Audit Siklus Penggajian dan

Personalia

Kelompok 4 Audit Sektor Komersial

Ajar Redindra Islami (3)

Ari Budiyono (5)
Dian Putri Irmayanti (11)
Farisa Noviyanti (13)
Tesalonika Broery Agustin (27)
Kelas 8 D Program Diploma IV Akuntansi
Kurikulum Khusus
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN

DAN PERSONALIA

A. PENDAHULUAN
Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan
pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam
penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industri lainnya.
Penilaian dan pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba
bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber daya perusahaan dapat
terbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan.
Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan, audit atas siklus penggajian dan personalia
juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengendalian,
pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analisis, serta pengujian
atas rincian saldo. Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan
personalia serta siklus lainnya meliputi :
 Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus lainnya
memasukkan setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh siklus penjualan dan penagihan
memasukkan baik transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali melibatkan
retur penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya memiliki satu
kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui
penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
 Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun akun
yang terkait dalam penggajian seperti misalnya penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
 Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan kecil sekalipun. Penalty yang tinggi yang dikenakan pemerintah Negara
bagian federal telah mendorong efektifnya pengendalian atas pemotongan dan pembayaran
pajak penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat mengemuka jika karyawan
tidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil.
Karena ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor
menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan prosedur analitis.
Pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian besar akun yang
berhubungan dengan penggajian.

B. AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi
apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai
dengan prinsip prinsip akuntansi yang diterima umum.

1
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar di atas.
Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui
berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar system, akun gaji
dan upah akrual hanya akan diguakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan,
beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika biaya
tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir
periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.

C. FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA

DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT
Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan
membayar karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh
pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut melibatkan
perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat
untuk jasa tersebut.

2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Lihat tabel di atas. Kolom ketiga mengidentifikasi 4 fungsi bisnis dalam siklus penggajian
dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi,
akun-akun dan dokumen serta catatan. Auditor harus memahami fungsi bisnis dan dokumen serta
catatan tersebut sebelum dapat menilai resiko pengendalian dan merancang pengujian
pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi.
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk
mewawancarai dan merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga
merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah.
Termasuk penambahan dan penghapusan gajiserta perubahan upah dan pengurangan.
Catatan personalia (personel records) meliputi data seperti tanggal mulai bekerja,
investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan
tanggal berhenti bekerja.
Formulir otorisasi pengurangan. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi
pengurangan gaji, termasuk jumblah pembebasan untuk pemotongan pajak pengasilan, 401(K)
dan program tabungan pension lainnya, obligasi tabungan A.S. serta iuran serikat pekerja.
Formulir otorisasi tingkat pembayaran. Formulir ini digunakan untk mengotorisasi
tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh
manajemen, atau dlam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.
Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang penting
dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap
periode. Untuk mencegah salah saji dalam epat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang
memadai :

