Instructivo Gastos

OFICINA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
OFICINA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
Código:
DOP 001
Instructivo para el Subproceso el Fecha:
Ordenamiento de Pagosde Transición Anticipo Junio 2004Septiembre
2004
para Gastos.
Coordinación de Página
Organización y Procesos - -2--
INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO PARA GASTOS.ORDENAMIENTO DE

PAGOS
N° Fecha de Aprobado por Máxima

Elaborado por Sello
Revisión Modificación Autoridad
Lic. Tibisay Oramas Resolución. N°:
Fecha:
Código:
DOP 001
2004
para Gastos.
CARACAS, Junio Septiembre

20042004

Elaborado por Sello
Lic. Tibisay Oramas Resolución. N°:
Fecha:
Código:
DOP 001
2004
para Gastos.
COMISIÓN REESTRUCTURADORAJUNTA ADMINISTRADORA
AUTORIZADO PARA SU EJECUCIÓN
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE SECRETARIO
FECHA DE APROBACIÓN: RESOLUCIÓN N°:

Elaborado por Sello
3 16-06-200401-09- Lic. Tibisay Oramas Resolución. N°: 2464
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
para Gastos.
RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN Y CUMPLIMIENTO
Conformado por dependencias Elaborado por:
que intervienen en los procesos:
OFICINA DE TECNOLOGÍA Y
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
COORDINACIÓN DE
ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
para Gastos.
INDICE
TEMA CONTENIDO Pág.
TEMA CONTENIDO Pág.
I. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO SUBPROCESO 4

4
II. UNIDADES QUE INTERVIENEN 4
III. BASE LEGAL 4
IV. NORMAS GENERALES 5
V. NORMAS ESPECIFICAS PARA EL CONTROL POSTERIOR 7
VI. NORMAS PARA EL MANEJO DE LA CAJA CHICA 8
VII. GASTOS A SER CUBIERTOS POR EL ANTICIPO 10
VIII. RENDICIÓN DE CUENTA DEL ANTICIPO 19
IX. SECUENCIA DE PROCESOS ANTICIPOS PARA GASTOS 22
X. DIAGRAMAS DE FLUJO 32
XI. ANEXOS 41

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
para Gastos.
I OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO 4
II UNIDADES QUE INTERVIENEN 4
III BASE LEGAL 4
IV NORMAS PARA EL ORDENAMIENTO DE PAGOSGENERALES
V GASTOS A SER CUBIERTOS POR EL ANTICIPO 10
vVI SECUENCIA DE PROCESOS SOLICITUD DE PAGOSANTICIPOS PARA

GASTOS 15
VII DIAGRAMAS DE FLUJO 21
VIII ANEXOS

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
para Gastos.
I. OBJETIVO DEL PROCESOSUBPROCESO
Establecer, regular y ejecutar las políticas y normativas a nivel institucional, en lo que

respecta a la solicitudeslos Anticipos para Gastos. de los pagos por todos los
conceptos.
II. UNIDADES QUE INTERVIENEN
 Junta Administradora del IPASME.

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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
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para Gastos.
 Unidades Organizativas ejecutoras del presupuestoIPASME.
 Oficina de Planificación y Presupuesto.
 Oficina de Auditoria Interna.
 Oficina de Administración.
 Oficina de Finanzas.
III. BASE LEGAL
 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal.
 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y su Reglamento
 Ley de Simplificación de Trámites Administrativos.
 Ley Contra la Corrupción.
 Ley de Licitaciones
 Ley del Estatuto de la Función Pública.
 Normativas y Lineamientos eEmanados de la O.N.A.P.R.E
 Lineamientos emanados de las Oficinas de Planificación y Presupuesto y

Auditoria Interna.

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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
para Gastos. Página
Coordinación de
Organización y Procesos - - 10 -
-
 Resolución de Junta N° 2464 de fecha 21-06-2004.
IV. NORMAS PARA EL ORDENAMIENTO DE PAGOS:GENERALES
1. A través del proceso de Planificación y Presupuesto, se establecen los

lineamientos a seguir por todas las Unidades Organizativas ejecutoras de
presupuesto del nivel central y regional, en lo que respecta a la formulación,
ejecución, modificaciones y control del presupuesto enmarcado en la normativa
legal vigente.
2. Todas las Unidades Organizativas ejecutoras del presupuesto a nivel central y

regional, son las responsables de elaborar y presentar ante la instancia
correspondiente, el anteproyecto de presupuesto el cual debe ser elaborado en
base a los objetivos, metas y actividades de programas a ejecutar en el ejercicio
económico y financiero, es decir al Plan Operativo Anual, que se planificó para
llevar a cabo la gestión institucional.
3. Los fondos en anticipo, de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica de

Administración Financiera del Sector Público y su Reglamento, se establecen en
base a la autorización de la Máxima Autoridad del organismo ordenador de

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
compromisos y pagos, previa solicitud de la Dirección de Administración del

IPASME.
4. El Anticipo para Gastos, es una transferencia de fondos que se otorga a los

cuentadantes responsables de cada Unidad IPASME y la misma, estará
destinada a cubrir la ejecución de las partidas presupuestarias previamente
autorizadas para el Ejercicio Económico Financiero.
5. Los responsables del manejo de los Anticipos para Gastos, deben cumplir tanto
con las leyes y normas establecidas en este Manual, como cualesquiera otras
disposiciones legales relacionadas con la administración de fondos públicos, a
objeto de garantizar la protección y utilización de los recursos asignados en
forma racional, eficaz, eficiente y efectiva.
6. El monto del primer anticipo tendrá un máximo del 8% del monto anual,
autorizado para gastar y se determinará con base al estudio de las necesidades
reales de cada Unidad IPASME, tomando en consideración las partidas
presupuestarias que manejen, mediante la programación de desembolsos que
determine la Oficina de Finanzas para el año presupuestario.
7. El monto correspondiente al Anticipo para Gastos, será depositado en una

cuenta corriente destinada para tal fin, en una Entidad Financiera cercana a la
localidad, donde esté ubicada la Unidad IPASME.
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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
8. La entrega de los recursos para gastos que se efectuará a las Unidades

IPASME, será por el proceso de asignación financiera denominada Anticipo para
Gastos, el cual consiste en reponer los gastos ejecutados a través de una orden
de pago sin imputación presupuestaria y su posterior depósito en cuenta, a
través de transferencia en cuenta.
9. El Anticipo para Gastos, se utilizará para cancelar bienes y servicios;

entendiéndose por Bienes la adquisición de insumos necesarios para el buen
funcionamiento de las Sedes IPASME y por Servicios: la contratación de
empresas para realizar reparaciones menores, en infraestructura equipos
médicos y de oficina de la Unidad IPASME.
10. Los funcionarios de la Unidad IPASME, autorizados para movilizar la cuenta

corriente, deben registrar en la Oficina de Finanzas y en la Oficina de Auditoria
Interna, sus respectivas firmas y datos personales, a los fines de los controles
existentes.
11. La cuenta corriente del Anticipo para Gastos será movilizada por dos firmas
conjuntas, siendo obligatoria la del funcionario de mayor jerarquía de la Unidad
IPASME, el Coordinador Financiero y/o Administrador.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
12. El Administrador de la Unidad IPASME, está en la obligación de supervisar la

correcta ejecución de su presupuesto y es el responsable, conjuntamente con el
Director de la Unidad y el Coordinador Financiero de todos los desembolsos
efectuados.
13. El Anticipo para Gastos no podrá ser utilizado en los siguientes rubros: compras
de bienes capitalizables, los cuales se harán a través de la Administración
Central; cancelación de deudas por concepto de compras a créditos; cancelación
de acreencias de años anteriores; cambiar cheques, otorgar préstamos o aceptar
vales a cuenta de sueldo; compras de regalos, pagos al personal diferentes a
suplencias, pago de honorarios profesionales (sueldos) o contratos (sueldos).
14. La reposición del Anticipo para Gastos, se solicitará una vez que la Unidad
IPASME, haya ejecutado y rendido cuenta de al menos el SETENTA Y CINCO
POR CIENTO (75%) del anticipo recibido, una vez al mes.
15. La Reposición del Fondo; se realizará a través de la Oficina de Administración,

previa conformación de la Oficina de Auditoria Interna.
16. Quedan vigentes todas las normas establecidas para el manejo o registro de las
actividades administrativas en el libro columnar.
V. NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL CONTROL POSTERIOR.

