MAKALAH MANAJEMEN KEARSIPAN

Dosen Pengampu: Safril, M.sos.

Disusun oleh: Riska Yulirianti ( 1821036)

Siti Salita (1821042)
Fakultas: dakwah dan Komunikasi
Jurusan: ( Bimbingan Konseling Islam )

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI

SYAIKH ABDURRAHMAN SIDDIK
BANGKA BELITUNG
2018/2019
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap pemecahan persoalan dan permasalahan yang dilakukan manusia dalam
kegiatannya sehari-hari baik itu di kantor, di sekolah, atau di rumahnya selalu
menyangkut adanya fakta, data atau informasi. Kemudian dari fakta dan data terjadi
beragam cara memprosesnya. Fakta dan data ini kita dapati dalam kearsipan. Namun
banyak yang tidak sadar bahwa dalam kegitannya tersebut telah membuat sebuah arsip.
Beberapa pengalaman membuktikan, bahwa orang awam ataupun masyarakat
umum belum mengerti atau mungkin belum mengenal istilah arsip. Selintas bila
mendengar kata “Arsip”, maka terbayanglah pada mereka bundel-bundel yang penuh
debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel surat yang berantakan, dan
petugas-petugasnya yang sudah tua, dan kurang terdidik.
Anggapan yang kurang tepat tentang lingkup kegiatan arsip di atas tampaknya
merupakan salah satu faktor mengapa bidang kearsipan di Indonesia kurang berkembang.
Itulah sebabnya pada makalah ini, penulis mencoba untuk menjabarkan dan memberi
pengertian mengenai arsip dan bisa mengubah anggapan tentang pengertian arsip dan
dunia kearsipan itu sendiri.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan
segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat
keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang
baik dibidang kearsipan.Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu
memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak
memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan
yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.

1.2 Rumusan Masalah

a. Apa yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan?
b. Apa saja peran arsip?
c. Apa saja jenis-jenis arsip
 d. Bagaimana manajemen kearsipan?
e. Bagaimana sistem organisasi kearsipan?
1.3 Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui yang dimaksud dengan Arsip dan Kearsipan.’
b. Untuk mengetahui peranan arsip
c. Untuk mengetahui jenis arsip
d. Untuk mengetahui manajemen kearsipan
e. Untuk mengetahui sistem organisasi kearsipan

1.4 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut:
a. Secara akademis, diharapkan makalah ini dapat bermanfaat bagi penambahan
data/referensi yang berkaitan dengan Manajemen Kearsipan khususnya deprogram
studi Bimbingan Konseling Islam di IAIN Syehk Abdurrahman Sidik
b. Secara Teoritis, makalah ini diharapkan mampu menambah pengetahuan dan
wawasan bagi pembaca.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN ARSIP
Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan. Dalam bahasa Belanda
disebutarchief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani,
yaitu Archeyang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta
archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon”
yang berati “gedung pemerintahan”. 1[[1]]
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb),
lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan
dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya
dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Dr. Basir Barthos menyebutkan dalam bukunya “Manajemen Kearsipan” bahwa arsip
adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bahan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kegiatan kebangsaan.

Dari beberapa pengertian arsip di atas, dapat ditarik garis besar bahwa arsip adalah data
atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang
disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu).
Arsip sering disamakan dengan dokumen. Namun keduanya berbeda. The International
Standart Organization mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan,
diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan
digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip
didefinisikan oleh Deserno dan Kynaston sebagai dokumen dalam semua media yang
mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. 2[[2]]

B. PERANAN ARSIP
Arsip mempunyai peranansebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan
sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada
kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian
informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu
 untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan
prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.1
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-
usaha penelitian untuk mempelajari persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-
bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dan teratur.

