Anda di halaman 1dari 68

17

Negosiasi
I I

Dalam dunia bisnis, istilah negosiasi (negotiation) bukanlah hal yang baru. Negosiasi digunakan untuk

menjembatani dua kepentingan yang berbeda, misalnya antara penjual dan pembeli atau antara produsen

dan pelanggan. Oleh karena itu, agar terjadi suatu kesepakatan di antara kedua belah pihak, diperlukan

negosiasi. Sementara itu, orang yang melakukan negosiasi sering disebut sebagai seorang negosiator.

Dalam bab ini akan dibahas secara khusus hal yang berkaitan dengan permasalahan negosiasi,

seperti pengertian negosiasi, berbagai tahapan dalam bernegosiasi, keterampilan bernegosiasi, peran

seorang negosiator, dan tipe negosiator.


Komunikasi Tentang Pekerjaan

Pengertian Negosiasi
Dalam setiap proses negosiasi, selalu ada dua belah pihak yang berlawanan atau
berbeda sudut pandangnya. Agar dapat menemukan titik temu atau kesepakatan,
kedua belah pihak perlu bernegosiasi.
Menurut Hartman, pengertian negosiasi dapat berbeda-beda tergantung dari
sudut pandang siapa yang terlibat dalam suatu negosiasi. Dalam hal ini, ada dua
pihak yang berkepentingan dalam bernegosiasi, yaitu pembeli dan penjual. Bagi
pihak pembeli, negosiasi merupakan seni membeli sampanye Prancis yang berkualitas
baik dengan harga sebotol bir. Sementara itu bagi penjual, negosiasi merupakan
seni menjual mobil mewah kepada pembeli yang berpura-pura hanya bisa membeli
mobil kelas dua.
Lebih lanjut, Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses
komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang
mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak
mengenai masalah yang sama. Pengertian ini merupakan pengertian negosiasi yang
sesuai atau cocok diterapkan baik dalam dunia bisnis maupun nonbisnis.
Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi di mana kedua belah pihak
mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak
sehingga terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai
suatu kesepakatan bersama.
Sementara itu, menurut Casse, negosiasi adalah proses di mana paling sedikit
ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk
bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.
Berdasarkan ketiga pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa suatu
proses negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi,
mencari suatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki
bersama kedua belah pihak yang terhbat dalam negosiasL ·
Salah satu tujuan orang bernegosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan
kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan/keinginan kedua
belah pihak. Dengan kata lain, hasil dari sebuah negosiasi adalah adanya suatu
kesepakatan yang memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Dalam hal ini
tidak ada satu pun pihak yang merasa dikalahkan atau dirugikan akibat adanya
kesepakatan dalam bernegosiasi.
~ Selain untuk memperoleh suatu kesepakatan kedua belah pihak, menurut
~:.'-'"""F.' alasan ,bernegosiasi adalah juga untuk mendapatkan sebuah keuntungan
..atatLllle[lghin&i~kan kerugian atau memecahkan problem yang lain .
. ,,\=::::~"Mrlt~lt!Ttt~'fitla)Ycl,~kan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal
·-4"'~ . "" "'· ~ _l-""
·~!·~perlu .!ikan, antara lain:
-- -- -~ -"~-k-~-"' ~-'*"'-' -~'- ~#-
... !.~·« · ;p~iapa"ri yang cermat
• Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak.
• Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.
• Pendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankan
hubungan yang baik dan saling menguntungkan serta salir{g menghormati.
Negosiasi 303

• Kemauan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui


kompromi bila terjadi kemacetan.

Proses bernegosiasi bukanlah proses sesaat yang kemudian dapat dengan


segera diperoleh hasilnya. Oleh karena itu, negosiasi merupak:m suatu proses
komunikasi yang berlangsung secara kontinu atau terus-menerus hingga tercapai
suatu kesepakatan bagi kedua belah pihak. Sebagai contoh, negosiasi tentang
penyesuaian gaji karyawan yang terjadi antara pihak karyawan perusahaan dengan
pihak manajemen perusahaan.

Proses Bernegosiasi
Persiapan yang baik sebelum bernegosiasi merupakan salah satu kunci sukses
bernegosiasi. Persiapan yang asal-asalan tentu saja tidak akan memperoleh hasil
yang optimal. Apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum bemegosiasi?
Menurut Hartman, ada empat pain penting yang perlu diperhatikan sebelum
bemegosiasi, antara lain pencarian fakta terutama dari pihak lain (lawan negosiasi);
menaksir posisi lawan negosiasi; membuat perencanaan yang baik; dan memilih
serta mengatur tim negosiasi.
Sementara itu, menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam bernegosiasi, yaitu
tahap perencanaan/planning phase (sebelum negosiasi), tahap implementasi/implementation
phase (selama negosiasi), dan tahap peninj auan/reviewing phase (setelah negosiasi).

Tahap Perencanaan
T ahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu: merencanakan
sasaran negosiasi Anda, memutuskan strategi Anda, dan memperjelas proses
bemegosiasi. Apabila digambarkan dalam sebuah model terpadu akan nampak
seperti yang ditunjukkan pada Peraga 17 .1.

Mode! negosiasi terpadu


Komunikasi Tentang Pekerjaan

a. Sasaran Negosiasi
Sasaran negosiasi (negotiation objective) adalah apa hasil yang diharapkan dalam
bernegosiasi. Hal ini merupakan salah satu alasan utama mengapa seseorang berne-
gosiasi. Penentuan sasaran atau target dalam bernegosiasi sangatlah penting sebagai
arahan atau petunjuk dalam bernegosiasi. Ada dua jenis sasaran dalam bernegosiasi,
yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat dicapai).

b. Strategi Negosiasi
Komponen kedua adalah strategi negosiasi yang merupakan
cara atau teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Untuk mencapai kesepakatan
kedua belah pihak memang diperlukan strategi yang tepat. Ada beberapa strategi
negosiasi yang dapat Anda gunakan dalam bernegosiasi, antara lain: strategi
kooperatif (coof)erative strategy), strategi kompetitif (competitive , dan
ana litis (analytical strategy)

Strategi kooperatif
• Sasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihak.
• Memakai semboyan win-win solution ( saling menguntunglwn)
• Mempercayai pihak lawan.
• Melakukan kompromi jika diperlukan dan timbal balik.
• Menciptakan landasan dan kepentingan bersama.

Strategi kompetitif
• Sasaran strategi ini adalah mengalahkan lawan
• Tidak mempercayai lawan dan siap bertarung.
• Menuntut sebuah konsesi, menegaskan posisi, dan rnelancarkan tekanan.
• Tidak memberikan apa-apa dan rnenghabiskan semuanya.

Strategi analitis
• Mempunyai filosofi bahwa seorang negosiator adalah pemecah masalah
(problem-solver), bukan seorang petarung.
• Memandang negosiasi sebagai bentuk latihan dalam mernecahkan rnasalah,
dan bukannya sebagai permainan.
• Berusaha kreatif dan bersama-sama mencari alternatif solusinya.
• Menggunakan kriteria yang objektif dalam mengambil keputusan.
• Membuat alasan yang rasional dan bukan atas dasar perasaan.

Masing-masing strategi tersebut tentu memiliki sisi kekuatan dan kelemahannya.


Strategi kooperatif tentunya sangatlah baik, manakala pihak lawan negosiasi tersebut
menjalankan permainan negosiasi yang sama. Begitu pula, strategi kompetitif yang
cenderung keras dan menekan pihak lawan negosiasi, bukan tidak rnustahil juga akan
membawa risiko kegagalan yang besar dan biaya yang mahal. Sedangkan strategi
analitis yang nampaknya baik dan rapi, dalarn dunia praktis bisa saja berbeda atau
tidak sejalan dengan harapan Anda. Orang memiliki perasaan dan emosi yang
Negosiasi 305

setiap saat bisa saja berubah. Oleh karena itu, tidak setiap strategi analitis da}•at
diterapkan dengan mudah dalam suatu organisasi yang masih menjunjung tinggi
nilai-nilai dan kepercayaan antara yang satu dengan yang lainnya.

c. Proses Negosiasi
Komponen ketiga proses negosiasi proc~ss). Sebelum mencapai
sasaran yang telah Anda tentukan sebelumnya, perlu diketahui bahwa dalam
sctiap nego~iasi sangat diperlukan yang namanya proses vang melibatkan
kedua
yang
saling menguntungkan.
J~1lam

Lebih lanjut, menurut Casse Jalam proses negosiasi ada enam tahapan penting
yang perlu diperhatikan, antara lain: (l) persiapan, ( 2) kontak pertama, (3)
konfrontasi, ( 4) konsiliasi/kompromi, ( 5) ( 6) pascanegosiasi/konsolidasi.

Tahap pertama: persiapan, merupakan tahapan yang dengan pengum~


pulan informasi secukupnya dan penentuan tim negosiasi yang sebaik-baiknya
yang aka-n diikut~~rtakan dalam proses negosiasi. Persiapkan dengan
baiknya, dan usahakan untuk semakin banyak mengenal profil pihak lawan
negosiasi AndeL Semakin b:myak mengenal profil pihak lawan negosiasi Anda,
rasa percaya diri Anda akan semakin bertambah dan semakin siap memasuki
proses ne,gosiasi.

Tahap kedua: kontak pertama, mcrupakan tahap pertemuan secara langsung


antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. Mereka saling
berusaha untuk memperoleh informasi selengkapnya demi kepentingan mereka
sendiri. Pada tahap inilah, proses negosiasi akan memunculkan ke_san pertama.
Hati-hati dan waspadalah terhadap kesan pertama tersebut! Tahap penilaian
mulai berlangsung di antara para negosiator tersebut.

Tahap ketiga: konfrontasi, merupakan tahap saling berargumentasi terhadap


segala sesuatu yang akan dinegosiasikan. T ahap ini juga dikenal sebagai tahap
perdebatan yang sengit di antara kedua belah pihak yang terlibat dalarn proses
negosiasi. Dalam proses seperti itu, perbedaan dan potensi perdebatan yang
sernakin memanas dan tak terkendali dapat saja terjadi, j ilea masing-masing
pihak tidak dapat mengendalikan emosinya. Oleh karena itu, kendalikan emosi,
kepala boleh panas, tetapi hati harus tetap dingin. Perbedaan tidaklah harus
dijadikan sumber perpecahan atau rnenjadi suatu momok yang menakutkan,
tetapi justru sebaliknya harus dijadikan khasanah yang sangat berguna dan
berharga bagi pencapaian tujuan bersama.

Tahap keempat: konsiliasi, merupakan tahap untuk saling melakukan proses


tawar-me_l}l!YY_ar. Anda mau menawarkan apa dan bagaimana pihak lawan
Komunikasi Tentang Pekerjaan

merespons tawaran Anda. Proses ini diperlukan untuk memperoleh titik temu
yang betul-betul disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak. Proses tawar-
menawar dalam proses negosiasi tak ubahnya seperti proses tawar-menawar yang
dilakukan oleh seorang penjual dan pembeli (konsumen), yang terlibat dalam
proses penentuan harga pasar suatu produk yang disepakati oleh keduanya.

Tahap kelima: solusi, merupakan tahap di mana kedua belah pihak mulai
saling menerima dan memberi. Para negosiator mulai menemukan titik-titik
kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing-masing. Setiap
kesuksesan satu poin akan diikuti oleh kesuksesan berikutnya. Kembangkan sikap
relasional, yaitu sikap yang selalu berorientasi untuk menang bersama. Janganlah
bimbang dan ragu untuk selalu menumbuhkan sikap saling memberikan solusi
terbaik bagi kedua belah pihak.

Tahap keenam: pascanegosiasi, merupakan tahap untuk melakukan konsolidasi


bagi kedua belah pihak. Apakah masing-masing benar-benar memilikikomitmen
atas segala apa yang telah disepakati bersama? lnilah tahapan proses negosiasi
yang tersulit dalam menerjemahkan kesepakatan ke dalam suatu tindakan yang
riil. Jangan mudah percaya bahwa proses negosiasi telah usai. Jadilah semakin
kuat dan upayakan agar setiap pengalaman bemegosiasi menjadi pengalaman
yang sangat berharga bagi Anda. Bersikaplah relasional!

Pada tahap perencanaan ini, seorang negosiator dapat melakukan berbagai


peran penting dalam bemegosiasi, antara lain berperan sebagai seorang pemimpin
(leader roles), faktual (factual roles), analitis (analytical roles), relasional (relational
roles), dan intuitif (intuitive roles).
Negosiator yang berperan sebagai pemimpin harus mampu bertanggung jawab
dalam mendefinisikan dan memilih apa konsesi dalam bemegosiasi. Oi samping
itu, pemimpin juga harus mampu mengambil keputusan dan menentukan strategi
secara efektif dalam mencapai tuj uan negosiasi yang telah ditetapkan. Yang tak
kalah pentingnya adalah bagaimana seorang pemimpin mampu mengelola dan
mengevaluasi proses negosiasi tersebut agar diperoleh sebuah kesepakatan yang
memberikan manfaat bersama.
Negosiator yang berperan sebagai faktual harus mengetahui fakta-fakta dan mampu
---~----

mendokumentasikan setiap pemyataan yang muncul dalam proses bernegosiasi. Oi


samping itu, ia juga harus memiliki kemampuan untuk menjawab setiap pertanyaan
untuk memperjelas permasalahan dan memberikan informasi tambahan yang tidak
diminta oleh pihak lawan dalam proses bemegosiasi. Yang tak kalah pentingnya
adalah bahwa ia harus mampu menyediakan informasi yang akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan dalam proses bemegosiasi.
Negosiator yang berperan analitis harus mampu menampilkan argumen negosiasi
-~~~----....

dengan cara-cara yang logis, memastikan strategi yang diterapkan sudah benar,
menegosiasikan agenda pertemuan, dan menetapkan aturan main dalam bemegosiasi.
Negosiasi 307

Negosiator yang berperan relasional harus mampu memperlancar hubungan


antar tim negosiasi, membangkitkan dan memelihara relasi dengan beberapa anggota
tim bemegosiasi, peka terhadap reaksi negosiator, membangun kepercayaan, dan
melihat kekuatan serta kelemahan pihak lawan negosiasi.
Negosiator yang berperan intuitif harus mampu memunculkan ide-ide dan cara-
cara pendekatan baru, pilihan~pllihan potensial dalam bernegosiasi, menunjukkan
apa yang penting dan mana yang kurang penting dalam bernegosiasi, mengetahui
apa implikasinya ke depan, memahami negosiasi secara utuh/menyeluruh, dan
mengantisipasi apa yang akan dilakukan oleh pihak lawan negosiasi.

