Administración avanzada bajo hoja de calculo

Gestión de inventarios

Estudiante

Carlos Andrés Rodríguez Toro

Docente

Yornandy Martínez

Institución Universitaria

Pascual Bravo

Medellín
2019
Introducción
La gestión de inventarios es una operación transversal a la cadena de
abastecimiento; compone uno de los aspectos logísticos más complejos en
cualquier sector de la economía al que se aplique. Las inversiones destinadas a los
inventarios son enormes y el control del capital relacionado a las materias primas,
los inventarios en proceso y los productos finales, constituyen un factor potencial
para lograr mejoras en el sistema. No obstante, dicha complejidad en la gestión se
hace cada vez más penetrante, teniendo en cuenta las consecuencias que producen
fenómenos como la apertura de mercados, el incremento en la variedad de
productos y referencias, la globalización, la producción y distribución de productos
con altos estándares de calidad y la masificación de acceso a la información.
Los fenómenos mencionados anteriormente, ponen en alerta a los administradores,
gerentes y analistas de logística, ya que uno de los principales problemas a los que
se deben enfrentar es la administración de los inventarios.
En la presente unidad, se presenta todo lo relacionado a los inventarios como la
gestión, los objetivos, las actividades, los tipos, la clasificación, las ventajas de tener
un sistema de inventarios y los modelos.
Objetivo general
Proporcionar una idea precisa y actual de la gestión de inventarios, qué compone
esta actividad y su función dentro de la cadena de abastecimiento para lograr que
el estudiante visualice e incorpore técnicas, teorías y metodologías de la
administración de inventarios a un adecuado abastecimiento.
Objetivos específicos
 Estudiar y analizar los conceptos básicos que componen la gestión de
inventarios, para determinar el alcance que tiene esta actividad frente al éxito
de las organizaciones.
 Conocer las formas en las que se pueden administrar los inventarios y
realizar aprovisionamientos en cualquier empresa.
 Comprender y examinar cuáles son los diferentes tipos de inventario
existentes y así mismo, lograr la adecuada implementación de cada uno de
ellos dependiendo el escenario de desarrollo.
Un inventario, es una provisión de materiales que tiene como escenario principal
facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfacción de la demanda de los
clientes. Dentro de un sistema productivo, los inventarios actúan como reguladores
o amortiguadores entre los ritmos de salida de una fase y los de entrada de las
siguientes.
Se entiende por gestión de inventarios, el organizar, planificar y controlar el conjunto
de stocks pertenecientes a una organización. Organizar significa fijar criterios y
políticas para su regulación y determinar las cantidades más convenientes de cada
uno de los artículos. Cuando se planifica, se establecen los métodos de previsión y
se determinan los momentos y cantidades de reposición y se han de controlar los
movimientos de entradas y salidas, el valor del inventario y las tareas a realizar.

Objetivos de la gestión de inventarios

El objetivo primordial de la gestión de inventarios es actuar como reguladores entre
los ritmos de abastecimiento y las cadencias o consumos de sus salidas. Lo que
puede evidenciarse a través de:
 Reducción del riesgo sobre la certeza en la demanda de los productos.
 Disminuir el costo de los suministros de la producción.
 Anticipar las variaciones previstas de la oferta y la demanda.
 Facilitar el transporte y distribución del producto.
Igualmente, se debe establecer un equilibrio entre la calidad de servicio y los costos
derivados de tener inventario. Para conseguir este propósito, se deben tener en
cuenta dos aspectos complementarios:

