DALAM ORGANISASI
Abstract.
Kasus-kasus yang sering terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak
diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline),
suatu anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari
rencana. Membahas proses pengawasan manajerial, melalui manajemen berusaha
memperoleh jaminan bahwa kegiatan-kegiatan yang dulakukan sesuai dengan yang
direncanakan. Ada banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling) antara lain
evaluating, atau correcting. Sebutan controlling lebih banyak digunakan karena lebih
mangandung konotasi yang mencakup penepatan standar, pengukuran kegiatan, dan
pengambilan tindakan kolektif.
68
perkembangan terhadap tujuan yang lebih menjamin ketepatan
yang diinginkan. pelaksanaan suatu kegiatan.
69
keselamatan kerja, dan sasaran timbul beberapa pertanyaan yang
produksi. penting berikut ini dapat digunakan :
Berapa kali (how aften) pelaksana
Tiga bentuk standar yang seharusnya diukur setiap jam,
umum adalah : harian, mingguan, dan bulanan?.
1. Standar-standar phisik, Dalam bentuk apa (what form)
mungkin meliputi kuantitas pengukuran akan dilakukan-laporan
barang atau jasa, jumlah tertulis, inspeksi visual, melalui
langganan, atau kualitas telephone?. Siapa (who) yang akan
produksi. terlibat-manajer, staf depatemen?
2. Standar-standar moneter, Pengukuran ini sebaiknya mudah
yang ditunjukan dalam rupiah dilaksanakan dan tidak mahal, serta
dan mencakup biaya penjua- dapat diterapkan kepada para
lan, laba kotor, pendapatan karyawan.
penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meli- 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan.
puti kecepatan produksi atau Setelah frekuensi pengukuran
batas waktu pekerjaan harus dan sistem monitoring ditentukan,
diselesaikan. pemgukuran pelaksanaan dilakukan
sebagai proses yang berulang-
Setiap tipe standar tersebut dapat ulang dan terus menerus. Ada
dinyatakan dalam bentuk-bentuk berbagai cara untuk melakukan
hasil yang dapat dihitung. Ini me- pengukuran pelaksanaan, yaitu :
mungkinkan manajer untuk meng- 1. Pengamatan (observasi)
komunikasikan pelaksanaan kerja 2. Laporan-laporan , baik lisan
yang diharapkan kepada para dan tertulis.
bawahan secara lebih jelas dan 3. Metode-metode otomatis.
tahapan-tahapan lain dalam proses 4. Inspeksi dan pengujian (test),
perencanaan dapat ditangani de- atau dengan pengambilan
ngan lebih efektif. Standar harus di- sempel.
tetapkan secara akurat dan diterima Banyak perusahaan sekarang
mereka yang bersangkutan. mempergunakan pemeriksa intern
(in-ternal auditor) sebagai
Standar-standar yang tidak dapat pelaksana pengukuran.
dihitung juga memainkan peranan
penting dalam proses pengawasan. 4. Pembandingan Pelaksanaan dengan
Memang, pengawasan dengan standart evaluasi.
standar kualitatif lebih sulit dicapai,
tetapi hal ini tetap penting untuk Tahap kritis dari proses pe-
mencoba mengawasinya. Misal, ngawasan adalah perbandingan
standar kesehatan personalia, pelaksanaan nyata dengan pelak-
promosi karyawan yang terbaik, sanaan yang direncanakan atau
sikap kerjasama, dan berpakaian standar yang telah ditetapkan.
yang pantas dalam bekerja Walaupun tahap ini paling mudah
dilakukan, tetapi kompleksitas dapat
2. Penentuan pengukuran pelaksana- terjadi pada saat mengimplemen-
an kegiatan. tasikan adanya penyimpangan
(deviasi). Penyimpangan-penyimpa-
Penetapan standar pengukuran ngan harus dianalisa untuk menen-
dan sistem monitoring ditentukan, tukan mengapa standar tidak dapat
pengukuran pelaksanaan kegiatan dicapai. Hal ini menunjukkan bagai-
nyata. Oleh karena itu, tahap kedua mana pentingnya bagi pembuat ke-
dalam pengawasan adalah menen- putusan untuk menidemtifikasi pe-
tukan pengukuran pelaksanaan nyebab-penyebab terjadinya penyim-
kegiatan secara tepat. Misalkan pangan.