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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
1. En el control posterior se debe realizar la inclusión y posterior verificación

presupuestaria de cada gasto, a través del Subsistema de Presupuesto.
2. A través del control posterior se constatará que el gasto haya sido ejecutado
presupuestariamente de manera correcta, y si la subpartida o especifica
utilizada, cuenta con disponibilidad presupuestaria para ejecutar tal erogación.
3.
4. Se deben desglosar los recaudos, revisando detalladamente cada uno,

verificando que no haya irregularidad en el control previo o presupuestario.
5. Serán objetados aquellos recaudos que presenten algún tipo de irregularidad o

anomalía.
6. Las facturas o comprobantes que hayan sido objetados por control posterior,
serán deducidas del monto a reponer, ya que al totalizar definitivamente el
monto de los reparos, solo se repondrá el anticipo original (8% de su
presupuesto menos el monto objetado).
VI. NORMAS PARA EL MANEJO DE LA CAJA CHICA:
1. Las Cajas Chicas deben ser creadas en todas las Unidades IPASME, utilizando
los recursos del Anticipo para Gastos, de acuerdo a las disposiciones
establecidas en la Resolución de Junta vigente.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
2. Las Cajas Chicas deben ser creadas con la finalidad de adquirir materiales que
no sean susceptibles de almacenaje, de uso inmediato y cuyo pago deba
realizarse en efectivo.
3. Los montos de la Caja Chica o Caja Menor no podrán ser mayor al establecido
en la Resolución de Junta, vigente para el momento.
4. La rendición de cuentas de la Caja Chica, debe hacerse a través del formato

“Relación de Caja Chica”, el cual indicará los siguientes datos: Nombre del
beneficiario, N° de la factura, fecha, concepto del gasto, monto, así como la
imputación presupuestaria utilizada.
5. La Caja Chica puede ser repuesta hasta un máximo dos (2) veces al mes.
6. La Caja Chica debe estar respaldada por facturas que reúna los requisitos
legalmente aceptados.
7. Todas las erogaciones hechas con los recursos de la Caja Chica deben
registrarse en el Libro de Caja Chica, el cual será auditado periódicamente para
verificar su registro y control.
8. Para la reposición de la Caja Chica, debe elaborarse la Relación de Caja Chica,

en la cual se deben discriminar los gastos por facturas, indicando la imputación
presupuestaria ajustada con la erogación.
9. Las facturas deben contener la descripción de los artículos comprados, en caso

contrario no serán aceptadas.
10. Cada Unidad debe establecer dos (2) Cajas Chicas: una de Gastos y otra de
Contribuciones, por los montos establecidos en la Resolución de Junta vigente.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
11. Los montos máximos a cancelar con la Caja Chica de Contribuciones se

encuentran establecidos en la Resolución de Junta vigente.
12. Los montos a cancelar por contribuciones deben ajustarse a la Tabla de Actos
Médicos vigentes en la Institución.
1. Para tramitar la solicitud de pagos, la Dependencia Organizativa Solicitante debe

elaborar a través del Sistema de Administración Financiera Subsistema
Ordenamiento de Pagos, el formato de Solicitud de Orden de Pago, el cual
tendrá que estar aprobado por el Director, Coordinador y Administrador de la
Dependencia.
2. Toda orden de pago debe tener anexo los recaudos originales correspondientes
según el tipo de pago y lo que establezca formalmente la Oficina de Auditoria
Interna.
3. Toda solicitud de pago debe tener su respectivo control previo, el cual será
responsabilidad directa del Director, Coordinador y Administrador de la
dependencia organizativa solicitante del pago.
4. Toda solicitud de pago debe tener su respectivo control posterior el cual estará
bajo la responsabilidad de la Oficina de Auditoria Interna.
5. La Oficina de Finanzas no aceptará ninguna Solicitud de Pago que no esté

relacionado en el Subsistema de Ordenamiento de Pagos.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
6. En caso de contingencia es decir que no esté operativo el Subsistema de

Ordenamiento de Pagos por razones estrictamente de orden técnico, problemas
eléctricos y otros que entorpezcan el normal desenvolvimiento de ordenamiento
de pagos a través del Subsistema, se debe elaborar la orden de pago manual en
el formato que se estableció la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información
para tal fin. En estos casos la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información,
informará por escrito o correo electrónico la oportuna utilización de dicho
formato.
7.
8. El IPASME a través de la Oficina de Auditoria Interna, controlará la veracidad y

legalidad de los pagos causados, efectuándoles su correspondiente control
posterior.
9. Los Administradores de las Dependencias Organizativas del IPASME, , deben

emitir una copia de la Orden de Pago firmarla y enviarla a la Coordinación de
Contabilidad adscrita a la Oficina de Administración, a fin de que esta cree el
compromiso de pago (PASIVO), a través del correcto y oportuno registro
contable.
10. Las Dependencias Organizativas deben mantener informada a la Oficina de

Auditoria Interna y Oficina de Finanzas de las firmas correspondientes a los

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
Directores, Coordinadores y Administradores, con el fin de mantener un registro

de las mismas.
11. No se dará curso a ninguna solicitud de pago que no se encuentre relacionada

en el correspondiente formato de la ORDEN DE PAGO, el cual deberá
generarse a través del Sistema Control Gestión Gobierno Subsistema de
Ordenamiento de Pagos y posteriormente imputarse por la partida
correspondiente en la opción de presupuesto inserta dentro del mismo
Subsistema de Ordenamiento de Pagos.
12.
17. Las Solicitudes de Pagos que cancelen o paguen una Orden de Compra
Los Anticipos para Gastos están destinados a cubrir lo siguientes gastos: Gastos
Generales y de Caja Chica, Gastos de Suplencia, Gastos por Contribuciones GASTOS
A SER CUBIERTOS POR EL ANTICIPO PARA GASTOS.
Gastos Generales:
- Son las erogaciones por concepto de adquisición de materiales y servicios que

serán necesarios para el buen funcionamiento operacional de los IPASME,
- Las Unidades IPASME contarán con un fondo de caja chica para cubrir los gastos
menores y las adquisiciones por facturas, según los montos establecidos en la
Resolución de Junta que rija o esté vigente para ese momento.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
Gastos por Adquisición de Insumos:
- Las empresas deben estar inscritas en el Registro de Proveedores del IPASME

Regional, cuando la adquisición sea de materiales médicos, odontológicos .
- Las facturas deben ser originales y estar ajustadas a los requerimientos exigidos por
el SENIAT, establecido en la Gaceta Oficial Vigente. Estas deben reunir las siguientes
características: Fecha, Nombre de la Unidad IPASME, Cantidad de Artículos,
descripción y precios unitarios, No tener enmendaduras de ningún tipo, Al ser pagado
por el beneficiario debe colocarse cancelado, Debe contener el sello de entrada al
almacén, incluidas las compras por caja chica y acta de recepción de mercancía por
Director y Coordinador Financiero y almacenistas.
Gastos por Servicios:
VII. GASTOS CUBIERTOS POR EL ANTICIPO.
Gastos Generales:
Son todas aquellas erogaciones por concepto de adquisición de materiales y servicios

que permiten el buen funcionamiento de las Unidades Regionales. Estos son:

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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
1. Gastos por insumos médicos, de oficina, laboratorio, odontológico, limpieza,

prensa, lavandería, servicios recibidos.
2. Gastos por suplencias.
3. Gastos por Contribuciones Ordinarias.
1. Gastos por insumos médicos, de oficina, laboratorio, odontológico, limpieza,

prensa, lavandería, servicios.
Requisitos para la Adquisición de Insumos:
- Crear el Registro de Proveedores.
- Las empresas regionales deben estar inscritas en el Registro de Proveedores de

cada IPASME.
- Las facturas deben ser en original y a la vez deben reunir las siguientes
características: N° de R.I.F., fecha, N° de factura, nombre del IPASME,
descripción del producto, precio unitario.
- Sin enmendaduras ni tachaduras.
- Toda adquisición de insumos debe hacerse ajustándose a los montos máximos

por facturas, aprobadas en Resolución de Junta vigente.
- Solicitar tres (3) cotizaciones de las casas comerciales de la región, a fin de

seleccionar la que reúna los requisitos de mejor calidad y precio.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
- Sin errores aritméticos.
Requisitos para la Cancelación de los Insumos:
- Se utilizará cheque comprobante, el cual será copia fiel del cheque original.
- Los cheques deben emitirse en el mismo orden consecutivo del talonario.
- Cada cheque comprobante, debe tener anexo los documentos originales

probatorios de la transacción y que comprueben que el pago se efectuó
satisfactoriamente.
- Los cheques comprobantes utilizados para la ejecución del Anticipo para

