MENGATUR STRATEGI PROMOSI PERPUSTAKAAN

Arlinah Imam Rahardjo. MLIS

Kepala Perpustakaan UK Petra.

PENGERTIAN PROMOSI

Promosi, Publisitas dan Pemasaran sering dianggap mempunyai pengertian yang sama,
namun sebenarnya, masing-masing mempunyai pengertian yang berbeda.

Pemasaran merupakan suatu strategi perencanaan yang dimulai dari identifikasi kebutuhan
konsumen dan diakhiri dengan penjualan yang berhasil dari suatu produk atau jasa yang
ditawarkan, dengan tujuan memuaskan kebutuhan pelanggan. Promosi adalah salah satu
mekanisme komunikasi persuasif dalam pemasaran agar barang atau jasa yang ditawarkan
dapat terjual. Promosi ini merupakan forum pertukaran informasi antara organisasi dan
konsumen dengan tujuan memberi informasi tentang jasa/produk yang tersedia dan mendorong
timbulnya kesadaran akan keberadaan produk/jasa bahkan sampai pada tindakan membeli atau
memanfaatkannya. Sedangkan publisitas adalah perkakas dari promosi untuk menarik perhatian
konsumen.

PERLUKAH PROMOSI PERPUSTAKAAN?

Kalau diperhatikan dalam struktur organisasi perpustakaan, unit yang khusus menangani
promosi perpustakaan biasanya tidaklah terlihat, seperti halnya nampak sekali pada organisasi-
organisasi bisnis, yang memang harus “menjual dirinya” agar diketahui keberadaannya, dikenal
pelanggan dan meraih pasar. Lalu apakah itu berarti usaha-usaha promosi tak perlu dilakukan
oleh perpustakaan untuk memperkenalkan diri serta meraih pengguna?

Seperti dikatakan diatas, promosi dilakukan oleh organisasi-organisasi tertentu untuk

menciptakan dan meraih pasar. Sedangkan perpustakaan dengan masing-masing jenisnya
didirikan sebenarnya dengan telah mempunyai “pasar” masing-masing. Perpustakaan didirikan
sebagai suatu bagian dari proses pemerintahan yang harus memelihara budaya bangsa serta
menyediakan informasi untuk mencerdaskan bangsa, seperti halnya dengan
perpustakaan umum atau sebagai persyaratan untuk menjawab kebutuhan dari lembaga-
lembaga pemerintah , pendidikan , penelitian maupun bisnis, seperti halnya dengan perpustakaan
perguruan tinggi, sekolah, kedinasan ataupun khusus. Lalu mengapa masih perlu promosi?

Pentingnya peranan perpustakaan telah banyak dibicarakan dan disadari oleh masyarakat.
Digunakannya perpustakaan secara maksimal adalah masalah lain. “Pasar” telah tersedia, tetapi
apakah mereka mau datang dan menggunakan, adalah masalah lain pula. Belum lagi masyarakat
kita di Indonesia, masih harus menghadapi kenyataan akan rendahnya budaya gemar membaca
, yang membawa konsekuensi logis akan tidak terbudayanya masyarakat kita menggunakan
informasi tertulis untuk menunjang segala macam kegiatannya.
Perpustakaan dengan jenis apapun, menjadi sepi pengunjung ataupun peminjam. Apakah
keadaan tersebut harus dibiarkan dan diterima dengan begitu saja? Masyarakat dibiarkan
bodoh dan kalah bersaing dengan masyarakat negara lain yang lebih menguasai
informasi? Perpustakaan merupakan salah satu unsur yang harus ikut bertanggung jawab dalam
menarik “pasar” tersebut untuk datang ke perpustakaan, menjadi pelanggan dan memanfaatkan
produk-produknya secara maksimal.

Sebagus dan selengkap apapun koleksi suatu perpustakaan, secanggih apapun sistem
komputerisasi perpustakaan, akan tetap sepi pengunjung apabila pustakwan tetap hanya
menunggu secara pasif datangnya pelanggan ke perpustakaan. Tak perduli jenis informasi apa
yang disediakan dan ditawarkan, atau jenis perpustakaan apa yang dikelola , penggunaannya
dapat ditingkatkan dengan mempromosikan keberadaannya, walau tentunya dengan bentuk dan
metode yang berbeda-beda, tergantung pada jenis perpustakaan, jenis layanan perpustakaan
ataupun sektor pengguna yang dilayani.

