Anda di halaman 1dari 10

PETUNJUK PENGGUNAAN

MESIN ABSENSI DAN APLIKASI ATTENDANCE MANAGEMENT

PETUNJUK PENGGUNAAN MESIN ABSENSI DAN APLIKASI ATTENDANCE MANAGEMENT Sivali Computer

Sivali Computer

Sivali Computer

Sivali Computer Langkah-langkah penggunaan Absensi Sidik Jari Solution 1. Scan Sidik jari dari masing-masing karyawan

Langkah-langkah penggunaan Absensi Sidik Jari Solution

1. Scan Sidik jari dari masing-masing karyawan dengan menggunakan mesin absensi

2. Download data karyawan dan data sidik jari karyawan dari mesin

3. Import data karyawan yang telah didownload pada point 2 ke aplikasi.

4. Berikan jadwal kerja kepada karyawan.

5. Download Daftar hadir karyawan dari mesin

6. Import daftar hadir karyawan yang telah di download pada point 5 ke aplikasi

7. Cek laporan daftar hadir.

Prosedur-prosedur

Prosedur Langkah 1

1. Tekan tombol menu pada mesin

2. Scan jari admin (jika ada admin)

3. Pilih User Manage

4. Pilih Enroll FP

5. Jika ada pertanyaan New Enroll, tekan OK

6. Masukkan ID Karyawan, lalu tekan OK

7. Masukkan sidik jari karyawan sebanyak 3 kali

8. Lalu tekan OK

9. Saat muncul pertanyaan New Enroll Continue?, jika ingin membuat user baru tekan ok, lalu ulangi langkah 6, jika ingin berhenti atau membuat backup sidik jari tekan esc

10. Saat muncul pertanyaan Backup Enroll Continue?, jika ingin membuat backup sidik jari tekan ok, lalu ulangi langkah 6, jika ingin berhenti tekan esc.

Prosedur Langkah 2

1. Colokkan Flashdisk ke USB Port yang tersedia.

2. Tekan tombol menu pada mesin

3. Scan jari admin (jika ada admin)

4. Pilih Pen Drive Management

5. Pilih Download User Data

6. Setelah proses download selesai cabut Flashdisk.

Prosedur Langkah 3

1. Colokkan Flashdisk ke USB Port Komputer

2. Buka Aplikasi Attendance Management (AM)

3. Pada Form Aplikasi AM, pilih menu Data USB Disk Manage

4. Pada Form USB Import/Export pilih 5Code lalu klik OK

4. Pada Form USB Import/Export pilih 5Code lalu klik OK Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution

Sivali Computer

Sivali Computer 5. Pada TAB Import User Data bagian Check Rec Info, pilih tanggal data yang

5. Pada TAB Import User Data bagian Check Rec Info, pilih tanggal data yang akan di import, lalu klik Tombol Import User Data, setelah selesai maka data user dari flashdisk akan langsung dipindahkan ke database local.

6. Tutup Form USB Import/Export

Catatan : Proses import akan menggantikan seluruh data yang ada di database local dengan data user dari flashdisk.

Prosedur Langkah 4

Ada 3 tahap yang perlu dilakukan

a. Maintenance Timetables Berfungsi untuk menentukan jadwal kerja perusahaan.

Berfungsi untuk menentukan jadwal kerja perusahaan. 1. Klik link Maintenance Timetables pada bagian Employee

1. Klik link Maintenance Timetables pada bagian Employee Schedule

2. Setelah diklik pilih tombol cancel untuk menentukan jadwal secara manual

3. Pada Form Shift Timetable Maintenance, susun jadwal kerja yang ada diperusahaan anda.

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada form Shift Timetable Maintenance

1. Timetable name

2. On Duty Time

3. Off Duty Time

4. Late Time (min)

5. Leave Early Time (min)

6. Beginning In

7. Ending In

8. Beginning Out

9. Ending Out

: Nama Jadwal (cth normal, sabtu, shift1, shift2,shift3 ,dll)

: Jam Masuk untuk Jadwal yang bersangkutan

: Jam Pulang untuk jadwal yang bersangkutan

: batas waktu (dalam menit) untuk keterlambatan

: Batas waktu (dalam menit) untuk pulang cepat

: Batas Awal untuk Check In

: Batas Akhir untuk Check In

: Batas Awal untuk Check Out

: Batas Akhir untuk Check Out

Untuk menyimpan jadwal, tekan tombol Post. Untuk Menambah Jadwal Baru, tekan tombol Add

b. Shifts Management Berfungsi untuk menentukan bagaimana jadwal-jadwal yang telah disusun pada langkah 4.a diterapkan dalam lingkungan kerja

disusun pada langkah 4.a diterapkan dalam lingkungan kerja 1. Klik Shifts Management pada bagian Employee Schedule

