Teknik Penulisan Surat

Untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Bahasa Indonesia

Disusun Oleh:
Puput Bariadi
Nur Sahid

STAI KHOZINATUL ULUM BLORA

2015/2016 M.

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi yang sangat akrab dengan
kehidupan kita. Kemajuan teknologi saat ini, sebenarnya memberikan berbagai
alternatif yang dapat menggantikan penyampaian pesan melalui sarana surat, seperti
internet, telegram, faksimile, dan telepon. Kenyataannya, pesan surat masih tetap
dominan karena berbagai kelebihan yang dimilikanya dibandingkan dengan media
lain. Surat memiliki daya tampung pesan yang sangat leluasa, daya jangkau yang
luas dan tingkat pembiayaan yang rendah1.Namun, berkomunikasi dengan surat
tidaklah mudah, terutama untuk kepentingan formal. Penulis dituntut untuk mampu
menyajikan pesannya dalam bahasa yang logis, jelas, singkat, dan sistematis, serta
dalam format yang sesuai2.
Menulis surat sebenarnya tidak jauh berbeda dengan menulis lainnya. Dalam
menulis surat, kita juga perlu mengetahui untuk keperluan apa surat itu kita tulis.

1
Kundharu Saddhono, Y. Slamet, Pembelajaran Keterampilan Berbahasa Indonesia: Teori dan Aplikasi,
(Yogyakarta: Graha Ilmu, Ed. 2, Cet. I, 2014), hlm. 186.
2
Ibid.

1
 Namun demikian, karena bentuk surat berbeda dengan bentuk tulisan cerita, pidato,
dan lainnya, maka dalam penulisannya pun sedikit memiliki perbedaan3.
Surat adalah secarik kertas atau lebih yang berisi percakapan (bahan
komunikasi) yang disampaikan seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi
maupun organisasi/lembaga/instansi4. Isi surat dapat berupa pemberitahuan,
permohonan, undangan, panggilan dan sebagainya.
Dalam suatu lembaga/instansi/organisasi, surat menyurat dapat dilakukan
baik secara intern maupun ekstern. Artinya dalam suatu lembaga antar bagian atau
departemen dapat menggunakan media komunikasi dengan cara saling menulis surat
(korespondensi)5. Begitupula antar lembaga/instansi/organisasi dapat berkomunikasi
dengan surat-menyurat.

1.2 Rumusan Masalah

Dalam penulisan makalah ini, ada beberapa pertanyaan yang kami ajukan
sebagai sebuah persoalan yang perlu dikaji lebih lanjut, antara lain:
1. Apa saja kaedah dalam penulisan surat?
2. Bagaimana bentuk bahasa dalam surat?
3. Bagaimana penulisan aneka surat?

1.3 Tujuan & Manfaat Penulisan

Makalah yang kami sajikan memiliki tujuan untuk menggali informasi
terkait dengan teknik dalam penulisan surat, diantaranya:
1. Mengetahui kaedah dalam penulisan surat.
2. Menjelaskan bentuk bahasa dalam surat.
3. Memahami penulisan aneka surat.
Di samping itu, makalah ini bermanfaat sebagai pengayaan guna menambah
khasanah keilmuan Bahasa Indonesia.

3
Ibid…,hlm. 187.
4
Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi Bahasa Indonesia. (Yogyakarta: Graha Ilmu, Cet. I, 2014), hlm 2.
5
Ibid.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Kaidah Dalam Penulisan Surat

Dalam penulisan surat, tampaknya masih banyak dari kita yang mengalami
kesulitan. Bahkan ketika kita menulis surat resmi, atau kita pernah menerima surat
dari seseorang/pihak lain, tak jarang di dalamnya ditemukan ketidakjelasan isi,
kekurangruntutan sajian, kekeliruan berbahasa, dan ketidakjelasan format yang
digunakan. Untuk itu, ada beberapa kaidah yang perlu diperhatikan agar terhindar
dari berbagai kesalahan, antara lain:
a. Fungsi Surat6
1. Alat Bukti Tertulis
Dipergunakan apabila ada perselisihan diantara orang dengan pejabat yang
menulis dan menerima surat tersebut karena menggunakan media surat.
Dengan adanya bukti surat maka dapat ditelusuri letak masalahnya, sehingga
kesalahpahaman dapat dihindari dengan adanya bukti tertulis.
2. Bukti Historis

