Significado amplio de codificación de materiales y sus objetivos:

Codificación es el método que permite convertir un carácter de un lenguaje natural

(alfabeto), en un símbolo de otro sistema de representación, como un número, aplicando
normas o reglas de codificación las cuales definen, la forma en que se codifica dado el
sistema de representación.

El objetivo de esos códigos es:

 Facilitar el procesamiento.
 Permitir identificación inequívoca.
 Permitir clasificación.
 Permitir recuperación o localización de información.
 Posibilitar establecimiento de relaciones entre diferentes elementos codificados.
 Facilitar el señalamiento de propiedades particulares de los elementos codificados

La codificación es básica para un adecuado control del inventario, pues los datos
codificados, nos van a permitir que se alcance más eficiencia debido a que requieren menos
tiempo para su organización o búsqueda. Los códigos internos nos generan mejoras, pero
existen otras opciones que nos van a generar un mejor control del inventario, como son los
códigos de barras y las etiquetas radiofrecuencia.

La codificación es indispensable para la buena administración de un almacén de

materiales y partes componentes para la manufactura, asi como los productos
terminados listos para su venta .Todo articulo sea material o producto debe tener un
nombre y un número que sirva de identificación unificada en los departamentos de
compras, ventas, almacenes, control de inventarios, procesamiento de datos y contabilidad.

Puede haber dos codificaciones, que se distinguen una de la otra: la del proveedor y la de la
compañía que compra y manufactura, o que compra y vende .La codificación del proveedor
sirve para usarla en las órdenes de compra, la del negocio para identificar cada artículo
por su nombre y número en los almacenes y departamentos que lo usan, consumen,
registran y venden.

El nombre dado a los artículos debe conocerse en toda la planta o negocio, puede suceder,
que alguien pida una rondana, el almacén la conozca como roldana y contabilidad como
arandela .Además de que el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es
preferible pedir el articulo por el numero de clave dado en la codificación interna de la
compañía.
Algunos materiales y partes componentes deben marcarse en el área de recepción con el
numero dado en la codificación interna para evitar confusiones en el almacenamiento y en
la entrega del solicitante.
El sistema de codificación que a continuación se describe es solamente un ejemplo que
sirve de modelo en un almacén de refacciones y herramientas .Cada compañía debe de
tener su propia codificación de acuerdo con su innecesidad.

Se usara para:

 Refacciones
 Herramientas
 Numeración de los dibujos de dispositivos ,herramientas ,calibradores,
 Numeración de maquinaria y equipo.

Se usara en los departamentos:

 Almacenes
 Contabilidad
 Procesamiento de datos
 Compras.
Tipos de codificación de materiales:

Existen dos tipos básicos de sistemas de códigos: los códigos significativos y los no
significativos.

Significativos: como su nombre lo indica son aquellos que implican un significado, es

decir, que reflejan en un mayor o menor grado las características del objeto, partida o
individuo a los cuales se la asigna.

No Significativos: (A veces llamados secuenciales o consecutivos) de ninguna manera

describen el objeto a que se aplican sino que son simples etiquetas por medio de las cuales
se distinguen de otros el objeto.

La desventaja principal de los códigos significativos radica en que sufren de redundancia

o inflexibilidad y a veces ambas. La ventaja principal de los no significativos es que
generalmente son más cortos y fáciles de asignar. Una desventaja es que carecen
completamente de significado, siempre existe la necesidad de referirse al codificador que
contiene la clave.

Existen una gran variedad de métodos de codificación, los que se clasifican de acuerdo a
los símbolos que usan:

 Numéricos
 Alfabéticos
 Alfanuméricos

En sentido general, los códigos alfabéticos y alfanuméricos son efectivos cuando se trata
de codificaciones simples, sin muchas clasificaciones y con una cantidad reducida de
partidas. Tienen la desventaja que la cantidad limitada de letras no permite mucha amplitud
en las clasificaciones, aunque con un carácter alfabético se pueden clasificar 26
posibilidades, lo que puede permitir reducir el tamaño de un código. Además permiten el
empleo de recursos nemotécnicos, lo que puede resultar necesario en casos en que se
requiera una rápida y fácil interpretación del código.
Ejemplo ilustrado

Los códigos numéricos se emplean con mayor profusión, por su versatilidad y amplias
posibilidades para el empleo de equipos de procesamiento. Tienen la desventaja de que
pueden ser difíciles de interpretar por el personal que los maneja, especialmente si constan
de gran cantidad de caracteres. Considerando las características de cada código es muy
frecuente el empleo de sistemas de codificación que utilizan diferentes tipos de códigos y
aún dentro de un mismo tipo resultan muy eficientes las combinaciones.

por ejemplo, cinco surtidos diferentes, puede apartar cinco bloques de números para cada
surtido. Así, todos los números de 1 a 999 pueden representar uno de ellos; de 10,000 a
19,999, otro y así sucesivamente. El primer símbolo del dígito indicará entonces
instantáneamente el surtido; el segundo puede representar alguna subdivisión principal de
cada surtido, o si hay más de diez de estas subdivisiones, los dos dígitos siguientes pueden
utilizarse como números clave; los dos finales designarán el artículo especial que se quiere
clasificar.