C. JENIS ARSIP
Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 berdasarkan fungsinya dibedakan
menjadidua:
1. Arsipdinamis (Dokumen )
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip
yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 3[[3]]
Dokumen (arsip dinamis) dibagi menjadi beberapa kategori:
a) Dokumen Administrasif. Yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondesi.
Contohnya, buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.
b) Dokumen Akuntansi. Yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait. Contohnya
adalah tagihan.
c) Dokumen proyek. Yaitu yang berkaitan dengan proyek tertentu.
d) Berkas kasus. Yaitu meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak, dan lainnya.
Sedangkan berdasarkan penggunaannya, arsip dinamis dibagi menjadi:
a) Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam
setahun.
b) Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan semi aktif. Disebut semi aktif jika
hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Contohnya, berkas pegawai yang sudah
pensiun.

2. Arsipstatis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik
Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

D. MANAJEMEN KEARSIPAN
Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan,
pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas
kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk
mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian,
peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan
ekonomis/efisien
Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip
menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan
sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan
pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan

[3] Hadi Abu Bazkar. Loc. Cit, hlm. 2

 sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan,
dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.

Tujuan Manajemen Kearsipan

1. Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan
lengkap.
2. Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.
3. Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan
maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang
efektif dan ekonomis/efisien.
4. Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan
arsip.
5. Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6. Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan
sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan pencegahan terjadinya kertas kerja yang
tidak perlu.

Menurut Undang-undang tentang Kearsipan yang membedakan dua macam pengelolaan

arsip seperti tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan
dengan tujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi
persyaratan : andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur
dan kriteria yang ditetapkan dalam pedoman tata naskah. Selain itu pejabat atau orang yang
bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya. Jadi pada dasarnya tujuan pengelolaan
arsip dinamis yaitu untuk menjamin ketersediaan, keautentikan, keutuhan, keamanan, dan
keselamatan arsip.
Sedangkan pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan
arsip sebagai bahan pertanggungjawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan
Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi-fungsi
manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi
operasional kearsipan.
Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu:

1. pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam

pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.
2. Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
3. Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan, pengamanan,
penyelamatan dan pemulihan arsip.
4. Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
dan akses.
E. Sistem Organisasi Kearsipan
Pada dasarnya kearsipan adalah kegiatan penyusunan dokumen dan arsip pada tempat
yang ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1. Kearsipan sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem
ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi/kantor.
2. Kearsipan sistem subjek
Dalam sisitem ini semua naskah /dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok
soal atau masalah.
3. Kearsipan sistem wilayah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah, seperti nama
negara, provinsi, kabupaten, kecamatan.
4. Kearsipan sistem nomor
Sistem nomor/angka disebut juga kode klasfikasi yang dijadikan kode surat adalah nomor
yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
5. Kearsipan sistem tanggal
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal.
 BAB III
KESIMPULAN
Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan.Dalambahasa Belanda
disebutarchief, dalam bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani,
yaitu Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta
archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon”
yang berati “gedung pemerintahan”.
Peranan arsipsebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan sebagai “alat
pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
“perencanaan”, “penganalisaan”, pengembangan, dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-
tepatnya.
Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan,
pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas
kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk
mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian,
peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan
ekonomis/efisien
Ada dua macam daur hidup arsip atau lifecycle, yaitu : life cycle model (model siklus
hidup) yang lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual, dan Records
Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip
elektronis. Fungsi manajemen dalam hal ini adalah mengatur segala yang berhubungan dengan
kearsipan berupa pengelolaan arsip itu sendiri dan lingkungan di luar arsip.
 DAFTAR PUSTAKA

Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Martono, Boedi. 1990. SistemKearsipanPraktis: PenyusutandanPemeliharaanArsip. Jakarta:
PustakaSinarHarapan
PeraturanPemerintahNomor 34/1979
Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press

[1] [1]Hadi Abubakar, Pola Kearsipan Modern,Jakarta, Penerbit Djambatan, 1996., hlm. 8-9

[2] [2]Badri Munir Sukuco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga,

Jakarta, 2007, hlm. 82

[3] [3]] Hadi Abu Bazkar. loc.Cit, hlm. 2