6
Ibid…, hlm. 2-3.

3
 Dapat digunakan sebagai kajian tentang aktivitas atau tindakan-
tindakan.Sehingga dapat digunakan sebagai bukti histori dari suatu
organisasi/lembaga/instansi yang bersangkutan.
3. Alat Pengingat
Dengat surat, dapat digunakan sebagai alat pengingat yaitu dengan melihat
kembali surat yang pernah dikirim atau diterima.
4. Duta Organisasi
Dengan melihat cara menggunakan bahasa dalam penulisan surat dapat
diketahui baik atau kurang baiknya pengirim surat. Dengan demikian surat
sebagai duta harus mencerminkan keadaan dari organisasi yang
bersangkutan.
b. Pedoman Penulisan Surat
Surat dapat digunakan sebagai pedoman untuk langkah-langkah berikutnya.
Bagi pembaca dapat dijadikan pedoman dalam menanggapi isi surat. Bagi
penulis dapat dijadikan pedoman untuk langkah selanjutnya; menunggu balasan
atau mengirim ulang surat; agar permasalahan cepat selesai7.
Untuk menulis surat yang baik, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut8:
1. Isi Surat
Isi surat harus singkat, jelas, dan sopan. Surat umumnya terdiri dari tiga
alinea yaitu pembuka, isidan penutup. Surat yang panjang, bisa terdiri dari
lima (5) sampai tujuh (7) alinea.
2. Bahasa Surat
Ragam bahasa tulis, mencakup kaidah-kaidah yang berlaku.Penulis yang
baik dituntut untuk menulis surat dengan menggunakan bahasa yang baik
yaitu dengan menggunakan kaidah-kaidah bahasa yang benar, baku & sesuai
dengan Ejaan Yang Disempurnakan..
3. Kecakapan Menulis Surat
Artinya dapat menulis surat dengan ragam bahasa yang digunakan dan
penulis dituntut dapat memahami masalah/isi surat serta latar belakangnya.
c. Jenis/Penggolongan Surat

7
Ibid…, hlm.3.
8
Ibid…, hlm.3-4.

4
 TAKSONOMI PEMBAGIAN SURAT

Berdasar Wujud Surat

Berdasarkan Tujuan/Isinya
(Surat Dinas)

Berdasarkan Isi/Kepentingannya
& Pengirimnya
JENIS SURAT
Berdasarkan Keamanan
Isinya/Sifatnya

Berdasarkan Urgensi
Pengiriman/Penyelesaiannya

Berdasarkan Banyaknya Sasaran

1. Berdasarkan Wujudnya Surat9

a) Kartupos
Digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat. Surat ini bersifat
terbuka sehingga orang lain (selain penerima) dapat membaca surat
tersebut tanpa halangan10.
b) Warkatpos
Surat yang ditulis pada sehelai kertas serta didesain sedemikian rupa agar
tidak dapat dibaca orang lain. Warkatpos ini dikeluarkan oleh PN
POSTEL11.
c) Surat Bersampul
Surat ini dianggap lebih sopan karena tertutup yaitu ditulis pada secarik
kertas yang dimasukkan pada sampul surat/amplop12.
d) Memorandum (Memo)13dan Nota

9
Kundharu Saddhono. Y. Slamet, Pembelajaran …, hlm. 188.
10
Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi…, hlm. 4.
11
Ibid…, hlm.5.
12
Ibid.
13
Lihat pula: Kusnadi H., dkk, Belajar Efektif Bahasa Indonesia 2: Untuk Siswa SMA/MA Kelas XI Ilmu
Alam/Ilmu Sosial, (Jakarta: Pusat Perbukuan, Departemen Pendidikan Nasional, 2009), hlm. 29-30.
(Ebook).

