Anda di halaman 1dari 30

ON JOB TRAINING PHASE I

HR & GA DIVISION

OLEH
AHMAD RIDWAN
01021707

ARKA MANAGEMENT TRAINEE PROGRAM BATCH II


PT ARKANANTA APTA PRATISTA
2017

1|Page
ON JOB TRAINING PHASE I

Arka Management Trainee Program

1. Pendahuluan

Divisi ini merupakan divisi yang membawahi bagian rekrutmen, keamanan, kendaraan,
perlengkapan & rumah tangga, teknik & listrik sampai dengan Office Boy. Disamping itu karena
menyangkut privacy karyawan maka untuk urusan gaji juga dipercayakan kepada divisi ini, dengan
system yang sudah establish maka pembayaran gaji karyawan dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu
yang dijadwalkan. Semua biaya-biaya atas bagian tersebut di kontrol dan di analisa langsung oleh
Manager HRGA dibantu oleh Section Head HRGA, perekrutan karyawan disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan dan fasilitas yang didapat oleh karyawan adalah hasil analisa divisi ini dengan
memperhatikan permohonan dari divisi lain atau yang bersangkutan. Analisa yang mendalam akan
suatu fasilitas menjadikan suatu fasiltas yang diberikan ke karyawan adalah berdasarkan kapasitas &
kapabilitas karyawan dengan begitu setiap fasilitas yang diberikan adalah merupakan added value dari
karyawan tersebut terhadap perusahaan yang sudah terbukti dan teruji. Mereka menyadari dengan
transparency keadilan yang dikembangkan membawa gairah positif bagi semua karyawan yang pada
akhirnya menciptakan suatu iklim kerja yang sehat dan kompetitif.

2. Bisnis Proses HRGA Division


Setiap divisi maupun departemen memiliki bisnis proses yang menjadi acuan bagi divisi maupun
departemen tersebut untuk menyusun program kerja, dimana biasanya ada keterkaitan langsung
dengan departemen lain ataupun tidak sama sekali. Berikut ini merupakan bisnis proses dari divisi
HRGA
 Input
a) Permintaan tenaga kerja
b) Penggajian
c) Permintaan promosi / mutasi / demosi jabatan
d) Permintaan perjalanan dinas & non dinas
e) Management hubungan industrial & ketenagakerjaan
f) Permintaan fasilitas
- Bangunan
- Kendaraan

2|Page
- Ruangan
- Konsumsi
g) Corporate social responbility
h) Management administrasi HRGA

 Proses
a) Advertising vendor
MCU Vendor
Accounting Div Pengajuan Dana
b) Accouting Div Pengajuan dana
Travel Agency Vendor
c) Training by R&D Div
d) Accounting Div Pengajuan Dana
Material Vendor
Maintenance Vendor
Catering Vendor
e) Accounting Div Pengajuan Dana
f) Accounting Div Pengajuan Dana
Dinas Tenaga Kerja (Disnaker)
g) Accounting Div Pengajuan Dana
h) Accounting Div Pengajuan Dana
Document Delivery Vendor

 Output
a) Ketersediaan Tenaga Kerja
b) Terpenuhinya Perjalanan Dinas & Non Dinas
c) Ketersediaan Posisi jabatan, penyesuaian posisi jabatan
d) Ketersediaan Bangunan, Kendaraan, Ruangan, Dan Konsumsi
e) Terpenuhinya Pembayaran Gaji Tenaga Kerja
f) Terpenuhinya Sistem Pengelolaan & Penyelesaian Permasalahan Ketenagakerjaan
g) Terlaksananya Program CSR Sesuai Dengan ARKA policy CSR
h) Terlaksananya Sistem Pengelolaan Administrasi HRGA

3|Page
3. Tujuan & Tugas HR & GA Division
A. HR&GA Section Head
 Tujuan Umum

Melakukan pengawasan dan memastikan seluruh kegiatan HR&GA dikantor pusat telah
berjalan sesuai prosedur yang ada.