Tahap lmplementasi
T ahap implementasi merupakan tahapan penerapan a tau tindakan yang diperlukan
agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Oleh karenanya, uhapan ini bukan lagi
sebagai wacana pemikiran atau ide lagi, tetapi sudah berada pada tahapan perilaku
dan tindakan yang diperlukan dalam bernegosiasi. Implementasi negosiasi memiliki
beberapa komponen penting, antara lain: taktik negosiasi, keterampilan negosiasi,
dan perilaku negosiasi. Berikut ini beberapa taktik negosiasi yang sering digunakan
dalam praktek bernegosiasi, antara lain:

a. T aktik Cara Anda


Yang termasuk dalam taktik "dengan cara Anda" adalah bahwa Anda tahu tujuan
yang ingin dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahwa
Andalah yang benar, Andalah yang berinisiatif dan mempertahankannya, Anda
yang mengendalikan proses negosiasi, dan Anda terus menekan.

b. T aktik Bekerja Sarna


T aktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui
apa yang ada di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif
(bukan proaktif), siap bekerja sama jika proposal pihak lawan sejalan dengan
sasaran Anda, Anda setuju, tidak setuju dan kadang-kadang mengembangkan ide-
ide mereka, Anda mcmbuat mereka berhasil.

c. T aktik T idak Bertindak Apa-apa


Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda
tetap bersikukuh pada pend irian sebelumnya dan tidak mudah berubah. T aktik ini
dilakukan karena Anda ingin mempertimbangkan sesuatu, salah satu trik untuk
mengulur waktu, upaya untuk membuat pihak lawan gugup atau grogi, dan Anda
percaya inilah saatnya untuk menilai secara perspektif.

d. T aktik Melangkah ke T ujuan Lain


T aktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan
lain. Andalah yang memang mencoba untuk menghindar dari suatu persoalan agar
tidak dibahas lagi. T aktik ini diambil dengan beberapa alasan sebagai berikut. Anda
Komunikasi Tentang Pekerjaan

punya peluang untuk memenangkan negosiasi saat ini, pihak lain justru yang akan
memperoleh peluang memenangkan negosiasi bila suatu persoalan dibahas lagi,
waktunya tidak tepat, atau adanya kesepakatan lain yang perlu dibahas lebih dulu.

Tahap Peninjauan Negosiasi


T ahap ini merupakan tahapan setelah bedangsungnya suatu proses negosiasi. T ahapan
ini memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau
kembali apa yang sudah dilakukannya selama bemegosiasi.
Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu
dilakukan, antara lain:
• Unruk mcmeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan AndeL
41 Jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pclajaran sekaligus pengalaman
yang sangat berharga bagi seorang negosiator.
• Jib ya, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan
bangunlah kesuksesan Anda.

Keterampilan Bernegosiasi
Keberhasilan atau kesuksesan dalam bemegosiasi dapat ditentukan oleh berbagai faktor
renting, di antaranya adalah keteramrilan seorang negosiator dalam bernegosiasi
dengan rihak lawan negosiasi. Menurut Hartman, ada beberara hal penting yang
rerlu diperhatikan dalam keterampilan bernegosiasi (negotiation skills) antara lain.

Persia pan
Persiaran yang baik merurakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan
yang baik, hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidak akan memuaskan kedua
belah rihak atau bahkan mengalami kegagalan yang rada akhirnya menimbulkan
kekecewaan bagi kedua belah rihak.

Memulai Negosiasi
Bagaimana memulai bernegosiasi? Ada beberapa hal renting yang perlu direrhatikan
dalam memulai bernegosiasi, antara lain: memilih waktu yang tepat, tempat yang
tepat, pengaturan tempat duduk yang tepat, menciptakan suasana yang positif dan
santai, menetapkan agenda, merumuskan tawaran/posisi pembuka, menghadapi
konflik, berkomunikasi secara efektif, meningkatkan keterampilan mendengarkan,
peringatan, mencapai kesepakatan dengan lebih cepat,

Strategi dan Teknik


Menurut Kamus Webster, strategi dapat didefinisikan sebagai rencana atau metode
yang teliti atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan yang dimaksud dengan taktik
lebih mengacu pada setiap metode yang digunakan untuk mencapai tujuan, yaitu
mencapai kesepakatan dalam bemegOSfasi. Baik strategi maupun taktik menuntut
Negosiasi 309

keterampilan khusus dalam bernegosiasi. Negosiasi yang sukses bukan saja hasil
dari perencanaan atau persiapan yang baik, tetapi juga implementasi yang baik
dari sebuah negosiasi.

Kompromi
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa proses bernegosiasi melibatkan kedua
belah pihak. Kompromi merupakan salah satu upaya menuju pencapaian kesepakatan
kedua belah pihak dalam bernegosiasi. Dalam upaya menuju kompromi, scorang
negosiator menyajikan kerangka dasar atau garis besarnya terlebih dulu, kemudian
melangkah pada perhedaan kedua belah pihak secara lebih spesifik, dan akhirnya
disajikan pernyataan yang bersifat penilaian untuk mendukung posisi mereka sendiri.

Menghindari Kesalahan Taktis


Bagaimana seorang negosiator harus menghindari kesalahan taktis? Agar
sukses, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dihindari dalam melakukan
negosiasi, antara lain: mengajukan permintaan -~~~~ yal'lgtiJak logis (permintaan
tinggi untuk penjual dan permintaan rendah untuk pembeli), membuat konsesi bebas,
memulai tanpa daftar penawaran, melakukan negosiasi terlalu cepat, bernegosiasi
saat terkejut, menghargai tawaran yang tidak masuk aka!, takut diam, marah, tidak
menuliskan hasil negosiasi, bemegosiasi pada saat lelah, mengecewakan bos Anda,
dan memaksakan bemegosiasi.

Menurut Casse, keterampilan bernegosiasi dapat dibedakan ke dalam dua


kelompok besar, yaitu keterampilan konvensional/conventional skills ( untuk nego-
siator konvensional) dan nonkonvensional nonconventional skills ( untuk negosiator
nonkonvensional). Masing-masing keterampilan bemegosiasi tersebut dapat dijelaskan
pada Tabel 17.2 dan Tabel 17.3.

Menurut Oliver, ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam
bernegosiasi, antara lain: persiapan yang baik, berlatih, menggambarkan posisi
Anda, membuat usulan, penawaran, dan persetujuan. Masing-masing kunci dasar
dalam bernegosiasi tersebut dapat dijelaskan berikut ini.

Persiapan yang Baik


Negosiasi yang tidak disertai persiapan yang baik tidak akan mampu menghasilkan
kesepakatan secara optimaL Semakin penting negosiasi, maka semakin banyak
persiapan yang harus dilakukan. Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-
hal berikut: kemungkinan pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana
Anda bergerak dari posisi pihak lawan menuju aspirasi Anda, masalah potensial,
rintangan, kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiliki lawan Anda, bagaimana
idealisme dan garis dasar Anda, pertimbangan biaya setiap gerakan yang mungkin
Anda buat dan itu dapat menguntungkan pihak lawan Anda, dan antisipasi apa
konsesi yang akan diberikan oleh pihak lawan Anda.
Komunikasi Tentang Pekerjaan

Kerugian

Dapat dianggap sebagai


ancaman oleh negosiator
lawan.

2. Menafsirkan atau Anda untuk: Dapat memperlambat proses


merumuskan kembali • Menunjukkan minat negosiasi dan memberi
perkataan negosiator • Memeriksa pengertian kesan bahwa Anda tidak
lawan, dengan kata-kata Anda tentang perkataan terlibat aktif. Dapat membuat
Anda sendiri pihak lawan frustrasi.
• Mengulur waktu untuk
menyiapkan jawaban
And a
• Memberi kesempatan
kepada lawan untuk
menambahkan sesuatu

3. Diam setelah suatu Sangat baik diterapkan oleh Dapat dianggap


pertanyaan atau tepat negosiator Anda. Memaksa menyinggung, sehingga
setelah suatu pernyataan pihak lawan untuk berbagi memancing reaksi negatif
dibuat oleh pihak lawan lebih banyak informasi dan kecemasan.
(Jika Anda tidak bicara, dengan Anda.
ada kemungkinan ia akan
mengatakannya lagi).

4. Menyimpulkan dari waktu Dapat digunakan dengan Hal ini akan memaksa Anda
ke waktu untuk mencatat berbagai titik pandang untuk untuk kembali ke poin-poin
poin-poin penting mengukur kemajuan nego- tertentu yang tidak perlu
yang tersamar selama siasi dan mengembangkan Anda tutupi lagi.
negosiasi. kesepakatan terdahulu.

5. Menyatakan dengan dimensi Anda tahu dari mana


dan emos u manusiaan dalam memulainya, tetapi tidak
meredakan ketegangan negosiasi, hal ini tak boleh pernah tahu kapan akan
dan membentuk rasa diremehkan. selesai (Negosiasi bukan
percaya. latihan psikoterapi).

Berlatih
Berlatih bernegosiasi merupakan kunci percaya diri. Hal itu dapat menjadi pintu
pembuka besar atau kecil masalah dan kesulitan yang akan muncul. Cobalah rind
bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda gunakan, pernyataan
kunci apa yang akan Anda sampaikan, dan bagaimana Anda merespons pernyataan
pihak lawan Anda. Jangan bimbang dan ragu, berlatihlah dan berlatihlah! Semakin
sering berlatih dan selalu memperbaiki diri setiap terjadi kekeliruan akan menjadikan
modal dasar yang berharga menuju kesuksesan Anda!

Menggambarkan Posisi Anda


Pada beberapa titik, setiap sisi menggambarkan posisi mereka dengan jelas. Tujuan
Anda adalah bagaimana memberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk
berbicara tentang berbagai hal yang berkaitan dengan apa, bagaimana, kapan, di
311

Definisi Keuntungan Kerugian

1. Menunjukkan salah Negosiator lawan terpaksa Dapat menyebabkan


pengertian tentang memperjelas posisinya dan ambiguitas dan frustrasi.
maksud pihak lawan, rnenambahkan beberapa
den g an perum usa n inlorrnasi.
ulang, pertanyaan
atau kesimpulan yang
salah.

2. Membesar-besarkan apa Sangat baik untuk menempat1 Jika digunakan dengan cara
yang dikatakan nego- lebih dahulu posisi ekstrem kurang halus, keterampilan ini
Siator !awan. Kata-kata yang Anda tahu diincar pihak akan tampak seperti manipu-
yang digunakan adalah, lawan (Saya tahu bahwa !asi murni dan menc;ptakan
sela!u, tidak pernah, tidak Anda yakin bahwa hal mi jalan buntu.
mungkin, tak seorangpun, tidak mungkin).
semua orang, sangat.

yang Menciptakan Mungk;n saJa


duga. Anda mengatakan yang pada akhirnya akan pernah berhasil. .. tetapi dapat
atau melakukan sesuatu menguntungkan Anda ... menimbulkan penolakan dan
yang tidak sesuai den- Negosiator lawan berusaha sikap agresif.
gan hal yang sedang rnengerti apa yang Anda
didiskusikan. Anda be- inginkan ... la kehiiangan
ralih ke hal lain, tanpa logika dari argumentasi.
diduga.

4. Bersikap kasar Meng- Dapat memicu reaksi yang Pihak lawan mungkin akan
gunakan ejekan yang emosional dan perilaku meninggalkan Anda beg;tu
mengorbankan negosia- ofensif (inikah yang Anda saja.
tor lawan. inginkan?).

5. Menghujani pihak lawan Negosiator harus mengerti, Keberhasilan dengan kete-


dengan banyak perta- menimbang, dan memu- rampilan ini tergantung pada
nyaan atau terlalu banyak tuskan bagaimana menggu- kapasitas pihak lawan untuk
inforrnasi. nakan informasi tersebut. Ia menyerap inlormasi. Dapat
ada di posisi lemah. Anda menimbulkan kecurigaan.
dapat menolongnya, atau ..

mana, dan mengapa negosiasi perlu dilakukan. Anda harus


apa yang seharusnya Anda lakukan jangan terpengaruh oleh pihak
Anda. Semakin banyak pihak lawan Anda berbicara, semakin baik
untuk mengetahui tentang pihak lawan Anda. Berikan umpan pertanyaan yang
memungkinb.n pihak lawan terus berbicara tentang apa dan bagaimana
dia dalam bemegosiasi. Oleh karena itu, Anda harus dapat memetik hikmah dari
semua itu untuk memosisikan diri Anda dalam bemegosiasi.

Membuat suatu Usulan/Proposal


Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal) yang
ingin diajukan dalam bemegosiasi, saatnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Hal
itu juga akan mcmberikan suatu konsesi yang terlalu dini oleh pihak lawan. Namun
demikian, pada babak awal tersebut janganlah terlalu berharap munculnya sebuah
Komunikasi Tentang Pekerjaan

kesepakatan. Masih ada kata-kata tawaran berikutnya yang perlu dipertimbangkan


lebih lanjut dalam bernegosiasi.

Penawaran
Salah satu respons yang efektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan
tawaran bagi pihak lawan dengan cara-cara yang baik. Bagaimanapun, proses
bernegosiasi tidak dapat dilepaskan dengan proses penawaran. Gunakan kesempatan
proses penawaran ini dengan sebaik-baiknya.

Persetujuan
Dalam proses penawaran yang intens, sangatlah mudah untuk melupakan apa
yang telah disetujui sebelumnya. Sasaran dari setiap kali bernegosiasi adalah untuk
mencapai kesepakatan. Suatu kesepakatan tidak hanya terbatas pada hasil akhir dari
kesepakatan, tetapi butir-butir dari setiap kesepakatan juga menjadi bagian penting
yang tak terpisahkan dalam proses bernegosiasi. lngat, proses negosiasi yang baik
harus mampu menghasilkan keputusan yang baik dan menguntungkan bagi kedua
belah pihak. T ak ada yang harus dikalahkan a tau dirugikan dalam bernegosiasi.
Yang terpenting adalah bagaimana menghasilkan sebuah kemenangan bersama.
Untuk mencapai suatu kesepakatan yang baik ( efektif) b~gi kedua belah pihak,
Anda perlu memahami dengan sebaik-baiknya apa yang sebenarnya diinginkan oleh
pihak lawan.

Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh
pihak lawan Anda, antara lain:
• merasa nyaman akan dirinya sendiri
• tidak merasa dibohongi
• sekutu yang kekal
• mengetahui dan memahami lebih banyak
• menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu keras
• uang, barang, dan pelayanan yang bagus
• diperlakukan dengan ramah-artinya didengarkan
• disenangi
• komunikasi yang jelas
• mengetahui kemampuan dan usahanya-dari Anda, bos, dan rekan kerjanya.

