Anda di halaman 1dari 17

PROGRAM KERJA TATA USAHA

SMK PERBANKAN RIAU


TAHUN 2019/2020

YAYASAN FINTARU EDUKASI SARANA (FES)


SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) PERBANKAN RIAU
PEKANBARU
2019

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau i


LEMBAR PENGESAHAN

PROGRAM KERJA TATA USAHA


TAHUN 2019/2020

Program kerja Tata Usaha ini telah disetujui dan disahkan oleh:

Pekanbaru, September 2019


Kepala Sekolah, Plt. Kepala Tata Usaha,

Yossy Syafrianti, S.T., M.Pd. Riza Deswita, S.Pd.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau ii


TIM PENYUSUN PROGRAM KERJA TATA USAHA

No. Nama Jabatan


1 Riza Deswita, S.Pd. Pelaksana Tugas Kepala Tata Usaha
2 Astri Agnisa, S.Pd. Wakil Kepala Tata Usaha
3 Susprianti Anggota Tata Usaha/Operator Sekolah
4 Melisa Dwi Purwati, S.Pd. Anggota Tata Usaha
5 Purwanto Priatmojo Anggota Tata Usaha

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau iii


KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah Swt. karena atas berkat dan rahmat-Nya, Progam Kerja
Tata Usaha SMK Perbankan Riau tahun 2019/2020 telah selesai disusun. Program ini
merupakan penyempurnaan dari program tahun-tahun sebelumnya.
Tujuan penyusunan program kerja ini adalah sebagai acuan dan pedoman yang harus
dikerjakan oleh Tata Usaha selama tahun pelajaran 2019/2020. Dengan adanya program kerja
ini, diharapkan akan meningkatkan kinerja sesuai dengan visi dan misi SMK Perbankan Riau.
Segala upaya ketatausahaan di SMK Perbankan Riau ini akan berjalan dengan baik
sesuai dengan yang diharapkan apabila pelaksanaannya dilakukan secara parsial. Oleh karena
itu, segala dukungan, bantuan, dan arahan dalam bentuk apapun sangat diharapkan.
Penyusun menyadari bahwa program kerja ini masih belum sempurna dari harapan.
Oleh karena itu, penyusun mengharapkan saran dan kritikan yang bersifat membangun dari
semua pihak untuk perbaikan program kerja ini pada masa-masa yang akan datang.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyusunan program kerja ini. Semoga segala amal baik yang telah diberikan dapat diganti
dan dilipatgandakan oleh Allah SWT.

Pekanbaru, September 2019


Plt. Kepala Tata Usaha,

Riza Deswita, S. Pd.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau iv


BAB I
PENDAHULUAN

A. Dasar Pemikiran

Tahun pelajaran 2018/2019 dilewati dengan hasil yang cukup baik di bidang
ketatausahaan, walaupun segala sesuatunya masih terdapat banyak kekurangan. Sesuai dengan
Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional Nomor 20 Tahun 2003 bahwa ”Pendidikan
adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran
agar peserta didik aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual
keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan
yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa, dan negara”. Untuk mencapai tujuan
kelembagaan di atas, maka perlu ditunjang dengan pelayanan administrasi sekolah yang
teratur, terencana, dan berkesinambungan. Dengan begitu, maka pelayanan administrasi yang
baik akan dapat menunjang keberhasilan proses pembelajaran sesuai dengan yang diharapkan.
Sejalan dengan hal tersebut maka Tata Usaha telah menyiapkan komponen yang tidak
terpisahkan dalam kegiatan sekolah dan dituntut untuk mewujudkan suatu program Tata
Usaha yang mandiri dalam realisasi kerjanya sehingga dapat menunjang keberhasilan dalam
mencapai tujuan lembaga yang dimaksud. Program kerja ini diharapkan dalam setiap langkah
kegiatan yang dilaksanakan dapat menunjang usaha peningkatan mutu pendidikan.
Penyusunan program kerja bidang ketatausahaan merupakan upaya penting dan
strategis, sebab bidang Tata Usaha secara langsung maupun tidak langsung terkait dengan
proses pendidikan (pembelajaran). Adapun maksud disusunnya program kerja ini antara lain
sebagai berikut:
1. Terselenggaranya administrasi kesiswaan yang tertib dan teratur sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
2. Meningkatkan layanan Tata Usaha dalam penyelesaian hak-hak pegawai dengan
pengadministrasian yang teratur.
3. Meningkatkan layanan Tata Usaha.
4. Terselenggaranya administrasi keuangan yang tertib dan teratur sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
5. Terselenggaranya administrasi inventaris sekolah dengan baik.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 1