5
 Dipergunakan dikalangan internal suatu kantor berisikan pokok-pokok
masalah yang dituliskan secara singkat.Memo biasanya dibuat oleh
atasan kepada bawahan atau antara pejabat setingkat.Nota bisa dibuat
oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan untuk meminta
petunjuk/informasi14.
e) Telegram
Surat ini dapat menyampaikan informasi dengan jarak jauh. Surat yang
diulis dengan menggunaan alat yang namanya telegraf15.
f) Faximile (Teleks)
Merupakan jaringan teleprinter mirip jaringan telepol yang fungsinya
dapat mengirim surat dengan bentuk teks16.

SURAT BERDASARKAN WUJUD SURAT

Kartupos

Faximile Warkat
(Teleks) Pos
BERDASAR
WUJUD
SURAT
Surat
Telegra
Ber-
m
sampul
Memo &
Nota

2. Berdasarkan Tujuan atau Isinya (Surat Dinas)17

a) Surat Pemberitahuan18, yaitu surat yang berisi pemberitahuan informasi
agar diketahui oleh pembaca surat.

14
Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi…, hlm. 5.
15
https://id.wikipedia.org/wiki/Telegram
16
https://id.wikipedia.org/wiki/Teleks
17
Nanik Suryani, Korespondensi…, hlm. 5-6

6
 b) Surat Perintah19, yaitu surat yang berisi perintah suatu hal untuk
dilaksanakan oleh pembaca surat.
c) Surat Permintaan/Permohonan, yaitu surat yang berisi
permintaan/permohonan kepada penerima surat. Salah satu surat
permohonan adalah Surat Lamaran Kerja20.
d) Surat Teguran/Peringatan, yaitu surat yang berisi mengingatkan/menegur
sesuatu atas tindakan yang telah dilakukan oleh penerima surat.
e) Surat Panggilan21,yaitu surat yang berisi harapan/perintah agar penerima
surat melaksanakan apa yang diharapkan/diperintahkan penulis surat.
f) Surat Pengantar22,yaitu surat yang berisi penjelasan atautentang sesuatu
yang harus dilakukan/diteruskan oleh penerima surat atas lembar
petunjuk yang dikirimkan bersamanya.
g) Surat Keputusan,yaitu surat yang berisi memutuskan atau
memerintahkan seperti yang telah dituliskan pada surat.
h) Surat Perjanjian,yaitu surat yang berisi suatu persetujuan diantara orang-
orang untuk melakukan atau menjanjikan sesuatu diantara mereka.
Dr. Kundharu Saddhono menambahkan tentang surat Dinas yang lain,
diantaranya:
i) Surat Undangan,yaitu surat yang berisi keinginan penulis agar penerima
surat datang pada suatu acara23.
j) Surat Keterangan, yaitu surat untuk menerangkan menjelaskan sesuatu24.
k) Surat Tugas, yaitu surat yang dipergunakan untuk menugaskan orang lain
agar melakukan pekerjaan tertentu25.
l) Surat Edaran, yaitu surat yang diedarkan agar isinya dapat diketahui
orang banyak26.

18
Lihat pula: Demas Marsudi, dkk.,Bahasa & Sastra Indonesia 3: Untuk Sekolah Menengah Atas dan
Madrasah Aliyah Kelas XII Program Studi IPA-IPS, (Jakarta: Pusat Perbukuan Departemen Pendidikan
Nasional, 2009), hlm. 52. (Ebook).
19
Ibid.
20
Ibid…, hlm. 33.
21
Ibid…, hlm. 52.
22
Ibid.
23
Kundharu Saddhono, Y. Slamet, Pembelajaran …, hlm. 197.
24
Ibid…, hlm. 198.
25
Ibid…, hlm. 199.
26
Ibid.

