Makalah

PENCATATAN DAN PELAPORAN KESEHATAN MASYARAKAT

Disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Ilmu Kesehatan Masyarakat

Disusun oleh : Kelompok 7

1. Mira Rosyanti
2. Nani Sopiyani
3. Nesih Nurmalasari
4. Rina Nurul Fityah
5. Rizka Budiarti

Jurusan Dlll Kebidanan

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Salsabila Serang
Alamat : Jl.Raya Serang-Pandgelang No.33(pal-6)Kemanisan-Curug-Kota Serang-
Banten
Kodepos:42172 Telp/fax:(0254)250354
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat ALLAH SWT, yang telah melimpahkan
rahmat dan karuniaNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang
“PENCATATAN DAN PELAPORAN KESEHATAN MASYARAKAT”.
Dalam menyelesaikan makalah ini kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Lilis
Zuniawati S.ST.,MH.Kes selaku dosen IKM (KESEHATAN MASYARAKAT) kami, Kami
menyadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak terdapat
kekurangan dan kesalahan, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun dari semua pihak demi kesempurnaan makalah ini.
Akhirnya kami semua berharap semoga makalah ini bisa diterima dengan baik dan dapat
bermanfaat bagi kita semua, baik pada masa sekarang hingga masa yang akan datang. Amin.

Serang, 13 September 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... i

DAFTAR ISI.................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
a. Latar belakang ....................................................................................................... 1
b. Tujuan ................................................................................................................... 1
c. Manfaat ................................................................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN
a. Pengertian ............................................................................................................. 3
b. Tujuan ................................................................................................................... 5
c. Ruang lingkup ....................................................................................................... 6
d. Pelaksanaan ........................................................................................................... 6
e. Kegiatan ................................................................................................................ 7
f. Pemanfaatan .......................................................................................................... 9
BAB III PENUTUP
a. Kesimpulan ......................................................................................................... 10
b. Saran ................................................................................................................... 10
DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

a. Latar Belakang
Pelayanan kesehatan di masyarakat dilakukan melalui kegiatan pengawasan,
pengendalian, dan penilaian yang meliputi pencatatan, pelaporan, monitoring, dan
evaluasi. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan.
Tanpa adanya pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang
dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini
adalah sebuah data dan informasi yang berharga serta bernilai bila menggunakan
metode yang tepat dan benar. Jadi data dan informasi ini merupakan sebuah unsur
terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara
tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.
Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bidan di komunitas mengacu
kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) yang
disyahkan dengan Keputusan Menteri Kesehatan No. 63/Menkes/II/1981 dan
Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan kesehatan Masyarakat No.
590/BM/DJ/Info/V/1996.
Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara
periodik dan teratur untuk pengelola kesehatan masyarakat melalui puskesmas di
berbagai tingkat administrasi SP2TP bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas
(didalam dan diluar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan kejenjang selanjutnya
sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang
pengelolan upaya kesehatan masyarakat.

b. Tujuan
1. Agar mahasiswa mengetahui pengertian dari pencatatan dan pelaporan
2. Agar mahasiswa mengetahui tujuan, manfaat dari pencatatan dan pelaporan
3. Agar mahasiswa mengetahui batasan-batasan pencatatan dan pelaporan dalam
suatu kegiatan
4. Agar mahasiswa mengetahui ruang lingkup pencatatan dan pelaporan
5. Agar mahasiswa mengetahui dan memahami pengelolaan dari pencatatan dan
pelaporan
1
c. Manfaat
1. Penulis dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama pendidikan
2. Pembaca dapat memehami isi dari makalah

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian

Pecatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam

bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas, disket, pita nama dan pita film.
Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (Syahlan:253).
Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan
laporan. laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu
dan hasilnya yang disampaikan kepihak yang berwenang atau berkaitan dengan
kegiatan tersebut (Syahlan:256).
Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal dan legal yang dibuat secara
tertulis tentang data-data kesehatan ( menurut Kozier dan Erb).
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa
ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak
akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data
dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan
benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah
organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau
perkembangan organisasi tersebut.

Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem
PencatatanTradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.

Sistem Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan yang memiliki

catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam
sistem ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog, Ahli
Gizi dsb) mempunyai catatan sendiri – sendiri secara terpisah. Keuntungan system ini
adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan system ini
adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar
petugaskesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan
tuntassulit dilakukan.
3
 Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi pada
Masalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan system ini adalah kerjasama
antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara
menyeluruh.Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data
kesehatan sebaik mungkin.

Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi

dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas juga
merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah
informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam
penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data
yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan
adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan
masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar
menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:

(1) pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;

(2) analisis; dan
(3) pemanfaatan.
Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register
yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian
direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator
SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2
rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di
Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten
meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten.
Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator
SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk
pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3)
tahunan.

