Anda di halaman 1dari 8

Pengadaan Swakelola Type I

1. Tim persiapan memiliki tugas menyusun sasaran, rencana kegiatan, jadwal


pelaksanaan, dan rencana biaya
2. Tim Pelaksana memiliki tugas melaksanakan, mencatat, mengevaluasi, dan
melaporkan secara berkala kemajuan pelaksanaan kegiatan dan penyerapan
anggaran
3. Tim Pengawas memiliki tugas mengawasi persiapan dan pelaksanaan fisik maupun
administrasi swakelola.

Barang/Jasa yang diadakan melalui Swakelola dapat dilaksanakan apabila memenuhi salah satu
jenis pekerjaan yang dapat dilakukan dengan cara Swakelola.

1. Barang/jasa yang dilihat dari segi nilai, lokasi, dan/atau sifatnya tidak diminati
oleh Pelaku Usaha, contoh: pemeliharaan rutin (skala kecil, sederhana), penanaman
gebalan rumput, pemeliharaan rambu suar, Pengadaan Barang/Jasa di lokasi terpencil/pulau
terluar, atau renovasi rumah tidak layak huni;
2. Jasa penyelenggaraan penelitian dan pengembangan, pendidikan dan/atau
pelatihan, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan;
3. Penyelenggaraan sayembara atau kontes;
4. Barang/jasa yang dihasilkan oleh usaha ekonomi kreatif dan budaya dalam negeri
untuk kegiatan pengadaan festival, parade seni/budaya, contoh: pembuatan film, tarian
musik, olahraga;
5. Jasa sensus, survei, pemrosesan/pengolahan data, perumusan kebijakan publik,
pengujian laboratorium dan pengembangan sistem, aplikasi, tata kelola, atau standar mutu
tertentu;
6. Barang/jasa yang masih dalam pengembangan sehingga belum dapat disediakan
atau diminati oleh Pelaku Usaha;
7. Barang/jasa yang dihasilkan oleh Ormas, Kelompok Masyarakat, atau
masyarakat, contoh: produk kerajinan masyarakat, produk Kelompok Masyarakat,
produk Kelompok Masyarakat penyandang disabilitas, tanaman atau bibit milik masyarakat
atau produk warga binaan lembaga permasyarakatan;
8. Barang/jasa yang pelaksanaan pengadaannya memerlukan partisipasi masyarakat.
Dalam hal pengadaan yang memerlukan partisipasi masyarakat tersebut berupa Pekerjaan
Konstruksi maka hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi, dan konstruksi sederhana.
Konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah penanggung jawab anggaran untuk selanjutnya
diserahkan kepada Kelompok Masyarakat penerima sesuai dengan peraturan perundang-
undangan. Contoh: pembangunan/pemeliharaan jalan desa/kampung,
pembangunan/pemeliharaan saluran irigrasi mikro/kecil, pengelolaan sampah
di pemukiman, atau pembangunan/peremajaan kebun rakyat;atau
9. Barang/jasa yang bersifat rahasia dan mampu dilaksanakan oleh
Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang bersangkutan, contoh: pembuatan soal ujian
dan pembuatan sistem keamanan informasi.

Jika kondisi tersebut sudah bisa terpenuhi, artinya pelaksanaan pengadaan dapat dilakukan dengan
cara swakelola. Dengan begitu, baru di dalamnya bisa saja terdapat penyedia
barang/jasa. Pengadaan.web.id akan memberikan contoh sebagai berikut :
Dalam pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan seperti diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya
atau penyuluhan, seluruh kegiatan memang dilaksanakan secara swakelola dan telah sesuai dengan
definisi dari swakelola itu sendiri. Panitia berasal dari K/L/PD sendiri, perencanaan dilaksanakan
sendiri, juga pengawasan dilaksanakan sendiri. Namun, apabila membutuhkan jasa katering
makanan, dimana katering tersebut disediakan oleh perusahaan makanan, maka hal ini tetap
menggunakan penyedia, dan untuk memilih perusahaan yang mana yang akan dipilih wajib
menggunakan metode pemilihan penyedia yang sesuai dengan cara pelelangan. Artinya, apabila
pelaksanaan lokakarya membutuhkan katering yang bernilai di atas 200 Juta, maka tetap dilakukan
pelelangan. Apabila dilaksanakan di hotel, maka dapat dilakukan penunjukan langsung dengan tata
cara yang sesuai dengan aturan pengadaan barang/jasa.