6. Terselenggaranya pengadminitrasian surat menyurat yang teratur berdasarkan ketentuan
yang berlaku.

B. Tujuan dan Sasaran Program


Program kerja bidang tata usaha ini disusun dengan tujuan :
1. Untuk menjabarkan kegiatan pokok dan acuan dalam penyelenggaraan ketaausahaan di
SMK Perbankan Riau tahun pelajaran 2019/2020.
2. Sebagai pedoman kerja bagi urusan tata usaha dalam menjabarkan pelaksanaan kegiatan.
3. Untuk menentukan arah yang jelas dalam melaksanakan berbagai kegiatan Tata Usaha.
4. Agar kegiatan penyelenggaraan Tata Usaha tahun pelajaran 2019/2020 lebih terarah,
terencana, tertib, dan lancar.
5. Untuk meningkatkan mutu sekolah terutama di bidang tertib administrasi.
6. Agar kegiatan Tata Usaha dapat terlaksana secara efektif dan efisien.

Sasaran Program Kerja Bidang Ketatausahaan meliputi :


1. Administrasi kesiswaan.
2. Ketenagaan.
3. Inventaris.
4. Keuangan.
5. Surat-menyurat.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 2


BAB II

A. Struktur Organisasi

KEPALA SEKOLAH

KOORD. WAKA BID. KOORD. WAKA BID.


KESISWAAN, HUMAS, KURIKULUM DAN TATA
SARPRAS, DAN MUTU USAHA

KEPALA TU

B. Jumlah Pegawai Tata Usaha

SMK Perbankan Riau dengan jumlah 39 kelas memiliki karyawan tata usaha dengan
rincian sebagai berikut :
Kepala Tata Usaha = 1 orang
Wakil Kepala Tata Usaha = 1 orang
Operator Sekolah = 1 orang
Anggota Tata Usaha = 2 orang
Jumlah Semua = 5 orang

C. Pembagian Tugas
Untuk memperlancar segala urusan administrasi sekolah, masing-masing pegawai tata
usaha dibagi dengan uraian tugas sebagai berikut.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 3


1 RIZA DESWITA, S.Pd. Plt. Kepala Tata 1. Menyusun program kerja Tata Usaha.
Usaha (TU) 2. Mengawasi dan memeriksa pelaksanaan
kegiatan administrasi Tata Usaha.
3. Bertanggung jawab terhadap berkas Tata
Usaha yang diterbitkan.
4. Bertanggung jawab terhadap stempel
sekolah.
5. Bertanggung jawab terhadap informasi dan
pelayanan Tata Usaha.
6. Bertanggung jawab terhadap penyerahan
ijazah, SHUN, transkrip nilai dan berkas
lainnya kepada siswa yang telah lulus dari
SMK Perbankan Riau.
7. Melaporkan kepada Koordinator Wakil
Kepala Sekolah Bidang Tata Usaha
terhadap masalah-masalah yang tidak dapat
diselesaikan.
8. Hal-hal lain yang ditugaskan Koordinator
Wakil Kepala Sekolah Bidang Tata Usaha.
9. Jika ada keperluan ke luar sekolah melapor
terlebih dahulu kepada Waka.
Mutu/Koordinator Wakil Kepala Sekolah
Bidang Tata Usaha.