4
 Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan
penggunaan obat-obat. Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain
kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik
kesehatan gigi. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas
pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan,
data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di
tingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang
bernilai, yaitu data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat
waktu oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan
(Santoso, 2008).

Untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas,

standar mutu (Input, Proses, Lingkungan dan Output) perlu dikaji dan dirumuskan
kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya
perlu ditingkatkan.

B. Tujuan
Tujuan pencatatan dan pelaporan
a. Tujuan umum
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) bertujuan agar
semua hasil kegiatan puskesmas (didalam dan diluar gedung) dapat dicatat serta
dilaporkan kejenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala,
dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.
b. Tujuan khusus
1. Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara
benar, berkelanjutan, dan teratur.
2. Terlaporkannya data kejenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan
dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar berkelanjutan
dan teratur.

5
C. Ruang lingkup
1) SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskemas pembantu dan
puskesmas kelililng.

2) Pencatatan dan pelaporan mencakup :

a. Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas
b. Data ketenagaan dipuskesmas
c. Data sarana yang dimiliki pukesmas
d. Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik didalam gedung
maupun diluar gedung.
3) Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan, tribulanan, semester dan tahunan).

D. Pelaksanaan
1) Pencatatan dengan menggunakan format
a. Family folder
b. Buku register
 Rawat jalan dan rawat inap
 Penimbangn
 Kohort ibu
 Kohort anak
 Persalinan
 Laboratorium
 Pengamatan penyakit menular
 Imunisasi
 PKM

2) Pelaporan
Jenis periode laporan :
1. Bulanan
 Data kesakitan
 Data kematian
 Data operasional (gizi, imunisasi, KIA, dan KB)
 Data managemen obat

6
 2. Triwulan
 Data kegiatan puskesmas
3. Tahunan
 Umum dan fasilitas
 Sarana
 Tenaga

E. Kegiatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas,
puskesmas pembantu, dan bidan didesa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat
menggunakan formulir standar yang ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar
yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut
 Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu
keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga yang mengindap salah satu
penyakit misalnya penderita TBC paru,Kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu
hamil resiko tinggi. Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK
diberi alat bantu Kartu Tanda Pengenal Keluarga(KTPK) untuk memudahkan
pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.
 Kartu rawat jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan
kartu untuk pencatatan identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke
puskesmas.
 Kartu indeks penyakit
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien , riwayat dan
perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita
penyakit TBC, paru, dan kusta.
 Kartu Ibu
Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat
kehamilan sampai kelahiran.

7
 Kartu anak
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan
preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative yang di berikan kepada balita dan
anak pra sekolah.
 KMS balita, anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan dan pertumbuhan yang
di peroleh balita dan sekolah.
 KMS ibu hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan
kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil.
 KMS usia lanjut(USILA)
Merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik
maupun psikososial dan di gunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini
penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan USILA.
 Register
Merupakan formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan baik di dalam
maupun di luar gedung puskesmas, yang telah di catat di kartu dan catatan
lainnya Ada beberapa jenis register sebagai berikut:
1. Nomor indeks pengunjung puskesmas
2. Rawat jalan
3. Register kunjungan
4. Register rawat inap
5. Register KIA dan KB
6. Register kohort ibu dan balita
7. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
8. Register penimbangan balita
9. Register imunisasi
10. Register gizi
11. Register kapsul beryodium
12. Register anak sekolah
13. Sensus harian kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi , dan penyakit.

8
 Adapun kriteria system pencatatan data kesehatan yang baik mencakup hal – hal di
bawah ini:
a. Pencatatan Harus Sistematis, Jelas, Ringkas dan mengacu pada respon pasien
terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan.
b. Ditulis dengan Baik dan menghindari kesalahan.
c. Tepat Waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan.
d. Ditulis secara Terperinci mencakup What, Why, When, Where, Whoand How
e. Menghindari kata-kata yang sulit diukur
f. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan pencatatan.

F. Pemanfaatan
Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :
 Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan ditingkat pusat, provinsi, dan
kabupaten/kota.
 Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka
pengembangan tenaga kesehatan.
 Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan.
 Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil.

9
 BAB III
PENUTUP

a. Kesimpulan
Pecatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam
bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas, disket, pita nama dan pita film.
Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (Syahlan:253).
Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.
Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan
hasilnya yang disampaikan kepihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan
tersebut (Syahlan:256). Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal dan legal
yang dibuat secara tertulis tentang data-data kesehatan ( menurut Kozier dan Erb).
b. Saran
Diharapkan kepada seluruh tenaga kesehatan(terutama bidan yang
ditempatkan di puskesmas) agar lebih memperhatikan pembuatan laporan puskesmas.
Sehingga dapat diperoleh data yang akurat untuk memantau kesehatan masyarakat.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Wahit Iqbal Mubarak, Ilmu Kesehatan Masyarakat Konsep dalam Aplikasi

Kebidanan.jakarta:Salemba medika,2012

11