 El sistema de reposición.
 El stock de seguridad

Ventajas de un sistema de gestión

Establecer un sistema de gestión de inventarios, significa adoptar un procedimiento
organizativo que permita:
₻ Disponer de todas las informaciones que afectan los artículos para
administrar.
₻ Contabilizar adecuadamente los artículos en stock.
₻ Conocer su comportamiento histórico.
₻ Prever las necesidades medias futuras a satisfacer y aceptar un nivel de
riesgo de ruptura.
₻ Calcular los pedidos a efectuar, teniendo en cuenta la disminución de costos
de gestión y las condiciones y límites de los proveedores.
₻ Mantener un stock de seguridad adecuado.
La gestión de inventarios, se centra básicamente en materias primas, productos en
proceso y productos terminados. La manera en la que se administran los inventarios
depende del tipo o naturaleza de la organización y de su estructura organizacional,
ya que se pueden manejar de la misma manera los inventarios de una empresa
manufacturera, una comercializadora o una de servicios.
También depende del tipo de proceso, por ejemplo:
₹ Montajes o ensambles: en un método de producción por proceso de montaje
se determina la cantidad a producir y almacenar para cada producto.
₹ Órdenes específicas: la materia prima se adquiere después de recibir el
pedido o la orden y el producto se entrega inmediatamente después de
terminado.
₹ Producción continua: las materias primas generalmente se adquieren con
anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.
Partiendo de lo expuesto, la administración de inventarios se fundamenta en tener
el control sobre:
‫ﭞ‬ En qué momento debería ordenarse o producirse.
‫ﭞ‬ Cómo protegerse contra los cambios en los costos de los artículos.
‫ﭞ‬ Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse.
‫ﭞ‬ Qué artículos del inventario merecen una atención especial.

Clasificación ABC
Es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a criterios
preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el "costo unitario" y el
"volumen anual demandado").

Para establecer los niveles de importancia de un producto se deben tener en cuenta:

₹ Ventas anuales. ₹ Confiabilidad de los proveedores.
₹ Costo unitario. ₹ Condiciones de almacenamiento.
₹ Oferta y demanda del material. ₹ Riesgo de obsolescencia o
₹ Disponibilidad de recursos para caducidad.
producirlos. ₹ Nivel de servicio requerido.
Desarrollo del análisis del trabajo en Excel
Movimiento de unidades
Se puede observar que 15 referencias del inventario no tuvieron
movimientos en las acciones realizadas de entradas de inventario
quedaron estables durante este proceso.
Pese a que 3 de estas referencias pese a no tener entradas resultaron
con salidas de inventario con cantidades considerables.
Se contó con un ingreso de inventario de 21 referencias frente a 36
que son en total en nuestro control de inventarios.
Y se contó con un movimiento de salidas de inventario de unas 24
referencias con las cuales se evidencia un flujo de salida un poco
superior al momento de las entradas del inventario.
Se evidencia que hay referencias que a pesar de tener entradas de
inventario altas no cuenta con las mismas cantidades de salida
relevantes a nivel proporcional con el que entran los inventarios.
Se puede concluir que hay referencias que pese a tener un volumen
alto de ingreso de inventario no se evidencia gestión en el desarrollo
del producto final para que se vea reflejado en las salidas del
inventario.