Gastos, deben señalar en el espacio correspondiente, el concepto que
origina el pago, nombre del beneficiario, Número de la Cédula de Identidad,
fecha, firma de la persona receptora del cheque y sello de la casa comercial.
Por parte de la Unidad los cheques comprobantes deben contener:
1. Sellos de “No Endosable” , “Caduca a los 90 días” y el sello de la Unidad.
2. Nombre del Banco.
6. Firma de los cuentadantes.
3. Número de Cuenta Corriente.
4. Número del Cheque.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
5. Nombre del beneficiario, que coincidirá con el de la factura, en caso de haber un

autorizado para retirar el cheque deben anexar autorización emitida por el
beneficiario debidamente certificada.
Aclaratorias:
1. Suministro de Leche: - Se suministrará un (1) litro de leche diario a cada

trabajador que esté directamente expuesto a
radiaciones IONIZANTES Y MERCURIALES de
acuerdo a la cláusula 41 del Contrato Colectivo
vigente.
- Este beneficio no tiene carácter retroactivo.
- Se cancelará siempre que la Unidad tenga recursos

tanto presupuestarios como financieros para ello.
- Este beneficio no es extensivo al personal secretarial

ni de mensajería, que laboren en los servicios de RX y
de Odontología.
- Los suplentes y contratados se hacen acreedores de

este beneficio., siempre y cuando, en el caso de las
suplencias, éstas sean superiores a días.
2. Adquisición de Prensa: - Esta Sse adquirirá únicamente los días
laborales o hábiles.
- Deben adquirir
solamente un
periódico

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
nacional y uno
regional.
- Si el pago se realiza a través de un recibo éste debe

indicar: Nombre de o los periódicos, precio unitario y
N°número de días, debe anexarse copia de la cédula
de identidad del beneficiario..
3. Servicio de - Este servicio puede ser quincenal o mensual.
Lavandería: - Los recibos por concepto de pago, deben contener el
nombre de la persona que realizó el servicio y número
de cédula de identidad (sólo en caso de que sea un
particular y no una tintorería), cantidades de piezas,
descripción de las mismas y precio unitario, debe
anexarse copia de la cédula de identidad del
beneficiario..
1. Suministro de Leche: -Se suministrará un (1) litro de leche diario a

cada trabajador que esté directamente expuesto a
radiaciones IONIZANTES Y MERCURIALES, de
acuerdo a la cláusula 41 del Contrato Colectivo
vigente.
- Este beneficio
no tiene carácter retroactivo.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
Se cancelará siempre que la Unidad tenga recursos

tanto presupuestarios como financieros para ello.
Este beneficio no es extensivo al personal secretarial ni

de mensajería que laboren en los servicios de RX y de
Odontología.
Los suplentes y contratados se hacen acreedores de

este beneficio, siempre y cuando, en el caso de las
suplencias, éstas sean superiores a días.
2. Adquisición de Prensa:
- Esta se adquirirá únicamente los días

laborales o hábiles.
- Deben adquirir solamente un periódico

nacional y uno regional.
- Si el pago se realiza a través de un recibo éste

debe indicar: Nombre de o los periódicos, precio
unitario y N° de días.
3. Servicio de Lavandería: - Este servicio puede ser quincenal o mensual.
- Los recibos por concepto de pago, deben

contener el nombre de la persona que realizó el

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
servicio y número de cédula de identidad (sólo

en caso de que sea un particular y no una
tintorería), cantidades de piezas, descripción
de las mismas y precio unitario.
Gastos por Servicios:
Son erogaciones que se realizarán con el fin de dar mantenimiento preventivo y

correctivo a los equipos de oficina, médicos y auxiliares de laboratorio que pertenecen a
cada Unidad IPASME.
Nota aclaratoria: “Los equipos auxiliares de laboratorio son los

microscopios, centrífugas, microcentrífugas, esterilizadores,
cocinillas, destiladores de agua.”
Equipos Médicos y Odontológicos:
El IPASME, cuenta con un equipo de técnicos electromecánicos ubicados en la

Dirección General Sectorial Asistencial, así como técnicos odontológicos a nivel
regional, los cuales deben supervisar periódicamente los equipos odontológicos y
médicos, ubicados en las Unidades IPASME que se encuentren geográficamente cerca
de su Unidad de adscripción, por lo tanto, no será reconocida la contratación de
empresas externas para la reparación de dichos equipos. Salvo que mediante
exposición de motivos, se justifique la contratación de un técnico por la Unidad.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
Requisitos para la prestación del servicio, cuya cancelación se realizará con el

Anticipo:
- Descripción del equipo y de la falla que presenta.
- Ubicación física.
- Serial IPASME (N° de Activo Fijo).
- Serial del equipo.
- Identificación completa del responsable del manejo del equipo.
- Identificación del Jefe de Servicio, donde esté ubicado el equipo.
- Solicitar tres (3) cotizaciones de casas especializadas en reparar equipos

similares (Se tomarán en cuenta la ubicación geográfica de la Unidad para exigir
este requisito).
- El monto máximo a cancelar por reparación, está ajustado a la Resolución de

Junta, vigente para el momento en la que se fije el tope por factura. En caso
que la reparación, sobrepase este tope, debe solicitarse autorización a la
Dirección que corresponda.
Requisitos para la prestación del servicio, cuya cancelación se realizará a Nivel

Central:
- Acta de Buen Funcionamiento, una vez finalizada la reparación del equipo,

debidamente conformada por el Jefe de Servicio y/o responsable del equipo
técnico, Técnico de la empresa y Director Médico y/o Coordinador Financiero.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
- Esta cancelación se realizará para aquellas reparaciones mayores de equipos,

cuya necesidad haya sido manifestada a la dependencia correspondiente.
- Deben anexar: Exposición de motivos y tres (3) presupuestos.
- Comunicación del servicio, donde indican la falla del equipo y las consecuencias
que acarrea la paralización del servicio.
- La Dirección de Administración, seleccionará la empresa que reparará el equipo,

emitirá Orden de Servicio y procederá al pago después de verificar: Acta de Buen
Funcionamiento expedida por la Unidad, firmada por el Director y/o Coordinador
Financiero, el Jefe de Servicio y el Técnico de la empresa.
Nota Aclaratoria: “Las facturas por servicios deben discriminar el monto de

la mano de obra, de los repuestos (en caso
de suministrar éstos) ya que a cada
renglón se le calcula impuestos diferentes
diferentes”
2. Gastos por Suplencias.
- Toda suplencia debe ser autorizada por el Director de Personal (Cargos

Administrativos) o por el Director Asistencial (Cargos Asistenciales).
- Las suplencias son por vacaciones, reposos y permisos.
- Para las suplencias en cargos administrativos y obreros, que por la naturaleza de

sus funciones sean estrictamente necesarias en los servicios, las Unidades

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
deben solicitarla con suficiente antelación por escrito, con una buena exposición
de motivos, ante la Oficina de Recursos Humanos.
- Las Unidades están obligadas a cancelar suplencias por reposos hasta tres (3)
meses, después de este tiempo su cancelación se hace a Nivel Central.
- La Unidad cancelará con su anticipo, suplencias por reposos que no excedan del
mes.
- Todo pago de suplencia, debe venir acompañado de la autorización emitida por

la Dirección correspondiente.
Requisitos para Cancelar Suplencias por Vacaciones:
- Elaborar cheque comprobante, aclarando el concepto (suplencia por

vacaciones).
- Anexar: Copia de la notificación de vacaciones emanada de la Oficina de

Recursos Humanos.
- Copia de la Cédula de Identidad del suplente.
- Formato Pago de Suplencia.
- Si las vacaciones se postergan anexar esta comunicación, así como la

aceptación de la misma por Recursos Humanos.
- Autorización original emitida por la Dirección correspondiente.
Requisitos para cancelar Suplencias por Reposos:
- Elaborar cheque comprobante, aclarando el concepto (suplencia por reposo).
- Anexar la Constancia de Reposo, original sin enmendaduras, ni tachaduras.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
- La Constancia de reposo debe especificar: N° de matrícula del S.A.S del Médico