Tipe Negosiator
Pemahaman yang baik terhadap karakteristik atau ciri-ciri berbagai macam negosiator
akan membantu mempermudah Anda dalam menentukan strategi bernegosiasi.
Menurut Casse, ada empat tipe negosiator (types of negotiator) yaitu: negosiator
curang, negosiator profesional, negosiator bodoh, dan negosiator naif. Masing-masing
tipe negosiator dapat dijelaskan berikut ini.
Negosiasi 313

Negosiator Curang
Anda harus hati-hati berhadapan dengan seorang negosiator yang curang karena pada
dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan
negosiasi dan mengalahkan Anda. Bahkan, bukanlah mustahil dapat menghalalkan
segala cara. Yang penting baginya adalah dapat memenangkan negosiasinya.

Negosiator Profesional
Seorang negosiator yang profesional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan, dan
tahu bagaimana memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki pengetahuan
dan keterampilan bemegosiasi yang baik. Yang tak kalah pentingnya adalah ia
tahu hal tentang lawan negosiasinya.

Negosiator Bodoh
Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah
pihak. Tidak peduli apapun yang Anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga
agar tidak ada yang bisa keluar sebagai pemenang. Yang penting baginya tidak ada
pemenang dalam negosiasi. Oleh karena itu, untuk menghadapi negosiator macam
ini, Anda harus memahami apa yang sebenamya terjadi di balik perilaku pihak
lawan yang bodoh a tau pura-pura bodoh terse but. Jika ia takut kalah, yakinkanlah
agar ia memiliki motivasi yang kuat untuk bernegosiasi dengan baik. ]ika ia tidak
tahu, berilah pengertian yang sejelas-jelasnya, sehingga ia memahaminya dengan
baik. Jika ia merasa terancam, maka bersikaplah arif dan bijak dalam bernegosiasi.

Negosiator Naif
Bagaimana dengan seorang negosiator naif? Pada umumnya ia adalah negosiator
yang tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan yang akan dinegosiasikan,
bahkan cenderung percaya begitu saja pada pihak lawan negosiasinya. Kalau perlu, ia
bersedia memberikan apa saja yang diminta oleh pihak lawan negosiasinya. Dengan
seorang negosiator yang naif, pihak lawan jelas dapat menang dengan mudah.
Namun, pihak lawan sebaiknya tetap harus lebih berhati-hati, karena bukan tidak
mungkin ia sedang menyembunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan
negosiasinya. la bisa juga menyetujui apa yang diinginkan pihak lawan negosiasi,
karena ia me~~Y~~tujuan lain yang menurutnya sangat berarti baginya.
Komunikasi Tentang Pekerjaan

analytical roles negotiation objective


analytical strategy negotiation process
competitive strategy negotiation strategy
cooperative strategy negotiation skills
conventional skills nonconventional skills
factual roles planning phase
implementation phase relational roles
intuitive roles reviewing phase
leader roles types of negotiators
negotiations
Negosiasi 315

Soal Esai
1. Apa yang dimaksud dengan negosiasi? 5. Sebutkan beberapa jenis negosiasi dalam dunia
bisnis 7
2. Faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam
bernegosiasi? 6. Sebutkan beberapa kendaia atau hambatan daiam
7
3. Bagaimana strategi seorang negos1ator dalam
7. Sebutkan beberapa peran seorang negosiator?

4. Apa alasan utama seseorang bernegosiasi? 8. Sebutkan beberapa tipe

Bahan Diskusi
1. Dalam suatu proses negosiasi terkadang terjadi lain. apa tindakan yang sebaiknya dilakukan oieh
yang tajam di antara kedua belah pihak yang merasa dirugikan tersebut7
pihak. Apabila masing-masing pihak tidak dapat l
mengendalikan emosinya, maka bukan mustahil 3. Proses negosias1 cenderung ber#a,rut-larut,
akan terjadi jalan buntu atau deadlock. Menurut membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang
Anda. bagaimana cara mengatasi kebuntuan suatu harus ditanggung juga relatif mahal. Bukan tidak
proses negosiasi7 Jelaskan secara singkatl mustahil, proses negosiasi yang terjadi melelahkan
dan membosankan juga. Apa yang sebaiknya
2. Proses negosiasi yang baik adalah proses yang diiakukan agar proses negosiasi dapat berjalan
dapat menghasilkan suatu kesepakatan yang dengan baik dengan semangat dan motivasi yang
menguntungkan kedua belah pihak yang terlibat. tetap tinggi, sehingga dapat menghasilkan suatu
Seandainya dalam proses negosiasi tersebut ada keputusan yang dapat memuaskan kedua belah
salah satu pihak yang merasa dirugikan oleh pihak pihak?

Tug as
Proses negosiasi yang ideal adalah proses negosiasi Tugas:
'fal1g mampu menghasilkan suatu kesepakatan bersama Cobalah browsing di Internet dan carilah beberapa artiket
aqtara kedua belah pihak. yang berkaitan dengan negosiasi. Gunakan alat bantu
search engine yang Anda kenai. misalnya: Yahoo.com
atau Google.com. Selanjutnya, buatlah rangkuman dan
diskusikanlah temuan Anda tersebut di da!am kelas!
Komunikasi Tentang Pekerjaan

Online

Anda ingin tahu pengertian tentang negosiasi, And-Threats&id=431340. Berdasarkan artikel


cobalah klik alamat berikut ini: http://en.wikipedia. tersebut, je!askan secara singkat bagaimana taktik
org/wiki/Negotiation. Berdasarkan artikel tersebut bernegosiasi?
apa kata kunci sebuah negosiasi?
7. Taktik yang tepat dalam bernegosiasi dapat
Untuk mengetahui lebih jauh tentang negosiasi, membantu keberhasilan bemegosiasi. Untuk
kunjungilah alamat website berikut ini http // memahami lebih jauh tentang bernegosiasi,
www. m indtools. com/Com mSkii/NegotiationSki lis. klik alamat website berikut ini http //www.
htm. Berdasarkan artikel tersebut, apa faktor yang negot1ationtactics.net/. Berdasarkan artikel tersebut,
mempengaruhi keberhasilan sebuah negosiasi? Jelaskan beberapa taktik bernegosiasi dalam dunia
bisnis?
3. KunJungilah alamat website berikut 1ni http://
www. negotiations. com/a rti cl es/n egotiati on-types/. 8. Anda ingin mengetahu tentang kunci keberhasilan
Berdasarkan artikel tersebut jelaskan beberapa sebuah negosiasi, kunjungi alamat website berikut
jenis negosiasi tersebut! in i: http://www. cal umcoburn. co. u k/articles/ten-
lessons-one/. Berdasarkan artikel tersebut, apa yang
4. Untuk memahami jenis-jenis negosiasi dalam suatu menjadi kunci keberhasilan dalam bernegosiasi
organisasi, cobalah klik ala mat berikut ini: http:// dalam dunia bisnis?
www.laynetworks.com!TYPES-OF-NEGOTIATION-IN-
ORGANIZATIONS.html. Berdasarkan artikel tersebut 9. Untuk mengetahui negosiasi yang efektif,
jelaskan jenis-jenis negosiasi tersebutl klik alamat website berikut ini: http://www.
neg otiati antra in in g. com. a u/q u esti on sf effective-
5. Untuk memahami tahap-tahap dalam bernegosiasi, negotiation/. Berdasarkan artikel tersebut bagaimana
cobalah klik alamat website berikut ini: http:// bernegosiasi secara efektif?
www. g4sleader.l m matterson I i ne. com/courses/
HMM 10%20Courseware/ negotiating/preparing~ 10. Kunjungilah alamat website berikut ini: http://blogs.
to_negotiate.html. Berdasarkan artikel tersebut, h br. o rg/tj an/2009/07 /fou r-ru les-fo r-effective-n eg ot.
sebutkan beberapa tahapan penting bernegosiasi html. Berdasarkan artikel tersebut, ada empat aturan
dalam dunia bisnis? yang harus ditaati agar negosisi berjalan efektif.
Jelaskan secara ringkas keempat aturan negosiasi
6. Anda ingin mengetahui taktik dalam bernegosiasi, tersebutl
kunjungi alamat website berikut ini: http://
ezi nea rtic les. com/? Negotiation---Tactics ,-Tricks-
18
Rapat Bisnis
Pada umumnya rapat (meeting) menjadi salah satu media komunikasi dan koordinasi yang digunakan
dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis untuk membahas atau mendiskusikan suatu topik
tertentu. Dalam praktiknya, rapat sering kali berjalan tidak efektif bahkan terkesan membuang-buang
waktu dan berjalan tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena itu, rapat yang baik perlu dipersiapkan dan
dikelola dengan baik, sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.
Dalam bab ini akan dibahas berbagai hal yang berkaitan dengan bagaimana melakukan sebuah rapat
secara efektif (effective meeting) dalam dunia bisnis. Pembahasan dalam bab ini dimulai dengan pengertian
rapat bisnis, perbedaan antara rapat bisnis dan nonbisnis, tujuan rapat, bagaimana merencanakan rapat,

melaksanakan rapat, dan menindaklanjuti rapat bisnis.


Komunikasi Melalui Laporan

Pengertian Rapat Bisnis


Pada dasamya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis, baik yang berskala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas
sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai
bentuk pertemuan. dua orang a tau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun
di luar kantor-·u~t~k-;.;~;:;;b;h;;,--Tiat:flal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
Dalam dunia praktis, rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam maupun di
luar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan pada
umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin, misalnya membahas perkembangan
penjualan harian atau mingguan, menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah,
menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan
menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Namun, manakala pertemuan yang diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan
menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya
cukup banyak, rapat bisnis dapat diselenggarakan di luar perusahaan, misalnya
di hotel. Hal-hal yang sifatnya khusus dan strategis, misalnya perusahaan sedang
menyiapkan visi dan misi perusahaan yang baru, melakukan perluasan daerah
pemasaran ke daerah lain atau bahkan orientasi ekspor, merencanakan akuisisi
(pengambilalihan) terhadap perusahaan lain, atau melakukan penjajakan kerja sama
dengan perusahaan asing.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan
apakah di dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi
atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial
(dana) pendukungnya.

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat


Nonbisnis
Apa yang membedakan antara rapat bisnis dengan rapat nonbisnis (nonbusiness
meeting)? Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis
adalah tttittan';atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini,
rapat bisni~''ientu orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Berbicara tentang bisnis,
pada akhimya adalah bagaimana suatu perusahaan memperoleh keuntungan (laba).
Di samping itu, rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung
protokoler seremonial.
Sementara itu, rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraannya bukan
berorientasi pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan
pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis
sifatnya adalah formal (formal meeting) dan tidak formal (informal meeting). Rapat
nonbisnis yang dilakukan oleh instansi pemerintah memiliki sifat yang formal.
Rapat Bisn1s 321

Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga masyarakat (rapat warga/
rapat kampung) untuk membahas kebersihan dan peduli lingkungan sekitamya
termasuk yang tidak formal. Apa yang mereka bahas dalam rapat tersebut cenderung
santai, luwes, dan mengalir begitu saja. Rapat yang mereka lakukan jauh dari
kesan seremonial. Yang penting rnereb adalah kerukunan, keakraban, dan
kebersamaan antarwarga dalam membangun daerah apa vang
mereka lakukan benar-benar bersifat informal.

Tujuan Rapat
Business
umumnya en am an tara
lain:
• Berbagi informasi
• Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
• Evaluasi
• Fengambilan keputusan
• Membuat dokumen
• Memotivasi peserta

Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup


keenam tujuan tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah
bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi renting
yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi tanya jawab. Namun,
bisa saja sebuah rapat bisnis dimaksudkan untuk menginformasikan sesuatu kerada
peserta, melakukan renjajakan ide, mengevaluasi ide yang ada, dan akhirnya
mengambil sebuah keputusan renting bagi perusahaan.
Sebagai contoh, manajer pemasaran menginformasikan kepada rara peserta rapat
bahwa rerkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan
yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester yang
lalu. Penjualan semester ini meningkat hampir 100% bila dibandingkan dengan
penjualan semester yang lalu. Bahkan, hasil riset pemasaran yang dilakukan
secara rutin oleh divisi riset pemasaran menunjukkan bahwa permintaan produk
mengalami reningkatan cukup signifikan menjelang bulan puasa dan lebaran. Oleh
karena itu, berdasarkan riset pemasaran tersebut, tahun depan perusahaan perlu
meningkatkan produksi untuk menyongsong bulan puasa dan lebaran. Berdasarkan
contoh tersebut, sebuah rapat bisnis bukan saja menginformasikan sesuatu kepada
peserta, tetapi juga melakukan evaluasi dan pengambilan keputusan penting bagi
kemajuan perusahaan ke depan.
Di samping itu, sebuah rapat bisnis juga dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah
dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfaat bagi penyusunan strategi
perusahaan ke depan. Mis~l~ya~ hasil-hasil keputusan yang telah disepakati dalam
sebuah forum rapat bisnis yang dihadiri oleh para pengambil kebijakan perusahaan
Komunikasi Melalui Laporan

dan telah didokumemasikan, akan menjadi dokumen yang sangat berharga bagi
perusahaan. Cara pendokumentasiannya dapat dilakukan dalam bentuk print~out
(cetakan) maupun soft copy (tersimpan dalam format digital).
Rapat bisnis juga dapat dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat.
Sebagai contoh, sebuah rapat bisnis diselenggarakan oleh departemen pemasaran dan
dihadiri oleh semua karymvan departemen pemasaran. Dalam rapat bisnis tersebut
manajer pemasaran memberikan motivasi kepada semua karyawannya untuk selalu
meningkatkan kinerja mereka. Bahkan, manajer pemasaran dapat saja memberikan
penghargaan berupa insentif, natura (barang), atau promosi jabatan bagi karya,,:ccm
yang mampu melebihi target penjualan sebagai bentuk motivasi yang diberikan
oleh pimpinan tt:rsebut.

Jenis - Jenis Rapat


Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam
lima jenis, antara lain: pengarahan (briefing), rapat konsultasi (advisory meeting), rapat
komite (committee meeting), rapat dewan (council meeting), dan negosiasi (negotiation).
Masing-masing jenis rapat tersebut dapat dijelaskan lebih rinci berikut ini.

Pengarahan {Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting).
Mengapa demikian? karena dalam briefings pimpinan rapat cenderung hanya
menyampaikan inforrn~~i. atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan
dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu.
Di samping itu, briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para
karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan
mengembangkan perusahaan ke depan.
Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing di suatu perusahaan dapat bervariasi. Ada
perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodik (misalnya,
setiap hari Senin jam 08.00 hingga jam 09.00 atau setiap-hari mulai jam 08.00
hingga jam 09.00). Namun, ada juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan
briefing yang bersifat insidental. Dalam arti bahwa perusahaan menyelenggarakan
kegiatan briefing sesuai dengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin
seminggu sekali, dua kali atau bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing.
Oleh karena itu, briefing yang dilakukan secara insidental tersebut waktunya tidak
dapat dipastikan atau tidak menentu.

Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)


Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing
information) kepada _p}h_ak lain. Rapat ini dimaksudkan ~ntukmembantu peserta
rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Di samping
itu, rapat konst~ltasi juga.di~a.ksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau
pandangan dari para peserta rapat.
Rapat Bisnis

Dengan kata lain, dalam rapat tersebut terjadi suatu proses untuk saling memberi
dan menerima icJe, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.

Rapat Komite (Committee Meeting)


Rapat komite merupakan suatu hentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki
latar belakang r'rofesi atau yang untuk suatu
masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang
ada dalam rapat ini memiliki kompromi, dan resolusi. Oleh karena
peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang
mengherankan proses
perdehatan yang herkepanjangan
Mengingat dalam
jalan bunru, proses
terjadi. Dalam praktis,
terlxmyak hubnbh hal yang atau terlanng. Namun demikian, y;mg
adalah setelah ada kesepatan suara
dalamnya harus sepakat menerima keputusan

Rapat Dewan (Council Meeting)


Rapat dewan merupakan pertemuan terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-heLia untuk memutuskan masalah tertentu
cara mencari konsensus bersama di antan> mereka: Pr6ses pengambilan keputusan
selalu diupayakan dengan berbagai cara melalui konsensus atau kesepakatan bersama
dan tetap menghindari proses pengambilan keputusan melalui voting.
Proses pengambilan keputusan melalui konsensus tentu memerlukan waktu yang
lama atau proses yang panjang. Hal ini mengingat bahwa di antan-1 peserta yang
ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara, dan pandangan yang mungkin
berbeda dengan peserta yang lain. Dengan kata lain, ada jalan panjang dan berliku
menuju sebuah keputusan konsensus bersama.

Negosiasi {Negotiation)
Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat
dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang berskala menengah
dan besar. Bahkan pada perusahaan berskala kecil dan menengah pun terjadi
proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Dalam bisnis yang berskala kecil,
proses negosiasi terjadi ketika penjual dan pembeli melakukan tawar-menawar
atau bertransaksi. Selanjutnya melalui proses negosiasi antara kedua belah pihak
(penjual dan pembeli), akhirnya diperoleh suatu kesepakatan tentang harga yang
mereka sepakati bersama. Kedua belah pihak tentu menerima dengan senang hati
kesepakatan dalam bernegosiasi tersebut.
Pada dasarnya, dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki
kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. MefaT~i-p~oses negosiasi di
an tara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu ~i~ik temu a tau kesepakatan dengan
cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah bahwa
Komunikasi Melalui Laporan

masing-masing yang terlibat dalam bemegosiasi bisa saling menerima dan memberi,
sehingga menemukan suatu kesepakatan yang baik dan saling menguntungkan.

Semen tara itu, menurut Streibel dalam The Manager's Guide to Effective
Meetings, rapat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu: rapat informasional
(informational rapat motivasional dan rapat
(participator)' meeting). Masing-masing jenis rapat tersebut dapat dijelaskan berikut ini.

Rapat lnformasional {Informational Meeting)


Rapat informasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di
suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada
para peserta rapat Dalam hal ini yang diperhatikan adalah c;ara
menvampaikan informasi yang baik kepada para peserta rapat tersebut,
sehingga dapat baik pula. menyampaikan informasi
usahakan informasi
bertele-tele.
lnformasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis tersebut berupa
informasi umum yang bersifat rutin dan informasi khusus yang strategik.
Yang termasuk informasi umum dan rutin, misalnya: informasi ten tang disiplin
kerja, tata cara pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis kantor (A TK).
Sedangkan yang termasuk informasi khusus dan strategik, misalnya: informasi tentang
pengembangan produk baru, rencana ,~kuisisi perusahaan lain, ekspansi perusahaan
ke mancanegara, serta perubahan visi dan misi perusahaan.

Rapat Motivasional (Motivational Meeting)


Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di
suatu tempat untuk lJ)emotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu.
Sebagai contoh, pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran
memotivasi para pseserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat,
meningkatkan komitmennya, meningkatkan kedisiplinan kerja, meningkatkan
keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.

Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)


Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat untuk meningkatkan tingkat P~~rtisipasi dalam rapat bisnis. Partisipasi para
peserta rapat bisnis sangat~~Cfih;r-;pkan·-~:i~mi efektivitas dan keberhasilan rapat
bisnis tersebut.
Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk
mendengarkan dengan baik. Setiap peserta rapat bisnis sebaiknya juga menjadi
pendengar yang baik. Salah satu cara menjadi pendengar yang baik adalah
mendengarkan dengan penuh perhatian dan tidak menyela pembicaraan peserta yang
lain. Oleh karena itu, pendengar yang baik dapat memahami cara berpikir orang
lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapat bisnis yang lain.
Rapat Bisnis 325

iiii' ,Perencanaan Rapat Bisnis


Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya
berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan
(planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang
dikehendaki. Begitu pula dalam rapat bisnis, pencapaian tujuan rapat bisnis yang
efektif sangat ditentukan oleh sejauh mana persiapan yang telah dilakukan, apakah
sebuah rapat bisnis dipersiapkan sekadamya (asal-asalan) atau dipersiapkan dengan
sebaik-baiknya. Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu
disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai awal hingga akhir (selesai).
Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar
rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri
tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:
• Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
• Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
• Cantumkan siapa saja yang hadir.
• Daftar topik yang akan dibahas.
• Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas. I t

• Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.


• Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-
lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.
Pada Tabel 18.1 terdapat salah satu contoh agenda rapat bisnis di Oivisi
Pemasaran PT Oinda Bestari.

PT "DINDA BESTARI" DIVISI PEMASARAN


JALAN GATOTKACA NO. 150 SURAKARTA 57126
TANGGAL 25 AGUSTUS 2010 Dl ARJUNA ROOM- HOTEL BINTANG MULIA SOLO

WAKTU KETERANGAN
08.00 - 08.30 Registrasi peserta
08.30 - 08.45 Pembl.lkaan
08.45 - 09.00 Laporan Ketua Panitia
09.00 - 09.15 ·Sambutan Manajer.Pemasaran
Drs. Muhammad Rifai, MBA
09.15- 09.30 lstirahat I
09.30 - 11.00 Makalah 1: Peran Komunikasi Pemasaran Terpadu di Era GlobaHsasi
Oleh:. DR. Ridho Amirudin, MBA
11.00 - 12.00 Makalah 11: Strategi Perna~aran of tengah Persalngan Bisnis Yang
smmkin·Ketat
"" ~.. '"' .t ..4 .Oiep: DA, Ri~gi ,Nurtlidayati, MBA

13.00 - 14.3Q Makalah Ill: Pemanfaatan Teknologi lnformasi Dalam Dunia Pemasaran
.Oieh:
DR. Putr:ti Perrnana, MBA
14.30..:. 1s:oo ~· Penyeranah cenaeramata
Penutup
Komunikasi Melalui Laporan

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik,
khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis,
antara lain:

Undangan
Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum
rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan
bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaian
undangan rapat bisnis secara mendadak, misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat
bisnis tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat
bisnis tersebut.

Waktu dan Tempat


Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum
undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan
tanggal, bulan, tahun, dan jam berapa rapat bisnis akan dilaksanakan. Sedangkan
mengenai tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci.
Misalnya, tempat pelaksanaan rapat bisnis di Ruang Arjuna Wiwaha, Lantai 2 Hotel
Permata lndah, ]alan Kusuma Bangsa No. 223 telp. (0271) 123456 Surakarta 57126.

Berapa lama Waktu Rapat Bisnis


Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhimya rapat bisnis. Penetapan
waktu akan dimulainya dan berakhimya sebuah rapat tentu sangat penting artinya
bagi para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan
jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 hingga jam 16.00.

Pembawa Acara
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah
agenda rapat bisnis.

Ketua Panitia Penyelenggara


Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
Misalnya maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional
(misalnya: departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan
teknologi informasi).

Jumlah Peserta
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis
tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang
harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus disediakan
(bila harus menginap di hotel), dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta
rapat bisnis tersebut.

Peserta yang Diundang


Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam
dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan jabatan
Rapat Bisnis 327

fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya Sdr. Muhammad Rifai Hidayat jabatan
fungsionalnya sebagai manajer pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho
Amirudin sebagai manajer produksi dari dalam perusahaan.

Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis


Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi
fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda
rapat bisnis. Namun, dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka
dan menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda. Hal
ini sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.

Narasumber
Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber rapat
bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajeman internal perusahaan,
apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Siapa saja yang
diminta menjadi narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis
tentunya adalah para profesional atau para ahli di bidJ.ngnya.

Alokasi Waktu untuk Narasumber


Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan
jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan
materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk
sesi tanya jawab.

Waktu lstirahat
Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk istirahat,
sholat, dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan
bagi para peserta untuk penyegaran kembali energi yang terkuras selama berjam-
jam di dalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang segar diharapkan dapat membantu
memunculkan ide-ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan ke depan.

Presensi Peserta
Petugas yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya
datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis. Dalam hal ini petugas presensi
sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun
penulisan namanya. Di samping itu, bila memungkinkan, setiap peserta bisnis
sudah disiapkan tanda pengenalnya. Apabila ada bahan-bahan tambahan yang
belum sempat disampaikan kepada peserta, petugas presensi bisa menyiapkannya.

Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis. Dalam hal ini, bidang akomodasi mencakup kesiapan
penginapan dan konsumsi bagi para peserta rapat.
Keterlambatan atau ketidaksiapan bagian konsumsi dalam menyediakan hidangan
tentu dapat mengganggu kelancaran rapat bisnis. Oleh karena itu, petugas yang
be~~nggung jawab atas bidang konsumsi harus menyiapkan segala sesuatu dengan
Komunikasi Melalui Laporan

sebaik~baiknya. Di samping itu, bagian konsumsi juga perlu koordinasi dengan


panitia pelaksana untuk memastikan bahwa konsumsi telah tersedia pada saat yang
tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan.

Sound System
Apakah Anda pernah mengikuti suatu pertemuan di mana sound system~nya sering
mengalami gangguan? Hal itu pastilah sangat mengganggu. Sebelum kegiatan rapat
bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system berfungsi dengan baik
dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi narasumber dan
peserta berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan berfungsi dengan
sangat baik, tidak ada suara feedback atau gema.

Komputer Portable, LCD Projector dan Flip Charts


Di era teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan komputer portabel
{laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelenggaraan rapat bisnis sudah
menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis. Ketersediaan media presentasi pada
forum rapat bisnis tersebut tentunya akan mempermudah para narasumber dalam
mempresentasikan materi yang telah mereka siapkan.

Fasilitas Pendukung Lainnya


Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat
bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla. Hal ini karena kegiatan
rapat bisnis bisa berlangsung cukup lama, maka ketersediaan fasilitas kamar kecil
dan musholla akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut.

- Pelaksanaan Rapat Bisnis


Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah
berikutnya adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancar dan
efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting,
yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya,
kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan
kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.
Beberapa kegiatan yang bisa dilakukan oleh panitia penyelenggara, narasumber
dan peserta selama berlangsungnya kegiatan rapat bisnis, dapat dilihat pada T abel
18.2.
Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat
bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan
interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada
beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan
rapat bisnis, antara lain: boardroom style (gaya persegi empat), U shqp~style (bentuk
huruf U), classroom style {gaya ruang kelas) dan circular _gyk-(gaya melingkar).
Masing~masin~pat duduk tersebut dapat -aijelaskan berikut ini.
Rapat Bisnis 329

Panitia • Ruangan, dekorasi, dan sound system siap digunakan untuk


Penyelenggara rapat bisnis.
(organizer) • Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal.
• Melakukan registrasi peserta .
. Penyambutan peserta dengan ramah, sopan, dan santun .
• Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai
tepa! waktu.
. Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan .
• Semua fasilitas (meja, kursi, laptop, LCD projector, flip charts,
konsumsi) tersedia cukup dan dalam
• kondisi siap digunakan dengan baik .
• Moderator siap memandu rapat bisnis .
. Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.
• Siapkan dokumentasi audio-visuaL
• Dokumentasi hasil rapat bisnis .
Narasumber • Hadir lebih awa! dari waktu yang telah ditentukan
(presenter) Perkenalan identitas diri.
Siap melakukan presehtasi
Manfaatkan media audio-visual.
Terbuka alas masukan dan kritik dari para peserta.
PcH~e>rnnibnm"' menarik dan menyenangkan.

Peserta
(participants) peserta.
• Berpakaian rapi dan sopan.
• Memakai kartu idenlitas peserta.
• Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat
• Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
• Menjaga kelancaran, ketenangan dan ketertiban selama rapat
berlangsung.
• Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain.
• Bertanya sesuai dengan topik yang dibahas dan pada pain
yang dituju.
• Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disepakati.

Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)


Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi em pat style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis yang relatif terbatas.
Di samping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkanlnteraksi yang
lebih baik antarpeserta. Oleh karena itu, susunan tempat duduk berbentuk persegi
empat tersebut lebih sesuai digunakan untuk rapat bisnis yang fokus pada pemecahan
masalah tertentu yang ada dalam suatu perusahaan. Hal ini mengingat bahwa
dua sisi deretan tempat duduk yang saling berhadapan a tau berlawanan. N amun
demikian, penempatan media audio visual sangat terbatas.

Bentuk huruf ,.U, ("U" Shape Style)


Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf "U" (U Shape) lebih sesuai digunakan
untuk jumlah peserta y.an~ lebih banyak daripada bentuk persegi empat. Alar
audio visual dapat diletakkan di depan. Susunan tempat duduk yang berbentuk
huruf "U" memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan
pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari berbagai sisi,
baik sisi kiri, kanan, maupun depan.
Komunikasi Melalui Laporan

Gaya Huang Kelas (Classroom Style)


Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan
untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang
bisa mencapai ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfatan alat audio visual sebagai
media preserlt.~adi sangat penting.
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas memiliki keterbatasan, di
antaranya langkah gerak narasumber terbatas dan ia tidak dapat berkomunikasi
lebih dekat dengan peserta rapat karena terhalang oleh kursi dan tidak ada ruang
yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta.

Gaya Melingkar (Circular Style)


Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluang
interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang .relatif lebih
sedikit. Gaya melingkar tersebut lebih sesuai digunakan manakala- rapat bisnis
dimaksrrdkan untuk melakukan penjajakan ide atau gagasan (brainstorming) tertentu
yang bermanfaat bagi pengembangan perusahaim · ke depan. Sebagai contoh, suatu
perusahaan ingin mengembangkan produk baru dengan sasaran pelanggan yang
lebih khusus, misalnya produk fashion untuk remaja.