Los días de inventario equivale al número de días que en promedio cada artículo
o SKU (Stock-Keeping Unit) permanece en inventario. Su estimación resulta
necesaria debido a que nos permite una correcta asignación de los costos de
almacenamiento del inventario (los costos de almacenamiento o holding cost son
parte de los costos de inventario). Mientras menos tiempo pasa cada artículo en
inventario menor es el costo de almacenamiento. Por ejemplo, si un producto
tiene un costo de almacenamiento anual de un 24%, pero si sólo permaneció 4
meses en inventario, entonces ¿cuánto se pagó en costos de holding para este
artículo? La respuesta es un 8% (24%/4). Cabe recordar que típicamente el costo
de almacenamiento de un artículo se representa como un porcentaje de su
valorización (en el ejemplo anterior un 24%).
Lo anterior es solo un pequeño ejemplo de lo que ocurre con los saldos de días
con los que se están contando en el control de inventarios puesto que 31
referencias con las que se cuenta están teniendo más de 100 días de saldo.
Puesto que no conocemos el costo real de tener inventario en la compañía podemos
simplemente realizar una suposición de que los costos de inventario son aquellos
que están relacionados con el almacenamiento, aprovisionamiento y mantenimiento
del inventario en determinado período de tiempo.
Para un minorista habitualmente, representa el promedio de bienes comprados a
sus proveedores durante un año. Es importante estar reconocer que dichos costes
varían elocuentemente según el sector comercial.
El inventario es el mayor activo, de igual modo es donde se generan mayores gastos
por lo que tiene derivación en las finanzas de la empresa, lo que hace fundamental
realizar la evaluación de dichos costes, así estipular el beneficio máximo que se
puede alcanzar del inventario, además detectar y realizar cambios, que pudieran
reducir los costos, bien sea en proveedores o productos.
Los costos asociados al sistema de gestión de inventarios se agrupan de la
siguiente manera:
Costos de almacenamiento
Sea manual o automatizado, genera una serie de costos debido a las operaciones
de movilización, verificación, ordenamiento, de los productos que se van a mantener
en existencia dentro de la planta. Además, gastos de instalaciones y personal.
Estos abarcan conceptos de costos como:
₹ Costos por manejo de inventario
₹ Costo de las instalaciones usadas para almacenamiento, la renta de un local
o bodega.
₹ Costos de equipo empleado para el manejo y sostén del inventario.
₹ Costos de trabajo y operación del mismo.
₹ Costos de seguro, para cubrir accidentes, robos desperfectos y
obsolescencia.
₹ Como norma general el total de los costos de por dichos conceptos puede
alcanzar el 25% del costo total. Indudablemente dependerá de la
organización, su funcionamiento y tipo de producto que maneje.
Costos de pedido
Es el costo total originado cada vez que se formaliza algún pedido de un producto.
Se pueden distinguir los siguientes:
‫ ﭞ‬Costo de emisión: Costo de elementos empleados al realizar un pedido, por
ejemplo: Trabajo administrativo, costo de correspondencia, llamadas
telefónicas, preparación de facturas, transporte, etc.
‫ ﭞ‬Costo de recepción del producto: Costos de inspección y organización y
depósito en cada zona del almacén.
La suma de todos, es el coste de lanzamiento del lote (CL).
Costos de rotura de stock o costos por estar fuera de existencia
Son los costos que se ocasionan cuando no se consigue atender la demanda,
debido a la falta de existencias de producto en el almacén, lo que recibe el nombre
de rotura de stock.
Ante esto se dan dos situaciones:
Demanda diferida: Los pedidos de determinado cliente llegan en un momento en
el cual no hay existencias, por lo que dichos pedidos son retardados para ser
atendidos en el momento que haya. El costo asociado a esta se denomina costo de
carencia.
Demanda perdida: Los pedidos del cliente llegan en un momento donde no hay
existencias y se pierden definitivamente. El costo asociado a esta se llama costo de
rotura y se determina como el costo de no atender a la demanda y por ende perderla.
Estos costos son fallas, ya que se presentan por no contar con el material cuando
es requerido. Estos faltantes pueden deberse a:
Sustitución de materiales.
Reprogramación y retrasos en producción.
Retrasos en importaciones o nacionalización de las mercancías.
Tiempos muertos de operación de máquina y empleado.
Como podemos observar en la imagen anterior la cantidad de referencias agotadas
tienen un % de un 0% en los índices de control puesto que no contamos con
referencias menores o iguales a 0 días. Se puede resaltar que la cantidad de
referencias en estado crítico también representan lo mismo.
Por el contrario, la cantidad de referencias de inventario optimo son 4 referencias
de las 36 en total con las que se cuenta y conforman un 11% de participación lo cual
es relativamente bajo puesto que en teoría la cantidad de referencias en inventario
optimo deben ser la mayor parte de las referencias para no incrementar los costos
