PENGAUDITAN SIKLUS PERSEDIAAN DAN PENGGUDANGAN

A. Fungsi-Fungsi Bisnis Dalam Siklus Dan Dokumen Serta Catatan Yang

Bersangkutan
Siklus persediaan dan pergudangan dapat dikatakan adalah paduan dari dua
sisitem yang terpisah tapi erat berhubungan. Yang pertama adalah arus barang secara
fisik, dan yang kedua adalah biaya yang terkait. Selama persediaan bergerak dalam
perusahaan,harus ada pengendalianyang cukkup baik atas pergerakan fisik maupun
biaya-biaya yang terkait. Pemeriksaan sekilas terhadap enam fungsi yang membentuk
siklus persediaan dan pergudangan akan membantu untuk memahami pengendalian
tersebut dan bahan bukti audit yang diperlukan untuk menguji efektifitasnya.
Pembuatan Order Pembelian
Siklus pembelian dan penggudangan dimulai dengan adanya permintaan bahan
baku untuk produksi. Pengendalian yang memadai perlu diciptakan apakah pembelian
persedian untuk bahan baku (dalam perusahaan manufaktur) ataukan untuk barang
jadi (dalam perusahaan dagang pengecer). Permintaan pembelian adalah formulir
yang digunakan untuk meminta agar bagian pembelia memesan persediaan.
Permintaan ini bias diinisiasi oleh pegawai gudang ketika bahan baku dibutuhkan,
atau oleh perangkat lunak komputer yang secara otomatis akan memesan barang
ketika persediaan mencapai tingkat tertentu, dipesan ketika ada permintaan untuk
kebutuhan produksi, atau dipesan secara rutin setelah dilakukan perhitungan
persediaan periodik.
Penerimaan Bahan Baku
Penerimaan bahan baku, yang juga merupakan bagian dari siklus pembelian dan
pembayaran, meliputi inspeksi atas barang yang diterima untuk memeriksa kebenaran
jumlah maupun kualitasnya. Bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang
yang akan menjadi salah satu dokumen yang diperlukan sebelum pembayaran bisa
dilakukan. Setelah diperiksa, bahan baku dikirim ke gudang dan copy dari laporan
penerimaan barang, atau electronic notofications berkenaan dengan penerimaan
barang, biasanya dikirim juga ke bagian pembelian, bagian gudang, dan bagian utang
usaha. Pengawasan dan pertanggungjawaban diperlukan pada setiap
pengiriman/perpindahan barang.
Penggudangan Bahan Baku
 Segera setelah diterima, bahan baku biasanya disimpan dalam gudang. Apabila
bagian lain memerlukan bahan baku untuk diproduksi, pegawai dari bagian produksi
mengirimkan permintaan bahan baku yang telah mendapat otorisasi dari kepala
bagian produksi, perintah kerja, atau dokumen serupa itu, yang menyebutkan jenis
dan jumlah material yang diperlukan. Dokumen permintaan ini digunakan untuk
memutahirkan master file persediaan perpetual dan mencatat pengiriman dari bahan
baku ke akun persediaan barang dalam proses. Pada entitas yang memiliki manajemen
persediaan terintegrasi dan menggunakan sistem akuntansi berkomputer, pemutahiran
ini berlangsung secara otomatis.
Pengolahan Barang
Proses pengolahan barang sangat bervariasi antara perusahaan yang satu dengan
perusahaan lainnya. Perusahaan menentukan barang yang akan diproduksi
berdasarkan pesanan tertentu dari konsumen, ramalan penjualan, tingkat persediaan
yang ditetapkan di muka, atau atas dasar lain. Biasanya perusahaan memiliki bagian
khusus yang bertanggungjawab untuk menentukan jenis dan kuantitas barang yang
akan diproduksi.
Suatu sistem akuntansi biaya yang memadai merupakan bagian penting untuk
fungsi pengolahan barang pada semua perusahaan manufaktur. Sistem tersebut
menghasilkan informasi untuk perencanaan dan pengawasan manajemen dan
penilaian persediaan untuk penyusunan laporan keuangan. Ada dua jenis sistem
akuntansi biaya, yaitu: sistem harga pokok pesanan (job cost system) dan sistem harga
pokok proses (process cost system).