T ampilan dari keempat layout tern pat duduk terse but dapat dilihat pada Peraga
18.1.

D D DO DO
D D DO DO
D D DO DO
D D DO DO
D D DODD
DODD
Boardroom Style U Shape Style
Rapat Bisnis

D n
L__j

C!assroom Style Circular Style

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai
gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semi-circular style dan cluster
style. Masing-masing gaya penyusunan tempat duduk dapat dijelaskan secara ringkas
sebagai berikut:

Gaya Chevron {Chevron Style)


Layout tempat duduk dengan gaya Chevron pada dasarnya memperikan keleluasaan
bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau fokus pada pembicara
yang berada di depan. Susunan tempat duduk dengan gaya Chevron akan membentuk
huruf"'V".

Gaya Modifikasi (Modified Style)


Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan layout gaya
Chevron, hanya perbedaannya gaya modifikasi menempatkan baris tempat duduk di
sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan. Secara umum tampilan
layoutnya masih berbentuk huruf "V".

Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)


Layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar (semi-circular style) pada
dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan
audiensnya lebih dekat. Di sisi lain juga memberikan ruang gerak yang cukup bagi
audiens manakala pembicara menyajikan game atau permainan di dalam ruang
yang memungkinkan antar-audiens berpindah tempat duduknya.
Komunikasi Melalui Laporan

Gaya Kelompok (Cluster Style)


Layout tempat duduk gaya kelompok disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil
di mana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar. Pengelompokan
tempat duduk dengan melingkar pada umumnya banyak digunakan pada kegiatan-
kegiatan pelatihan/training yang memungkinkan untuk belajar mengenai kekompakan
kelompok atau tim.

T ampilan layout tempat duduk gay a chevron, modifikasi, setengah melingkar


dan kelompok dapat dilihat pada Peraga 18.2

Chevron Style Modified Style

Semi Circular Cluster Style


Rapat Bisnis 333

Tindak Lanjut Rapat Bisnis


Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan
baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda
rapat yang telah disetujui bersama. Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis
berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan,
pandangan para narasumber, catatan hasil diskusi tanya-jawab selama rapat bisnis
berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visuaL
Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut
perlu menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat
bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan
selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis
berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini, tim perumus
pedu m.elibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat
bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab
dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan
menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi 9Jkumen penting yang
harus ditindaklanjuti di kemudian hari.
Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain,
sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis.
Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam
rapat bisnis tersebut.

advisory meeting formal meeting


boardroom style informal meeting
brainstorming informational meeting
briefing meeting
business meeting motivational meeting
circqlar style negotiation
classroom style nonbusiness meeting
council meeting participatory meeting
committee meeting u shape style
Komunikasi Melalui Laporan

c
ca

ca
.llll:·
C)
c

Soal Esai
1. Apa yang dimaksud dengan rapat? Berikan 9. Apa yang sebaiknya dilakukan oleh narasumber
contohnya! dalam sebuah rapat bisnis?
2. Apa perbedaan an tara rapat bisnis dan nonbisnis? 10. Apa yang sebaiknya dilakukan seorang peserta
rap at bisnis?
3. Sebutkan beberapa tujuan diadakannya rapat!
11. Bagaimana sebuah rapat bisnis dapat dikatakan
4. Apa yang dimaksud dengan briefing?
berjalan secara efektif? Mengapa demikian?
5. Apa yang dimaksud dengan rapat konsultasi?
12. Faktor apa saja yang dapat memengaruhi kegagalan
6. Apa yang dimaksud dengan rapat konseling? sebuah rapat bisnis7
7. Apa yang disebut dengan negosiasi? 13. Faktor apa saja yang memengaruhi keberhasilan
sebuah rapat bisnis?
8. Apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam
membuat perencanaan rapat?

Bahan D i s k u s i - - -
1. Dalam dunia praktis, pelaksanaan rapat bisnis 3. Rapat bisnis yang efektif tentu menjadi harapan
kadangkala tidak berjalan lancar, bahkan terkesan bagi siapa pun, khususnya bagi para pelaku bisnis.
hanya membuang-buang waktu, tenaga, dan dana. Menurut Anda, apa saja yang perlu diperhatikan
Menurut Anda, mengapa hal itu terjadi? Jelaskan agar rapat bisnis berjalan efektif?
dengan lebih rinci!
4. Menurut Anda, apa pertimbangan yang diperlukan
2. Ketika suatu perusahaan memutuskan bahwa oleh panitia penyelenggara rapat bisnis dalam
rapat bisnis akan diselenggarakan di sebuah hotel memilih susunan tempat duduk (layout)?
berbintang di kota Anda, apa saja yang perlu
dipertimbangkan terkait pelaksanaan rapat bisnis
tersebut?
Rapat Bisnis 335

Tugas
Sebagai ketua panitia penyelenggara rapat bisnis di sehubungan dengan dibukanya perdagangan bebas
suatu perusahaan, misalnya departemen pemasaran, Cina - ASEAN. Narasumber yang diminta hadir dalam
Anda perlu menyiapkan konsep undangan kepada rapat bisnis tersebut adalah para profesional di bidang
semua peserta di dalam lingkungan perusahaan dan pemasaran yang berasal dari dalam perusahaan (1 orang)
beberapa mitra bisnis di luar perusahaan. Rapat dan dari luar perusahaan (2 orang).
bisnis direncanakan diselenggarakan di hotel Bintang
Utama, Jalan Mulya No. 456, Lantai 2, Ruang Melati, Berdasarkan informasi tersebut. maka tugas Anda
Surakarta 57126 pada hari Sabtu tanggai 18 Desember ada!ah:
2011 jam 08.00 hingga jam 16.00. Topik yang akan 1. Membuat konsep undangan kepada peserta rapat
dibahas mengenai adalah daya saing produk Indonesia bisnis tersebut.
2. Membuat konsep agenda rapat bisnis.
3. Membuat analisis persiapan apa saja yang
diperlukan untUk. petaRsanaan rapat bisnis tersebot.

Online

Perencanaan sangat diperlukan dalam berbagai 5. Untuk memahami lebih baik tentang rapat bisnis
hal, termasuk kegiatan rapat bisnis. Apabila Anda yang efektif, klik alamat berikut ini //www
ingin membuat rencana rapat bisn1s, silahkan dummies. com/how-to/content/conducting-effective-
kunjungi alamat website berikut http//www. business-meetings.html. Berdasarkan artikel
meeti ngwiza rd. org/meeti ngs/how-to-pla n-a-meeti ng. tersebut, poin penting apa yang perlu diperhatikan
cfm. Berdasarkan artikel tersebut, apa saja yang agar rapat bisnis berjalan secara efektif dan
perlu dipertimbangkan dalam merencanakan sebuah mencapai tujuannya?
rap at bisnis 7
6. Mengapa sebuah rapat bisnis gagal, cari jawabannya
2. Pelaksanaan rapat bisnis yang efektif dipengaruhi di alamat website berikut ini: http://www.
oleh berbagai faktor. Kunjungi website berikut ini: a rticlesba se. co m/b usi ness-a rticl es/hel ping-your-
http://www. meeti ngwizard .org/meetings/effective- boss-keep-business-meetings-from-failing-2830571.
meetings.cfm. Berdasarkan artikel tersebut, html. Berdasarkan artikel tersebut, apa saja yang
bagaimana rapat bisnis yang efektif? perlu diperhatikan agar sebuah rapat bisnis yang
sang at penting tidak mengalami kegagalan?
3. Untuk membuat sebuah notulen bisnis yang baik,
klik alamat website berikut ini: http://www.ehow. 7. Rapat bisnis yang berhasil tentu menjadi harapan
com/how_ 3815_minutes-business-meeting.html. banyak pihak. Oleh karena itu, untuk mendalami
Berdasarkan artikel tersebut, bagaimana membuat topik tentang keberhasilan rapat bisnis dapat
sebuah notulen bisnis 7 dilihat pada alamat website berikut ini: http://
www. bizmove.com/skills/m81. htm. Berdasarkan
4. Rapat bisnis yang baik perlu menjunjung etika dalam artikel tersebut. faktor apa saja yang memengaruhi
melakukan rapat. Untuk mendalami etika dalam keberhasilan sebuah rapat bisnis?
rapat bisnis, kunjungi ala mat website berikut ini:
http://wwN.mftrou.com/business-meeting-etiquette.
html. Berdasarkan artikel tersebut, bagaimana etika
rapat bisnis?
19
Penulisan
Laporan Bisnis
Lembaga-lembaga organisasi untuk semua jenis baik bisnis, pemerintah, jasa, dan sosial, dihadapkan

dengan berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Untuk

semua level organisasi, mulai dari manajemen level bawah, manajemen tingkat menengah, hingga

manajemen puncak, semuanya memerlukan berbagai macam informasi yang sangat diperlukan bagi proses

pengambilan keputusan. Proses pengembangan informasi tersebut akan menghasilkan suatu laporan.

Dalam Bab 19 ini akan dibahas hal-hal yang berkaitan dengan laporan bisnis, antara lain pengertian

dan penggolongan laporan bisnis, persiapan sebelum menyusun laporan bisnis, bagian pokok laporan

bisnis, dan pengorganisasian tubuh laporan bisnis. Masing-masing pokok bahasan tersebut akan dibahas

lebih lanjut berikut ini.


Kornunikasi Melalui Laporan

Arti dan Penggolongan Laporan Bisnis


Pengertian laporan Bisnis
Agar dapat melakukan suatu kegiatan operasi secara efisien, perusahaan perlu
berbagai macam jenis laporan. Apapun posisi Anda, baik sebagai pelatih manajemen,
akuntan, ilmuwan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau peneliti, Anda
mungkin harus menulis laporan kepada atasan Anda. Sering kali efektivitas suatu
laporan yang Anda sajikan akan menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam
menentukan promosi maupun gaji Anda. Untuk itu, Anda perlu tahu bagaimana
membuat suatu laporan bisnis secara efisien dan efektif.
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya Effective Business
Communications memberikan definisi tentang laporan bisnis (business sebagai
suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan
rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan
Himstreet dan Baty dalam buku Business Communications mendefinisikan laporan
(bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk
menyampail<an informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga
ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Atas dasar definisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu laporan
bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, . tidak memihak, objektif,
penyampaian informasi baik intern maupun ekstern, biasanya diminta oleh mereka
yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi, dan memiliki suatu tujuan tertentu
yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan (lihat Peraga
19.1).
Laporan fakta mungkin meliputi berbagai peristiwa, kondisi, mutu, perkem-
bangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan-laporan ini dapat
membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks; menyelesaikan
tugas-tugas teknik atau operasional; merencanakan prosedur-prosedur, memecahkan
masalah, dan membuat kebijakan keputusan tentang perencanaan strategis.
Biasanya suatu laporan menyajikan informasi secara lebih rinci daripada memo
atau model satu halaman surat bisnis. Laporan memerlukan perhatian yang lebih
dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik lain yang memungkinkan
suatu laporan dapat dan mudah dibaca. Laporan juga dapat memberikan penyajian
informasi yang logis, akurat, dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin dapat
berbentuk tertulis dan atau lisan. Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian
secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.

Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan


untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
• Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya laporan
operasional, laporan kegiatan personal.
• Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-
prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya kebijakan penempatan
posisi kerja.
Penulisan Laporan Bisnis 339

i
AI iran Suatu Laporan Brsni1 ,

• Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang


berlaku bagi perusahaan. Misalnya !aporan laporan analisis dampak
lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
• Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal. Misalnya laporan perkembangan dan laporan akhir
suatu kegiatan.
• Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan-keputusan atas masalah tertentu. Misalnya laporan penelitian/riset,
laporan troubleshootinp:, laporan justifikasi.
• Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya
proposal penjualan.

Penggolongan Laporan Bisnis


Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara menurut fungsi, subjek,
formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan
pelaksanaan pertemuan. i'v1asing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat
dijelaskan berikut ini.

a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi
a tau untuk anal isis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi (informational
report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melakukan analisis,
kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk /.aj)oran informasional adalah laporan
Komunikasi Melalui Laporan

perkembangan (progress reports), laporan sementara (interim reports), dan laporan


tri wulan (quarterly reports).
Laporan analitis (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan
menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Laporan
analitikal mungkin diberi label, misalnya laporan rekomendasi (recommendation
reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).

b. Menurut Subjeknya
Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan menurut dari departemen
mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntansi, lapuran
periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi,
laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan
statistik, dan laporan-laporan teknik.

c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat
formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan
panjang (long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan
istilah laporan singkat (short reports). Laporan formal umumnya panjang-lebih dari
10 halaman-dan mencakup masalah-masalah yang kompleks. Namun demikian,
pengertian "panjang" atau "pendek" bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi
yang ada.
Laporan formal mencakup:
Body text: pendahuluan, isi, penutup.
Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan,
penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi,
rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel.
Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah,
indeks.
Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks. Namun demikian,
sejumlah laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman, catatan
akhir, dan lampiran.

d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela
dan publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) adalah suatu laporan
yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite;
laporan sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif
Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat
oleh perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) adalah suatu
laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah, termasuk sekolah-sekolah,
rumah-rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh negara.
Penulisan Laporan Bisnis

e. Menurut Frekuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara
berkala atau khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara
harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan berkala
antara lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan
biaya tiap seminggu, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap
kuartal, dan laporan anggaran tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan
terhadap suatu informasi muncul. Laporan khusus (special reports) mencakup situasi
atau kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

f. Menurut Jenisnya
Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan
panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short
reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi
laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering
disebut dengan laporan panjang.
• Laporan memorandum (memorandum reports) Laporan memorandum
merupakan suatu laporan yang menggunakan format memo, yaitu "kepada",
"dari", "subjek", dan "tanggal".
• Laporan surat (letter reports) Laporan surat merupakan suatu laporan
yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Di dalamnya berisi
alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi.
• Laporan dalam bentuk cetakan Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai
judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.
• Laporan formal (formal reports) Laporan formal biasanya lebih panjang
daripada laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan
laporan panjang (long reports).

g. Menurut Kegiatan Proyek


Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu laporan
pendahuluan (preliminary reports), laporan perkembangan (progress reports), dan
laporan akhir (final reports). Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek
disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai.
Selanjutnya, setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara
berkala. Pada saat proyek berakhir, dibuatlah laporan akhir.

h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan


Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam
agenda (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan pertemuan
(proceedings). Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan
berlangsung. Agenda mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas
dalam pertemuan. Hal ini akan membantu pesena dalam mempersiapkan penemuan.
Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu
Komunikasi Melalui Laporan

pertemuan yang telah berlangsung. Notulen mencakup catatan semua hal yang
terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang
cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi
penting.