1. Klik Shifts Management pada bagian Employee Schedule

2. Susunlah daftar kerja untuk tiap bagian diperusahaan anda, sesuai dengan jadwal yang ada.

3. Pada bagian shifts tentukan nama dari bagian yang akan dijadwalkan

4. Pada bagian shifts Time Period Masukkan jadwal kerja untuk bagian tersebut.

Time Period Masukkan jadwal kerja untuk bagian tersebut. Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution Page 3

Sivali Computer

Sivali Computer c. Employee Schedule Berfungsi untuk menentukan jadwal kerja untuk masing-masing karyawan. 1. Klik

c. Employee Schedule Berfungsi untuk menentukan jadwal kerja untuk masing-masing karyawan.

untuk menentukan jadwal kerja untuk masing-masing karyawan. 1. Klik Employee Schedule pada bagian Employee Schedule 2.

1. Klik Employee Schedule pada bagian Employee Schedule

2. Pilih nama Karyawan yang akan disusun jadwal kerjanya.

3. Klik Tombol Arrange Shifts.

4. Pada Form Employee Attendance Options, pilih jadwal yang sesuai dengan jam kerja karyawan pada bagian Assigned schedules list.

5. Untuk karyawan yang jam kerjanya tidak tetap, maka dapat digunakan fasilitas auto-assign

timetable.

Prosedur Langkah 5.

1. Colokkan Flashdisk ke USB Port yang tersedia.

2. Tekan tombol menu pada mesin

3. Scan jari admin (jika ada admin)

4. Pilih Pen Drive Management

5. Pilih Download attendance Log

6. Setelah proses download selesai cabut Flashdisk.

Prosedur Langkah 6

1. Colokkan Flashdisk ke USB Port Komputer

2. Buka Aplikasi Attendance Management (AM)

3. Pada Form Aplikasi AM, pilih menu Data USB Disk Manage

4. Pada Form USB Import/Export pilih 5Code lalu klik OK

5. Pada TAB Record Data Import bagian Require Export Data, pilih tanggal data yang akan di import, lalu klik Tombol Import the Rec from U Disk, setelah selesai maka attendance log dari flashdisk akan langsung dipindahkan ke database local.

6. Tutup Form USB Import/Export

Prosedur Langkah 7

1. Klik Tombol Report.

2. Pilih Departement, Nama Karyawan, Tanggal Awal, dan tanggal akhir daftar absensi yang ingin dilihat

3. Klik Tombol Calculate

4. Setelah selesai, klik Report.

a. Daily Attendance Statistic Report Menampilkan daftar hadir harian karyawan sesuai dengan range waktu

b. Attendance General Report Menampilkan rekapan daftar hadir karyawan sesuai dengan range waktu

c. Depart Attendance Statistic Report

dengan range waktu c. Depart Attendance Statistic Report Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution Page 4

Sivali Computer

Sivali Computer Menampilkan rekapan daftar hadir per departemen d. Staff’s On Duty/Off Duty Timetable Menampilkan

Menampilkan rekapan daftar hadir per departemen

d. Staff’s On Duty/Off Duty Timetable Menampilkan rincian daftar hadir harian karyawan sesuai range waktu

e. Daily Attendance Shifts Menampilkan jenis shift yang digunakan oleh tiap karyawan

Menampilkan jenis shift yang digunakan oleh tiap karyawan Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution Page 5

Sivali Computer

Sivali Computer Aplikasi Attendace Management Pengaturan Alat Koneksi Mesin Ke Aplikasi Untuk Menghubungkan mesin ke

Aplikasi Attendace Management

Sivali Computer Aplikasi Attendace Management Pengaturan Alat Koneksi Mesin Ke Aplikasi Untuk Menghubungkan mesin ke

Pengaturan Alat Koneksi Mesin Ke Aplikasi

Untuk Menghubungkan mesin ke aplikasi, lakukanlah prosedur berikut:

1. Pastikan mesin dalam kondisi hidup dan terhubung ke komputer dimana aplikasi terinstall

2. Tambahkan Mesin ke dalam aplikasi dengan melakukan langkah-langkah berikut

a. Pada bagian Machine List, Klik kanan Device, atau klik ikon Device pada toolbar

b. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada bagian Device Manage:

i.