Penyimpanan Barang Jadi
Setelah barang jadi selesai, barang-barang tersebut disimpan di gudang,
menunggu pengiriman ke konsumen. Dalam perusahaan yang memiliki pengendalian
internal yang baik, persediaan barang jadi berada dalam pengawasan fisik di lokasi
yang terpisah, di area yang hanya bisa dimasuki oleh petugas tertentu. Pengendalian
atas barang jadi sering dipandang sebagai bagian dari siklus penjualan dan permintaan
piutang.
Master File Persediaan Perpetual
Maste file persediaan perpetual adalah suatu catatan yang biasanya secara khusus
digunakan untuk bahan baku dan barang jadi. Kebanyakan perusahaan tidak
 menyelenggarakan catatan perpetual untuk barang dalam proses. Master file
persediaan perpetual biasanya berisi informasi tentang jumlah unit persediaan yang
dibeli, dijual, dan sisa dalam persediaan. Dalam sistem berkomputer yang dirancang
dengan baik, catatan ini juga meliputi harga pokok per unit.
B. Bagian-Bagian Dalam Pengauditan Persediaan
Tujuan keseluruhan pengauditan siklus persediaan dan penggudangan adalah
untuk memberikan asurans bahwa laporan keuangan menyajikan bahan baku, barang
dalam proses, dan persediaan barang jadi secara wajar. Audit atas siklsu persdiaan
dan penggudangan dapat dibagi menjadi lima aktivitas dalam siklus sebagai berikut:
1) pembelian dan pencatatan bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead, 2)
transfer asset dan biaya internal, 3) pengiriman barang dan pencatatan pendapatan dan
biaya, 4) observasi penghitungan fisik persediaan, 5) penetapan harga dan kompilasi
persediaan.
Pembelian dan Pencatatan Bahan Baku, Tenaga Kerja Langsung, dan Overhead
Auditor harus memperoleh pemahaman tentang pengendalian internal ketiga
fungsi ini dan kemudia melakukan pengujian pengendalian serta pengujian substantif
golongan transaksi pada kedua siklus, yaitu siklus pembelian dan pembayaran, serta
siklus penggajian dan personalia.
Transfer Aset dan Biaya Internal
Pengiriman Barang dan Pencatatan Pendapatan dan Biaya
Observasi Penghitungan Fisik Persediaan
Auditor harus mengobservasi (mengamati) penghitungan fisik persediaan yang
dilakukan klien untuk memastikan bahwa persediaan terbukukan sungguh-sungguh
ada pada tanggal neraca dan telah dihitung dengan benar oleh klien.
Penetapan Harga dan Kompilasi Persediaan
Biaya perolehan yang digunakan untuk menilai persediaan harus diuji untuk
menentukan apakah klien telah menetapkan metoda persediaan yang sesuai dengan
standar akuntansi dan konsisten dengan tahun sebelumnya. Prosedur audit yang
digunakan untuk memeriksa biaya perolehan ini disebut pengujian harga. Selain itu,
auditor juga harus melakukan pengujian kompilasi persediaan, yaitu pengujian yang
dilakukan untuk memeriksa apakah penghitungan fisik telah diikhtisarkan dengan
 benar, jumlah dan harga telah dikalikan dengan benar, dan hasil perkalian tersebut
telah dijumlahkan vertikal untuk kemudian dicocokan dengan saldo di buku besar.
C. Pengauditan Akuntansi Biaya
Sistem dan pengendalian akuntansi biaya berbeda-beda antara perusahaan yang
satu dengan perusahaan lainnya. Perbedaan ini sangat bervariasi dan lebih banyak
disbanding dengan bidang audit lainnya karena keanekaragaman unsur persediaan
dan tingkat kecanggihan yang diinginkan manajemen.
Pengendalian Akuntansi Biaya
Pengendalian akuntansi biaya adalah pengendalian yang berkaitan dengan proses
yang memengaruhi persediaan fisik dan jejak biaya sejak bahan baku diminta hingga
selesainya hasil produksi dan memindahkannya ke gudang. Pengendalian ini dapat
dibagi menjadi dua kategori utama sebagai berikut: 1) pengendalian fisik atas
persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi, 2) pengendalian atas
biaya yang bersangkutan.