BENTUK-BENTUK PROMOSI PERPUSTAKAAN

Bentuk-bentuk promosi yang biasa digunakan oleh suatu organisasi adalah:

1. PUBLISITAS
Publisitas adalah salah satu alat promosi yang ampuh dan murah untuk memperkenalkan
keberadaan perpustakaan termasuk jasa/produk yang ditawarkan melalui berita di media
penerbitan seperti surat kabar dan majalah maupun melalui radio, televisi ataupun panggung.
Tak perduli jenis perpustakaan apapun, penggunaan bentuk publisitas untuk promosi
perpustakaan dapat menjangkau masyarakat pendengar/pembaca yang cukup luas karena
banyak dibaca , didengar dan ditonton orang.

Publisitas dapat dilakukan dalam pelbagai bentuk seperti : press release dalam rangka
pembukaan ataupun penutupan acara pameran, lomba, kursus dsb, yang diselenggarakan
perpustakaan, ulasan/tanggapan suatu masalah dengan mengaitkan pada salah satu jasa layanan
perpustakaan, artikel ilmiah, perkenalan produk/jasa baru, wawancara, diskusi /bedah buku
hingga ceritera dan program-program khusus seperti drama dan film ceritera maupun acara
“story telling” dsb.

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam melaksanakan publisitas adalah : menjalin
hubungan baik dengan media massa, penentuan sasaran dan jangka waktu publisitas,
menentukan ide serta media yang sesuai, disampaikan dalam bentuk yang singkat, sederhana
dan menarik
2. IKLAN
Berbeda dengan publisitas yang biasanya cuma-cuma., iklan memerlukan biaya untuk
membuat. Jika publisitas kurang dapat dikendalikan ole h perpustakaan, karena adanya
penyuntingan dan ketergantungan pada media untuk bersedia memuat atau tidak, iklan
direncanakan dan dapat dikendalikan dalam hal-hal yang ingin disampaikan, bagaimana
disampaikan dsb.

Iklan dapat disampaikan dalam bentuk media cetak atau elektronik seperti surat kabar, majalah,
radio dan televisi, dapat berupa suvenir seperti buku tulis, alat tulis, kalender, dapat pula
berupa surat edaran, brosur, buletin, poster ataupun papan pengumuman.

Langkah-langkah yang perlu dilalui adalah: memilih dan menentukan media untuk iklan, memilih
dan menentukan tema, menentukan struktur pesan, dan menentukan kerangka isi.

3. KONTAK PERORANGAN
Promosi dengan menggunakan cara kontak pribadi, merupakan bentuk yang paling ampuh
diantara bentuk-bentuk promosi yang lain karena dengan adanya kontak secara pribadi,
hubungan antara staf perpustakaan dan konsumen dapat dijalin dan ditingkatkan, kebutuhan,
minat serta pribadi pengguna dapat lebih diketahui, sekaligus lebih jelas dalam menyampaikan
informasi kepada pengguna.

Kontak pribadi dapat dilakukan melalui ceramah, peragaan atau demo, diskusi, wawancara,
forum terbuka , atupun layanan yang ramah dari masing-masing staf perpustakaan . Kontak-
kontak informal, seperti rapat dengan unit lain, keterlibatan dalam organisasi profesi, atau
merangkap jabatan lain, dsb, dapat pula menjadi ajang promosi dalam bentuk kontak pribadi.
Melalui kontak pribadi ini, dapat dikumpulkan profil pengguna yang dapat dijadikan salah satu
pegangan dalam mengetahui kebutuhan pengguna.

4. INSENTIF
Insentif adalah pemberian sesuatu yang bernilai, baik berupa uang atau barang, dimaksudkan
untuk mendorong perubahan sikap konsumen, baik yang kurang bermotivasi atau justru
diberikan pada yang sudah menggunakan untuk dapat memberi motivasi pada yang kurang
termotivasi.