2 ASTRI AGNISA, S. Pd. Wakil Kepala 1. Bertanggung jawab terhadap pengambilan


Tata Usaha dan pengiriman surat ke Dinas
Pendidikan/Instansi lain.
2. Bertanggung jawab terhadap pendaftaran
peserta didik ke perguruan tinggi melalui
sekolah.
3. Bertanggung jawab terhadap informasi dan
pelayanan tata usaha.
4. Membantu dan melaksanakan tugas lain
yang relevan yang diberikan atasan
langsung.
5. Berkoordinasi dengan Kepala Tata Usaha
terkait dengan masalah pekerjaan baik
internal TU maupun eksternal TU.
6. Melaporkan kepada Ka. TU/Koordinator
Wakil Kepala Sekolah Bidang Tata Usaha
terhadap masalah-masalah yang tidak dapat
diselesaikan.
7. Hal-hal lain yang ditugaskan Ka.
TU/Koordinator Wakil Kepala Sekolah
Bidang Tata Usaha.
8. Jika ada Keperluan keluar sekolah melapor
terlebih dahulu kepada koordinator
piket/Ka. TU Koordinator Wakil Kepala
Sekolah Bidang Tata Usaha.

3 SUSPRIANTI Anggota Tata 1. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan


Usaha dan dan pengimputan data sekolah pada aplikasi

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 4


Operator DAPODIK dan aplikasi pendukung
Sekolah DAPODIK.
2. Mempersiapkan data peserta didik yang
akan mengikuti ujian nasional.
3. Bertanggung jawab terhadap pengarsipan
fotocopy ijazah dan SHUN SMP peserta
didik.
4. Bertanggung jawab terhadap administrasi
daftar ulang peserta didik.
5. Membantu dan melaksanakan tugas relevan
lainnya yang diberikan atasan langsung.
6. Bertanggung jawab terhadap informasi dan
pelayanan Tata Usaha.
7. Melaporkan kepada Ka. TU/Koordinator
Wakil Kepala Sekolah Bidang Tata Usaha
terhadap masalah-masalah yang tidak dapat
diselesaikan.
8. Hal-hal lain yang ditugaskan Ka.
TU/Koordinator Wakil Kepala Sekolah
Bidang Tata Usaha.
9. Jika ada Keperluan keluar sekolah melapor
terlebih dahulu kepada koordinator
piket/Ka. TU Koordinator Wakil Kepala
Sekolah Bidang Tata Usaha.

4 MELISA DWI Anggota Tata 1. Bertanggung jawab terhadap pencatatan


PURWATI, S.Pd. Usaha data kepegawaian ke dalam buku induk
kepegawaian.
2. Bertanggung jawab terhadap pembuatan
daftar urut kepegawaian (DUK) dan
pelaporan setiap bulannya.
3. Bertanggung jawab terhadap pengurusan
surat-surat yang berhubungan dengan
kepegawaian.
4. Bertanggung jawab terhadap informasi dan
pelayanan Tata Usaha.
5. Bertanggung jawab terhadap pengarsipan
dokumen kepegawaian.
6. Bertanggung jawab terhadap pembuatan SK
kepegawaian.
7. Bertanggung jawab terhadap surat keluar
umum.
8. Bertanggung jawab terhadap pelayanan
legalisasi berkas dan dokumen.
9. Melaporkan kepada Pelaksana Tugas Tata
Usaha terhadap masalah-masalah yang tidak
dapat diselesaikan.
10. Hal-hal lain yang ditugaskan Pelaksana
Tugas Tata Usaha.
11. Jika ada keperluan ke luar sekolah melapor
terlebih dahulu kepada Pelaksana Tugas
Tata Usaha.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 5