 Tugas Pokok
1. Memantau kinerja karyawan dan melakukan koordinasi dengan Department terkait
dengan pelaksanaan evaluasi karyawan.
2. Memonitor dan memastikan pekerjaan dilini bawahnya dengan baik dan sesuai dengan
prosedur.
3. Melakukukan koordinasi dangan HR&GA Division Manager terkait dengan proses
pengembangan karyawan.
4. Mengusulkan program training yang cocok untuk pengembangan karyawan.
5. Memastikan dan menjalankan proses recruitment berjalan sesuai dengan standar
operasional prosedur.
6. Memastikan dan menjalankan proses perjanjian kerja sesuai dengan standar prosedur
perusahaan.
7. Mengevaluasi dan memberikan solusi atas semua hasil laporan site yang bekaitan dengan
HR&GA.
8. Memastikan dan melaksanakan proses promosi karyawan sesuaidengan standart
operasional prosedur.
9. Memonitor data pemesanan tiket dan cuti karyawan.
10. Memastikan seluruh kegiatan HR&GA berjalan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
11. Melakukan sosialisasi program management kepada selutuh staf HR baik di Head Office,
Branch Office mauoun Site Project untuk selanjutnya diteruskan kepada karyawan.
12. Memonitor dan mengkoordinasikan pelasanaan program management kepada masing-
masing kepala departement terkait.
13. Melaksanakan induksi HR kepada karyawan baru.
14. Monitoring dan memastikan pengumpulan data absensi karyawan dari seluruh divisi
ataupun departement baik Head Office maupun Site.
15. Menjalankan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan peraturan dan ketentuan
berlaku.

4|Page
16. Memonitor dan memastiakn pendaftaranasuransi kesehatan karyawan baik BPJS maupun
asuransi swasta.
17. Memonitor dan memastikan berjalannya proses payroll dengan baik dan lancar.
18. Memonitor dan memastiakn kebersihan serta kelayakan bangunan kantor dan mess.
19. Memonitor dan memastikan terpenuhinya akomidasi karyawan.
20. Memonitor dan memastikan terpenuhinya office suppies di HO balikpapan.
21. Melakukan coaching dan counselling bagi bawahannya dalam lingkup Divisi HR&GA.
22. Mengkoordinir dan memastikan berjalannya program-program paramedic, seperti
inspeksi terhadap canteen dan mess yang ada di site.
23. Memonitor dan memastikan pelaksanaan MCU karyawan.
24. Membuat schedule kerja dan menganalisa kebutuhan karyawan didalam Divisi HR&GA.
25. Mewakili perusahaan dalam permasalahan ketengakerjaan dan perselisihan hubungan
industrial.
26. Mengusulkan dan membuat konsep ketentuan, standart operasional dan dokumen-
dokumen ketenagakerjaan.
27. Membuat personal action report (PAR) untuk karyawan baru.
28. Membuat SK pengangkatan karyawan promosi.
29. Menyelesaikan hak terkhir terkait dengan PHK.
30. Melaksanakan audit HR&GA Division baik Head Office, Brance Office maupun Site
Project.
31. Menjalin hubungan yang baik dengan Dinas Ketenagakerjaan, Lembaga Pemerintahan
Lembaga Pendidikan dan Lembaga lain yang terkait.
32. Melakukan penilaian prestasi kerja serta mengusulkan kebuthan pelatihan bagi
bawahannya.
33. Mematuhi dan melaksanakan aturan kesehatan dan keselamtan kerja.

B. Payroll Officer
 Tujuan Umum

Melakukan pros penggajian karyawan secra tepat waktu dan akurat.

 Tugas Pokok
1. Mengkoordinasikan pengumpulan data absensi seluruh karyawan baik setiap Site Project,
Branch Office Jakarta maupun Head Office Balikpapan.
2. Berkoordinasi dan melaporakan segala bentuk kegiatan kepada atasan.