70
pelaksanaan fungsi pengawasan
5. Pengambilan tindakan koreksi bila dengan lebih efisien dan efektif.
diperlukan. 3. Kesalahan-kesalahan, Bila para
bawahan tidak membuat kesala-
Bila hasil analisa menunjukkan han, manajer dapat secara se-
perlunya tindakan koreksi, tindakan derhana melakukan fungsi pe-
ini harus diambil dalam berbagai ngawasan. Tetapi kebanyakan
bentuk. Standar mungkin ditambah, anggota organisasi sering mem-
pelaksanaan diperbaiki, atau buat kesalahan. Sistem penga-
keduanya dilakukan bersamaan. wasan memungkinkan manajer
Ada beberapa tindakan koreksi mendeteksi kesalahan tersebut
yang mungkin terjadi : sebelum menjadi kritis.
1. Mengubah standar mula-mula, 4. Kebutuhan manajer untuk men-
barangkali terlalu tinggi atau delegasikan wewenang, Bila ma-
terlalu rendah. najer mendelegasikan wewe-
2. Mengubah pengukuran nang kepada bawahannya tang-
pelaksanaan, inspeksi terlalu gung jawab atasan itu sendiri
sering frekuensinya atau tidak berkurang. Satu-satunya
kurang atau bahkan mengganti cara manajer dapat menen-tukan
sistem pengukuran itu sendiri. apakah bawahan telah mela-
3. Mengubah cara dalam kukan tugasnya adalah dengan
menganalisa dan mengimplementasikan sistem
menginterpretasikan penga-wasan.
penyimpangan-penyimpangan. Memang kata “pengawa-
san” sering mempunyai konotasi
PENTINGNYA PENGAWASAN. yang tidak menyenangkan, kare-
na dianggap akan mengancam
Ada beberapa faktor yang membuat kebebasan dan otonomi pribadi.
pengawasan sangat diperlukan oleh Padahal organisasi sangat me-
setiap organisasi, faktor-faktor tersebut merlukan pengawasan untuk
adalah : menjamin tercapainya tujuan.
1. Perubahan lingkungan organi- Sehingga tugas manajer adalah
sasi, Berbagai perubahan ling- menemukan kesimbangan anta-
kungan organisasi terjadi terus- ra pengawasan organisasi dan
menerus dan tak dapat dihindari, kebebasan pribadi atau mencari
seperti munculnya inovasi pro- tingkat pengawasan yang tepat.
duk dan pesaing baru, dikete- Pengawasan yang berlebihan
mukannya bahan baku baru dsb. akan menimbulkan birokrasi, me-
Melalui fungsi pengawasannya matikan kreatifitas, dan sebagai-
manajer mendeteksi perubahan nya, yang akhirnya merugikan
yang berpengaruh pada barang organisasi sendiri. Sebaliknya
dan jasa organisasi sehingga pengawasan yang tidak men-
mampu menghadapi tantangan cukupi dapat menimbulkan pem-
atau memanfaatkan kesempatan borosan sumber daya dan
yang diciptakan perubahan yang membuat sulit pencapaian tu-
terjadi. juan.
2. Peningkatan kompleksitas orga-
nisasi, Semakin besar orga- BIDANG-BIDANG PENGAWASAN
nisasi, makin memerlukan pe- STRATEGIK.
ngawasan yang lebih formal dan
hati-hati. Berbagai jenis produk Agar manajer dapat merancang
harus diawasi untuk menjamin sistem pengawasan efektif, maka perlu
kualitas dan profitabilitas tetap didentifikasikan bidang-bidang strategik
terjaga. Semuanya memerlukan satua kerja atau organisasi. Bidang-
bidang ini merupakan aspek-aspek
71
satuan kerja atau organisasi yang harus operasi-operasi produksi. Penetapan
berfungsi secara efektif agar kese- bidang-bidang pengawasan strategik
luruhan organisasi meraih sukses. akan membantu perumusan dan standar
Bidang-bidang strategik biasanya me- yang lebih terperinci bagi manajer-
nyangkut kegiatan-kegiatan antara manajer tingkat bawah.
organisasi seperti transaksi keuangan,
hubungan manajer-bawahan, atau
Hasil yang
diinginkan
Standar untuk
hasil yang
diinginkan dan
untuk petunjuk
Peramalan faktor-
faktor ekstern dan
masukan yang akan Penilai
mempengaruhi hasil
akhir Kegiatan-kegiatan
Peramalan
hasil akhir
Disamping itu, penting juga untuk me- ALAT BANTU PENGAWASAN MANA-
nentukan titik-titik kritis dalam sistem JERIAL
dimana monitoring dan pengumpulan
informasi harus dilakukan, atau yang Ada banyak teknik yang dapat
disebut titik-titik pengawasan strategik ( membantu manajer agar pelaksanaan
strategic control). Metoda penentuannya pengawasan menjadi lebih efektif. Ada
adalah dengan menganalisa bidang- dua teknik yang paling terkenal yang
bidang operasi dimana perubahan selalu dapat membantu pengawasan
terjadi dan pemusatan pada unsur-unsur manajerial sebagai berikut :
paling vital dalam operasi tertentu.