Pengujian Akuntansi Biaya
Konsep pengauditan akuntansi biaya persediaan tidak berbeda dengan apa yang
telah dibahas sebelumnya untuk siklus-siklus transaksi lainnya, yaitu: memahami
pengendalian internal dalam sistem akuntansi biaya, menilai risiko pengendalian
direncanakan, menentukan luasnya pengujian pengendalian, dan merancang
pengujian pengendalian dan pengujian substantif golongan transaksi untuk memenuhi
tujuan audit transaksi. Auditor biasanya menekankan pada empat aspek akuntansi
biaya sebagai berikut: 1) pengendalian fisik atas persediaan, 2) dokumentasi dan
catatan untuk perpindahan persediaan, 3) master file persediaan perpetual, 4) catatan
harga pokok per unit.
Pengendalian Fisik
Pengujian atas pengendalian fisik bahan baku, barang dalam proses, dan barang
jadi yang dilakukan auditor biasanya dibatasi pada observasi dan meminta
keterangan. Auditor dapat memeriksa area gudang bahan baku untuk menentukan
apakah persediaan dilindungi dari kemungkinan pencurian dan penyalahgunaan
dengan menggunakan gudang berkunci atau alat pengaman lain, termasuk ada
tidaknya penanggungjawab penyimpanan dalam gudang. Auditor dapat meminta
keterangan dari penanggungjawab gudang tentang tuga mereka yang berkaitan
dengan pengawas atas persediaan yang mereka monitor. Apabila auditor
berkesimpulan bahwa pengendalian fisik sangat tidak memadai sehingga persediaan
akan menjadi sulit untuk dihitung dengan tepat, maka auditor harus memperluas
observasi atas pengujian perhitungan fisik persediaan untuk memastikan bahwa
penghitungan yang memadai telah dilakukan.
Dokumentasi dan Catatan Untuk Perpindahan Persediaan
Pusat perhatian auditor dalam memeriksa perpindahan (transfer) persediaan dari
satu lokasi ke lokasi lainnya adalah pada ada tidaknya pencatatan atas perpindahan
barang, apakah semua perpindahan dicatat, dan apakah kuantitas , deskripsi, serta
tanggal dari semua catatan dilakukan dengan akurat. Pemberian label dengan
standardized bar codes yang bisa di-scan dengan bar-code readers, serta penggunaan
teknologi lain akan memudahkan bagi klien untuk menelusur jejak pergerakan barang
sepanjang proses produksi. Pada waktu mengaudit perpindahan persediaan, auditor
pertama-tama harus memahami pengendalian internal klien dalam pencatatan
perpindahan sebelum auditor melakukan pengujian yang relevan. Setelah
pengendalian internal dipahami, auditor akan mudah melakukan pengujian
pengendalian atau pengujian substantif golongan transaksi, dengan memeriksa
dokumen dan catatan untuk menguji tujuan keterjadian dan ketelitian perpindahan
barang dari gudang bahan baku ke pabrik.
Master File Persediaan Perpetual
Keandalan master file persediaan perpetual memengaruhi saat dan luasnya
pemeriksaan fisik persediaan yang akan dilakukan auditor. Apabila master file
persediaan perpetual akurat, auditor dapat menguji penghitungan fisik persediaan
sebelum tanggal neraca. Penghitungan fisik persediaan interim atau penggunaan
penghitungan siklus sepanjang tahun, dapat menhemat biaya secara signifikan baik
bagi klien maupun bagi auditor, dan audit bisa diselesaikan lebih cepat. Auditor juga
bisa mengurangi pengujian penghitungan fisik persediaan, apabila klien memiliki
catatan persediaan perepetual yang bisa diandalkan dan risiko pengendalian yang
berkaitan dengan observasi fisik persediaan adalah rendah.
Catatan Harga Pokok Per Unit
Data biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead yang akurat sangat
penting untuk penetapan wajar persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan
 barang jadi. Untuk menyelenggarakan data biaya yang akurat, klien harus
mengintegrasikan catatan akuntansi biaya dengan catatan produksi dan akuntansi
biaya. Pada waktu melakukan pengujian atas catatan persediaan, auditor pertama-
tama harus mendapatkan pemahaman tentang pengendalian internal dalam sistem
akuntansi biaya. Setelah auditor memahami pengendalian internal yang
mempengaruhi catatan akuntansi biaya, pendekatan terhadap verifikasi internal atas
catatan akuntansi biaya menyangkut konsep yang sama. Auditor biasanya menguji
catatan akuntansi biaya sebagai bagian dari pengujian atas pembelian, penggajian dan
penjualan untuk menghindari pengujian catatan lebih dari sekali dan untuk
meningkatkan efisiensi audit.