5 PURWANTO Anggota Tata 1. Menginput data peserta didik baru untuk
PRIATMOJO Usaha pengarsipan dan kebutuhan sekolah lainnya.
2. Bertanggung jawab terhadap buku induk
peserta didik.
3. Menyediakan absensi peserta didik setiap
bulan.
4. Membuat dan mengurus surat-surat yang
berhubungan dengan kepesertadidikan.
5. Membuat data statistik dan rekapitulasi
peserta didik tiap bulan dan melaporkan ke
Kepala Tata Usaha setiap akhir bulannya
dan mengupdate pengisian papan informasi
data peserta didik.
6. Mengupdate biodata peserta didik setiap
awal semester dan mengoordinasikan
dengan operator sekolah.
7. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan
dan peminjaman rapor peserta didik.
8. Menyusun arsip dan file dokumen peserta
didik.
9. Bertanggung jawab terhadap pengarsipan
surat masuk, surat keluar dan disposisi.
10. Bertanggung jawab mengarsipkan surat
lamaran yang masuk sesuai bidang studi.
11. Membuat dan menangani penyerahan SKL,
SBB dan SHUN sementara kelas XII.
12. Bertanggung jawab terhadap informasi dan
pelayanan Tata Usaha.
13. Bertanggung jawab atas pengajuan dan
pengelolaan ATK Tata Usaha setiap awal
bulan ke Sarpas.
14. Membantu dan melaksanakan tugas relevan
lainnya yang diberikan atasan langsung.
15. Melaporkan kepada Ka. TU/Koordinator
Wakil Kepala Sekolah Bidang Tata Usaha
terhadap masalah-masalah yang tidak dapat
diselesaikan.
16. Hal-hal lain yang ditugaskan Ka.
TU/Koordinator Wakil Kepala Sekolah
Bidang Tata Usaha.
17. Jika ada Keperluan keluar sekolah melapor
terlebih dahulu kepada koordinator
piket/Ka. TU Koordinator Wakil Kepala
Sekolah Bidang Tata Usaha.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 6


BAB III
PROGRAM KERJA KETATAUSAHAAN

Agar pendidikan bisa berjalan secara efektif dan efisien, tata usaha SMK Perbankan Riau merencanakan program kerja tahun pelajaran
2019/2020 sebagai berikut :

PROGRAM KERJA TATA USAHA SMK PERBANKAN RIAU


BULAN JULI-DESEMBER
TAHUN PELAJARAN 2019/2020

September November
Juli 2019 Agustus 2019 Oktober 2019 Desember 2019
No. Kegiatan 2019 2019
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1 Melakukan perpanjangan SK

Mengikuti kegiatan forum operator SMK


2
Swasta Pekanbaru-Riau

3 Update aplikasi Dapodik

4 Update data sekolah

5 Update data keseluruhan pada Dapodik

Pengecekan dan pendaftaran peserta didik tidak


6
mampu pada Dapodik

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 7


7 Verval PTK/Pendaftaran NUPTK

8 Verval data peserta didik

9 Verval GTK

Melakukan pengentrian data jumlah jam


10
mengajar dan roster

11 Update data rombongan belajar naik tingkat

12 Melakukan pengentrian data PPDB

13 Penginputan data peserta didik baru

14 Pengumpulan fotokopi ijazah dan SHUN SMP

15 Melakukan daftar ulang peserta didik

Pengecekan data peserta didik sesuai


16 ijazah/SHUN SMP untuk persiapan ujian
nasional

17 Pengeprinan lembar belakang ijazah

18 Persiapan dan pembagian berkas kelulusan

19 Memperbaharui DUK

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 8


20 Membuat rekap peserta didik

Pembuatan absen guru, pegawai, dan peserta


21
didik

22 Pembuatan absen shalat peserta didik

23 Membuat pengajuan pengadaan ATK

Keterangan:
= Jadwal dapat berubah sewaktu-waktu
= Jadwal tetap

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 9


PROGRAM KERJA TATA USAHA SMK PERBANKAN PUASA
BULAN JANUARI-JUNI
TAHUN PELAJARAN 2019/2020

No Januari 2019 Februari 2019 Maret 2019 April 2019 Mei 2019 Juni 2019
Kegiatan
. 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1 Melakukan perpanjangan SK

