PROGRAMA DE AUDITORIA

CAJA Y BANCOS

1. Contenido

Esta cuenta esta constituida por el total de moneda de curso legal o sus
equivalentes, tales como: giros bancarios, telegráficos, postales, moneda de
oro, y extranjeras, depósitos bancarios en cuentas de cheques, etc.,
propiedad de una entidad y no habiendo restricción sobre estos documentos
o monedas, están en disponibilidad inmediata para emplearlos en cualquier
uso comercial o social.

Cualquier partida aceptada como depósito bancario a su valor nominal puede

considerarse como efectivo. Los depósitos en cuentas de ahorros pueden
considerarse también como efectivo, puesto que los bancos rara vez exigen
aviso previo de retiro. Los certificados de depósito a la vista también pueden
ser clasificados como efectivo. El fondo de Caja Chica y el de la nómina
pueden ser incluidos en el efectivo o presentarse separadamente. En la
cuenta de efectivo no deben aparecer partidas como cheques posfechados
de los clientes o rechazados por falta de fondos, adelantos a los empleados y
otros pagarés, valores bursátiles fácilmente vendibles, préstamos a la vista o
timbres de correo e impuestos.

2. Objetivos de la Auditoria

2.1 Cerciorarse de la confiabilidad del sistema de control interno que se

tiene establecido.

2.2 Determinar si los fondos de efectivo y depósitos a la vista que se

presentan en los estados financieros son auténticos.

2.3 Determinar si se presentan en dichos estados, todos los fondos y

depósitos que existen en la Institución.

2.4 Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del

rubro Caja y Bancos están disponibles y sin restricción alguna.
 2.5 Determinar si los fondos y depósitos que no son dinero efectivo o
sustitutos perfectos de dinero como divisas extranjeras y materiales
preciosos, están adecuadamente valuados

2.6 Determinar si los ingresos diarios han sido depositados y registrados

íntegramente y oportunamente.

2.7 .Determinar si los cheques fueron debidamente autorizados, emitidos

y registrados.

2.8 Verificar su presentación como primer rubro del Balance de Situación y

que haya referencia a información adicional sobre restricciones para
uso de los fondos o sobre moneda extranjera y metales precisos.

3. Alcance

Comprenderá la revisión y análisis de los registros contables, arqueo al Fondo

Fijo y Caja recaudadora que mantiene la Institución, así como los controles
establecidos para las diferentes cuentas corrientes del 1 de Enero al 31 de
Diciembre del año **.

4. Procedimientos de Auditoría

1. Efectivo en Caja
1.1 Analice el control interno vigente y cerciórese de su validez, suficiencia
y adecuidad.

1.2 Verifique, si las entradas de efectivo están representadas principalmente

por pagos directos al (a los) cajero (s); que se tenga en uso (si el
movimiento lo amerita) registradoras, controles sobre las notas de ventas,
recibos formarles de ingreso o algunos otros medios que comprueben las
entradas diarias de efectivo. Si se expiden recibos formales deben
verificarse que estén numerados consecutivamente, que se confeccionen
 con copias y que una vez debidamente firmadas y selladas el original se
entregue a la persona que hace el pago

1.2 Verifique, mediante una prueba selectiva si los comprobantes de ingreso

son revisados por un empleado distinto de la persona que recibe el
efectivo, con el objeto de comprobar si se encuentran de acuerdo con las
cantidades registradas y depositadas y, con los precios de venta o tarifas
establecidas.

1.3 Verifique que los recibos o comprobantes inutilizados se archiven,

original y copias, en el archivo consecutivo de copias.

1.4 Verifique que, cuando los pagos a favor del ente u órgano están
representados por cheques, salvo que lo disponga en contrario el
reglamento, sean por sumas iguales o menores al total de la venta o
ingreso, y que se les estampe un sello de depósito restrictivo que diga
“UNICAMENTE PARA DEPOSITAR EN LA CUENTA CORRIENTE No DE
......(Nombre de la entidad u órgano), CON EL BANCO ...... (de que se
trate)”.

1.5 Referente a los ingresos del mes o meses seleccionados:

1.5.1 Realice, en el registro Caja y/o Bancos, Sección de Ingresos, o en su

defecto en el registro de Ingresos, pruebas de las sumas de las
columnas de distribución, comprobaciones de los totales horizontales
de fin de mes y verificaciones de los traslados de saldos de un folio a
otro y de un mes a otro.

1.5.2 Rastreé los pases del libro de Caja y/o Bancos al Diario General, para
determinar la corrección de los Asientos de Diario.