3
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

 Penyiapan kartu waktu oleh karyawan

 Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan pembayaran
bersih
 Penyiapan cek gaji
 Penyiapan catatan gaji
Kartu waktu (time card). Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan
mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat
berupa formulir kertas atau electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam waktu atau
pembaca kartu identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu.
Karyawan yang menerima gaji tetap atau pembebasan biasanya tidak mengisi kartu waktu.
Mereka hanya diharuskan mengisi laporan waktu untuk mengklaim upah lembur, cutih libur atau
sakit.
Tiket waktu pekerjaan. Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan
pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya
digunakan oleh seorang karyawanmelakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen
yang berbeda. Tiket waktu pekerjan seringkali diakukan secra electronic dengan system
pelaporan waktu dan beban
File transaksi penggajian. File yang dibuat oleh computer ini mencantumkan semua
transaksi penggajian yang diproses aoleh system akuntansi selama satu periode, seperti satu hari,
satu minggu, satu bulan, satu tahun. File tersebut berisi semua informasi yang
dimasukkankedalam system dan informasi tentang setiap transaksi seperti nama karyawan, dan
nomer identifikasi, tanggal, pembayaran kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan pajak
dan klasifikasi akun atau klasifikasi. Tergantung pada kebutuhan perusahaan, informasi
mengenai penggajian digunakan untuk berbagai catatan, daftar dan laporan, seperti jurnal
penggajian file induk penggajian, dan rekonsiliasi bank penggajian.
Jurnal atau data penggajian. Laporan inidibuat dari file transaksi penggajian dan
umumnya mencantumkan nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlsh
pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan
kedalam jurnal atau daftar juga diposting secara simultan kebuku besar umum dank e file besar
induk penggajian.
File induk penggajian (payroll master file) adalah file computer yang digunakan untuk
mencatat transaksi penggajian bagisetiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan
yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini. Catatansetiap karyawan
mencantumkan pembayaran kotor selama setiap periode penggajian, pengurangan dari
pembayaran kotor, pembayaran bersih, nomer cek, dan tanggal. File induk ini diperbaharui dari
file transaksi peggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam file induk sama dengan saldo
penggajian kotor dalam berbagai akun buku besar umum
Cek gaji. Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran
atas jasa yang dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi
pajak dan potongan lainnya. Cek itu disimpan sebagai bagian dari fungsi penyiapan penggajian,
tetapi tanda tangan yang diotorisasi telahmembuat cek tersebut sebagai aktiva. Setelah cek gaji
dicairkanoleh karyawan, cek yang dibatalkan lalu dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek gaji
seringkali disetorkan secara langsung dari rekening bank setiap karyawan.

4
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Rekonsiliasi rekening bank penggajian. Rekonsiliasi bank independen merupakan hal

yang penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan
kecurangan. Akun penggajian impress (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah
dimana saldo bernilai kecil dipertahankan. Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan
cek atau transfer dana elektronik dari akun umum ke akun impress segera sebelum distribusi
penggajian.
Formulir W-2 adalah formulir yang dikirim kesetiap karyawan untuk mengikhtisarkan
setiap menghasilan karyawan slama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, dan potongan
FICA (jaminan sosial). Informasi yang sama juga diserahkan kepada internal revenue service
dan komisi pajak Negara bagian serta local jika dapat diberlakukan. Informasi ini disiapkan dari
file induk penggajian dan biasanya dibuat oleh koputer.
SPT pajak penghasilan. Adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local, Negara
bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
Sifat dan tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung pada jenis pajaknya.
Formulir trsebut disiapkan dari informasi yang ada pada induk file penggajian dan biasanya
dibuat oleh computer.pembayaran pemotongan pajak federal dan jaminan social akan jatuh
tempo secara setengah mingguan atau bulanan, tergantung pada julah pemotongan
pajaknya.sebagian besar pajak pengangguran negaara bagian jatuh tempo secara kuartalan.

D. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN

PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI
Metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi
bagi siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar berikut:

5
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan
baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para
karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait
serta catatan penggajian biasanya diproses oleh komputer. Karena perihal pembayaran gaji relatif
umum dari perusahaan ke perusahaan, maka harus tersedia sistem komputer yang berkualitas
tinggi.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program harus
dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak, umumnya perusahaan
menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Auditor juga dapat
mengandalkan pada pengendalian internal organisasi jasa. Hal ini bisa diterima jika auditor
organisasi jasa menerbitkan laporan (yang sering kali disebut sebagai laporan SAS 70) mengenai
pengendalian internal organisasi jasa.
Biasanya tidaklah sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam
siklus penggajian dan personalia, besarnya transaksi relatif homogen dan berjumlah kecil.
Sebagai akibatnya auditor jarang menemukan pengecualian ketika menguji transaksi penggajian.
Kadang-kadang, terjadi deviasi pengujian pengendalian, tetapi sebagian besar salah saji moneter
dikoreksi oleh pengendalian verifikasi internal atau ketika merespons keluhan karyawan.
Meskipun ada salah saji, salah saji tersebut jarang bersifat material.
Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian-pengujian tersebut ditekankan karena tidak adanya bukti pihak ketiga yang
independen, seperti konfirmasi, untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang
dipotong, pajak penggajian akrual, dan akun neraca lainnya.
Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak
bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang rendah atau
minimal walaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total beban,
disebabkan karena tiga alasan berikut:
1. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
menyangkut pemotongan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak pengangguran.
Tujuan dari banyak pengendalian internal dan sifat pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi bagi sebagian besar pengujian terpampang dari deskripsinya pada tabel
berikut:

Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian

Tujuan Audit yang Pengendalian Internal Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif

Berkaitan dengan Transaksi Kunci Umum atas Transaksi Umum

Pembayaran penggajian yang  Kartu waktu disetujui oleh  Memeriksa kartu untuk  Mereview jurnal
tercatat adalah untuk pekerjaan penyelia. indikasi persetujuan. penggajian, buku besar
yang dilaksanakan oleh karyawan umum, dan catatan gaji
yang benar-benar ada  Jam waktu digunakan untuk yang diperoleh

6
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan Audit yang
Berkaitan dengan Transaksi
(keterjadian)
Transaksi penggajian yang ada
telah dicatat (kelengkapan)
Transaksi penggajian yang dicatat
adalah untuk jumlah waktu yang
benar-benar dikerjakan dan pada
tingkat upah yang sesuai;
pemotongan pajak telah dihitung
dengan benar (keakuratan)
Transaksi penggajian telah
dimasukkan dengan benar dalam
file induk penggajian dan
diikhtisarkan dengan benar
(posting dan pengikhtisaran)
Transaksi penggajian telah
diklasifikasikan dengan benar
Pengendalian Internal
Kunci
mencatat waktu.
 Mempertahankan file personil
yang memadai.
 Perekrutan tenaga kerja
diotorisasi.
 Ada pemisahan tugas di antara
personalia, pencatat waktu, dan
pengeluaran gaji.
 Hanya karyawan yang ada
dalam file data komputer yang
diterima ketika mereka
dimasukkan.
 Cek diotorisasi sebelum
dikeluarkan.
 Cek gaji telah dipranomori dan
diperhitungkan.
 Akun bank telah direkonsiliasi
secara independen.
 Perhitungan dan jumlah telah
diverifikasi secara internal.
 Total batch dibandingkan
dengan laporan ikhtisar
komputer.
 Tingkat upah, gaji, atau tingkat
komisi diotorisasi secara layak.
 Pemotongan termasuk jumlah
untuk asuransi dan tabungan
penggajian telah diotorisasi
secara layak.
 Isi file induk penggajian telah
diverifikasi secara internal.
 Total file induk penggajian
telah dibandingkan dengan
total buku besar umum.
 Bagan akun yang memadai
telah digunakan.
Pengujian Pengendalian
Umum
 Memeriksa kartu waktu.
 Mereview kebijakan
personalia.
 Memeriksa file personalia.
 Mereview bagan organisasi,
membahasnya dengan
karyawan, dan mengamati
tugas yang dilaksanakan.
 Memeriksa printout transaksi
yang ditolak oleh komputer
karena memiliki nomor yang
karyawan tidak ada.
 Memeriksa catatan penggajian
menyangkut indikasi
persetujuan.
 Memperhitungkan urutan cek
gaji.
 Membahas dengan karyawan
dan mengamati rekonsiliasi.
 Memeriksa indikasi verifikasi
internal.
 Memeriksa file total batch
untuk melihat tanda tangan
klerk pengendali data;
membandingkan totalnya
dengan laporan ikhtisar.
 Memeriksa catatan penggajian
menyangkut indikasi otorisasi.
 Memeriksa otorisasi dalam file
personalia.
 Memeriksa indikasi verifikasi
internal.
 Memeriksa laporan total
ikhtisar awal yang
menunjukkan bahwa
perbandingan telah dilakukan.
 Mereview bagan akun.
 Memeriksa indikasi verifikasi
Pengujian Substantif
atas Transaksi Umum
menyangkut jumlah yang
besar atau tidak biasa.
 Membandingkan cek yang
dibatalkan dengan jurnal
penggajian menyangkut
nama, jumlah, dan tanggal.
 Memeriksa cek yang
dibatalkan untuk
endorsement yang tepat.
 Membandingkan cek yang
dibatalkan dengan catatan
personalia.
 Merekonsiliasi
pengeluaran dalam jurnal
penggajian dengan
pengeluaran pada rekening
bank penggajian.
 Membuktikan rekonsiliasi
bank.
 Menghitung ulang jam
yang digunakan dari kartu
waktu.
 Membandingkan tingkat
upah dengan kontrak
serikat pekerja,
persetujuan oleh dewan
direksi, atau sumber
lainnya.
 Menghitung ulang
pembayaran kotor.
 Mengecek pemotongan
dengan mengacu pada
tabel pajak dan formulir
otorisasi dalam file
personalia.
 Menghitung ulang
pembayaran bersih.
 Membandingkan cek yang
dibatalkan dengan jurnal
penggajian menyangkut
jumlahnya.
 Menguji keakuratan
klerikal dengan
memfooting jurnal
penggajian dan menelusuri
posting ke buku besar
umum serta file induk
penggajian.
 Membandingkan
klasifikasi dengan bagan
akun atau prosedur
7
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian

Tujuan Audit yang Pengendalian Internal Pengujian Pengendalian Pengujian Substantif

Berkaitan dengan Transaksi
(klasifikasi)
Kunci
 Klasifikasi akun telah
diverifikasi secara internal.
Umum atas Transaksi Umum
internal. manual.
 Mereview kartu waktu
karyawan departemen dan
tiket pekerjaan untuk
penugasan pekerjaan serta
menelusuri ke distribusi
tenaga kerja.

Transaksi penggajian telah dicatat
pada tanggal yang benar
(ketetapan waktu)
 Prosedur memerlukan
pencatatan transaksi sesegera
mungkin setelah penggajian
dibayarkan.
 Transaksi telah diverifikasi
secara internal.
 Memeriksa prosedur manual
dan mengamati kapan
pencatatan dilakukan.
 Memeriksa indikasi verifikasi
internal.
 Membandingkan tanggal
cek yang tercatat dalam
jurnal penggajian dengan
tanggal pada cek yang
dibatalkan dan kartu
waktu.
 Membandingkan tanggal
pada cek dengan tanggal
cek tersebut dicairkan
bank.

E. MEMAHAMI PENGENDALIAN INTERNAL – SIKLUS PENGGAJIAN DAN

PERSONALIA.
Untuk memahami pengendalian internal siklus penggajian dan personalia, hal-hal yang
harus kita pahami adalah:
 Pengendalian internal bervariasi antar perusahaan. Oleh karena itu, auditor harus
mengidentifikasi pengendalian, defisiensi signifikan, dan kelemahan yang material dari
perusahaan.
 Pengendalian yang digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko pengendalian
harus diuji dengan pengujian pengendalian.
 Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas
pengujian pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan
pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.
 Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian yang
dinilai dan pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh penggajian terhadap persediaan.
 Pengujian pengendalian dan pengujian substantif akan digabungkan jika memungkinkan,
dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program audit
formal kinerja.

1. Pengendalian Kunci
Pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan personalia dalah sebagai berikut:
a. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas diterapkan terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan
pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus

8
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

independen dari bagian SDM yang mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti
penambahan karyawan atau menghapus karyawan), dan terpisah dari penyimpanan cek
gaji yang telah ditandatangani.
b. Otorisasi yang tepat
Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk menambah atau menghapus
karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Penyelia
karyawan berwenang untuk menentukan jumlah jam kerja, terutama lembur.
Persetujuan dapat dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.
c. Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat dan sistem penggajian.
Kartu waktu atau catatan cocok digunakan untuk karyawan paruh waktu atau yang
dibayar per jam, namun tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar
menurut tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan bentuk
lainnya. Karena tujuan kelengkapan tidak terlalu diperhatikan, dokumen yang telah
dipranomori tidak terlalu diperlukan untuk sistem penggajian.
d. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan
Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani
oleh karyawan yang bertanggungjawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh
seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek
yang tidak dicairkan harus langsung disetor kembali. Jika cek ditandatangani oleh
mesin, maka akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
e. Pengecekan yang independen terhadap kinerja
Verifikasi terhadap penghitungan penggajian harus independen. Seorang dari manajer
atau karyawan lain harus mereview output penggajian untuk melihat salah saji atau
jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi persediaan, atau
jika akumulasi biaya dihitung berdasarkan pekerjaan, maka dibutuhkan pengendalian
memadai untuk menghitung memferifikasi pembebanan yang tepat.

