KASUS 6: SIKLUS PENDAPATAN

O'Brien Corporation adalah produsen instrumen industri berukuran sedang dan swasta yang
memasok produsen peralatan presisi di Midwest.Perusahaan berusia 10 tahun dan mengoperasikan
sistem akuntansi dan informasi yang terpusat. Kantor administrasi terletak di gedung pusat kota St.
Louis; departemen produksi, pengiriman, dan penerima ditempatkan di pusat kota St. Louis bui lding;
departemen produksi, pengiriman, dan penerima ditempatkan di gudang yang direnovasi beberapa
blok jauhnya. Area pengiriman dan penerimaan berbagi satu ujung gudang.

O'Brien Corporation telah berkembang pesat. Penjualan telah meningkat sebesar 25 persen
setiap tahun selama tiga tahun terakhir, dan perusahaan sekarang mengirimkan sekitar $80.000
produknya setiap minggu, Fox, pengontrol O'Brien, membeli dan memasang komputer tahun lalu
untuk memproses daftar gaji dan inventaris. Fox berencana untuk mengintegrasikan sistem informasi
akuntansi sepenuhnya dalam lima tahun ke depan.

Bagian pemasaran terdiri dari empat tenaga penjualan. Saat mendapatkan pesanan, biasanya
melalui telepon, seorang tenaga penjualan secara manual menyiapkan pesanan penjualan dua bagian
yang telah diberi nomor sebelumnya. Satu salinan pesanan diajukan berdasarkan tanggal, dan salinan
kedua dikirim ke departemen pengiriman. Semua penjualan dilakukan secara kredit, F.O.B. tujuan.
Karena peningkatan penjualan baru-baru ini, keempat tenaga penjualan belum punya waktu untuk
memeriksa sejarah kredit. Akibatnya, 15 persen dari penjualan kredit adalah koleksi yang terlambat
atau tidak dapat ditagih.

Departemen pengiriman menerima pesanan penjualan dan mengemas barang-barang dari

gudang, mencatat semua barang yang habis. Terminal di departemen pengiriman digunakan untuk
memperbarui catatan persediaan setiap item saat dihapus dari rak. Paket-paket ditempatkan di dekat
pintu dok pemuatan dalam urutan abjad dengan nama pelanggan. Pesanan penjualan ditandatangani
oleh petugas pengiriman ketika pesanan diisi dan siap dikirim. Pesanan penjualan diteruskan ke
departemen penagihan, tempat faktur penjualan dua bagian disiapkan. Faktur penjualan disiapkan
hanya setelah menerima pesanan penjualan dari departemen pengiriman sehingga pelanggan akan
ditagih hanya untuk barang yang dikirim, bukan untuk pesanan kembali. Tagihan mengirimkan salinan
faktur pelanggan kembali ke pengiriman. Salinan faktur pelanggan berfungsi sebagai salinan tagihan,
dan pengiriman memasukkannya ke dalam amplop khusus pada paket untuk menghemat ongkos
kirim. Pengangkut pilihan pelanggan kemudian dihubungi untuk mengambil barang. Di masa lalu,
barang dikirim dalam waktu dua hari kerja sejak diterimanya pesanan pelanggan; namun, tanggal
pengiriman sekarang rata-rata enam hari kerja setelah menerima pesanan. Salah satu alasannya
adalah bahwa ada dua pegawai pengiriman baru yang masih menjalani pelatihan. Karena dua
karyawan pengiriman telah ketinggalan, dua karyawan lainnya - di bagian penerima, yang
berpengalaman, telah membantu karyawan bagian pengiriman.

Bagian penerima berdekatan dengan dok pengiriman, dan barang diterima setiap hari oleh
banyak operator yang berbeda. Karyawan berbagi terminal komputer dengan departemen
pengiriman. Tanggal, vendor, dan jumlah barang yang diterima dimasukkan pada tanda terima untuk
menjaga agar catatan persediaan abadi tetap terkini.

Salinan keras (hardware copy) dari perubahan inventaris (penambahan dan pengiriman)
dicetak sebulan sekali. Pengawas penerima memastikan bahwa penambahan tersebut masuk akal dan
meneruskan hasil cetak kepada pengawas pengiriman, yang bertanggung jawab untuk memeriksa
kewajaran pemotongan dari inventaris (pengiriman). Cetakan inventaris disimpan di departemen
pengiriman berdasarkan tanggal. Daftar inventaris lengkap dicetak hanya setahun sekali, ketika
inventaris fisik diambil.