Tratante, firma del médico, firma y sello del Director Médico de la Unidad.
- La constancia de reposo expedida por un Médico General, no debe exceder de

tres (3) días continuos.
- La constancia de reposo expedida por un Médico Especialista, no podrá exceder

los sesenta (60) días continuos. (exceptuando el reposo pre y post natal).
- Cuando se trate de reposos emitidos por médicos particulares, estos deben ser
avalados por el Coordinador Médico.
Requisitos para Cancelar Suplencias por Permisos:
- Elaborar cheque comprobante, aclarando el concepto (Suplencias por

permisos).
- Anexar oficio donde se le otorga permiso al titular, especificando el día o

número de días solicitados, así como la cláusula contemplada en el Contrato
Colectivo y/o Acta Convenio.
- Anexar original de la autorización emitida por la Dirección correspondiente.
Cálculo para Cancelar Suplencias:
- Cuando un suplente comienza a laborar un miércoles, jueves o viernes y

continúa se le descuenta el primer (1er.) fin de de semana.
- Esto no se aplica a médicos, Odontólogos y Bioanalistas.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
- Se pagará de acuerdo al sueldo o salario básico que devengue por nómina el

titular, este por ningún motivo debe ser inferior al salario mínimo, establecido por
el Ejecutivo Nacional y Publicado en Gaceta Oficial.
- El sueldo o salario básico se divide entre 30 días, para obtener el sueldo o

salario diario y luego este se multiplica por el número de días a pagar.
- Al monto bruto se le deducirá el descuento por concepto de Seguro Social

Obligatorio, dando por resultado el Monto Neto, que es el que realmente pagará
la Unidad.
- Las rendiciones de suplencias deben venir acompañadas de la planilla de

depósito por concepto de retenciones del SSO.
3. Gastos por Contribuciones Ordinarias.
Son erogaciones financieras que realiza el Instituto a favor del afiliado y beneficiarios
por concepto de Actos Médico.
Requisitos para solicitar la Contribución Ordinaria:
- Presentar carnet de afiliado y/o beneficiario.
- El afiliado debe introducir los documentos por la Unidad regional donde resida.
- Existe un plazo de ciento ochenta (180) días continuos para introducir los
documentos, salvo los que tienen seguro privado, a quienes se le tomará como
válida la fecha del finiquito.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
- Factura original y copias, selladas y firmadas por la administración de la clínica,

con numeración impresa, Rif. y nombre del afiliado indicando el paciente
atendido.
- Documento o constancia (récipe) original emitida por el médico donde ordenan

los exámenes.
- Si el tratamiento médico quirúrgico fue ambulatorio, debe indicarlo en la

constancia médica.
- La factura debe presentar el desglose de los gastos.
- Cuando los afiliados sean cónyuges deben anexar:
- Fotocopia de la Cédula de Identidad.
- Carnet donde se evidencien el afiliado y el beneficiario.
- Ultimo talón de pago.
- Si gozan de seguro privado deben anexar finiquito.
- Las facturas y recibos del exterior deben ser avaladas por el Cónsul de
Venezuela, en el país donde se practicó la intervención, con informe traducido
por un intérprete oficial y el monto de la factura equivalente en moneda nacional.
- Los pagos por concepto de contribuciones, deben ajustarse a la tabla de actos

médicos vigente aprobada por la Junta Administradora.
VIII. RENDICIÓN DE CUENTA DEL ANTICIPO PARA GASTOS:

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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
- La rendición de cuentas, se hará cuando se haya agotado el 75% del Fondo de

Anticipo para Gastos una vez al mes.
- Para rendir cuentas del Anticipo para Gastos, se deben agrupar en tres (3)
carpetas con ganchos, los recaudos correspondientes a Gastos Generales
incluyendo la Caja Chica, Suplencias y Contribuciones Ordinarias, así como sus
pagos por Caja Chica, debidamente relacionados en el formato Relación de
Egresos.
- Toda relación de egresos debe especificar lo siguiente: Fecha, N° del

comprobante del cheque, Subpartida presupuestaria afectada con el gasto,
beneficiario y monto.
- Las Notas de Débitos, deben reflejarse en la Relación de Egresos y deben venir

anexos con los respectivos estados de cuentas bancarios.
- Las rendiciones del 75% por concepto de IVA, deben venir relacionadas y
firmadas conjuntamente con los gastos, acompañadas por copia del depósito en
la cuenta recaudadora.

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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-

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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
Autorizaciones necesarias para Ejecutar Gastos a través del Anticipo:
Nivel de Autorización Tipo de Autorización

Junta Administradora - Autorizará por escrito, todas aquellas erogaciones que
superen el monto establecido en la Resolución vigente, por
concepto de adquisición de insumos y prestación de servicios.
Oficina de Recursos Humanos. - Autorizará por escrito las Suplencias del personal
administrativo y obreros plenamente justificadas.
Obras y Servicios - Autorizará por escrito las reparaciones menores de

infraestructura, que sean canceladas con los recursos
provenientes del anticipo.
Dirección General Sectorial -Autorizará las suplencias por reposo, vacaciones y permisos
Asistencial remunerados o no del personal asistencial, médico,
odontológico, bionalistas, y de enfermería. Autorizará las
reparaciones a los equipos médicos cancelados con el
anticipo.

Elaborado por Sello
2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
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2004
Coordinación de
-
Oficina de Relaciones Públicas -Autorizará las erogaciones correspondientes a Coronas

Mortuorias, Ramos Florales, servicios audiovisuales,
publicaciones y condecoraciones en que incurran las
Unidades IPASME, pues estos gastos son propios de esa
Oficina y para lo cual tiene la subpartida.
Dirección de Cultura y Recreación. Eventos Culturales. Corresponde a esta Dirección las
autorizaciones para pago de eventos culturales cancelados
por la Unidad IPASME cuando así lo decida la Junta.

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2004 Fecha: 21-06-2004
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2004
Coordinación de
-

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2004 Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
2004
Coordinación de
-
IX.VII SECUENCIA DE PROCESOS SOLICITUD DE PAGOS.

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2004 Fecha: 21-06-2004
Proceso: Presupuesto
Sub-proceso: Solicitudes de PagosRemisión del Anticipo para Gastos.
Base Legal: Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y su Reglamento, Normativas y Lineamientos eEmanadas de
la O.N.A.P.R.E. y del Ente de Adscripción, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de
Control Fiscal..
ENTRADA DESCRIPCIÓN DEL PROCESO INDICE SALIDA

ORIGEN INSUMO RESPONSABLE ACTIVIDAD PRODUCTO NORMATIVA DE CLIENTE ARCHIVO
GESTIÓN REGISTRO
Oficina de Punto de Junta 1. Recibe revisa y analiza Punto de 1. La Junta

Administración Cuenta Administradora Cuenta a través del cual se requiere Administradora
aprobación de un adelanto equivalente será la única
al 8% del presupuesto anual de las encargada d e
Unidades IPASME. autorizar el
monto del Oficina de
1.1. Autoriza el monto, elabora anticipo para Administración Archivo
Resolución de Junta a través de la cual Resolución de gastos 3 días Físico –
se tramita el otorgamiento del monto del Junta solicitado. Copia de la
anticipo que utilizará la Unidad IPASME Resolución
para administrar sus recursos 2. El punto de de Junta.
financieros. cuenta debe
contener el
listado de
Anticipo del
8% del
presupuesto
anual de cada
Unidad
IPSME.
2. Recibe Resolución de Junta con

Oficina de autorización de girar el 8% del
Administración presupuesto anual.
Fecha Elaboración N° Revisión Fecha Modificación Elaborado Por Aprobado por Máxima Autoridad Sello
2 30-04-200401-09-2004 Lic. Tibisay Oramas Díaz Resolución N°: 2464
Fecha: 21-06-2004
38
Control Fiscal..

