Kelompok II

Perencanaan sumber daya manusia

PENGERTIAN :

Perencanaan sumber daya manusia merupakan perencanaan yang dillakuka secra sistematis
(terstruktur) untu memaksimalkan sumber daya manusia sebagai aset utama perusahaan, atau
dapat juga dikatakan sebagai proses peramalan secara sistematis yang menghubungkan
kebutuhan SDM suatu organisasi dengan perencanaan yang sistematis untuk mmestikan bahwa
kpegawaiannya memadai, berkualitas, dan cukup kompeten sesuai dengan skill dan keahlian
yang dimiliki masing-masing karyawan untuk mencapa tujuan.

FUNGSI :
fungsi dari SDM hampir sama dengan fungsi manajemen umumnya yaitu:
fungsi manajerial :
- Perencanaan (planning)
- Pengrganisasian (organization)
- Pengarahan (directing)
- Pengendalian (controling)
Fungsi operasional:
- Pengadaan tenaga kerja SDM
- Pengembangan
- Kompensasi
- Pengintegrasian
- Pemeliharaan
- Pemutusan kerja
Ada beberapa fungsi dari manajemen sumber daya manusia yang perlu Anda ketahui untuk
dipraktekan dalam organisasi Anda, diantaranya adalah:

1. Staffing (Mengatur Keanggotaan)

Staffing atau mengatur keanggotaan, dalam fungsi ini ada tiga kegiatan penting yang termasuk
yaitu perencanaan, penarikan, juga proses seleksi.

Semakin banyaknya perusahaan yang berdiri, semakin banyak pula sumber daya manusia yang
dibutuhkan. Inilah yang membuat manajemen sumber daya manusia berfungsi menyediakan,
menyaring, memilih sdm yang akan bergabung dalam perusahaan.
Fungsi manajemen sumber daya manusia ini berperan penting untuk menentukan kualitas
sumber daya manusia dalam perusahaan-perusahaan.

Demi mendapatkan pekerja yang sesuai kriteria, dapartemen sumber daya manusia biasanya
melakukan serangkaian kegiatan seperti wawancara, tes keahlian, dan menyelidiki latar belakang
orang tersebut.

2. Evaluasi
Manajemen sumber daya manusia mempunyai fungsi lain yaitu evaluasi. Evaluasi di sini termasuk
dalam melakukan pelatihan juga penilaian.

Biasanya departemen SDM memberi pelatihan terhadap para calon karyawan dan memastikan
mereka mendapat evaluasi atau penilaian terhadap performance mereka.

Selain terhadap calon, departemen juga harus melatih para manajer untuk membuat standar
kinerja yang dinilai baik dan membuat sebuah penilaian dengan akurat.

3. Penggantian dan Kepuasan

Masuk ke fungsi berikutnya yaitu penggantian atau kepuasan. Atau sering juga disebut sebagai
‘reward’. Fungsi manajemen sumber daya manusia ini berurusan dengan reward akan kinerja
yang telah dilakukan oleh para karyawan

Departemen sumber daya manusia memiliki tugas untuk membuat perkembangan atas struktur
gaji yang baik, sementara pihak manajer memiliki tugas memberikan evaluasi kinerja untuk
penentuan gaji yang akan diterima karyawan yang bersangkutan. Kedua pihak yang meliputi
manajemen sumber daya manusia ini harus melakukan koordinasi yang baik.

Departemen SDM harus memastikan pemberian reward meliputi gaji pokok, bonus, insentif,
asuransi, jatah cuti, dan lainnya terhadap SDM sesuai dengan keputusan yang dibuat juga sesuai
dengan hukum (peraturan standar seperti UMR).

4. Pelatihan dan Penasehat

Manajemen sumber daya manusia juga memiliki fungsi sebagai pelatih sekaligus penasehat.
Pihak departemen SDM bertanggung jawab untuk membantu pihak manajer dalam membuat
program-program pelatihan baik untuk calon karyawan, karyawan baru, atau juga karyawan lama
demi menghasilkan kinerja yang lebih berkualitas.

Selain melatih departemen SDM juga menjadi penasehat yang akan memberi masukan kepada
pihak manajer, serta mencarikan solusi bila terjadi kasus atau masalah selama proses
pengembangan.