Otro método para formar símbolos numéricos consiste en establecer una serie de grupos,
separados por guiones. El primer grupo tiene significado, el segundo otro, y así
sucesivamente. La posición y el valor de los dígitos en cada grupo puede o no tener un
significado, según se desee

Otras formas de codificación e identificación

Otro uso de los símbolos es al archivar documentos o almacenar materiales. Los símbolos
pueden servir por sí mismos de índices, de un artículo que precise inmediatamente su
situación en un archivo o un almacén. Sin embargo, al estudiar el diseño de símbolos para
uso de un fábrica, es conveniente tener presente que el producto acabado tiene que venderse
a los clientes. Para un comprador que no está habituado a los símbolos de un fabricante, es
difícil o poco satisfactorio referirse a un ácido sulfúrico diluido 0.1 N empleando una larga
lista de letras o números. Un nombre tipo sirve mejor.

Hay que saber escoger nombres cortos y atrayentes, que el usuario pueda retener con
facilidad.

Los principios que hay que seguir al planear un sistema de símbolos y elegir los
componentes de uno de ellos son:

1. El símbolo debe ser exclusivo y debe distinguir completamente el artículo o el detalle

que represente de todos los demás artículos o detalles del sistema.

2. El símbolo debe indicar por su forma, si es posible, las clases y las principales subclases
a las que pertenece el artículo representado.

3. Cada componente de un símbolo debe incluir todo lo que le sigue y limitar todo lo que le
precede.

La posición de cada componente de un símbolo tiene un significado. El primer componente

puede representar una clase general; el segundo la subclase principal, y el tercero la
subdivisión de una clase.

Por ejemplo, en una clasificación de máquinas herramientas, las iniciales T, C, P y F en los

símbolos pueden representar tornos, cepilladoras, perforadoras y fresadoras. La segunda
letra puede tomarse como representativa del tipo de cada máquina en las diversas clases.
Así, TM representa tornos con motor; TR tornos con revólver; TV, tornos con gran
velocidad, etc. El tamaño puede representarse por cifras, o por una tercera letra, a la que se
asignará arbitrariamente un valor en alguna escala numérica. Así, TM-20 representaría un
torno de 20 pulgadas, con motor.

Hay que establecer símbolos sencillos, fáciles de comprender y de transmitir, en una forma
conveniente

Códigos Numéricos: como su nombre lo indica, se denominan a aquellos que solamente

emplean números como elementos de codificación. Dentro de este tipo las principales
variantes son: Códigos en orden numérico o de secuencia: conocido comúnmente como
método secuencial es el más simple y tal vez el más utilizado. Consiste en la asignación de
números en orden consecutivo comenzando con el uno a las partidas a clasificar que pueden
estar colocadas en cualquier orden.

Ejemplo:
01 Materias primas fundamentales
02 Semillas
03 Abonos
04 Plaguicidas
1 Días, Pedro
2 García, Oscar
3 Gómez, Carlos
4 Iglesias, Rafael

Este método no suministra clasificación alguna y no puede emplearse cuando existe la

necesidad de esta. Proporciona en forma práctica y simple una codificación que permite
identificar en forma inequívoca y solamente a ese el objeto de codificación. Este método se
emplea en muchos sistemas de información que requieren grandes codificaciones con el
objetivo de identificar inequívocamente, ciertos hechos, personas, etc. Como por ejemplo
códigos de pólizas de seguros, expedientes de personal, etc. Donde a cada nuevo objeto se
le asigna un número vacante. También este método se usa con frecuencia para codificar
planillas, formularios, registros, etc. Estos códigos siempre requieren memorización o
descifrado por medio de la lista de códigos o codificador y sus ventajas principales estriban
en su simplicidad e ilimitada posibilidad de expansión. Su principal desventaja consiste en
no permitir agrupaciones o clasificaciones.

Codificación de Materiales (técnicas)

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas
utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy
grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños,
etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base
en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos,
operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de
clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización,
esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la
empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna.
La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una
idea general de la colección.
Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una
misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la
simplificación favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas,

formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más
informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y
características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al
proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el
material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los
materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos

para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La
estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo
cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias

Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización

constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se
puede codificar los materiales.
Códigos de colores: Es un sistema de codificación en donde se emplean los colores para
identificar los materiales de acuerdo con las especificaciones de cada empresa.