1. Management By Exception (MBE)
72
memungkinkan manajer untuk me- manajer-manajer lini pertama dapat
ngarahkan perhatiannya pada bi- mempergunakan prinsip ini dalam
dang-bidang pengawasan yang pengawasan harian mereka. Penga-
paling kritis dan mempersilahkan wasan yang ditujukan pada ter-
para karyawan atau tingkatan jadinya kekecualian ini murah, tetapi
manajemen rendah untuk mena- penyimpangan baru dapat diketahui
ngani variasi-variasi rutin. Hal ini setelah kegiatan terlaksana. Biasa-
dapat dipraktekkan oleh manajer – nya pengawasan ini dipergunakan
manajer penjualan, produksi, ke- untuk operasi-operasi organisasi
uangan, personalia, pembelian, yang bersifat otomatis dan rutin.
pengawasan mutu, dan bidang-
bidang fungsional lainnya. Bahkan
V tid
Tidak Tidak memerlukan
Menetapkan Mengukur Apakah ada tindakan koreksi
standar pelaksanaan penyimpangan
kegiatan
Ya Tidak memerlukan
tindakan koreksi
Tidak
Apakah
penyimpangan
bersifat
pengecualian Ya
73
3. Tahap desain terperinci. menyebabkan organisasi me-
4. Tahap implementasi akhir. ngambil tindakan koreksi yang
keliru atau bahkan menciptakan
Agar perancangan MIS berjalan efektif, masalah yang sebenarnya tidak
manajemen perlu memperhatikan lima ada.
pedoman berikut ini : 2. Tepat-Waktu, Informasi harus
1. Mengikut sertakan pemakai ke- dikumpulkan, disampaikan dan
dalam tim perancang. dievaluasi secepatnya bila ke-
2. Mempertimbangkan secara hati-hati giatan perbaikan harus dila-
biaya sistem. kukan segera.
3. Memperlakukan informasi yang 3. Obyektif dan menyeluruh. Infor-
relavan dan terseleksi lebih dari masi harus mudah dipahami
pada pertimbangan kuantitas be- dan bersifat obyektif serta
laka. lengkap.
4. Pengujian pendahuluan sebelum 4. Terpusat pada titik-titik penga-
diterapkan. wasan strategik. Sistem penga-
5. Menyediakan latihan dan dokumen- wasan harus memusatkan per-
tasi tertulis yang mencukupi bagi hatian pada bidang-bidang di-
para operator dan pemakai sistem. mana penyimpangan-penyim-
pangan dari standar paling se-
Kensep MIS berhubungan erat dengan ring terjadi atau yang akan me-
teknologi komputer, yang mencakup ngakibatkan kerusakan paling
kapasitas komputer, program dan lain- fatal.
lainnya. Organisasi mungkin mempunyai 5. Realistik secara ekonomi. Biaya
MIS tanpa komputer, tetapi sistem akan pelaksanaan sistem pengawa-
kehilangan sebagian keampuhannya san harus lebih rendah, atau
tanpa bantuan komputer. Jadi pada paling tidak sama, dengan
dasarnya MIS membantu manajemen kegunaan yang diperoleh dari
melalui penyediaan personalia yang sistem tersebut.
tepat dengan jumlah yang tepat dari 6. Realistik secara organisasional.
informasi yang tepat pula pada wakrtu Sistem pengawasan harus co-
yang tepat. cok atau harmonis dengan
kenyataan-kenyataan
KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK organisasi.
PENGAWASAN YANG EFEKTIF. 7. Terkoordinasi dengan aliran
kerja organisasi. Informasi pe-
Untuk menjadi efektif, sistem ngawasan harus terkoordinasi
pengawasan harus memenuhi kriteria dengan aliran kerja organisasi,
tertentu. m karena setiap tahap dari proses
1. Mengawasai kegiatan-kegiatan pekerjaan dapat mempengaruhi
yang benar. sukses atau kegagalan kese-
2. Tepat waktu. luruhan operasi, serta informasi
3. Dengan biaya yang efektif. harus sampai pada seluruh
4. Tepat akurat. personalia yang memerlukan-
5. Dapat diterima oleh yang ber- nya.
sangkutan. 8. Fleksibel. Pengawasan harus
Semakin dipenuhinya kriteria-kri- mempunyai fleksibilitas untuk
teria semakin efektif sistem pe- memberikan tanggapan atau
ngawasan. Karakteristik-karakteris- reaksi terhadap ancaman atau-
tik pengawasan yang efektif dapat pun kesempatan dari
lebih diperinci sebagai berikut : lingkungan.