Persiapan Penulisan Laporan Bisnis


Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu halnya
dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang diperlukan sebelum menulis
laporan mencakup paling tidak 4 dari tahapan seperti berikut ini.

Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang lingkup


T ahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup
tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti: apa
yang diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu Anda dalam
menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup, keterbatasan (dana dan waktu), dan
judul suatu laporan.

Pertimbangkan Siapa yang Akan Menerima laporan


Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan kebutuhan mereka adalah
tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mempersiapkan
laporan bisnis, perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audiens.
Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa
yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya,
maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin
disampaikan kepada audiens dapat mengenai sasarannya.

Menentukan Ide atau Gagasan


Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah
laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumuskan
hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa. yang Anda perlukan.
Sebagai contoh, jika tujuan Anda adalah mencari penyebab tingginya tingkat
perputaran dalam perusahaan, Anda dapat menuangkan ide-ide yang berkaitan
dengan kondisi kerja, supervisi, gaji, dan kebijakan promosi. Kemudian Anda dapat
mempertimbangkan subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja dapat mencakup
lingkungan fisik (lokasi kantor, pabrik, kafetaria) dan faktodaktor nonfisik, seperti
bau dan kebisingan.

Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan


T ahap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan
mungkin Anda mempunyai data di dalam ingatan Anda. Namun, Anda mungkin
Penulisan Laporan Bisnis

perlu juga mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder


(mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen pemerintah, ensiklopedia) dan
penelitian primer (mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan
harian, laporan-laporan, wawancara, daftar pertanyaan).

Menganalisis dan Menafsirkan Data


Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat.
Namun untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta
yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama.
Analisis atau penafsiran Anda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, Jan
tidak pemah menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan.

Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir


Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda dapat meng-
organisasikan hasil temuan, dan membuat kerangka (outline) akhir. Tctapi,
menyiapkan kerangka, Anda perlu tahu tubuh laporan dan mempertimbangkan
berbagai metode pengorganisasian dan kerangka.

Bagian Pokok Laporan Bisnis


Setelah Anda menyelesaikan enam tahap persiapan, langkah berikutnya adalah
membuat bagian pokok laporan bisnis yang mencakup pendahuluan, teks (body),
dan penutup.

Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara
lain:
• Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan.
• Layout atau rencana presentasi menceritakan kepada pembaca apa saja yang
akan dibahas dalam laporan bisnis.
• Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.
• Maksud penulisan laporan bisnis harus tampak dalam bagian pendahuluan.
Elemen tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan
bisnis. lstilah lain yang serupa antara lain: tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
• Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok
bahasan untuk sebuah laporan bisnis.
• Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda dapat
memperoleh data dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan atau
melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.
• Sumber-sumber primer atau sekunder meliputi antara lain: publikasi (majalah,
jumal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara,
karyawan, dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan tentang pengalaman
Komunikasi Melalui Laporan

bisnis Anda sendiri, pemyataan yang Anda tulis dalam suatu laporan bisnis
merupakan sumber.
• Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadang kala dimasukkan,
jika pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran
menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
• Definisi istilah perlu dicantumkan jika Anda menggunakan istilah yang
memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca
definisi yang Anda maksudkan.
• Keterbatasan seperti dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data
yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan
beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih lanjut.
• Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan di dalam
suatu laporan bisnis, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau
mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, pemberian uang pesangon,
menambah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware),
membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karena pembaca membaca
secara rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh
terhadap keputusan yang telah diambil.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi


satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul "Pendahuluan". Bahkan dalam
laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan, bila isi setiap periode sama
dan pembaca telah mengetahuinya.

Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi teks (laporan). Dalam bagian
ini, Anda membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di
samping itu, bagian ini dapat membantu Anda mencapai maksud penulisan laporan
bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang
penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tak perlu dan tidak relevan
dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.

Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpulan harus didasarkan
pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yang baru, yang sama sekali
belum dibahas dalam bagian pembahasan. Pada bagian penutup, laporan informasional
disebut rangkuman dan laporan analitikal disebut kesimpulan, rekomendasi, a tau
kesimpulan dan rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi judul rencana tindakan
atau proposisi.

a. Rangkuman
Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang kala hanya
berisi butir-butir yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian.
Penulisan Laporan Bisnis

b. Kesimpulan
Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat
pribadi penulis.

c. Rekomendasi
Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan
yang telah dibuat.

d. Rencana Tindakan
Rencana tindakan merupakan pemyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap program/proyek yang akan dilaksanakan.

e. Proposisi
Istilah proposisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis atau jurnal
sebagai suatu pernyataan yang tegas, yaitu tuntutan yang didasarkan pada suatu
laporan atau artikel.

Organisasi Tubuh Laporan Bisnis


Bentuk penyusunan suatu laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan
mempengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek laporan,
calon pembaca laporan juga harus Anda pertimbangkan ketika Anda memilih
rencana organisasional untuk seluruh tubuh laporan (body report) dan bagian teks.
Kemudian, Anda perlu membuat topik bahasan dengan benar.

Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis


Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis, yaitu
cara deduktif (langsung) dan induktif ( tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis
disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan
dan rekomendasi laporan bisnis.

a. Cara Deduktif
Kata deduktif (deductive) a tau langsung (direct), berarti menggambarkan laporan dari
belakang ke depan, atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu
sebelum hal-hal yang rind dijelaskan. Pola laporan bisnis yang mengikuti cara
pengaturan deduktif dapat berbentuk seperti yang digambarkan dalam Peraga 19.2.

Bagian Penutup Pendahuluan


Pendahuluan Atau Bagian Penutup
Teks (Pembahasan) Teks (Pembahasan)
Komunikasi Melalui Laporan

Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunakan cara
deduktif karena memberikan kepada pembacanya suatu gambaran yang cepat sebelum
mereka mengetahui secara lebih rinci. Jika bag ian akhir tidak diungkapkan pada
awal (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan
bahasan yang rinci agar dapat segera mengetahui bagian akhir ( tenninal section)
laporan, baru kemudian kembali lagi ke bagian a>vaL Secara umum, Anda dapat
menggunakan cara deduktif jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai
berikut.
• Eksekutif yang sibuk.
• Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.
• lngin mengetahui good news atau informasi netral.
• lngin menganalisis data lebih baik dan hal ini akan menjadi lebih mudah
j ika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pad a awal laporan.
• lngin mengetahui pandangan penulis dengan segera.
• Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif.

b. Cara lnduktif
Cara induktif berbeda cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara
induktif, Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan
atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan
pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi.
Laporan dengan cara induktif dapat disusun berurutan dengan pola seperti ditunjukkan
pada Peraga 19.3.
Anda dapat menggunakan cara induktif jika pembaca Anda memiliki karakteristik
sebagai berikut.
• lngin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami kesimpulan dan rekomendasinya.
• lngin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (bad news).
• Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya.
• Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja.
• Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif.

Cara Menyusun Teks laporan Bisnis


Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah me-
mutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga terbentuk
bagian teks laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan, sebelum mulai menulis
laporan. Anda dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini.

Pendahuluan
Teks (Pembahasan)
Bagian Penutup
Penulisan Laporan Bisnis 347

a. Membuat T opik-topik atau Kriteria


Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat suatu laporan. Judul utama
Anda mungkin menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pemecahan masalah,
manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda adalah untuk menentukan
apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari
perusahaan lain, keputusan pertama adalah bagaimana menentukan kriteria yang
paling penting.

b. Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kejadian-kejadian


Pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat menggunakan
aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti atau
dan musim akan lebih sesuai dengan pokok bahasannva.

c. Mendeskripsikan Lokasi atau T empat


Organisasi ini adaiah bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat,
mereka di rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional
dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.

d. Menjelaskan suatu Proses atau Prosedur


Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode ini
menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin,
tahapan prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.

e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet


Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang
paling penting, selanjutnya baru yang kurang penting atau tidak penting.

f. Menyusun Urutan Tingkat Familiaritas


Cara pengembangannya dilakukan dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana
(simpel) atau familier kemudian meningkat ke yang lebih kompleks atau yang
kurang familier. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih
mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak
atau belum diketahui.

g. Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan


Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin bahwa pembaca sangat tertarik
terhadap sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini jika, misalnya,
Anda melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung pertemuan pada perusahaan
Anda dan Anda diminta untuk hadir.

h. Pemecahan Masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan
cara pemecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu
presentasi yang bersifat persuasi.
Komunikasi Melalui Laporan

Metode Kerangka
Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, Anda akan
mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu kerangka (outline).
Suatu kerangka yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman
atau lebih, merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu. Kerangka tersebut
akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan
panjang (laporan formal), kerangka juga akan menjadi daftar isi laporan Anda.
Sebelum Anda menulis laporan, kerangka membantu Anda untuk melihat
hubungan di antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keter-
kaitan keseluruhan dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang
tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu
akan dibahas jenis-jenis judul, format kerangka, dan paralelisme dalam judul.

a. ]enis-jenis Judul
Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul (headings) dapat digolongkan ke dalam
4 judul, yaitu (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete
sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4)
judul varian (variant headings). Judul topik merupakan judul yang paling familier
atau umum. Judul itu terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau
frase singkat. Judul kalimat lengkap selalu mencakup subjek dan predikat. Judul
kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak
memiliki subjek. Judul varian biasanya dimulai dengan participle.

Berikut ini adalah contoh jenis-jenis judul.


Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan
Judul Kalimat Lengkap: Persiapan itu Penting Sebelum Menulis Laporan atau
Persiapan itu Penting
Judul Kalimat lmperatif: Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan
Judul Varian: Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan
Judul yang baik harus jelas dan menunjukkan subjek yang akan dijelaskannya.
Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, usahakan kata
tersebut tidak menunjukkan pada suatu pengertian yang terlalu luas.

b. Format Kerangka
Untuk kerangka singkat/pendek (short outlines), yaitu hanya tiga atau empat judul
dan subjudul, Anda mungkin lebih baik memilih format yang sederhana atau
simpel. Sedangkan untuk kerangka yang panjang, Anda dapat menggunakan salah
satu dari ketiga cara yang tersedia.
Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) paling populer dalam dunia
bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem desimal (decimal system) lebih banyak digunakan
dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi angka-huruf lebih banyak digunakan
oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelum sampai pada judul utamanya.
Penulisan Laporan Bisnis 349

Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal, yaitu:
• Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, lalu
pertimbangkan panjang laporan, subjek, dan pembaca.
• Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masing-masing
bagian. Misalnya, pada Peraga 19.4, judul pada LA mempunyai 10 subjudul,
sementara I.B tidak memiliki subjudul. Hal ini tentu tidak menunjukkan
adanya keseimbangan. Oleh karena itu, cakupan judul LA perlu dipersingkat;
sedangkan I.B perlu dikembangkan lebih lanjut.
• Jika Anda membagi suatu topik, paling tidak Anda mempunyat
subjudul, misalnya A.l dan A.2.
• Cunakan pertimbangan dengan baik, terlalu
terlalu sedikit untuk subjudul.
• Tidak pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul.

Tingkatan Judul Sistem Desimal

I. A.
A I.
B 2
c 3.
D 4.
II. 8
A. 1.
1. a.
2. b.
3. c.
B 2.
1. "a.
2. b.
a. (i)
b (2)
(1) (a)
(2) (b)
IlL c.
A. 1.
1. a.
2. b.
B. 2.
1. a.
2. b.
3. c.
IV. D.
A 1.
1. a.
2. b.

Format Kerangka
Komunikasi Melalui Laporan

c. Paralelisme dalam Judul


Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap
bagian kerangka. lni berarti bahwa judul harus mempunyai bentuk gramatikal yang
sama, seperti semua merupakan kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai contoh,
paralelisme kombinasi angka-huruf dapat digambarkan sebagai I, II, II, IV, V; A,
B, C, D di bawah I; 1, 2, 3 di bawah II.A; 1 dan 2 dibawa Il.B; a dan b di
bawah II.B.2, dan seterusnya.

agenda preliminary reports


analltycal reports private reports
authorized reports proceedings
body text progress reports
business reports public reports
deductive periodic reports
final reports resolutions
informational reports short reports
inductive special reports
long reports supplemental parts
minutes voluntary reports
prefatory parts
Penulisan Laporan Bisnis 351

Soal Esai
I. Apa yang dimaksud dengan laporan bisnis? 9. Sebutkan beberapa bagian penting dalam suatu
laporant
2. Sebutkan beberapa pengelompokan laporan bisnis?
10. Bagaimana rencana untuk mengorganisast body
3. Apa perbedaan antara laporan otoritas dengan
laporanl
laporan sukarela'?
11. Sebutkan beberapa yang termasuk
4. Apa yang dimaksud dengan laporan sukarela'?
dalam pendahuluan I
5. Apa perbedaan antara laporan publik dengan
12. Sebutkan beberapa judu!l
laporan swasta?
13 Apa yang dimaksud dengan paralelisme dalam
6. Apa perbedaan antara laporan informasional
judull
dengan laporan analitikall
14. Sebutkan beberapa komponen yang termasuk
7. Sebutkan beberapa karakteristik suatu laporan I
dalam bagian penutupl
8. Bagaimana cara mengorganisasi teks
laporanl
Komunikasi Melalui Laporan

Bahan Diskusi
1. Seorang manajer pemasaran baru saja memperoleh pameran buku yang diikuti oleh sejumlah penerbitan
setumpuk laporan tertulis dari pimpinan-pimpinan lokal maupun nasional yang tersebar di seluruh
cabang yang tersebar di beberapa daerah. Ia Indonesia. Sebagai sebuah EO yang sudah
nampak kesal dengan bentuk laporan yang berpengalaman tentu harus mempersiapkan
terlalu detail yang tanpa disertai rangkuman segala sesuatunya dengan sebaik-baiknya, mulai
laporan, sehingga dengan terpaksa ia harus dari tahap perencanaan, pelaksanaan, hingga
membaca laporan secara keseluruhan. Kekesalan evaluasi pascakegiatan pameran berlangsung.
ini ia lontarkan di hadapan salah seorang Ketua panitia penyelenggara kegiatan pameran
pimpinan cabang yang kebetulan adalah pindahan buku tingkat nasional tentu harus bertanggung
pimpinan cabang dari daerah lain. Menurut Anda, jawab terhadap manajer EO tersebut. Salah satu
bagaimana format laporan yang dibutuhkan oleh bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan
staf manajemen yang memungkinkan mereka dapat pameran tersebut adalah melalui penyusunan
segera mengambil suatu keputusan perusahaan laporan kegiatan. Seandainya Anda diberi tugas
yang sangat penting bagi perusahaanl sebagai ketua panitia penyelenggara kegiatan
pameran buku tersebut, apa sajakah yang perlu
2. Pada umumnya, EO (Event Organizer) menyusun
dipertimbangkan dalam menyusun laporan tersebut?
sebuah program berupa kegiatan penyelenggaraan

Tugas
py:;;t.tlli:UF:;:>W~Uil: k'ol•iVn•"''f'\1< di n:\ana. S8trap ketOfXlpOk .
. . ·barang~ot~kan~5 orang. Tugas Mlompok Anda·
· • ·a8alan rflelafi{uRari. observasl ke ·lapangan baik ·dL ·
perusahaan rnahufaktur, dagang maupun jasa yang
ada di kota Anda. Atas dasar pengamatan yang
Anda lakukan, buattah suatu laporan yang bersifat
informasional!
2;. Keberadaan ternpaMempat ko$t di sekitar karnpus
memang meiiarik untuk dl,amati. Oleh karena
Penulisan Laporan Bisnis 353

Online

I. Cobalah Anda kunjungi website Tikkanen-Bradley 4. Laporan bisnis dapat dikelompokkan ke dalam
Consulting Group yang beralamat http://www. beberapa jenis. Selanjutnya klik alamat website
mortimer.com/consult/tips.htm. Ada 12 poin penting berikut ini: http//www.writinghelp-central.com/
untuk menulis rencana bisnis (business plan). business-reports.html. Berdasarkan artikel tersebut,
Jelaskan secara singkat masing-masing poin jelaskan secara singkat pengelompokan laporan
tersebutl bisnis tersebut?