5|Page
3. Menginput absensi seluruh karyawan dalam sistem payroll.
4. Membuat pencatatan yang akurat tentang perincian pembayaran gaji, transfer gaji ke
rekening karyawan, pemotongan gaji dan sebagainya.
5. Memeriksa semua data yang terkait dengan pengeluaran yang dibayarkan perusahaan
kepada karyawan untuk setiap bulan serta mengkonfirmasi dengan pihak terkait jika
terjadi kesalahan.
6. Melakukan proses pembayaran kepada karyawn melalui sistem kerjasama dengan bank
yang ditunjuk, berkomunikasi dengan baik jika terdapat maslah.
7. Memantau, memriksa dan memeberikan informasi mengenai data karyawan terupdate
serta membantu pihak karyawan menjalin hubungan yang baik dengan pihak ketiga.
8. Melakukan sosialisasi terhdap informsi yang diperoleh dari pihak ketiga dan membantu
hal-hal tekait yang diperlukan oleh pihak ketiga maupun karyawan.
9. Memebuat dan mengalokasikan dana untuk petty cash HR&GA di HO Balikpapan.
10. Melakukan filing terhadap berkas-berkas karyawan terkait dengan proses payroll.
11. Mematuhi dan melaksankan aturan kesehtan dan keselamatan kerja.
12. Melakukan penilaian prestasi kerja terhadap karywan yang berada dibawah
koordinasinya.

C. Payroll Assistant
 Tujuan Umum

Melakukan proses penggajian karyawan secara tepat dan akurat.

 Tugas Pokok
1. Mengumpulakn dan melakukan pemeriksaan terhadap data absensi seluruh karyawan
baik dari setiap Site Project, Branch Office maupun Head Office.
2. Berkoordinasi dan melaporkan segala bentuk kegiatan kepada atasan.
3. Melakukan dan memeriksa besar potongan dan peminjaman karyawan.
4. Melakukan pendaftran asuransi kesehatan karyawan baik yang diselenggarakan oleh
Jamsostek maupun asuransi swasta lainnya.
5. Melakukan follow up terhadap program-program yang dilakukan di HR & GA.
6. Melakukan proses seleksi terhadap besiswa yang diberikan oleh perusahaan untuk anak
karyawan
7. Melakukan filing terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan payroll
Mematuhi dan melaksankan aturan kesehatan dan keselamatan kerja

6|Page
D. HR Officer
 Tujuan Umum

Bertanggung jawab terhadap kegiatan adminitrasi HR&GA serta akomodasi karyawan yang
berada dikantor pusat.

 Tugas Pokok
1. Mengkoordinir dan membuat jadwal penggunaan ruang meeting.
2. Membantu mempersiakan dokumen, jadwal dan ruangan, serta pelaksanaan psikotest.
3. Mengadminitrsikan file HR&GA sesuai dengan quality record matrix yang ada.
4. Berkoordinasi dan melaporakan segala kegiatan kepada atasan.
5. Membantu pemasangan iklan/sosialisasi kebutuhan tenga kerja.
6. Mempersiapkan Alat Pelindung Diri (APD) untuk karywan baru pada level staff.
7. Mengkoordinasikan jadwal kebernagkatan karyawan ke site dengan GA & Safety
Officer.
8. Mengkoordinasikan dan memastikan akomodasi bagi karyawan yang sedang melakukan
perjalanan dinas ke Head Office Balikpapan.
9. Bertanggung jawab terhadap pemesanan tiket bagi karyawan yang akan melakukan cuti
maupun perjalanan dinas.
10. Memberikan support terhadap kegiatan HR&GA.
11. Membantu pembuatan dokumen-dokumen HR&GA.
12. Memastikan kenutuhan office supplies dikantor terpenuhi dengan baik.
13. Memeriksa invoice MCU dan tiket penerbangan.
14. Membuat surat pengantar kerja bagi karyawan baru.
15. Membantu persipan laporan office supplies.
16. Support akomodasi perjalanan dinas karyawan.
17. Membuat timesheet mesin photocopy.
18. Melakukan kontrol terhadap pengiriman dokumen untuk Branch Office Jakarta dan
pengiriman dokumen HR&GA ke setiap site.
19. Melakukan penilaian prestasi kerja bagi karyawan dibawahnya.
20. Mematuhi dan melaksanakan aturan kesehatan dan keslamatan kerja.