1. Akurat, Informasi tentang 9. Bersifat sebagai petunjuk dan
pelaksanaan kegiatan harus operasional. Sistem penga-
akurat. Data yang tidak akurat wasan efektif harus menunjuk-
dari sistem pengawasan dapat kan, baik deteksi atau deviasi
74
dari standar, tindakan koreksi Manajer dan Bawahan, dan Operasi-
apa yang seharusnya diambil. operasi Produktif. Alat-alat pengawasan
10. Diterima para anggota orga- yang paling umum ialah Manajemen
nisasi. Sistem pengawasan Pengecualian (Management by
harus mampu mengarahkan Exception), Management Information
pelaksanaan kerja para ang- System (MIS), Analisa Rasio dan
gota organisasi dengan men- Penganggaran.
dorong peranan otonomi, tang-
gung jawab dan berprestasi. Pengawasan dirasa sangat dibutuh-
kan dalam suatu organisasi. Karena jika
tidak ada pengawasan dalam suatu
organisasi akan menimbulkan banyak-
KESIMPULAN nya kesalahan-kesalahan yang terjadi
Pengwasan merupakan suatu baik yang berasal dari bawahan maupun
usaha sistematik untuk menetapkan lingkungan. Pengawasan menjadi sang-
standar pelaksanaan tujuan dengan at dibutuhkan karena dapat membangun
tujuan-tujuan perencanaan,merancang suatu komunikasi yang baik antara
system informasi umpan balik, mem- pemimpin organisasi dengan anggota
bandingkan kegiatan nyata dengan organisasi. Serta pengawasan dapat
standar yang telah ditetapkan sebe- memicu terjadinya tindak pengoreksian
lumnya, menentukan dan mengukur yang tepat dalam merumuskan suatu
penyimpangan-penyimpangan serta me- masalah. Pengawasan lebih baik
ngambil tindakan koreksi yang di- dilakukan secara langsung oleh
perlukan. Tipe-tipe pengawasan yaitu ; pemimpin organisasi. Disebabkan perlu
Pengawasan Pendahuluan (preliminary adanya hak dan wewenang ketegasan
control),Pengawasan pada saat kerja seorang pemimpin dalam suatu
berlangsung (cocurrent control), Pe- organisasi. Pengawasan disarankan
ngawasan Feed Back (feed back dilakukan secara rutin karena dapat
control). Tahap Proses Pengawasan ; merubah suatu lingkungan organisasi
Menetapkan standar pelaksanaan dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
(perencanaan), Penentuan pengukuran
pelaksanaan kegiatan, Pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standard
DAFTAR PUSTAKA
dan penganalisa penyimpangan –
penyimpangan, Pengambilan tindakan Willian H. Newman, Constructive
koreksi. Control, Prerocessntice-Hall, Inc. 1975,
halaman 13.
Pengawasan penting disebabkan
karena Perubahan lingkungan organi- Robert J. Moekler, The Management
sasi, Peningkatan kompleksitas organi- Control, Prentice-Hall, Englewood Cliffs,
sasi, Meminimalisasikan tingginya ke- 1972, halaman 2; dalam James A.F.
salahan-kesalahan, Kebutuhan manager Stoner. Op. Eit halaman 592.
untuk mendelegasikan wewenang,
Komunikasi dan Menilai informasi dan Robert N. Anthony & John Dearden,
mengambil tindakan koreksi. Management Control Systems, Richard
Perancangan proses pengawasan D. Irwin, Inc., Homewood, Illinois, 1980.
diantaranya yaitu; Merumuskan hasil
yang di inginkan, Menetapkan penunjuk Arthur G. Bedeian, Organization :
hasil, Menetapkan standar penunjuk dan Theory and Analysis, The Dryden Press,
hasil, Menetapkan jaringan informasi Hinsdale. Illinois, 1980.
dan umpan balik dan Menilai informasi
dan mengambil tindakan koreksi. Bidang Suad Husnan, Manajemen Keuangan :
strategik dalam pengawasan ialah Alat-alat Pengendalian dan Analisa
Transaksi Keuangan, Hubungan Keuangan, Penerbit Liberty, Yogyakarta,
1982.
75
Sukanto Rekshodiprojo & T. Hani http:\\www.anakciremai.com/…/makalah
Handoko, Organisasi Perusahaan: Teori -manajemen-tentang-dasar-dan.html.
dan Prilaku, BPFE-Yogyakarta, 1983.
http://rnurinaramadhani.blogspot.com/20
11/01/pengawasan-pengawasan-
diciptakan-karena.html.
76