Termasuk dalam insentif ini adalah pemberian penghargaan /hadiah pada pengguna terakatif,
memberikan kemudahan dalam perolehan layanan, misalnya memberikan jasa penelusuran gratis
untuk peminta jasa selama bulan-bulan tertentu dsb.
Hal yang perlu dipikirkan adalah: menentukan siapa yang akan diberi insentif, arah insentif,
berupa hadiah, atau hukuman, bentuk insentif , berupa uang atau barang atau lainnya , besar
insentif serta waktu pemberian insentif.

5. SUASANA DAN LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN

Dimana perpustakaan berada, bagaimana perpustakaan diatur merupakan hal yang dapat
mempromosikan perpustakaan atau malah menjaukan pengguna dari perpustakaan.

Walaupun secanggih dan selengkap apapun layanan dan koleksi perpustakaan, kalau
perpustakaan ditempatkan ditempat jauh di batas kota, di pojok bangunan, serta dilengkapi
dengan penataan ruangan yang gelap, kotor dan semrawut, pasti perpustakaan akan segan
dikunjungi.

Termasuk dalam promosi bentuk ini adalah, pemilihan tempat yang strategis serta dalam
lingkungan aman, bentuk bangunan yang tidak terkesan kotor dan jelek, penataan ruangan yang
sesuai dengan kebutuhan pengguna, fungsi serta keindahan, disamping tentunya rambu-rambu
yang jelas dalam menunjukkan lokasi kokesi dan layanan.

PENGELOLA PROMOSI PERPUSTAKAAN DAN KEAHLIAN

YANG DIBUTUHKAN DALAM PELAKSANAANNYA?

Dalam organisasi-organisasi bisnis atau nir-laba sekalipun, biasanya ada departemen/unit

pemasaran ataupun seorang “humas” (PR) yang bertanggung jawab dalam mengelola kegiatan
promosi dari organisasi tersebut.

Secara sadar atau tak sadar , perpustakaan juga sering melakukan kegiatan promosi seperti
penyusunan daftar tambahan buku, pameran buku baru, program bimbingan pemakai , ataupun
membantu pengguna memanfaatkan perpustakaan melalui layanan referensi. Namun kegiatan
tersebut sering dilaksanakan tanpa rencana, tidak konsisten, tanpa tujuan atau sasaran terntentu.
Hal ini terjadi karena tak adanya suatu unit atau tenaga khusus yang mengelola program-
program promosi secara keseluruhan, walaupun promosi harus dan dapat dilakukan oleh selurh
staf perpustakaan baik secara langsung atau tak langsung.

Sebuah perpustakaan akan sangat bergantung pada besar cakupan pekerjaan maupun jumlah
staf yang tersedia, untuk dapat menentukan siapa yang akan mengelola promosi perpustakaan.
Dalam sebuah perpustakaan yang kecil, kepala perpustakaan yang harus bertanggung jawab
dalam mengelola kegiatan promosi dengan dibantu seluruh atau beberapa staf yang ada.
Sebuah perpustakaan sedang, akan menunjuk salah satu staff tertentu, seperti referensi untuk
mengelola program-program promosi. Sedangkan dalam perpustakaan yang cukup luas
cakupan tugasnya. sangat dimungkinkan untuk dibentuk suatu unit tersendiri dalam mengelola
dan mengatur strategi pemasaran termasuk promosi perpustakaan.

Tentunya dibutuhkan keahlian-keahlian tertentu dalam melaksanakan masing-masing bentuk

promosi. Sebagai pustakawan, tak perlu semua keahlian yang dibutuhkan harus dimiliki oleh
pengelola dari program-program promosi. Keahlian-kahlian tertentu dapat dilakukan oleh staf
perpustakaan yang memiliki bakat-bakat yang sesuai. Jika keahlian tersebut tak dimiliki oleh
staf perpustakaan, perpustakaan dapat menyesa para ahli atau menyerahkan pekerjaan untuk
dilaksanakan oleh suatu perusahaan tertentu untuk melaksanakan.