5. Membangun Relasi
Fungsi selanjutnya adalah membangun relasi. Manajemen sumber daya manusia berperan
penting dalammembangun relasi dengan karyawan seperti melakukan negosiasi dengan pihak
perserikatan pekerja.
Peran aktif dalam mencari jalan persetujuan antara perusahaan dengan serikat pekerja, akan
mengurangi datangnya keluhan dari pekerja.

Disini departemen SDM juga harus berusaha agar tidak terjadi tindakan tidak sehat yang dapat
dilakukan oleh para karyawan seperti mogok bekerja dan demonstrasi.

Dari sini kita dapat menyimpulkan bahwa departemen SDM merupakan sosok yang berperan
menjaga ikatan antara karyawan dengan serikat pekerja dan perusahaan.

6. Menciptakan Kondisi Aman dan Sehat

Manajemen sumber daya manusia mempunyai fungsi yang keenam yaitu sebagai pencipta
kondisi yang aman dan sehat, yaitu menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dan beresiko
seperti kecelakaan yang dialami pekerja. Departemen SDM bertanggung jawab untuk melakukan
pelatihan khusus seperti keselamatan kerja, memperbaiki kondisi yang dapat membahayakan
pekerja, dan membuat program kesehatan untuk pekerja. Selain itu departemen SDM juga wajib
untuk selalu membuat laporan setiap terjadi kecelakaan kerja.

7. Mendalami Masalah
Fungsi selanjutnya adalah sebagai pencari solusi dari masalah-masalah yang terjadi atau
(problem solver). Contoh masalah yang sering terjadi di antaranya para pekerja atau karyawan
tidak hadir dan terlambat datang terlalu sering. Mereka harus mendalami masalah tersebut dan
memikirkan apakah kebijakan yang selama ini ditetapkan sudah tepat atau kurang. Yang dapat
dilakukan tentu mengumpulkan berbagai informasi yang terkait dan menganalisisnya.

8. Pengintegrasian
Yang dimaksud dengan integrasi disini ialah menyatukan kepentingan perusahaan dengan
kebutuhan karyawan. Jika integrasinya bagus tentu kerjasama akan lebih menguntungkan bagi
untuk kedua pihak.

9. Pemberhentian
Pemberhentian karyawan yang biasa disebut PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) Adalah proses
memutus atau mengakhiri kontrak atau hubungan kerja antar perusahaan dengan karyawan.
Dalam prosesnya PHK dapat menjadi sumber masalah bagi perusahaan, seperti keluhan
karyawan, pelaporan ke dinas tenaga kerja hingga salah membayar gaji terakhir. Karyawan yang
berhenti pun perlu mendapat perhatian karena dapat mempengaruhi operasional perusahaan.

TUJUAN :
Dengan adanya perencanaan SDM dalam sebuah perusahaan/oraganisasi memudahkan suatu
organisasi tersebut untuk melakukan pembagian tugas kepada setiap anggota/karyawan sesusai
dengan keahlian yang dimiliki dan dapat membantu perusahaan untuk menentukan jumlah orang
yang tepat pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat untuk melakukan tugas-tugas yang
dibutuhkan oleh perusahaan tersebut secara efektif dan efesien. Selain dari pada itu, pentingnya
dilakukan perencanaa Sumber Daya Manusia adalah supaya organisasi memiliki gambaran
yang jelas akan masa depan serta mampu mengantisipasi kekurangan kualitas tenaga kerja
yang diperlukan sehingga dapat tercapainya tujuan.
MANFAAT :
1. Meningkatkan sistem informasi SDM
2. Perencanaan SDM juga bermanfaat untuk mendayagunakan SDM
3. untuk mempermudah perusahaan dalam usaha memadukan pengelolaan SDM
4. perencanaan jangkan panjang akan bermanfaat bagi organisasi dalam memperkirakan kondisi
kebutuhan organisasi
5. Perencanaan jangka pendek bermanfaat unntuk posisi/jabatan yang lowong utuk masa depan.
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendayagunaan SDM
Pada saat tahun berjalan mungkin sudah terjadi kasak kusuk di belakang mengenai
kinerja salah satu karyawan perusahaan yang kurang maksimal dan sebaiknya
diganti dengan orang lain saja. jika anda sebagai pihak manajer perusahaan maka
jangan abaikan hal ini karena anda memang harus mengevaluasi lagi SDM yang
anda gunakan tersebut. Inilah yang dimaksud dengan efektivitas dan efisiens
pendayagunaan SDM supaya SDM dapat ditempatkan pada jabatan dan posisi yang
sesuai dengan kemampunannya supaya tidak menimbulkan konflik atau penurunan
kinerja dalam perusahaan. Dengan adanya perencanaan SDM ini perusahaan dapat
mencapai tujuannya dengan lebih optimal da maksimal.

