Anda di halaman 1dari 8

 Pengurus Harian(PH), divisi ini nantinya akan ada ketua yang tugas utamanya adalah

mengordinir semua anggotanya. Perlu diketahui ya tugas utama ketua adalah


bertanggung jawab dari awal hingga event berakhir, ada juga bendahara yang bertugas
dalam pengelolaan keuangan event dan juga sekretaris yang bertugas dalam
administrasi atau persuratan event, selain itu sekretaris juga berperan dalam
menertibkan timeline event.
 Divisi Acara, divisi ini nanti akan mengatasi soal konsep berjalannya event termasuk
mencari atau memilih guesstar jika diperlukan dan konsep pelaksanaan. Seperti
mengangkat tema tari, teater ,musik, dan tempat. Ataupun pelaksana seperti MC, dll.
 Divisi Sponsorship, divisi ini nih yang biasanya bekerja mati-matian karena nanti
akan mengaet sponshor, dengan mengunakan proposal event. dan salah satu faktor
penting keberhasilan divisi ini ialah mengenai bentuk proposal, apakah propsal sudah
dibuat dengan baik atau belum untuk mengaet pihak sponsor. Benefit yang didapat
dapat berupa uang, potongan harga, atau terkadang fasilitas tempat.
 Divisi Humas, divisi ini bertanggung jawab atas publikasi ke masyarakat tentang
event. Seperti menyebar poster invitasi maupun mengurusi ticketing dalam event
apabila event memakai sistem HTM.
 Divisi Publikasi dan Dokumentasi, divisi ini nantinya akan mengurusi mengenai
pembuatan konsep publikasi. Seperti membuat poster banner dan lain-lain. Juga
bertanggung jawab atas dokumentasi selama pelaksanaan event.
 Divisi Perkap (perlengkapan kelengkapan), divisi ini bertanggung jawab soal
peralatan atau kebutuhan event. Seperti mencari mencari perlengkapan panggung,
properti, dan lain-lain.
 Divisi Keamanan, divisi ini yang bertugas utamanya mengurus keamanan event
termasuk mengenai perijinan ke masyarakat setempat ataupun kepolisian.
 Divisi Konsumsi, divisi ini bertugas soal konsumsi baik panitia atau jika diperlukan
bertanggung jawab atas konsumsi peserta selama event berlangsung. Tetapi divisi
konsumsi ini "pilihan" bisa ada dan juga tidak di kepanitiaan tergantung besarnya
acara pensi.

 Ketiga setelah melaksanakan jobdesk tinggal kita eksekusi hari-H. Inilah momen
terpenting di event panitia harus sudah melakukan briefing sebelum hari-H tentang jobdesk
saat pelaksanaan acara dalam hari hal ini semua panitia harus bekerja sama dan tidak
mengutamakan ego agar acara berjalan lancar dan tidak ada miss komunikasi dan jangan lupa
disini panitia benar-benar memposisikan diri sebagai panitia, bukan sebagai peserta. Jadi di
sinilah panitia harus berusaha agar acara pentas seni
benar-benar meriah dan tentunya berkesan. Teman-teman sekarang sudah mengetahui bukan
menenai kiat cara menjadi panitia event yang baik.
JOB DESCRIPTION
Koordinator Umum
 Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan
 Memantau perkembangan seluruh seksi
 Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam
kepanitiaan)
 Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut
Sekretaris
Tugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan
surat-menyurat, korespondensi, administratif, dll.
 Mengetik proposal sponsor dan donatur
 Mencatat hasil rapat koordinasi
 Mengurus surat-menyurat
 ijin tempat (winaz + panti)
 ijin parkir
 ijin keramaian RT-RW + kelurahan
 surat ketua OMK untuk sumbangan dana
 ijin keamanan polisi
 ijin keamanan 403
 ijin pelaksana parkir bantuan dari gadingan
 surat pengantar proposal
 Mengetik LPJ
Bendahara
Tugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan
keuangan.
 Memegang seluruh keuangan acara
 Memegang seluruh bukti pengeluaran

