KD 5.

1 Definisi mesin-mesin kantor

A. Pengertian Mesin-Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan
mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.

B. Pemilihan mesin-mesin kantor

1. Mesin benar-benar diperlukan.
2. Jenis mesin hendaknya praktis.
3. Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
4. Mesin dapart mempercepat terselesaikannya pekerjaan
5. Mutu mesin harus benar-benar baik
6. Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja
7. Masin dapat digunakan untuk berbagai keperluan
8. Pemeliharaan mesin mudah dilakukan
9. Pelatihan untuk pengoperasian mesin dapat dilaksanakan dengan mudah
10. Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan
11. Tersedia ruang kantor untuk meletakan mesin.

C. Jenis-jenis mesin kantor

1. Pesawat Telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya
dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
2. Faksimili
Faksimili adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang
hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.
3. Mesin Stensil
Mesin Stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak
dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau
sit stensil.
4. Proyektor OHP
Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara
visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau
gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil
proyeksi yang lebih jelas dan besar.
5. Printer
Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa
teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.
Dua Jenis Printer:
Leser Jet (menggunkan leser seperti pada mesin fotokopi)
Inkjet (menggunakan tinta)
6. Mesin Ketik
Mesin ketik adalah mesin yang digunakan untuk mencetak data atau mengetik data berupa teks
secara manual. Jenis-jenis mesin ketik ada dua yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik.
 7. Mesin komputer
Mesin komputer adalah mesin yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan kita seperti untuk
melakukan pembuatan/pengetikan dokumen, untuk presentasi, untuk menghitung secara cepat dan
merupakan suatu alat yang digunakan untuk mengelola data yang dapat digunakan sesuai dengan
perintah yang telah dirumuskan.

D. Keuntungan mesin-mesin kantor

 Menghemat tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapaat mengerjakan pekerjaan lain.
 Menghemat waktu kerja.
 Meningkarkan ketelitian dan mutu kerja.
 Mengurangi rasa bosan dan stress.
 Pekerjaan tampak menjadi lebih baik.
 Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek.
 Mengurangi kelelahan pegawai.
 Memberikan informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajemen.

E. Kerugian mesin-mesin kantor

 Mesin tidak dapat menyelesaikan pekrjaan yang memrlukan kecerdasan dan analisa tinggi.
 Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi.
 Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan bagi
operator.
 Fleksibillitas beberpa mesin kurang.
 Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada mesin.

F. Faktor-faktor dalam memilih perlengkapan kantor dan mesin-mesin kantor

 Pekerjaan dan cara penyelesaiannya
Sebelum melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas sehingga
dalam pelaksanaanya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan benar-benar mendukung
dalam pencapaian tujuan.
 Kebutuhan pegawai perseorangan
Setiap pegawai di kantor melaksanakan pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas.
Dengan demikian setiiap pegawai memerlukan peralatan yang mungkin berbeda dengan pegawai yang
lain.
 Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan
Dengan adanya perlengkapan dan mesin kator maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran
atau biaya seharusnya dapat ditekan, sehinigga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan untuk
membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang.
 Fleksibilitas penggunaan.
Mesin hendaknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu
pekerjaan.
 Harga dan penanaman modal
Pengadaan perlengkapan hendaknya memperhatikan keuangan yang dimiliki perusahaan, jika
memang akan melakukan pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yang awet dan menjadi aset bagi
perusahaan.
  Kemampuan kesatuan
Keberadaan mesin harus dapat mendukung pekerjaan di suatu kesatuan kerja.
 Nilai keindahan
Keindahan merupakan suatu faktor yang sangat penting untuk menambah semangat kerja dan
produktivitas kerja karyawan.
 Preferensi pegawai
Segala jenis perlengkapan yang akan menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan
kelayakan berdasarkan pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yang sangat penting.
 Pengaruh terhadap syatat-syarat pegawai
Syarat disini adalah berkaitan dengan kemampuan yang ditentukan untuk menjadi pegawai dan
syarat mengenai jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan.
 Ramalan mengenai beban pekerjaan
Memprediksi mengenai jumlah dan jenis pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan
peralatan kantor yang baru, dengan melakukan remalan maka alat yang dibeli dapat digunakan dalam
jangka yang lebih lama.
 Kualitas pekerjaan tata usaha
Jika tata usaha menginginkan hasil kerja yang baik maka perlatan yang dibeli harus mendukung
untuk mencapai tujuan tersebut.

