BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Prosedur

Prosedur umumnya mencakup kegiatan yang harus dilakukan, pada suatu

waktu atau periode tertentu, atau dengan arah dan tujuan tertentu. Lebih tepatnya,

kata ini bisa mengindikasikan rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah,

keputusan, perhitungan-perhitungan dan proses-proses, yang dijalankan melalui

serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan.

Menurut Mulyadi (2010:4), “Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal,

biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu department atau lebih, yang

dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang

terjadi berulang-ulang”. Sedangkan Menurut Narko (2007:3) “Prosedur di sisi

lain, diartikan sebagai urutan-urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa

orang, yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap

penanganan transaksi perusahaan yang berulang-ulang”.

Menurut Rasto (2015:48) “Prosedur merupakan turunan dari sistem untuk

melaksanakan operasi kerja yang sebenarnya”.

Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli mengenai prosedur, maka

penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang

biasanya melibatkan beberapa orang, yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu

permasalahan perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

7
 8

2.2. Pengertian Administrasi

Secara garis besar, administrasi dapat diartikan pelayanan atau pengabdian

terhadap subjek tertentu. Hal ini karena pada masanya administrasi dikenakan

pada pekerjaan yang berkaitan dengan pengabdian dalam tugas penyelenggara

pemerintahan. Kemudian berkembang keberbagai aktivitas organisasi lain,

perusahaan dan lembaga lain.

Menurut Umam (2014:13) “ilmu administrasi, merupakan hasil pemikiran

penalaran manusia yang disusun berdasarkan dengan rasionalitas dan sistematis

yang mengungkapkan kejelasan tentang objek formal, yaitu pemikiran untuk

menciptakan keteraturan dari berbagai aksi dan reaksi yang dilakoni oleh manusia

dan objek material, yaitu manusia yang melakukan aktivitas administrasi dalam

bentuk kerjasama menuju terwujudnya tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Siagian (2015:2) “administrasi adalah keseluruhan

proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas

rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.

Menurut Anggara (2015:16) “Administrasi diartikan sebagai proses

pengorganisasian sumber-sumber sehingga tugas pekerjaan dalam organisasi

tingkat apa pun dapat dilaksanakan dengan baik. Proses administrasi akan

melaksanakan tiga fungsi utama yang berhubungan dengan tiga tingkatan umum

dalam hierarki formal”.

Berdasarkan pendapat dari beberapa ahli mengenai administrasi, maka

penulis mengambil kesimpulan bahwa administrasi adalah kegiatan penyusunan

dan pencatatan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
 9

Sedangkan menurut Umam (2014:14) definisi administrasi sebagai

berikut:

1. Aktivitas yang bersangkutan dengan cara untuk menyelenggarakan tujuan

yang telah ditetapkan semula.

2. Pengorganisasian dan bimbingan orang-orang agar melaksanakan tujuan

khusus.

3. Proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia

untuk mencapai tujuan tertentu.

Pada prinsipnya administrasi memiliki pengertian yang sama, menurut

Umam, Manajemen Perkantoran (2014:15) sebagai berikut :

1. Dua orang manusia atau lebih karena pada dasarnya manusia tidak dapat

bekerja sama dengan dirinya sendiri. Oleh karena itu, harus ada orang lain

yang turut serta dalam proses kerjasama itu.

2. Tujuan yang dapat ditentukan oleh semua pihak yang terlibat dalam proses

administrasi itu. Tujuan bisa ditentukan oleh sebagian dan mungkin hanya

oleh seseorang dari mereka yang terlibat.

3. Tugas yang hendak dilaksanakan, pencapaian tujuan akan lebih efisien dan

ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain.

4. Sarana dan prasarana tertentu, yang diperlukan dalam proses administrasi.

Sarana ini bergantung pada berbagai faktor, seperti :

a. Jumlah orang yang terlibat.

b. Sifat tujuan yang hendak dicapai.

c. Ruang lingkup serta beragam tugas yang hendak dijalankan.

d. Sifat kerjasama yang dapat diciptakan dan dikembangkan.

