Village of Giri Mulya Subdisrit Office Distrit Kuranji Regency Tanah Bumbu)

Al ‘Ulum Vol.65 No.
3 Juli 2015 halaman 28-38 28
OPTIMALISASI PENGELOLAAN KEARSIPAN DALAM AKTIFITAS KERJA

ADMINISTRASI OLEH PERANGKAT DESA DI KANTOR DESA GIRI MULYA
KECAMATAN KURANJI KABUPAEN TANAH BUMBU
(Optimazing the Management of Archivers in Work Activitles by the Village Administration in the
Village of Giri Mulya Subdisrit Office Distrit Kuranji Regency Tanah Bumbu)
H. Abdul Wahid*
ABSTRAK PENDAHULUAN
Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan Dalam Keberhasilan pemerintah dalam merencanakan

Aktifitas Kerja Administrasi Oleh Perangkat Desa dan melaksanakan pembangunan khususnya pada
di Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan Kuranji pemerintahan tingkat Kelurahan dan Desa ter-
Kabupaten Tanah Bumbu
Pengelolaan yang dilaksanakan oleh Perangkat gantung pada kemampuan pelaksana kerja yaitu
Desa di Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan Kuranji aparat perangkat Kelurahan dan Desa dalam men-
Kabupaten Tanah Bumbu masih belum optimal jalankan kegiatan kerja maupun dalam memberikan
yang berakibat pada rendahnya efektifitas kerja pelayanan kepada masyarakat. Hal ini telah digariskan
sehingga menghambat tugas-tugas pengawasan dalam Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004
sebagai upaya mengevaluasi hasil kerja dalam
mengelola administrasi pemerintahan. tentang Pemerintahan Daerah, termasuk pemerintahan
Tujuan penelitian adalah (a) mengetahui desa sebagai basis pemerintahan yang langsung
terhadap optimalisasi pengelolaan kearsipan dalam berhadapan dengan pelayanan masyarakat.
aktifitas kerja administrasi (b) mengetahui kendala- Kenyataan dilapangan dalam pelaksanaan
kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan administrasi lebih ditekankan pada pola ketata-
kearsipan dalam aktilitas kerja (c) mengetahui upaya
apa yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala usahaan atau sistem penataan surat-menyurat dalam
yang dihadapi dalam pengelolaan kearsipan. Teknik organisasi perkantoran. Untuk itu setiap kata
analisa data dalam penelitian ini peneliti meng- administrasi selalu diikuti dengan pemahaman tentang
gunakan melalui analisis deskriptif yakni melalui cara kerja dalam pengelolaan surat menyurat di
penggambaran hasil penelitian yang telah dilakukan. perkantoran, biasanya meliputi sistem kearsipan.
Pengelolaan kearsipan yang sudah berjalan
sekarang dapat lebih optimal dilaksanakan perlu Kearsipan adalah kegiatan yang memiliki arti
dilakukan pembinaan dan pelatihan kepada petugas penting dalam tata administrasi perkantoran guna
dalam pengelolaan prosedur surat masuk atau surat mencapai tujuan organisasi sebagai sumber informasi
keluar yang disimpan dalam folder hingga dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan
filling kabinet. dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
Kata Kunci : Optimalisasi, Aktifitas, Perangkat perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
Desa. perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian
dan pengendalian setepat-tepatnya.
______________________________
* Tenaga Pengajar Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Islam Kalimantan
Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan Dalam Aktifitas Kerja Administrasi Oleh Perangkat Desa di Kantor Desa Giri Mulya
Kecamatan Kuranji Kabupaen Tanah Bumbu (H. Abdul Wahid)
Al ‘Ulum Vol.65 No.3 Juli 2015 halaman 28-38 29
Usaha yang dilaksanakan sebagai aktivitas dilaksanakan oleh perangkat desa di Kantor Desa
kerja administrasi oleh perangkat desa di Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan Kuranji Kabupaten Tanah
Giri Mulya Kecamatan Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu masih dijumpai penyusunan yang belum
Bumbu akan dapat terwujud apabila diimbangi dengan seragam terhadap pengagendaan kearsipan antara
suatu pengawasan yang baik terutama dalam kepentingan umum pemerintahan dengan kepentingan
pengelolaan kearsipan. Adanya pengelolaan kearsipan bagian-bagian pada perangkat desa, serta penyimpanan
yang efektif akan mempelancar seluruh pekerjaan kearsipan yang belum terpadu ada surat yang
terutama sebagai sumber informasi dalam ditangani langsung oleh Kepala Desa, Sekretaris
pengambilan keputusan. Desa dan sebagian lagi diselesaikan oleh perangkat
Kurang optimalnya pengelolaan kearsipan desa atau bagian-bagian lainnya.
dapat berakibat pada rendahnya efektifitas kerja Semua itu merupakan sumber pokok kegiatan
pegawai sehingga menghambat tugas-tugas pengawas- pengelolaan kearsipan yang seharusnya diberikan
an sebagai upaya mengevaluasi hasil kerja pegawai pembinaan dan pengawasan secara terus menerus
dalam mengelola administrasi pemerintahan. sehingga optimalisasi aktifitas kerja perangkat desa,
Untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan khususnya pengelola kearsipan dapat dilakukan
kerja administrasi pemerintahan sangat ditunjang melalui usaha maksimal.
oleh berbagai aspek yang harus dikerjakan secara
baik dalam upaya mencapai tujuan perkantoran. PERUMUSAN MASALAH
Salah satunya adalah tugas kearsipan yang
Adapun permasalahan yang dihadapi dalam
tersusun dan teratur.
optimalisasi pengelolaan kearsipan dalam aktifitas
Kegiatan kerja kearsipan meliputi penanganan
kerja administrasi yang dilakukan perangkat desa
dan cara mengarsip surat, pemeliharaan dan pen-
pada Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan Kuranji
jagaan arsip, penyusunan arsip serta penataan sistem
Kabupaten Tanah Bumbu adalah: Perangkat pengelola
pengagendaan dan penyimpanan arsip. Kegiatan
administrasi kearsipan masih memiliki pendidikan
kerja kearsipan di Kantor dilaksanakan dengan
yang cukup rendah yaitu SMU sederajat, sehingga
maksud memberikan pelayanan dan kemudahan
sistem kerja kearsipan kurang terkelola sesuai
yang dibutuhkan oleh publik secara keseluruhan.
yang diharapkan.
Meskipun pekerjaan kearsipan itu tampaknya
mudah, namun tak ada seorang pegawai mampu TUJUAN PENELITIAN
melaksanakan tugas tersebut jika tidak dipelajari
terlebih dahulu. Pelatihan kearsipan selalu diberikan Mengetahui Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan
Dalam Aktifitas Kerja Administrasi Oleh Perangkat
setiap saat yang mencakup tata administrasi
Desa Di Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan Kuranji
pemerintahan, namun dalam praktik di per-
Kabupaten Tanah Bumbu.
kantoran masih terdapat pengelolaan arsip masih
Mengetahui terhadap optimalisasi pengelolaan
belum optimal.
kearsipan dalam aktifitas kerja administrasi oleh
Hal ini terlihat dari pengelolaan kearsipan
perangkat desa di Kantor Desa Giri Mulya
dalam aktifitas kerja administrasi kearsipan yang
Kecamatan Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu.
Mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapi METODE PENELITIAN