D. Prosedur Analitis
Prosedur analitis sangat penting dalam pengauditan persediaan dan
penggudangan. Selain melakukan prosedur analitis yang memeriksa hubungan saldo
akun persediaan dengan akun-akun laporan keuangan lainnya, auditor sering
menggunakan informasi non keuangan untuk menilai kewajaran saldo persediaan
yang bersangkutan. Setelah melaksanakan pengujian yang tepat atas catatan akuntansi
biaya dan prosedur analitis, auditor memiliki basis untuk merancang dan
melaksanakan pengujian rinci atas saldo akhir persediaan.
E. Observasi Fisik Persediaan
Karena persediaan sangat berbeda antara perusahaan yang satu dengan
perusahaan lainnya, maka pemahaman tentang bisnis dan bidang usaha klien menjadi
lebih penting baik untuk observasi fisik persediaan maupun untuk penetapan harga
serta kompilasi daripada untuk area-area audit yang lain. Dengan memahami
pengaruh dari bisnis dan bidang usaha klien terhadap persediaan, auditor menilai
risiko bisnis klien untuk menentukan apakah risiko tersebut meningkatkan
kemungkinan terjadinya kesalahan penyajian material dalam persediaan.
F. Persyaratan Observasi Persediaan
Di Amerika Serikat, auditor diwajibkan untuk melakukan observasi atas
penghitungan fisik persediaan sejak terjadinya kecurangan menggemparkan berupa
pencatatan persediaan yang senyatanya tidak ada oleh McKensson & Robbins
Company pada tahun 1983. Kecurangan tersebut tidak terdeteksi karena auditor tidak
mengobservasi penghitungan fisik persediaan yang pada waktu itu memang tidak
merupakan persyaratan yang harus dilakukan auditor. Standar audit (SA 501.4) berisi
ketentuan sebagai berikut:
1. Menghadiri penghitungan fisik persediaan, kecuali jika tidak praktis, untuk:
1) Mengevaluasi instruksi dan prosedur manajemen untuk mencatat dan
mengendalikan hasil penghitungan persediaan fisik.
2) Mengobservasi pelaksanaan prosedur penghitungan yang dibuat oleh
manajemen.
3) Menginspeksi persediaan.
4) Menguji penghitungan fisik (test count).
2. Melaksanakan prosedur audit atas catatan persediaan final untuk menentukan
apakah catatan tersebut mencerminkan hasil penghitungan fisik aktual.
Mengevaluasi Instruksi dan Prosedur yang Dibuat Manajemen
Metoda apa pun yang digunakan dalam pembukuan persediaan, klien harus
melakukan penghitungan fisik persediaan, tetapi tidak selalu harus dilakukan pada
akhir tahun. Penghitungan fisik bisa dilakukan pada tanggal neraca atau mendekati
tanggal neraca, pada tanggal interim, atau berdasarkan siklus yang terjadi sepanjang
tahun. Pengendalian yang memadai atas penghitungan persediaan, antara lain
meliputi adanya instruksi dan prosedur yang dibuat manajemen tentang berbagai hal
yang berkaitan dengan pelaksanaan penghitungan fisik tersebut.
Mengobservasi Pelaksanaan Prosedur Penghitungan
Hal terpenting dalam mengobservasi persediaan adalah menentukan apakah
penghitungan fisik dilakukan sesuai instruksi yang telah ditetapkan klien. Untuk
mencapai hal tersebut, auditor wajib hadir pada saat penghitungan fisik berlangsung.
Apabila personil klien tidak mengikuti instukri, auditor harus memberitahu pengawas
(supervisor) untuk memecahkan masalah atau memodifikasi prosedur observasi fisik.
Keputusan Auditor
Keputusan auditor dalam observasi fisik persediaan adalah serupa dengan
keputusan yang dilakukan auditor dalam bidang audit yang lain. Keputusan tersebut
meliputi: pemilihan prosedur audit, keputusan tentang saat prosedur akan dilakukan,
penentuan ukuran sampel, dan pemilihan unsur-unsur akun.