Yg dibutuhkan:

Sistem informasi Pemasaran, pengiriman, penagihan, dan O'Brien Corporation memiliki beberapa
kelemahan. Untuk setiap kelemahan dalam sistem:

a. Identifikasi kelemahan dan gambarkan potensi masalah yang disebabkannya.

b. Rekomendasikan kontrol atau perubahan dalam sistem untuk memperbaiki setiap kelemahan.

c. Persiapkan diagram aliran data level-nol dari prosedur pemasaran, pengiriman, dan penagihan.
Perlakukan departemen penerima sebagai eksternal.

Jawab:

Bagian jawaban bagian a dan b dijawab per departemen, antara lain:

A. Departemen Pemasaran

1. Kelemahan:

 Pesanan hanya melalui via telepon dan tidak ada validasi

 Tiap pesanan menggunakan invoice atau faktur dengan dua rangkap
 Pesanan penjualan diurutkan berdasarkan tanggal
 Tidak melakukan pengecekan terhadap riwayat kredit pelanggan sebelum menyetujui
pesanan

2. Ancaman :

 Terjadinya kesalahan pencatatan

 Memungkinkan adanya ketidak cocokan informasi dengan departemen penagihan
 Kesulitan dalam menangani keluhan dari pelanggan
 Memungkinkan terjadinya piutang tak tertagih

3. Rekomendasi

 Diperlukan Konfirmasi secara tertulis oleh pelanggan terhadap pesanannya

 Dibutuhkan setidaknya 3 rangkap salinan penjualan, satu untuk diarsipkan oleh
departemen pemasaran, satu dikirimkan ke departemen pengiriman dan satu lagi untuk
departemen penagihan
 Pesanan penjualan sebaiknya diurutkan berdasarkan nama pelanggan agar lebih mudah
dalam melakukan pengawasan (kontrol)
 Melakukan Pemeriksaan Terhadap riwayat kredit pelanggan dan tidak memberi kredit
bagi mereka yang tidak memenuhi standar

B. Departemen Pengiriman

1. Kelemahan

 Waktu pengiriman barang menjadi lama

 Satu komputer untuk digunakan oleh dua departemen
2. Ancaman

 Kepuasan pelanggan berkurang karena waktu pengiriman yang semakin lama

 Memungkinkan terjadi masalah keamanan dari segala tindak kejahatan

3. Rekomendasi

 Merekrut pegawai baru yang telah memiliki pengalaman dan memberikan pelatihan
kepada 2 pegawai baru yang masih lambat bekerja atau memindahkan mereka ke
departemen lain
 Menyediakan satu komputer khusus untuk tiap departemen dengan sistem yang
terintegrasi

C. Departemen Penagihan

1. Kelemahan

 Riwayat kredit pelanggan tidak diperiksa sebelum menyetujui pesanan

 Pesanan penjualannya disiapkan dua salinan. Ini tidak cocok untuk meyakinkan
pencocokan yang tepat dengan departemen penagihan.
 Tidak ada rekonsiliasi jumlah barang yang dikirimkan dengan yang ditagihkan

2. Ancaman

 Akun piutang bisa terlambat dikumpulkan bahkan mengakibatkan piutang tak tertagih
yang berlebihan
 Memungkinkan adanya ketidak cocokan dengan departemen penagihan
 Tagihan yang tidak terdeteksi

3. Pengendalian

 Kredit pelanggan harus diperiksa dan penjualan tidak boleh dilakukan pada mereka
yang tidak memenuhi standar kredit
 Siapkan minimal tiga salinan pesanan penjualan, satu untuk diarsipkan oleh departemen
pemasaran, satu diberikan pada d epartemen pengiriman dan satu lagi diberikan pada
departemen penagihan
 Departemen penagihan dan pengiriman harus diintegrasi dalam suatu sistem komputer
untuk merekonsiliasi jumlah barang yang dikirimkan dan ditagihkan

D. Departemen Penerimaan

1. Kelemahan

 Departemen penerimaan dan pengiriman berbagi terminal komputer.

 Departemen penerimaan tidak membandingkan pengiriman yang masuk dengan
pesanan Pembelian

2. Ancaman

 Pencurian persediaan yang sulit ditelusuri pencuriannya.

  Penerimaan barang yang tidak dipesan

3. Pengendalian

 Setiap departemen harus memiliki terminal masing-masing

 Salinan pesanan pembelian tanpa informasi kuantitas barang harus dikirimkan ke

departemen penerimaan