Penetapan Pemilihan Pengadaan dengan Cara Swakelola

Jika ditarik kesimpulan dari uraian diatas bahwa pemilihan metode pengadaan dengan cara
Swakelola harus sudah direncanakan. Jangan memilih swakelola atau penyedia setelah dokumen
anggaran ditetapkan, tetapi pilihlah pada saat perencanaan pengadaan. Pemilihan metode
pengadaan dilakukan pada saat penyusunan Rencana Umum Pengadaan (Rencana Umum
Pengadaan) dan dilaksanakan sebelum penyusunan anggaran. Metode ini sudah harus tertuang
dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term of Reference (TOR) yang disusun oleh tim perencana
swakelola. Berikut ini tugas dari Tim Perencana Swakelola :

a. Penyusunan KAK

KAK harus memuat:


1) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran serta
sumber pendanaan;
2) waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan;
3) keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan secara
rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan, dan rencana kerja
harian;
4) rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan dan biaya mingguan;
5) produk yang dihasilkan; dan
6) gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).

b. Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan

1) Tim Perencana membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan waktu
pelaksanaan pekerjaan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya,
peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan.
2) Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan hingga
berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.
3) Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan disusun dengan mempertimbangkan waktu
yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.

c. Penyusunan Rincian Biaya Pekerjaan

Rencana Anggaran Biaya (RAB) ini dimasukkan sebagai bagian dari dokumen anggaran. Dalam
dokumen aanggaran juga sudah terurai komponen akomodasi dan konsumsi, honorarium panitia,
narasumber, Alat Tulis Kantor (ATK), dan berbagai pernak-pernik lainnya. Namun apabila hendak
menggunakan penyedia, maka dalam RAB walaupun diuraikan secara detail, namun dalam dokumen
anggaran hanya dimasukkan dalam 1 mata anggaran secara gelondongan. Rincian RAB akan
berubah menjadi rincian HPS yang sifatnay rahasia, sedangkan total RAB menjadi total anggaran
yang masih harus disusun HPS-nya dan kemudian dilakukan pemilihan terhadap penyedia
menggunakan metode pemilihan yang sesuai (Pelelangan, Penunjukan Langsung, atau Pengadaan
Langsung).

Di dalam Aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) juga sudah membagi
metode pengadaan sejak awal, sehingga tidak ada lagi pertanyaan setelah dokumen anggaran
diterima, “Apakah ini dilaksanakan dengan cara swakelola atau penyedia?”.

Surat Keputusan Pembentukan Tim Swakelola

KOP SURAT

KEPUTUSAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN


KEGIATAN ..................................................................
SATUAN KERJA ......................................................................
.......................................................................................................
K/L/D/I ....................................

NOMOR : ...................................

TENTANG

PEMBENTUKAN TIM KEGIATAN SWAKELOLA


KEGIATAN ..............................................................................
.............................................................................................
K/L/D/I ...................................
TAHUN ANGGARAN ........

Menimbang:
a. Bahwa untuk mengadakan pekerjaan ………………….yang dilaksanakan secara Swakelola, perlu
dibentuk Tim Swakelola
b. Bahwa para Pejabat/Petugas dibawah ini dipandang mampu dan memenuhi syarat untuk melaksanakan
tugas sebagai Tim Swakelola
c. Bahwa untuk maksud tersebut maka perlu dikeluarkan Surat Pembentukan/Penugasan;

Mengingat:
1. Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
2. Keputusan …....................................................................;
3. ………………………………………………………………………….……………….;
4. ……………………………………………………………………………..………..dst

MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Kesatu : Membentuk Tim swakelola yang terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana, dan Tim
Pengawas Kegiatan Swakelola di…………, Pekerjaan……………………………………...., dengan
susunan sebagai berikut :

Tim Perencana :
1. Sdr. …………………………………………………………….sebagai Ketua Tim;
2. Sdr. ………………………………………………..…….sebagai Sekretaris Tim;
3. Sdr. ……………………………………………………….sebagai Anggota Tim.;
4. ………………………………………………………………..……………………….dst

Tim Pelaksana *:
(Untuk Swakelola Tipe 2: Instansi Pemerintah Lain Tim Pelaksana ditetapkan oleh Instansi Pelaksana
Swakelola)
1. Sdr. …………………………………………………………….sebagai Ketua Tim;
2. Sdr. ………………………………………………..…….sebagai Sekretaris Tim;
3. Sdr. ……………………………………………………….sebagai Anggota Tim.;
4. ………………………………………………………………..……………………….dst