dalam pengelolaan kearsipan dalam aktifitas kerja
oleh perangkat desa di Kantor Desa Giri Mulya Dalam metode penelitian ini dijelaskan secara
rinci mengenai rancangan/desain penelitian, metode
penelitian, tipe penelitian, pendekatan penelitian,
Mengetahui upaya apa yang dapat dilakukan
teknik pengumpulan data, subyek penelitian,
untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam
lokasi dan waktu penelitian serta analisis data.
pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Giri Mulya
Tipe yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian deskriptif kualitatif yaitu gambaran secara
objektif dan faktual tentang optimalisasi pengelolaan
MANFAAT PENELITIAN
kearsipan dalam aktifitas kerja administrasi oleh
Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat Perangkat Desa Di Kantor Desa Giri Mulya
sebagai pengetahuan dalam wawasan administrasi Kecamatan Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu.
pemerintahan desa, khususnya bagi peneliti dibidang Pendekatan yang digunakan dalam penelitian
administrasi negara dalam upaya aplikasi teoritis ini adalah pendekatan kualitatif, yaitu penelitian
yang mengutamakan kualitas dengan menunjuk
terhadap pengalaman lapangan untuk bisa diterapkan
pada aspek alamiah sumber data.
dalam materi perkuliahan guna pengembangan
Hal ini sebagaimana dinyatakan oleh Bogdan
ilmu yang didapat dilapangan.
dan Taylor (1975) disadur oleh Maleong (2001:3)
Hasil penelitian ini diharapkan memiliki manfaat
bahwa pendekatan kualitatif merupakan prosedur
yang sebesar-besarnya sebagai bahan informasi
penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa
kepada Kepala Desa dan perangkat desa terhadap
kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan
aktifitas kerja, khususnya dalam pengelolaan perilaku yang diamati. Pendekatan ini diarahkan
kearsipan guna mencapai kinerja yang optimal. pada Tatar dan individu tersebut secara utuh.
Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan Untuk mengumpulkan data yang diperlukan
masukan bagi penelitian lebih lanjut yang ber- dalam penelitian ini, yaitu:
hubungan dengan masalah yang sama dan dapat a. Observasi (pengamatan) yaitu data yang
menambah wawasan bagi civitas akademika. dikumpulkan melalui pengamatan langsung
Sebagai bahan masukan dan salah satu sumber kepada subjek penelitian berupa pengelolaan
informasi dan pengetahuan bagi peneliti berikutnya kearsipan di Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan
yang meneliti objek yang sama, sehingga dapat Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu.
memanfaatkan data yang sudah ada agar bisa b. Wawancara yaitu data yang diperoleh melalui tanya
dikembangkan menjadi lebih baik lagi. jawab dengan responden penelitian menggunakan
Memperkaya khasanah kajian terhadap pedoman wawancara tertulis dalam upaya me-
pengembangan ilmu administrasi untuk dapat di- ngumpulkan informasi yang mendukung data.
terapkan dalam optimalisasi pengelolaan kearsipan c. Angket yaitu pernyataan tertulis yang disebarkan
dalam aktifitas kerja administrasi oleh Perangkat kepada responden sebagai upaya untuk menggali
Desa di Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan informasi tentang kendala pengelolaan kearsipan
Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu. di Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan Kuranji
Kabupaten Tanah Bumbu.
Subyek Penelitian HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Mengingat jumlah populasi dalam penelitian
Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan Dalam
ini relatif sedikit, maka digunakan total sampling. Aktifitas Kerja Perangkat Desa
Hal ini sebagaimana dinyatakan oleh Arikunto :
Berdasarkan hasil observasi melalui penelusuran
(2003:67) bahwa "Apabila jumlah populasi sedikit,
arsip di bagian Tata Usaha meliputi kearsipan surat-
maka seluruh populasi dijadikan sampel atau sampel
surat Kantor secara umum dapat dinyatakan bahwa
populasi". Berdasarkan pernyataan tersebut, maka
pengelolaan kearsipan masih belum optimal dan
penelitian ini menggunakan sampel total yaitu
sistematis sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
sebanyak 9 orang pada Kantor Desa Giri Mulya
Hasil wawancara dan penyebaran angket pada
Kecamatan Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu
Bagian Tata Usaha dalam mengelola kearsipan
adalah sebagai berikut:
pemerintahan dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Kepala Desa = 1 orang
1. Penanganan Surat Masuk dan Keluar
2. Sekretaris = 1 orang
3. Kepaia Seksi = 4 orang Bagian Tata Usaha dalam pengelolaan surat
4. Staf = 3 orang masuk dan surat keluar dilaksanakan oleh perangkat
Jumlah 9 orang desa dengan urutan tugas sebagai berikut:
Analisis Data Penyortiran Surat, tugas pertama yang dilakukan
adalah mensortir surat bagi Desa berupa surat dinas
Analisis data dilakukan secara deskriptif
pemerintahan, biasanya dan Pemerintah Daerah
kualitatif, yaitu menggambarkan dari fakta yang Kabupaten Tanah Bumbu, surat dinas dari instansi