2. Formulir dan Pembayaran Pajak Penggajian

Dalam hal pajak, perlu diperhatikan pajak penggajian dan pemotongan pajak lainnya.
Jumlahnya seringkali material maupun karena kewajiban potensial akibat lalai menyerahkan
formulir pajak (SPT) tepat waktu akan menyebabkan kewajiban yang berat.
a. Penyiapan formulir pajak penggajian
Sebagai pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus mereview setidaknya
satu jenis formulir pajak penggajian. Jika klien lalai menyiapkan laporan dengan benar,
akan muncul kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, atau bunga. Formulir
pajak yang dimaksud adalah pajak penghasilan (PPh). Jika auditor yakin bahwa SPT
disiapkan secara tidak benar, auditor butuh rekonsiliasi terinci atas informasi yang ada
di SPT dan butuh catatan penggajian. Indikasi penyajian tidak benar tersebut mencakup
pembayaran bunga dan denda masa lalu akibat pembayaran yang tidak tepat, personil
yang menyiapkan dokumen tersebut adalah orang baru, tidak ada verifikasi internal,
dan masalah arus kas yang dikadapi klien.

9
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

b. Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tepat waktu
Auditor harus menguji apakah bagian penggajian telah menyetorkan potongan pajak
atas karyawan, walaupun biasanya dilakukan dari pengeluaran kas umum. Pengujian
tersebut termasuk potongan pajak, iuran pensiun, JHT, JKK, Potongan asuransi, dan
tabungan penggajian. Pertama tama, auditor harus tau aturan pajak nya berdasarkan
undang undang dan aturan turunannya, termasuk kontran kerja karyawan. Setelah itu,
auditor dapat dengan mudah untuk menentukan apakah klien telah melakukan
pepembayaran dengan jumlah benar dan tepat waktu dengan membandingkannya
dengan catatan penggajian.

3. Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian

Auditor seringkali memperluas prosedur audit penggajian jika penggajian
mempengaruhi secara signifikan penilaian persediaan, atau jika auditor menduga
kemungkinan adanya transaksi yang curang secara material, seperti karyawan fiktif atau
penipuan jam kerja.
a. Hubungan penggajian dan pengurangan jam kerja.
Klasifikasi akun penggajian yang tidak tepat dapat mempengaruhi akun akun
persediaan seperti WIP, FG, atau CIP (terutama untuk perusahaan manufaktur dan
konstruksi).
Contoh:
FOH akan dibebankan terlalu tinggi jika biaya gaji untuk karyawan administrasi, baik
sengaja ataupun tidak, juga dimasukkan sebagai bagian dari FOH. Demikian juga jika
biaya gaji karyawan dibebankan secara tidak benar ke pekerjaan atau proses yang salah.
Untuk kondisi seperti itu, auditor harus melakukan pengujian pengendalian internal
terhadap klasifikasi transaksi penggajian yang tepat. Konsistensi merupakan hal penting
bagi klasifikasi dan dapat diuji dengan menelusuri bukti bahwa karyawan telah
menyelesaikan pekerjaan tertentu dan pencatatannya ke akuntansi yang mempengaruhi
persediaan.
Contoh:
Jika karyawan dibayar berdasarkan jam kerja, penting untuk menguji apakan
pencatatan jam kerja telah dilakukan dengan benar. Atau bisa ditelusuri dari catatan
penggajian ke kartu waktu untuk menguji beban penggajian tidak masuk ke persediaan.
b. Pengujian atas karyawan yang tidak ada (fiktif)
Masih sering terjadi pengeluaran cek untuk membayar gaji karyawan yang sudah tidak
bekerja lagi di perusahaan tersebut. Biasanya yang melakukan kesalahan ini adalah
klerk, mandor, rekan karyawan, atau mantan karyawan itu sendiri.
Contoh:
Mandor dapat menyetujui absen kerja karyawan di lapangan. Jika mandor meneruskan
absen itu ke bagian penggajian, maka akan terjadi pembebanan gaji berlebih. Untuk
mendeteksi hal itu, auditor dapat meng-cross check absen dengan catatan lainnya
pegawai untuk menguji tanda tangan yang diotorisasi dan kelayakan endorsment.