7
 m) Surat Pernyataan, yaitu surat yang dipergunakan untuk memaklumkan.
Isinya bermacam-macam antara lain pernyataan pelaksanaan tugas,
pernyataan belum bekerja, pernyataan ikut berbelasungkawa, dan lain-
lain27.
n) Surat Pengumuman, yaitu surat yang berisi untuk mengumumkan atau
memaklumkan sesuatu28.
o) Surat Perjanjian Kerja, dipergunakan untuk mengadakan persetujuan
antara perusahaan dengan karyawan. Bentuknya bisa berupa: surat
pemberian izin, surat keputusan, surat pengusulan, surat susulan, surat
kuasa, surat panggilan, surat berita acara29.
p) Surat-surat lain yang banyak beredar di dunia bisnis, antaranya: surat
penawaran, pesanan, dan tagihan30.

SURAT BERDASARKAN TUJUAN ATAU ISINYA (SURAT DINAS)

3. Berdasarkan Isi atau Kepentingannya dan Pengirimnya31

a) Surat Niaga/Bisnis, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi
persoalan bisnis.
b) Surat Dinas, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi
kegiatan kedinasan.
c) Surat Sosial, yaitu surat yang digunakan oleh lembaga/badan sosial
dalam menjalankan aktivitas yang bersifat non profit.
d) Surat Bentuk lain, yaitu surat yang dapat digunakan dengan cepat untuk
suatu kepentingan yang mendadak atau harus dilakukan secara gerak
cepat. Surat ini dapat ditulis tidak/kurang mengikuti kaidah yang berlaku
dalam penggunaan surat pada umumnya.

27
Ibid…, hlm. 200.
28
Ibid.
29
Ibid…, hlm.201.
30
Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi…, hlm. 6.
31
Ibid.

8
 e) Surat Pribadi atau Personal, yaitu surat yang digunakan sebagai
komunikasi dengan keluarga atau kerabat. Isinya tentang kekeluargaan
atau persahabatan.
SURAT BERDASAR KEPENTINGANNYA & PENGIRIMNYA

4. Berdasarkan Keamanan Isinya/sifatnya32

a) Surat Rahasia atau Konfidensial (Terbatas), yaitu surat yang isinya tidak
boleh diketahui oleh orang lain selain orang yang dikirimi surat tersebut.
surat ini diberi tanda “R” atau “RHS”.
b) Surat Sangat Rahasia, yaitu surat atau dokumen yang berhubungan
dengan erat dengan “keamanan negara”. Surat ini diberi tanda “RS” atau
“SRHS”.
c) Surat Biasa, yaitu surat pada umumnya yang dapat dilakukan dengan
menggunakan kartupos, warkat pos atau surat tertutup yang dimasukkan
ke dalam sampulatau cara lain.

SURAT BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA/SIFATNYA

5. Berdasarkan Urgensi Pengiriman/Penyelesaiannya33

a) SuratSangatSegera atau Kilat, yaitu surat yang harus dikirim dengat
secepat mungkin dan juga harus mendapatkan tanggapan secepat
mungkin.
b) Surat Segera, yaitu surat yang perlu mendapat tanggapan dari penerima
surat atas isinya sesegera mungkin ditindaklanjuti.
c) Surat Biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan waktu secepatnya dalam
pengiriman maupun dalam menanggapi surat tersebut, tetapi sesuai
urutan penyelesaian berdasarkan jadwal aktivitasnya.
SURAT BERDASARKAN URGENSI PENYELESAIANNYA