7|Page
E. Receptionist
 Tujuan umum

Bertanggung jawab terhadap penerimaan telepon/tamu dan pemesanan tiket karyawan.

 Tugas pokok
1. Menyiapkan korespondensi ke pihak luar/eksternal.
2. Menerima dan menghubungkan telephone baik internal maupun eksternal.
3. Berkoordinasi dengan HR Officer GA & Safety Officer pengaturan jadwal akomodasi
karyawan maupun calon karyawan.
4. Menjalankan order kebutuhan tiket karyawan Head Office Balikpapan, Branch Office
Jakarta dan seluruh Site.
5. Menginput dan melakukan pengecekan jadwal cuti, Point Of Hire karyawan dan
memastikan travel cost telah disetujui.
6. Memastikan dan melakukan konfismasi jadwal cuti kepada pihak staf HR masing-masing
lokasi sebelum proses issued tiket.
7. Menginput invoice tiket karyawan.
8. Memebuat PR (payment Request)
9. Menerima tamu dan mengatur tempat pertemuan sesuai dengan kepentingan.
10. Berkoordinasi dengan HR Officer terkait dengan penggunaan dan jadwal ruang meeting.
11. Membuat Letter of Official Travel Karyawan Head Office Balikpapan yang akan
bertugas.
12. Menerima dan mengatur surat keluar dan masuk.
13. Memastikan dan melakukan order catering kantor.
14. Memberikan informasi terupdate melalui intercom di head office balikpapan.
15. Menerima, membantu dan menjalakan semua tugas-tugas yang dibebankan oleh atasan.
16. Mematuhi dan melaksanakn aturan kesehatan dan keselmaatan kerja.

F. GA Officer
 Tujuan umum

Mengontrol dan memastikan keamanan lingkungan kantor serta kesiapaan akomodasi


karyawan guna mendukung kelancaran oprasional perusahaan.

8|Page
 Tugas Pokok
1. Mengkoordinir pelaksanaan pengawasan keamanan lingkungan kantor & asset
perusahaan yang berada disekitar lokasi tanggung jawabnya.
2. Bertanggung jawab atas kemana karywan/barang-barang yang berada di lingkungan
kantor.
3. Mengecek laporan situasi kemanan lingkungan secara rutin.
4. Mengkoordinir pengaturan parkir kendaraan di lingkungan kantor.
5. Memberikan intruksi dan mengoordinasikan driver atau pihak terkait mengenai jadwal
pemakaian kendaraan bermotor.
6. Berkoordinasi dengan pihak terkait mengenai pengaturan transportasi karyawan dari dan
ke job site.
7. Mengoordinasikan dan memastikan bahwa seluruh jajaran di bawahnya telah siap
melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan keperluan kantor.
8. Melakukan penilaian prestasi kerja serta mengusulkan kebutuhan pelatihan bagi
karyawan yang berada dibawahnya.
9. Melakukan koordinsi dengan HR&GA Section Head untuk rencana kerja dan pelasaan
kerja dilapangan.
10. Melakukan penecekan dan pengurusan surat-surat kendaraan.
11. Memonitor dan memastikan kebersihan mess dan kantor.
12. Membuat jadwal maintenance seluruh asset yang berada dikantor.
13. Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk masalah pemenuhan office supplies.
14. Memebuat schedule maintenance kendaraan kantor.
15. Memetuhi dan melaksanakan aturan kesehatan dan keselamtan kerja.
16. Memonitor peminjaman APD.
17. Melakukan pengecekan perbaikan genset dan kelengkapan APAR di lingkungan kantor
HO Balikpapan.

G. Security
 Tujuan umum

Menjaga keamanan dan ketertiban dia area kerja

 Tugas Pokok
1. Menjaga keamanan lokasi kerja.
2. Memastikan dan memonitor lingkungan kerja dengan melakukan patroli rutin.

