Anda di halaman 1dari 7

1.

Manfaat Analisis Pekerjaaan


Mengacu pada Visi, Misi, Tujuan dan Strategi perusahaan/ organisasi, maka analisis
pekerjaan yang menggambarkan apa saja yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai
tujuannya, sehingga bermanfaat. Secara lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya
terdapat sembilan manfaat dari analisa pekerjaan,[6] yaitu:
1) Analisis penyusunan kepegawaian
Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi
tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga
pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal.
2) Desain organisasi
Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora
(2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan
redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk
menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan.
3) Redesain pekerjaan
Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk
meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan bahan
yang tidak perlu dan duplikasi upaya, mengurangi kelelahan, meningkatkan tanggungjawab
dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai.
4) Telaah dan perencanaan kinerja
Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih
akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental.
5) Suksesi manajemen
Kesuksesan manajemen tidak lepas dari analisis pekerjaan/jabatan karena profil
pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari
pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja/pegawai. Profil posisi menentukan
aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut apabila
mereka keluar dari organisasi itu.
6) Pelatihan dan pengembangan
Lewat analisis pekerjaan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan
lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang
membantu pembuatan isi program pelatihan.
7) Jalur karir
Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternatif pekerjaan
yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika karyawan
memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan
memiliki perencanaan karir yang baik.
8) Kriteria seleksi
Output dari analisa pekerjaan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada
awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya.
9) Evaluasi pekerjaan
Analisi pekerjaan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau
langsung pada penilaian terhadap sistem yang ada.Sehingga kita dapat mengetahui
bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu organisasi.

Proses atau Langkah-langkah Analisis Pekerjaan


Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis harus
mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya
akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik
pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan job
description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan pegawai.
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakangartinya penganalisis harus
mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti
bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan
metode penelitian deskriptif analisis, survei, sensus, dan sample, sedangkan teknik
pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuesioner, dan angket. Data
yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.
3. Menyeleksi calon pelaksana pekerjaan (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan
dianalisis.
Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalis artinya penganalisis harus memilih
beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat biaya
dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis
4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Mengumpulkan informasi analisis pekerjaanartinya penganalisis mengadakan analisis
pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku
karyawan yang diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan melaksanakan
pekerjaan
5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
Meninjau informasi dengan pihak pihak yang berkepentinganartinya analisis pekerjaan
menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya
diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung
karyawan bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk
menentukan kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dapat dipahami dengan
mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Langkah peninjauan in] juga akan dapat
membantu perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah dihimpun
dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang
aktivitas yang dilaksanakannya.
6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanartinya penganalisis pekerjaan
kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan
7. Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Meramalkan dan memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya penganalisis
harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan
penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini perlu guna memperhitungkan
kemampuan karyawan untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap
melaksanakan pekerjaan walaupun ada pemakaian teknologi canggih dan reorganisasi
perusahaan.
2. Contoh Analisis Pekerjaan SUPERVISOR

Ø Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

PT. MSDM
Deskripsi Pekerjaan

Nama Jabatan : Supervisor Produksi


Kode Jabatan : S – 44556 Departemen : Produksi
Tanggal : Tyas Fahmi Afiati Lokasi : Kantor Pusat

Fungsi :

Di bawah supervise Manajer Produksi, mensupervisi secara langsung kepala regu dibawah
tanggung jawabnya (serta mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada
dibawah tanggung jawabnya) dan mampu bekerja sama secara efektif dan efisien dengan
semua bagian lain terkait dengan bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll. ) guna
memproduksi bahan jadi pada tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas “ Volume &
Waktu “ pengiriman bahan jadi yang telah direncanakan.

Tugas-tugas :

1) Mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan SDM ,bahan baku setengah Jadi/jadi
dan mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya
2) Memaksimalkan effisiensi
3) Meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi
standard kebutuhan pelanggan

Wewenang :

1) Mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan yang berlaku


di perusahaan.
2) Menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin– mesin produksi guna
mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta
pemenuhan batas waktu pengiriman hasil produksi.

Tanggungjawab :

1) Bertanggung jawab dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna


mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan
mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di perusahaan
.
2) Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas danschedule
produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama.
3) Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan
tingkat kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule.
4) Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja
(keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).
5) Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang solid.
6) Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil
kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakan–tindakan perbaikan atas permasalahan
tersebut serta batas waktu estimasi penyelesaian masalah–masalah tersebut secara singkat ,
padat dan kongkrit.

Hubungan Lini :

Atasan langsung : Manajer Produksi


Bawahan langsung : Para karyawan produksi

Kondisi Kerja :

Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 08.00 pagi sampai jam 16.00 sore,
kecuali bila mengawasi karyawan dan memberikan bimbingan serta pelatiahan kepada
karyawan.