10
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Auditor juga memeriksa endorsment atau endorsment kedua untuk melihat adanya
jumlah yang tidak biasa atau kemungkinan penyalahgunaan check. Untuk menguji
karyawan yang tidak ada, auditor dapat menguji transaksi jurnal penggajian ke catatan
pada bagian SDM untuk menguji apakah karyawan tersebut benar benar ada pada
periode penggajian.
Untuk mengetahui bahwa karyawan yang telah berhenti ditangani dengan layak adalah
memilih beberapa file karyawan tersebut pada tahun berjalan dari bagian personalia
untuk menentukan apakah karyawan tersebut telah diberikan pesangon secara tepat.
Jika karyawan telah berhenti namun masih digaji terus, maka dapat di cek dengan
memeriksa catatan penggajian periode periode selanjutnya. Namun metode ini tidak
efektif bila bagian SDM tidak diberitahu jika karyawan tersebut telah berhenti.
Dalam beberapa kasus, auditor akan meminta untuk dilakukan pembayaran gaji
kejutan. Ini adalah pengujian dimana semua karyawan harus mengambil cek gaji dan
menandatangani di depan penyelia dan auditor. Setiap cek yang tidak diambil dan
ditandatangani harus diinvestigasi untuk menentukan apakah itu adalah kecurangan
atau penipuan. Prosedur ini sangat mahal namun mungkin merupakan satu satunya cara
membuktikan penggelapan uang.
c. Pengujian atas kecurangan waktu
Seringkali terjadi jika karyawan melaporkan jam kerjanya lebih banyak daripada
sebenarnya. Caranya adalah menguji catatan penggajiann dengan catatan jam kerja
yang independen seperti yang sering dilakukan oleh pengendalian produksi. Contohnya
dengan mengamati kemungkinan karyawan memasukkan kartu absen temannya. Akan
tetapi akan jauh lebih mudah bagi klien untuk melakukan pengendalian internal
daripada auditor untuk mengujinya.

F. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO

11
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Setelah menyelesaikan pengujian tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan
keuangan dalam siklus penggajian dan personalia, auditor akan mengikuti metodologi untuk
merancang pengujian atas rincian saldo. Gambar di bawah mengikhtisarkan metodologi tersebut.
1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Penggajian (Tahap I)
Risiko bisnis klien mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang
mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan
lainnya. Contohnya adalah banyak perusahaan menyediakan opsi saham yang ekstensif
sebagai bagian dari paket kompensasinya untuk karyawan kunci yang secara signifikan
mempengaruhi beban kompensasi dan ekuitas pemegang saham.
2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I)
Selain potensi kecurangan, risiko inheren umumnya juga redah bagi semua tujuan audit
yang berkaitan dengan saldo. Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada risiko
inheren berupa kecurangan penggajian. Karena itu auditor sering mempertimbangkan
pentinngnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi-keterjadian. Sebagai bagian dari
pemahaman mengenai klien, auditor dapat mengidentifikasi masalah yang berhubungan
dengan penggajian yang kompleks, seperti rencana kompensasi berdasarkan saham yang
dapat meningkatkan risiko inheren yang berhubungan denngan akuntansi dan pengungkapan
kesepakatan tersebut.
3. Menilai Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang Terkait (Tahap I dan
II)
Telah dijelaskan sebelumnya di atas atas penilaian risiko pengendalian, pengujian
pengendalian, serta pengujian substantif atas transaksi yang berhubungan.
4. Melaksanakan Prosedur Analitis (Tahap III)