2. Laporan bisnis yang baik memiliki arti yang sangat 5. Perencanaan yang baik memang sangat diperlukan
penting, khususnya bagi para pengambil kebijakan. dalam dunia bisnis, termasuk laporan
Oleh karena itu, kunjungilah alamat website berikut bisnis. Oleh karena itu, kunJungilah alamat website
in i: _b!!EJ.0~~~~~kipedia org/wi ki/Busi ness_report_ berikut ini http//www.howtobooks.eo.uk/business/
writing. Berdasarkan informasi tersebut, bagaimana reports/report-writing .asp. Berdasarkan artikel
menul1s laporan bisnis yang baik? tersebut apa saJa yang perlu d1pers1apkan dalam
menyusun laporan bisnis?
3. Cobalah kunjungi alamat website berikut ini http://
www. tony-atherton co. uk/articlehowritrept. htm.
Berdasarkan artikel tersebut, bagaimana format
penulisan laporan bisnis?
20
Penulisan
Laporan Singkat
Setelah pembahasan panjang Iebar mengenai penulisan laporan bisnis pada Bab 19, se!anjutnya pada
Bab 20 ini akan dibahas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan penulisan laporan singkat (short
reports) yang sering disebut juga dengan istilah laporan informal. Dalam bab ini akan dibahas antara
lain mengenai karakteristik laporan singkat, bagaimana membuat laporan bisnis yang baik, menentukan
struktur dasar, melakukan pen:incanaan, dan mengorganisasikan laporan singkat.
Komunikasi Melalui Laporan

Karakteristik Laporan Singkat


Kebanyakan laporan singkat (short/brief reports) hanya mencakup materi pendukung
yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu
sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Salah satu contoh laporan singkat dalam format memo dapat dilihat pada Peraga
20. L Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan
preliminary parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan
rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua lembar halaman
saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu
laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Di samping itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen
penting dalam suatu laporan formal, antara lain
• Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama
atau kedua.
• Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
• Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
• Format memo atau surat.

Membuat Laporan Bisnis yang Baik


Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk
berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa
laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen ( tetap); semen tara
yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu
pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pucuk pimpinan ke bawahan
sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah
dilaksanakan oleh suatu organisasi. Namun, adakalanya suatu laporan mengalir
dari bawahan ke pucuk pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan
yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu
organisasi.
Laporan bisnis merupakan alat manajemen yang sangat penting dalam suatu
organisasi. Oleh karena keterbatasan waktu, sering kali staf manajemen mengalami
kesulitan dalam melakukan pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam unit-
unit suatu organisasi. Di samping itu, mereka juga tidak memiliki latar belakang
khusus yang diperlukan baik untuk melakukan penelitian maupun evaluasi terhadap
hal-hal tertentu.
Pada umumnya, apabila orang-orang bisnis berbicara tentang laporan, mereka
berpikir bahwa laporan yang dibuat adalah laporan tertulis yang secara objektif
mengomunikasikan berbagai informasi penting tentang beberapa aspek bisnis. Namun,
tidak menutup kemungkinan bahwa laporan bisnis dapat pula disampaikan dalam
bentuk lisan.
Penulisan Laporan Singkat

PT PERDANA NUSANTARA
Jalan lr. Sutami 36 D Teiepon: (0271) 57123
Kentingan - Jebres
Surakarta

Kepada Ridho Amirudin


Dari Muhammad Rifa'i Hidayat
Tangga! 5 November 2010
Subjek laporan Aktifitas Departemen Pelatihan

Mulai tanggal 1 Januari s/d 31 Maret 2011 Departemen Pelatihan merencanakan berbagai
aktivitas antara lain:

Program yang dilakukan oleh Staf Departemen

Frekuensi Peserta Jumlah Jam


Seminar orientasi 10 150 i60
Seminar pra-purnakarya 3 25 60
Kursus komunikasi tertulis 5 120 75
Kursus supervisi 4 35 80

Program yang dllakukan oleh Konsultan

Frekuensi Peserta Jumlah Jam


Pelatihan komunikasi 2 50 50
Pelatihan dinamika kelompok 5 60 72
Program orientasi sistem
komputerisasi 2 75 60

Saat ini, kami sedang mempersiapkan bahan-bahan untuk kegiatan tersebut. Salah satu
alat/bahan yang sedang kami persiapkan adalah kaset video. Sa!inan untuk bahan-bahan
pelatihan terlampir.

Lampiran:

Laporansingkat bentuk memo

T ujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin.


Katakan kepada para pembaca Anda apa yang mereka perlu ketahui, tidak lebih
dan tidak kurang, dan Anda menyajikan suatu informasi yang dapat memenuhi
kebutuhan atau keinginan mereka. Meskipun suatu laporan memiliki berbagai
variasi atau jenis, paling tidak laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu
(1) informasinya akurat, (2) isinya menunjukkan suatu pertimbangan penulis yang
baik, dan (3) format, gaya, dan organisasinya sesuai dengan kebutuhan pembaca.
Komunikasi Melalui Laporan

--
Akurat
Hal J)ertama yang perlu dipe~$Of1!ng penill!§.JgpmaxL~.~dalah
bagaimana mel].~~t;l~ag .suatu k~~~!l~E~!l:.. Suatu informasi yang tidak mengandung
kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan be@.kibat pada kemunduran,
ker;.;~ta~~tali__Q~_hkaD .s~ma.kiQmemudamva.J1~l2ill1'!2Lsuaw~anisasijiiJl~~an
masyarakat pada umumnya. Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah
hal yang mudah. Beberal2i:Lh~Ll:J~I.ilcut_jni__ ~kan~~~ membantu mengatasi
kemungkinan terjadi~~ gi_storsi.
---~--~~-~-~----

a. Jelaskan fakta . .atau ~r~stiwa ya»g .WrjadL s.e.car.a.. konkr.J?t.


Lebih baik mengatakan bahwa "Penjualan produk telah meningkat dari
RpSO.OOO.OOO,OO menjadi Rp125.000.000,00 dalam 4 bulan terakhir", daripada
"Penjualan produk telah meningkat dengan tajam." Cobalah untuk lebih spesifik
dalam menyebutkan suatu perkembangan bisnis.

b. LaP.Qrka:tL.~ernua f£!:~t~2:.'!:1l!.~e~~~'!:~·
Semua_fakta yang relevan, baik itu yang mendukung teori Anda maupun yang
bert~ntangan dengan teori Anda, sudah seharusnya dicantumkan . d~m-·suaru
laporan. Pembaca Anda akan merasa disesatkan oleh laporan yang Anda buat,
~:-~-·-"

jika Anda malu-malu atau mencoba untuk menutup-nutupi berita yang tidak baik
atau yang kurang menyenangkan.

c. T eJ'!~Qatkan fakta yang ada d.alam suatu perspektif.


Jika A;;_da mengat;ka~-~cEi..pemha.Ea; "NllaT saham te1ah menjadi dua kali lipat
dalam tiga minggu." Dalam hal ini, And~rJJ{ir'{ya memberikan suatu gambaran
perkem~p~~-~~~~~~f![C1p~r~~l.'1 M&~-~~Cfrie~tfriy~(;ip~rt\alhaman
yang lebih baik jika Anda mengatakan "Nilai saham telah menjadi dua kali lipat
dalam tiga minggu, dari Rp250,00 menjadi Rp500,00 per saham."

d. Ber_ikan bukti-bukti terhadap__ kesimpulan~Angg buat.


Anda tidak akan dapat mengharapkan pembaca Anda untuk memahami kesimpulan
yang Anda buat, kecuali Anda dapat memberikan bukti-bukti pendukung~y~.c)ang~h
buat pernyataan seperti "Kita harus mekk~k~1l-- restrukt~~i;~i te~hadapberbagai
unit-unit kegiatan yang ada saat ini." Dalam hal ini pembaca tidak mau tahu,
kecuali Anda memberikan bukti-bukti pendukung secukupnya terhadap kesimpulan
yang telah Anda buat.

e. Sajik~E~,yalid dan mend1f~gJ5:esi!E£_ulan Andn-


Anda perlu melakukan.- ~Rgec~k;::;~ t~_fakta __y_~ng_ ~ temukap .s!N!
sumber-sumbe~.dapat~a kebenarannya. Di samping itu, hindari data
yallR dap~~en~urkan kesimpulan yang Anda buat. Jika Anda membu~
kesimpulan, yakink~Anda men:punyai hkti:.~uk_t_i~~li_L~
pendukung kesimpulan Anda, dan hindari penggambaran suatu kesimpulan bila
~

Anda memiliki pengalaman yang sangat terbatas atau latar belakang profesi yang
tidak memadai.
Penulisan Laporan Singkat

f. Jagg._bias--Pribadi And«_-dC!~m suatu laporan.


Meskip~miliki perasa~- ~-~;;5i0Da[y~ kuat tethadap suattt···laporan,
cobalah Anda tetaj>_.!!l~!lEg~ J>~rasaan tersebut terhadap pemilihan kata-kata.
Sebagai contoh, "Pembangunan pab;·iktiliu di pemukiman umum adalah suatu ide
yang gila." Mungkin akan lebih baik, jika pemyataan tersebut diperbaiki menjadi,
"Pembangunan pabrik tahu dipemukiman umum adalah suatu kebijakan yang tidak
pada tempatnya karena bau limbah ampas tahu dapat mengganggu pemafasan
masyarakat sekitamya."

Kepytusan yang-Baik
Lapor~n bisnis dibuat tida,k. hany:a untuk kepent.iD.-.K<l!l.J?Jh~k- int~!l__~a,ia.L-tejapi juga
-----·-
pihak ekstem organisas~ ..,Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang
dibaca oleh masyarakat ·1~~, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis.
Hind-atT.kata-kata atau -penztapat yang dapat menyinggung, menyerang, menjelek-
jelekkan Anda atau lawan bisnis. Oi lain pihak, pe~.akan__ ~_~rasa_~enang
membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut ini.
Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
• Melihat fakta-fakta yang tersedia .
• Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh .
• Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
'-. • Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
Apapun jenis laporan yang Anda buat, usahakan untuk tetap menjaga perasaan
suka maupun tidak suka dalam pikiran pembaca. Karena Anda membuat keputusan
tentang isi, kebutuhan audiens Anda menjadi perhatian utama, dan Anda harus
mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi kebutuhan mereka.

Format, Gaya, dan Organisasi .yang Be.sponsif.-


Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat,
memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam
hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a. Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?


Laporan--sukareTa- di~~~J:l- ~tas d~~nisfatlT-Anda sendiri, sehingga perlu lebih
rinci ··dan- perlu .. meJ:ldapat dukungan; s.edangkan laJ!oran otOdtas disl!§!!IL __<l_t_~§~
, permintaa;·-o~;~g lain. Dalam menu lis laporan sukarei;:· A~l~- p~-;lu ~emberikan
lebih banyaflatarbei;kang mengenai suatu subjek dan menjelaskan maksud Anda
secara lebih hati-hati.

b. Ap~~k yang akan Di~~~kl!,n_ k~ ..QC1lc.r:.f!1:_~P.t.J1".~!':~-


Subjek dari suatu laporan bisnis akan berpengaruh terhadap perbendaharaan kata
maupun Toill1;t-pent1lis~11-l}.Y;~-s~bagai contoh, laporan audit (audit reports) ~;g
dibuat Ofeh seorang akuntan dalam melakukan pemeriksaan laporan keuangan suatu
perusahaan umumnya lebih banyak berisi tabel maupun angka-angka. Laporan
Komunikasi Melalui Laporan

audit tentu saja berbeda dengan laporan dari suatu lembaga resmi yang menangani
masalah hak paten, yang lebih banyak menyangkut istilah-istilah hukum. Jika
penulis maupun pembaca familier dengan subjek suatu laporan, penulis tidak perlu
lagi mendefinisikan atau menjelaskan konsep-konsep dasar istilah yang ada dalam
subjek tersebut.

c. ~~C!fl:_!U4~1!.JAjJm-g.u__Dibuat? __ _
Kapan suatu laporan dibuat sangat tergantung pada jenis laporaJ:ln,}Ja,_.apal.rn&-.lap,Qran
rutin atau laporankhusus~l~-p~;;~--;~ti~- dib~;;:- ;t~s d~~;r waktu, apakah hari;n,
bulanan, kuartalan, s~~~steran, atau ·;_~hunan. Laporan kh_ysus dtb~at migakala
dalam suatu organisasi terjadi situasi tertentu yang tidak bersifat rutin, seperti
kondisi penjualan produk di pasar yang menurun secara drastis setelah munculnya
produk sintetis atau pemalsuan produk.

d. K~ma_!_l~!':-a.PIJ!!ln.-akan.Dikirim?..
Suatu laporan dapat digunakan untuk kepentingan intern maupun ekstem.Qrg_0nisasi.
Umumnya, laporan intern organisasi dibuat dalam format memo_ dllnjumlah
halamannya tidak lebih dari sepuluh halaman. Di lain pihak, lap~- ek.stern
ditulis jala~9rmar_s._~~~~:-~ika jumlah halamannya tidak lebih d0riJim.Cl•.h.9-l"<lm~!l
atau dalam format manuskrip, jika lebih dari lima halaman.

e. Mengapa suatu Laporg.n Dib.ug.t?


