Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data atau informasi.

Laporan juga merupakan alat komunikasi yang didalamnya terdapat beberapa

kesimpulan dan rekomendasi dari fakta fakta atau keadaan keadaan yang telah
diselidiki. Berdasarkan pengertian ini suatu laporan berkaitan dengan suatu
penyelidikan,pengamatan,pendengaran,penelitian dari suatu keadaan yang
kemudian diperoleh data atau informasi yang relevan dan ini juga termasuk laporan
yang objektif.
A. Tujuan Laporan
Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya laporan memounyai
salah satu atau lebih dari beberapa tujuan sebagai berikut :
1. Mengatasi masalah
2. Mengambil keputusan
3 mengetahui perkembangan dan kemajuan
4. Mengadakan pengawasan pengendalian dan perbaikan
5. Menemukan teknik teknik baru
Secara hakikat laporan merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil
proses data, hsil dari suatu penelitian atau hasil dari riset terhadap suatu masalah.
Pada dasarnya juga laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa
(what) yang telah terjadi, dimana (where), kapan (when), mengapa (why) hal itu bisa
terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap kejadian tersebut dan
bagaimana (how) kejadiannya.
B. Fungsi Laporan
Laporan yang tepat akan mempunyai peranan penting bagi organisasi. Apabila
dirinci maka fungsi laporan adalah sebagai berikut :
1. Peranan laporan dalam organisaisi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat
inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back) sehingga pimpinan
memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat
2. Peranan laporan dalam Administrative Communication
Peranan laporan dalam Administrative Communication sangat strategis yaitu
sebagai berikut :
-pertanggungjawaban dan pengawasan atau pengendalian
- penyampaian informasi
-bahan pengambilan keputusan
-alat pembina kerja sama
-alat pengembangan cakrawala wawasan
C. Syarat Syarat Kualitas Laporan
Agar laporan dapat bermanfaan maka setiap laporan harus memenuhi syarat kualits
sebagu berikut:
1. Laporan harus benar dan objektif
Subjek laporan mungkin berbeda beda, namun apapun subjeknya laporan harus
dapat dimengerti oleh si penerima laporan. Disamping itu agar laaporan dapat
memenuhi fungsinya maka laporan harus memuat informasi yang benar dan objektif.
Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya
dengan masalah yang akan dikemukakan. Kebenaran dan objektivitas dari informasi
penting karena tepat dan kurang tepatnya keputusan yang diambil oleh pimpinan
banyak tergantung kepada kualitas dari laporan yang diterimanya.
2. Laporan harus jelas dan cermat
Dalam menyusun laporan, pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada
kedudukan pembaca ataau penerima laporan, serta menggunakan pandangan
pembaca. Maksudnya bahwa ia sendiri harus mengerti baik materi,susunan kalimat
maupun istilah yang digunakan dalam laporan
3. Laporan harus langsung mengenai sasaran
Hendaknya diusahan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk
menelaah lebih dalam laporan yang diterima. Oleh karena itu laporan yang diterima
uraiannya jangan terlalu panjang. Laporan harus diusahakan singkat,tepat,pada dan
jelas serta langsung mengenai permasalahannya.
4. Laporan harus lengkap
Sebagai sarana untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan maka laporan harus
dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh
kemampuan penyusun dalam mengorganisasi data yang mencakup semua segi
masalah yang dilaporkan.
5. Laporan harus tehas dan konsisten
Uraian yang dikemukakan hendaknya tidak kontradiktif antara bagian laporan yang
satu dengan bagian lainnya. Keterangan yang dilaporkan harus tetap,artinya pelapor
harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi
apapun.
6. Laporan harus tepat waktunya
Laporan harus dibuat dan disampaikan pada dasarnya untuk menanggulangi suatu
masalah yang perlu segera penyelesaiaannya. Oleh karena ituketepatan waktu
penyampaiannya harus benar benar diperhatikan.
7. Laporan harus tepat penerimaanya
Laporan yang tidak sampai kepada alamatnya berarti menyasar kepada yang tidak
berhak membacanya maka banyak segi segi negatif sebagai akibatnya antara lain :
kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan
penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan bersangkutan.