GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122115
 Nombre del Proyecto:
 Fase del Proyecto: PLANEACION
 Actividad de Proyecto: IDENTIFICACION DE LAS AREAS FUCIONALES DE LA ORGANIZACION Y LOS
MODELOS ADMINISTRATIVOS
Competencia: ORGANIZAR LA DOCUMENTACION TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA
ORGANIZACION.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: DESPACHAR LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS GRAMATICALES Y DE SINTAXIS, LAS
NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS
DOCUMENTOS, LAS NORMAS INTERNAS Y LA LEGISLACION VIGENTE.
OPERAR LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS REQUERIDOS PARA EL RECIBO, EL DESPACHO Y LA
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, DE ACUERDO CON LAS POLÍTICAS INSTITUCIONALES.

Duración de la Guía: 10 HORAS

2. PRESENTACION

Toda actividad requiere algún sistema de conservación intercambio o procesamiento de información,

y cada actividad demanda un tratamiento particular para la organización y administración eficaz de
sus documentos.
No toda esa documentación que se genera y se recibe en las instituciones puede ni debe formar
parte de los archivos; únicamente los documentos de Archivo o archivísticos son los que
conformarán los archivos administrativos. Para poder decidir que archivar o no, es necesario
conocer las características de un documento de archivo.

GFPI-F-019 V3
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En el amplio y complejo mundo de los negocios necesitamos, cada vez más, sistemas y métodos simples
y prácticos que propendan a la eficiencia de los mismos y, fundamentalmente, al manejo y
administración de los documentos, materia prima de toda actividad económica.
Para poner a funcionar cada uno de estos sistemas se debe realizar un análisis conceptual simple,
buscando un concepto presente en los documentos y nominarlos, teniendo en cuenta que estos se
deben localizar con prontitud cuando se necesiten.
De esta manera los temas que se verán en esta guía brindarán herramientas a los asistentes
administrativos para que aprendan a clasificar los documentos que produce una organización.

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
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3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Lea el documento TRATAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS. La Clasificación Decimal Universal y

argumente de manera individual sobre el cuento “En el Bosque de Oro”

a) ¿Cómo sería la vida del ser humano y de los estudiantes si no existieran los sistemas de ordenación?

b) De una breve explicación de la importancia de identificar los diferentes tipos de documentos que
pueden existir en una organización y la manera en que estos se deben clasificar para llevar una buena
Gestión Documental.

c) Desde que usted tiene memoria ¿cómo hacía para consultar los libros en la biblioteca de su
escuela, colegio? ¿Recuerda cómo estaban organizados los libros?

(Tiempo Presencial: 1 hora).

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Por medio de ésta guía se identificarán los siguientes conceptos:

 Recursos Básicos del archivo: muebles y equipos, materiales y elementos para el archivo.

 Principios de ordenamiento: sistema de ordenación nominativo, geográfico, por asuntos,

alfabético, numérico, cronológico.

 Recuperación de la información

 Procedimiento general para archivar y consultar

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes actividades:

3.3.1. Realice lectura autorregulada del libro Gestión de documentos en la e-administración por
por García-Morales, Elisa EDITORIAL UOC, FECHA January 2013 de la página 7 a la 17 el cual encontrará en
la Biblioteca Virtual Sena http://biblioteca.sena.edu.co/
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 De acuerdo a la anterior lectura, realice un resumen de 2 hojas donde se relacionen los principios
generales y la información principal de la misma.

(Tiempo Presencial: 1 Hora) (Tiempo Autónomo: 2 Hora)

3.3.2. Para profundizar en el tema haga un analisis muy especifico y realice un informe de 3 hojas acerca
de la forma en que la empresa objeto de estudio maneja la documentacion y sus debilidades, de tal manera
que se pueda brindar una asesoria oportuna con respecto a dichos procedimientos.

Luego participe en socialización plenaria con su instructor y sus compañeros de grupo.

(Tiempo Presencial: 3 horas) (Tiempo Autónomo: 3 Hora)

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1 Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo y manejo de
documentos por parte de su GAES así como la asesoría de su tutor realice:

 Elabore un Check List que le permita determinar las condiciones en que se maneja el archivo en la
unidad productiva en términos de recepción, valoración y organización de archivos.

(Tiempo Presencial: 5 horas) (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

3.5 Actividades de evaluación.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

 5. GLOSARIO DE TERMINOS

 6. BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA:

GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos - Administración de

la información. Págs. 148.

Biblioteca Virtual Sena, Gestión de documentos en la e-administración por por García-Morales, Elisa
EDITORIAL UOC, FECHA January 2013 de la pagina 7 a la 17 el cual encontrará en la Biblioteca Virtual
Sena http://biblioteca.sena.edu.co/
BASES DE DATOS SENA
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Biblioteca virtual Sena Ingrese a las BASE DE DATOS SENA.

Puede acceder a Colecciones de libros, revistas, artículos, índices bibliográficos, resúmenes y tesis en
texto completo en inglés y español, que pueden ser consultadas desde la red del SENA.

http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale, Galé Cengage
Learning, Océano para Administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) OSCAR MAURICIO BEDOYA INSTRUCTOR C.D.A. Octubre de 2018

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)