1.5.3 Verifique la corrección de los pases a las cuentas del Mayor General.

1.5.4 Verifique la corrección de los pases a las cuentas de los Mayores

AuxiliareS

1.5.5 Coteje los depósitos diarios con el Libro de Caja y Bancos o, con el
registro de Ingresos.
1.5.6 Verifique que los ingresos recaudados se depositen íntegramente el día
hábil posterior a su percepción, mediante le cotejo de los recibos
emitidos, liquidaciones de cobradores, cintas de cajas registradoras y
otros medios que controlan ingresos, contra los depósitos bancarios.
Para ello, prepare una “Prueba de Ingresos” para los meses que estime
conveniente, pero, escoja uno, lo más reciente posible.

1.5.7 Verifique que los créditos a las cuentas de Ingresos se identifiquen con
la naturaleza de los mismos.

1.5.8 Cerciórese que si la Institución acepta cheques posdatados, estos sean

registrados y depositados inmediatamente.

1.5.9 Investigue si con los fondos de ingresos o ventas al contado se cambian

cheques de funcionarios o empleados de la propia Institución o de
terceros. Analice si tal procedimiento constituye actividad ordinaria de
la entidad u órgano

1.5.10 Verifique que todas las personas que participan en la recepción o

desembolso de efectivo, estén afianzadas.

2. Caja General
2.1 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno, en relación
con la Caja General, teniendo en cuenta el reglamento respectivo y
asimismo, lo siguiente:

2.1.1 La seguridad y ubicación del local de la oficina del Cajero General.

2.1.2 Si se utiliza caja fuerte, con el objeto de garantizar la seguridad de los

valores.

2.1.3 Si el cumplimiento de la clave de la caja fuerte, es restringido, si se

guarda en lugar seguro y si dicha clave se cambia periódicamente.

2.1.4 En cuanto a llaves, si se necesitan dos o más llaves para abrir la caja
fuerte y si su control es adecuado.
2.2 Verifique, cuando existan varios cajeros, si cada uno de ellos ejerce su
propio control arqueando sus fondos y valores diariamente, al término de
sus operaciones.

2.3 Verifique si se ejerce control sobre los fondos de caja asignados a cada
cajero y si tales fondos son contados cuando se realiza el arqueo.

2.4 Cerciórese si la Caja General se controla mediante arqueos, si estos los

realiza personal diferente al de la caja. Asimismo, verifique la periodicidad
de los mismos y el factor sorpresa. Además, si en dichos arqueos,
sorpresivos y simultáneos (cuando hayan varias cajas y las circunstancias
lo permitan), se incluyen a todos los cajeros en la misma fecha y hora.
Finalmente, si se deja constancia (fórmulas de arqueo) de la labor
realizada.

2.5 Verifique, cuando la Institución posee timbres fiscales, estampillas, papel

sellado o cualquier otro documento de naturaleza similar a los citados, si
existe (porque se amerita) una cuenta de control de Mayor y registros
auxiliares que garanticen una adecuada fiscalización para estos valores. A
su vez, verifique si dichos valores se arquean simultáneamente con los
de la Caja General y con los fondos de trabajo. En el caso de que en dichos
arqueos se hayan presentado irregularidades importantes, cerciórese de
que se hayan hecho del conocimiento de los superiores; si dichas
irregularidades han originado acciones correctivas y, si estas se han
aplicado de inmediato por la administración.

2.6 Revise el control sobre el uso de la máquina porteadora, si se utiliza

alguna. Haga pruebas que le permitan verificar el control sobre la llave, si
se tiene una cuenta en el Mayor General y si se lleva un registro auxiliar
 con el fin de constatar su movimiento diario. Además, si el monto
registrado por la máquina porteadora se arquea simultáneamente con la
Caja y demás fondos existentes.

3. Cuentas Bancarias.
3.1 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno relativo al
funcionamiento de las Cuentas Bancarias.

3.2 Seleccione, en relación con el período objeto de examen, el mes o meses

que se someterá a prueba y prepare una cédula que contenga la relación
detallada de todas las cuentas bancarias, inclusive de aquellas que hayan
sido cerradas durante el período examinado.

3.3 Obtenga, para realizar las verificaciones, lo siguiente:

3.3.1 Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar
cheques.

3.3.2 Conciliaciones bancarias al inicio y al final del período bajo examen.

3.3.3 Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba.