Name

ii. Device Number pada Mesin)

iii. Communication Type

USB)

: Nama dari Mesin

: Nomor Mesin (Harus sama dengan Device Number

: Cara Koneksi komputer ke Mesin (Serial Port, Ethernet,

c. Klik Add untuk menambah, Save untuk menyimpan perubahan, Delete untuk menghapus

3. Pilih Mesin yang akan dihubungkan

4. Klik kanan Connect atau Klik Icon Connect pada Toolbar

5. Tunggu hingga status pada mesin Connected.

6. Mesin dan Aplikasi telah terhubung.

pada mesin Connected. 6. Mesin dan Aplikasi telah terhubung. Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution Page

Sivali Computer

Sivali Computer Import & Export Data ke Aplikasi dengan USB Untuk Import data dari Flashdisk ke

Import & Export Data ke Aplikasi dengan USB

Untuk Import data dari Flashdisk ke Aplikasi lakukan langkah berikut:

1. Klik Menu Data USB Disk Manage

2. Pada Form USB Import/Export pilih Jenis Mesin yang digunakan

3. Klik OK

4. Pada Form U Disk Data Management, ada 4 tab :

a. Tab Import User Data Untuk mengimport data user dari flashdisk ke database local, lakukan langkah berikut:

i. Pada bagian Check Rec Info pilih data dari flashdisk yang ingin diimport

ii. Pilih Tombol Import User data untuk mengimport data user dari flashdisk ke database local

iii. Pilih Tombol Delete Data from U Disk untuk menghapus data di flashdisk

iv. Pilih Tombol Remove List untuk menghapus list data

v. Pilih Tombol Refresh untuk memperbaharui koneksi

vi. Pilih Tombol Import From Local Disk untuk mengimport data dari disk local

b. Tab User Data Export Untuk mengekspor data user dari database local ke flash disk, lakukan langkah berikut

i. Pilih karyawan yang ingin diekspor.

ii. Pindahkan karyawan dengan tombol > (satu per satu), >>(semua). Atau untuk membatalkan karyawan yang akan diekspor dengan tombol < (satu per satu), << (semua)

iii. Klik Export User Data to U Disk

c. Tab Record Data Import Untuk mengimport data absensi karyawan dari flashdisk ke aplikasi, lakukan langkah berikut:

i. Pada bagian Require Export Data pilih data dari flashdisk yang ingin diimport

ii. Pilih Tombol Import the rec from U Disk untuk mengimport data user dari flashdisk ke database local

iii. Pilih Tombol Delete Data from U Disk untuk menghapus data di flashdisk

iv. Pilih Tombol Clear List untuk menghapus list data

v. Pilih Tombol Refresh untuk memperbaharui koneksi

vi. Pilih Tombol Import From Local untuk mengimport data dari disk local

d. Tab Import Images Untuk mengimport gambar dari flashdisk ke database local, lakukan langkah berikut:

i. Klik Tombol Import Images

j. Klik Tombol Delete data from U Disk, untuk menghapus data gambar di flashdisk

data from U Disk, untuk menghapus data gambar di flashdisk Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution

Sivali Computer

Sivali Computer Download dan Upload Data dengan Ethernet Jika mesin terhubung ke komputer dengan Kabel Ethernet,

Download dan Upload Data dengan Ethernet

Jika mesin terhubung ke komputer dengan Kabel Ethernet, maka data dapat ditarik langsung dengan menggunakan komputer yang sudah terinstall aplikasi Attendance Management.

Hal-Hal yang perlu diperhatikan saat koneksi dengan Ethernet.

1. Pastikan Mesin terkoneksi ke Komputer melalui Kable Ethernet

2. IP di mesin absensi harus sama dengan IP pada Device List di aplikasi Attendance Management

3. Device Number di mesin harus sama dengan Device Number di aplikasi Attendance Management

Untuk mendownload data kehadiran karyawan lakukan langkah berikut:

1. Koneksikan aplikasi Attendance Management dengan mesin dengan mengklik tombol CONNECT

2. Setelah mesin terhubung, klik Device Management -->Download Attendance Log

3. Tunggu hingga selesai, Data Kehadiran telah disimpan di database local

Untuk mendownload Data Karyawan

1. Koneksikan aplikasi Attendance Management dengan mesin dengan mengklik tombol CONNECT

2. Setelah mesin terhubung, klik Device Management -->Download User Info and FP

3. Pada Form From Device To PC, pilih no mesin, lalu klik tombol Browse User in Device

4. Pilih Data karyawan yang ingin di download di bagian New User

5. Pilih Data yang ingin di download, lalu klik tombol Download

6. Tunggu hingga selesai, Data Karyawan telah disimpan di database local

Untuk Mengupload Data Karyawan ke Mesin

1. Koneksikan aplikasi Attendance Management dengan mesin dengan mengklik tombol CONNECT

2. Setelah mesin terhubung, klik Device Management Upload User Info and FP

3. Pada Form From PC to Device, pilih Data Karyawan yang ingin diupload. Lalu Klik tombol Upload

4. Tunggu hingga selesai, Data Karyawan telah diupload ke mesin

Mengubah Kehadiran Karyawan

Untuk karyawan yang minta izin, cuti, dan sebagainya dapat diatur dengan langkah-langkah berikut :