9|Page
3. Berkoordinasi dengan GA & Safety Officer terkait dengan jadwal patrol dan penugasan.
4. Mengatur lalu lintas karyawan perusahaan yang akan masuk dan keluar kantor.
5. Mengatur parkir kendaraan baik karyawan maupun tamu perusahaan.
6. Melakukan pencatatan kepada setiap penggunaan kendaraan perusahaan.
7. Melakukan pencatatan meter kendaraan dan membantu pengontrolan penggunaan bahan
bakar.
8. Memeriksa dan memastikan kendaraan dalam kondisi baik sebelum digunakan maupun
setelah digunakan.
9. Memeriksa dan memastikan peralatan elektronik perusahaan saat jam pulang kantor.
10. Memonitor keamanan di mess karyawn
11. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan keperluan & aktivitas kantor
12. Mematuhi dan melaksanakan aturan kesehatan dan keselamatan kerja.
13. Memastikan semua peralatan semua peralatan kerja berfungsi dengan baik dan aman
untuk digunakan.

H. Office Boy
 Tujuan umum

Menjaga kebersihan dan kerapian kantor maupun mess.

 Tugas Pokok
1. Menjaga kebersihan dan kerapian kantor maupun mess secara rutin.
2. Menyajikan makanan dan minuman untuk karyawan dan tamu perusahaan.
3. Berkoordinasi dengan HR Officer untuk menyediakan makanan dan minuman untuk
peserta meeting maupun training (jika training dilakukan dikantor).
4. Melakukan tugas-tugas lain sesuai dengan keperluan & aktivitas kantor.
5. Memastikan semua peralatan kerja berfungsi dengan baik dan aman untuk digunakan.

I. Driver
 Tujuan umum

Melaksanakan proses pengantaran dan penjemputan karyawan maupun barang sampai


ditenpat tujuan dengan baik.

 Tugas Pokok
1. Melakukan pengecekan terhadap kondisi kendaraan kantor

10 | P a g e
2. Menjaga kebersihan serta merawat kendaraan kantor.
3. Memeriksa tersediannya kotak P3K dan peralatan darurat yang tersedia dikendaraan dan
melaporkannya kepada GA & Safety Officer apabila da yang kurang atau bermasalah.
4. Mengantar dan menjemput karyawan/peserta training/tamu perusahaan maupun barang
sampai pada tempat tujuan.
5. Melakukan pengecekan dan pengisian fuel kendaraan kantor

J. Civil Engineer
 Tujuan umum

Bertanggung jawab merancang dan membangun hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan
civil/kontruksi bangunan serta perawatannya

 Tugas Pokok
1. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pekerjaan civil/kontruksi yang telah ditentunkan
oleh manajemen.
2. Melakukan order material yang dibutuhkan untuk kegiatan yang akan dilakukak dan
memastikan mengenai ketepatan jumlah serta kualitas material.
3. Membuat dan merencanakan anggaran biaya untuk setiap pekerjaan civil konstruksi.
4. Menyiapkan laporan kegiatan mingguan maupun bulanan
5. Memastikan tenaga kerja maupun material yang dibutuhkan tersedia dalam waktu yang telah
direncanakan.
6. Koordinasi dengan team carpenter sebelum melakukan kergiatan pekerjaan.
7. Membangun hubungan dan komunikasi yang baik dengan divisi/departement lain.
8. Berkoordinasi dengan HR & GA Division Manager tentang rencana pembangunan yang akan
dilaksanakan.
9. Memastikan bahwa semua standart operational procedure yang berkaitan dengan pekerjaan
dimengerti, dipahami & dilaksanakan dengan baik oleh seluruh bawahan.
10. Memastikan tentang semua anggota yang menjadi tanggung jawabnya sudah mengerti &
memahami tentang keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan.