KD 5.2 MENGURAIKAN JENIS-JENIS MESIN KANTOR

JENIS MESIN KANTOR
Untuk mengatur kesuksesan manajemen pemeliharaan, maka ada dua unsur yang harus
ditentukan terlebih dahulu, yaitu keterlibatan karyawan dan prosedur pemeliharaan. Adapun tentang
prosesur pemeliharaan mesin-mesin, factor yang perlu diperhatikan adalah prosedur pembersihan dan
pelumasan. Pembersihan ini ditujukan untuk menghindai korosi, kemacetan akibat adanya kotoran dan
kegiatan ini dilakukan secara rutim. Sedangkan pelumasan bertujuan agar tidak terjadi gesekan marerial
mesin secara langsung, mendinginkan panas mesin pada kondisi tertentu, dan memperpanjang umur
mesin.
Menurut Sedarmayati jenis-jenis mesin kantor tersebut antara lain:

1. Komputer (Computer)
Adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas yaitu menerima input,
memproses input sesuai dengan instruksi yang diberikan, menyimpan perintah dan hasil pengolahnya,
serta menyediakan output dalam bentuk informasi.

2. Mesin TIK (Typerwriter)

Mesin tulis manual atau mesin tulis biasa yang dijumpai sehari0hari pada tiap kantor yang dapat
dipergunakan untuk mengetik berbagai macam surat, naskah atau teks, mengetik tabel, pekerjaan kecil
seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartu pos dan lain lain.

3. Mesin TIK Elektronik (Memorywriter)

Mesin ini sama saja penggunakaanya dengan mesin tik manual, tetapi mesin tik elektronik lebih
canggih dibandingkan dengan mesin pendahulunya.
4. Mesin Fotocopi (Photocopy machine)
 Mesin yang digunakan untuk menggandakan atau memperbanyak dokumen-dokumen.

5. Facsimile (telecopier)
Alat pengirim dokumen atau gambar dari satu tempat ke tempat lain dengan menggunakan
saluran telepon. Pengiriman bisa dilakukan apabila pengirim dan penerima sama-sama mengaktifkan
mesin ini.

6. Mesin Penghancur Kertas (Shredder)

Penghancur kertas (paper shradder) yang digunakan untuk menghncurkan dokumen berupa
kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.

7. Mesin Penyalin Dikte (Transcribing Machine)

Mesin rekaman yang digunakan untuk menyimpan informasi yang sifatnya sementara.

8. Telex (Teleprinter Exchange)

Alat komunikasi tertulis elektronik jarak jauh yag dipergunakan pada jasa telekomunikasi dalam
bentuk telex.

9. Overhead Projector (OHP)

Benda yang berguna untuk melihat bayangan gambar diapositif seperti pada umumnya
digunakan untuk presentasi di kelas.

KD 5.3 MENGEMUKAKAN PROSEDUR PENGOPERASIAN MESIN-MESIN KANTOR

KD 5.4 MENGEMUKAKAN PROSEDUR PEMELIHARAAN MESIN-MESIN KANTOR

Pemeliharaan Mesin-mesin kantor
Manfaat pemeliharaan dan perawatan barang adalah :
barang-barang akan terpelihara dengan baik, sehingga jarang terjadi kerusakan
 Memperpanjang umur barang
 Menghindari kehilangan
 Menghindari penyimpanan yang tidak teratur
 Dengan terpelihara, akan menghasilkan pekerjaan yang baik