terjadi di lapangan tentang optimalisasi pengelolaan pemerintah lain. Kantor Kelurahan, dan institusi
kearsipan dalam aktifitas kerja administrasi oleh lainnya maupun perorangan.
Perangkat Desa di Kantor Desa Giri Mulya Kecamatan Dari hasil penelitian dan observasi pada buku
Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu melalui pembahasan agenda untuk bulan Juni sampai Juli tahun 2013
kepustakaan atau referensi serta data hasil observasi dapat digambarkan pada tabel 1 berikut ini :
dan wawancara sehingga dapat menjelaskan secara Tabel 1. Distribusi penyortiran surat masuk
utuh temuan-temuan yang menjadi obyek penelitian No Penanggungjawab Frekuensi %
1 Pemerintah Provinsi 8 10,96
dan upaya menindaklanjuti temuan tersebut dalam rangka 2 Pemerintah Kabupaten 47 64,38
mendukung kegiatan administrasi secara maksimal. Tanah Bumbu
3 Instansi/Jawatan terkait 11 1,37
Untuk menganalisis data yang diperoleh melalui
4 Lain - Lain 7 9,59
angket akan dimasukkan ke dalam tabel, kemudian Jumlah 73 100,00
dianalisis dengan menggunakan rumus prosentase Sumber : Data Primer Penelitian, 2013.
sebagai berikut: Berdasarkan data tabel 1 diatas diketahui bahwa
f
P  x 100% (Nana Sudjana, 2002;36) penyortiran surat masuk yang diterima oleh Kantor
N Desa Giri Mulya Kecamatan Kuranji Kabupaten Tanah
Keterangan : Bumbu cukup besar yaitu (64,38%) berasal dari
P = Prosentase Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu sebagai
F = Frekuensi induk organisasi dan pusat kearsipan, selanjutnya
N = Jumlah seluruh subyek (10,96%) diterima dari Pemerintah Provinsi dan
Instansi Jawatan dan perorangan. Dari data Dari data tabel 3 diketahui bahwa penanganan
tersebut diatas dapat disimpulkan rata-rata surat surat masuk yang ditujukan langsung kepada Kepala
masuk sebulan adalah 12 surat. Desa sebesar (69.86%) kemudian untuk dikelola oleh
Kemudian kemampuan perangkat desa dalam bagian Pemerintah yang menjadi kegiatan pokok per-
mengklasifikasi jenis surat untuk dibukukan ke kantoran (19,18%) berikut dikelola bagian kesejahteraan
dalam agenda dapat dilihat pada tabel 2. rakyat sebanyak (6,85%) dan bagian umum (2,74%).
Tabel 2. Distribusi responden terhadap tingkat Tabel 4. Distribusi responden tentang surat masuk
kemampuan dalam menyortir surat yang akan dibukukan dalam buku agenda
khususnya mengklarifikasi jenis surat berdasarkan kategori jawaban
No Kategori Jawaban Frekuensi % No Kategori Jawaban Frekuensi %
1 Sering 1 11,11 1 Selalu 9 100,00
2 Kadang-Kadang 2 22,22 2 Kadang-Kadang 0 00,00
3 Tidak Pernah 6 66,67 3 Tidak Pernah 0 00,00
Jumlah 9 100,0 Jumlah 9 100,00
Sumber : Data Primer Penelitian, 2013. Sumber : Data Primer Penelitian, 2013.
Kegiatan berikutnya adalah menulis dibuku
Berdasarkan data tabel 2 diatas diketahui bahwa
agenda sebagai kegiatan mencatat identifikasi surat
kemampuan responden dalam menyortir surat,
seperti nomor surat, tanggal masuk atau keluar, isi surat
khususnya klasifikasi jenis surat sebagian kecil
dan tujuan surat, hasil penelitian pada tabel 4.
menyatakan sering mengalami kesulitan yaitu (11,11%)
Berdasarkan data tabel 4 diatas diketahui bahwa
responden sebagian lagi menyatakan kadang-kadang
responden yang menyatakan surat masuk selalu di-
mengalami kesulitan (22,22%) responden. Namun
bukukan dalam agenda sebanyak (100,00%) responden,
cukup besar responden yang menyatakan tidak
kemudian sebagian menyatakan kadang-kadang
pernah mengalami kesulitan menyortir surat
(00,00%) responden serta sebagian kecil menyatakan
sesuai klasifikasi jenisnya (66,67%) responden.
tidak pernah (00,00%) responden.
Dilihat dari tabel 2 diatas maka pengelolaan kearsipan
Selanjutnya dari observasi pada buku agenda
pemerintahan dalam hal klasifikasi jenis surat
diketahui pengelolaan surat keluar dapa dilihat
masih belum berjalan secara optimal.
pada tabel 5 berikut :
Surat Dinas setelah dikelompokkan berdasarkan
Tabel 5. Distribusi tujuan pengiriman surat keluar
sumber pengiriman, cara pengiriman serta sifat surat No Alternatif Jawaban Frekuensi %
selanjutnya dilakukan stempel tanggal di terima 1 Ke Pemerintah Provinsi 2 3,70
surat serta paraf pegawai Tata Usaha kemudian 2 Ke Pemerintah Kabupaten 37 68,52
Tanah Bumbu
diserahkan kepada Kepala Desa. Selanjutnya dari 3 Ke Dinas/instansi Lain 3 5,56
hasil observasi berdasarkan tujuan surat masuk 4 Ke Kantor Kelurahan 12 22,22
yang tercatat dalam agenda dilihat pada tabel 3. Jumlah 54 100,00
Tabel 3. Distribusi tujuan penyimpanan dan sumber Sumber Data Primer Penelitian, 2013.
pengiriman surat masuk Data tabel 5 diatas diketahui bahwa surat keluar
No Sumber Pengiriman Frekuensi %
1 Camat 51 69.86 menunjukkan bahwa tujuan pengiriman surat sebagian
2 Bagian Pemerintahan 15 19,18 besar kepada induk kearsipan Pemerintah Daerah
3 Bagian Kesra 5 6,85 Kabupaten Tanah Bumbu (68,52%) serta sebagian kecil
4 Bagian Umum 2 2,74
Jumlah 54 100,00
(22,22%) pengiriman kepada Kelurahan serta kepada
Sumber : Data Primer Penelitian, 2013. Pemerintah Provinsi dan Dinas/Instansi lainnya.
2. Pencatatan Surat Berdasarkan tabel 6 diatas diketahui bahwa

Berdasarkan disposisi Kepala Desa selanjutnya kemampuan responden dalam mengklasifikasikan
surat dicatat pada buku agenda. Adapun buku agenda jenis surat untuk dibukukan dalam agenda dinyatakan
yang digunakan ini berbentuk buku agenda berganda, mampu cukup besar yaitu (77,78%) responden.
yaitu halaman sebelah kiri untuk surat masuk dan kemudian yang menyatakan kurang mampu (22,22%)
halaman sebelah kanan untuk surat keluar. responden. Berikutnya tidak ada (00,00%) responden
Hal-hal penting yang dicatat dalam buku yang menyatakan tidak mampu mengklasifikasikan
agenda yang dilakukan oleh perangkat desa yaitu: jenis surat dimaksud.
1) Tanggal hari diterima (surat masuk) atau tanggal; 3. Penyimpanan Surat
2) Dikirimkan surat (surat keluar). Filling adalah proses pengaturan dan penyimpan-
3) Nomor unit agenda, pada kolom ini dicatat an surat secara sistematis yang diterapkan ber-
nomor unit dasarkan sifat efektif dan efisien dari tata cara
4) Agenda yang sekaligus nomor unit surat keluar. mengarsip surat. Hasil penelitian dari pelaksanaan
Sedangkan untuk penulisan nomor unit kerja system filling dapat dilihat pada tabel 7 berikut:
surat masuk dicatat oleh perangkat desa yaitu : Tabel 7. Distribusi responden terhadap pentingnya
1) Nomor surat yang diterima. penyimpanan surat masuk pada folder
2) Asal surat (instansi atau perorangan) untuk No Pelaksanaan Kerja Frekuensi %
surat masuk dan alamat 1 Cepat 4 44,44
3) Perihal dan persoalan (isi) surat secara ringkas 2 Kurang Cepat 5 55,56
3 Tidak Cepat 0 00,00
4) Tanggal yang tercantum pada surat 9 100,00
5) Catatan/Klasifikasi sistem kode sesuai jenis atau Sumber : Data Primer Penelitian, 2013.
sifat isi surat yang diterima atau dikirimkan, serta
Dari data tabel 7 diketahui bahwa petugas tata
6) Pengolah, yaitu bagian yang bertanggung jawab
usaha yang termasuk cepat dalam penanganan surat
atau yang ditunjuk sesuai disposisi Kepala Desa.
masuk yang dimasukkan dalam folder tertentu sesuai
Kemampuan perangkat desa diharapkan sangat
sifat dan isi surat cukup kecil yaitu (44,44%) responden.
terampil untuk mencatat setiap surat dalam buku
Sedangkan sebagian besar petugas lain (55,56%)
agenda. Pada umumnya penulisan klasifikasi jenis
responden masih terlihat kurang cepat, dan tidak ada
surat sebelum disusun dalam filling kabinet cukup
(00,00%) responden agak lambat. Hal ini menunjukkan
sulit sehingga perlu menghafal kode-kode klasifikasi
bahwa penanganan surat untuk diteruskan pada
terlebih dahulu. Hasil penelitian tentang kemampuan
folder yang tepat sesuai sifat dan isi surat masih
perangkat desa dalam mengklasifikasi jenis surat
kurang cepat dilakukan petugas.
diketahui sebagai berikut:
Dari hasil observasi diketahui prosedur penerima-
Tabel 6. Distribusi responden terhadap kemampuan an awal adalah pencatatan dalam buku agenda dan
dalam menulis klasifikasi jenis surat sesuai klasifikasi isi surat, pada penyimpanan arsip
untuk dibukukan dalam agenda ini dilakukan sistem Nomor. Hal ini dilakukan karena
No Kategori Jawaban Frekuensi %
1 Mampu 7 77,78
secara Baku penomoran klasifikasi isi surat sudah
2 Kurang Mampu 2 22,22 ada dari otoritas kearsipan pada Pemerintah Daerah
3 Tidak Mampu 0 00,00 Kecamatan Kuranji Kabupaten tanah Bumbu sebagai
Jumlah 9 100,00 pusat arsip. Tetapi, dalam praktik penyimpanan surat
Sumber Data Primer Penelitian, 2013. selain nomor juga dituliskan subjek surat pada
folder. Misalnya kode 5: Kepegawaian, kemudian Berdasarkan hasil angket yang disebarkan
dirinci lagi menjadi 5.1. Daftar Kepangkatan, 5.2. kepada perangkat desa diketahui keterampilan untuk
Kenaikan Pangkat dan Berkala. dan seterusnya. menemukan kembali surat yang diperlukan dalam
Pada meja bagian kepegawaian tercatat seluruh
waktu yang dilihat pada tabel 9 sebagai berikut:
klasifikasi penomoran isi surat ini sebagai bahan
pengingat sekaligus sebagai kontrol bagi surat- Tabel 9. Distribusi responden terhadap penemuan
surat masuk yang akan diarsipkan dalam folder kembali surat jika suatu saat diminta atau
sebelum disimpan pada filling kabinet. Lebih diperlukan
jelasnya dapat dilihat pada tabel 8 berikut : 1 Mudah 7 77,78
Tabel 8. Distribusi responden terhadap klasifikasi jenis 2 Kadang-Kadang Mudah 2 22,22
surat yang disusun rapi dalam filling kabinet 3 Tidak Mudah 0 00,00
No Kualifikasi Frekuensi % Jumlah 9 100,00
1 Ya 6 66,67 Sumber : Data Primer Penelitian, 2013.
2 Kadang-Kadang 3 33,33
3 Tidak 0 00,00 Berdasarkan data tabel 9 diatas diketahui bahwa
Jumlah 9 100,00 cukup besar responden yang menyatakan mudah
Sumber : Data Primer Penelitian, 2013. menemukan kembali jika surat suatu saat diminta
Berdasarkan tabel 8 diatas diketahui bahwa atau diperlukan yaitu sebanyak (77,78%) responden.
telah memiliki klasifikasi jenis surat yang tersusun Kemudian yang menyatakan kadang-kadang mudah
dalam filling kabinet sebagaimana dinyatakan (22,22%) responden. Sedangkan tidak ada yaitu
sebagian besar responden dengan menyatakan ya (00,00%) responden menyatakan tidak mudah untuk
(66,67%) responden dan yang menyatakan kadang- menemukan kembali surat yang sudah disimpan.
kadang sebanyak (33,33%) responden disusun
Dari hasil penelitian diketahui penemuan
sesuai klasifikasi tersebut.
Mengingat bagian-bagian ini memiliki wewenang kembali surat pada folder setelah melihat buku agenda
yang otonom dalam menangani surat, maka di- oleh petugas dapat dilihat pada tabel berikut:
berlakukan desentralisasi dengan prosedur penyimpanan Tabel 10. Distribusi responden terhadap penemuan
kembali surat pada folder yang dilakukan
pada masing-masing bagian tanpa melepas lembar
perangkat desa
disposisi yang sudah diberikan nomor agenda oleh No Kategori Jawaban Frekuensi %
bagian Tata Usaha. 1 Cepat 2 22,22
2 Kurang Cepat 7 77,78
4. Penemuan Kembali Surat 3 Tidak Cepat 0 00,00
Agar surat dapat ditemukan kembali, baik di- Jumlah 9 100,00
perlukan oleh Kepala Desa, bagian Tata Usaha atau Sumber : Data Primer Penelitian, 2013.
bagian-bagian yang ditunjuk sesuai kewenangan tugas
Berdasarkan data tabel 10 diatas diketahui
masing-masing. Maka, dilakukan pencarian melalui
bahwa petugas yang mampu menemukan kembali
prosedur penyimpanan awal dengan melihat buku
surat pada folder secara cepat tercatat sebagian kecil
agenda sesuai klasifikasi isi surat dan penelusuran
(22,22%) responden, kemudian cukup besar pula petugas
nomor serta lembar disposisi pada folder. Misalnya,
(77,78%) responden melakukan dengan kurang cepat,
diperlukan data kependudukan. Untuk itu ditelusuri
dan tidak ada (00,00%) responden lambat. Hal ini
pada agenda surat keluar tentang laporan data, setelah
menunjukkan bahwa masih perlu adanya pembinaan
diketahui nomor dan klasifikasi isi, diperhatikan
dalam menemukan kembali surat pada folder.
pula disposisi pengolah pada kolom terakhir
buku agenda, dan dicari pada folder.
Kendala pengelolaan kearsipan dalam aktifitas Tabel 12. Distribusi responden tentang perlunya
kerja oleh perangkat desa pegawai khusus dalam pengelolaan kearsipan
1. Keterampilan Tenaga Kearsipan
1 Perlu 7 77,78
Berdasarkan hasil angket yang disebarkan 2 Kurang Perlu 2 22,22
kepada responden diketahui keterampilan tenaga 3 Tidak Perlu 0 00,00
kearsipan dapat dilihat pada tabel 11. Jumlah 9 100,00
Tabel 11. Distribusi responden terhadap keterampilan Sumber : Data Primer Penelitian, 2013.
dalam penemuan kembali surat pada folder
Berdasarkan data tabel 12 diketahui bahwa
1 Terampil 4 44,44 sebagian besar (77,78%) responden menyatakan perlu
2 Kurang Terampil 5 55,56 adanya pegawai khusus yang mengelola kearsipan
3 Tidak Terampil 0 00,00 kantor, kemudian sebagian kecil (22,22%) responden
Jumlah 9 100,00 menyatakan kurang perlu adanya pegawai khusus
Sumber : Data Primer Penelitian, 2013. dalam mengelola kearsipan di Kantor, serta tidak
Berdasarkan data pada tabel 11 diatas diketahui ada (00,00%) responden menyatakan tidak perlu adanya
bahwa cukup besar (44,44%) responden menyatakan pegawai khusus yang mengelola kearsipan kantor.
terampil dalam penemuan kembali surat pada folder, Kepala Desa memiliki keinginan untuk
dan sebagian besar (55,56%) responden menyatakan menambah tenaga khusus kearsipan atau staf untuk
kurang terampil dalam penemuan kembali surat membantu tugas-tugas bagian Tata Usaha yang belum
pada folder, serta tidak ada (00,00%) responden memadai. Begitu pentingnya fungsi dan peran
menyatakan tidak terampil dalam penemuan bagian Tata Usaha dalam pengelolaan kearsipan
kembali surat pada folder. memang harus didukung oleh penambahan staf
Kurang terampilnya perangkat desa dalam yang mampu dan terampil mengelola kearsipan.
mengelola kearsipan akan menghambat penyelesaian Untuk itu Kepala Desa telah mengusulkan
tugas secara keseluruhan, untuk itu Kepala Desa permohonan kepada Pemerintah Daerah Kecamatan
berupaya memberikan pengarahan dan bimbingan Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu agar dapat menambah
dan bila memperoleh kesempatan juga dapat pegawai baru atau tenaga honorer daerah dalam upaya
mengikuti pelatihan yang mendukung kinerjanya, membantu kelancaran administrasi kearsipan ini.
khususnya dalam mengelola kearsipan. Rasio penambahan 2 orang untuk Sekretaris Desa
Kesempatan ini bukan saja dalam upaya menye- Giri Mulya dan Bagian Pemerintahan.
lesaikan tugas-tugas kantor akan tetapi dalam pen- Dari hasil pengamatan melalui observasi yang
didikan untuk menunjang karir pegawai. Dengan dilakukan terhadap bagian Tata Usaha, serta angket
diperolehnya pengetahuan kearsipan melalui kepada seluruh pegawai fasilitas terhadap pengelolaan
pelatihan ini diharapkan pegawai memiliki bekal kearsipan dapat disimpulkan bahwa secara administratif
yang cukup untuk mengemban tugas-tugas sesuai kerja kearsipan masih belum berlangsung efektif.
keahliannya, termasuk bidang kearsipan ini. Hal ini terlihat dari prosedur kerja yang diterap-
kan oleh pegawai bagian Tata Usaha maupun bagian-
2. Kurangnya Pegawai Bagian Kearsipan bagian, khususnya bagi Pemerintah yang melayani
Berdasarkan hasil penelitian yang disebarkan langsung kepentingan masyarakat.
kepada responden tentang pengelola kearsipan Beberapa kendala yang dihadapi adalah kurang
diketahui sebagai berikut: terampilnya beberapa pegawai dalam penanganan
klasifikasi surat untuk disimpan pada folder dalam nya fasilitas penyimpanan arsip ini mengusulkan
filling kabinet sehingga menyulitkan dalam penemuan akan merencanakan anggaran untuk menambah
kembali, serta masih kurang memadainya fasilitas lemari atau rak arsip sesuai kebutuhan.
dan sarana penyimpanan berkas surat seperti lemari
2. Kesempatan mengikuti pendidikan dan pelatihan
dan rak arsip.
Untuk menambah ilmu pengetahuan dan
Upaya mengatasi kendala yang dihadapi dalam keterampilan dalam pengelolaan arsip, maka
pengelolaan kearsipan pimpinan harus memberi kesempatan kepada
1. Fasilitas Kerja Kearsipan perangkat desa untuk mengikuti pendidikan dan
Untuk mencapai efektifitas kerja kearsipan maka pelatihan sesuai dengan bidang kerja masing-
perlu ditata kembali ruang-ruang yang saling ber- masing urusan. Hal ini lebih jelas dari hasil
dekatan dalam penangan surat dan penyimpanan arsip. penelitian dapat dilihat pada tabel 14 sebagai
Penempatan perabot dalam ruang kerja masing- berikut :
masing bagian juga perlu ditata sehingga folder yang Tabel 14. Distribusi responden terhadap kesempatan
terletak di dalam laci atau di atas filling cabinet dapat untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan
No Alternatif Jawaban Frekuensi %
mudah dijangkau. Sedangkan untuk mengatasi kurang- 1 Selalu 3 33,33
nya fasilitas penyimpanan berkas arsip diperlukan 2 Kadang-kadang 5 55,56
penambahan rak arsip. Pentingnya terhadap fasilitas 3 Tidak Pernah 1 11,11
Jumlah 9 100,00
ini dapat dilihat dari hasil angket pada tabel 13. Sumber : Data Primer Penelitian, 2013.
Tabel 13. Distribusi pentingnya fasilitas dan sarana
untuk pengelolaan kerja kearsipan Berdasarkan data tabel 14, diketahui bahwa
No Kualifikasi Frekuensi % sebagian kecil (33,33%) responden menyatakan selalu
1 Perlu 9 100,00 diberi kesempatan oleh pimpinan untuk mengikuti
2 Kurang Perlu 0 00,00
pendidikan dan pelatihan yang sesuai dengan bidang
3 Tidak Perlu 0 00,00
Jumlah 9 100,00 pekerjaan masing-masing, dan cukup besar (55,56%)
Sumber : Data Primer Penelitian, 2013. responden menyatakan kadang-kadang diberi kesempat-
an oleh pimpinan untuk mengikuti pendidikan dan
Berdasarkan data tabel 13 diketahui bahwa
pelatihan yang sesuai dengan bidang pekerjaan masing--
sebagian terbesar (100,00%) responden menyatakan
masing, serta sebagian terkecil (11,11%) responden
perlu kelengkapan fasilitas dan sarana untuk penge-
menyatakan tidak pernah diberi kesempatan oleh
lolaan kearsipan di kantor, kemudian tidak ada (00,00%)
pimpinan untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan
responden menyatakan kurang perlu kelengkapan
yang sesuai dengan bidang pekerjaan.
fasilitas dan sarana untuk pengelolaan kearsipan
di kantor, serta tidak ada pula (00,00%) responden 3. Kesempatan mengikuti seminar dan lokakarya
menyatakan tidak perlu kelengkapan fasilitas Selain diberi kesempatan untuk mengikuti
dan sarana untuk pengelolaan kearsipan. pendidikan dan pelatihan, maka pegawai juga perlu
Mengingat arti penting arsip sebagai dokumen untuk diberi kesempatan oleh pimpinan untuk mengikuti
tertulis, maka penyimpanan arsip yang tersusun dan
kegiatan seminar dan lokakarya yang sesuai dengan
tertata rapi sangat diperlukan dalam mendukung
bidang pekerjaan masing-masing seperti terlihat
kinerja perangkat desa. Kepala Desa melalui urusan
rumah tangga dan ketatalaksanaan menyikapi kurang- pada tabel berikut:
Tabel 15. Distribusi responden terhadap kesempatan Agar pengelolaan kearsipan yang sudah berjalan
untuk mengikuti seminar dan lokakarya sekarang dapat lebih optimal dilaksanakan, maka
No Alternatif Jawaban Frekuensi %
1 Selalu 2 22,22
disarankan kepada Kepala Desa antara lain: melakukan
2 Kadang-kadang 6 66,67 pembinaan dan pelatihan kepada petugas dalam
3 Tidak Pernah 1 11,11 pengelolaan prosedur surat masuk atau surat keluar
Jumlah 9 100,00
Sumber : Data Primer Penelitian, 2013. yang disimpan dalam folder hingga filling kabinet,
melakukan pembinaan dan pelatihan penyimpanan
Berdasarkan tabel 15 diatas diketahui bahwa dan penemuan kembali surat sesuai klasifkasi
sebagian kecil (22,22%) responden menyatakan tujuan dan isi surat secara rutin hingga petugas
selalu diberi kesempatan oleh pimpinan untuk terampil mengelolanya.
mengikuti kegiatan seminar dan lokakarya yang Memperhatikan faktor-faktor yang menjadi
sesuai dengan bidang kerja masing-masing, dan kendala, maka disarankan agar Kepala Desa menyusun
sebagian besar (66,67%) responden menyatakan langkah-langkah kerja pengelolaan kearsipan secara
kadang-kadang diberi kesempatan oleh pimpinan sistematis dan mudah dikerjakan semua orang.
untuk mengikuti kegiatan seminar dan lokakarya Diharapkan adanya penambahan pegawai
yang sesuai dengan bidang kerja masing-masing, bagian kearsipan agar pengelolaan kearsipan
serta sebagian terkecil (11,11%) responden menyatakan dapat berjalan dengan secara optimal.
tidak pernah diberi kesempatan oleh pimpinan
untuk mengikuti kegiatan seminar dan lokakarya DAFTAR PUSTAKA
yang sesuai dengan bidang kerja masing-masing.
Anonimous, 2000, Undang-Undang Nomor 45
KESIMPULAN DAN SARAN Tahun 1992 Tentang Penyelenggaraan Otonomi
Daerah. Artiket Media Pembudayaan P4.
Pengelolaan kearsipan di Kantor Desa Giri
BP7 Pusat, Jakarta.
Mulya Kecamatan Kuranji Kabupaten Tanah Bumbu
belum berjalan secara optimal, hal ini terlihat dari Arikunto, Suharsini, 2003, Prosedur Penelitian Suatu
penanganan surat masuk dan surat keluar dari bagian- Pendekatan Praktek PT. Rineka Cipta : Jakarta.
bagian belum sepenuhnya sesuai prosedur yang
digariskan oleh Induk organisasi dan pusat kearsipan Basir Barthos, 1990, Manajemen Kearsipan, Cet. III,
termasuk pula penyimpanan dan penemuan kembali Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.
surat-surat dalam filling cabinet juga masih ter-
Depdikbud, 1990, Kamus Besar Bahasa Indonesia.
hambat atau kurang lancar.
PT. Balai Pustaka, Jakarta.
Faktor yang menjadi kendala dalam pengelolaan
kearsipan adalah masih terdapat perangkat desa yang Sekretariat Daerah Kabupaten Tanah Bumbu, 2000,
belum terampil dalam menyusun surat dalam folder. Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2001 tentang
Upaya untuk mengatasi kendala tersebut antara Susunan Organisasi dan Tata Kerja (SOTK)
lain dengan memberi kesempatan perangkat desa Wilayah Kecamatan Bagian Pemerintahan Desa.
untuk mengikuti pelatihan kearsipan atau bimbingan
dari pimpinan institusi agar mampu mengelola --------, 2000, Peraturan Daerah Nomor 14 Tahun
kearsipan secara profesional. 2000 tentang Peraturan Desa, Bagian
Pemerintah Desa. Tanah Bumbu.
--------, 2000, Himpunan Peraturan Daerah Kabupaten

Tanah Bumbu tentang Pengaturan Pelaksanaan
Pemerintah Desa dan Kelurahan. Tanah
Bumbu : Bagian Pemerintah Desa.
Maleong, Lexy, 2001, Penelitian Kualitatif, PT.

Remaja Roosdakarya : Bandung.
Moekijat, 1997, Administrasi Perkantoran,

Penerbit Mandar Maju, Bandung.
Nazir, 2000, Penelitian Ilmi-Ilmu Sosial, PT.

Aneka Ilmu, Jakarta.
Sugiono, 2001, Metode Penelitian Administrasi,

Alfabeta, Bandung.
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran

Modern, Penerbit Liberty, Yogyakarta.
Wiyasa, Thomas, 2003, Tugas Sekretaris Dalam

Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, PT.
Pradnya Paramita, Jakarta.
Widiava, 1990, Administrasi Kearsipan Suatu

Pengantar, CV. Rajawali, Palembang.

Village of Giri Mulya Subdisrit Office Distrit Kuranji Regency Tanah Bumbu)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Village of Giri Mulya Subdisrit Office Distrit Kuranji Regency Tanah Bumbu)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Al ‘Ulum Vol.65 No.

3 Juli 2015 halaman 28-38 28

OPTIMALISASI PENGELOLAAN KEARSIPAN DALAM AKTIFITAS KERJA

Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan Dalam Keberhasilan pemerintah dalam merencanakan

Mengetahui kendala-kendala apa yang dihadapi METODE PENELITIAN

Subyek Penelitian HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

2. Pencatatan Surat Berdasarkan tabel 6 diatas diketahui bahwa

Pemerintah Desa. Tanah Bumbu.

--------, 2000, Himpunan Peraturan Daerah Kabupaten

Maleong, Lexy, 2001, Penelitian Kualitatif, PT.

Moekijat, 1997, Administrasi Perkantoran,

Nazir, 2000, Penelitian Ilmi-Ilmu Sosial, PT.

Sugiono, 2001, Metode Penelitian Administrasi,

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran

Wiyasa, Thomas, 2003, Tugas Sekretaris Dalam

Widiava, 1990, Administrasi Kearsipan Suatu

Anda mungkin juga menyukai