actividad

LOS DOCUMENTOS DE ACTIVIDAD se utilizan para :

Mantener un registro de todas las actividades relacionadas con inscripción para


un estudiantes tales como:
Inscripción
Re- inscripción
Baja temporal (Aplazamiento)
Cambio de programa
Cancelación de matrícula
Cancelación de acciones

Mostrar los documentos de actividad dentro del expediente del estudiante =>
Resumen del historial

El sistema automáticamente escribe los documentos de actividad


Un documento se almacena y se muestra en el expediente del estudiante
para todas las actividades. Este documento contiene:
La actividad
El identificador del estudiante y del programa
Fecha, hora y usuario (además de otros campos)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 32

Los documentos de actividad se utilizan para registrar los procesos del ciclo de vida
del estudiante. Contienen la historia de los cambios y puede ser mostrado como
resumen en la página Documentos de Actividad del expediente de estudiante :
Ejemplo: Cuando se crea un retiro de programa y luego se cancela inmediatamente
después, la página Documentos de Actividad muestra los documentos de actividad
Baja y Cancela anul. matricula , la fecha en que fueron creados y el usuario que
los creó.
Para más información sobre documentos de actividad, ver Herramientas.

32
7.2 Antecedentes Técnicos - Resumen del Tema

Ahora usted está en capacidad de:

Comprender los antecedentes técnicos de los


procesos de matrícula
Explicar el modelo de información para
inscripciones
Comprender el concepto de segmentos de estudio
Describir que cambios de estatus son disparados
por el proceso de matrícula
Comprender el papel de los documentos de
actividad en los procesos de matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 33

33
7.3 Inscripción a Especializaciones – Objetivos

Al término de este tema, usted estará en capacidad


de:
Registrar los estudiantes en las especializaciones
del programa
Definir reglas para las especializaciones del
programa

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 34

34
7.3 Registro de Especializaciones - inscripción Grupo de
Modulos (1)

Se pueden inscribir estudiantes para grupos de materias que reflejen


especializaciones (enfasis) dentro de un programa de estudio como:
Materias principales, materias secundarias
Opciones
Líneas.....

Programa A (SC)
La inscripción del grupo de materias es
Ofrecida durante la inscripción mediante el progr.
Opción1 (CG)
Asequible en cualquier momento durante
el procesamiento del expediente del estudiante. O Module x (SM)
Module x (SM)

Opción 2 (CG)
Proporciona opciones de inscripción con base en
Module x (SM)
La variante del grupo de materias Module x (SM)
Los grupos de materias ligados a un programa Module x (SM)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 35

Los programas de estudio pueden ofrecer diferentes niveles de especialización


(líneas, electivas, concentraciones, especialización, énfasis, etc.). Se pueden asignar
especializaciones académicas específicas directamente a sus estudiantes en el
contexto del programa que están adelantando.
Cuando se matricula un estudiante en un grupo de materias del programa, se puede
utilizar la página Specializations del expediente de estudiante para:
Mostrar los grupos de materias que están disponibles para inscripción por programa.
Mostar los grupos de materias registrados por programa.
inscribir grupos de materias adicionales por programa
El sistema tiene en cuenta la variante grupo de materias asignada al programa y
cualquier regla de combinación definida para este programa.
Se pueden establecer combinaciones /variantes de grupos de materias (por ejemplo,
una especialización y un énfasis O una especialización y dos énfasis)
Es posible inscribir estudiantes sólo para categorías de grupo de materias
señalizadas como “specialization”.
Se pueden restringir las combinaciones de grupos de materias permitidas ofrecidas
en el programa (por ejemplo, puede no desear permitir la combinación de
“especialización en finanzas” con “énfasis en finanzas”)

35
7.3 Registro de Especializaciones - inscripción del Grupo de
Modulos (2)

Cómo registrar una especialización:

Ingrese los datos requeridos en la caja


de diálogo que aparece después de
registrar el programa Programa A (SC)
Sólo si las especializaciones no están
asignadas ya
Seleccione el grupo de modulos de las
posibles categorías de modulos y las Opción1 (CG)
entradas de grupo de modulos
Muestra la variante de grupo de materia x (SM)
materias
F4 muestra sólo los grupos de módulos
O materia x (SM)

para la categoría apropiada


Asigne grupos de modulos Opción 2 (CG)
Reemplace los grupos de modulos materia x (SM)
asignados
materia x (SM)
Revise que los grupos de modulos materia x (SM)
seleccionados representen una
combinación permitida.