Beberapa keahlian khusus yang dibutuhkan adalah : (1) jurnalistik, yang dalam hal ini termasuk
pengetahuan dan ketrampilan menyusun brosur/buletin, mengedit, menulis di media massa,
majalah, cetak -mencetak, penerbitan ataupun menyusun naskah video dsb.
(2) teknologi pandang dengar, yang mencakupi pengetahuan fotografi, produksi film/video
termasuk akting dan penyutradaraan.. (3) desain, untuk dapat membuat poster, mengatur “lay-
out” brosur, membuat suvenir dll. (4) teknik pameran, termasuk mengatur ruang, penggunaan
perabot , penyinaran dan lain-lain. (5) tata ruang, yang diperlukan untuk memberikan suasan
ruang yang nyaman dan aman, termasuk sistem pengaturan rambu-rambu perpustakaan. Yang
terakhir dan sangat penting adalah (6) komunikasi, yang diperlukan oleh setiap pustakawan
untuk dapat meng-komunikasikan perpustakaan paa pengguna., baik melalui dialog perorangan,
diskusi maupun, berbicara di muka umum.

MEMBUAT PERENCANAAN PROMOSI PEPUSTAKAAN

Kegagalan yang sering dialami dalam promosi perpustakaan adalah kurang adanya
perencanaan yang matang, yang tertuang dalam suatu proposal tertulis. Dalam perencanaan
proposal 5 hal yang perlu diingat untuk dipikirkan dan dituangkan adalah:
SIAPA, APA, MENGAPA, KAPAN, DIMANA dan BERAPA.

SIAPA
Siapa yang menjadi penanggung jawab dalam mengelola program-program promosi ataupun
salah satu aktifitas /proyek promosi, harus dicantumkan secara jelas. Penanggung jawab inilah,
dibantu dengan beberapa staf, jika diperlukan, yang harus menentukan tujuan/sasaran, metode
pelaksanaan dsb. yang akan dituangkan dalam bentuk proposal, sekaligus menjadi koordinator
dari pada pelaksanaan program. Siapa pula yang terlibat dalam pelaksanaan, harus pula
ditentukan, agar tidak saling melempar tugas. Siapa yang membiayai dan siapa dari pihak luar
yang ikut dilibatkan, serta siapa yang menjadi sasasran program merupakan pokok penting
yang tak boleh ketinggalan dalam perencanaan kita.
 APA
Promosi macam apa yang akan dilaksanakan, apa tujuan dan sasaran dari program yang akan
dicapai, produk/jasa layanan apa yang akan dikenalkan, tentunya juga menjadi inti dari promosi
itu sendiri.

MENGAPA
Agar program promosi perpustakaan tersebut dapat memenuhi sasaran yang dikehendaki.,
perlu dipikirkan latar belakang yang menjadi alasan program tententu dilaksanakan. Jika suatu
program dilaksanakan secara membabi buta tanpa punya alasan tententu, biaya ,waktu dan
tenaga akan dapat erbuang sia-sia, karena sasaran tak mengena.

KAPAN
Kapan program dilaksanakan, dilaksanakan secara periodik atau dalam tanggal tertentu,
peristiwa tertentu, serta berapa lama dilaksanakan , akan sangat mempengaruhi keberhasilan
program.

DIMANA
Dimana program akan diselenggarakan, di dalam atau di luar ruang perpustakaan, atau malah
diluar bangunan perpustakaan, akan juga menentukan metode yang akan digunakan.

BERAPA
Hal terakhir yang tak boleh dilupakan adalah, berapa biaya yang diperlukan untuk membiayai
parogram tersebut.

DAFTAR KEPUSTAKAAN

Hamilton, Feona. Infopromotion: Publicity and Marketing Ideas for the Information
Profession. Vermont: Gower, 1990

Wirawan, Sarah . Promosi dalam Pemasaran Produk dan Jasa Perpustakaan Perguruan
Tinggi., dalam Lokakarya Pengguna dan Promosi Perpustakaan Perguruan Tinggi,
Malang, 25 - 28 Oktober 1993

Surabaya, 13 Januari 1996

disampaikan dalam:
Rapat Teknis Bidang Perpustakaan setwilda tingkat II se Jawa Timur ( 15-16 Januari 1996)