Macam-macam pemeliharaan dan perawatan barang :

 Menurut kurun waktu
 Menurut jenis barang

Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor

Untuk memelihara dan merawat barang kantor, hendaknya memperhatikan cara-cara berikut :
 Selalu bersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah dipergunakan
 Selalu memperbaiki barang yang rusak
  Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenisnya
 Selalu menyimpan kemabali barang yang telah dipergunakan pada tempat semula dan dalam
keadaan baik dan benar
 Selalu mengoprasikan atau menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan
aturan pemakaian

Pemeliharaan mesin kantor

Pengurusan pemeliharaan daoat ditempuh dalam 3 cara sebagai berikut :
 Kontrak pemeliharaan (maintenance contrascts)
 Servis perorangan (individual service calls)
 Servis kantor (company operated services)

KD 4.1 MENJELASKAN DEFINISI PERLENGKAPAN KANTOR

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

- Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak
tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dsb.
- Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali atau
tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, dsb.

Penanganan perlengkapan kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang digunakan pada suatu bagian kantor
biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana
kebutuhan yang telah di tentukan melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa, dll.

Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi
administrative (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri ).

Pengeluaran
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepala unit berdasarkan bon permintaan dan harus di
catat pada buku pengeluaran barang.
Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus-menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap
dipakai saat diperlukan.

Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris
berdasarkan peraturan yang berlaku.
KD 4.2 MENGURAIKAN JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR
JENIS – JENIS PERLENGKAPAN KANTOR
Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi,
perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin
mempermudah pekerjaan para pegawainya. Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan
memudahkan kita untuk mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer,
contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang
foto copy.

Berikut adalah CONTOH Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan pada suatu instansi.

1. Perbekalan kantor (office suplies)

(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya sehari-hari di kantor. Benda ini
biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan
berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali.

2. Peralatan kantor (office appliences)

Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin,
atk.

3. Mesin-mesin kantor (office machine)

Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan
dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik.

4. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja
yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.

5. Hiasan kantor (office ornament)

Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di kantor.
Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat
meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga
kinerja meningkat.

6. Perabot kantor tempelan (office fixture)

Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan lain di kantor. Misalnya lemari
yang telah menjadi satu dengan gedung, rak buku yang menempel di dinding.

7. Alat bantu peraga

Yaitu alat-alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan
pendengar misalnya tape recorder, LCD, televisi dll. Alat ini sangat penting ketika terjadi komunikasi
antara penyaji dan pendengar untuk membantu meningkatkan pemahaman antar komunikan dan
komunikator.

8. Mesin Absensi
Absensi sidik jari, sekarang ini menjadi kebutuhan untuk hampir setiap bidang usaha. Absensi
sidik jari, di gunakan karena efektif dan aman. Dengan menggunakan mesin absensi sidik jari, diharapkan
dapat meningkatkan kinerja karyawan.

KD 4.3 MENERAPPKAN TATA CARA PEMILIHAN PERLENGKAPAN KANTOR

Memilih Peralatan dan Mesin Mesin Kantor
Dalam memilih peralatan dan mesin mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal yang
perlu diperhatikan dalam memilih mesin mesin kantor, yakni :

1) Mesin yang akan dipakai harus betul-betul diperlukan

2) Jenis mesin hendaknya adalah mesin yang praktis
3) Mesin tersebut bisa mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4) Mesin bisa mempercepat selesainya suatu pekerjaan
5) Mutu dari mesin harus benar -benar baik
6) Mesin bisa membantu mengurangi kesulitan pekerjaan
7) Mesin dapat digunakan untuk bermacam -macam pekerjaan
8) Pemeliharaan mesin bisa dilakukan dengan cara yang mudah
9) Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut bisa dilakukan dengan mudah
10) Mesin bisa disesuaikan dengan mutu pegawai
11) Pertimbangkan apakah terdapat ruang kantor untuk mesin tersebut

KD 4.4 MENGANALISIS PEMILIHAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah aset penting yang harus dimiliki oleh sebuah instansi demi kelancaran
operasionalnya. Pemenuhannya menjadi agenda belanja rutin yang disesuaikan dengan kebutuhan. Baik
itu perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar, ketiganya memerlukan barang-barang standar
yang hampir sama. Perbedaannya adalah pada bagian kuantitas serta bidang usaha yang dijalankan.
Dengan pemilihan yang tepat, tentunya investasi yang dikeluarkan akan benar-benar bermanfaat untuk
mendukung mekanisme dan efisiensi kantor.

