Analisis Keperluan Latihan (TNA)

Sekadar berkongsi sedikit dari faizalfazri.blogspot.com.

Kali ini saya berhasrat berkongsi mengenai Analisis Keperluan Latihan (TNA) pula.. Entahlah, hasil dari
pemerhatian selama ini saya dapati tidak ramai organisasi yang melaksanakan Analisis Keperluan
Latihan (TNA) bagi membangunkan sumber manusia mereka. Perancangan pembangunan organisasi ini
kebanyakannya hanyalah berdasarkan rasa dan perasaan, serta mungkin pendapat yang masih belum
terbukti berhubung sesuatu isu permasalahan, dan sebagai jalan pintas, kursus dan latihan dianjurkan
bagi mengatasi masalah! Mudahnya wang dibelanjakan begitu sahaja..

Kesnya mungkin begini, sebuah organisasi itu mempunyai masalah hubungan di antara kakitangan yang
kurang akrab. Kakitangan sering bergaduh sesama sendiri, bermusuhan, panas baran dan kadangkala
hampir juga berlaku kejadian pukul memukul di tempat kerja. Pengurusnya memerhatikan perkara ini,
berasa risau dan akhirnya, beliau memutuskan untuk menganjurkan Kursus Pengukuhan Pasukan atau
teambuilding sebagai percubaan bagi menyelesaikan masalah.

Alhamdulillah, apabila kursus berjalan di sebuah hotel nampaknya semua kakitangan memberi
tindakbalas yang amat memberangsangkan. Semuanya melibatkan diri secara positif, dan pengurus
berkenaan amat gembira. Tidak sia-sia sejumlah wang yang besar dibelanjakan kepada konsultan
ternama bagi menganjurkan kursus berkenaan. Namun kegembiraan beliau tidak lama, apabila kembali
ke tempat kerja, keadaan kakitangan nampaknya telah kembali menjadi seperti sediakala...

Akhirnya, beliau sekali lagi mendapatkan khidmat konsultan luar, cuma kali ini sedikit berbeza di mana
konsultan kali ini mencadangkan agar Analisis Keperluan Latihan (TNA) dijalankan terlebih dahulu.
Memandangkan keadaan agak serius, pengurus berkenaan dicadangkan agar melaksanakan TNA pada
peringkat individu (agak melecehkan tetapi amat berkesan) dengan kaedah penilaian daripada penyelia
dan juga subjek individu itu sendiri (self-assessment) dan keputusannya amatlah memeranjatkan....

98% daripada penilaian diri subjek individu melaporkan bahawa mereka mempunyai minat, pengetahuan
dan kemahiran yang tinggi, tetapi mempunyai masalah mengawal sikap kerana wujud tekanan dari
persekitaran, dan ianya berkaitan dengan ruang pejabat yang sempit, perkakasan pejabat yang tidak
mencukupi menyebabkan pekerja perlu berkongsi serta penyelenggaraan pejabat yang amat teruk dan
tidak selesa dalam menjalankan pekerjaan seharian mereka. Barulah pengurus ini menyedari bahawa
permasalahan organisasi beliau bukanlah isu yang berkaitan dengan latihan, tetapi lebih kepada isu
logistik di pejabat beliau.

Ia boleh diselesaikan dengan cara menambahbaik persekitaran pejabat, dan latihan maksima pun
mungkin tidak akan membawa kesan jika keadaan persekitaran tidak diperbaiki, kecualilah
kakitangannya dibrain-wash, dan disetkan agar sedia menerima apa jua keadaan dengan tenang dan
redha (seperti anggota tentera). Barulah timbul perasaan sesal kerana telah membelanjakan sejumlah
wang tanpa ada penyelesaian sebenar kepada permsalahan beliau.

Disinilah sebenarnya TNA memainkan peranan dalam memberikan gambaran sebenar mengenai
sesuatu isu dan permasalahan. Kita boleh mengenalpasti 'penyakit' sebenar dan terus memberi ubat
yang benar-benar spesifik dalam menyembuhkan penyakit berkenaan. Lain pejabat, lain masalah, dan
sudah pasti lain ubatnya..