Saat Penghitungan Fisik
 Auditor memutuskan apakah penghitungan fisik dapat dilakukan sebelum akhir
tahun terutama berdasarkan ketelitian dalam master file persediaan perpetual. Apabila
klien melakukan perhitungan fisik interim, yang akan disetujui auditor hanya apabila
pengendalian internal efektif, auditor melakukan observasi penghitungan fisik pada
saat itu, dan juga menguji transaksi-transaksi yang dicatat dalam catatan perpetual
sejak tanggal penghitungan fisik hingga akhir tahun. Apabila catatan perpetual
diselenggarakan dengan teliti dan pengendalian yang bersangkutan berjalan efektif,
maka klien tidak perlu menghitung seluruh persediaan pada akhir tahun.
Ukuran Sampel
Jumlah unsur persediaan yang harus dihitung auditor sulit untuk ditentukan karena
auditor berkonsentrasi pada observasi atas prosedur klien, bukan pada pemilihan
unsur yang akan diuji. Untuk mudahnya, ukuran sampel dalam observasi fisik lebih
ditentukan oleh berapa jam waktu yang disediakan daripada jumlah unsur persediaan
yang akan dihitung.
Pemilihan Unsur
Ketika auditor mengobservasi penghitungan persediaan yang dilakukan klien,
auditor harus cermat untuk:
1. Mengobservasi penghitungan atas unsur yang paling signifikan dan sampel yang
representatif dari unsur-unsur yang tipikal.
2. Meminta keterangan tentang unsur-unsur yang mungkin usang atau rusak.
3. Membahas dengan manajemen, alasan tidak mengikutsertakan unsur yang
material.
Pengujian Observasi Fisik
G. Audit Penetapan Harga dan Kompilasi
Auditor harus memeriksa bahwa penghitungan fisik atau catatan kuantitas
perpetual telah ditentukan harganya dan dikompilasi dengan benar. Pengujian harga
persediaan mencakup semua pengujian atas harga per unit yang digunakan klien
untuk memastikan bahwa harga-harga tersebut benar. Kompilasi persediaan meliputi
pengujian atas pengikhtisaran penghitungan fisik persediaan yang dibuat klien,
penghitungan ulang harga dikalikan kuantitas, penjumlahan vertikal ikhtisar
persediaan, dan menelusur totalnya ke buku besar.
H. Pengintegrasian Pengujian
Pengujian Siklus Pembelian dan Pembayaran
Apabila auditor memeriksa pembelian persediaan sebagai bagian dari pengujian
siklus pembelian dan pembayaran, auditor juga mendapat bukti tentang ketelitian
bahan baku yang dibeli dan semua biaya overhead pabrik, kecuali biaya tenaga kerja.
Pengujian Siklus Penggajian dan Personalia
Ketika auditor memeriksa biaya tenaga, kondisi yang sama diterapkan seperti
halnya pada pembelian. Dalam banyak hal, catatan akuntansi biaya untuk tenaga kerja
langsung dan tidak langsung dapat diuji sebagai bagian dari siklus penggajian dan
personalia.
Pengujian Siklus Penjualan dan Pengumpulan Piutang
Hubungan antara siklus penjualan dan pengumpulan piutang dan siklus
persediaan dan penggudangan tidak seerat dua siklus yang baru saja dibicarakan.
Namun demikian, kebanyakan pengujian audit dalam penggudangan barang jadi, dan
pengiriman serta pencatatan penjualan dilakukan ketika siklus penjualan dan
pengumpulan piutang terjadi. Apabila klien menggunakan catatan akuntansi biaya,
auditor bisa menguji standar harga pokok penjualan pada waktu yang bersamaan
dengan pelaksanaan pengujian penjualan.
Pengujian Akuntansi Biya
Pengujian atas catatan akuntansi biaya berarti memeriksa pengendalian yang
mempengaruhi persediaan yang tidak diperiksa auditor sebagai bagian dari pengujian
atas ketiga siklus yang lalu. Auditor menguji pengendalian fisik, pemindahan biaya
bahan baku ke barang dalam proses, pemindahan biaya produksi barang yang sudah
selesai ke barang jadi, master file persediaan perpetual, dan catatan biaya per unit.
Persediaan Fisik, Penetapan Harga, dan Kompilasi
Penghitungan fisik persediaan, penetapan harga, dan kompilasi ketiganya sama
pentingnya dalam pengauditan persediaan karena kesalahan penyajian dalam salah
satu aktivitas tersebut akan menyebabkan kesalahan penyajian persediaan dan harga
pokok penjualan.
 DAFTAR PUSTAKA
Al Haryono Jusup. 2014. Auditing (Pengauditan Berbasis ISA). Yogyakarta:
Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YPKN.