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 36

Se pueden definir las especializaciones académica en un programa en el expediente


de estudiante..
Durante la inscripción de un programa, el sistema muestra una caja de diálogo y le
pide registrar grupos de materias. Esta caja de diálogo aparece solamente si el
estudiante no ha reservado un grupo de materias.
Si no desea reservar grupos de materias durante la inscripción en el programa, se
puede acceder a la pantalla de registro de materias desde el Archivo Student File
(PIQST00). Seleccione Change assignment en el campo Specializations.
La variante de grupo de materias controla las entradas que se hacen para el registro
de especializaciones. Define :

De cual categoría de grupos de materias puede elegir un estudiante

A Cuántos grupos de materias para cada categoría se puede asignar un estudiante

Cuáles grupos de materias están disponibles para este programa de estudio.

Cuando se elige Save o Check, el sistema determina si los grupos de materias


seleccionados representan una combinación permitida.

Se pueden realizar las siguientes funciones:

Asignar un grupo de materias

Reemplazar un grupo de materias asignado por otro.

Borrar la asignación de un grupo de materias.


36
7.3 Registro de Especializaciones– Pasos Preparatorios I

Cuando se registra un estudiante para una especialización, es posible :

Definir el orden de prioridad de las especializaciones


Automáticamente
Manualmente
Definir cuantos grupos de módulos puede tomar un estudiante de
cierta categoría y en total
Ejemplo: El estudiante puede tomar dos grupos de módulos , 1 de la
categoría Principales y 1 de la categoría Secundarias
Permitir la selección flexible del número requerido de grupos de
módulos por categoría
Ejemplo : El estudiante puede seleccionar entre
2 Principales y
1 Principal, 2 Secundarias
Restringir las combinaciones de grupo de módulos en un programa
Ejemplo : No permitir que se combine “Biología como asignatura Principal”
con “Biología como asignatura Secundaria”

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 37

Se puede definir el orden de prioridad de una especialización asignada, definiendo el


orden de cada categoría de grupos de módulos dentro de la variante de grupo de
materias.

Esto tiene influencia en la aparición de los objetos dentro de una variante de grupo
de módulos .

El campo Priority también se lee cuando el sistema deriva la unidad organizacional


del estudiante a través de la asignación organizacional del grupo de módulos .

Se puede definir la prioridad como fija por categoría de grupo de módulos dentro de
una variante de módulos , o se puede ingresar manualmente un orden de prioridad
para las especializaciones académicas que se le asignen a un estudiante.

Para una asignación automatizada de prioridades, se debe mantener el campo


Prioridad al parametrizar bajo Campus Management Datos maestros > Estructura
académica > Grupos de Modulos > Crear Variante de grupo de
módulo/Combinaciones de categoría.

Para permitir la asignación manual de una prioridad, se debe colocar el indicador


Orden al crear las asignaciones de variante/ categoría de grupos de materias.

Se pueden definir diferentes combinaciones permitidas de variantes de grupos de


materias por programa de estudio. Los estudiantes pueden entonces seleccionar de
las combinaciones permitidas y el número de grupos de materias. Si esto no se puede
permitir desde programa, se pueden asignar instancias a una variante de grupo de
materias.

Una variantes de grupo de módulos puede constar de varias combinaciones 37


7.3 Registro de Especializaciones – Pasos Preparatorios II

Programa de Estudio
(SC)

CG A CG B (espec.)
e.g. Principal e.g. Economía

CG C (espec.)
e.g. Ciencias de la
Comp.

CG D (spec.)
e.g. Especializ. En ...