12
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

5. Merancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Kewajiban
dan Beban (Tahap III)
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah:
a. Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)
b. Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar
(cut off)
Perhatian utama dari kedua tujuan adalah untuk memastikan bahwa todak ada kurang saji
atau akrual yang dihilangkan. Selanjutnya kita akan membahas akun kewajiban yang utama
dalam siklus penggajian dan personalia.
a. Jumlah potongan dari gaji karyawan: Pajak penghasilan yang dipotong tetapi belum
dibayarkan kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan
jurnal penggajian, formulir pajak penghasilan yang dibuat pada periode selanjutnya,
dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Pos lainnya dapat dilakukan pengujian
dengan cara yang serupa.
b. Gaji dan upah akrual: setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk
mengakrualkan upah dan mengetahui bahwa hal tersebut konsisten dengan tahun
sebelumnya, untuk mengujia cut off dan keakuratan adalah dengan meghitung ulang
akrual klien. Salah saji yang sering terjadi adalah kelalaian memasukkan jumlah hari
yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
c. Komisi Akrual : konsepnya sama dnegan gaji akrual namun lebih sulit karena adanya
ragam perjanjian komisi yang berbeda-beda. Yang harus dilakukan pertama adalah
menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitunngannya
berdasarkan perjanjian itu. Harus dilihat juga konsistensinya denngan tahun
sebelumnya.
d. Bonus akrual: seringnya bonus yang belum dibayarkan pada akhir tahun sangat besar
sehingga kelalaiannya juga dapat menimbulkan salah saji yang material. Verifikasinya
dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan
direksi.
e. Pembayaran cuti liburan, cuti sakit, atau tunjangan akrual lainnya: untuk menilai
kewajarannya bandingkan konsistensinya dengan tahun sebelumnya. Ketahui kebijakan
perusahaan untuk menccatat kewajiban dahulu kemudian hitung ulang jumlah yang
tercatat.
f. Pajak penggajian akrual: diverifikasi dengan formulir pajak yang disiapkan untuk
periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai
kewajiban pada tanggal neraca.
g. Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban: auditor relatif sedikit melakukan
pengujian tambahan disamping prosedur analitis, pengujian pengendalian, pengujian
substantif atas transaksi dan pengujian atas akun kewajiban terkait. Auditor hanya perlu
melakukan pengujian lebih jika menemukan kelemahan material dalam pengendalian
internal atau salah saji signifikan dalam pengujian kewajiban. Akun yang sering diuji
mecakup kompensasi pejabat, komisi, beban pajak pennghasilan, total penghasilan
pegawai, dan tenaga kerja kontrak.

13
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

h. Kompensasi Pejabat : verifikasi apakah total kompensasi dari pejabat adalah jumlah
yang disetujui oleh dewan direksi dan komisaris, karena gaji dan bonus mereka harus
dimasukkan ke dalam Surat Pemberitahuan pajak.
i. Komisi : dapat diverifikasi dengan mudah kalau tarif komisi sama untuk masing-
masing jenis penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan
akuntansi.
j. Beban pajak penggajian : dapat diuji dengan merekonsiliasi total gaji dalam masing-
masing formulir pajak penghasilan pegawai dengan total gaji untuk keseluruhan tahun.
Total PPh dapat dihitung ulang dengan mengalikan tarif yang sesuai dengan
penghasilan kena pajak. Biasanya butuh waktu lama dan biaya tinggi, sehingga sering
tidak dilakukan kecuali prosedur analitis mengindikasikan terdapat masalah yang tidak
dapat diselesaikan dengan prosedur lainnya.
k. Total penggajian: perlu diadakan pengujian atas transaksi untuk menemukan
kekeliruan dalam pembebanan gaji (apakah transaksi penggajian dibebankan ke
perkiraan non penggajian atau seluruhnya tidak dicatat dalam jurnal penggajian).
l. Tenaga kerja kontrak (Outsourcing): Biaya yang dibayarkan ke perusahaan
outsource diuji dengan membandingkan jumlahnya dengan kesepakatan kontrak yang
ditandatangani antara perusahaan dengan perusahaan outsource.
m. Tujuan penyajian dan pengungkapan: Auditor dapat menggabungkan prosedur audit
yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan pengungkapan dengan
pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.

14
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Soal 18-22 (Edisi 12)

