PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Carlos Chinga
Gerente General
FECHA DE ELABORACIÓN: FECHA DE REVISION: FECHA DE APROBACIÓN
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1. OBJETIVO
Definir y establecer los criterios para la creación, identificación, aprobación, actualización y control
de los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión.

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos y registros que conforman el Sistema Integrado de Gestión de
DYNAFLUX S.A.

3. DEFINICIONES
3.1. Copia no Controlada: Es cualquier documento físico que no presente el sello o termino de
Copia Controlada.
3.2. Documento obsoleto: Son documentos que han perdido vigencia.
3.3. Documento externo: documentos que se originan por organismos externos a la empresa
que se emplean en los procesos del SIG.
3.4. Documento interno:
3.5. Procedimiento: Documento que especifica la formas de llevar a cabo una actividad o
proceso.
3.6. Formato Documento que indica la información que debe registrarse para mantener evidencia
de la realización de un proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene datos y/o
información se convierte en registro.
3.7. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades realizadas
3.8. SIG: Sistema Integrado de Gestión.

4. RESPONSABILIDAD
El Coordinador SIG es el responsable de hacer cumplir el presente procedimiento.

5. POLÍTICAS
5.1. Los documentos entran en vigencia a partir de su difusión o como máximo una semana
despues.
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6. DESPLIEGUE
6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS
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7. REGISTROS

 Lista maestra de documentos y registros

8. Control de cambios.p pñ8

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Documento Elabora Revisa Aprueba

Reglamento Interno de CSST CSST CSST

SST (RISST)
Procedimiento interno Responsable Jefe / Gerente de área Gerente General

ANEXO 1
Elementos de la estructura del documento

Los documentos mantendrán el siguiente encabezado:

 Tipo y tamaño de letra: se recomienda emplear el uso de Arial 10, mas no es impedimento
para el uso de otro tipo y/o tamaño de letra.
 Fecha: Es la fecha de aprobación del documento
 Pie de página: Se colocara el texto: La impresión o copia de éste documento adquiere el
estado de “DOCUMENTO NO CONTROLADO”

Nota: Tener en cuenta que puede existir documentos que forma parte del SIG de Dynaflux y que
no llevaran un formato específico por ejemplo: documentos externos, reportes de sistemas
informáticos, entre otros. Para este caso, estos documentos se identificarán a través de su título.

ANEXO 2
Elementos de la estructura del documento

DOCUMENTO ELABORADO/ MODIFICADO REVISADO APROBADO

Politica y objetivos

Procedimientos

Programa de SST Comité SST Comité de SST

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