Area Fungsional dan Sistem Kepatuhan

LIHAT CEPAT di Bab 9, Area Fungsional dan Sistem Kepatuhan

Sebagai seorang manajer, Anda akan terlibat dalam hubungan timbal balik di antara
berbagai fungsi dalam organisasi. Fungsi bisnis terhubung oleh data dan laporan yang mereka
bagikan atau hasilkan. Keputusan yang dibuat di departemen penjualan dan pemasaran,
misalnya, menyebabkan efek riak di departemen akuntansi, keuangan, TI, manufaktur, dan
sumber daya manusia (SDM). Dalam bab ini, Anda membaca bagaimana berbagai sistem
informasi mendukung dan mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis untuk memaksimalkan
kinerja operasional dan untuk memenuhi kepatuhan terhadap berbagai peraturan yang ketat.
Idealnya, IS operasional (juga disebut IS area fungsional) menyediakan:
 Transparansi: mengetahui apa yang terjadi di departemen atau fungsi apa pun kapan
saja.
 Respon cepat: merespons perubahan kondisi atau permintaan sesuai kebutuhan,
memungkinkan unit bisnis memanfaatkan peluang, melindungi dari ancaman, atau
meningkatkan efisiensi.
Pada akhirnya, data dari IS fungsional digunakan secara luas oleh aplikasi perusahaan,
termasuk intelijen bisnis (BI), e-commerce, manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan
manajemen rantai pasokan (SCM), seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9.1.

9.1 Tingkat Manajemen dan Sistem Fungsional

Tingkat manajemen dimodelkan sebagai piramida yang ditunjukkan pada Gambar 9.3.
Mulai dari dasar piramida, levelnya operasional, manajerial atau administratif, dan strategis.
Setiap tingkat manajemen memiliki kekhawatiran, kebutuhan data, tanggung jawab
pengambilan keputusan, horizon waktu, dan pertanyaan strategis dan taktis. Jawaban untuk
pertanyaan-pertanyaan tersebut membutuhkan pemahaman tentang kemampuan duniawi
terhadap IT kompleks, mana yang harus diimplementasikan, dan bagaimana cara
mengelolanya.
 Di tingkat strategis, rencana manajemen tingkat senior atau atas dan buat keputusan
yang menetapkan atau berdampak pada arah jangka panjang seluruh organisasi.
Keputusan-keputusan ini visioner dan berorientasi masa depan. Data eksternal tentang
ekonomi, pasar, pesaing, dan tren bisnis sangat penting untuk analisis, perencanaan,
dan keputusan SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) mereka.
 Pada tingkat manajerial atau administratif, manajer tingkat menengah mendefinisikan
model bisnis dan membuat keputusan taktis yang jaraknya lebih pendek. Contohnya
adalah bagaimana mengalahkan pesaing dan menghasilkan pendapatan dan laba untuk
memenuhi misi, tujuan, dan strategi organisasi. Kontrol penting pada level ini.
Manajemen menengah menetapkan tujuan untuk departemen atau unit bisnis mereka
yang konsisten dengan tujuan organisasi yang ditetapkan oleh manajemen senior. Data
eksternal dan internal penting untuk pengambilan keputusan, yang seringkali memiliki
cakrawala waktu satu hingga tiga tahun.

 Pada tingkat operasional, manajer departemen, penyelia, dan pekerja memerlukan data
terperinci, secara waktu nyata atau mendekati waktu nyata, dan kemampuan untuk
menanggapi apa yang mereka pelajari dari IS fungsional. Pengambilan keputusan
 sebagian besar untuk jangka pendek, karena keputusan dibuat untuk mengendalikan
kegiatan dan operasi yang sedang berlangsung. Tujuan dari kontrol adalah untuk
mengidentifikasi penyimpangan dari tujuan sesegera mungkin untuk mengambil
tindakan korektif. Melacak penjualan, tingkat inventaris, pesanan, dan dukungan
pelanggan adalah contoh kegiatan kontrol. Data internal perusahaan paling penting
pada level ini.

SISTEM INFORMASI YANG DIRANCANG UNTUK MENDUKUNG FUNGSI DAN

PROSEDUR BISNIS
Awalnya, IS dirancang untuk mendukung fungsi akuntansi. Kemudian, area fungsional
lain menerima dukungan IS. Proses desain ini mengarah pada pembuatan silo data yang
membuatnya sulit untuk berbagi data yang dibutuhkan oleh proses bisnis lintas fungsi.
Misalnya, ketika pelanggan memesan perangkat tablet, pesanan diproses oleh departemen
penjualan dan keuangan memverifikasi dan menyetujui kredit. Kemudian pemenuhan pesanan
atau produksi menentukan apakah produk tersebut ada di gudang; departemen pengambilan
dan pengiriman mengemas produk, mencetak label pengiriman, dan mempersiapkan
pengiriman (lihat Gambar 9.4). Ketika alur kerja dan aliran data antar departemen tidak
berfungsi dengan baik atau koordinasi sulit, mereka menyebabkan keterlambatan, kesalahan,
dan layanan pelanggan yang buruk. Inilah sebabnya mengapa mengintegrasikan departemen
fungsional melalui sistem informasi yang memungkinkan komunikasi, koordinasi, dan kontrol
sangat penting.
Fungsi bisnis berinteraksi dengan mengirimkan data dari satu ke yang lain. Sebagai
contoh, setelah produk diproduksi dan dikirim, sistem produksi dan pengiriman
menginformasikan sistem akuntansi, yang mencatat penjualan dan mengeluarkan hutang
dagang (A / P) atau membebankan biaya kartu kredit pembeli. Catatan bisnis dihasilkan oleh
setiap kegiatan, termasuk yang dibutuhkan untuk jaminan produk, laporan penjualan, dan
laporan keuangan. Persyaratan data dari unit tingkat operasional sangat luas dan relatif rutin,
jarang berubah karena mereka bergantung pada sumber input tetap dan prosedur operasi
standar (SOP). SOP adalah seperangkat instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan
rutin atau berulang yang diikuti oleh suatu organisasi. SOP mudah diotomatisasi atau didukung
oleh sistem informasi area fungsional.
Pengembangan dan penggunaan SOP adalah bagian integral dari sistem kontrol kualitas
yang sukses karena mereka memberikan informasi kepada individu untuk melakukan
pekerjaan dengan baik. Manfaat utama dari SOP adalah meminimalkan variasi dan
meningkatkan kualitas melalui penerapan proses atau prosedur yang konsisten dalam
organisasi, bahkan jika ada perubahan personel sementara atau permanen. SOP ditulis,
misalnya, untuk menangani pesanan pembelian, pemenuhan pesanan, keluhan pelanggan,
rekrutmen dan perekrutan, tanggap darurat, dan pemulihan bencana. Data yang hilang, hancur,
atau dikompromikan memiliki implikasi finansial. Karena itu, sangat penting bagi bisnis untuk
memiliki SOP untuk memastikan bahwa data itu aman, akurat, dan integritasnya terjaga. IT at
Work 9.1 memberikan garis besar SOP untuk mengamankan data transaksi.

TI di Tempat Kerja 9.1

Prosedur Operasi Standar untuk Mengamankan Data Transaksi, Garis Besar
Keamanan data: Data harus dilindungi dari kerusakan berbahaya atau tidak disengaja,
modifikasi yang tidak sah, pencurian, atau penyebab alam seperti banjir.
Akurasi data: Validasi data digunakan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan entri
data, seperti data alamat dan nama pelanggan.
Integritas Data: Integritas data dengan sistem waktu nyata melibatkan uji ACID, yang
merupakan kependekan dari atomisitas, konsistensi, isolasi, dan daya tahan:
 Atomicity: Jika semua langkah dalam transaksi tidak selesai, maka seluruh transaksi
dibatalkan.
 Konsistensi: Hanya operasi yang memenuhi standar validitas data yang diizinkan.
Misalnya, sistem yang merekam akun giro hanya memungkinkan nomor cek unik untuk
setiap transaksi. Operasi apa pun yang mengulangi nomor cek akan gagal memastikan
bahwa data dalam database sudah benar dan akurat. Kegagalan jaringan juga dapat
menyebabkan masalah konsistensi data.
 Isolasi: Transaksi harus diisolasi satu sama lain. Misalnya, deposito bank harus diisolasi
dari transaksi bersamaan yang melibatkan penarikan dari akun yang sama. Hanya ketika
transaksi penarikan berhasil diselesaikan akan saldo akun baru dilaporkan.
 Daya Tahan: Pencadangan sendiri tidak memberikan daya tahan. Sistem crash atau
kegagalan lainnya tidak boleh menyebabkan hilangnya data dalam database. Daya
tahan dicapai melalui log transaksi terpisah yang dapat digunakan untuk membuat
kembali semua transaksi dari pos pemeriksaan yang diketahui. Cara lain termasuk
mirror database yang mereplikasi database di server lain.
SISTEM KAWASAN FUNGSIONAL DASAR
Sistem informasi area fungsional dasar dan contoh aplikasi mereka adalah sebagai
berikut.
 Manufaktur dan produksi: pembelian bahan, kontrol kualitas, penjadwalan,
pengiriman, penerimaan. Misalnya, untuk memproduksi peralatan kecil, produsen perlu
memesan bahan dan suku cadang, membayar tenaga kerja dan listrik, membuat pesanan
pengiriman, dan menagih pelanggan.
 Akuntansi: piutang dagang, hutang dagang, buku besar, penganggaran. Sistem
akuntansi menjaga saldo akun tetap mutakhir, mengucurkan dana, dan memposting
laporan.
 Keuangan: manajemen kas, manajemen aset, manajemen kredit, pelaporan laporan
keuangan untuk mematuhi peraturan federal dan industri khusus dan lembaga
pemerintah.
 TI: manajemen cloudcomputingservices, servicelevelagreement (SLA), manajemen
lisensi perangkat lunak, manajemen akun pengguna, informasi dan keamanan jaringan.
 Penjualan dan pemasaran: penetapan harga, promosi media sosial, riset pasar, ramalan
permintaan, manajemen kampanye penjualan, pelacakan pesanan, serta pemrosesan
dan penjualan pesanan online dan seluler (lihat Gambar 9.5).
 SDM: penggajian, perekrutan dan perekrutan, perencanaan suksesi, manfaat karyawan,
pelatihan, kompensasi, penilaian kinerja, kepatuhan terhadap peraturan
ketenagakerjaan federal dan negara bagian.
Dalam pemrosesan transaksi online (OLTP), peristiwa atau transaksi diproses segera
setelah terjadi. Data diakses langsung dari database, dan laporan dapat dihasilkan secara
otomatis (Gambar 9.6). IT at Work 9.2 menjelaskan sistem penjualan dan pelaporan real-time.
TI di Tempat Kerja 9.2
Pelaporan Real-time Meningkatkan Penjualan di First Choice Ski
Ski First Choice (firstchoice-ski.co.uk/) memegang 14 persen pangsa pasar industri
liburan ski online Inggris. TUI Travel, perusahaan induknya, adalah grup perjalanan liburan
internasional, yang beroperasi di 180 negara dan melayani lebih dari 30 juta pelanggan.
Dalam industri operator tur yang sangat kompetitif, margin keuntungan sangat ketat.
Menjadi ramping dan responsif adalah kunci untuk mempertahankan bisnis yang
menguntungkan. Dengan menggunakan Yahoo! Web Analytics (web. Analytics.yahoo.com/)
dan pelaporan real-time, First Choice Ski dapat memonitor dan dengan cepat menanggapi
perilaku pengunjung di situs web perjalanannya. Gambar 9.7 adalah contoh antarmuka analitik
web.
Jalur Ski Pilihan Pertama Perilaku Pelanggan
Di First Choice Ski, pelanggan menghabiskan banyak waktu untuk meneliti dan
memilih liburan mereka. Simon Rigglesworth, manajer e-commerce, menjelaskan: “Kami
melihat pengguna kembali beberapa kali dari berbagai sumber seperti pencarian berbayar,
email, dan bahkan jejaring sosial ketika mereka mencoba menemukan liburan yang paling
cocok untuk mereka. Menangkap informasi sebanyak mungkin memungkinkan kami
mengidentifikasi cara terbaik untuk menyelesaikan penjualan dan mengoptimalkannya. "
Setelah bereksperimen dengan paket analisis berbasis biaya, First Choice Ski memilih
Yahoo! Analisis Web (YWA), yang gratis. Analis Web Penelope Bellegarde menggunakan
Laporan Frasa Penelusuran di YWA untuk meningkatkan faktor yang mendorong pengunjung
ke First Choice Ski. Dia berkata: "Jika kami melihat tujuan tertentu mendorong banyak
kunjungan ke situs, maka sangat mungkin kami akan mempromosikan tujuan itu di beranda."
Laporan Kampanye Internal membantu mereka memantau dan mengelola banyak promosi
perjalanan mereka. Misalnya, Bellegarde memantau jumlah klik dan jumlah penjualan yang
dihasilkan oleh setiap kampanye, dan ketika rasio penjualan yang rendah terhadap klik
diperhatikan, mereka menyesuaikan kampanye tersebut.
Peningkatan Kinerja
Menggunakan kumpulan data dan alat yang berbeda dari YWA ini, TUI mendesain
ulang dan mengubah konten beranda Ski Pilihan Pertama. Setelah itu, rasio pentalan (transfer
out) dari beranda menurun 18 persen, dan tingkat keluar menurun 13 persen. Yang terpenting,
jumlah penjualan yang dihasilkan dari beranda meningkat 266 persen. “Kami sekarang
menghasilkan proses yang dapat dikuantifikasi, dapat ditindaklanjuti, didorong oleh data untuk
memprioritaskan dan meninjau perkembangan situs web,” kata Rigglesworth.

9.2 Sistem Manufaktur, Produksi, dan Transportasi

SISTEM MANUFAKTUR DAN PRODUKSI
Fungsi manajemen produksi dan operasi (POM) bertanggung jawab atas proses yang
mengubah input menjadi output yang bermanfaat, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9.8.
POM mencakup beragam kegiatan dan berbeda dari satu industri ke industri lainnya; misalnya,
POM produsen, organisasi layanan, pengecer, rumah sakit, dan lembaga pemerintah berbeda
secara substansial.
SISTEM MANAJEMEN TRANSPORTASI
Sistem manajemen transportasi (TMS) menangani perencanaan transportasi, yang
meliputi konsolidasi pengiriman, perencanaan muatan dan perjalanan, perencanaan rute dan
pelacakan armada dan perencanaan pengemudi, dan pemilihan operator. TMS juga mendukung
manajemen kendaraan dan transaksi akuntansi. Setiap hari di AS, jaringan transportasi
menghubungkan kota-kota, produsen, dan pengecer, memindahkan sejumlah besar barang dan
individu melalui jaringan kompleks sekitar 4 juta mil jalan raya, lebih dari 140.000 mil rel
aktif, 600.000 jembatan dan terowongan, lebih banyak lagi dari 350 pelabuhan laut, ratusan
ribu mil pipa, hampir 30 juta perjalanan menggunakan angkutan massal dan kereta penumpang,
dan lebih dari 450 bandara komersial.
Pada 2012, ada peningkatan nyata dalam penggunaan TMS. Empat faktor yang
berkontribusi terhadap pertumbuhan TMS adalah:
1. Sistem transportasi yang sudah ketinggalan zaman perlu ditingkatkan atau diganti.
Banyak sistem yang dipasang lebih dari 10 tahun yang lalu — sebelum komputer tablet
dan teknologi seluler telah meluas dalam bisnis. Mirip dengan kebanyakan sistem lama
(lama), mereka tidak fleksibel, sulit untuk diintegrasikan dengan sistem baru lainnya,
dan mahal untuk dipelihara.
2. Pertumbuhan transportasi antar moda. Transportasi antar moda mengacu pada
penggunaan dua atau lebih moda transportasi, seperti kapal kontainer, udara, truk, dan
kereta api, untuk memindahkan produk dari sumber ke tujuan. Lihat Gambar 9.9
sebagai contoh. Banyak perusahaan yang mengirim melalui intermodals dan TMS
mereka yang lebih tua tidak dapat mendukung atau berurusan dengan pergerakan antar
moda, menurut Dwight Klappich, wakil presiden riset untuk Gartner.
Ketika produsen brick and mortar mulai berjualan secara online, misalnya,
mereka mengetahui bahwa TMS yang ada tidak memadai untuk menangani lini bisnis
baru. Pengirim yang berkembang secara global menghadapi tantangan serupa ketika
mereka mencoba mengelola pengiriman kereta api, truk, dan laut. Dengan demikian,
ada kebutuhan yang semakin besar akan TMS yang lebih kuat untuk menangani
pengaturan pengiriman multidimensi.
3. Vendor TMS menambah kemampuan. Fungsi dasar yang dilakukan oleh TMS
termasuk mengumpulkan data pada muatan yang akan diangkut dan mencocokkan data
tersebut dengan panduan perutean historis. Kemudian TMS digunakan untuk
mengelola proses komunikasi dengan berbagai operator. TMS kaya fitur baru dapat
mengakses layanan informasi untuk membantu pengirim mengidentifikasi rute optimal
 mengingat semua kondisi saat ini. Misalnya, TMS terbaru dapat berinteraksi langsung
dengan layanan pembandingan data pasar. Fungsi pemantauan pasar otomatis dan real-
time menghemat waktu pengirim, kesalahan, dan memotong biaya secara signifikan.
4. TMS menangani data besar. Transportasi cenderung menghasilkan volume data
transaksional yang tinggi. Mengelola data tidak mudah. Vendor TMS sedang
mengembangkan sistem yang memanfaatkan data besar yang dikumpulkan dan
disimpan secara berharga. Dengan menelusuri ke daerah tertentu atau berfokus pada
tren pasar tertentu, misalnya, pengirim dapat menggunakan data besar mereka untuk
membuat keputusan yang lebih baik.
IT at Work 9.3 menjelaskan TMS perangkat lunak berbasis layanan as (as-a-service).

TI di Tempat Kerja 9.3

Visibilitas Total, Sistem Manajemen Transportasi SaaS
Pada 2012, Agistix (agistix.com) memperkenalkan Total Visibility, SaaS TMS berbasis
cloud baru. Dengan menyediakan TMS di cloud, pengirim memiliki akses dari lokasi mana
saja kapan saja. SaaS (pengaturan sewa) membuatnya terjangkau untuk lebih banyak pengirim
barang.
Visibilitas Total memberikan visibilitas real-time pengirim untuk menghilangkan
bintik-bintik buta. Visibilitas dicapai dengan menangkap estimasi pengiriman sehingga klien
dapat memperkirakan pengeluaran (biaya) dengan lebih baik dan memenuhi persyaratan
pelaporan kepatuhan. Data waktu nyata memungkinkan pelanggan untuk mengetahui apa yang
terjadi dan menganalisis data besar untuk memastikan bahwa rantai pasokan mereka berfungsi
sebagaimana dirancang.
Visibilitas Total mengagregasi dan membakukan kegiatan pengiriman perusahaan dan
memberikan pengirim dengan pandangan komprehensif ke setiap pengiriman yang telah
mereka bayarkan di mana saja di dunia. Manfaat utama Visibilitas Total untuk pengirim adalah
visibilitas real-time ke semua pengiriman dalam transit di semua operator, semua tingkat
layanan, semua mode, internasional dan domestik, masuk dan keluar.

SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK

Manajemen logistik berurusan dengan koordinasi beberapa proses kompleks, yaitu
kegiatan pemesanan, pembelian atau pengadaan, logistik masuk (penerimaan), dan logistik
keluar (pengiriman). Tujuan umum dari sistem manajemen logistik adalah untuk:
 Mengoptimalkan operasi transportasi
  Berkoordinasi dengan semua pemasok
 Mengintegrasikan teknologi rantai pasokan
 Menyinkronkan aliran bahan atau barang yang masuk dan keluar
 Kelola jaringan distribusi atau transportasi
Sistem ini memungkinkan pemantauan dan pelacakan waktu nyata pengiriman, jadwal,
dan pesanan rantai pasokan. Anda membaca tentang manajemen rantai pasokan secara lebih
rinci di Bab 10.

SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Fungsi sistem kontrol inventaris, yang juga disebut kontrol stok atau sistem manajemen
inventori, adalah untuk meminimalkan total biaya persediaan sambil mempertahankan tingkat
persediaan yang optimal. Tingkat persediaan dipertahankan dengan memesan kembali jumlah
yang dibutuhkan pada waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan. Departemen POM
menyimpan stok pengaman atau stok buffer sebagai lindung nilai terhadap kekurangan, atau
stockout. Safety stock adalah persediaan tambahan jika terjadi peristiwa yang tidak terduga,
seperti lonjakan permintaan atau waktu pengiriman yang lebih lama.
Mengelola persediaan penting untuk margin keuntungan karena banyak biaya yang
terkait dengan persediaan, di samping biaya persediaan. Sistem kontrol inventaris
meminimalkan tiga kategori biaya berikut:
1. Biaya penyimpanan persediaan: biaya pergudangan (lihat Gambar 9.10), biaya
keamanan, asuransi, kerugian karena pencurian atau keusangan, dan biaya pembiayaan
persediaan berdasarkan tingkat bunga
2. Biaya pemesanan dan pengiriman: waktu yang dihabiskan karyawan untuk memesan,
menerima, atau memproses pengiriman; dan biaya pengiriman
3. Biaya kekurangan: keterlambatan produksi dan pendapatan penjualan tidak terjawab
karena kehabisan persediaan
Untuk meminimalkan jumlah ketiga biaya ini, departemen POM harus memutuskan
kapan memesan dan berapa banyak memesan. Salah satu model inventaris yang digunakan
untuk menjawab kedua pertanyaan adalah model Economic Order Quantity (EOQ). Model
EOQ mempertimbangkan semua biaya. Untuk informasi tambahan tentang EOQ, tutorial
tersedia di scm.ncsu.edu/public/inventory/6eoq.html.
Just-in-time (JIT) dan lean manufacturing adalah dua metode atau model yang banyak
digunakan untuk meminimalkan pemborosan dan menangani kompleksitas manajemen
persediaan. Meminimalkan biaya persediaan tetap menjadi tujuan utama manajemen rantai
pasokan.
Just in time. Manajemen inventori JIT mencoba untuk meminimalkan biaya
penyimpanan dengan tidak mengambil kepemilikan inventaris sampai dibutuhkan dalam
proses produksi. Dengan JIT, biaya yang terkait dengan membawa persediaan besar pada suatu
titik waktu dieliminasi. Tetapi tradeoffnya adalah biaya pemesanan yang lebih tinggi karena
pesanan yang lebih sering. Karena risiko kehabisan stok yang lebih tinggi, JIT memerlukan
pemantauan penggunaan bahan yang akurat dan tepat waktu dalam produksi.
Segala sesuatu dalam rantai JIT saling bergantung, sehingga koordinasi dan hubungan
yang baik dengan pemasok sangat penting agar JIT bekerja dengan baik. Penundaan apa pun
bisa sangat mahal untuk semua perusahaan yang terhubung dalam rantai. Penundaan dapat
disebabkan oleh pemogokan buruh, jalur pasokan terganggu, cuaca buruk, fluktuasi permintaan
pasar, kehabisan stok, kurangnya komunikasi hulu dan hilir dalam rantai pasokan, dan
gangguan produksi yang tidak terduga. Selain itu, kualitas inventaris atau material sangat
penting. Kualitas yang buruk menyebabkan penundaan, misalnya, untuk memperbaiki produk
atau memo yang tidak dapat diperbaiki dan menunggu pengiriman pesanan ulang.
JIT dikembangkan oleh Toyota karena tingginya biaya real estat di Tokyo, Jepang, yang
membuat pergudangan mahal. Ini digunakan secara luas di industri manufaktur mobil.
Misalnya, jika bagian dan subassemblies tiba di stasiun kerja tepat saat dibutuhkan, tidak perlu
menyimpan inventaris. Tidak ada keterlambatan dalam produksi, dan tidak ada fasilitas
produksi yang menganggur atau pekerja yang kurang dimanfaatkan, asalkan suku cadang dan
sub-rakitan tiba sesuai jadwal dan dalam kondisi yang dapat digunakan. Banyak sistem JIT
perlu didukung oleh perangkat lunak. Vendor JIT termasuk HP, IBM, CA, dan Steven
Engineering.
Meskipun berpotensi menghemat biaya, JIT kemungkinan akan gagal di perusahaan
yang memiliki:
 Mitra rantai pasokan, vendor, pekerja, atau manajemen yang tidak kooperatif
 Produksi khusus atau tidak berulang
Sistem Manufaktur Lean. Dalam sistem lean manufacturing, pemasok mengirimkan
lot kecil setiap hari atau sering, dan mesin produksi tidak harus berjalan dengan kapasitas
penuh. Salah satu tujuan lean manufacturing adalah untuk menghilangkan limbah apa pun;
yaitu, untuk menghilangkan apa pun yang tidak menambah nilai pada produk akhir. Memegang
inventaris yang tidak dibutuhkan segera dipandang sebagai pemborosan, yang menambah
biaya tetapi bukan nilai. Tujuan kedua lean manufacturing adalah untuk memberdayakan
pekerja sehingga keputusan produksi dapat dibuat oleh mereka yang paling dekat dengan
proses produksi.
Oracle, Siemens, dan vendor lain menawarkan sistem manufaktur ramping yang
digerakkan oleh permintaan. Seperti halnya IS, JIT perlu dibenarkan dengan analisis biaya-
manfaat. Dan semua faktor kesuksesan JIT berlaku untuk lean manufacturing. Sebagai contoh,
JIT mengharuskan penemuan tiba pada jadwal dan kualitas yang tepat. Untuk perusahaan yang
terkena cuaca buruk atau mogok kerja, lean manufacturing mungkin tidak cocok.
Sistem Kontrol Kualitas. Sistem kontrol kualitas pabrikan (QC) memindai sistem
sendiri dan sendirian atau dapat menjadi bagian dari upaya manajemen kualitas total (TQM)
keseluruhan perusahaan. Sistem QC memberikan data tentang kualitas bahan dan bagian yang
masuk, serta kualitas produk setengah jadi dan dalam proses. Sistem ini mencatat hasil semua
inspeksi dan membandingkan hasil aktual dengan hasil yang diharapkan.
Data QC dapat dikumpulkan oleh sensor atau sistem RFID (identifikasi frekuensi radio)
dan ditafsirkan secara waktu nyata, atau mereka dapat disimpan dalam database untuk analisis
di masa mendatang. Laporan tentang persentase cacat atau persentase pengerjaan ulang yang
dibutuhkan dapat membuat manajer mendapat informasi tentang kinerja antar departemen.
KIA Motors memperkenalkan sistem QC yang cerdas untuk menganalisis keluhan pelanggan
sehingga mereka dapat lebih cepat menyelidiki dan melakukan koreksi.
Teknologi POM lainnya. Banyak bidang POM lainnya ditingkatkan oleh sistem dan
perangkat informasi. Alat optimisasi perencanaan produksi, perutean produk dan sistem
pelacakan, manajemen pesanan, perencanaan dan desain tata letak pabrik, dan tugas lainnya
dapat didukung oleh subsistem POM. Misalnya, sistem berbasis web di Office Depot cocok
dengan penjadwalan karyawan dengan pola lalu lintas toko untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan dan mengurangi biaya. Schurman Fine Papers, produsen / pengecer kartu ucapan
dan produk khusus, menggunakan perangkat lunak manajemen gudang khusus untuk
meningkatkan perkiraan permintaan dan proses inventaris. Dua gudangnya secara efisien
mendistribusikan produk ke lebih dari 30.000 toko ritel.

MANUFAKTUR TERINTEGRASI KOMPUTER (CIM) DAN MANUFAKTUR

SISTEM EKSEKUSI (MES)
Sistem manufaktur terintegrasi komputer (CIM) mengendalikan aktivitas lantai toko
sehari-hari. Pada awal 1980-an, perusahaan berinvestasi besar dalam solusi CIM meskipun
kompleks, sulit diimplementasikan, dan mahal untuk dipelihara. Mereka membutuhkan
integrasi banyak produk dan vendor.
Sebelum CIM, manajer produksi diberi banyak informasi seperti waktu, kehadiran,
menerima laporan, laporan inspeksi, dan sebagainya untuk mencari cara menyelesaikan tugas-
tugas produksi. Informasi itu terlambat, jarang terkini atau dapat diandalkan, banyak, dan
sangat sulit untuk berasimilasi. CIM membantu manajer produksi menggunakan informasi
dengan lebih baik untuk melaksanakan rencana produksi.
Sistem eksekusi pabrikasi (MES) adalah sistem terkomputerisasi online yang terdiri
dari metode dan alat yang digunakan untuk mencapai produksi. CIM dan MES adalah konsep
yang sangat mirip, tetapi ada perbedaan. MES biasanya merujuk pada infrastruktur yang lebih
luas daripada CIM. MES lebih didasarkan pada perangkat lunak aplikasi standar yang dapat
digunakan kembali, alih-alih merancang program perangkat lunak khusus berdasarkan kontrak
per kontrak. MES berusaha menghilangkan kesenjangan waktu dan informasi tahun-tahun awal
di lantai toko dengan menyediakan informasi kepada pabrik secara real time. Fungsi bisnis
perusahaan disediakan dengan informasi instalasi yang tepat waktu untuk mendukung
keputusan perencanaan bisnis. Sebagian besar, istilah CIM lebih umum digunakan, dan akan
digunakan di bagian selanjutnya dari bagian ini.
Sistem CIM hari ini menyediakan penjadwalan dan pemantauan dan pelaporan
produksi real-time. Otomasi berbasis data CIM mempengaruhi semua sistem atau subsistem
dalam lingkungan manufaktur; desain dan pengembangan, produksi, pemasaran dan penjualan,
dan dukungan dan layanan lapangan. Sistem CIM dapat melakukan pemantauan produksi,
penjadwalan dan perencanaan, pemantauan proses statistik, analisis kualitas, pemantauan
personil, pelaporan status pesanan, dan pelacakan lot produksi. Pabrikan BAE telah
menerapkan CIM.
BAE Systems Menggunakan CIM dalam Fasilitas Pesawat Tempurnya. BAE
Systems (baesystems. Com) adalah perusahaan global yang berkantor pusat di London, Inggris,
yang bergerak dalam pengembangan, pengiriman, dan dukungan sistem pertahanan, keamanan,
dan kedirgantaraan yang maju. BAE adalah salah satu kontraktor militer terbesar di dunia.
Pada September 2010, BAE membuka fasilitas pemesinan titanium untuk
memproduksi komponen untuk pesawat tempur F-35 Lightning II. Fasilitas ini memakan
waktu 10 bulan untuk menyelesaikan selama insinyur waktu di BAE mempertimbangkan
sejumlah cara untuk memastikan bahwa itu akan dapat mengakomodasi throughput tinggi dari
bagian-bagian pesawat militer titanium dengan biaya yang efektif. Menurut Jon Warburton,
manajer program F-35 BAE, setelah melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap berbagai
solusi manufaktur potensial, tim BAE akhirnya memutuskan untuk menggunakan sistem CIM
yang sangat otomatis (Wilson, 2011). Sistem CIM memastikan bahwa bagian titanium untuk
pesawat dapat dibuat berdasarkan JIT. Untuk melakukannya, ia mengoordinasikan pesanan
yang diterima ke pabrik, serta pergerakan bahan baku dan perkakas, dan mengoptimalkan
penggunaan peralatan mesin.
Elemen kunci dari strategi CIM adalah penyebaran dua sistem manufaktur fleksibel
(FMS) yang dapat mengakomodasi pembuatan berbagai bagian pada volume yang berbeda.
Ketika pesanan untuk bagian diterima, data yang berkaitan dengan itu diteruskan ke sistem
FMS, yang menjadwalkan pembuatan bagian dengan cara yang paling bijaksana dengan
memeriksa beban kerja saat ini di masing-masing dari delapan alat mesin. Setiap FMS dapat
menyimpan hingga 1.000 alat potong dalam sistem racking yang siap untuk dimuat ke dalam
peralatan mesin. Serangkaian sistem robot kembar mengirimkan alat pemotong yang tersimpan
ke dalam setiap mesin, serta mengisi kembali semua alat yang aus. Tantangan terbesar yang
dihadapi oleh tim dalam pengembangan fasilitas adalah untuk memastikan bahwa FMS dan
peralatan mesin berkomunikasi secara efektif dengan satu sama lain dan dengan sistem CIM
BAE.
Tujuan CIM. CIM memiliki tiga tujuan dasar: (1) penyederhanaan semua teknologi
dan teknik manufaktur, (2) otomatisasi sebanyak mungkin proses manufaktur, dan (3) integrasi
dan koordinasi semua aspek desain, manufaktur, dan fungsi terkait.
Keuntungan utama CIM adalah kelengkapan dan fleksibilitasnya. Ini sangat
penting dalam proses bisnis yang sepenuhnya direkayasa ulang atau dihilangkan. Tanpa CIM,
mungkin perlu melakukan investasi besar untuk mengubah IS yang ada agar sesuai dengan
proses baru.

9.3 Sistem Penjualan dan Pemasaran

Sistem informasi penjualan dan pemasaran dapat memperluas kapasitas untuk
menciptakan produk, layanan, saluran, dan peluang pasar baru yang mengarah pada aliran
pendapatan baru. IT at Work 9.4 menjelaskan contoh seperti itu.
Secara umum, sistem penjualan dan pemasaran mendukung periklanan, riset pasar,
pengumpulan intelijen, mendapatkan produk dan layanan kepada pelanggan, dan menanggapi
kebutuhan pelanggan. Banyak dari sistem ini ditunjukkan pada Gambar 9.11.
Bab 7, 8, dan 10 membahas sistem dan strategi penjualan dan pemasaran, termasuk e-
commerce dan manajemen hubungan pelanggan (CRM). Bagian ini akan fokus pada
pemasaran yang digerakkan oleh data dan kemampuan penjualan dan IS pemasaran.
TI di Tempat Kerja 9.4
Google Market Microsurvey Research Menawarkan Model Penghasilan Baru untuk Penerbit
Online
Pada 2012, Adweek.com melaporkan layanan baru yang disebut "Survei Pelanggan
Google," yang dapat digunakan penerbit untuk menghasilkan pendapatan dari konten online
mereka. Layanan ini merupakan alternatif untuk memiliki paywall untuk konten berita online.
Misalnya, ketika pengguna mengunjungi situs web mitra seperti New York Daily News dan
Texas Tribune, mereka akan menemukan beberapa artikel yang sebagian diblokir. Untuk terus
membaca artikel lengkap, mereka harus menjawab pertanyaan atau survei mikro yang
disediakan oleh Google.
Adweek, Mitra Google
Editor, reporter, dan desainer Adweek menghabiskan banyak waktu kami untuk
memikirkan dampak transformasional yang dimiliki teknologi digital terhadap bisnis dan
orang-orang yang mereka liput. Mereka perlu memonetisasi aset digital mereka untuk
memastikan bahwa merek terus menjadi perhatian yang menguntungkan. Untuk itu, Adweek
bermitra dengan Google dalam permainan pendapatan baru berbasis web. Dengan menjawab a
pertanyaan pemasaran tunggal per hari, pembaca dapat terus mendapatkan akses penuh ke
Adweek.com dan semua pelaporan, analisis, dan video mereka. Metode ini menawarkan solusi
untuk masalah bisnis tanpa memblokir atau membatasi akses Anda melalui paywall tradisional.
Microsurvey, Riset Pasar
Satu atau dua pertanyaan riset pilihan ganda pasar ditanyakan, misalnya, “Jenis permen
apa yang biasanya Anda beli untuk rumah tangga Anda?” Pilihannya termasuk, “Tidak ada,
Cokelat, Permen keras, Permen, Permen.” “Pengiklan membayar Google menjadi tuan rumah
survei, dan situs menerima 5 sen per tanggapan dari Google. Untuk meminimalkan
kemungkinan orang memilih jawaban yang tidak benar yang mengarah ke data berkualitas
buruk, Google membuat pertanyaan semenarik mungkin. Dan jika pengguna mulai hanya
menjawab pertanyaan pertama di setiap halaman, atau menjawab terlalu cepat, program
memperhatikan perilaku dan memaksa pembaca untuk menjawab pertanyaan baru.

DATA-DRIVEN MARKETING
Pengambilan keputusan berbasis data yang didorong semakin bergantung pada data
yang memengaruhi bisnis atau pelanggan potensial saat ini, atau secara real-time. Salah satu
penggunaan hot data adalah pemasaran push-through pay-per-click (PPC), yang mengacu pada
iklan online yang “muncul” di layar perangkat konsumen berdasarkan lokasi, perilaku, minat,
atau informasi demografis mereka. Tidak seperti iklan pull-through yang muncul berdasarkan
pencarian kata kunci pengguna, iklan push-through menggunakan data tentang orang tersebut
untuk menentukan apakah iklan akan muncul. Kemampuan ini menciptakan peluang untuk
program periklanan yang sangat bertarget. Misalnya, anggota Facebook melaporkan sendiri
data tentang lokasi, usia, minat, dan sebagainya. Berdasarkan data ini, pengiklan dapat
meminta agar iklan mereka didorong ke anggota Facebook yang sesuai dengan profil tertentu
berdasarkan faktor demografis, geografis, atau perilaku.

SALES DAN SALURAN DISTRIBUSI

Pemasar perlu menentukan cara optimal untuk mendistribusikan produk dan layanan
mereka melalui kombinasi saluran elektronik, seluler, dan fisik. Misalnya, mengintegrasikan
kampanye iklan PPC dengan inisiatif periklanan online dan offline lainnya umumnya
memberikan hasil keseluruhan terbaik.
Berikut adalah topik yang representatif terkait dengan saluran penjualan dan distribusi.
 Di Macy dan banyak pengecer lainnya, pelanggan memeriksa harga penjualan saat ini
di layar digital dengan pembaca barcode.
 Pelanggan menggunakan pass Exxon Mobil Speed untuk mengisi tangki mereka
dengan melambaikan token, tertanam dengan perangkat RFID, pada sensor pompa
bensin. Kemudian RFID memulai proses otorisasi, dan pembelian dibebankan ke kartu
debit atau kredit di akun.
 Home Depot dan banyak supermarket memasang mesin checkout sendiri. Kios
swalayan memangkas biaya tenaga kerja untuk pengecer, dan dapat mengurangi waktu
checkout pelanggan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9.12.
MANAJEMEN PEMASARAN
Berikut adalah beberapa contoh representatif tentang bagaimana manajemen pemasaran
dilakukan.
Harga Produk atau Layanan. Volume penjualan serta keuntungan ditentukan oleh
harga produk atau layanan. Harga adalah keputusan yang sulit, terutama selama resesi
ekonomi. Harga dapat sering diubah, seperti yang Anda baca di IT at Work 9.1. Perusahaan
dapat menawarkan penjualan kilat untuk melibatkan penggemar atau pelanggan dan untuk
mendorong penjualan cepat. Pekerjaan penjualan cepat dengan menawarkan pelanggan
tawaran luar biasa untuk waktu yang sangat singkat. Metode penjualan ini cocok dengan
kedekatan media sosial, dan ini merupakan tahap berikutnya dalam perdagangan sosial yang
melihat merek menggunakan metode penjualan yang mapan, diperbarui untuk abad ke-21.
ZDnet melaporkan bahwa kunjungan ke situs penjualan flash online telah meningkat
lebih dari 100 persen pada Juli 2011 dibandingkan dengan Juli 2010 (King, 2011). Selain itu,
kunjungan ke penjualan cepat datang dari hampir semua tanda kurung pendapatan rumah
tangga, dengan yang paling sebenarnya berasal dari mereka yang berada dalam kisaran $
30.000 hingga $ 99.999. Namun, sekitar 52 persen konsumen online di AS mengklaim bahwa
mereka mulai kewalahan oleh volume email yang mereka terima dari situs-situs penawaran
dan diskon.
Manajemen Tag. Tag, seperti kode QR atau tag Microsoft, perlu dikelola. Tujuh puluh
tiga persen pemasar yang menggunakan sistem manajemen tag otomatis (TMS) mengatakan
bahwa hal itu mempercepat kemampuan mereka untuk menjalankan kampanye pemasaran.
Dan 42 persen mengatakan prosesnya secara signifikan lebih cepat (Sullivan, 2012).
Studi dari Econsultancy dan Tealium dirilis pada pertengahan 2012 menemukan 69
persen dari mereka yang menggunakan TMS berhasil menerapkan tag baru atau memodifikasi
yang sudah ada dalam hari kerja yang sama. Sebaliknya, 44 persen pemasar yang tidak
menggunakan TMS mengatakan butuh waktu lebih dari seminggu untuk melakukannya.
Otomatisasi TMS dapat membantu pemasar yang mengelola penargetan iklan dan fitur
iklan online lainnya. Ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi mengurangi biaya. Hampir 75
persen responden yang menggunakan TMS melaporkan biaya yang terkait dengan penandaan
berkurang, dan 45 persen memiliki biaya yang jauh lebih rendah.
Dengan pemasaran digital menjadi lebih kompleks, 88 persen responden setuju bahwa
sistem berbasis data akan menjadi kebutuhan standar dalam perangkat pemasaran. Meskipun
kompleksitas tumbuh, pemasar digital ingin mengontrol proses-86 persen mengatakan
membuat perubahan cepat untuk aset pemasaran tanpa membebani tim TI akan semakin
penting. Lebih dari 80 persen pengguna menemukan bahwa pemasaran dapat mengambil alih
tanggung jawab dari TI.
Mereka yang menggunakan TMS memiliki rata-rata 19 solusi pemasaran online
berbasis tag, dibandingkan dengan hanya 10 untuk mereka yang tidak menggunakan TMS.
Untuk kinerja situs web, TMS meningkatkan kecepatan situs web. Menggunakan TMS juga
mengurangi biaya sumber daya dibandingkan dengan tidak menggunakan TMS.
Sementara itu, masalah privasi akan memaksa teknologi pemasaran untuk menawarkan
"opsi jangan-lacak." Pemasaran menggunakan TMS mendukung inisiatif privasi, yang
merupakan manfaat lain dari TMS.
Tenaga penjual. Kinerja dari penjualan orang-orang yang dikumpulkan dan pemasaran
TPS dan digunakan untuk membandingkan kinerja sepanjang beberapa dimensi, seperti waktu,
produk, wilayah, dan bahkan waktu hari. Penjualan aktual aktual dapat dibandingkan dengan
data historis dan ekspektasi. Perangkat lunak lembar kerja multidimensi memfasilitasi jenis
analisis ini.
 Produktivitas penjualan dapat ditingkatkan oleh pusat panggilan berbasis web. Ketika
seorang pelanggan memanggil tenaga penjualan, tenaga penjualan tersebut dapat melihat
riwayat pembelian, demografi, layanan yang tersedia di tempat pelanggan tinggal, dan banyak
lagi. Informasi ini memungkinkan perwakilan untuk memberikan layanan pelanggan yang
lebih baik.
Perangkat lunak otomasi penjualan sangat membantu bisnis kecil, memungkinkan
mereka untuk meningkatkan penjualan dan pertumbuhan dengan cepat. Perangkat lunak
terkemuka adalah salesforce.com, yang merupakan aplikasi CRM yang ditawarkan sebagai
perangkat lunak sebagai layanan (SaaS). Anda membaca tentang Salesforce.com secara rinci
di bagian CRM Bab 10.
Analisis Profitabilitas. Dalam memutuskan iklan dan upaya pemasaran lainnya,
manajer perlu mengetahui kontribusi laba atau margin laba (margin laba price harga jual
dikurangi biaya barang) dari produk dan layanan tertentu. Metrik profitabilitas untuk produk
dan layanan dapat diturunkan dari sistem akuntansi biaya. Misalnya, perangkat lunak analisis
kinerja laba yang tersedia dari IBM, Oracle, SAS, dan Mikro-strategi dirancang untuk
membantu manajer menilai dan meningkatkan kinerja laba dari lini bisnis, produk, saluran
distribusi, wilayah penjualan, dan dimensi lain yang penting untuk pengelolaan perusahaan.
Beberapa maskapai, misalnya, menggunakan sistem keputusan otomatis untuk menetapkan
harga berdasarkan profitabilitas.
Kegiatan pemasaran menyimpulkan kegiatan utama dari rantai nilai. Selanjutnya kita
melihat sistem fungsional yang mendukung kegiatan (juga disebut kegiatan sekunder) dalam
rantai nilai: akuntansi, keuangan, dan manajemen sumber daya manusia.

9.4 Sistem Akuntansi, Keuangan, dan Kepatuhan

Bagian akuntansi dan keuangan mengendalikan dan mengelola arus kas, aset,
kewajiban, dan laba bersih (laba). Akuntansi keuangan adalah cabang akuntansi khusus yang
melacak transaksi keuangan perusahaan. Karena investor, regulator, dan lainnya bergantung
pada integritas dan akurasi laporan keuangan eksternal, akuntansi memiliki aturan umum —
yaitu, prinsip akuntansi yang diterima secara umum (GAAP) dan standar akuntansi. Di A.S.,
Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB) mengembangkan standar dan prinsip akuntansi.
Perusahaan yang sahamnya diperdagangkan secara publik juga harus mematuhi
persyaratan pelaporan Komisi Sekuritas dan Bursa (SEC), badan pengatur pemerintah AS.
Menggunakan pedoman standar, transaksi dicatat, dirangkum, dan disajikan dalam laporan
keuangan atau laporan keuangan seperti laporan laba rugi atau neraca. Namun, tujuan akuntansi
keuangan tidak hanya untuk melaporkan nilai perusahaan. Sebaliknya, tujuannya adalah untuk
memberikan informasi yang cukup dan akurat bagi orang lain untuk menilai nilai suatu
perusahaan untuk investasi atau tujuan lain.

PENGUNGKAPAN KEUANGAN (PELAPORAN) DAN KEPATUHAN

Sebagai bagian dari kewajiban kepatuhan organisasi, fungsi akuntansi harus
membuktikan (memverifikasi) bahwa tidak ada kelemahan material dalam kontrol internal.
Kelemahan dalam pengendalian internal adalah penyebab utama penipuan, yang juga dikenal
sebagai kejahatan kerah putih. Pencegahan, deteksi, dan investigasi penipuan keuangan
diperlukan untuk mengurangi risiko pelaporan informasi yang tidak akurat kepada publik.
Contoh-contoh keliru finansial yang paling signifikan adalah Bernard L. Madoff Investment
Securities, Enron, WorldCom, dan krisis subprime mortgage. FBI menyelidiki kejahatan kerah
putih dan melaporkan di situs web mereka FBI.gov.
Sistem Pengungkapan Keuangan SEC. Di perusahaan publik, fungsi akuntansi dan
keuangan bertanggung jawab untuk secara akurat mengungkapkan (melaporkan) kondisi
keuangan perusahaan kepada badan pengatur. Misalnya, perusahaan harus mengajukan laporan
keuangan triwulanan dan tahunan ke SEC. Laporan keuangan meliputi Laporan Posisi
Keuangan, Penghasilan Komprehensif, Perubahan Ekuitas, dan Arus Kas.
Sistem pengungkapan keuangan SEC adalah inti dari misinya untuk melindungi
investor dan mempertahankan pasar yang adil, tertib, dan efisien. Sejak 1934, SEC telah
meminta pengungkapan keuangan dalam bentuk dan dokumen. Pada tahun 1984, SEC mulai
mengumpulkan dokumen elektronik untuk membantu investor mendapatkan informasi, tetapi
dokumen-dokumen itu menyulitkan untuk mencari dan menemukan item data tertentu. Untuk
menghilangkan kesulitan itu dan meningkatkan cara investor menemukan dan menggunakan
informasi, SEC mencari sistem kepatuhan pengungkapan data baru. , tempat item data diberi
tag agar mudah dicari. Sistem pelaporan (pengungkapan) didasarkan pada penandaan data
elektronik, atau Bahasa Pelaporan Bisnis eXtensible (XBRL). Pada 2012, SEC
mengamanatkan persyaratan pelaporan data interaktif baru seperti yang dijelaskan dalam IT at
Work 9.5.

IT at Work 9.5
SEC Membutuhkan Pelaporan Data Interaktif Menggunakan XBRL
SEC sekarang membutuhkan pelaporan data dalam XBRL, dan laporan-laporan itu
membutuhkan perangkat lunak XBRL.
Persyaratan Pelaporan SEC Baru
Pada bulan Maret 2012, SEC mengadopsi Taksonomi Pelaporan Keuangan AS.
Taksonomi adalah kamus elektronik elemen pelaporan bisnis yang digunakan untuk
melaporkan data bisnis. Taksonomi ini berlaku untuk perusahaan publik (juga disebut sebagai
pelapor) yang terdaftar di SEC. Sekarang pelapor harus membuat dan menyerahkan laporan
keuangan mereka sebagai file data interaktif yang ditandai untuk mematuhi aturan pelaporan
SEC (FASB.org, 2012). File data interaktif yang diberi tag dibuat menggunakan Bahasa
Pelaporan Bisnis eXtensible, atau XBRL. SEC telah membuat situs web, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 9.13, untuk membantu para filer memenuhi persyaratan
pengungkapan dan pengarsipan terbaru.
SEC menyediakan panduan XBRL di portal-nya di http: // xbrl.sec.gov/. Portal ini
menyediakan informasi tentang XBRL untuk memfasilitasi keberhasilan kepatuhan dengan
aturan data interaktif.
Apa itu Data Interaktif dan Siapa yang Menggunakannya?
Data interaktif dapat memberikan investor akses yang lebih cepat ke data yang mereka
inginkan dalam bentuk yang mudah digunakan dan dapat membantu perusahaan menyiapkan
informasi lebih cepat dan lebih akurat. Di masa lalu, menggunakan dokumen pengungkapan
non-aktif, investor yang menginginkan informasi spesifik harus secara manual mencari laporan
tahunan perusahaan yang panjang atau dokumen reksa dana. Mencari dan mengekstraksi
informasi tertentu dalam dokumen-dokumen itu memakan waktu. Dengan menggunakan data
interaktif, seorang investor dapat segera menarik informasi spesifik dan membandingkannya
dengan informasi dari perusahaan lain, kinerja dalam beberapa tahun terakhir, dan rata-rata
industri. Karena semakin banyak perusahaan menggunakan data interaktif, alat analisis
canggih yang digunakan oleh para profesional keuangan sekarang tersedia untuk investor biasa.
Data interaktif dapat membantu perusahaan publik meningkatkan proses pelaporan mereka.
Filer yang menggunakan data interaktif mungkin dapat mengkonsolidasikan informasi
keuangan perusahaan lebih cepat dan andal di seluruh unit operasi dalam sistem operasi yang
berbeda. Bank juga mengirimkan laporan panggilan mereka ke Federal Deposit Insurance
Corporation (FDIC) dalam format XBRL.

XBRL. Data menjadi interaktif ketika diberi label menggunakan bahasa markup
komputer yang dapat diproses oleh perangkat lunak untuk tampilan dan analisis yang canggih.
Bahasa markup menggunakan set definisi standar, atau taksonomi, untuk memungkinkan
ekstraksi otomatis dan pertukaran data. Taksonomi data interaktif dapat diterapkan — seperti
kode batang diterapkan pada barang dagangan — untuk memungkinkan komputer mengenali
data itu dan memasukkannya ke dalam alat analitis. XBRL adalah bahasa markup yang
dikembangkan untuk pelaporan bisnis dan keuangan. Gambar 9.14 menunjukkan bagaimana
dokumen XBRL dibuat. XBRL membantu perusahaan:
 Menghasilkan data yang lebih bersih, termasuk penjelasan tertulis dan catatan
pendukung.
 Menghasilkan data yang lebih akurat dengan lebih sedikit kesalahan yang memerlukan
tindak lanjut oleh regulator.
 Mengirimkan data lebih cepat ke regulator dan memenuhi tenggat waktu.
 Meningkatkan jumlah kasus dan jumlah informasi yang dapat ditangani oleh staf.

PENCEGAHAN DAN DETEKSI PENIPUAN

Penipuan adalah kejahatan dengan konsekuensi keuangan yang parah. Memerangi
penipuan adalah tugas etis — dan penting untuk kepercayaan publik dan integritas merek
perusahaan.
 Penipuan orang dalam adalah istilah yang merujuk pada berbagai perilaku kriminal
yang dilakukan oleh karyawan atau kontraktor organisasi. Istilah lain untuk kejahatan ini
adalah penipuan internal, pekerjaan, atau pekerjaan.
Mengapa Penipuan Terjadi. Penipuan terjadi karena kontrol internal untuk mencegah
penipuan orang dalam - tidak peduli seberapa kuat akan gagal pada kesempatan. Manajemen
risiko penipuan adalah sistem kebijakan dan prosedur untuk mencegah dan mendeteksi
tindakan ilegal yang dilakukan oleh manajer, karyawan, pelanggan, atau mitra bisnis terhadap
kepentingan perusahaan. Meskipun setiap perusahaan menetapkan prosedur spesifiknya
sendiri, manajemen risiko penipuan melibatkan penilaian paparan perusahaan terhadap
penipuan; menerapkan pertahanan untuk mencegah dan mendeteksi penipuan; dan
mendefinisikan prosedur untuk menyelidiki, menuntut, dan memulihkan kerugian dari
penipuan. Menganalisis mengapa dan bagaimana penipuan dapat terjadi sama pentingnya
dengan mendeteksi dan menghentikannya. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi
kebijakan perusahaan yang diperlukan untuk mencegah penipuan orang dalam dan sistem
deteksi penipuan ketika pencegahan gagal.
Faktor Risiko Penipuan. Faktor-faktor yang meningkatkan eksposur perusahaan
terhadap penipuan ditunjukkan pada Gambar 9.15. Sistem informasi diimplementasikan untuk
memperkuat faktor-faktor ini. Perusahaan menjadikan diri mereka sendiri target karena
interaksi keempat faktor ini:
1. Tingkat kepercayaan yang tinggi pada karyawan tanpa pengawasan yang memadai
untuk memverifikasi bahwa mereka tidak mencuri dari perusahaan
2. Mengandalkan proses kontrol informal
3. Pola pikir (keyakinan) bahwa kontrol internal dan sistem pencegahan penipuan juga
mahal untuk diimplementasikan
4. Menetapkan berbagai tugas untuk setiap karyawan yang memberi mereka peluang
untuk melakukan penipuan
Ketika sebuah pabrik kecil menjadi korban pencurian kekayaan intelektual, log jaringan
komputer mengidentifikasi komputer yang telah digunakan untuk melakukan kejahatan yang
dituduhkan. Tetapi tidak ada cara untuk menghubungkan komputer itu ke satu individu
tertentu. Keyakinan seorang manajer bahwa dia tahu siapa yang melakukannya tidak cukup
bukti. Pelajaran yang dipetik perusahaan adalah bahwa kontrol internal — pemisahan tugas —
tidak hanya penting untuk pencegahan penipuan, tetapi juga penting untuk prosedusi penipuan
dan pemulihan kerugian mereka. Di perusahaan, karyawan berbagi akun komputer sehingga
mereka tidak dapat menghubungkan penipuan dengan orang yang melakukan itu. Merancang
respons kecurangan yang efektif dan strategi kesiapan litigasi (strategi pasca insiden) sangat
penting untuk dapat:
 Memulihkan kerugian finansial
 Menghukum pelaku melalui tuntutan hukum, tuntutan pidana, dan / atau keuntungan
yang hilang
 Menghentikan penipu agar tidak menjadi korban organisasi lain
Sejarah telah menunjukkan bahwa jika hukuman karena melakukan penipuan tidak berat,
majikan penipu berikutnya akan menjadi korban berikutnya, seperti yang dijelaskan dalam IT
at Work 9.6.
Mencoba merahasiakan penipuan dapat berarti tidak melakukan apa-apa atau hanya
memecat karyawan. Pendekatan-pendekatan untuk menangani kecurangan ini tidak
berkelanjutan karena mengikis efektivitas tindakan pencegahan kecurangan dan menghasilkan
bahaya moral — yaitu, mengeluarkan risiko dari kecurangan orang dalam.
Salah satu teknik pencegahan penipuan yang paling efektif adalah persepsi deteksi dan
hukuman. Jika sebuah perusahaan menunjukkan kepada karyawannya bahwa mereka dapat
mengetahui segala hal yang dilakukan oleh setiap karyawan dan akan menuntut siapa pun yang
melakukan penipuan, maka perasaan bahwa "Saya bisa menghindarinya" turun drastis. Catch-
22 adalah bahwa perusahaan mungkin memiliki sumber daya terbatas yang menghalangi
diagnosis penipuan yang tepat atau investigasi akuntansi forensik, meskipun mereka tidak
mampu menanggung kerugian yang tidak dapat dipulihkan juga.

Kekecewaan Keuangan Dipicu Penipuan. Pada awal 2000-an, ekonomi bisnis A.S.
secara signifikan dipengaruhi oleh skandal penipuan yang melibatkan eksekutif senior di
sejumlah perusahaan besar. Anggota parlemen merasa bahwa ruang lingkup kejahatan merusak
kepercayaan publik terhadap sistem keuangan dan pasar negara. Sejumlah undang-undang
disahkan yang mempertinggi tanggung jawab hukum manajemen perusahaan untuk secara
aktif melindungi terhadap penipuan oleh karyawan, menetapkan persyaratan manajemen dan
pelaporan yang lebih ketat, dan menerapkan hukuman berat karena kegagalan untuk mematuhi.
Akibatnya, manajemen penipuan menjadi proses fungsional yang diperlukan. Penipuan ini
berperan dalam mandat SEC untuk pelaporan data XBRL.
Kontrol Internal. Di perusahaan dengan sistem akuntansi lemah, terlalu mudah bagi
karyawan untuk menyesatkan pesanan pembelian dan pembayaran, menyuap pemasok, atau
memanipulasi data akuntansi. Ketika manajer senior terlibat dalam penipuan, mencegah
penipuan sangat sulit. Pertimbangkan Bernie Madoff, yang melakukan skema penipuan senilai
64 miliar dolar selama bertahun-tahun setelah Sarbanes – Oxley disahkan untuk mencegah
penipuan finansial semacam itu.
Dalam kasus penipuan yang jauh lebih kecil tetapi masih serius yang melibatkan
organisasi nirlaba yang berbasis di New York, seorang sukarelawan bertanggung jawab untuk
menghitung penerimaan kas di penggalangan dana tahunan. Relawan telah melakukan tugas
ini selama 30 tahun. Satu tahun, seorang akuntan ditugaskan untuk membantu sukarelawan
dengan perhitungan. Relawan itu menawari akuntan "potongan" uang tunai sebagai imbalan
atas diamnya dia tentang pencurian itu.
Kontrol internal yang kuat, yang bergantung pada TI untuk keefektifannya, terdiri dari
yang berikut:
 Pemisahan tugas berada di puncak daftar praktik terbaik dalam prosedur kontrol. Saat
menangani aset perusahaan, pekerjaan manajer dan karyawan harus tunduk pada
persetujuan atau otorisasi. Sebagai contoh, setiap upaya untuk mengeluarkan cek ke
pusat data yang tidak ada dalam database vendor yang disetujui akan dicegah oleh
sistem informasi akuntansi.
 Rotasi pekerjaan. Lebih dari satu orang harus mengenal setiap siklus transaksi dalam
bisnis jika memungkinkan. Rotasi pekerjaan membantu mencegah ketergantungan
berlebihan pada satu individu — dan merupakan cara untuk mengekspos kegiatan
penipuan.
 Kelalaian. Manajemen — baik pemilik tunggal atau tim individu — harus memantau
apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnis. Sistem informasi audit adalah bagian dari
fungsi pengawasan yang kuat. Penjelajahan periodik yang tanpa pemberitahuan dari
suatu proses atau tinjauan tentang bagaimana hal-hal yang benar-benar dilakukan dapat
mengungkapkan area masalah yang ada atau potensial.
 Perlindungan aset sangat penting untuk program pencegahan penipuan. Akses ke
jaringan, sistem keuangan, dan basis data harus dikontrol dengan kata sandi yang kuat
 dan tindakan keamanan lainnya. Demikian pula, cek bank, dana tunai kecil, dan kartu
kredit perusahaan perlu dikunci ketika tidak digunakan.
 Kebijakan TI. Pahami sistem informasi Anda. Ketergantungan yang tinggi pada staf TI
dapat membuka peluang untuk penipuan. Menetapkan kebijakan penggunaan komputer
dan mendidik karyawan tentang pentingnya mengamankan informasi. Menegakkan
secara ketat penggunaan login terpisah dan menjaga kerahasiaan kata sandi.

TI di Tempat Kerja 9.6

Karyawan Adalah Penipu Serius
Praktik gigi dengan pendapatan tahunan $ 4 juta telah memecat pemegang bukunya
setelah audit pajak mengungkapkan kepada pemiliknya bahwa ia mencuri lebih dari $ 100.000
per tahun selama setidaknya empat tahun. Pembukuan bertanggung jawab atas semua tugas
akuntansi dan pelaporan keuangan untuk keperluan pajak. Karyanya tidak diinspeksi secara
ketat oleh auditor eksternal atau pemilik. Tidak ada sistem kontrol internal, seperti kontrol yang
akan mencegah cek ditulis ke vendor atau karyawan palsu, diimplementasikan.
Bendera merah klasik (indikator penipuan) — liburan mewah, perhiasan, dan mobil
yang tidak mampu dia bayar — terlihat jelas, tetapi diabaikan oleh pemilik / manajer.
Pemegang buku adalah penipu berantai yang menipu setidaknya dua majikan sebelumnya —
organisasi keagamaan dan nirlaba tempat ia bekerja sebagai sukarelawan.
Praktik medis yang ditipu memutuskan untuk menjaga agar insiden itu tetap diam
sehingga mereka tidak mengambil tindakan hukum terhadap pemegang buku. Itu ternyata
kesalahan karena pemegang buku menggunakan situasi itu untuk keuntungannya. Dia
mengajukan pemutusan gugatan yang salah. Untuk beberapa alasan, termasuk tidak dapat
mengumpulkan bukti (kontrol internal yang longgar memungkinkan pemegang buku untuk
menghancurkan bukti), praktik menyelesaikan gugatan dengan membayar lebih dari $ 5.000.
Akibatnya, penipu telah beralih ke pemerasan karena tahu bahwa latihan itu tidak siap untuk
melawan. Tidak dapat disangkal lagi, dia sekarang menipu majikannya saat ini.

SISTEM INFORMASI AUDIT

Penipuan dapat dengan mudah dilakukan dan sulit dideteksi. Tanyakan saja kepada
auditor mana saja. Masalahnya mungkin lebih buruk di entitas pemerintah dan nirlaba yang
tidak memiliki sistem akuntansi dan kontrol internal yang memadai. Masalahnya sangat buruk
di tingkat federal sehingga auditor tidak dapat mengungkapkan pendapat tentang kewajaran
laporan keuangan AS. Misalnya, NASA, badan antariksa, tidak mampu menjelaskan $ 565
miliar dalam penyesuaian akhir tahun. untuk buku-bukunya. Ini bisa berupa akuntansi,
penipuan, pemborosan, atau penyalahgunaan yang buruk. Tanpa catatan yang memadai, tidak
ada yang benar-benar tahu. Jumlah ini mencengangkan; terutama ketika seseorang
menganggap bahwa biaya gabungan penipuan di Enron dan WorldCom kurang dari $ 100
miliar dalam ekuitas pemegang saham.
Karena kepemilikan fisik atas barang curian tidak lagi diperlukan dan memrogram
komputer dengan mudah untuk menyesatkan $ 100.000 sama dengan $ 1000, ukuran dan
jumlah penipuan telah meningkat pesat. Lihat IT at Work 9.7, yang menggambarkan kasus
kehidupan nyata.

TI di Tempat Kerja 9.7

Lax Accounting Systems Memungkinkan Penipuan Karyawan
Chris adalah penjudi kompulsif, dan dia menyembunyikannya dengan baik.
Masalahnya dimulai dengan polos di tempat kerja ketika suatu hari sebuah situs web kasino
muncul di komputernya saat dia menjelajahi Internet saat makan siang. Dia memasang
beberapa taruhan menggunakan kredit gratis yang ditawarkan oleh situs untuk menarik pemain
pertama kali. Dia menang, dan itu memberinya perasaan yang mendebarkan, dia kemudian
akan menjelaskan kepada penyelidik penipuan.
Dua tahun kemudian, sebagai manajer penggajian perusahaan manufaktur menengah,
Chris telah menipu majikannya lebih dari $ 750.000. Kenapa dia melakukannya? Untuk
membayar kerugian perjudiannya yang menghabiskan biaya rata-rata $ 7.000 per minggu.
Bagaimana dia melakukannya? Dia mengambil keuntungan dari kurangnya kontrol dalam
penggajian perusahaan dan sistem informasi akuntansi dan kontrol.
Sejarah dan Penipuan Kerja Chris
Chris telah bekerja di perusahaan selama satu dekade. Ulasan kinerjanya
menggambarkannya sebagai pekerja keras, dapat diandalkan, dan setia, tetapi tidak
menyebutkan bahwa ia merasa dibayar rendah. Chris pahit, mengira majikannya tidak
memperlakukannya dengan adil. Ketika perjudiannya mulai lepas kendali, dia beralih ke
penipuan. "Sejauh yang saya ketahui, mereka berutang pada saya," katanya kepada akuntan
forensik.
Manajer SDM dan pengawas keuangan perusahaan seharusnya meninjau pekerjaan
Chris. Tetapi manajer SDM fokus pada penyediaan data yang benar untuk upah dan tunjangan
karyawan. Pengawas keuangan tampaknya tidak melakukan kontrol atas proses penggajian,
yang diketahui Chris.
 Penipuan utama Chris adalah dua karyawan palsu yang ia buat pada sistem penggajian
per jam perusahaan sebagai pusat biaya baru dan terpisah. Ketika dia memproses dan menerima
catatan yang dikirim ke dan dari penyedia penggajian eksternal (EPP) tanpa pengawasan yang
efektif, dia mampu mengendalikan skema tanpa deteksi. Cek karyawan hantu dibuat secara
manual oleh EPP, dikirim ke Chris dan disimpan ke dalam rekening yang ia miliki di bank
dekat rumahnya. Menjelang akhir tahun, dia juga meminta EPP melakukan penyesuaian pada
daftar gaji untuk menghilangkan jumlah yang dibayarkan kepada karyawan palsu. Ketika dia
pergi berlibur, dia menonaktifkan dua nama palsu dari daftar gaji.
Skema Penipuan Berdasarkan Kurangnya Pengawasan
Chris mulai membayar dirinya sendiri untuk lembur tanpa izin. Rencana ini terbukti
sukses besar — dia membayar dirinya sendiri selama 1.500 jam lembur selama dua tahun
dibandingkan dengan yang sebenarnya dia lakukan. Chris memalsukan catatan dan
meningkatkan ukuran pencuriannya sampai manajer SDM akhirnya menyadarinya. Ketika
berhadapan dengan bukti, dia mengakui bahwa dia telah mempertaruhkan uang itu dan tidak
dapat membayar.

PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN KEUANGAN

Manajemen aset keuangan adalah tugas utama dalam perencanaan dan penganggaran
keuangan. Perencanaan keuangan, seperti perencanaan fungsional lainnya, terkait dengan
perencanaan organisasi secara keseluruhan dan area fungsional lainnya. Ini dibagi menjadi
horizon jangka pendek, menengah, dan panjang, seperti halnya perencanaan kegiatan.
Mengetahui ketersediaan dan biaya uang adalah unsur utama untuk perencanaan
keuangan yang sukses. Terutama penting adalah memproyeksikan arus kas, yang memberi tahu
organisasi apa dana yang mereka butuhkan dan kapan, dan bagaimana mereka akan
memperolehnya. Dalam kondisi ekonomi yang sulit saat ini dengan kredit ketat dan
ketersediaan dana terbatas, fungsi ini menjadi sangat penting bagi kelangsungan hidup
perusahaan.
Proyeksi arus kas yang tidak akurat adalah alasan utama mengapa banyak usaha kecil
bangkrut. Ketidakmampuan untuk mengakses kredit menyebabkan runtuhnya bank investasi
Lehman Brothers pada bulan September 2008.
Penganggaran. Bagian yang paling terkenal dari perencanaan keuangan adalah
anggaran tahunan, yang mengalokasikan sumber daya keuangan suatu organisasi di antara para
peserta, kegiatan, dan proyek. Anggaran adalah ekspresi finansial dari rencana organisasi. Ini
memungkinkan manajemen untuk mengalokasikan sumber daya dengan cara yang paling
mendukung misi dan tujuan organisasi. TI memungkinkan pengenalan logika dan efisiensi
keuangan ke dalam proses penganggaran. Beberapa paket perangkat lunak, banyak di
antaranya berbasis web, tersedia untuk mendukung persiapan dan kontrol anggaran. Contohnya
adalah modul penganggaran dari Oracle (oracle.com) dan SAP (sap.com).
Penganggaran modal adalah proses menganalisis dan memilih investasi dengan ROI
tertinggi untuk perusahaan. Prosesnya mungkin termasuk membandingkan investasi alternatif;
misalnya, mengevaluasi opsi cloud privat vs cloud computing publik.
Manfaat utama menggunakan perangkat lunak penganggaran adalah dapat mengurangi
waktu dan upaya yang terlibat dalam proses anggaran, mengeksplorasi dan menganalisis
implikasi perubahan organisasi dan lingkungan, memfasilitasi integrasi tujuan strategis
perusahaan dengan rencana operasional, membuat perencanaan berkelanjutan berkelanjutan
proses, dan secara otomatis memonitor pengecualian untuk pola dan tren.
Peramalan. Seperti yang telah Anda baca, alasan utama kegagalan organisasi adalah
ketidakmampuan mereka untuk memperkirakan dan / atau mengamankan arus kas yang cukup.
Pengeluaran yang diremehkan, pengeluaran yang berlebihan, salah urus keuangan, dan
penipuan dapat menyebabkan bencana. Perencanaan yang baik diperlukan, tetapi tidak cukup,
dan harus dilengkapi dengan kontrol yang terampil. Kegiatan pengendalian dalam organisasi
mengambil banyak bentuk, termasuk pengendalian dan audit sistem informasi itu sendiri.
Sistem informasi memainkan peran yang sangat penting dalam mendukung kontrol organisasi,
seperti yang kami tunjukkan di seluruh teks. Bentuk-bentuk khusus dari kontrol keuangan
disajikan berikutnya.
Analisis Rasio Keuangan. Tugas utama departemen akuntansi / keuangan adalah
mengawasi kesehatan keuangan perusahaan dengan memantau dan menilai serangkaian rasio
keuangan. Rasio ini juga digunakan oleh pihak eksternal ketika mereka memutuskan apakah
akan berinvestasi dalam suatu organisasi, memberikan kredit, atau membelinya.
Pengumpulan data untuk analisis rasio dilakukan oleh TPS, dan perhitungan rasio
dilakukan oleh model analisis keuangan. Interpretasi rasio dan kemampuan untuk meramalkan
perilaku masa depan mereka membutuhkan keahlian, yang didukung oleh DSS (sistem
pendukung keputusan).
Analisis Profitabilitas dan Pengendalian Biaya. Perusahaan peduli dengan
profitabilitas produk atau layanan individual, lini produk, divisi, atau kesehatan keuangan
seluruh organisasi. Analisis profitabilitas Perangkat lunak DSS memungkinkan perhitungan
profitabilitas dan alokasi biaya overhead yang akurat. Salah satu cara untuk mengendalikan
biaya adalah dengan memperkirakannya dengan benar. Ini dilakukan dengan menggunakan
perangkat lunak khusus. Sebagai contoh, Oracle Hyperion Profitabilitas dan perangkat lunak
Manajemen Biaya (oracle.com) adalah aplikasi manajemen kinerja baru yang memberikan
wawasan yang dapat ditindaklanjuti mengenai biaya dan profitabilitas. Aplikasi ini membantu
manajer mengevaluasi kinerja bisnis dengan menemukan pendorong biaya dan profitabilitas
dan meningkatkan penyelarasan sumber daya. Aturan bisnis yang canggih disimpan di satu
tempat, memungkinkan analisis dan strategi untuk dibagikan dengan mudah di seluruh
perusahaan.

9.5 Sistem Informasi, Kepatuhan, dan Etika Sumber Daya Manusia

Perusahaan tidak bisa hanya mempekerjakan tenaga kerja yang hebat. Mereka harus
menemukan, merekrut, memotivasi, dan melatih karyawan untuk berhasil di tempat kerja
mereka. Mempertahankan karyawan berkinerja tinggi memerlukan pemantauan bagaimana
perasaan orang tentang tempat kerja, kompensasi mereka, nilai bagi perusahaan, dan peluang
untuk maju — dan menjaga kesehatan dan keselamatan tempat kerja.
SDM adalah bidang yang berkaitan dengan kebijakan ketenagakerjaan, prosedur,
komunikasi, dan persyaratan kepatuhan. Program kepatuhan SDM yang efektif merupakan
keharusan bagi semua organisasi di lingkungan hukum saat ini. SDM perlu memantau tempat
kerja dan praktik ketenagakerjaan untuk memastikan kepatuhan terhadap Undang-Undang
Standar Ketenagakerjaan yang Adil (FLSA), Agen Kesehatan & Keselamatan Kerja (OSHA),
dan undang-undang antidiskriminasi dan pelecehan seksual. Tujuh undang-undang
ketenagakerjaan lainnya untuk melindungi dari diskriminasi tercantum dalam Tabel 9.1.
TABEL 9.1 SDM perlu memantau kepatuhan terhadap undang-undang
ketenagakerjaan anti-diskriminasi
Judul VII Undang- Melarang diskriminasi berdasarkan ras, warna kulit, agama, asal
Undang Hak Sipil kebangsaan, dan jenis kelamin. Ia juga melarang diskriminasi jenis
1964 kelamin atas dasar kehamilan dan pelecehan seksual.
Undang-Undang Hak Melarang diskriminasi berdasarkan ras atau asal etnis.
Sipil 1966
Equal Pay Act of 1963 Melarang pengusaha membayar upah yang berbeda untuk pria dan
wanita yang pada dasarnya melakukan pekerjaan yang sama di
bawah kondisi kerja yang serupa.
UU Kepailitan Melarang diskriminasi terhadap siapa pun yang telah menyatakan
pailit.
 UU Orang Amerika Melarang diskriminasi terhadap penyandang disabilitas.
dengan Disabilities
UU Kesempatan Kerja Melarang diskriminasi terhadap minoritas berdasarkan peringkat
yang Setara kredit yang buruk.
Diskriminasi Usia Melarang diskriminasi terhadap individu yang berusia 40 tahun ke
dalam Undang- atas.
Undang
Ketenagakerjaan
(ADEA)