Prosedur audit merupakan hal umum yang ditemukan dalam mengaudit siklus penggajian dan
personalia :
1. Memeriksa jurnal semua periode untuk mencari transaksi yang tidak biasa untuk menentukan
apakah mereka dicatat dengan benar.
2. Memeriksa ulang bukti mengenai tingkat penggajian dan perhitungan oleh seseorang yang
independen.
3. Memperoleh skedul dari semua kewajiban penggajian dan menelusuri ke buku besar umum.
4. Memilih sampel 20 cek gaji yang dibatalkan dan akun untuk urutan numerik.
5. Memfoot dan mengcross-foot jurnal penggajian untuk dua periode dan menelusuri jumlah total
ke buku besar umum.
6. Untuk kewajiban penggajian memeriksa pengeluaran kas selanjutnya dan dokumen pendukung
seperti SPT pajak, penerimaan setoran, dan penerimaan pajak.
7. Memilih sampel 20 cek gaji yang dibatalkan dan menelusuri ayat jurnal penggajian untuk nama,
tanggal, dan jumlah.
8. Menghitung tenaga kerja langsung, tenaga kerja tidak langsung, dan komisi sebagai persentase
dari penjumlahan bersih dan membandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya.
9. Memeriksa persetujuan pemilik untuk tingkat pembayaran dan potongan.
10. Menghitung beban pajak penggajian sebagai persentase dari total upah, gaji, dan komisi.
11. Membahas dengan manajemen setiap kewajiban penggajian yang dicatat di dalam tahun
sebelumnya yang tidak disediakan untuk saat ini.
12. Memilih sampel 40 jurnal di jurnal penggajian dan menelusuri masing-masing ke kartu waktu
yang disetujui.

Diminta:
a. Pilih salah satu jenis pengujian untuk setiap prosedur audit berikut:
1. Pengujian pengendalian
2. Pengujian subtantif atas transaksi
3. Prosedur analitis
4. Pengujian atas rincian saldo
b. Untuk setiap pengujian pengendalian atau pengujian subtantif atas transaksi, identifikasikan
tujuan audit yang terkait dengan transaksi yang dapat diterapkan.
c. Untuk setiap pengujian atas rincian saldo, identifikasikan tujuan audit yang terkait dengan
saldo.

15
Audit Siklus Penggajian dan Personalia

Jawaban :

Prosedur Audit Jenis Pengujian Tujuan Audit

Memeriksa jurnal semua periode untuk
mencari transaksi yang tidak biasa untuk
Prosedur analitis -
menentukan apakah mereka dicatat
dengan benar
Memeriksa ulang bukti mengenai tingkat
penggajian dan perhitungan oleh Pengujian pengendalian Keakuratan
seseorang yang independen
Memperoleh skedul dari semua kewajiban
penggajian dan menelusuri ke buku besar Pengujian atas rincian saldo Hubungan yang rinci
umum
Memilih sampel 20 cek gaji yang
Pengujian pengendalian Kelengkapan
dibatalkan dan akun untuk urutan numerik
Memfoot dan mengcross-foot jurnal
penggajian untuk dua periode dan Pengujian subtantif atas
Posting dan pengikhtisaran
menelusuri jumlah total ke buku besar transaksi
umum
Untuk kewajiban penggajian memeriksa
Kelengkapan, keakuratan,
pengeluaran kas selanjutnya dan dokumen
Pengujian atas rincian saldo dan cutoff (ketetapan
pendukung seperti SPT pajak, penerimaan
waktu)
setoran, dan penerimaan pajak
Memilih sampel 20 cek gaji yang
dibatalkan dan menelusuri ayat jurnal Pengujian subtantif atas Keterjadian, keakuratan,
penggajian untuk nama, tanggal, dan transaksi dan ketetapan waktu
jumlah
Menghitung tenaga kerja langsung, tenaga
kerja tidak langsung, dan komisi sebagai
persentase dari penjumlahan bersih dan Prosedur analitis -
membandingkan dengan tahun-tahun
sebelumnya
Memeriksa persetujuan pemilik untuk
Pengujian pengendalian Keakuratan
tingkat pembayaran dan potongan
Menghitung beban pajak penggajian
sebagai persentase dari total upah, gaji, Prosedur analitis -
dan komisi
Membahas dengan manajemen setiap
kewajiban penggajian yang dicatat di
Pengujian atas rincian saldo Kelengkapan
dalam tahun sebelumnya yang tidak
disediakan untuk saat ini
Pengujian pengendalian /
Memilih sampel 40 jurnal di jurnal
Pengujian subtantif atas Keterjadian, dan keakuratan
penggajian dan menelusuri masing-
transaksi (jika total (jika total dibandingkan)
masing ke kartu waktu yang disetujui
dibandingkan)

16