 10

Disini dapat dikatakan, bahwa semakin sedikit jumlah orang yang terlibat,

semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai dan semakin sederhana tugas-

tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sederhana pula sarana dan prasarana

yang dibutuhkan.

2.3. Unsur-Unsur Administrasi

Dalam Bahasa Indonesia, unsur berarti bahan asal, zat asal, bagian yang

penting dalam sesuatu hal. Dalam kamus bahasa Inggris disebutkan bahwa unsur

diterjemahkan menjadi anasir, element, principle, ram material, substance.

Misalnya unsur kimia (chemical element), unsur pembangunan (constituent

element).

Dalam proses operasional administratif terdapat sejumlah unsur yang

saling berkaitan antara satu sama lain. Apabila salah satunya tidak ada, proses

operasi administrasi akan terhambat. Menurut Anggara (2015:41) unsur-unsur

tersebut meliputi hal-hal berikut ini :

1. Organisasi, yaitu wadah bagi segenap kegiatan usaha kerjasama.

2. Manajemen, yaitu kegiatan menggerakkan sekelompok orang dan

mengerahkan fasilitas kerja.

3. Komunikasi, yaitu penyampaian berita dan pemindahan ide pikiran dari

seseorang kepada yang lainnya agar terwujudnya kerjasama.

4. Kepegawaian, yaitu pengaturan dan pengurusan pegawai atau karyawan yang

diperlukan.

5. Keuangan, yaitu pengelolaan segi-segi pembiayaan dan pertanggung jawaban

keuangan.
 11

6. Perbekalan, yaitu perencanaan, pengadaan, dan peraturan pemakaian barang-

barang keperluan kerja.

7. Tata usaha, yaitu penghimpunan, pencatatan, pengolahan, pengiriman, dan

penyimpanan berbagai keterangan yang diperlukan.

8. Hubungan masyarakat, yaitu perwujudan hubungan yang baik dan dukungan

dari lingkungan masyarakat terhadap usaha kerja sama.

Di antara ahli administrasi, ada yang mengemukakan unsur-unsur

administrasi, terdiri atas manajemen, kantor, urusan rumah tangga, urusan

pegawai, keuangan, hubungan masyarakat, riset kearsipan, perpustakaan, statistik,

hukum, dan ekspedisi. Untuk membangun administrasi sebagai sistem diperlukan

berbagai unsur, baik berupa faktor-faktor situasional dan kondisional maupun

sumber daya (resources) tertentu.

2.4. Fungsi Administrasi

Pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi

dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka

pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijakan umum yang telah dirumuskan.Hal

ini berarti bahwa administrasi dan manajemen tidak menjalankan sendiri kegiatan-

kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat

operasional itu dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.

Menurut Siagian (2015:83) klasifikasi pokok fungsi-fungsi Administrasi

dan manajemen dibagi menjadi 2 (dua) klasifikasi utama, yaitu :

 12

1. Fungsi Organik

Yang dimaksud fungsi organik adalah semua fungsi yang mutlak harus

dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk

menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya

organisasi.

2. Fungsi Pelengkap

Yang dimaksud dengan fungsi-fungsi pelengkap ialah semua fungsi yang

meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, sebaiknya dilaksanakan

juga dengan baik karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan

efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan, memperlancar usaha pencapaian tujuan

dengan efisien, ekonomis, dan efektif.

Adapun fungsi administrasi yang keberadaannya sangat penting menurut

Anggara (2015:43), yaitu :

1) Pelaksana kegiatan demi tercapai tujuan.

2) Menghidupkan organisasi.

3) Memperkuat kedudukan organisasi.

4) Sebagai tim pimpinan organisasi.

5) Sebagai management jenis tertentu.