GESTIÓN REGISTRO
Archivo
2.1 Elabora Orden de Pago a través del 1 día Físico Copia
Junta Sistema de Administración Financiera Oficina de de la Orden
Administradora Subsistema de Ordenamiento de Pago, Orden de 5 minutos Finanzas de Pago.
Dependencias bajo la figura de fondo en anticipo sin Pago y Coordinación Lógico
Organizativas Resolución imputación presupuestaria. Anexa Recaudos de Tesorería actualizació
del IPASME de Resolución y listado de anticipo del 8% (Resolución n de la Base
Directores JuntaFactu del presupuesto anual para cada unidad de Junta) de Datos
ras, IPASME. Firma y sella. Envía a la
Resolucion Administradores Oficina de Finanzas. Coordinación de
es de de las Tesorería.
Junta Dependencias 1. Recibe facturas, Resoluciones de
Distintos Organizativas Junta, recaudos exigidos de acuerdo al
recaudos tipo de pago. Revisa la legalidad y
de acuerdo objetividad de la información reflejada
al tipo de en los recaudos así como los cálculos
de pago aritméticos. En caso de detectar errores
devuelve al Director de la Dependencia
informando sobre el error o disparidad
detectada. En caso contrario incluye en
el Sistema Control Gestión Gobierno
Subsistema Ordenamiento de Pago
opciones elaboración de la orden de
pago y aprobación los datos
Fecha: 21-06-2004
39
Control Fiscal..

GESTIÓN REGISTRO
correspondientes al pago. (Enlace

Subsistema de Presupuesto)
Junta Resolución Oficina de 2. Recibe Resolución de Junta con Orden de 1 día Oficina de Archivo
Administradora de Junta Administración autorización de girar el 8% del Pago y Finanzas Físico Copia
presupuesto anual. Recaudos Coordinación de la Orden
(Resolución de Tesorería de Pago.
2.1 Elabora Orden de Pago a través del de Junta)
Sistema de Administración Financieraa
Subsistema de Ordenamiento de Pago,
bajo la figura de fondo en anticipo sin
imputación presupuestaria. Anexa
Resolución y listado de anticipo del 8%
del presupuesto anual para cada unidad
IPASME. Firma y sella. Envía a la
Oficina de Finanzas. Coordinación de
Tesorería.
Oficina de Orden de Oficina de 3. Recibe Original de la Orden de pago

Administración Pago y Finanzas con los recaudos originales
Recaudos Coordinación de correspondientes. Revisa que la
(Resolució Tesorería información contenida en la Orden de
n de Junta) Pago esté acorde con lo establecido en
la Resolución de Junta. En caso de
Fecha: 21-06-2004
40
Control Fiscal..

GESTIÓN REGISTRO
existir errores u omisiones devuelve con

memorando para que subsanen el error.
3.1. En caso contrario efectúa controles

correspondientes. Verifica cuenta
corriente asignada la Unidad IPASME.
3.2. Consulta en el Banco disponibilidad
bancaria. Ordena Transferencia de
dinero a la cuenta corriente asignada a Unidad Archivo
la Unidad IPASME. Transferencia IPASME Físico Copia
de Dinero en del
Elabora Memorando informativo a la la Cuenta Memorando
Unidad IPASME, sobre la transferencia Corriente Informativo
de dinero. Envía copia del memorando a de
la Oficina de Administración y a la Memorando Transferencia
Oficina de Auditoria Interna. (Enlace Informativo de de dinero
con el proceso de Ejecución del Transferencia
Anticipo), de Dinero.
3.4. anexa original de Orden de Pago,

punto de cuenta y evidencia de
transferencia de dinero. Continúa fase
de control posterior. (Enlace con
Procesos de Auditoria Interna). Memorando
Fecha: 21-06-2004
41
Control Fiscal..

GESTIÓN REGISTRO
Informativo
con anexos
(Orden de
Pago, Punto
de Cuenta Oficina de Archivo
Resolución de Auditoria Físico copia
Junta y Interna del
evidencia de memorando
transferencia con los
de dinero). anexos.
Oficina de Memorando Unidades 4. Recibe copia de Memorando Inicio de la Archivo

Finanzas Informativo IPASME Informativo sobre la transferencia de Ejecución del Físico –
de dinero. Consulta en banco la presupuesto. copia del
Transferencia
de dinero
disponibilidad en la cuenta corriente Memorando
asignada. En caso de existir problemas Informativo.
informa de inmediato a la Oficina de
Administración. En caso contrario inicia
la ejecución del presupuesto. (Enlace
con el proceso de Ejecución del
Anticipo).
5. Recibe copia de Memorando Inicio de la Archivo
Fecha: 21-06-2004
42
Control Fiscal..

GESTIÓN REGISTRO
Informativo y anexos sobre la Ejecución del Físico –

transferencia de dinero en la cuenta presupuesto. copia del
corriente correspondiente, a fin de dar Memorando
inicio o continuidad a la ejecución del Informativo
presupuesto luego de la revisión
posterior remite a la Oficina de
Administración Coordinación de
Contabilidad. (Enlace con Procesos
Contables).
Fecha: 21-06-2004
43
Proceso: PresupuestoPresupuesto
Sub-proceso: Ejecución, Rendición y Reposición de Anticipo para Gastos (ETAPA DE TRANSICIÓN FASE
CERO)Solicitudes de PagosRemisión del Anticipo para Gastos.
Base Legal: Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público su Reglamento, Normativas y Lineamientos Emanadas de la
O.N.A.P.R.E. y del Ente de Adscripción, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Público su Reglamento, Normativas y Lineamientos Emanadas de la O.N.A.P.R.E. y del
Ente de Adscripción, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

GESTIÓN REGISTRO
Oficina de Memorando Unidades 4. Recibe copia de Memorando Inicio de la Archivo

Finanzas Informativo
IPASME Informativo sobre la transferencia de Ejecución del Físico –
de
dinero. Consulta en banco la presupuesto. copia del
Transferencia
de dinero Memorando
disponibilidad en la cuenta corriente
Informativo.
asignada. En caso de existir
problemas informa de inmediato a la
Oficina de Administración. En caso
contrario inicia la ejecución del
presupuesto. (Enlace con el proceso
de Ejecución del Anticipo).
5. Recibe copia de Memorando
Fecha:21-06-2004
44

GESTIÓN REGISTRO
Informativo y anexos sobre la Archivo

transferencia de dinero en la cuenta Físico –
Inicio de la
corriente correspondiente, a fin de Ejecución del copia del
Memorando
dar inicio o continuidad a la presupuesto.
Informativo.
ejecución del presupuesto luego de
la revisión posterior remite a la
Oficina de Administración
Coordinación de Contabilidad.
(Enlace con Procesos Contables).
1.1.  Imputa presupuestariamente a
través del Subsistema de Presupuesto
utilizando para ello las partidas
Fecha:21-06-2004
45

GESTIÓN REGISTRO
presupuestarias para cada tipo de

pago a través de las opciones
codificación y verificación.
1.2. Si se detectan errores corrigen Orden de Director de la
o anulan la orden de pago a través Pago en Dependencia

5
del Sistema. En caso contrario original y tres minutos
Solicitante
copias y Coordinación
emiten la Orden de Pago en original
recaudos de
y tres copias, anexan recaudos
anexos Contabilidad.
originales exigidos según el tipo de
pago solicitado. Firma y entrega al
Director y envía una copia a la
Coordinación de Contabilidad para la
Fecha:21-06-2004
46

GESTIÓN REGISTRO
creación del pasivo

correspondiente.
Orden de Pago Director de la 2. Recibe la Orden de Pago Orden de Pago 5 Oficina de Copia de la
en original y en original y
Dependencia conjuntamente con los recaudos minutos Finanzas Orden de
dos copias y
dos copias Pago
Recaudos Solicitante anexos, revisa la información Coordinador
firmadas en
contenida en la orden de pago. En señal de
de Tesorería
caso de presentar errores u omisiones aprobación y
devuelve al administrador para su recaudos
corrección. En caso contrario firma y anexos.
sella en señal de conformidad.

Dependencia Orden de Pago Oficina de 3. Recibe Ordenes de Pago
Solicitante del y Recaudos
Finanzas conjuntamente recaudos exigidos.
Fecha:21-06-2004
47

GESTIÓN REGISTRO
Pago Exigidos Coordinación de Constata que las firmas sean las

Tesorería autorizadas y que estén incluidos en
el Sistema Control Gestión
Gobierno. En caso de observar
errores o disparidad en la
información de las ordenes de pago
devuelve a la Dependencia
Solicitante con las observaciones
respectivas.
4.  En caso contrario es decir que Verificación de 5
Disponibilidad
las solicitudes de pago no presenten minutos
Bancaria
ningún tipo de errores u omisiones.
Fecha:21-06-2004
48

GESTIÓN REGISTRO
Verifica disponibilidad bancaria a

través del Subsistema de Tesorería
compromete lo financiero.
4.1.  Emite cheques o genera Cheques, Medios Lógico
Magnéticos Actualización
depósitos bancarios según sea el
Ordenes de Pago de la Base de
caso. Emiten listados Originales Datos.
correspondientes. Firma en señal en Listados y

Voucher de
conformidad y entrega al Director
Cheques
para la firma.
4.2. Envía cheques a Caja Principal, Cheques, Caja Principal
Medios Coordinación
Medio Magnético a las Entidades
Magnéticos de
Financieras. Ordenes de Pagos
Fecha:21-06-2004
49

GESTIÓN REGISTRO
Originales conjuntamente con Ordenes de Contabilidad

listados y voucher de cheques a la Pago Originales Beneficiario
Listados y
Oficina de Auditoria Interna del Pago
Voucher de
Coordinación de Auditoria, para Cheques
efectos de control posterior. (Enlace
Procesos de Auditoria).
Oficina de Cheques, Caja Principal 5. Recibe Cheques, Ordenes de Pago Cancelación de 5 Beneficiario
Finanzas Ordenes de Pagos a los Dependencia

Oficina de originales, listados y voucher de minutos
Pago Solicitante
Coordinación beneficiarios de
Originales Auditoria cheques. En el caso de la Caja
de Tesorería los mismos Dirección de
Listados y Interna Principal recibe cheques y relación Finanzas
Voucher de
de cheques. Cancela a los
Fecha:21-06-2004
50

GESTIÓN REGISTRO
Cheques beneficiarios del pago. En caso de la Controles Oficina de

Administración
Oficina de Auditoria Interna recibe posteriores de
Coordinación de
acuerdo a Ley y
originales efectúa controles Contabilidad
al Proceso de
correspondientes (Enlace con el Control
Proceso de Auditoria Interna Posterior Oficina de
Subproceso Examen de la cuenta). Administración
Coordinación de
En caso de presentar errores informa
Contabilidad
a la Oficina de Finanzas y devuelve a
la Dependencia solicitante del pago
indicando el motivo del reparo. Si
todo está correcto envía los
originales a la Coordinación de
Fecha:21-06-2004
51

GESTIÓN REGISTRO
Contabilidad para que efectúe los

controles correspondientes (Enlace
con procesos contables)
Oficina de Ordenes de Oficina de 6.  Recibe Ordenes de Pago Controles Archivo de Lógico

Auditoria Pago con Contables y Contabilidad
Administración conjuntamente con recaudos Actualiza la
recaudos
Asientos Base de
original, Coordinación de originales y listados. Efectúa
listados Datos
Contabilidad controles contables a través del
Sistema de Control Gestión Gobierno
(Enlace Procesos Contables).
Fecha:21-06-2004
52

GESTIÓN REGISTRO
Oficina de Memorando Unidad IPASME 1. Recibe memorando informativo 1. Todo gasto

Finanzas Informativo constata la transferencia bancaria realizado
Coordinación de efectuadoa. Inicia ejecución del debe ser
de Tesorería Transferencia presupuesto. incluido en el
Bancaria 1.1. Recibe por cada pago a efectuar Mayor de
recaudos originales entregados por los Partidas
proveedores. Presupuestarias.
1.2. Elabora en base a los recaudos los
cheques comprobantes, los cuales
deben tener las firmas autorizadas para
girar en base a la cuenta corriente
asignada para tal fin.
1.3. Ejecuta presupuesto, registra en el
Mayor de Partidas Presupuestarias el
gasto por partida, a fin de rebajar en la
específica correspondiente, según el
gasto.
2. Elabora Formato Relación de Egresos Relación de 2. La Relación Oficina de Archivo

en original y dos copias, anexa los Egresos y de Egresos se Auditoria Físico Copia
Fecha:21-06-2004
53

GESTIÓN REGISTRO
comprobantes o recaudos que soporten Recaudos elaborará Interna de la

los gastos relacionados. anexos cuando se Relación de
2.1. Detalla en la Relación de Egresos haya Egresos.
los comprobantes según las partidas alcanzado el
presupuestarias utilizadas. Envía 75% de la
original y copia de la Relación de Ejecución del
Egresos y recaudos originales a la Anticipo para
Oficina de Auditoria Interna Gastos.
Unidad Relación de Oficina de 3. Recibe relación de Egresos en Verificación

IPASME Egresos Auditoria Interna original y copia conjuntamente con de la
con recaudos exigidos en original. Constata Rendición del
recaudos la información contenida en los mismos. Anticipo para
originales Verifica la legalidad y objetividad de los Gastos.
anexos recaudos presentados, revisa
detalladamente según la normativa legal
vigente.
3.1 En caso de presentar objeciones por Informe con
errores o disparidad en los recaudos,. exposición de
Ddevuelve a la Unidad IPASME, con motivos de
exposición de motivos. loas
Fecha:21-06-2004
54

GESTIÓN REGISTRO
3.2. Incluye en el Sistema Administrativo reparosobjeci

Financiero, Subsistema de Presupuesto ones
la rendición del anticipo para gastos, efectuados
utilizando para ello el tipo de documento
con que se identifica dicho anticipo en
el subsistema. Inclusión en el
3.3. Elabora Memorando autorizando a Sistemas la
la Oficina de Administración la ejecución del
reposición del anticipo para gastos presupuesto
descontando del monto a reponer los
recaudos con objeciones o reparo, si los
hubiere. . Oficina de
3.4 Envía a la Oficina de Administración Memorando Administración
original del memorando de autorización de
de la reposición del anticipo para Autorización
gastos. de Reposición
3.5 Envía para la Coordinación de del Anticipo.
Contabilidad Relación de Egresos
conjuntamente con recaudos originales Memorando
para su correspondiente contabilización de
y posterior archivo, de los documentos Autorización
físicos.
Fecha:21-06-2004
55

GESTIÓN REGISTRO
Oficina de Memorando Oficina de 4. Recibe Memorando de Autorización

Auditoria de Administración de Reposición de Anticipo para Gastos Orden de 1 día Oficina de
Interna Autorización conjuntamente con copia de Relación de pago sin Finanzas
de Girar el Egresos. Constata la información en el Imputación
Anticipo Subsistema de Presupuesto. En caso de Presupuestaria
no estar conforme devuelve a la Oficina
de AdministraciónAuditoria.
4.1 En caso contrario elabora Solicitud
de Pago Reposición de Anticipo para
Gastos sin imputación presupuestaria, a
través del Subsistema de Ordenamiento
de Pagos, anexa conformación de la
Oficina de Auditoria Interna y envía a la
Oficina de Finanzas.
Oficina de Solicitud de Oficina de 5. Recibe Solicitud de Ordenamiento de

Administración Ordenamiento Finanzas Pago correspondiente al Anticipo para Devolución a Oficina de
de Coordinación de Gastos, conjuntamente con la la Oficina de Auditoria
Reposición Tesorería. conformación de Auditoria. Auditoria Interna
del Anticipo 5.1. Revisa la información en caso de Interna.
para
Fecha:21-06-2004
56

GESTIÓN REGISTRO
Gastos presentar errores devuelve a la Oficina

de Administración con observaciones al Verificación Unidades
respecto. de cuenta IPASME.
5.2. En caso contrario efectúa controles corriente Oficina de
correspondientes. Verifica cuenta Consulta en el Administración
corriente asignada a las Unidades Banco. Coordinación
IPASME. de
5.3 Consulta en el Banco disponibilidad Contabilidad
ordena transferencia de dinero. Memorando
5.4. Elabora memorando informativo a Informativo
las Unidades IPASME, sobre la sobre la
transferencia de dinero. Envía copia a la transferencia
Oficina de Auditoria Interna y original de bancaria.
la Orden de Pago conjuntamente con
anexos y copia de memorando a la
Oficina de Administración Coordinación
de Contabilidad.
Oficina de Orden de Oficina de 6. Coordinación Administrativa rRecibe Controles 1 día Oficina de Archivo
Finanzas Pago Administración ella mMemorando informativo de Administrativos Administración físico
conjuntamente transferencia de dinero, efectúa y Contables Originales
con anexos
Fecha:21-06-2004
57