Un código de colores es la utilización de uno o más colores para cumplir con los siguientes
propósitos en la industria

 Identificar y advertir condiciones de riesgos físicos.

 Identificar y advertir peligros.
 Identificar equipos y materiales.
Demarcar superficies de trabajo y áreas de tránsito.
 Identificar y localizar equipos de emergencia.

COLOR DE SIGNIFICADO INDICACIONES Y PRECISIONES

SEGURIDAD

ROJO PARO Alto y dispositivos de

desconexión para
emergencias.

PROHIBICION Señalamientos para prohibir

acciones específicas.

MATERIAL, EQUIPO Y Identificación y localización.

SISTEMAS PARA
COMBATE DE
INCENDIOS

AMARILLO ADVERTENCIA DE Atención, precaución,

PELIGRO verificación. Identificación
de fluidos Peligrosos.

DELIMITACION DE AREAS Límites de áreas restringidas

o de usos específicos.

ADVERTENCIA DE Señalamiento para indicar la

PELIGRO presencia de material
POR RADIACIONES radiactivo.
IONIZANTES

VERDE CONDICION SEGURA Identificación de tuberías

que conducen fluidos de
bajo riesgo. Señalamientos
para indicar salidas de
emergencia, rutas de
evacuación, zonas de
seguridad y primeros
 auxilios, lugares de reunión,
regaderas de emergencia,
Lavaojos, entre otros.

AZUL OBLIGACION Señalamientos para realizar

acciones específicas.

Sistemas de marcaje

Marcado y etiquetado de embalajes. La información de las etiquetas se puede dividir en dos

clases: la fija para cada contenedor y la que varía de un paquete a otro de un lote a otro.
Como ejemplo de información fija se tiene el nombre y la dirección, el peso neto, el
nombre del producto y las advertencias relativas al producto de manejo que pueda ofrecer.
La información variable incluye el número de mezcla o lote, el número consecutivo de los
embalajes, información codificada y, quizá, la fecha de fabricación. Los paquetes para
exportación requieren dimensiones externas y el peso bruto, el neto y el de la tara
(recipiente vacío) en unidades inglesas y del SI (Sistema Internacional). Cuando se tenga
inseguridad respecto a los requisitos de etiquetado, deberá consultarse a un asesor legal
experimentado. La información fija la imprime por lo común el fabricante de los embalajes.
La información variable se puede aplicar en forma manual con sellos de goma o mediante
de equipo de marcaje automático en línea. Un nuevo sistema utiliza una computadora
digital para la impresión de etiquetas.

Cada texto de la etiqueta es almacenado en la computadora, y por un comando de

impresión., imprimirá la etiqueta mediante un impresor de alta velocidad.

El marcaje, junto con el rotulado, el etiquetado y el embalaje, son aspectos determinantes

para que un producto llegue a su destino en perfectas condiciones y a tiempo. Es necesario
que el usuario esté consciente que un buen marcaje evitará problemas; antes, durante y
después del transporte; durante; el almacenaje; la estiba y desestiba; la carga y descarga,
etc., al tomar en consideración estas recomendaciones se evitarán mermas, extravíos y
demoras. (El marcaje es responsabilidad absoluta del usuario).

El marcaje deberá tener la siguiente información:

1. Instrucciones sobre el producto y su manejo a través de pictogramas.

2. Nombre y dirección del remitente y el destinatario.
3. Número de serie del despacho y número de bulto o caja dentro del lote.
4. Nombre del expedidor, en su caso.
5. Estiba máxima y ubicación.
Las marcas deberán ser claras, legibles, indelebles, completas, suficientes, visibles y
discretas sobre el contenido de los bultos o cajas.
Códigos De Barra:
Los códigos de barra son una serie impresa de barras y espacios entre ellas, que forman una
estructura única que se traduce en caracteres alfanuméricos que representan cierta
información. Esta tecnología permite alta precisión y velocidad en la captura de datos. En
almacenes, facilita la consignación de entrada y salida de materiales y la toma física de
inventarios.

Los códigos de barras se imprimen en los envases, embalajes o etiquetas de los productos.
Entre sus requisitos básicos se encuentran la visibilidad y fácil legibilidad por lo que es
imprescindible un adecuado contraste de colores. En este sentido, el negro sobre fondo
blanco es el más habitual encontrando también azul sobre blanco o negro sobre marrón en
las cajas de cartón ondulado. El código de barras lo imprimen los fabricantes (o, más
habitualmente, los fabricantes de envases y etiquetas por encargo de los primeros) y, en
algunas ocasiones, los distribuidores.

Para no entorpecer la imagen del producto y sus mensajes promociónales, se recomienda

imprimir el código de barras en lugares discretos tales como los laterales o la parte trasera
del envase. Sin embargo, en casos de productos pequeños que se distribuye individualmente
no se puede evitar que ocupe buena parte de su superficie: