INISIASI 6

MENYELENGGARAKAN RAPAT BISNIS

Pengertian Rapat Bisnis

Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas
sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk
pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas
hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan
pada umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin. Namun, manakala pertemuan yang
diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat
strategis serta jumlah pesertanya cukup banyak, rapat bisnis dapat diselenggarakan di luar perusahaan,
misalnya di Hotel. Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di
dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingnya,
jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya.
Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis
Apa yang membedakan antara rapat bisnis dengan rapat nonbisnis (nonbisnis meeting) ? salah satu
faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi
penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah
bisnis. Berbicara tentang bisnis, pada akhirnya adalah bagaimana suatu perusahaan memperoleh
keuntungan (laba). Sementara itu, rapat nonbisnis orientasi atau tujuannya bukan berorentasi pada
bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyaratan, peningkatan, pelayanan kesehatan, dan pendidikan.
Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah normal (formal meeting) dan tidak
formal (informal meeting). Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh instansi pemerintah memiliki sifat
yang normal. Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga masyarakat (rapat warga atau
rapat kampung) untuk membahasa kebersihan dan peduli lingkungan sekitarnya termasuk tidak
formal. Apa yang mereka bahas dalam rapat tersebut cenderung santai, luwes, dan mengalir begitu
saja. Rapat yang mereka lakukan jauh dari kesan seremonial. Yang penting bagi mereka adalah
kerukunan, keakraban, dan kebersamaan antarwarga dalam membangun daerah mereka.
Tujuan Rapat
Menurut Locker dalam bukunya Business communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa
sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain :
 Berbagi informasi
 Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
 Evaluasi ide/gagasan
 Pengambilan keputusan
 Membuat dokumen
 Memotivasi peserta
Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan tersebut.
Rapat bisnis diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk
menginformasikan berbagai informasi penting yang diketahui oleh peserta rapat, dikuti dengan sesi
tanya jawab.
Disamping itu, sebuah rapat bisnis juga dimasudkan untuk menghasilkan sebuah dokumen penting
bagi perusahaan yang sangat bermanfaat bagi penyusunan strategi perusahaan ke depan. Misalnya,
hasil-hasil keputusan yang telah disepakati dalam sebuah forum rapat bisnis yang dihadiri oleh para
pengambil kebijakan perusahaan dan telah didokumentasikan, akan menjadi dokumen yang sangat
berharga bagi perusahaan. Rapat bisnis juga dapat dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat.
Sebagai contoh, sebuah rapat bisnis diselenggarakan oleh departemen pemasaran dan dihadiri oleh semua
karyawan departemen pemasaran.
Jenis-jenis Rapat
Oliver Serrat dalam Conducting Effective meetings dikelompokkan rapat ke dalam lima jenis, sebagai
berikut : pengarahan (briefing ), rapat konsultasi (advisory meeting), rapat komite (committee meeting),
rapat dewan (council meetings) dan negoisasi (negotiation).
Masing-masing jenis rapat tersebut dapat dijelaskan lebih rinci berikut ini :
1. Rapat konsultasi (advisory meeting) disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam
mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Di samping itu, rapat konsultasi juga
2. Rapat konsultasi (advisory meeting) disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam
mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Di samping itu, rapat konsultasi juga
dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat.
3. Rapat komite (committee meeting) merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang
memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah
tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini
memiliki otoritas, kompromi dan resolusi.
4. Rapat dewan (council meeting) merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari
konsensus bersama di antara mereka. Proses pengambilan keputusan selalu diupayakan dengan
berbagai cara melalui consensus atau kepakatan bersama dan tetap menghindari proses pengambilan
keputusan melalui voting.
5. Negoisasi (negotiation) dalam dunia bisnis yang selalu dinamis,tentu permasalahan negoisasi tak
dapat dihindari. Negoisasi bukanlah monopoli perusahaan yang berskala menengah dan besar.
Bahkan pada perusahaan berskala kecil dan menengah pun terjadi proses negoisasi dalam dunia
bisnis mereka.
6. Rapat informasional (informational meeting) merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di
suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat
bisnis. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan informasi yang baik
kepada para peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik pula.
7. Rapat motivasional (motivational meeting) merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih
di suatu tempat untuk memotivasi para peserta dalam melakukan sesuatu.
8. Rapat partisipatif (participatory meeting) merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih
di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Partisipasi para peserta
rapat bisnis sangat diharapkan demi efektivitas dan keberhasilan rapat bisnis tersebut.

Perencanaan Rapat Bisnis

Perencanaan (planning) yang baik tentu dapat membantu mempermudah pencapaian tujuan
yang dikehendaki. Begitu pula dalam rapat bisnis yang efektif sangat ditentukan oleh sejauh mana
persiapan yang telah dilakukan, apakah sebuah rapat bisnis dipersiapkan sekadarnya (asal-asalan) atau
dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat
bisnis agar rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri tentang
bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain :
Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai.Cantumkan rumusan, tujuan atau maksud
rapat.Cantumkan siapa saja yang hadir. Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.Bahan-bahan bagi
peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap
peserta bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan. Ada beberapa hal yang perlu
dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia
penyelenggara rapat bisnis, antara lain :
1. Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaliknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis
berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas
dalam rapat bisnis tersebut.
2. Waktu dan tempat pelaksanaan rapat perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan
ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal, bulan, tahun dan jam berapa rapat
bisnis akan dilaksanakan.
3. Berapa lama waktu rapat bisnis dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat
bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tertentu sangat penting artinya bagi
para peserta rapat bisnis.
4. Pembawa acara adakalanya diperlukan untuk memadu rapat bisnis agar dapat erjalan dengan lancar.
5. Ketua panitia penyelengggara memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
6. Jumlah peserta perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis
tersebut.
7. Peserta yang diundang bisa berasal dari berbagai divisi,departemen atau bagian dalam dan luar
perusahaan.
8. Orang yang membuka dan menutup rapat bisnis pada umumnya pimpinan perusahaan,
departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda
rapat bisnis.
9. Narasumber penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat
bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumber atau
berasal dari dalam atau luar perusahaan.
10. Alokasi waktu untuk narasumber pada umumnya dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah
dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan
materinya, dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab.
11. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para peserta untuk penyegaran kembali energi yang terkuras
selama berjam-jam di dalam ruang rapat bisnis.
12. Presensi peserta yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya datang
lebih awal daripada peserta bisnis.
13. Akomodasi petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis. Dalam hal ini, bidang akomodasi mencakup penginapan dan konsumsi
bagi para peserta rapat.
14. Sound system hal itu pastilah sangat menganggu. Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung,
pastikan semua komponen sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah.
15. Komputer portable, LCD projector dan Flip Charts di era teknologi informasi semakin pesat,
ketersediaan komputer portable (laptop),LCD projector dan flip charts untuk penyelenggaraan rapat
bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.
16. Fasilitas pendukung lainnya yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia rapat bisnis adalah
ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla.

Pelaksanaan Rapat Bisnis

Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan panitia
penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan
materi yang akan disampaikan dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat
bisnis tersebut. Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis
adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik
antara pimpinan dan peserta rapat bisnis.
Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk
penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain boardroom style(gaya persegi empat), U shape style (bentuk
huruf u), classroom style (gaya ruang kelas) dan circular style (gaya melingkar). Masing-masing layout
tempat duduk tersebut dapat dijelaskan berikut ini :
1. Gaya persegi empat (boardroom style) susunan tempat duduk yang berbentuk gaya persegi empat
(boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat yang relative
terbatas. Disamping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan interaksi yang
lebih baik antarpeserta.
2. Bentuk huruf “U” (“U” shape style) lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih sesuai
digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat. Alat audio
visual dapat diletakkan di depan.
3. Gaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para
peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang. Dalam hal ini,
pemanfaatan alat audio visual sebagai media presentasi menjadi sangat penting.
4. Gaya melingkar (circular style) suasana tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style)
memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan jumlah yang relatif lebih
sedikit. Gaya melingkar tersebut lebih sesuai digunakan manakala rapat bisnis dimaksudkan
untuk melakukan
5. Gaya chevron (chevron style) layout tempat duduk dengan gaya chevron pada dasarnya
memperikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau focus pada
pembicaraan yang berada di depan.
6. Gaya modifikasi (modified style) layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama
dengan layout gaya chevron, hanya perbedaannya gaya modifikasi menempatkan baris
tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan.
7. Gaya setengah melingkar (semi-circular style) layout tempat duduk dengan gaya setengah
melingkar semi-circular stylepada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa
berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.
8. Gaya kelompok (cluster style) layout tempat duduk gaya kelompok disususun berdasarkan
kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar.

Tindak Lanjut Rapat Bisnis

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil
kesepakatan selama penambahan topik, sesuai dengan agenda rapat yang perlu disetujui bersama.
Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang baik pidato
pengarahanpimpinan perusahaan, pandangan narasumber, catatan hasil diskusi tanya jawab selama
rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio visual.
Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan bisnis tersebut perlu menindak la njutia
apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai.
Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua
bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio visual. Apabila rapat bisnis
tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut
memperoleh laporan hasil akhir bisnis. Hal ini karena mereka terlihat secara aktif bahkan menjadi
sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.