PuDekDok
Publikasi :
Seksi publikasi efektif bekerja memasang pada 2 minggu sebelum acara, harapannya
adalah agar sasaran penonton mempunyai cukup waktu untuk mejadwal dan 2 minggu waktu
yang cukup dekat agar orang tidak lupa.
Pada pemasangan media publikasi hari H, pasanglah itu pada H-1. Tujuannya agar tidak
terburu-buru. Perhatikan segala hal yang berhubungan dengan kontrapresatsi sponsor, kapan
di pasang, medianya apa, di mana, barangnya dari siapa, dll. Pastikan hal itu dengan seksi dana
usaha.
 Bertanggung jawab atas Publikasi dan desaint EKM dan PENSI yang meliputi :
 Spanduk
 Poster
 Stempel Panitia
 Seragam panitia
 Cocard Panitia
 Cocard pengisi acara
 Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang dipasang pada saat acara
berlangsung.
 Berkoordinasilah dengan seksi dana usaha mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media
publikasi peletakan, dsb
 Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
 Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di mana letak 15 spanduk, pembagian ke
wilayah-wilayah/gereja-gereja, dll
 Buatlah surat ijin pemasangan ketika akan memasang di bagian gereja-gereja,kampus-kampus,
tempat-tempat berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.
 Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi
dana usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
 Memasang seluruh media publikasi
Dekorasi
 Menentukan areal acara
 Menentukan areal Sponsor
 Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.
Dokumentasi
 Bertanggung jawab untuk mendokumentasikan seluruh proses dan
rangkaian acara
baik itu EKM dan PENSI, dengan :
 Kamera foto
 Kamera shooting/video
 Giant screen
Konsumsi
 Bertanggung jawab untuk menyiapkan segala keperluan Konsumsi, baik hari H maupun
sebelum hari H, seperti konsumsi :
 Rapat Besar
 Latihan Koor EKM
 Panitia dan petugas EKM
 Panitia pensi
 Keamanan (polisi, parkir, bantuan)
 pengisi acara partisipan
 pengisi acara guest star
 P3K
Usaha Dana
 Menguasai seluruh bagian proposal sponsor. Berkoordinasi dengan sekretaris.
 Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
 Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
 Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan
pihak sponsor berkait, kontraprestasi.
 Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mungkin adanya permintaan pihak sponsor
untuk promosi di atas panggung, dll.

Transportasi
 Bertanggung jawab untuk pengadaan transportasi yang di gunakan baik sebelum acara, pada
hari H, maupun sesudah acara.
HuMas
Perbedaan seksi humas dengan sekretaris lebih pada kalau sekretaris memuat
suratnya, kalau seksi humas mengantar dan bernegosiasi dalam perizinan tersebut.
 Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin kepolisian
 Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk
 Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara, ijin RT/RW.
 Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
Charity
Bertanggung jawab penuh untuk pembuatan konsep charity, dan melakukan
koordinasi bersama koordinator EKM dan Pensi.
Keamanan
 Menentukan area parkiran
 Membuat izin parkir di gereja dan SCJ. Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas.
 Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara
 Bekerja sama dengan pihak keamanan terkait, seperti pihak kepolisian atau Tentara.

P3K
 Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di satu titik.
 Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di area lokasi
 Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah sakit, ambulans, dll)

Koordinator EKM
Bertanggung jawab penuh atas rangkaian acara Ekaristi Kaum Muda dan
berkewajiban melaporkan seluruh tanggung jawabnya kepada koordinator umum.
a. Seksi Liturgi
 Bertanggung jawab untuk mengatur dan mengurusi koor, tata laksana, lector,
romo
b. Seksi Non Liturgi
 Bertanggung jawab atas perlengkapan, dekorasi Ekaristi Kaum Muda.

Koordinator Pensi
Bertanggung jawab penuh atas seluruh rangkaian acara pentas seni berkewajiban
melaporkan seluruh tanggung jawabnya kepada koordinator umum.

a. Acara
Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua job description secara
terperinci akan muncul di sini.
Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi. Tujuannya agar konsep yang
ada terus dituju dan dimengerti oleh semua seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang
keluar jalur dari job description
a. Membuat Konsep acara
b. Jadwal Pentas
c. Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi
d. Menentukan job description seksi secara lebih rinci
e. Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.
f. Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut riders artis

b. Sound dan lighting


 Berkoordinasi dengan seksi acara guna pengadaan sound system, lighting, panggung dan
alat-alat yang menunjang acara Pensi.
c. Perlengkapan
 Bertanggung jawab untuk segala keperluan perlengkapan yang dibutuhkan oleh acara
PENSI, seperti :
 Stand makanan = 2 unit tenda, lampu, meja, dan kursi
 Stand sponsor = Tenda , lampu, meja, dan kursi
 Kursi tamu undangan
 Lampu penerangan ( Lampu Sorot)
 Ruang Artis (Panti Paroki Lantai 2)
 Ruang Konsumsi (Panti Paroki Lantai 1)
 Ruang Panitia + Ruang Pengaduan (Garasi pastoran)
 Ruang P3K (pos kesehatan)
 Berkoordinasi dengan seksi PubDekDok untuk hal pemasangan kontraprestasi di area

Yang perlu di perhatikan


1. Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah membuat draft pengeluaran masing-
masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran final pada proposal sesuai waktu yang telah
disepakati.
2. Semua Seksi wajib melaporkan kebutuhan akan konsumsi sesuai kebutuhan perseksi dengan
waktu yang telah ditentukan oleh Seksi konsumsi.
3. Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika anda punya waktu luang, salinglah
menawarkan bantuan kepada seksi lain.

Anda mungkin juga menyukai