Tim Pengawas :
1. Sdr. …………………………………………………………….sebagai Ketua Tim;
2. Sdr. ………………………………………………..…….sebagai Sekretaris Tim;
3. Sdr. ……………………………………………………….sebagai Anggota Tim.;
4. ………………………………………………………………..……………………….dst

Kedua : Tim Perencana Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. ........................( Ketua Tim)


a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
2. .........................( Sekretaris Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
3. .........................( Anggota Tim)
a. ............................................................................................;
b. .......................................................................................dst;

Tim Pelaksana Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
(Untuk Swakelola Tipe 2: Instansi Pemerintah Lain Tim Pelaksana ditetapkan oleh Instansi Pelaksana
Swakelola)

1. ........................( Ketua Tim)


a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
2. .........................( Sekretaris Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
3. .........................( Anggota Tim)
a. ............................................................................................;
b. .......................................................................................dst;

Tim Pengawas Kegiatan Swakelola mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. ........................( Ketua Tim)


a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
2. .........................( Sekretaris Tim)
a. ............................................................................................;
b. ............................................................................................;
3. .........................( Anggota Tim)
a. ............................................................................................;
b. .......................................................................................dst;

Ketiga : Kepada tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas diberikan honorarium sesuai
kedudukannya dalam tim dan berdasarkan penugasan yang bersangkutan sebagaimana ditetapkan melalui
Surat Perintah Tugas (SPT) dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

Keempat : Apabila dipandang perlu tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas dapat merekrut
tenaga narasumber/instruktur/tenaga ahli dari instansi atau kelompok masyarakat yang dianggap memiliki
kompetensi di bidangnya sesuai kegiatan swakelola yang akan diselenggarakan.

Kelima : Masa tugas tim perencana, tim pelaksana, dan tim pengawas kegiatan swakelola selama ... (.......)
bulan dan atau dinyatakan berakhir setelah pelaksanaan kegiatan swakelola dimaksud selesai, dengan
terlebih dahulu menyampaikan laporan akhir;

Keenam : Segala biaya sebagai akibat dilaksanakannya keputusan ini dibebankan pada Anggaran
Kegiatan .................... Satuan Kerja .........................., K/L/D/I.................... Tahun Anggaran .........

Ketujuh : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan bahwa apabila dikemudian
hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan.
Demikian agar penugasan ini dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan dengan penuh tanggung jawab.

DITETAPKAN DI : ……………………………
PADA TANGGAL : ……………………………

Pejabat Pembuat Komitmen

……….………………………………..
NIP. …………………………..
TEMBUSAN Surat Penugasan ini disampaikan kepada Yth. :
1. ………………………………………………………
2. ………………………………………………..…dst

A. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PERENCANA


a. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dimana dalam KAK ini diuraikan:
Maksud dan tujuan, sasaran, dan sumber pendanaan;
Jadwal/waktu pelaksanaan pekerjaan ; Tim Perencana harus betul-betul
memperhitungkan dan mempertimbangkan waktu yang cukup waktu pelaksanaan
pekerjaan seperti mulai dan berakhirnya pekerjaan termasuk jadwal pengadaan
bahan/material, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli
perseorangan. Dan yang harus benar-benar diperhatikan Penyusunan jadwal rencana
pengadaan dilaksanakan dengan dengan memperhatikan batas akhir tahun
anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.
Keperluan bahan/material atau Jasa Lainnya seperti peralatan/suku cadang dan/atau
tenaga ahli perseorangan, ini harus dijelaskan secara rinci untuk honorariumnya, apakah
honorariumnya dibayarkan secara bulanan, mingguan, atau harian (ini apabila Tim
Perencana mengangkat tenaga ahli berupa konsultan atau orang yang dianggap ahli
dalam perencanaan pekerjaan dimaksud) anggaran tenaga ahli ini dapat dimasukkan di
APBDes, pada Bidang Pelaksanaan Pembangunan Desa, di uraian Belanja Barang Jasa
nomor rekening 2.2.1.2 , Honor ……(contohnya Tenaga ahli/Konsultan). Dalam hal
diperlukan tenaga ahli perseorangan tertentu, dapat dilakukan kontrak/sewa tersendiri
dimana proses pengadaannya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Rincian biaya pekerjaan ; Rincian biaya pekerjaan ini dapat diartikan sebagai Rincian
Anggaran Biaya (RAB) yang meliputi: rincian gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga
kerja dan honor Tim Swakelola, rincian pengadaan bahan/material, rincian biaya
pengadaan atau biaya sewa (apabila menyewa peralatan seperi molen, dump truck dan
lain sebagainya) dan pengeluaran-pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.
Produk/Pekerjaan yang dihasilkan ; nama pekerjaan seperti pembuatan sumur, jalan
lingkungan dan lain sebagainya. a. Gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila
diperlukan). b. Gambar rencana kerja memuat lay-out atau denah pekerjaan yang akan
dikerjakan serta Spesifikasi teknis harus disusun mengikuti pedoman/standar yang
sesuai dengan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.
b. Tim Perencana mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website (apabila Desa
sudah ada Website Desa), papan pengumuman resmi (di Kantor Desa) dan tempat-
tempat strategis lainnya (kecuali di tempat Ibadah, sarana Pendidikan dan kesehatan).

B. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PELAKSANA


a. Melakukan kaji ulang terhadap Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan pengukuran pada
lokasi pekerjaan berdasarkan dan gambar rencana kerja;
b. Mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja serta jadwal kebutuhan bahan/material, Jasa
Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan/badan usaha
c. Mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan Tenaga Ahli
perseorangan/badan usaha kepada TPK untuk diproses lebih lanjut
d. Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/ Tenaga Ahli
perseorangan/badan usaha dilakukan oleh TPK
e. Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau keseluruhan, sesuai dengan
kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas penyimpanan.
f. Mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan/badan usaha untuk
melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan
g. Menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, Jasa Lainnya,
peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan/badan usaha
h. Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan)
i. Melaporkan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan dilaporkan
oleh Tim Pelaksana kepada TPK secara berkala
j. Mencatat pencapaian target fisik pekerjaan setiap hari
k. Penggunaan bahan/material, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli
perseorangan/badan usaha dicatat setiap hari dalam laporan harian
l. Membuat laporan mingguan berdasarkan laporan harian
m. Membuat laporan bulanan berdasarkan laporan mingguan
n. Mendokumentasikan pekerjaan meliputi dokumentasi administrasi dan dokumentasi foto
pelaksanaan pekerjaan.
o. Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah
tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan kepada TPK.

C. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PENGAWAS


a. Melakukan pengawasan/pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen administrasi yaitu
dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
b. Melaksanakan pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan, meliputi
pengawasan terhadap : 1. bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan, 2.
penggunaan peralatan/suku cadang ini bertujuan untuk menghindari pemborosan biaya
sewa (apabila peralatan itu disewa). 3. penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan
c. Melakukan pengawasan Keuangan terhadap cara pembayaran, serta efisiensi dan
efektifitas penggunaan keuangan
d. Setelah melakukan Pengawasan, Tim Pengawas harus melakukan Evaluasi terhadap : 1.
pengadaan dan penggunaan bahan, 2. pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli,
3. pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang, 4. realisasi keuangan dan
biaya yang diperlukan, 5. pelaksanaan fisik, 6. hasil kerja setiap jenis pekerjaan.

D. Tugas dan Tanggung Jawab Ketua TPK dalam proses pelaksanaan pekerjaan
swakelola ini adalah:
 Berdasarkan dari laporan Tim Pelaksana, Ketua TPK membuat laporan kemajuan
realisasi fisik dan keuangan kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan
Pengelolaan Keuangan Desa setiap bulan.
 Atas Nama TPK, Ketua TPK mengadakan Kontrak dengan Pelaksana Swakelola
(Kelompok Masyarakat) dan tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan/badan usaha
 Berdasarkan hasil evaluasi dari Tim Pengawas apabila ditemukan penyimpangan
dalam proses pelaksanaan pekerjaan, Ketua TPK harus segera mengambil tindakan
yang dianggap perlu
 Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan
telah tercapai), Ketua TPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai
kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa
melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan
 Berdasarkan masukan dari Tim Pengawas, Ketua TPK memberikan masukan dan
rekomendasi kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan
Keuangan Desa untuk meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya
 Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas di bawah Koordinasi dan kendali
Ketua TPK, Ketua TPK bertanggung Jawab penuh terhadap proses pelaksanaan
pekerjaan Swakelola dari tahap awal yaitu perencanaan sampai dengan selesainya
pekerjaan.)
Demikian pembagian tugas pokok dan tanggung jawab Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dalam
pelaksanaan pekerjaan swakelola, tulisan di atas rangkuman dari beberapa sumber yang diolah
kembali untuk menyesuaikan kondisi/realita di lapangan

Anda mungkin juga menyukai