3.3.4 El Libro de Caja y Bancos o los registros auxiliares con que se cuente.

3.3.5 Los comprobantes de ingresos, egresos y asientos de diario del mes o

meses seleccionados

3.3.6 Los libros principales, Diario y Mayor General.

3.4 Verifique sí:

3.4.1 Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada cuenta.

3.4.2 Están todas las cuentas corrientes bancarias, con la denominación o el
nombre oficial de la entidad.

3.4.3 La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si son

las estrictamente necesarias.

3.4.4 La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y

suplentes es mancomunada y si estas fueron designadas por la máxima
autoridad administrativa.

3.4.5 El banco es informado oportunamente y por escrito que algún

funcionario autorizado para firmar cheques, es relevado de tal función
o ha dejado de pertenecer a la entidad.

3.5 Solicite directamente a los bancos confirmación del saldo de cada una de
las cuentas, a la fecha de cierre del ejercicio objeto de examen, lo que
debe incluir, además, los montos de valores en custodia, depósitos a plazo
y otros derechos, si los hubiere.

3.6 Verifique, de acuerdo con las fechas, las conciliaciones de las cuentas
bancarias se hagan por lo menos cada mes; que las realicen personas
ajenas al manejo de ingresos y egresos y a los registros contables, así
como que estén aprobados por un funcionario autorizado.

3.7 Revise, en cuanto a los procedimientos establecidos, cada conciliación

bancaria a la fecha de la confirmación del saldo obtenido del banco
correspondiente o, en las fechas que se considere convenientes. Al
respecto, debe comprobarse y obtenerse evidencia de que se hayan
seguido, por lo menos, los siguientes procedimientos de conciliación:
3.7.1 En cuanto a cheques cancelados devueltos por el banco debe
verificarse que el conciliador:

a) Los haya recibido directamente del banco.

b) Los haya confrontado con el libro de egresos, en cuanto al número, fecha,

beneficiario y monto.

c) Los haya examinado para determinar posibles alteraciones

d) Los haya examinado en cuanto a la autenticidad de las firmas autorizadas.

e) Haya hecho un estudio para determinar posibles endosos irregulares.

3.7.2 Verificar, en cuanto a los estados de cuenta bancarios, que los haya
recibido en sobres cerrados y que hayan confrontado los depósitos
diarios, acreditado en dicho estado de cuenta, con las cifras anotadas
en el Libro de Ingresos. Finalmente, si el conciliador estudia las
transferencias entre bancos para verificar la correcta anotación de las
transacciones en las cuentas respectivas.

3.7.3 Verifique, en cuanto a las conciliaciones propiamente:

a) Que se haya comparado el saldo, según el estado del banco con el saldo
del Libro Auxiliar y la de este o de ambos, con el saldo del Mayor General.

b) Que se cotejan los estados bancarios con los registros de banco.

c) Que se cerciore de que la copia de la fórmula de depósito bancario lo

recibe una persona distinta de la que lo preparó

d) Que se revisen las operaciones o transacciones no usuales, por el

conciliador o por otra persona que tampoco tenga acceso a las funciones
de cobranza o desembolsos.
e) Que se haya investigado por un empleado distinto del que prepara los
depósitos, cualquier cargo bancario por cheques sin fondos u otros
conceptos.

f) Que se investiguen los cheques que han permanecido pendientes de

cobro por largo tiempo.

g) Que se investigue cualquier diferencia que haya surgido durante la

conciliación.

3.8 Efectúe pruebas de la exactitud aritmética de las cifras.

3.9 Realice una prueba de ingresos y egresos con el objeto de verificar la

corrección del saldo en libros de las cuentas bancarias y que los ingresos y
egresos de los meses seleccionados hayan sido registrados.

a) Si por alguna razón le correspondiera hacer alguna conciliación, le bastará

realizar, utilizando las formas y hojas adecuadas, las operaciones que
anteriormente se le ha pedido que verifique o compruebe.

3.10 Respecto de los cheques emitidos:

3.10.1 Verifique que las fórmulas de cheques estén numeradas

consecutivamente y bajo el control y custodia de una persona que esté
autorizada para firmarlos, ni tenga acceso a los registros contables.

3.10.2 Cerciórese que en el caso de que no existan cheques

comprobantes, haya un registro de egresos que detalle las
transacciones.
3.10.3 Verifique que las fórmulas de cheques inutilizadas se anulen para
impedir su uso posterior; igualmente, que se archiven, el original y
todas sus copias, en el Archivo Consecutivo de copias de los cheques.