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) menyediakan departemen perangkat
lunak HR yang tangguh dengan solusi perangkat lunak yang mengurangi beban kerja manual
yang diperlukan untuk administrasi SDM. PeopleSoft Human Capital Management, yang
merupakan salah satu HRIS terkemuka di pasar, menyediakan fondasi global untuk data SDM
dan meningkatkan proses bisnis.
HRIS telah dipindahkan ke intranet dan cloud — di mana aplikasi SDM disewakan
dalam perangkat lunak sebagai pengaturan layanan (SaaS). Menggunakan intranet, aplikasi
SDM telah mengalihkan banyak tugas rutin kepada karyawan yang masuk untuk mengelola
manfaat, pengurangan, setoran langsung, perawatan kesehatan, dan sebagainya. Ketika
karyawan mengelola layanan SDM mereka sendiri, profesional SDM dapat fokus pada
tanggung jawab hukum dan kepatuhan, pengembangan karyawan, manajemen bakat,
perekrutan, dan perencanaan suksesi.
SaaS HR. Penelitian Deloitte Consulting (deloitte.com) menunjukkan bahwa 84 persen
perusahaan yang disurvei melakukan transformasi atau perencanaan untuk mengubah cara
mereka menangani fungsi SDM (Deloitte, 2011). Kepala motivator adalah penghematan biaya
(85 persen) dan efektivitas yang lebih besar (75 persen). SaaS dapat menjadi cara yang efisien
untuk mengubah dan meningkatkan SDM dan dengan biaya lebih rendah, seperti yang
ditunjukkan pada Tabel 9.2.
Banyak perusahaan yang mengeksplorasi opsi SaaS, tetapi seperti halnya dengan semua
TI baru, ada banyak kekhawatiran. Tiga faktor utama yang menahan perusahaan dari investasi
SaaS SDM meliputi:
 1. Keamanan. Keamanan SaaS mungkin sama efektifnya dengan keamanan yang terkait
dengan pusat data in-house, tetapi banyak perusahaan tidak memahami situasinya.
Beberapa pengguna awal menyimpan aplikasi yang sangat sensitif di rumah.
2. Kualitas layanan. Kurangnya perjanjian tingkat layanan formal (SLA) atau kinerja dan
ketersediaan berarti kualitas layanan dapat menjadi masalah berisiko bagi beberapa
organisasi.
3. Integrasi. Banyak perusahaan memiliki pertanyaan tentang kemampuan mereka untuk
mengintegrasikan aplikasi SaaS secara mulus dengan aplikasi internal mereka.
Manfaat menggunakan SaaS untuk SDM. Tiga contoh dunia nyata menggambarkan
manfaat mengikat SaaS untuk upaya transformasi SDM global:
1. Pabrikan perangkat medis global diperlukan untuk membuat sistem SDM independen
saat didivestasikan dari perusahaan induknya. Cloud computing adalah inti dari model
pengiriman SDM global baru, yang mengurangi permintaan pada bisnis internal dan
sumber daya TI. Perusahaan dapat membangun operasi SDM yang sepenuhnya
independen dalam 10 bulan.
2. Yayasan nirlaba nasional dengan populasi karyawan yang tumbuh cepat ingin
meningkatkan efektivitas operasi SDM. Organisasi ini memilih solusi berbasis cloud,
yang secara dramatis meningkatkan waktu untuk menilai tanpa berlebihan sumber daya
TI internal. Karena sedikit investasi front-end diperlukan, yayasan mencapai target
anggarannya.
3. Perusahaan hiburan global membutuhkan sistem manajemen pembelajaran yang dapat
memberikan konten yang bervariasi mulai dari pelatihan berbasis instruktur hingga cara
kerja video berdurasi 30 detik. Mereka memilih untuk menerapkan sistem manajemen
pembelajaran baru di cloud. Dengan pendekatan ini, mereka dengan cepat
mengaktifkan dan menjalankan sistem baru.
Sekarang ada produk dan layanan SaaS yang dapat diintegrasikan dengan solusi
SDM di tempat. Banyak yang menawarkan skalabilitas sehingga organisasi SDM dapat
menambah atau menghapus kapasitas sesuai permintaan. Ini terutama menguntungkan bagi
organisasi dengan beban kerja variabel atau lonjakan pertumbuhan yang dipicu oleh
akuisisi.
Gambar 9.16 menggambarkan bagaimana IT memfasilitasi pekerjaan departemen
SDM. Angka tersebut merangkum peran yang dimainkan SDM dalam memperoleh dan
mengembangkan orang-orang berbakat dalam organisasi.
Tabel 9.2 Cara teknologi SaaS HR dapat meningkatkan
pengiriman layanan SDM dengan biaya lebih
rendah
Jalan tengah antara sepenuhnya di rumah dan SaaS dapat menawarkan opsi menengah
sepenuhnya outsourcing antara memiliki staf teknologi internal yang
didedikasikan untuk SDM dan beralih ke
outsourcing skala penuh. Misalnya,
perangkat lunak dapat di-host di luar lokasi
sementara proses SDM dikelola di rumah.
Skalabilitas SaaS dapat menawarkan skalabilitas
sehingga organisasi SDM dapat menambah
atau menghapus kapasitas sesuai permintaan.
Ini adalah manfaat penghematan biaya untuk
organisasi dengan beban kerja variabel.
Organisasi yang berkembang melalui merger
dan akuisisi (M&A) atau berekspansi secara
global dapat mengambil manfaat dari solusi
SaaS yang dapat diskalakan.
Biaya lebih rendah Banyak opsi SaaS dan komputasi awan lebih
murah dan lebih cepat diimplementasikan
daripada sistem perusahaan besar.

Perekrutan. Perekrutan adalah proses menemukan karyawan potensial dengan

keterampilan dan bakat yang dibutuhkan oleh perusahaan, menguji mereka, dan
memutuskan karyawan mana yang akan dipekerjakan. Beberapa perusahaan dibanjiri oleh
pelamar yang layak, sementara yang lain mengalami kesulitan menemukan orang yang
tepat. LinkedIn adalah salah satu situs media sosial utama yang digunakan dalam
rekrutmen, yang cenderung mendatangkan pelamar yang lebih berkualitas dengan biaya
lebih rendah. Misalnya, Finish Line Corp. harus memproses lebih dari 330.000 kandidat
yang melamar pekerjaan dengan perusahaan dalam periode 12 bulan. Lebih dari 75 persen
dari mereka mendaftar secara online. Menggunakan perangkat lunak penyaringan oleh
Unicru, 112.154 kandidat segera dieliminasi. Lebih dari 60.000 jam waktu manajer toko
dihemat karena berkurangnya jumlah wawancara yang dilakukan.
PENGELOLAAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
Setelah direkrut, karyawan menjadi bagian dari kumpulan SDM perusahaan, yang perlu
dipelihara dan dikembangkan. Beberapa kegiatan yang didukung oleh TI adalah sebagai
berikut.
Evaluasi kinerja. Sebagian besar karyawan dievaluasi secara berkala oleh atasan
langsung mereka. Rekan sebaya atau bawahan juga dapat mengevaluasi orang lain.

Evaluasi biasanya direkam di atas kertas atau formulir elektronik. Menggunakan

informasi semacam itu secara manual adalah pekerjaan yang membosankan dan rawan
kesalahan. Setelah didigitalkan, evaluasi dapat digunakan untuk mendukung banyak
keputusan, mulai dari hadiah hingga transfer hingga PHK. Sebagai contoh, Cisco Systems
dikenal untuk mengembangkan strategi sumber daya manusia berbasis IT. Banyak universitas
mengevaluasi profesor secara online. Formulir evaluasi muncul di layar, dan siswa mengisinya.
Hasil dapat ditabulasi dalam hitungan menit. Manajer perusahaan dapat menganalisis kinerja
karyawan dengan bantuan sistem cerdas, yang memberikan interpretasi kinerja yang sistematis
dari waktu ke waktu. Beberapa vendor menyediakan perangkat lunak untuk evaluasi kinerja,
seperti HalogenSoftware.com dan Capterra.com.
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Pelatihan dan pelatihan ulang
karyawan adalah kegiatan penting dari departemen sumber daya manusia. Masalah utama
adalah perencanaan kelas dan menyesuaikan program pelatihan khusus untuk memenuhi
kebutuhan organisasi dan karyawan. Departemen SDM yang canggih membangun rencana
pengembangan karir untuk setiap karyawan. TI dapat mendukung perencanaan, pemantauan,
dan pengendalian kegiatan ini dengan menggunakan aplikasi alur kerja.
 Beberapa perkembangan paling inovatif adalah di bidang pelatihan online langsung
(LOT) menggunakan WebEx (webex.com) atau perangkat lunak rapat online lainnya.
YouTube, Teradata University Network (TUN), dan CNN.com menawarkan video pendidikan
yang sangat baik.

PERENCANAAN, PENGENDALIAN, DAN MANAJEMEN SDM

Di beberapa industri, negosiasi tenaga kerja merupakan aspek penting dari perencanaan
SDM dan dapat difasilitasi oleh TI. Bagi sebagian besar perusahaan, pemberian tunjangan
karyawan juga merupakan bagian penting dari fungsi sumber daya manusia. Berikut adalah
beberapa contoh bagaimana TI dapat membantu.
Perencanaan Personalia dan Strategi SDM. Departemen SDM memperkirakan
persyaratan untuk orang dan keterampilan. Di beberapa wilayah geografis dan untuk penugasan
di luar negeri, mungkin sulit untuk menemukan tipe karyawan tertentu. Dalam kasus seperti
itu, departemen SDM merencanakan bagaimana menemukan sumber daya manusia yang
memadai atau mengembangkannya dari dalam.
Administrasi Manfaat. Kontribusi karyawan untuk organisasi mereka dihargai dengan
gaji / upah, bonus, dan manfaat lainnya. Manfaatnya termasuk untuk kesehatan dan perawatan
gigi serta kontribusi untuk pensiun. Mengelola sistem tunjangan dapat menjadi tugas yang
kompleks, karena banyak komponennya dan kecenderungan organisasi untuk memungkinkan
karyawan memilih dan menukar manfaat. Di perusahaan besar, menggunakan komputer untuk
pemilihan manfaat sendiri dapat menghemat banyak tenaga dan waktu bagi staf SDM.
Memberikan fleksibilitas dalam memilih manfaat dipandang sebagai keunggulan
kompetitif dalam organisasi besar. Itu dapat berhasil diimplementasikan ketika didukung oleh
komputer. Beberapa perusahaan memiliki pendaftaran manfaat otomatis. Karyawan dapat
mendaftar sendiri untuk mendapatkan manfaat tertentu menggunakan portal perusahaan atau
teknologi suara. Karyawan memilih sendiri manfaat yang diinginkan dari menu. Kartu
pembayaran gaji sekarang digunakan di berbagai perusahaan, seperti Payless Shoes, yang
memiliki 30.000 karyawan di 5.000 toko. Sistem menentukan nilai setiap manfaat dan saldo
manfaat yang tersedia untuk setiap karyawan. Beberapa perusahaan menggunakan agen cerdas
untuk membantu karyawan dan memantau tindakan mereka.
Manajemen Hubungan Karyawan. Dalam upaya mereka untuk mengelola karyawan
dengan lebih baik, perusahaan mengembangkan manajemen sumber daya manusia, yang
difasilitasi oleh web, untuk merampingkan proses SDM. Aplikasi web ini lebih sering disebut
sebagai manajemen hubungan karyawan. Misalnya, layanan mandiri seperti melacak informasi
pribadi dan pelatihan online sangat populer di ERM. Hubungan yang lebih baik dengan
karyawan menghasilkan retensi yang lebih baik dan produktivitas yang lebih tinggi.
Tantangan dan Pertimbangan Etis. Aplikasi HRIS menimbulkan tantangan etika dan
hukum. Misalnya, kegiatan pelatihan yang merupakan bagian dari HRM dapat melibatkan
masalah etika dalam merekrut dan memilih karyawan dan dalam mengevaluasi kinerja.
Demikian juga, pemrosesan dan penyimpanan data TPS menangani informasi pribadi tentang
orang, kinerja mereka, dan sebagainya. Perawatan harus diambil untuk melindungi informasi
ini dan privasi karyawan dan pelanggan.
Undang-undang federal terkait dengan penyalahgunaan narkoba di tempat kerja,
Undang-Undang Tempat Kerja Bebas Narkoba tahun 1990 mewajibkan pengusaha dengan
kontrak atau hibah pemerintah federal untuk memastikan tempat kerja yang bebas narkoba
dengan mendokumentasikan dan menyatakan bahwa mereka telah mengambil sejumlah
langkah. Berurusan dengan alkoholisme dan narkoba di tempat kerja mengandung risiko
hukum karena karyawan telah menuntut pelanggaran privasi, pemecatan yang salah,
pencemaran nama baik, dan pencarian ilegal. Undang-undang ketenagakerjaan membuat
pengamanan informasi SDM diperlukan untuk melindungi karyawan dan organisasi.