Untuk lapora~--i~f;rmasional isinya memfokuskan pada fakta-fakta
suatu organisasi; sedangkan lap~~-~n _al1?lirikaT_mem.:akup ai1aJ!sis, E.~_af~iran,
kesimp_l1l(ll1, cian rekomendasi. Laporan informasional disusun atas dasar sub-subtopik;
sementara laporan analitikal umumnya disusun untuk menyoroti poin-poin yang ada
dalam kesimpulan, rekomendasi atau alasan-alasan penting yang perlu dikemukakan
dalam suatu laporan.

f. Baga!man!!:_~lli.fll!....P~!!':!>~(;£!!
Bila pembaca setuju terhadap isi suatu laporan, materi yang disajikan menggunakan
urutan.Tangsung (di~ect order), yang__dimulai dengan icl~~icl~ pokok (hasil temua~,
kesimpulan, d(ln.rekQroendasi). Namun, jika pembaq mungkin~punyaik.e,bcra.tan
terhadap isi laporan, materi J?enyaj ianllYJUllS:Il~llil~tan__ tak_l(l_ngsung (indirect
order), yang dimulai ~anJmhhaL~i menuju ke ide pok~k~~-,
~- --- -~---

Perencanaan Laporan Singkat,


Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu di-
perhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen
akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.
Penulisan Laporan Singkat

Penentuan format dan Panjang laporan


Jika Anda sedang mempersiapkan suatu laporan status secara berkala, Anda dapat
mengikuti pola standar yang memungkinkan pembaca untuk membandingkan hasil
dari satu laporan dengan laporan lainnya. Umumnya, dalam berbicara Anda kurang
memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Oleh karena
itu, keputusan Anda sebaiknya didasarkan pada kebutuhan pembaca.
Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulisan laporan sehingga mereka dapat
menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan,
dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi
ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan di antara empat pilihan
berikut ini.

a. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan
yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, mungkin lima atau
kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Jika diminta untuk
membuat laporan otoritas, Anda dapat menggunakan format preprinted tersebut.

b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup
semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, tabel, dan gambar.

c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut: tanggal,
kepada, dari, dan subjek.

d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan
suatu pendekatan formaL Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan
lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks
(supplementary parts) .

Panjangnya laporan yang Anda buat sangat bergantung pada subjek dan tujuan
Anda, dan juga dipengaruhi oleh hubungan Anda dengan pembaca. Jika laporan
tersebut relatif asing, skeptis, materinya nonrutin, atau kontroversial, Anda harus
menjelaskan poin-poin Anda secara lebih rinci. Jika istilah-istilah yang Anda
gunakan cukup familier bagi pembaca, para pembaca setuju dengan Anda, atau jika
informasi tersebut bersifat rutin dan tidak kompleks, Anda dapat membuat suatu
laporan dengan ringkas dan jelas. Pada umumnya, laporan singkat lebih umum
dalam dunia bisnis daripada laporan panjang.
Komunikasi Melalui Laporan

Penentuan Struktur Dasar


Selain memutuskan format dan panjangnya suatu laporan, Anda juga harus
memutuskan struktur dasar laporan Anda. Ada tiga masalah yang muncul dalam
menentukan struktur dasar, yaitu:
• Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan
dimasukkan atau Anda ingin mengeliminasi beberapa data?
• Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah
Anda menggunakan direct order atau indirect order?
• Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan?
Apakah Anda menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat
pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah Anda
mengorganisasi ide Anda menurut suatu argumen yang logis?

Pengorganisasian Laporan Singkat


Dalam bagian berikut ini, Anda akan melihat bagaimana orang-orang dalam berbagai
situasi mengembangkan suatu argumentasi. Kuncinya adalah apakah maksud atau
tujuan suatu laporan untuk memberikan informasi atau analisis penting. Selanjutnya,
Anda dapat memilih suatu rencana organisasional yang sesuai dengan topik dan
tujuan Anda.

Pengorganisasian Memo dan laporan lnformasi


Suatu laporan informasional mempunyai satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan
sesuatu dengan istilah yang tegas. Laporan informasional yang banyak digunakan
dalam dunia bisnis mencakup laporan pemantauan (monitoring) dan operasi
pengendalian, pernyataan prosedur dan kebijakan, laporan aktivitas personal, dan
laporan dokumentasi kerja klien.
Dalam menulis laporan informasional, Anda tidak perlu terlalu khawatir terhadap
reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi Anda secara tidak emosional
sehingga Anda dapat menyampaikan laporan secara langsung. Apa yang Anda
khawatirkan dengan laporan informasional adalah pemahaman atau pengertian
pembaca. Informasi harus disaj ikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan
mengerti dengan tepat apa yang Anda maksud dan dapat menggunakan informasi
dalam cara yang praktis.
Beberapa laporan informasional, terutama untuk pembuat peraturan pemerintah
dan yang disusun dalam bentuk belum tercetak, diorganisasikan sesuai dengan
instruksi orang-orang yang meminta informasi. Di samping itu, banyak usulan
yang menggunakan format seperti: pernyataan masalah, latar belakang, cakupan
kerja, keterbatasan sumber dan metode, jadwal kerja, kualifikasi personel, fasilitas,
antisipasi biaya, dan hasil yang diharapkan.
Penulisan Laporan Singkat

Laporan informasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan
aktivitas personal dalam suatu konferensi.

a. Laporan Periodik (Berkala)


Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi
dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. T ujuannya adalah
untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer
dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bilamana perlu.
Laporan periodik biasanya ditulis dalam format memo. Pada bagian pendahuluan,
materi bahasannya sebaiknya ditulis cukup singkat dan menyeluruh (komprehensif).
Laporan periodik harus mengikuti format dan organisasi umum yang sama dari
periode ke periode. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut ini.

• Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin. Dalam beberapa kasus, peninjauan


lebih memfokuskan pada hasil statistik atau keuangan. Namun dalam kasus
lain, peninjauan terhadap suatu kasus dapat ditulis dalam bentuk paragraf.
• Diskusi/Pembahasan Proyek Khusus. Suatu deskripsi dari proyek baru
atau proyek khusus yang telah dikerjakan selama periode pelaporan.
• Rencana Periode yang Akan Datang. Suatu jadwal kegiatan yang ~ ,
direncanakan untuk periode pelaporan yang akan datang.
• Analisis Masalah/Problem. Meskipun sering kali termasuk ke dalam telaah
kegiatan rutin atau kegiatan khusus, analisis masalah kadang-kadang
ditempatkan pada bagian terpisah untuk menarik perhatian terhadap hal-
hal yang mungkin memerlukan intervensi tingkat tinggi.

Yang paling penting dalam menulis laporan periodik adalah berlaku jujur tentang
masalah dan cara penanganannya. Dalam kenyataannya, kabar buruk mungkin lebih
penting daripada good news, karena masalah memerlukan suatu tindakan atau aksi,
sedangkan good news sering tidak memerlukan aksi.

b. Laporan Aktivitas Personal (Individu)


Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa
yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Laporan ini
dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi
penting atau keputusan yang muncul.
Laporan-laporan aktivitas personal sering kali ditulis dalam format memo.
Di samping memerlukan lebih banyak pendahuluan daripada laporan periodik,
laporan-laporan aktivitas personal sering disusun secara kronologis dan beberapa
di antaranya disusun atas dasar topik-topik yang menggambarkan minat pembaca.

Pengorganisasian laporan Analitikal


T ujuan laporan analitikal berbeda dengan laporan informasional. T ujuan utama
laporan informasional adalah untuk mendidik pembaca, sedangkan laporan analitikal
K@munikasi Melalui Laporan

dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu
kesimpulan a tau rekomendasi. Yang termasuk ke dalam laporan analitikal antara
lain laporan justifikasi, usulan klien, dan laporan troubleshooting. Dalam laporan
analitikal, informasi memainkan peranan yang sangat penting.
Laporan analitikal umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap
munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi. Laporan
tersebut dirancang untuk memberikan suatu pedoman atau penuntun kepada pembaca
terhadap suatu keputusan.
Apapun jenis laporan analitikal yang Anda tulis, Anda harus menyusun ide-ide
yang memungkinkan pembaca yakin terhadap pemikiran Anda tersebut. Pemilihan
terhadap suatu pendekatan khusus harus didasarkan pada perkiraan Anda atas
reaksi pembaca. Jika reaksi pembaca setuju terhadap ide-ide Anda, pendekatan
langsung akan lebih tepat bagi Anda. Dan sebaliknya, bila reaksi pembaca adalah
tidak sependapat atau tidak setuju dengan ide-ide Anda, pendekatan tak langsung
akan lebih cocok bagi Anda. Dalam pendekatan langsung, AnJa menggunakan
kesimpulan dan rekomendasi sebagai titik tolaknya. Sedangkan dalam pendekatan
tak langsung, Anda mengarahkan pembaca pada suatu kesimpulan dan rekomendasi.

a. Laporan ]ustifikasi
Laporan justifikasi (justification reports) adalah usulan intern yang digunakan untuk
melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi
atau proyek tertentu. Bila pembaca ingin mengetahui tindakan apa yang perlu
diambil, maka Anda dapat menggunakan rekomendasi sebagai poin utamanya.

b. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien


Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau
proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien. Pendekatan yang
sering digunakan adalah pendekatan langsung, namun pengorganisasiannya melalui
pernyataan masalah yang selanjutnya diikuti dengan cara pemecahan masalah.

c. Laporan Troubleshooting
Kapan pun suatu masalah muncul, Anda harus melakukan investigasi dan mencari
jalan pemecahannya. Suatu laporan troubleshooting (troubleshooting reports) adalah
dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan
manajemen puncak. Bila Anda ingin agar pembaca Anda berkonsentrasi dan
mudah memahami ide-ide Anda, Anda perlu memberikan suatu argumen yang logis
dalam laporan yang Anda buat. Poin utama dalam kerangka Anda harus berkaitan
dengan alasan-alasan yang mendasari kesimpulan dan rekomendasi. Masing-masing
alalsan itu perlu didukung dengan bukti-bukti yang telah Anda temukan selama
melakukan analisis.
Pengorganisasian suatu laporan analitikal dengan sederetan alasan yang secara
keseluruhan mendukung kesimpulan atau rekomendasi Anda adalah pendekatan
yang bersifat alami (natural). Banyak masalah yang dapat dipecahkan dengan
Penulisan Laporan Singkat 365

pendekatan alami, dan pembaca cenderung untuk menerima ide yang disampaikan
melalui pengumpulan bukti-bukti tersebut.
Namun, tidak setiap masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional
tersebut. Beberapa laporan analitikal disusun melalui suatu keputusan antara yang
pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat disusun dengan membandingkan
beberapa altematif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang terpenting adalah bahwa
Anda memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang Anda gunakan untuk
memecahkan masalah. T ujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca
Anda atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

audit reports preprinted


justification reports prefatory parts
manuscriipts short reports
periodic reports supplementary parts
preliminary parts troubleshooting reports
Komunikasi Melalui Laporan

Soal Esai
1. Laporan singkat disebut juga sebagai laporan 5. Sebelum menulis suatu laporan singkat, apa saja
informal. Apa yang dimaksud dengan laporan yang perlu dipertimbangkan?
singkat (informal/brief/short reports)?
6. Apa saja yang perlu mendapatkan perhatian
2. Apa perbedaan antara laporan formal dengan dalam menyusun suatu format maupun style
laporan informaf? suatu laporan?
3. Sebutkan beberapa karakteristik laporan singkatl 7. Bagaimana Anda melakukan pengorganisasian
laporan informasional?
4. Sebutkan beberapa persyaratan bagi penulisan
laporan bisnis yang baikl 8. Bagaimana Anda melakukan pengorganisasian
laporan analitikal?

Bahan Diskusi
1. Anda merupakan satu-satunya petugas yang d1beri kepada Anda untuk melenyapkan laporan tersebut,
kepercayaan manajer untuk membuat suatu laporan apa yang akan Anda lakukan?
penting bagi perkembangan suatu perusahaan.
2. Secara umum, untuk membuat suatu laporan dapat
Pada suatu hari, tanpa disangka-sangka, manajer
dilakukan melalui dua pendekatan yaitu pendekatan
Anda mempunyai niat ingin menghilangkan laporan
langsung dan tidak langsung. Apa kebaikan dan
tertentu dengan cara membakar berkas laporan
kelemahan dari kedua pendekatan tersebut'
tersebut. Apabila manajer Anda memerintahkan

Tugas
1. Ketika Anda mengikuti acara-acara diskusi atau instruktur {penyaji makalah) yang.berkaitan dengan
seminar baik Jtu di lingkungan fakultas Anda jalannya diskusi atau seminar yang Anda lkuti
maupun di luar fakultas Anda, tentunya ada sesuatu tersebut.
yang sangat mengesankan dan menarik. Namun,
3. Buatlah kelompok kecif yang beranggotakan
barang kali Anda juga mempunyai pengalaman
maksimal5 orang. Cobalah Anda lakukan wawancara
menglkuti suatu l<egiatan-kegiatan i!miah yang
.dengan sa!ah satu man;;tjer eli. suatu perusahaan
..·~;~an~a~:m~~"Safll<~h, a1ah p~bicaraan tidak yangada di sek.!tar An!:,i~. $elanjutnya buatlah
... • t'*'a.r~ll.;<jin:~Ra~JL<ief;>at
' ,~ N > ' ' ' ' " ' >0'>''
' '2_' ', >>'
1<-usk ·
' >
.· lapotan sin~kat berdasarkan hasil wawancara
~.:;.. Anda t$rsebut, buatlan : 'tersetnJt
'"' •. 9ituicil<ai'l kepa(Ja·~~tah .s~oratly
Penulisan Laporan Singkat

Online

1. Salah satu perusahaan penghasil penyedap (website) berita di internet. Gunakan alat bantu
rasa (MSG) diduga menggunakan bahan yang pencarian (search engine) misalnya www.yahoo.
mengandung lemak babi dan oleh MUI dinyatakan com atau www.google.com untuk mendapatkan
haram untuk dikonsumsi masyarakat (khususnya berita tersebut di internet.
muslim). Berbagai media massa baik cetak dan
2. Kunjungilah alamat website berikut ini: http://www.
elektronik tak henti-hentinya menyoroti kasus
ehow. com/how_5157804_write-informal-report. html.
tersebut. Buatlah laporan singkat atas kasus
Berdasarkan artikel tersebut, bagaimana membuat
tersebut berdasarkan informasi di berbagai portal
laporan informal yang baik?