6) Sebagai sistem pengolahan berbagai input untuk menghasilkan output

tertentu.

7) Sebagai tingkah laku tertentu.

8) Sebagai pola dan proses kerjasama dalam mencapai tujuan.

9) Sebagai ilmu, skills, atau seni kemampuan tertentu.

 13

2.5. Ruang Lingkup Administrasi

Dalam menguraikan ruang lingkup administrasi Menurut Supriyanto

(2016:46), dapat dilihat dari beberapa pembagian diantaranya atas dasar sektor,

objek dan substansi kegiatan, proses, sumber hukum dan lingkungan kerjasama.

Atas dasar sektor dikenal adanya administrasi sektor industri, sektor perdagangan,

dan sektor jasa. Atas dasar objek kegiatan misal : ada administrasi kepegawaian,

keuangan, produksi, pemasaran dan administrasi perkantoran. Atas dasar substansi

diketahui ada administrasi rumah sakit, akademi, pegadaian dan sebagainya.

2.6. Pengertian Gudang

Gudang merupakan salah satu bagian dari suatu organisasi pabrik yang

mempunyai peran sangat viral di dalam menjamin kelancaran proses produksi dan

distribusi barang ke konsumen. Salah satu hal yang penting dalam mencapai

kepuasan pelanggan dan pemasaran adalah tersedianya barang yang diminta oleh

konsumen dengan kualitas yang sesuai, harga yang murah dalam waktu yang

cepat dan biaya yang serendah mungkin. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan

kemampuan untuk mengelola manajemen distribusi, khususnya hal-hal yang

berkaitan dengan gudang dan pergudangan.

Menurut Warman (2010:5) “gudang adalah bangunan yang dipergunakan

untuk menyimpan barang dagangan pergudangan ialah kegiatan menyimpan

dalam gudang”. Sedangkan menurut Martono (2015:343) “gudang adalah tempat

penyimpanan sementara dan pengambilan inventory untuk mendukung kegiatan

operasi bagi proses operasi berikutnya, ke lokasi, distribusi, atau kepada

konsumen akhir”.
 14

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa

gudang adalah lokasi penyimpanan barang-barang dagangan baik secara fisik

maupun secara virtual, yang fungsi utamanya adalah menyimpan sisa kuantitas

stok barang yang terjadi akibat proses transaksi penjualan, retur, pembelian, dan

lain-lain. Gudang dapat didefinisikan sebagai tempat yang dipersiapkan untuk

menyimpan barang yang akan digunakan dalam produksi sampai barang diminta

sesuai dengan jadwal. Selain itu gudang juga dapat digunakan sebagai sarana

tempat jual beli (pasar) hasil produksi. Sejak dulu, gudang juga berfungsi sebagai:

a. Menyimpan barang untuk sementara waktu sambil menunggu giliran untuk

diproses.

b. Memantau pergerakan dan status barang.

c. Meminimumkan biaya pergerakan barang, peralatan, dan karyawan.

d. Menyediakan media komunikasi dengan konsumen mengenai barang.

e. Titik penyeimbang aliran inventory dan barang.

Jika inventory berlebih, diletakkan digudang setelah itu, bagian gudang

harus memastikan bahwa inventory atau barang disimpan dengan baik, terjaga

kondisinya, dan tercatat statusnya sehingga tidak ada modal perusahaan yang

hilang akibat kesalahan pengawasan digudang.

Tujuan manajemen pergudangan adalah dengan mengoptimalkan

penggunaan ruang didalam gudang, mengefektif pekerjaan karyawan dan

peralatan gudang, menyediakan akses ke inventori terbaik bagi karyawan gudang,

dan menjamin efektivitas pergerakan inventori atau barang didalam gudang.

Manajemen pergudangan merupakan suatu tatanan untuk mengelola pergudangan

dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam

 15

keadaan baik dan didistribusikan kepada para peminta pada waktu, spesifikasi,

dan jumlah yang tepat.

2.7. Jenis Gudang

Gudang adalah jenis yang paling umum dari tempat penyimpanan

meskipun memang ada bentuk-bentuk lain. Jenis gudang menurut Martono

(2015:351), diantaranya :

1. Gudang Umum.

Gudang tempat menyimpan inventory pada periode waktu yang

panjang.Tujuan untuk menjaga kondisi barang tetap baik sampai saat barang

digunakan. Fungsinya adalah menyimpan inventory pada proses manufaktur.

Kegiatan penanganan dan perpindahan barang didalam gudang relative sedikit.

Jenis inventory yang ditempatkan pada gudang umum biasanya inventory

untuk antisipasi dan fluktuasi.

2. Gudang Distribusi.

Gudang yang menerima barang dalam jenis dan jumlah beragam (bisa dari

sumber yang beragam pula), menyimpan barang-barang tersebut, dan

menyortir barang sesuai permintaan konsumen yang beragam. Peran dari

gudang ini adalah proses penanganan dan pengiriman barang sesuai waktu

yang disepakati, bukan menyimpan barang dalam waktu lama. Pada sistem

distribusi barang antarlokasi terdapat banyak gudang jenis ini. Ukurannya

tidak tergantung pada output dari proses sebelumnya, atau pada jumlah barang

yang ditangani, tetapi lebih kepada kapasitas alat penanganan dan pengiriman

barang.
 16

2.8. Aktivitas Gudang

Menurut Martono (2015:356), ada berbagai macam aktivitas dalam

pergudangan,diantaranya:

1. Receiving (Menerima Barang)

Kegiatannya terdiri dari : penurunan barang dari kendaraan pengiriman

(unloading), pembukaan bungkusan material, pemerikasaan kesesuaian

material dengan daftar pengiriman barang (packing list), melakukan

pemeriksaan kualitas barang, memutuskan kualitas barang, memutuskan

kualitas barang (apakah diterima, ditolak, atau diterima dengan syarat), dan

penanganan barang untuk disimpan di gudang pada kondisi ‘ditolak’ dan

mungkin juga kondisi diterima dengan syarat barang yang diterima

perusahaan bisa dikembalikan langsung kepada perusahaan pengirimnya atau

disimpan sementara untuk diambil oleh perusahaan pengirim pada periode

lain. Selama masa penyimpanan sementara dibutuhkan tempat yang kondusif

dan sebaiknya dipisahkan dari inventory lain supaya proses pengambilannya

efektif.

2. Put Away

Yaitu kegiatan pengiriman barang dari lokasi receiving ke lokasi penempatan

inventory. Kegiatan ini bisa dilakukan manual oleh tangan manusia sendiri

atau dengan bantuan alat. Pemilihan alat yang digunakan dilakukan

berdasarkan ukuran inventory. Keberhasilan kegiatan put away harus melihat

berat barang, kecepatan pengiriman, sifat, perlakuan dan berat barang.

 17

3. Storage (Penyimpanan)

Tujuan penyimpanan inventory adalah:

a. Kecukupan kapasitasdan efisiensi pemakaian tempat penyimpanan.

b. Pengendalian kualitas dan kuantitas material selama penyimpanan (audit).

c. Pasokan kebutuhan material untuk pemakai.

d. Kerapihan danperawatan tempat dan alat penyimpanan.

e. Keselamatan orangdan lingkungan disekitar tempat penyimpanan.

Storage bisa dibagi berdasarkan fungsi area didalam gudang. Misalnya,

gudang bahan mentah, gudang barang jadi gudang dengan perlakuan khusus

terhadap suhu, sifat (cair, padat, gas, mudah terbakar, waktu kadarluwarsa),

area yang disewa oleh perusahaan tertentu, area berdasarkan pemasok, atau

harga.

4. Picking (Pengambilan)

Kegiatan ini mencakup : penerimaan dan pemrosesan order, mencari lokasi

penempatan barang, meletakkan barang pada tempat penyimpanan,

mengambil barang yang dipesan, pengecekkan kondisi fisik dan jumlah

barang, sampai dengan penyerahan barang kepada bagian pengiriman.

Perhatikan aturan FIFO (First In First Out), peralatan yang digunakan,

pencatatan status barang yang diambil, danaturan lainnya.

5. Shipping (Pengepakan, Pengemasan)

Kegiatan ini mencakup pengepakan barang setelah diambil pada proses

picking, kemudian barang diserahkan kepada kendaraan pengangkut (loading),

konsolidasi pengiriman barang-barang lain yang akan dikirim ke tujuan

(sebaiknya barang yang dikirim ke tujuan yang berdekatan menggunakan

 18

kendaraan pengiriman yang sama), sampai kegiatan persiapan dokumentasi

pengiriman barang.

Semakin kecil ukuran kemasan, semakin mudah penanganannya. Disisi lain,

perhatian juga ukuran kontainer dan standar volumetric weight untuk

pertimbangan biaya dan penanganan pengiriman yang optimum lokasi tujuan

konsumen, dan peraturan mengenai penanganan barang.

Tujuan pengemasan :
a. Melindungi barang.

b. Memudahkan proses penanganan.

c. Menyesuaikan dengan alat penanganan berikutnya.

Setelah dikemas, barang dikirim oleh bagian transportasi. Kegiatan

pengeluaran danpengiriman material meliputi :

a. Pemindahan barang dari tempat penyimpanan ke tempat pengemasan.

b. Pengecekkan fisik, tipe, jumlah dan kondisi barang.

c. Pemuatan barang.

d. Pengumpulan barang yang dibutuhkan sesuai permintaan konsumen.

e. Pengangkutan barang ke tempat tujuan.

2.9. Prinsip Penanganan Barang

Persyaratan penanganan, kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat

barang tersebut diterima. Prinsip penanganan barang menurut Martono

(2015:362), yaitu :

a. Kurangi jarak dan frekuensi pergerakan manusia dan alat selama

menempatkan dan mencari barang di dalam gudang.

b. Seragamkan rute, untuk meminimumkan biaya transportasi.

 19

c. Seragamkan kemasan, untuk memperoleh kemasan dalam jumlah banyak

sehingga harga belinya bisa lebih murah.

d. Manfaatkan gaya berat. Jika barang yang disimpan di dalam gudang berupa

cairan didalam sebuah tabung besar. Cairan tersebut bisa dimasukkan melalui

sisi atas tabung dan dikeluarkan dari sisi bawah tabung.

e. Pemeliharaan ekonomis, perhatikan usia peralatan dan perawatannya.

f. Mendukung proses, audit inventory, sediakan kondisi gudang yang baik

supaya barang-barang mudah diawasi dan dijangkau.

g. Sistem lokasi penempatan barang, yaitu :

1) fixed location system

Pada sistem ini, barang ditempatkan pada lokasi yang permanen dan sudah

ditentukan lokasinya, misalnya dengan sistem pengkodean barang dan rak

penyimpanan. Sistem ini mempermudah sistem pencatatan, barang mudah

ditempatkan, tapi ada risiko menurunnya utilisasi ditempat pemakaian

barang ketika perputaran barang atau inventory rendah.

2) Floating atau random location system

Pada sistem ini, barang ditempatkan dimanapun ada ruang tersedia. Barang

atau inventory yang sama bisa ditempatkan pada lokasi berbeda, begitu

juga barang yang berbeda, begitu juga barang yang berbeda bisa

Nditempatkan pada lokasi yang sama.

3) Zone Location

Pada sistem ini, gudang dibagi ke dalam beberapa jenis lokasi penempatan

dan pengaturan barang, misalnya lokasi untuk barang fast-moving, barang

 20

dari pemasok yang sama atau barang yang memiliki kondisi fisika atau

kimia yang sama.