3.10.4 Verifique que la transferencia de fondos de una cuenta bancaria a

otra, sea autorizada por el tesorero u otro funcionario responsable y
que dichas transacciones se registren inmediatamente después de que
se llevan a cabo.

3.10.5 Verifique, en cuanto a la preparación de cheques, que:

a) Sean preparados por el Departamento de Contabilidad.

b) Sean girados en forma nominativa.

c) Se les adjunte toda la documentación que sustente el egreso.

d) Se tenga establecido el sistema de firmas mancomunadas (administración

superior y empleados administrativos) y que ninguna de las firmas
corresponda a empleados cuyas obligaciones incluyan labores de registro
de operaciones, de conciliaciones bancarias, aprobación de comprobantes
de pago o manejo de cajas y fondos

e) Esté prohibido la firma de cheques en blanco y la emisión de cheques a

caja o al portador.

f) Si se usa facsímil o algún aparato electrónico o mecánico de protección o

firma de cheques, deberá estar prohibido su uso en cheques en blanco.
Solo se usará cuando la documentación sustentadora ha sido revisada y
aprobada (debe quedar evidencia de esto en los comprobantes) y, el
cheque debidamente girado. La persona que maneja y custodia el facsímil
o la máquina protectora no debe tener acceso a los formularios de
 cheques y debe llevar y ser responsable de un registro de control sobre el
uso de tales aparatos.

3.10.6 Cerciórese que las personas que firman los cheques o que controlan el
facsímil, sean independientes del departamento de compras, distintas
de las que solicitan la orden de pago, de las que aprueban los
comprobantes, de las que llevan el registro de comprobantes, de las
que concilian el total de los comprobantes pendientes de pago con el
saldo de la cuenta o subcuenta respectiva y de las encargadas de llevar
los libros de cheques

3.10.7 Cerciórese si posteriormente a su confección y firma, los cheques se

entregan a una oficina pagadora a la que no tienen acceso posterior,
las personas que los confeccionaron.

3.10.8 Cerciórese que una vez que se pague el cheque, los documentos
sustentatorios del mismo se cancelen con un sello que indique el
número del cheque con que se realiza su pago y la fecha.

3.10.9 Verifique si los cheques girados no retirados por los interesados

dentro del plazo conveniente o dentro del que establece el
reglamento, fueron anulados y contabilizados en las cuentas de pasivo
o de patrimonio consignadas en el cuadro de cuentas.

3.10.10 Verifique si existe protección para los cheques pendientes de

entrega.
3.10.11 Verifique el control de la entrega de cheques, y haga una prueba
comparando los endosos de los mismos una vez cancelados por el
Banco, con las firmas de recibido conforme que constan en las copias
del Archivo Consecutivo.

3.10.12 Coteje las copias de los cheques emitidos con el Libro de Caja y
Bancos (o con el Registro de Egresos), verificando la distribución de las
cuentas en los cheques emitidos.

3.10.13 Prepare una lista para investigar los cheques girados a la orden de:
Portador, Caja, Banco la misma entidad, funcionarios o empleados,
señalando en la lista el objeto de los egresos.

3.10.14 Seleccione una muestra de los cheques y sus justificantes del mes o
meses sometidos a prueba.

a) a) Examine los cheques y sus comprobantes que, deben estar separados

de los de ingresos y archivados en estricto orden numérico para permitir
su fácil acceso y exploración y asimismo, las facturas que los respalden,
para verificar lo siguiente: correcta aplicación de la codificación contable y
presupuestaria, identificación con la naturaleza de la cuenta afectada,
aprobación de precios, correcta emisión de las órdenes de compra, la
exactitud aritmética, cancelación del comprobante y documentos
sustentatorios (justificantes) mediante la utilización de un sello.

b) Coordine los pasos anteriores con las verificaciones que se llevan a cabo
en las cuentas por pagar.

c) Determine, para asegurarse de que se haya hecho un corte exacto de los

desembolsos de Caja, el número del último cheque girado en el último día
 del año. Cerciórese de que todos los cheques anteriores hayan sido
enviados o entregados a los beneficiarios.

d) Inspeccione con base en pruebas selectivas, los comprobantes y

justificantes, que sustentan reembolsos o reintegros de Caja Chica y otros
fondos de trabajo, verificando autorizaciones, antigüedad y clasificación
contable y presupuestaria de los gastos y además, si son documentos
originales debidamente cancelados.

3.10.15 Indique, luego de haber cubierto los procedimientos anteriores, si en

su opinión pueden ser nuevamente utilizados o si es necesario
complementarlos; en este caso, prepare un memorando con las
correcciones y ampliaciones necesarias.