11 | P a g e
4. Fungsi dari HRGA Division
 Fungsi HR (Human Resources)
A. Permintaan Tenaga Kerja

Dalam hal ini HR bertanggung jawab atas recruitment tenaga kerja, mulai dari persiapan dan
rekrutmen tenaga kerja (pengiklanan atau pengumuman dengan adanya lowongan pekerjaan,
membuat jobs description untuk tenaga kerja baru, serta membuat kualifikasi calon tenga kerja).
Seleksi tenaga kerja (seleksi tenga kerja dimulai dari seleksi CV, tes psikotest, interview, tes praktek
dan tes kesehatan). Hingga pembuatan atau melakukan perjanjian kerja dan induksi dengan tenaga
kerja yang dinyatakan lolos seleksi tesebut.

Tugas MT :

Membantu dalam proses recruitment karyawan dan magang dimulai dari proses seleksi berkas
CV, Pemanggilan calon tenaga kerja, Persiapan tes psikotest, Tes psikotest, Interview calon tenaga
kerja, Tes praktik driver. Terdapat di lampiran 4 mengenai proses rekrutmen

Terdapat dalam lampiran 1. Serta membantu dalam sortir CV pelamar dari berbagai posisi (mekanik,
operator, foreman, supervisor) untuk dijadikan satu menjadi dalam satu posisi yang sama yang
kemudian diarsipkan untuk dilakukan seleksi berkas CV pelamar.

12 | P a g e
Gambar 4.1. Alur Proses Rekrutmen

13 | P a g e
B. Penggajian

Dalam proses penggajian HR sangat berpengaruh atau merupakan tugas sepenuhnya dari HR
dimulai dari proses penghitungan absensi karyawan, jam lembur, rekapitulasi data pendukung gaji
(premi, pinjaman, basic sallary, dll) kemudian Payroll, yang mana masih dalam satu divisi dengan
HR melakukan koreksi gaji jika masih ada perubahan atau koreksi, serta melakukan penghitungan
potongan dari pajak dan potongan Jamsostek. Kemudian dilakukan Authorized system payroll yang
dilakukan oleh HR & GA Division Manager, kemudian pelaporan slip gaji kemasing-masing site.

Tugas MT :

Membantu dalam input dan koreksi data absensi karyawan dari karyawan Head Office
Balikpapan, Branch Office Jakarta, APS, dan seluruh site. Input dan koreksi data absensi tersebut
dilakukan pada karyawan staff maupun non staff (Lampiran 2 & 3).

14 | P a g e
Gambar 4.2. Alur Proses Penggajian

15 | P a g e
C. Permintaan Promosi/Mutasi/Demosi Jabatan Karyawan (Penilaian Karyawan)

Dalam hal ini HR berfungsi mempersiapan data karyawan yang akan dilakukan evaluasi,
mempersiapakan form penilaian dan melakukan pengisian data yang diperlukan, form penilaian
karyawan kemudian diserahkan ke divisi/department terkait. Kemudian menindaklanjuti proses
tersebut sesuai dengan keputusan yang telah disetujui (Evaluasi kontrak kerja, evaluasi periodik,
promosi jabatan, demosi jabatan).

D. Pemintaan Perjalanan Dinas dan Non Dinas

Dalam hal ini HR berfungsi mempersiapkan administrasi yang digunakan dalam perjalanan dinas
maupun non dinas, seperti Letter of travel, dan non dinas misal pada cuti R & R.

Tugas MT :

Memahami proses pemesanan tiket untuk perjalanan dinas dan non dinas (cuti R&R) dimana
dalam proses pemesanan tiket tidak boleh mendekati keberangkatan karena untuk menghindari harga
tiket yang mahal dan ketersediaan tiket juga. Dalam proses pemesanan tiket harus melampirkan
Form Fligh Request yang disetujui oleh atasan karyawan dan diketahui oleh HR officer kemudian
disetujui HRGA Section Head HO. Contoh form flight request ada dilampiran 5.

E. Management Hubungan Industrial

Management hubungan industrial yan dimaksud mengenai adanya PHK karyawan atau yang ada
hubungannya dengan dinas ketenagakerjaan mengenai masalah UU No 13 Tahun 2013.