TNA juga boleh dijadikan asas sebagai pembangunan modul latihan. Sebagai contoh, jika kita
menghadapi sakit kepala, TNA umpama x-ray dan mesin cyclotron yang akan terus mengimbas apakah
punca sebenar sakit kepala yang dirasai. Tanpa TNA, ia umpama pesakit ketumbuhan otak yang
diberikan panadol bagi mengurangkan kesakitan tanpa menyembuhkan punca penyakit yang sebenar.

Sebagai contoh, sebuah pejabat mempunyai masalah dalam proses pelupusan fail dan pengendalian
dokumen terperingkat (mendaftar dokumen terperingkat di dalam buku daftar rahsia). TNA tidak
dijalankan dan bagi menyelesaikan masalah, konsultan dalam bidang pengurusan fail dipanggil bagi
membantu. Latihan pun dijalankan selama 4 hari, tetapi nampaknya selepas latihan dijalankan ia seolah-
olah kurang berkesan, mengapa ya?

Ia berpunca dari kecuaian pentadbir latihan yang tidak mengenalpasti keperluan sebenar latihan dan
seterusnya menyebabkan beliau gagal membangunkan objektif modul latihan yang benar-benar tepat
dan bersesuaian dengan kakitangan beliau. Konsultan yang berkenaan telah melatih pelatihnya dalam
kesemua aspek pengurusan fail, termasuklah perkara yang sedia diketahui dan dikuasai, dan gagal
memberi penekanan kepada aspek-aspek yang menjadi kelemahan pelatihnya. Sepatutnya, hanya topik
pelupusan fail dan pengendalian dokumen terperingkat diberi penekanan dan latihtubi tetapi apa yang
berlaku adalah sebaliknya.

Konsultan tidak boleh disalahkan dalam hal ini, kerana beliau tidak diberitahu apakah fokus utama
latihan, dan hanya dimaklumkan perlu memberi latihan dalam "pengurusan fail" sahaja. Topik yang cukup
umum, mengelirukan dan menyebabkan kerugian dari segi masa dan kos. Jika konsultan diberi objektif
sebelum latihan dijalankan (objektif latihan boleh dibangunkan selepas TNA dilaksanakan), sudah pasti
tempoh latihan dapat dipendekkan dari 4 hari kepada 2 hari sahaja, dan penekanan khas diberikan
kepada topik pelupusan dan pengendalian dokumen terperingkat.

Membazir, kan?

Asasnya, TNA boleh dibahagikan kepada tiga, iaitu Analisis Peringkat Individu, Analisis Peringkat
Jawatan dan Analisis Peringkat Organisasi. Kesemuanya mempunyai asas kriteria penilaian yang
berbeza, helaian penilaian (assessment sheet) yang berbeza, kaedah penilaian yang berbeza tetapi akan
memberi hasil laporan yang sama, iaitu sebarang kelemahan pada pengetahuan, kemahiran dan sikap
subjek yang dikaji.

Saya pernah membantu sebuah agensi kerajaan dalam membangunkan analisis keperluan latihannya,
semuanya dijalankan secara percuma atas dasar kepuasan diri dan ya, saya berjaya membantu jabatan
berkenaan berjimat cermat kerana dengar-dengarnya, hasil dari kajian pasaran (quotation request) jika
TNA dijalankan oleh konsultan luar, kosnya mencecah ratusan ribu ringgit malaysia.. alhamdulillah, ada
juga sumbangan saya kepada rakyat dan negara.

TNA adalah suatu ilmu yang mudah, ringkas dan pelbagai. Pelbagai bermaksud ia boleh wujud dalam
pelbagai bentuk, dan saya paling suka melaksanakan TNA berasaskan kompetensi kerana ia benar-
benar menilai tahap penguasaan kemahiran, pengetahuan dan sikap kerja seseorang dalam
menjalankan tugas seharian. Selain itu, ia lebih jelas dan amat praktikal untuk dilaksanakan dan banyak
membantu pengendali TNA dalam membangunkan modul latihan yang bersesuaian (jika masalah yang
berlaku adalah merupakan isu latihan, dan latihan benar-benar diperlukan).