Mengikuti kegiatan forum operator SMK Swasta


2
Pekanbaru-Riau

3 Update aplikasi Dapodik

4 Update data sekolah

5 Update data keseluruhan pada Dapodik

Pengecekan dan pendaftaran peserta didik tidak


6
mampu pada Dapodik

7 Verval PTK/Pendaftaran NUPTK

8 Verval GTK

Melakukan pengentrian data jumlah jam mengajar


9
dan roster

10 Melakukan daftar ulang peserta didik

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 10


11 Memperbaharui DUK

12 Membuat rekap peserta didik

13 Pembuatan absen guru, pegawai, dan peserta didik

14 Pembuatan absen shalat peserta didik

15 Membuat pengajuan pengadaan ATK

Mengolah, mengecek, dan melakukan pencetakan


16
transkip nilai dan nilai ijazah kelas XII

17 Pembuatan SHUN dan SKBB kelas XII

Keterangan:
= Jadwal dapat berubah sewaktu-waktu
= Jadwal tetap

Pekanbaru, September 2019


Mengetahui,
Kepala SMK Perbankan Riau Plt. Kepala Tata Usaha

Yossy Syafrianti, S.T., M.Pd. Riza Deswita, S.Pd.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 11


BAB IV
RENCANA ANGGARAN

No. Keterangan Anggaran Jumlah


I Juli
Cartridge printer 3 buah Rp 120.000 Rp 360.000
Plastik ijazah 300 org Rp 5.000 Rp 1.500.000
Sablon plastik ijazah 300 org Rp 2.000 Rp 600.000
Penulisan ijazah
Fotokopi ijazah 1 x Rp 425.700 Rp 425.700
Fotokopi SHUN 1 x Rp 402.000 Rp 402.000
Fotokopi transkrip 1 x Rp 66.700 Rp 66.700
Pengeprinan dan fotokopi SK Job Des 1 x Rp 100.000 Rp 100.000
II Maret
Pembuatan SHUN dan SKBB 3 rim Rp 40.000 Rp 120.000
III April
Kertas concord 2 rim Rp 230.000 Rp 460.000
IV Setiap Bulan
Iuran operator 12 bln Rp 50.000 Rp 600.000
Kegiatan forum operator 12 bln Rp 100.000 Rp 1.200.000
Pengeprinan dan fotokopi perpanjangan
12 bln
SK Rp 16.700 Rp 200.400
Kertas A4 60 rim Rp 40.000 Rp 2.400.000
Kertas F4 60 rim Rp 40.000 Rp 2.400.000
Amplop Kop 20 ktk Rp 95.000 Rp 1.900.000
Kertas kop 12 rim Rp 175.000 Rp 2.100.000
ATK 1 x Rp 500.000 Rp 500.000
Total Rp 15.334.800

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 12


BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
Ketatausahaan sangat penting dan strategis dalam penyelenggaraan pendidikan di
sekolah, sebab bidang tugasnya secara langsung maupun tidak terkait dengan proses belajar
mengajar. Mengawali tugas urusan ketatausahaan dimulai dengan menyusun program kerja
(perencanaan), sebab suatu program kegiatan akan terlaksana dengan baik dan optimal bila
dilakukan dengan perencanaan yang baik. Secara garis besar program kerja ini berisi antara
lain :
1. Jumlah pegawai tata usaha.
2. Administrasi ketatausahaan, meliputi administrasi kesiswaan, kepegawaian, inventaris,
dan surat-menyurat.
3. Program kegiatan, meliputi jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, dan rencana biaya.
B. Saran-saran
Dengan dibuatnya program kerja ini, diharapkan dapat tercapai semua sasaran yang
direncanakan dan betul-betul dapat dijadikan landasan untuk semua anggota Tata Usaha
dalam melaksanakan tugas yang diberikan.
C. Penutup
Dengan segala kekuarangan dan keterbatasan Program Kerja Tata Usaha SMK
Perbankan tahun pelajaran 2019/2020 telah kami susun. Kritik dan saran sangat diharapkan
demi sempurnanya program kerja tahun mendatang.
Program kerja ini tersusun berkat kerjasama dari berbagai komponen sekolah. Oleh
karena itu, diucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan
program kerja ini.

Pekanbaru, September 2019


Plt. Kepala Tata Usaha,

Riza Deswita, S.Pd.

Program Kerja Tata Usaha SMK Perbankan Riau 13