4. Egresos o Desembolsos

4.1 Determine si los egresos o los desembolsos están regulados por medio
de reglamento y, si se cumple este y las normas técnicas de control
interno respectivas. Verifique que los controles internos son suficientes y
confiables.

4.2 Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada cuenta.

4.3 Investigue las funciones que tenga el empleado que maneja registros
de egresos, con el objeto de determinar si tiene acceso o no a otras
funciones, de Egresos del Libro de Caja y Bancos, o en su defecto en el
registro de Egresos, pruebas de las sumas de las columnas de
distribución, comprobaciones de los totales horizontales de fin de mes y
 verificaciones de los traslados de saldos de un folio a otro y de un mes a
otro.

4.3.1 Rastreé los pases del Libro de Caja y Bancos al Diario General,
verificando la corrección.

Están todas las cuentas corrientes bancarias, con la denominación o el

nombre oficial de la entidad.

4.3.2 La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si son

las estrictamente necesarias.

4.3.3 La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y

suplentes es mancomunada y si estas fueron designadas por la máxima
autoridad administrativa.

4.3.4 El banco es informado oportunamente y por escrito que algún

funcionario autorizado pague, si existe un reglamento que regule el
funcionamiento de caja auxiliares y, si se cumple este y las normas
técnicas de control interno respectivas. Verifique la suficiencia y
validez de esos controles internos.

4.4 Determine si el banco (o bancos), donde se tienen las cuentas

corrientes para los depósitos de esas cajas auxiliares, envía (n) los estados
de cuenta directamente a la Oficina Central.
4.5 Realice una prueba (de ingresos y egresos) que le permita determinar
si dichas cajas auxiliares informan diariamente a la Caja General las
transacciones efectuadas.

4.6 Efectúe todas las otras pruebas de control consignadas en este

Manual, que le sean aplicables.

5. Caja Chica y Fondos de Trabajo

5.1 Objetivos de Auditoría

1. Verificar el cumplimiento del Reglamento de Operación de la Caja Chica y

de los Fondos de Trabajo y las normas técnicas de control interno
relacionadas con los mismos. Verificar la suficiencia y la validez de esos
controles internos.

2. Determinar si se trabaja con fondo fijo o variable y cuál es el

procedimiento administrativo utilizado en su operación.

3. Comprobar físicamente que el dinero custodiado por el cajero se

encuentre íntegramente en poder de dicho funcionario.

4. Analizar la justificación y la racionalidad de los gastos y observar la

corrección aritmética de los montos pagados y reintegrados, la autenticidad
de los documentos, fechas, legalidad, sellos de “Cancelado” y, si son
originales sin alteraciones.
5. Comprobar en las liquidaciones de la Caja Chica, si los gastos no
sobrepasan la finalidad de la misma.

6. Verificar que el fondo de Caja Chica, sea reembolsado al fin de cada

ejercicio económico, con el objeto de que los gastos se reflejen en los
estados financieros del período en que fueron realizados.

1. Realizar todas aquellas otras verificaciones consignadas en este

Manual, que garanticen un uso adecuado de la Caja Chica o del Fondo
de Trabajo.

5.2 Procedimientos de Auditoría

5.2.1 Estudie la reglamentación existente para la Caja Chica o de los Fondos

de Trabajo establecidos por la máxima autoridad de la entidad u órgano.
Realice pruebas para verificar el cumplimiento de todas sus disposiciones y
de la suficiencia y validez de los controles internos.

5.2.2 Solicite a la unidad administrativa que corresponda en cada entidad,

copia de los arqueos realizados, con el objeto de verificar si se realizan por
sorpresa, por personas ajenas a las que manejan los fondos y si se archivan
los documentos respectivos.
5.2.3 Prepare una cédula que muestre las Cajas y Fondos existentes a la fecha
del examen, con indicación de: montos autorizados, nombre de los custodios
y sus respectivas pólizas de fidelidad.

5.2.4 Determine, en relación con la cédula anterior, las cajas y fondos fijos
que deben ser arqueados, indicando aquellos que requieren un control
simultáneo, es decir, que se practicarán el mismo día y la misma hora.
Cuando la complejidad de la Institución no lo permita, programe la
observación de la realización de estos arqueos, por la administración.

El arqueo o arqueos, dependiendo de la importancia relativa de los fondos

involucrados, deben practicarse al inicio de la Auditoría; también
dependiendo de esa importancia, puede programarse otro u otros “por
sorpresa” en el transcurso de la misma.