GESTIÓN REGISTRO
Coordinación controles correspondientes. de la Orden

Memorando Administrativa 6.1. Coordinación de Contabilidad de pago
informativo Recibe la Orden de Pago conjuntamente conjuntamente
de Coordinación de con recaudos correspondientes, efectúa con
transferenci Contabilidad los controles contables. recaudos
a de dinero correspondientes.
Fecha:21-06-2004
58
Sub-proceso: Solicitudes de PagosEjecución, Rendición y Reposición de Anticipo para Gastos (ETAPA DE TRANSICIÓN
FASE CERO)
O.N.A.P.R.E. y del Ente de Adscripción, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

GESTIÓN REGISTRO
Oficina de Memorando Unidad IPASME 1. Recibe memorando informativo 1. Todo gasto

Finanzas Informativo constata la transferencia bancaria realizado
Coordinación de efectuado. Inicia ejecución del debe ser
de Tesorería Transferenci presupuesto. incluido en el
a Bancaria 1.1. Recibe por cada pago a efectuar Mayor de
recaudos originales entregados por los Partidas
proveedores. Presupuestari
1.2. Elabora en base a los recaudos as.
los cheques comprobantes, los cuales
deben tener las firmas autorizadas
para girar en base a la cuenta
corriente asignada para tal fin.
1.3. Ejecuta presupuesto, registra en
el Mayor de Partidas Presupuestarias
el gasto por partida, a fin de rebajar en
la específica correspondiente según el
gasto.
2. Elabora Formato Relación de Relación de 2. La Relación
Egresos en original y dos copias, Egresos y de Egresos se
anexa los comprobantes o recaudos Recaudos elaborará
que soporten los gastos relacionados. anexos cuando se
2.1. Detalla en la Relación de Egresos haya
los comprobantes según las partidas alcanzado el Oficina de Archivo
presupuestarias utilizadas. Envía 75% de la Auditoria Físico Copia
Fecha:21-06-2004
59
FASE CERO)

GESTIÓN REGISTRO
original y copia de la Relación de Ejecución del Interna de la

Egresos y recaudos originales a la Anticipo para Relación de
Oficina de Auditoria Interna Gastos. Egresos.
Unidad Relación de Oficina de 3. Recibe relación de Egresos en Verificación

IPASME Egresos con Auditoria Interna original y copia conjuntamente con de la
recaudos recaudos exigidos en original. Rendición del
originales Constata la información contenida en Anticipo para
anexos los mismos. Verifica la legalidad y Gastos.
objetividad de los recaudos
presentados, revisa detalladamente
según la normativa legal vigente.
3.1 En caso de presentar objeciones Informe con

por errores o disparidad en los exposición de
recaudos. Devuelve a la Unidad motivos de los
IPASME con exposición de motivos. reparos
efectuados
3.2. Incluye en el Sistema
Administrativo Financiero Subsistema Inclusión en el
de Presupuesto la rendición del Sistemas la
anticipo para gastos, utilizando para ejecución del
ello el tipo de documento con que se presupuesto
identifica dicho anticipo en el
Fecha:21-06-2004
60
FASE CERO)

GESTIÓN REGISTRO
subsistema.
Memorando
3.3. Elabora Memorando autorizando de
a la Oficina de Administración la Autorización
reposición del anticipo para gastos de Reposición
descontando del monto a reponer los del Anticipo.
recaudos con objeciones o reparo.
Memorando
3.4 Envía a la Oficina de de
Administración original del memorando Autorización
de autorización de la reposición del
anticipo para gastos.
3.5 Envía para la Coordinación de

Contabilidad Relación de Egresos
conjuntamente con recaudos Oficina de
originales para su correspondiente Administració
contabilización y posterior archivo n
Oficina de Memorando Oficina de 4. Recibe Memorando de Autorización

Auditoria de Administración de Anticipo para Gastos
Interna Autorización conjuntamente con copia de Relación
Fecha:21-06-2004
61
FASE CERO)

GESTIÓN REGISTRO
de Girar el de Egresos. Constata la información

Anticipo en el Subsistema de Presupuesto. En
caso de no estar conforme devuelve a
la Oficina de Administración.
4.1 En caso contrario elabora Solicitud
de Pago Reposición de Anticipo para Orden de 1 día Oficina de
Gastos sin imputación presupuestaria, pago sin Finanzas
a través del Subsistema de Imputación
Ordenamiento de Pagos, anexa Presupuestari
conformación de la Oficina de a
Auditoria Interna y envía a la Oficina
de Finanzas.
Oficina de Solicitud de Oficina de 5. Recibe Solicitud de Ordenamiento
Administración Ordenamient Finanzas de Pago correspondiente al Anticipo
o de Coordinación de para Gastos, conjuntamente con la
Reposición Tesorería. conformación de Auditoria.
del Anticipo 5.1. Revisa la información en caso de
para Gastos presentar devuelve a la Oficina de Devolución a Oficina de
Administración con observaciones al la Oficina de Auditoria
respecto. Auditoria Interna
5.2. En caso contrario efectúa Interna.
controles correspondientes. Verifica
cuenta corriente asignada a las Verificación
Unidades IPASME. de cuenta
Fecha:21-06-2004
62
FASE CERO)

GESTIÓN REGISTRO
5.3 Consulta en el Banco corriente

disponibilidad ordena transferencia de Consulta en el
dinero. Banco.
5.4. Elabora memorando informativo a

las Unidades IPASME, sobre la Memorando Unidades
transferencia de dinero. Envía copia a Informativo IPASME.
la Oficina de Auditoria Interna y sobre la Oficina de
original de la Orden de Pago transferencia Administració
conjuntamente con anexos y copia de bancaria. n
memorando a la Oficina de Coordinación
Administración Coordinación de de
Contabilidad. Contabilidad
Oficina de Orden de Oficina de 6. Coordinación Administrativa Recibe Controles 1 día Oficina de Archivo
Finanzas Pago Administración la Memorando informativo de Administrativo Administració físico
conjuntamen transferencia de dinero efectúa s y Contables n Originales
te con Coordinación controles correspondientes. de la Orden
anexos Administrativa 6.1. Coordinación de Contabilidad de pago
Recibe la Orden de Pago conjuntamen
Memorando Coordinación de conjuntamente con recaudos te con
Fecha:21-06-2004
63
FASE CERO)

GESTIÓN REGISTRO
informativo Contabilidad correspondientes efectúa controles recaudos

de contables correspondientes.
transferencia
de dinero
Fecha:21-06-2004
64
Código:
DOP 001
Instructivo para el Pago de Viáticos.para el Fecha:
Subproceso de Transición Anticipo para Agosto-
2002Septiembre 2004
Gastos
Organización y Procesos - 65 -
IX. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaborado por Sello
01-09-2004 Lic. Tibisay Oramas Resolución. N°: 2464
Fecha: 21-06-2004
Código:
DOP 001
Instructivo para el Pago de Viáticos.para el Fecha:
Subproceso de Transición Anticipo para Agosto-
2002Septiembre 2004
Gastos
Organización y Procesos - 66 -
XI. ANEXOSO

Elaborado por Sello
01-09-2004 Lic. Tibisay Oramas Resolución. N°: 2464
Fecha: 21-06-2004
CódigoDOP
CódigoDOP 001
001
INSTRUCTIVO
INSTRUCTIVO DE VIÁTICOS EL
DE VIÁTICOSPARA Fecha:
Fecha: ABRIL
ABRIL 2004
2004Agosto
2002
Coordinación
Coordinación de
Procesos
de Organización
Organización yy ORDENAMIENTO DE PAGO Código:
Código: Pág.
Pág.
Procesos
Proceso: PRESUPUESTO Sub-Proceso: SOLICITUD DE PAGO
Dependencias Solicitantes Oficina de Finanzas Oficina de Auditoria Interna Oficina de Administración
5 B 1
INICIO
1 1
Recibe facturas, Resoluciones y Recibe la Orden de Pago

Recaudos exigidos de acuerdo al Recibe Ordenes de Pago originales, Recibe originales de la Orden de Pago
conjuntamente con los listados y vouchers de cheques conjuntamente con los recaudos anexos,
tipo de pago. Revisa la legalidad y recaudos exigidos revisa la
objetividad del pago así como los Efectúa controles correspondientes. listados y voucher de cheques. Efectúa
información contenida en (Enlace Proceso de Auditoria). controles contables correspondientes
cálculos aritméticos. la Orden de Pago. En caso (Enlace con Proceso Contables)
de presentar errores u
omisiones devuelve a la
Dependencia de origen para
su corrección.
1
2
2
Incluye en el Sistema Control 6