Perusahaan-perusahaan berskala besar biasanya lebih memilih untuk mendapatkan Perlengkapan &
Peralatan kantor dengan bekerja sama dengan satu distributor dalam perjanjian tender. Hal ini
memudahkan instansi untuk melakukan pembelian secara berkelanjutan selama kedua belah pihak tidak
ada yang dirugikan. Sedangkan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah, pembelian barang-
barang tersebut cenderung dilakukan secara langsung dari supplier manapun. Akan tetapi, pekerjaan
menjadi lebih banyak karena selain memilih distributor, perusahaan juga harus memperhatikan
beberapa hal agar mendapatkan produk yang berkualitas.
Pengadaan peralatan atau mesin-mesin kantor serta perlengkapannya menjadi tugas penting yang harus
dijalankan demi kelancaran kinerja di dalam kantor yang bersangkutan. Namun, diperlukan
pertimbangan beberapa hal dalam memilih Perlengkapan & Peralatan kantor, di antaranya:

 Peralatan yang dipilih benar-benar dibutuhkan

 Jenisnya sebaiknya yang praktis
 Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
 Mutunya harus benar-benar baik
 Pelatihan untuk pengoperasian dapat dilakukan dengan mudah
 Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan
 Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan
Selain mempertimbangkan hal-hal di atas, pemilihan Perlengkapan & Peralatan kantor juga perlu
melihat faktor-faktor penting berikut:

1. Pekerjaan dan cara penyelesaiannya – rumusan pekerjaan yang jelas memberikan gambaran
tentang perlengkapan dan peralatan apa saja yang dibutuhkan untuk mendukung proses
penyelesaiannya.
2. Kebutuhan setiap pegawai di kantor – prinsip pembagian tugas yang jelas menunjukkan
kebutuhan peralatan yang berbeda dari satu pegawai dengan pegawai yang lain.
3. Efisiensi jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan – penghitungan yang matang dan pemilihan
yang tepat akan mempengaruhi penekanan pada penghematan waktu dan jumlah pengeluaran.
4. Fleksibilitas penggunaan – pekerjaan yang dipilih sebaiknya dapat digunakan untuk
menyelesaikan berbagai pekerjaan.
5. Harga dan penanaman modal – pilih alat yang awet sebagai aset dengan tetap memperhatikan
kondisi finansial perusahaan.
6. Nilai estetika – tampilan produk yang baik tentu memberikan dampak positif pada semangat
kerja dan produktivitas karyawan.
7. Perferensi pegawai – pemilihan perlengkapan dan peralatan di dasarkan oleh adanya SDM yang
berpengalaman dalam menggunakannya.
8. Pengaruh terhadap syarat-syarat karyawan – berkaitan dengan kemampuan dan jumlah
pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan
9. Prediksi beban pekerjaan – prekdisi diperlukan karena peralatan diharapkan dapat digunakan
dalam jangka waktu yang lama.
10. Kualitas pekerjaan tata usaha – peralatan dan perlengkapan yang dibeli harus mendukung
tujuan untuk mencapai hasil kerja yang diinginkan.

Kebutuhan akan Perlengkapan dan Peralatan kantor merupakan hal yang berkelanjutan dan terus
menerus demi kelangsungan hidup perusahaan. Oleh karena itu, pemilihan dan penghitungan yang bijak
akan memberikan dampak positif secara keseluruhan.