Ø Spesifikasi Pekerjaan ( Job Spesification)

PT. MSDM
Spesifikasi Pekerjaan

Nama Jabatan : Supervisor Produksi


Kode Jabatan : S – 44556 Departemen : Produksi
Tanggal : Tyas Fahmi Afiati Lokasi : Kantor Pusat

Persyaratan-persyaratan Pekerjaan

1) Pendidikan (Education) :
a) S1 Pengalaman 2 tahun
b) D3 Pengalaman 3 tahun
c) SLTA Pengalaman 10 tahun
d) SLTP pengalaman 15 tahun
2) Pengalaman (Experience) :
a) Mechanical
b) Metallurgy
c) Dasar Operasi Mesin x
d) Dasar Proses Produks

3) Pelatihan dan Keahlian (Training & Skill) :


a) Teknis
b) Dasar Operasi Mesin x
c) Managerial
d) Proses Produksi
e) Keselamatan dan Kesehatan Kerja
f) Daya Manusia
4) Persyaratan khusus :
Tidak cacat fisik
5) Lain-lain :
a) Disiplin
b) Bertanggung jawab

b. Manfaat Analisis Pekerjaan


Ø Dapat memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat
Ø Timbul kepuasan pada diri tenaga kerja
Ø Terciptanya iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).
c. Manfaat Analisis Jabatan
Ø Untuk keperluan penarikan dan seleksi.
Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan
gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami
karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk
memangku jaabatan tertentu tersebut.
Ø Untuk keperluan kompensasi.
Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan
dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi
tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding dengan karyawan yang hanya
memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.
Ø Untuk keperluan penilaian kinerja.
Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk
mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membanding antara
kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
Ø Untuk keperluan pelatihan.
Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas,
maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan.
2. Perencanaan SDM
a. Pengertian Perencanaan SDM
Perencanaan SDM merupakan kegiatan mengestimasi secara sistematik permintaan
(kebutuhan) dan supply (penerimaan kebutuhan) tenaga kerja organisasi di waktu yang ada.
b. Manfaat Perencanaan SDM
Ø Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan.
Ø Menyelaraskan aktivitas SDM berdasarkan potensinya masing-masing dengan tugas-
tugas yang sasarannya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian
tujuan organisasi/perusahaan.
Ø Meningkatakan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan tenaga dalam
melaksanakan rekrutmen dan seleksi.
Ø Perencanaan SDM yang professional mendorong usaha menciptakan dan
menyempurnakan system informasi SDM agar selalu akurat siap pakai untuk berbagai
kegiatan MSDM lainnya.
Ø Membantu program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses.
Ø Meningkatkan koordinasi antar unit kerja/departemen.
c. Perencanaan Kebutuhan
Kegiatan prediksi atau meramalkan bermaksud untuk memperkiraan permintaan SDM yang
diperlukan di masa yang akan datang.
Ø Menyangkut peramalan SDM
Ø Peramalan (forcasting) adalah proses penggunaan peristiwa-peristiwa di masa lalu untuk
membuat prediksi sistematik tentang tred di masa depan
Ø Peramalan kebutuha merupakan bagian terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan.
3. Rekrutmen
Ø Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat tenaga kerja baru
untuk memenuhi kebutuhan SDM oraganisasi atau perusahaan.
Ø Saluran-saluran yang akan dipakai dalam penarikan Supervisor:
a. Walk – ins (Pelamar atau pencari pekerjaan datang sendiri ke perusahaan dan
kemudian mengisi blangko lamaran)
b. Rekomendasi Dari Karyawan (Employee Referrals)
c. Pengiklanan (Advertisement)
d. Asosiasi-asosiasi Profesional
4. Seleksi
Model tes yang akan dilaksanakan dalam proses seleksi Supervisor
a. Tes Psikologis, meliputi :
Ø Tes Kecerdasan (intelligence test)
Ø Tes Kepribadian (personality test)
Ø TeS Bakat (aptitude test)
Ø Tes Minat (interst test)
Ø Tes Prestasi (achievement test)
Penguji : Psikolog
b. Tes Pengetahuan (Knowledge Tests)
Penguji : Manajer Produksi beserta Sekretaris dan
Manajer Personalia beserta Supervisor SDM.
c. Performance Tests
Penguji : Manajer Produksi beserta Sekretaris dan
Manajer Personalia beserta Supervisor SDM.
Wawancara Seleksi
a. Jenis Wawancara : Wawancara Individual
b. Jumlah Pewawancara : 1 pewawancara 1 pelamar
c. Waktu Wawancara : 15 menit per pelamar
d. Pewawancara : Manajer Produksi beserta Sekretaris dan Manajer
Personalia beserta Supervisor SDM.
Sumber :
http://djoko-sasongko.blogspot.com/2008/12/contoh-job-description-supervisor.html
http://bursa-kerja.ptkpt.net/_karir.php
http://yusrizalfirzal.wordpress.com/2011/06/21/analisis-pekerjaan-dalam-manajemen-
sumber-daya-manusia/
Dr. T.Hani Handoko, M.B.A. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE.
Yogyakarta. 1988.