Gestión Gobierno Subsistema
Ordenamiento de Pagos
opciones elaboración y
aprobación los datos En caso de no observar
correspondientes al pago. errores constata que las
N° Revisión Fecha de Modificación
firmas sean las firmas Elaborado por Aprobado por Máxima Autoridad Sello
autorizadas y que estén
2 Abril 2004 Lic. Tibisay Oramas Resolución. N°:
incluidas en Sistema
Control Gestión Gobierno Fecha:
CódigoDOP
CódigoDOP 001
001
INSTRUCTIVO
Fecha: ABRIL
ABRIL 2004
2004Agosto
2002
Coordinación
Coordinación de
Procesos
de Organización
Código: Pág.
Pág.
Procesos
En caso de presentar errores informa

a la Dirección de Finanzas y
devuelve a la Dependencia
Solicitante con su respectiva nota de
reparo.
5 B 1
INICIO
1 1
Recibe facturas, Resoluciones y Recibe la Orden de Pago

Recaudos exigidos de acuerdo al Recibe Ordenes de Pago originales, Recibe originales de la Orden de Pago
conjuntamente con los listados y vouchers de cheques conjuntamente con los recaudos anexos,
tipo de pago. Revisa la legalidad y recaudos exigidos revisa la
objetividad del pago así como los Efectúa controles correspondientes. listados y voucher de cheques. Efectúa
información contenida en (Enlace Proceso de Auditoria). controles contables correspondientes
cálculos aritméticos. la Orden de Pago. En caso (Enlace con Proceso Contables)
de presentar errores u
omisiones devuelve a la
Dependencia de origen para
su corrección.
1
2
2
Incluye en el Sistema Control

6
Gestión Gobierno Subsistema
Ordenamiento de Pagos
opciones elaboración y
aprobación los datos En caso de no observar
correspondientes al pago. errores constata que las En caso de presentar errores informa
firmas sean las firmas a la Dirección de Finanzas y
autorizadas y que estén devuelve a la Dependencia
incluidas en Sistema Solicitante con su respectiva nota de
Control Gestión Gobierno reparo.
N° Revisión Fecha de Modificación Elaborado por Aprobado por Máxima Autoridad Sello
Fecha:
CódigoDOP
CódigoDOP 001
001
INSTRUCTIVO
Fecha: ABRIL
ABRIL 2004
2004Agosto
2002
Coordinación
Coordinación de
Procesos
de Organización
Código: Pág.
Pág.
Procesos
Imputa presupuestariamente a
través del Subsistema de
Presupuesto utilizando para ello 7
las partidas de acuerdo al pago
Es correcta
la Fin
información
8
Si
4
Verifica disponibilidad
Bancaria a través del
Subsistema de Tesorería
En caso de detectar errores corrigen compromete lo
o anulan la Orden de Pago a través
del Sistema. Si todo está correcto. financiero. Emite cheques
Emite la Orden en original y tres o genera depósitos
copias. Anexan recaudos firman y bancarios según sea el
sellan . caso
A 9
Fecha:
CódigoDOP
CódigoDOP 001
001
INSTRUCTIVO
Fecha: ABRIL
ABRIL 2004
2004Agosto
2002
Coordinación
Coordinación de
Procesos
de Organización
Código: Pág.
Pág.
Procesos
3
Emite cheques o genera
Imputa presupuestariamente a depósitos bancarios
través del Subsistema de según sea el caso. Emiten
listados correspondientes.
Presupuesto utilizando para ello
Firman en señal de 7
las partidas de acuerdo al pago
conformidad y aprobación
Es correcta
la Fin
información
1
08
Envía cheques a Caja
Si Medio
Principal,
4 Magnético a las Entidades
Financieras. Ordenes de
Pago
Verifica originales
disponibilidad
conjuntamente con
Bancaria a través del
listadosde
Subsistema y voucher
Tesoreríade
En caso de detectar errores corrigen cheques a la Oficina
compromete lo de
o anulan la Orden de Pago a través Auditoria
financiero. Emite cheques
del Sistema. Si todo está correcto.
Emite la Orden en original y tres o genera depósitos
copias. Anexan recaudos firman y bancarios según sea el
sellan . caso
B
Fecha:
CódigoDOP
CódigoDOP 001
001
INSTRUCTIVO
Fecha: ABRIL
ABRIL 2004
2004Agosto
2002
Coordinación
Coordinación de
Procesos
de Organización
Código: Pág.
Pág.
Procesos
A 9
Emite cheques o genera

depósitos bancarios
según sea el caso. Emiten
listados correspondientes.
Firman en señal de
conformidad y aprobación
1
0
Envía cheques a Caja
Principal, Medio
Magnético a las Entidades
Financieras. Ordenes de
Pago originales
conjuntamente con
listados y voucher de
cheques a la Oficina de
Auditoria
Fecha:

Instructivo Gastos

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OFICINA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

OFICINA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO PARA GASTOS.ORDENAMIENTO DE

N° Fecha de Aprobado por Máxima

CARACAS, Junio Septiembre

N° Fecha de Aprobado por Máxima

COMISIÓN REESTRUCTURADORAJUNTA ADMINISTRADORA

AUTORIZADO PARA SU EJECUCIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: RESOLUCIÓN N°:

N° Fecha de Aprobado por Máxima

RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN Y CUMPLIMIENTO

Conformado por dependencias Elaborado por:

que intervienen en los procesos:

N° Fecha de Aprobado por Máxima

TEMA CONTENIDO Pág.

TEMA CONTENIDO Pág.

I. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO SUBPROCESO 4

N° Fecha de Aprobado por Máxima

I OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO 4

II UNIDADES QUE INTERVIENEN 4

III BASE LEGAL 4

IV NORMAS PARA EL ORDENAMIENTO DE PAGOSGENERALES

V GASTOS A SER CUBIERTOS POR EL ANTICIPO 10

vVI SECUENCIA DE PROCESOS SOLICITUD DE PAGOSANTICIPOS PARA

VII DIAGRAMAS DE FLUJO 21

N° Fecha de Aprobado por Máxima

I. OBJETIVO DEL PROCESOSUBPROCESO

Establecer, regular y ejecutar las políticas y normativas a nivel institucional, en lo que

II. UNIDADES QUE INTERVIENEN

 Junta Administradora del IPASME.

N° Fecha de Aprobado por Máxima

 Unidades Organizativas ejecutoras del presupuestoIPASME.

 Oficina de Planificación y Presupuesto.

 Oficina de Auditoria Interna.

III. BASE LEGAL

 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y su Reglamento

 Ley de Simplificación de Trámites Administrativos.

 Ley Contra la Corrupción.

 Ley del Estatuto de la Función Pública.

 Normativas y Lineamientos eEmanados de la O.N.A.P.R.E

 Lineamientos emanados de las Oficinas de Planificación y Presupuesto y

N° Fecha de Aprobado por Máxima

 Resolución de Junta N° 2464 de fecha 21-06-2004.

IV. NORMAS PARA EL ORDENAMIENTO DE PAGOS:GENERALES

1. A través del proceso de Planificación y Presupuesto, se establecen los

2. Todas las Unidades Organizativas ejecutoras del presupuesto a nivel central y

3. Los fondos en anticipo, de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica de

N° Fecha de Aprobado por Máxima

compromisos y pagos, previa solicitud de la Dirección de Administración del

4. El Anticipo para Gastos, es una transferencia de fondos que se otorga a los

7. El monto correspondiente al Anticipo para Gastos, será depositado en una

8. La entrega de los recursos para gastos que se efectuará a las Unidades

9. El Anticipo para Gastos, se utilizará para cancelar bienes y servicios;

10. Los funcionarios de la Unidad IPASME, autorizados para movilizar la cuenta

N° Fecha de Aprobado por Máxima

12. El Administrador de la Unidad IPASME, está en la obligación de supervisar la

15. La Reposición del Fondo; se realizará a través de la Oficina de Administración,

V. NORMAS ESPECÍFICAS PARA EL CONTROL POSTERIOR.

N° Fecha de Aprobado por Máxima

1. En el control posterior se debe realizar la inclusión y posterior verificación

4. Se deben desglosar los recaudos, revisando detalladamente cada uno,

5. Serán objetados aquellos recaudos que presenten algún tipo de irregularidad o