Meningkatkan penghematan biaya

Biaya merupakan salah satu komponen penting yang ada di dalam perusahaan dan
harus diperhatikan dengan betul karena jika ada yang salah mengenai biaya atau
beban ini bisa membuat perusahaan mengalami masalah keuangan serius. Hal ini
juga berkaitan dengan perencanaan SDM. Jadi ketika hendak berencana merekrut
pegawai baru maka sebaiknya terlebih dahulu dilakukan promosi kenaikan jabatan
dan penghentikan jabatan pada beberapa posisi supaya tidak terlalu banyak SDM
yang ada di dalam perusahaan. Hal ini juga akan membuat penghematan biaya gaji
pada perushaan tersebut.

Meningkatkan perilaku proaktif

Dengan adanya perencanaan SDM ini tentunya akan membuat pegawai perusahaan
menjadi proaktif dikarenakan para pegawai ini akan melakukan hal yang semaksimal
mungkin dalam kinerjanya supaya dirinya tidak diganti atau supaya bisa
mendapatkan promosi jabatan. Hal ini juga akan membuat pegawai menjadi proaktif
namun tidak reaktif sehingga suasana dalam perusahaan akan menjadi lebih sehat
dan kondusif.

Memastikan kebutuhan SDM yang kompeten

Melalui perencanaan SDM akan membuat proses penempatan pegawai menjadi
lebih tepat pada kemampuannya sehingga perusahaan dapat menjalankan
kemampuannya dengan baik untuk mencapai tujuan bersama. Ini juga diperlukan
bagi pihak manajemen supaya bisa mengenali pegawainya dengan baik.

Mendorong terbangunnya sistem informasi SDM yang akurat

Perencanaan SDM ini juga akan memberikan sistem informasi yang akurat dan tepat
bagi perusahaan sehingga setiap pegawai yang memiliki masalah atau kekurangan
dapat di atasi dengan baik. begitu pula dengan pegawai yang memiliki kompetensi
lebih baik dari yang lain juga bisa diberikan bagian yang lebih baik.
Meningkatkan koordinasi antar SDM
Ini juga merupakan salah satu manfaat yang sangat penting dari adanya
perencanaan SDM ini. ya karena dengan ini masing-masing atasan paling tidak
selevel supervisor mampu mengenal pegawai lain dari divisi yang berbeda dan ini
akan lebih mudah untuk mengkoordinasikan antar divisi dengan baik sehingga
tujuan perusahaan bisa tercapai lebih optimal tanpa adanya miss komunikasi antar
divisi. Meskipun terlihat sepele namun ini kerap kali menjadi masalah dimana ada
miss komunikasi antar divisi dalam peruhsaan.

Menciptakan suasana kebersamaan

Dalam pelaksanaan perencanaan SDM juga menuntut adanya kematangan emosi,
sikap dan nilai antar masing-masing SDM sehingga perlu adanya toleransi di
dalamnya. ini akan membantu mencciptakan suasana kebersamaan yang lebih
kondusif dalam pekerjaan.

SYARAT :
Terdapat beberapa syarat untuk membuat sebuah perencanaan SDM yang baik, yakni:

1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang direncanakannya.

2. Harus mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM dalam organisasi
tersebut secara lengkap.
3. Mempunyai pengalaman luas tentang analisis pekerjaan (job analysis), kondisi
organisasi, dan persediaan SDM.
4. Harus mampu membaca situasi SDM saat ini dan masa mendatang.
5. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
6. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan pemerintah, khususnya yang
menyangkut tenaga kerja.

