Ketiga setelah melaksanakan jobdesk tinggal kita eksekusi hari-H. Inilah momen
terpenting di event panitia harus sudah melakukan briefing sebelum hari-H tentang jobdesk
saat pelaksanaan acara dalam hari hal ini semua panitia harus bekerja sama dan tidak
mengutamakan ego agar acara berjalan lancar dan tidak ada miss komunikasi dan jangan lupa
disini panitia benar-benar memposisikan diri sebagai panitia, bukan sebagai peserta. Jadi di
sinilah panitia harus berusaha agar acara pentas seni
benar-benar meriah dan tentunya berkesan. Teman-teman sekarang sudah mengetahui bukan
menenai kiat cara menjadi panitia event yang baik.
JOB DESCRIPTION
Koordinator Umum
Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan
Memantau perkembangan seluruh seksi
Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam
kepanitiaan)
Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut
Sekretaris
Tugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan
surat-menyurat, korespondensi, administratif, dll.
Mengetik proposal sponsor dan donatur
Mencatat hasil rapat koordinasi
Mengurus surat-menyurat
ijin tempat (winaz + panti)
ijin parkir
ijin keramaian RT-RW + kelurahan
surat ketua OMK untuk sumbangan dana
ijin keamanan polisi
ijin keamanan 403
ijin pelaksana parkir bantuan dari gadingan
surat pengantar proposal
Mengetik LPJ
Bendahara
Tugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan
keuangan.
Memegang seluruh keuangan acara
Memegang seluruh bukti pengeluaran
PuDekDok
Publikasi :
Seksi publikasi efektif bekerja memasang pada 2 minggu sebelum acara, harapannya
adalah agar sasaran penonton mempunyai cukup waktu untuk mejadwal dan 2 minggu waktu
yang cukup dekat agar orang tidak lupa.
Pada pemasangan media publikasi hari H, pasanglah itu pada H-1. Tujuannya agar tidak
terburu-buru. Perhatikan segala hal yang berhubungan dengan kontrapresatsi sponsor, kapan
di pasang, medianya apa, di mana, barangnya dari siapa, dll. Pastikan hal itu dengan seksi dana
usaha.
Bertanggung jawab atas Publikasi dan desaint EKM dan PENSI yang meliputi :
Spanduk
Poster
Stempel Panitia
Seragam panitia
Cocard Panitia
Cocard pengisi acara
Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang dipasang pada saat acara
berlangsung.
Berkoordinasilah dengan seksi dana usaha mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media
publikasi peletakan, dsb
Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di mana letak 15 spanduk, pembagian ke
wilayah-wilayah/gereja-gereja, dll
Buatlah surat ijin pemasangan ketika akan memasang di bagian gereja-gereja,kampus-kampus,
tempat-tempat berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.
Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi
dana usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
Memasang seluruh media publikasi
Dekorasi
Menentukan areal acara
Menentukan areal Sponsor
Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.
Dokumentasi
Bertanggung jawab untuk mendokumentasikan seluruh proses dan
rangkaian acara
baik itu EKM dan PENSI, dengan :
Kamera foto
Kamera shooting/video
Giant screen
Konsumsi
Bertanggung jawab untuk menyiapkan segala keperluan Konsumsi, baik hari H maupun
sebelum hari H, seperti konsumsi :
Rapat Besar
Latihan Koor EKM
Panitia dan petugas EKM
Panitia pensi
Keamanan (polisi, parkir, bantuan)
pengisi acara partisipan
pengisi acara guest star
P3K
Usaha Dana
Menguasai seluruh bagian proposal sponsor. Berkoordinasi dengan sekretaris.
Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan
pihak sponsor berkait, kontraprestasi.
Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mungkin adanya permintaan pihak sponsor
untuk promosi di atas panggung, dll.
Transportasi
Bertanggung jawab untuk pengadaan transportasi yang di gunakan baik sebelum acara, pada
hari H, maupun sesudah acara.
HuMas
Perbedaan seksi humas dengan sekretaris lebih pada kalau sekretaris memuat
suratnya, kalau seksi humas mengantar dan bernegosiasi dalam perizinan tersebut.
Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin kepolisian
Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk
Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara, ijin RT/RW.
Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
Charity
Bertanggung jawab penuh untuk pembuatan konsep charity, dan melakukan
koordinasi bersama koordinator EKM dan Pensi.
Keamanan
Menentukan area parkiran
Membuat izin parkir di gereja dan SCJ. Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas.
Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara
Bekerja sama dengan pihak keamanan terkait, seperti pihak kepolisian atau Tentara.
P3K
Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di satu titik.
Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di area lokasi
Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah sakit, ambulans, dll)
Koordinator EKM
Bertanggung jawab penuh atas rangkaian acara Ekaristi Kaum Muda dan
berkewajiban melaporkan seluruh tanggung jawabnya kepada koordinator umum.
a. Seksi Liturgi
Bertanggung jawab untuk mengatur dan mengurusi koor, tata laksana, lector,
romo
b. Seksi Non Liturgi
Bertanggung jawab atas perlengkapan, dekorasi Ekaristi Kaum Muda.
Koordinator Pensi
Bertanggung jawab penuh atas seluruh rangkaian acara pentas seni berkewajiban
melaporkan seluruh tanggung jawabnya kepada koordinator umum.
a. Acara
Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua job description secara
terperinci akan muncul di sini.
Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi. Tujuannya agar konsep yang
ada terus dituju dan dimengerti oleh semua seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang
keluar jalur dari job description
a. Membuat Konsep acara
b. Jadwal Pentas
c. Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi
d. Menentukan job description seksi secara lebih rinci
e. Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.
f. Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut riders artis