CG E (spec.)
e.g. Enfasis en ... Ejemplo:
Los estudiantes
CG F (spec.) pueden elegir
e.g. Énfasis en ...
1 Especializ. + 1
Énfasis
© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 38

La variante de grupo de materias permite definir las especializaciones académicas disponibles para
los estudiantes. Las especializaciones ofrecidas se basan en el programa que están adelantando
actualmente. Antes de ofrecer especializaciones para un programa, se deben realizar los siguientes
pasos preparatorios:
Establecer combinaciones de categoría de grupo de materias in IMG bajo Campus Management datos
maestros > estructura Academica > Grupos de Modulo > Preparar variante de grupo de
modulo;combinaciones de categoria.
Por ejemplo, su universidad ofrece programas en los que los estudiantes pueden escoger una
especialización (categoría de grupo de materias Major) y un énfasis (categoría de grupo de
materias Minor), o una especialización y dos énfasis. Usted tiene que definir una instancia de la
misma variante de grupo de materias para cada una de estas opciones y asignarles un número.
También puede definir como se debe realizar la asignación de una unidad organizacional (desde el
programa o desde el grupo de materias.).
Defina las categorías de grupos de materias como especialización configurando la señal
Especialización en la parametrización bajo Campus Management datos maestros > estructura
Academica > Grupos de Modulo > Preparar categorias de grupo de modulo
Asigne una variante de grupo de materias al programa de estudio (SC)
Vincule los grupos de materias apropiados al programa de estudio .

38
7.3 Registro de Especializaciones– Pasos Preparatorios III

Programa de Estudio : Lic en


Biología
1 Especializ: 1 Énfasis:
Biología Microbiología
Estudios Macrobiología
Botánicos Estudios Botánicos
Química Química

Combinación Inválidas:

Especialización en “Estudios Botánicos” con


Énfasis en “Estudios Botánicos”
Especialización en “Química”con Énfasis en
“Química”

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 39

Cuando se han realizado los pasos preparatorios para configurar variantes de grupos
de materias, se pueden mantener las combinaciones válidas e inválidas
seleccionando Entorno > Actualizar combinac. de Especializaciones en el Catalogo
de Programas.
Esta función le permite definir reglas explícitas para combinaciones de
especializaciones válidas e inválidas para cada uno de sus programas de estudio.
Por ejemplo puede tener un programa BA que requiera que los estudiantes
seleccionen una especialización y un énfasis; con esta función, puede definir
explícitamente las combinaciones major/minor que no son permitidas (por ejemplo,
Espec. En Matemáticas y Énfasis en Matemáticas) o cuales son permitidas.
Los estudiantes entonces sólo pueden reservar una combinación de los grupos de
materias permitidos.
Nota: No necesita definir explícitamente todas las combinaciones permitidas.

39
7.3 Registro de Especializaciones - Resumen de
Tema

Ahora usted está en capacidad de :

Registrar estudiantes en las especializaciones del


programa
Realizar los pasos preparatorios para el registro de
especializaciones
Definir las reglas para las especializaciones del
programa

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 40

40
7.4 Cambio de Plan – Objetivos del Tema

Al término de este tema, estará en capacidad de :

Cambiar de plan de estudio a un estudiante


Comprender los antecedentes técnicos de un
cambio de plan
Realizar los pasos preparatorios para un cambio de
plan

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 41

41
7.4 Cambio de Plan - Función

Se pueden cambiar las inscripciones de plan de estudio

Un estudiante matriculado puede cambiar su inscripción a otro programa de


estudio
Se le cancela la inscripción del primer programa
Se matricula para el segundo programa. Se puede:
inscribir el estudiante para el nuevo programa, pero no para un periodo
académico (= no se ha definido el inicio de asistencia)
inscribir el estudiante para el nuevo programa y para un periodo
académico (= se ha definido el inicio de asistencia)
Transferir las matrículas por periodo que están canceladas del programa
antiguo al programa nuevo, si es aplicable (es posible cuando hay
matrículas por periodo válidas para el programa antiguo después de la
fecha del cambio de programa)

Se crea un cambio de programa en el expediente del estudiante

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 42

Cuando se realiza un cambio de programa, se desvincula el estudiante del programa


actual y se crea una inscripción para el programa nuevo. También se puede crear una
inscripción por periodo para el nuevo programa o transferir la inscripción del antiguo al
nuevo (ver más adelante)

42
7.4 Cambio de Plan – Crear Cambio de Plan de estudio

Cómo crear un cambio de plan :


Vaya la la pantalla Inscripcion
VarianteC:
Variante C:Transferir
Transferirregistros
registros
Ingrese un nuevo programa de inscripción al nuevo plande
de
de inscripción al nuevo plan
Seleccione Cambio de plan estudio
estudio
Ingrese la fecha y la razón

VarianteA:
Variante A:No
Nocree
creeun
un VarianteB:
Variante B:Crear
Crearun
unnuevo
nuevo
registrode
registro deinscripción
inscripciónpara
para registrode
registro deinscripción
inscripciónpara
paraun
un
un año académico
un año académico periodo académico
periodo académico

Colocar el indicador Crear inscrip


periodo
Ingresar datos de matrícula

Segmento de estudio activo


para el plan, pero no para la Segmento de estudio activo
inscripción por periodo para el programa + nueva
inscripción por periodo

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 43

Se puede crear un cambio de programa en el campo Inscripcion del expediente de


estudiante.
Para crear un cambio de programa, seleccione Plan de estudios e ingrese el
programa del cual el estudiante ha decidido retirarse. En el campo Nuevo plan,
ingrese el programa que el estudiante desea cambiar. Seleccione Cambio de plan e
ingrese los datos requeridos en la caja de diálogo Cambio de plan .
Si coloca el indicador Crear inscripcion, el sistema crea un nuevo segmento de
estudio además de una inscripción por periodo. Si coloca el indicador Transferir
incripciones, el sistema transfiere todas las matrículas por periodo que se cancelan
para el programa antiguo al nuevo. En el último caso los dos programas de estudio
deben ser ‘compatible’, e.g. deben utilizar las mismas sesiones académicas o las
mismas etapas (también ver la siguiente diapositiva)

43
7.4 Cambio de Plan – Crear Cambio de Plan

Variante C: En el cambio de plan …


Se cancelan todas las matrículas por periodo para el programa de estudio
antiguo que son válidas después de la fecha del cambio de programa.
Y opcionalmente pueden ser transferidas al nuevo programa de estudio

Cambio de Plan
Sesiones

Primavera 2004 Verano 2004 Otoño 2004

Prog. inscripción por Ses.


A

Prog.
B

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 44

Un estudiante decide cambiar a otro programa a comienzos de la periodo de verano


de 2004 después de registrarse para las sesiones de verano y otoño de 2004. El
sistema cancela las dos matrículas por periodo para el programa A. Opcionalmente
puede crear las dos matrículas correspondientes para el nuevo programa con los
mismos atributos (transferir matrículas en cambio de programa)

44
7.4 Cambio de Plan – Aspectos Técnicos
Cuando se crea un cambio de plan, lo siguiente ocurre en el sistema:
Se le cancela la inscripción al estudiante del programa antiguo (mediante la
actividad “cambio de programa”)
La validez de la inscripción antigua termina el día anterior al inicio de la validez del
nuevo récord de matrícula.
Se crean varios documentos de actividad
3 documentos de actividad para el cambio de programa– un documento principal para el
cambio en sí, dos documentos relacionados con el principal; uno para la cancelación de
inscripción y otro para la inscripción en el nuevo programa.
Los documentos de actividad se escriben para todas las matrículas por periodo que se
cancelan en el programa antiguo.
Los documentos de actividad que se escriben para todas la matrículas por periodo que
se crean en el nuevo programa de estudio.
Se abre un segmento de estudio para el nuevo programa
Para la variante A y B y C
Se crea la relación 513 ST-CS en el estatus activo
Se registra la fecha de inicio del nuevo programa
Se actualiza el estatus de estudiante
En el programa nuevo y en el antiguo
Se crean uno o varios registros de inscripción por periodo
Sólo para la variante B (si se elige crear matrícula) y C (si se elige transferir matrículas)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 45

El campo Activity Documents en Student File contiene un resumen de las actividades


para los cuales el sistema ha creado documentos de actividad. Cuando se crea un
cambio de programa, el sistema crea varios documentos de actividad. También
delimita el segmento de estudio abierto del programa antiguo y comienza un
segmento de estudio para el nuevo programa.
El segmento de estudio representa un periodo de tiempo técnico en el que un
estudiante adelanta estudios en un programa.
El inicio y el fin del segmento de estudio están definidos por actividades tales como
matrícula, cambio de programa y desvinculación. El sistema comienza un nuevo
segmento de estudio para un programa cuando un estudiante se matricula por
primera vez en un programa o se cambia a este programa. El sistema termina el
segmento de estudio para un programa cuando el estudiante cancela o se cambia
a otro programa.
El sistema establece las fechas de inicio y fin para la inscripción nueva y para la
antigua si usted no ingresa estas fechas.
Fecha del cambio de programa = Fecha de inicio del nuevo programa (fecha en la
que el estudiante se matricula para el nuevo programa)
Fecha del cambio de programa menos 1 = fecha de fin del programa antiguo
Ejemplo:
El año académico 2003/2004 comienza el 01.10.2003. Un estudiante ha decidido
cambiarse a otro programa a comienzos de este año académico. Se crea un
cambio de programa y se ingresa la fecha 01.10.2003.

Cuando se crea el cambio de programa, el sistema abre un segmento de estudio en


el nuevo programa con la fecha de inicio 01.10.2003 y cierra el segmento de 45
7.4 Cambio de Plan – Pasos Preparatorios

Realice los siguientes pasos preparatorios para la actividad de


cambio de plan:

Ingrese las razones para el cambio de programa


Vincule las razones a la actividad de cambio de programa
Opcionalmente se pueden implementar una BAdI a valores y
configuraciones predeterminados para el cambio de programa como
fecha, razón para el cambio de programa, crear o transferir
matrículas por periodo.

Requerimiento: Se han realizado los pasos preparatorios para la actividad


de matrícula

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 46

Se pueden definir y asignar razones a la actividad de cambio de plan al parametrizar


bajo Campus Management > Campus Management Procesos > Admision, Inscripcion,
Anul matricula > Config basica.
La salida de cliente para configurar valores predeterminados para el cambio de
programa puede se accesada a través de Campus Management > Campus
Management Procesos > Admision, Inscripcion, Anul matricula > Cambio de plan >
BAdI: Valores por defecto para cambio de plan.
Requerimiento: Se han realizado los pasos preparatorios para matrícula.

46
7.4 Cambio de plan – Resumen del Tema

Ahora usted está en capacidad de:

Cambiar de plan de estudio a un estudiante


Comprender los antecedentes técnicos de un
cambio de plan
Realizar los pasos preparatorios para un cambio de
plan

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 47

47
7.5 Cancelación de matricula - Objetivos del Tema

Al término de este tema, usted estará en capacidad de:

Comprender el proceso de cancelación de matrícula


Bosquejar las consecuencias de la cancelación de
matrícula
Cancelar la inscripción de un estudiante
Cambiar de estudiante a egresado
Realizar los pasos preparatorios para la cancelación
de matrícula
Utilizar el informe de cancelación de inscripción
masivo

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 48

48
7.5 Cancelación de Matrícula– Definición

La Cancelación de inscripción =

... termina la relación entre un estudiante y un programa de estudio

Se crea una cancelación de inscripción con las actividades :


Retiro
Expulsión
Cambio de programa

Universidad(O)
Universidad (O)

X
ProgramaAA(SC)
Programa (SC) Programa
ProgramaBB(SC)
(SC)

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 49

Los estudiantes se desvinculan con la graduación o cuando el estudiante o la


universidad soliciten la desvinculación en cualquier momento.
Si un estudiante está matriculado en más de un programa, se debe desvincular el
estudiante de cada programa por separado.

49
7.5 Cancelación de Matrícula– Proceso & Consecuencias

Los Estudiantes a quienes se les ha cancelado la inscripción en un plan...


...no pueden reservar materias para este programa
...requieren una nueva admisión para inscribirse de nuevo
...reciben el estatus de "de-registered student“ para este programa
...puede convertirse en egresados de la universidad o departamento
Automáticamente, dependiendo de la razón de cancelación de la matrícula
Manualmente

Razones para la cancelación de inscripción : Actividad


Actividad
El estudiante se ha graduado
El estudiante decidió cancelar la matrícula Retiro
El estudiante no se re- matriculó a tiempo

El estudiante tiene mal rendimiento académico Expulsión


Razones disciplinarias...

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 50

Cuando se desvincula un estudiante, se puede seleccionar la actividad retiro o


expulsión. Ambas actividades llevan al mismo resultado. La razón de desvinculación
depende de la actividad que se seleccione.
Nota: Si la fecha de desvinculación se fija en el futuro, el estudiante todavía podrá
inscribirse para sesiones académicas hasta la fecha de cancelación de la matrícula.

50
7.5 Cancelación de inscripción – Pasos del Proceso

Para cancelar la inscripción de un estudiante, se utiliza el campo


Registration en el expediente del estudiante para...

Cancelar la inscripción de un estudiante para un plan de estudio


Se puede elegir entre “withdrawal”(retiro) y “dismissal”(expulsión)
Especificar la fecha final de inscripción en el programa
Especificar el último día en que el estudiante asistió a clases
Definir si el estudiante se convirtió en egresado (señal)
Definir si se debe cancelar la reserva de materias (señal)
Definir si se debe cancelar el segmento de estudio (señal)
Razón para la cancelación de la matrícula
Se puede cambiar la razón y la fecha de cancelación de
inscripción o cancelar el proceso.

Alumno desvinculado del programa X


Estudiante desvinculado
Egresado del departamento X
de la universidad
Estudiante matriculado del programa
Egresado de la universidad X

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 51

Para desvincular a un estudiante, vaya a expediente de estudiante y seleccione un


estudiante. :
Luego seleccione un programa de estudio del campo Registration, escoja De-
registration y seleccione la actividad de desvinculación que desea realizar . Se
puede elegir entre :
Withdrawal (retiro): El estudiante ha completado sus estudios o ha solicitado la
cancelación de matrícula.
Dismissal (expulsión): La universidad dispara la desvinculación (contra la
voluntad del estudiante)
Ingrese los detalles de desvinculación en la caja de diálogo:
Se puede desvincular el estudiantes para una fecha específica, también en el futuro.
El estudiante permanece matriculado hasta esta fecha.
Se puede conservar una fecha de última asistencia
Ingrese una razón.
Ingrese la fecha de cancelación de matrícula.
Decida si las reservas de materias deben ser canceladas automáticamente
Cuando se desvincula un estudiante, es posible determinar si el estudiante se
convierte en egresado de la universidad (o una facultad, etc.).
Si sus configuraciones de parametrización definen que la relación de egresado
se debe establecer para ciertas razones de desvinculación, el sistema
automáticamente creará la relación.
Si se coloca la señal de egresado en la pantalla de matrícula, el sistema
automáticamente actualiza el campo en el campo Alumnus.
Si no se coloca la señal de egresado, se puede mantener la información de
egresado manualmente utilizando la función Insert relationship en los datos 51
maestros del estudiante en el campo Alumnus
7.5 Cancelación de matrícula– Cancelación en masa

Se puede realizar una cancelación de inscripción en masa para una lista de


estudiantes utilizando el programa de cancelación de matrículas:

Programa para cancelación automática


Selecciona y cancela la inscripción de una lista de estudiantes
El programa le permite:
Utilizar un método de selección y una variante de selección para crear una lista de
estudiantes
Por ejemplo, seleccionar aquellos estudiantes que no se re- inscribiron antes de
una fecha determinada.
Seleccionar la actividad de cancelación de inscripción (expulsión, retiro)
Establecer la razón para la cancelación de matrícula
Especificar las fechas de “de-registration” y “registered until” (matriculado hasta)
Cancelar la inscripción de los estudiantes seleccionados con o sin cancelación de
materias
Producir una lista de los estudiantes desvinculados
Ejecutar una prueba

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 52

Campus Management ofrece un programa de informes para la desvinculación masiva


de estudiantes seleccionados de acuerdo con los criterios definidos por el cliente
(código de transacción PIQREG_MASS_DEREG). En este programa se puede :
Utilizar métodos de selección y variantes para seleccionar una lista de estudiantes
Ingresar los detalles de cancelación de inscripción tales como actividad, razón y
fecha.
Realizar funciones posteriores como cancelación de reserva de materias
automáticamente.
Se puede utilizar la herramienta selection method para seleccionar estudiantes.
Se puede determinar que estudiantes están matriculados en un programa específico
en una fecha clave dada pero que están sin inscripción por periodo utilizando el
método DE00 (students without sessional registration). Con este método de
selección, se puede desvincular automáticamente todos aquellos estudiantes que
no se han re- matriculado para la siguiente periodo académica a tiempo.
Se pueden utilizar otros métodos de selección y crear sus propias variantes de
selección.
Es posible especificar parámetros que desee para evaluar la variante de selección.
Por ejemplo, en el método de selección DE00, se puede definir lo siguiente:
periodo académica
Fecha clave
Programas de estudio
Tipos de programa
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7.5 Cancelación de inscripción – Aspectos Técnicos

Cuando se desvincula un estudiante de un programa, el sistema:

Delimita el segmento de estudio del objeto de estudio (CS) o lo cancela


Delimita la relación 513 “pursues” entre ST y CS o la cancela
Guarda la fecha de cancelación de inscripción y la razón tanto en el segmento de estudio
como en la relación 513, a menos que se cancelen (=borradas en este contexto)
Establece los estatus para el estudiante y el estudio (egresado, desvinculado)
Escribe un documento de actividad

Realiza las siguientes acciones automáticamente:


Cancela todos los récords de matrículas por periodo que todavía están activos después
de la fecha de desvinculación.
Delimita el registro de especializaciones académicas.

Opcionalmente puede realizar las siguientes acciones :


Cancelar todas las inscripciones de materias que todavía están activas.
Crear la relación 541”es egresado de (is alumnus of)” entre ST y O

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El segmento de estudio del objeto de estudio es delimitado en la fecha de


desvinculación.
Cuando un estudiante desvinculado regresa a la universidad y se matricula para el
programa en el que estaba, el sistema utiliza el mismo objeto de estudio y crea
un nuevo segmento de estudio.
Se puede cancelar el segmento de estudio completo al desvincular un estudiante.
Ejemplo: El 01.08.2001 se matricula un estudiante para el semestre de invierno
2001/2002 que comienza el 15.09.2001. Luego el 15.08.2001, se recibe una carta
informando que el estudiante no puede tomar los estudios por razones
personales. Se crea un retiro y se coloca el indicador Cancelar segmento de
estudio. El segmento de estudio completo ha sido cancelado.
El sistema automáticamente coloca el estatus “baja” y, si existe una relación de
egresado, también fija el estatus “egresado”.
El sistema escribe un documento de actividad para la actividad seleccionada:
Retiro, expulsión, cambio de programa
Cambio de expulsión, cambio de retiro, cancelar desvinculación.
Cuando se crea una cancelación de matrícula, el sistema automáticamente:
Cancela los récords de inscripción por periodo que están activos después de la
fecha de fin de programa válida.
Delimita las especializaciones cuando el programa termina
Nota: Cuando se cancela una desvinculación, la cancelación de las matrículas por
periodo o las reservas de materias o especializaciones no se reversa
automáticamente. Se debe hacer manualmente. La validez del segmento de estudio
y la relación 513 al igual que los estatus se ajustan automáticamente.

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7.5 Cancelación de inscripción – Modelo de
Información

Unidad
Organizacional

541 es egresado de

ST CS
513 intenta
Estudiante Estudio

514 es una especialización de

SC

Programa de Estudio

La relación está delimitada

© SAP AG 2004, Title of Presentation / Speaker Name / 54

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7.5 Cancelación de inscripción – Pasos Preparatorios

Antes de crear una cancelación de matrícula, se deben seguir los


siguientes pasos preparatorios :

Crear las razones para las actividades de cancelación de matrícula


Vincular las razones con las actividades “expulsión”, “retiro” y “cancelación
de retiro”
Definir cuando se debe crear automáticamente una relación de egresado
Depende de la razón para la cancelación de matrícula

Mejoras (Mejoras de clientes utilizando un BADI):


BAdI: Unidad Organizacional de Egresados

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Se deben realizar los pasos preparatorios en la parametrización bajo Campus


Management Processes > Admission, Registration, De-registration ante de poder
desvincular estudiantes:
Razones: Se deben crear las razones de desvinculación y asignarlas a las
actividades de cancelación de inscripción (Basic Settings > Set Up Activity
Reasons and Assign Reasons to Activities).
Relación de egresados: se pueden especificar las razones de desvinculación para
las cuales se desea crear la relación 541 “is alumnus of (es egresado de)”. El
sistema crea esta relación entre el estudiante desvinculado y una unidad
organizacional y designa al estudiante como egresado de esta unidad
organizacional. (De-registration > Define Alumnus Relationship for De-registration
Reasons).
Coloca el in