Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Kebanyakan kegiatan komunikasi yang dilakukan pimpinan dan karyawan dalam

suatu organisasi berkaitan dengan hal-hal rutin seperti pengiriman produk kepada pelanggan,
penerimaan pesanan produk dari pelanggan, pengumuman kebijakan perusahaan, dll. Dengan
tanpa memperhatikan saluran komunikasi apa yang dipilih, pemahaman tentang bagaimana
strategi mengorganisasikan dan menulis pesan-pesan rutin serta good news adalah bagian
penting komunikasi secara efektif.

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

1. Pernyataan Ide Pokok

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas serta jelas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih
spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

2. Penjelasan Rinci

Selanjutnya, ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan
pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu, pada bagian pertengahan pesan rutin, perlu
disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang
lebih rinci disampakan dalam penulisan pesan rutin. Pendekatan lainnya untuk hal ini bisa
dilakukan dengan pendekatan tanya jawab seperti meminta informasi lengkap mengenai
produk serta menanyakan manfaat dan kegunaan produk tersebut

3. Pernyataan Penutup

Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, an

tindakan khusus yang diinginkan. Untuk memudahkan respon pembaca, akan lebih baik
untuk mencamtukan informasi penting seperti alamat kantor, nomor telepon, alamat e-mail
serta kontak informasi penting lainnya.

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif yakni :

1. Ide-ide Pokok yang Jelas

 Penulisan pesan positif dengan pendekatan langsung, umumnya diawali dengan
pernyataan ide pokok yang jelas. Dalam hal ini, perlu diupayakan melakukan pernyataan
yang jelas, tegas serta mampu menarik perhatian pembaca. Sebelum memulai menulis suatu
pesan, perlu dijawab pertanyaan : Pesan-pesan apa yang paling penting dan menarik
perhatian bagi pembaca? Jawaban pertanyaan tersebut akan memberikan petunjuk dalam
penyampaian pesan-pesan yang bernada positif bagi pembaca.

2. Penjelasan Rinci

Komunikasi yang dilakukan dalam tahap indapat diekspresikan dengan satu atau dua
kalimat tetapi perlu dijelaskan poinpoinnya secara lengkap sehingga pembaca tidak merasa
bingung terhadap isi pesan. Di samping memberikan penjelasan yang rinci, perlu juga untuk
menjaga pokok bahasan yang telah ditetapkan pada ide pokok yang dibahas.

3. Penutup Surat

Pesan yang disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh

kesan-kesan yang menyenangkan atau setidaknya mampu menerima pesan dengan baik. Dan
itu bisa ditunjang dengan bagian penutup surat dengan suatu pernyataan sikap keramahan
serta kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi seperti penghargaan atau penghormatan
kepada orang lain.