F. Corporate Social Responbility

Dalam hal ini HR berfungsi mewujudkan tanggung jawab social perusahaan yang mempunyai
peranan yang cukup penting dalam upaya mewujudkan pembangunan berkelanjutan atau Sustainable
Development. CSR bertujuan mengajarkan dengan pelaksanaan kegiatan CSR diperoleh umpan balik
yang positif terhadap keberadaan perusahaan diareal lingkungan warga sekitar. Contoh program
CSR yang dijalankan oleh perusahaan Arkananta Di Site maupun di HO adalah Pemberian dana
bantuan ke panti jompo serta kegiatan donor darah dan pengobatan gratis kepada masyarakat sekitar.

Tugas MT :

Memahami alur proses pengajuan dana untuk program Corporate Social Responbility dimana
program rutin dari Divisi HRGA untuk Corporate Social Responbility yaitu memberi bantuan

16 | P a g e
sembako ke panti jompo dan
n panti asuhan 1 bulan 3 kali dengan alur perminntaan dana dengan
advance payment melalui Arkaa Application Portal.

G
Gambar 4.3. Alur Pengajuan Dana CSR

G. Management Administrasi Perkantoran

Dalam hal ini HR berfungsi pengendalian kegiatan, inventaris, informasi, dan arsip suatu
perusahaan. Manajemen administrasi juga bertugas dalam ketatausahaan, mengendalikan informasi
dan data perusahaan.

Tugas MT :

Membantu dalam pengarsipan kartu BPJS Kesehatan yang kemudian dilakukan pengelompokan
BPJS Kesehatan berdasarkan lokasi kerjanya dan melakukan revisi dan pencocokan database
karyawan & keluarga dengan kartu BPJS Kesehatan yang ada sebelum dilakukan pembagian kartu
BPJS Kesehatan tersebut. Serta membantu dalam input database pelamar yang digunakan untuk
mempermudah dalam pemanggilan pelamar, seleksi berkas CV (Lampiran 4).

H. Fungsi GA (General
ral Affair)

Fungsi dari GA secara umum sesuai namanya, merupakan fungsi “Urusan umum/kerumah
tanggaan” dan karenanya mengurusi hal-hal
hal umum yang ada dalam perusahaan. Dengan demikian
scope pekerjaan GA bersifat melebar. GA mengurusi mulai dari perijinan-pe
perijinan, hubungan
dengan lingkungan sekitar, kebersihan dan keindahan fisik lingkungan perusahaan, prosedur
kemanan, urusan transportasi perkantoran, pengawasan dan perawatan asset perusahaan.

5. Hubungan Div. HRGA dengan Div/Dept Lain

Divisi HRGA PT. Arkananta


Arkananta Apta Pratista merupakan divisi yang memiliki lingkup pekerjaan
berhubungan dengan semua Divisi ataupun Departemen. Hal ini menjadikan divisi HRGA memiliki

17 | P a g e
tanggung jawab yang sangat besar. Berikut ini penjelasan mengenai keterkaitan Div. HRGA dengan
Div/Dept. lainnya.