1. Klik menu Attendance Employee Leaving on Business/Ask For Leave.

2. Pada Form Employee Leaving on Business/Asking for Leave Setup, Pilih nama karyawan yang ingin diubah kehadirannya.

3. Pilih rentang waktu yang akan diberikan

4. Klik tombol Add untuk menambahkan Alasan Ketidakhadiran karyawan yang bersangkutan

menambahkan Alasan Ketidakhadiran karyawan yang bersangkutan Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution Page 8

Sivali Computer

Sivali Computer Untuk menambah keterangan Ketidakhadiran karyawan dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut: 1. Klik

Untuk menambah keterangan Ketidakhadiran karyawan dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

1. Klik Menu Maintenance/option

2. Pilih SubMenu Leave Class

3. Pada form Establish Normal Leave Class, klik tanda + untuk menambah keterangan

4. Pada bagian Leave Class Name, berikan nama keterangan ketidakhadiran

5. Untuk bagian statistical Rule, isikan nilai minimum dan satuan dari ketidakhadiran tersebut.(Hour = Jam, Minute = Menit, Workday = 1 hari kerja)

6. Berikan symbol yang akan digunakan direport pada bagian Symbol in Report.

7. Klik tanda untuk menyimpan data tersebut.

Menghapus Data Absensi Karyawan secara Manual

Hal ini dilakukan jika terjadi kesalahan absensi oleh karyawan

Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Klik Menu Search/Print Attendance Calculating and Report (atau klik toolbar Report)

2. Pada Form Attendance Calculation, Pilih Karyawan yang ingin dihapus data absensinya.

3. Pilih Rentang waktu saat absensi dilakukan

4. Klik Tombol Calculate

5. Pada Tab Clock In/Out Log Exception, pilih Data yang ingin dihapus

6. Pada Bagian Processing, klik Delete Selected.

7. Setelah diklik Delete Selected, akan muncul bagian The Record Count on Processing

8. Lanjutkan memilih data yang ingin dihapus dengan mengulangi langkah 6

9. Setelah selesai, pada bagian The Record Count on Processing, klik Apply All (Untuk Membatalkan klik Cancel All)

10. Klik Tombol Calculate lagi.

11. Data berhasil dihapus.

Memasukkan waktu Check In dan Check Out Karyawan secara Manual

Hal ini dilakukan saat seorang karyawan lupa check in atau check out.

Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut

1. Klik Menu Attendance Forgetting to Clock In/Out

2. Pada Form Append Employee’s Forgot Clock In/Out pilih karyawan yang ingin diubah waktunya

3. Pada bagian State, pilih status baru yang diinginkan.

4. Pada bagian Add Record time, masukkan tanggal dan waktu yang sebenarnya.

5. Pastikan Machine Number sesuai dengan mesin yang ingin kita ubah

6. Klik Tombol Add untuk menyimpan, lalu klik tombol close untuk menutup form

untuk menyimpan, lalu klik tombol close untuk menutup form Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution Page

Sivali Computer

Sivali Computer Menambah Departemen Untuk menambah Departemen diaplikasi lakukan langkah berikut : 1. Klik Menu

Menambah Departemen

Untuk menambah Departemen diaplikasi lakukan langkah berikut :

1. Klik Menu Maintenance/Option Department List

2. Pilih lokasi dimana departemen itu ingin ditambahkan, lalu klik tombol Add.

3. Masukkan nama Departemen, lalu klik Ok untuk menyimpan, atau cancel untuk membatalkan

Mengatur Data Karyawan

Untuk mengatur data karyawan, lakukan langkah berikut ini:

1. Klik Menu Maintenance/Option Employee Maintenance

2. Pilih Karyawan yang ingin diupdate datanya

3. Lalu klik tombol save.

Mentransfer Karyawan ke Departemen lain

1. Klik Menu Maintenance/Option Employee Maintenance

2. Pilih Karyawan yang ingin ditransfer

3. Lalu klik tombol T

4. Pilih Departemen Tujuan, lalu klik OK

Mengatur Jadwal Hari Libur Nasional

1. Klik Menu Maintenance/Option Holiday List

2. Pada Form Holiday Maintenance, Klik Tombol + untuk menambah daftar Hari Libur

3. Ketikkan Nama Hari Libur pada Kolom Holiday Name, Tanggal Hari Libur pada Kolom Holiday Time, dan Lamanya hari pada Kolom Holiday Length. Cth Tahun baru tanggal 1 Januari 2010 selama 1 hari

Kolom Holiday Name Kolom Holiday Time Kolom Holiday Length

: Tahun Baru : 1/1/2010 (format disesuaikan dengan regional setting komputer client) : 1

4. Lalu klik tombol untuk menyimpan

5. Pilih Departemen Tujuan, lalu klik OK

untuk menyimpan 5. Pilih Departemen Tujuan, lalu klik OK Buku Manual Penggunaan Fingerprint Scanner Solution Page