LANGKAH :
Untuk sebuah perencanaan SDM yang baik, diperlukan tahapan-tahapan atau langkah dasar
yang harus ditempuh:[1]

1. Mampu menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM.

2. Mengumpulkan data dan informasi yang lengkap mengenai SDM.
3. Mengelompokkan data dan informasi tersebut, kemudian menganalisisnya.
4. Menetapkan beberapa alternatif yang kira-kira sanggup ditempuh.
5. Memilih alternatif terbaik dari berbagai alternatif yang ada.
6. Menginformasikan rencana terpilih kepada para karyawan agar direalisasikan.

PROSES PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Secara garis besar, proses perencanaan SDM dibagi menjadi 4 langkah yang meliputi:

Persediaan Tenaga Kerja Saat Ini

Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai perencanaan SDM yaitu
menilai ketersediaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Penilaian ini
termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek SDM, seperti jumlah, skill,
kompetensi, kualifikasi, pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain
sebagainya.

Dalam tahap ini, HR juga bisa melakukan wawancara dengan manager tim untuk
memahami tantangan dari sisi SDM yang sedang dihadapi, serta kualifikasi yang
dirasa penting untuk dimiliki oleh karyawan tim tersebut.

Kebutuhan SDM di Masa Mendatang

Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM yaitu menganalisa kebutuhan tenaga
kerja di masa mendatang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti
pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutase
(perubahan memindahkan karyawan dari satu tingkatan organisasi dari satu jabatan
ke jabatan lainnya secara horizontal tanpa diikuti adanya peningkatan gaji atau
tanggung jawab maupun kekuasaan) karyawan, dan lain sebagainya perlu
dimasukkan ke dalam pertimbangan. Selain itu, variabel tidak terduga seperti
pengunduran diri serta pemecatan juga perlu dijadikan bahan pertimbangan dalam
analisa.

Perkiraan Permintaan SDM

Kemudian, HR (Human Resource) bisa mencocokkan tenaga kerja yang ada saat ini
dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari dan membuat demand
forecast (perkiraan permintaan). Dalam langkah ini, penting juga untuk mengetahui
strategi dan objektif bisnis jangka panjang, agar perkiraan permintaan bisa sesuai
untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Strategi dan Implementasi Pencarian SDM

Setelah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari evaluasi supply dan demand
SDM, HR (Human Recourse) bisa mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan
permintaan SDM yang sudah dibuat. Strategi yang dibuat tentunya harus bisa
memberikan solusi bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan. HR (Human
Resource) bisa melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan, manajemen
SDM, hingga melakukan perubahan kebijakan terkait SDM. Perusahaan juga bisa
menggunakan jasa konsultan untuk meminimalisir reaksi negatif, terutama mengenai
masalah hukum dan legal.

CATATAN : HRD adalah singkatan dari kepanjangan Human

Resources Departement atau dalam bahasa Indonesia disebut divisi sumber daya
manusia. Secara umum, HRD adalah departemen dalam perusahan yang
bertanggung jawab menangani pengelolaan SDM atau karyawan dalam suatu
perusahaan atau organisasi.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam
Perencanaan SDM

Pertumbuhan (Growth)
Beda perusahaan, beda juga tingkat pertumbuhannya. Dalam melakukan
perencanaan SDM, penting juga bagi para HR untuk mempertimbangkan faktor
pertumbuhan finansial dan kebutuhan perusahaan. Apakah perusahaan memiliki
budget? Apakah perusahaan akan melakukan ekspansi dan membutuhkan banyak
SDM?

Perubahan (Change)
Perubahan bisa terjadi kapan pun. Ketika perusahaan sedang mengalami perubahan,
usahakan agar HR memiliki fleksibilitas agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan
dengan lebih baik.

Teknologi (Technology)
Di era yang didominasi oleh teknologi ini, penting bagi HR untuk memahami
pentingnya fungsi dan peran teknologi dalam operasional perusahaan. Jika
diperlukan, HR juga bisa merencanakan pelatihan untuk karyawan mempelajari fitur
ataupun perangkat yang digunakan dalam perusahaan.

Perencanaan SDM yang dilakukan dengan baik akan bisa membantu HR memenuhi
kebutuhan tenaga kerja perusahaan, baik itu dari aspek skill, kemampuan, kualifikasi, serta
jumlah yang memadai.