Plant
Engineering
Produksi RND

Procurem
ent IAS

HRGA

Finance SHE

Corporate
Logistik
Accounti Secretary
ng
& IT

Gambar 5.1. Keterkaitan Div. HRGA dengan Div/Dept. lainnya

18 | P a g e
No. Divisi/ Departemen Keterkaitan Dengan Divisi HRGA Deskripsi
Rekrutmen Memenuhi kebutuhan tenaga kerja dibidang logistik
Support Driver Berkoordinasi dengan dept. logistic untuk support driver
pengiriman barang ke site terdekat
1. Logistic Pengiriman dokumen/barang
Berkordinasi kepada Departemen Logistik mengenai adanya
angkutan untuk pengiriman dokumen dan barang (site) terdekat
Support Kendaraan Pemenuhan kendaraan operasional untuk pengangkutan barang-
barang logistik ke lokasi yang dituju (site) terdekat
Rekrutmen
Memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada divisi plant
Service Kendaraan Operasional Kordinasi bersama mengenai servis spare part kendaraan
2. Plant operasional (pengantian ban, oli, serta sparepart yang bersifat
penting)
Mobilisasi Unit
Koordinasi bersama mengenai moving alat berat dan support
pengamanan atau pengawalan unit.
Support Fasilitas Kerja Pemenuhan kebutuhan perlengkapan kerja pada departemen
Plant untuk menunjang fasilitas seperti ATK, meja, kursi serta
lemari kerja.
Rekrutmen
Memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada departemen engineering
Perlengkapan Kerja Pemenuhan kebutuhan perlengkapan kerja pada departemen
Plant untuk menunjang fasilitas seperti ATK, meja, kursi serta
3. Engineering
lemari kerja
Akomodasi Memenuhi pemesanan tiket untuk karyawan staf maupun non
staf di departemen engineering
Rekrutmen
Memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada departemen SHE
Kebersihan Makanan/Minuman Berkoordinasi dengan department SHE untuk melakukan
inspeksi kebersihan makanan/minuman
4. SHE
Pemenuhan Kalori
Pemenuhan standar kalori makanan untuk karyawan
Pengiriman Obat-obat dan Perlengkapan Safety Berkoordinasi untuk pengiriman perlengkapan safety dan obat-
obatan ke site
Rekrutmen
Memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada divisi Acc & IT

19 | P a g e
Pendanaan Mengusulkan kebutuhan dana dalam melaksanakan suatu
kegiatan proses bisnis HRGA (perjalanan dinas, pendanaan,
pinjaman karyawan)
5. Accouting & IT Maintenance System Berkordinasi apabila terjadi gangguan kerusakan dalam sebuah
sistem manajemen (gangguan pada sistem kerja komputer)
Penerimaan Invoice Berkoordinasi dengan divisi Acc & IT untuk penerimaan
invoice perusahaan
Rekrutmen
Memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada departemen finance
Data Penunjang Keuangan Mempersiapkan data-data yang menunjang dalam melaporkan
6. Finance hasil laporan Payroll kepada departemen finance
Penggajian Karyawan
Berkordinasi dengan departemen finance untuk data absensi
karyawan sebagai acuan penggajian karyawan
Absensi Overtime Berkoordinasi dengan departemen finance untuk data overtime
bagi karyawan non staf
Rekrutmen
Memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada departemen R&D
Support Training Karyawan Pemenuhan kebutuhan perlengkapan kerja pada departemen
7. R&D Finance untuk menunjang fasilitas seperti ATK, meja, kursi
serta lemari kerja.
Promosi/Mutasi/Demosi Berkoordinasi dengan departemen R&D untuk training yang
diperlukan bagi karyawan yang promosi/mutasi/demosi jabatan
Pengesahan Proposal Training
Meminta persetujuan dari HRGA Manager untuk melaksanakan
training
Rekrutmen Memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada departemen
procurement
Pengadaan Barang Memonitor proses pemesan barang dan follow up jadwal
8. Procurement
kedatangannya
Hubungan dengan Vendor
Memberi saran departemen procurement dalam memilih vendor
lokal
Rekrutmen
Memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada divisi corporate
secretary

20 | P a g e
Legal Berhubungan dengan legal ketenagakerjaan seperti pajak
penghasilan karyawan, pajak sewa bangunan mess dan kantor.
Akomodasi
9. Corporate Secretary Pemenuhan tiket bagi karyawan/manager corporate security
yang melakukan dinas luar
Support Fasilitas Kerja
Pemenuhan kebutuhan perlengkapan kerja pada departemen
Plant untuk menunjang fasilitas seperti ATK, meja, kursi serta
lemari kerja.

21 | P a g e
Lampiran 1

22 | P a g e
Lampiran 2a

23 | P a g e
Lampiran 2b

24 | P a g e
Lampiran 3a

25 | P a g e
Lampiran 3b

26 | P a g e
Lampiran 4a

27 | P a g e
Lampiran 4b

28 | P a g e
Lampiran 5

29 | P a g e
Lampiran 6

30 | P a g e