FORMULIR
Dosen pengampu : Ibu Nesti Hapshari
Disusun oleh :
KELOMPOK 3
Nadhira Putri Hartanty (1810630110082)
Akbar Saputra (1810630110086)
Hanifah Sekar Nurrulita (1810630110089)
Nadila Rahma Gusti Rahayu. (1810630110094)
Ginanjar Ahmad Yulhafidzh (1810630110095)
D3 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SINGAPERBANGSA KARAWANG
TAHUN AJARAN 2018/2019
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia,
serta taufik dan hidayah-Nya makalah tentang Formulir ini dapat terselesaikan meskipun banyak
kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterima kasih kepada ibu selaku dosen mata kuliah
system akuntansi informasi yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Kami berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta
pengetahuan kita agar dapat memahami tentang Formulir lebih jauh. Kami juga menyadari
sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh
sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang
telah dibuat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran
yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami maupun orang yang
membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang
berkenan dan mohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.
Penyusun
2
DAFTAR ISI
Kata pengantar.................................................................................................................. 2
Daftar isi ............................................................................................................................ 3
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................... 4
1.1 Latar belakang ............................................................................................................ 4
1.2 Rumusan masalah ...................................................................................................... 4
1.3 Tujuan penulisan ......................................................................................................... 4
BAB II PEMBAHASAN......................................................................................................... 5
2.1 Definisi Formulir .......................................................................................................... 6
2.2 Formulir Elektronik ..................................................................................................... 6
2.3 Manfaat Formulir ........................................................................................................ 8
2.4 Golongan Formulir Menurut Sumbernya ................................................................... 9
2.5 Golongan Formulir Menurut Tujuannya ..................................................................... 9
2.6 Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir .............................................. 10
2.7 Kapan Formulir Diperlukan? ..................................................................................... 13
2.8 Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Merancang Formulir ............................ 14
2.9 Informasi yang Diperlukan dalam Merancang Kembali Suatu Formulir ................... 15
2.10 Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung ........................................................ 16
BAB III PENUTUP ............................................................................................................. 17
3.1 Kesimpulan ................................................................................................................ 17
3.2 Saran ........................................................................................................................ 17
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... 18
3
BAB I
PENDAHULUAN
4
6. Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir
7. Kapan formulir diperlukan
8. Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir
9. Informasi yang diperlukan dalam merancang kembali suatu formulir
10. Dokumen sumber dan dokumen pendukung
5
BAB II
PEMBAHASAN
6
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi
memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.
Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi
kebutuhan pemakai dengan tepat.
7
secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk
menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
8
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal
penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual
persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam
bentuk tulisan.
Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi
kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara
LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah
besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi
kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian
kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang
sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar
organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian
pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti
tertulis dalam formulir tersebut.
9
2. Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan.
10
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai
pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari
pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika
barangnya sudah diterima
Daalm mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali
data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam
formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya
perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal
dan buku pembantu.
Formulir merupakan bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini
diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga
aset organisasi.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk
komunikasi dengan pihak luar
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat
perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo
perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir
tersebut bagi perusahaan penerima.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap
forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan
menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan
identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir
dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar
digunakan untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio,
kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis
diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Cetaklah garis pada formulir jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian
formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan
dapat mengatus spasi sendiri.
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan
sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan
dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir
tersebut hilang.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membutuhkan
tanda , atau x, atau dengan menjawab ”ya” atau ”tidak”, untuk menghemat waktu
pengisiannya
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk
menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir,
12
sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda (cek list) atau x (silang) untuk informasi
yang dipilih oleh pengisi.
12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan
menggunakan karbon beberapa kali, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon
Formulir ganda dalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan
formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara,
sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir
berganda.
Zona membagi formulir menurut blok – blok yang logis yang berisi data yang saling terkait
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ? ada empat keadaan yang mendasari
perlunya penggunaan formulir:
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap
hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut
setiap harinya.
13
mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada
bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang
sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan
informasinya, maka formulir harus digunakan.
Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian
pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan,
spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu
disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan
pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang
yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang duperlukan formulir
untuk merekam pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir
tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi
informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir
yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur
14
penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman
dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun
menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pengisian formulir dan akanmengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.
pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan
penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin
khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal ini akan menentukan jensi dan mutu
kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan
pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ? Hal ini akan menetukan
mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini
diperlukan.
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk
menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian
permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar
tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yang bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi
dari formulir tersebut.
15
2.10 Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, formulir atau dokumen dapat digolongkan menjadi dua
macam, yaitu:
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau
buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya
transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
16
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam dunia administasi formulir sangatlah penting dalam mempermudah pekerjaan
karena formulirnadalah selembarnkertas atau lebih yang menyediakan ruangan untuk memuat
catatan, informasi atau ilustrasi yang akan diteruskan pada individu, departemen atau organisasi
lain. Dalam hal ini, formulir juga memeiliki beberapa ketentuan dalam pembuatannya serta
memiliki banyak manfaat.
3.2 Saran
Dengan ini, diharapkan para administasi dapat memahami dan mempraktekan ilmu
pembuatan serta info mengenai formulir yang memang memiliki peranan yang penting dakam
dunia administasi
17
Daftar Pustaka
18