operativos de almacenamiento de la compañía.
Y, por otro lado, la cantidad de referencias con exceso de inventario son 32 de estas
con un porcentaje de participación del 89% siendo estas un nivel muy alto de
referencias para tener en inventario que incrementan los costos operacionales de la
compañía puesto que entre más tiempo este esa referencia en inventario más
tiempo hay que pagar por tener eso en inventario (Quieto) Elevando
considerablemente los costos de inventario de la compañía pudiendo estos ser
evitados.
Si cuentas con una gestión de inventarios eficiente, con seguridad vas a asegurarte
de que tu negocio tenga suficientes productos almacenados para que puedas cubrir
la demanda de tus consumidores o clientes, pero si tu gestión de inventarios no es
tan eficiente como deberías, con seguridad vas a perder dinero en ventas de
grandes cantidades que no se pueden satisfacer o por el contrario, puedes
malgastar tu dinero teniendo demasiado inventario de materiales que poco se
venden. Es importante que conozcas herramientas útiles que te permitan tener tu
inventario al día, pero además que te ayuden a manejarlo de forma inteligente.
En muchas ocasiones los dueños y administradores crean su sistema de gestión de
inventarios desde cero, pero, si la operación de tu empresa, específicamente,
implica almacenar grandes cantidades de mercancía, con seguridad crear tu propio
sistema de gestión de inventarios no es lo más adecuado, será importante que
establezcas políticas específicas de inventario para que lo tengas bajo control.
Algunas empresas lo suficientemente grandes y con grandes inventarios eligen
comprar un sistema que se encargue del tema con el fin de facilitar el proceso. Por
lo general este tipo de sistema incluyen aspectos muy interesantes como el número
del artículo, la descripción, la ubicación de almacenado y la unidad de medida.
Uno de los grandes objetivos que tiene la gestión de los inventarios es el de
ayudarles a los dueños y administradores de los negocios a identificar el momento
en el que deben comprar más mercancía para que se puedan adelantar a la
demanda. Este proceso se conoce también por el nombre de Planificador de
compras.
Existen muchos tipos de negocios que utilizan diferentes tipos de planificadores de
compras, esto depende de la necesidad que tenga su industria, por ejemplo, si eres
una Mipyme te podría interesar cómo se lleva un sistema de inventario permanente;
sin embargo, en muchos casos, los negocios de almacenamiento pequeño, se
caracterizan por carecer de un buen lugar de para toda su mercancía.
Es en estos casos es importante un plan de compras que se llama “justo-a-tiempo”
o también conocido como “just-in-time”. Con este planificador de compra, los
encargados se aseguran de recibir la mercancía justo en el tiempo que la necesitan
para satisfacer la demanda de sus clientes.
La gestión de inventarios es una operación clave a la hora de mantener un negocio
organizado, así como también en la planificación de compras, pero no solamente
cumple con estas dos tareas. La gestión de los inventarios puede ayudarte en los
siguientes aspectos.
 Mantiene tu negocio rentable.
 Te reduce costos.
 Es capaz de alcanzar economías de escala.
 Puede analizar los patrones de venta con el fin de predecir futuras ventas.
 Tiene la capacidad de analizar el comportamiento contra los competidores.
 Es un sistema inteligente que sin duda va a preparar a tu negocio para los
momentos inesperados.
Esto quiere decir que, si tu negocio cuenta con adecuado sistema de gestión de
inventarios, este va a tener más oportunidades de sobrevivir en el mercado que se
encuentra y lo va a hacer más rentable.
Conclusiones
Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de
los negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios
depende de la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de
materiales y bienes de equipo y organización de la empresa.
La administración de inventario se centra en cuatro aspectos básicos; como los son:
el número de unidades que deberán producirse en un momento determinado, en
que momento debe producirse el inventario, que articulo merece atención especial,
y podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario.
De esta manera podemos señalar que la administración de inventario consiste en
proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo
más bajo posible.
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de
ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, compras u
obtención, recepción, almacenaje, producción, embarque y contabilidad.
Los inventarios se clasifican de acuerdo a las características de la empresa, y una
de las formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Producción en
Proceso, Productos Terminados, Materiales y Suministros.
En cuanto a los costos de inventario; se deben identificar todos los costos que se
relacionan mediante la elaboración del inventario.

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