6. Berdasarkan Banyaknya Sasaran

32
Ibid…, hlm. 6-7.
33
Ibid…, hlm. 8.

9
 a) Surat Biasa, yakni surat yang sasarannya adalah orang-perorang,
biasanya jumlahnya terbatas.
b) Surat Edaran, yaitu surat yang diedarkan agar isinya dapat diketahui
orang banyak. Walaupun sasarannya banyak orang, tetapi surat edaran
dibatasi penerimanya.
c) Surat Pengumuman, yaitusurat yang berisi untuk mengumumkan atau
memaklumkan sesuatu. Karena sifatnya pengumuman, maka sasarannya
tidak dibatasi.
Untuk keterangan, silahkan dilihat pada surat Berdasarkan Tujuan atau
Isinya (Surat Dinas).
SURAT BERDASARKAN BANYAKNYA SASARAN

d. Bagian-Bagian Surat34
1. Kepala Surat/Kop Surat (Letter Head)
Terdiri dari: nama organisasi/lembaga/instansi, alamat (nama, nomor dan
nama jalan serta kota), terkadang juga ditambahkan nomor telepon, alamat
Fax atau Email.
2. Tanggal Surat (Date of The Letter)
Tanggal surat harus lengkap, tidak perlu dituliskan nama kota. Catatan lain,
sebaiknya tanggal surat tidak diketik, melainkan dibuat (bisa cap tanggal)
saat surat bersangkutan akan dikirim, agar antara tanggal pembuatan surat
dan pengiriman tidak terpaut jauh.
3. Pokok Surat (Subject Phrase)
Terdiri dari: Nomor, Hal atau Perihal, dan Lampiran. Nomor ada pada Surat
Niaga/Dinas, bukan surat pribadi. Perihal berisipermasalahan pokok dari isi
surat, berupa kalimat pendek (satu sampai tiga kata). Lampiran biasanya
berupa petunjuk yang disertakan dalam surat.
4. Alamat Dalam (Inside Address)
Adalah nama dan alamat yang dituju pada pengiriman surat. Alamat dalam
tidak boleh ditulis “Di Tempat” walaupun pada sampul surat sudah tertulis

34
Ibid…, Disarikan dariNanik Suryani, dkk., Korespondensi… hlm, 18-22.

10
 Alamat yang dituju. Alamat dalam surat harus ditulis apa adanya alamat
yang dituju.
5. Kata Pemanggil/Pujian (Salutation)
Dinamakan pula Kata Pembuka atau Salam Pembuka, berfungsi sebagai
pembuka dalam penulisan surat. Contoh:
Surat Dinas/Niaga : “Tuan yang terhormat”, “Saudara yang terhormat”,
“Dengan Hormat”. Dengan hormat kadang juga digabung dalam awal
kalimat menjadi “Dengan hormat kami beritahukan…..”.
Surat Organisasi : “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh”,
“Salam Sejahtera”,
Surat Pribadi : “Ayahanda Tercinta”,
Surat Perjuangan : “Merdeka!!!”
6. Isi Surat (Body of The Letter)
Isi surat harus singkat, jelas dan sopan. Terdiri dari tiga sampai lima alinea.
Tiga alinea meliputi: alinea pertama berisi pembuka, alinea kedua berisis
maksud dan tujuan surat, alinea ketiga berisi penutup surat. Jika terdiri lima
alinea, meliputi: alinea pertama pembuka, alinea kedua pertimbangan atau
alasan menulis surat, alinea ketiga maksud dan tujuan surat, alinea keempat
penjelasan & kebijakan untuk penerima surat, alinea kelima penutup surat.
7. Kata Penutup (Complementary Closed)
Yakni bagian surat sebagai penutup surat. Bedanya dengan kalimat penutup
yang berupa alinea pada isi surat, jika kalimat penutup berupa rangkaian
kata-kata sebagai penutup isi surat, maka kata penutup berisi kata atau
kalimat untuk menutup surat, dan bukan isi surat. Contoh: “Hormat kami”,
“Salam Hormat”, “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh”,
dalam bahasa Inggris pada Surat Niaga seperti, “Your truly, Yours
sincerely”.

8. Tanda Tangan (Signature)

Sahnya suatu surat apabila surat itu ada tanda tangan sebagai
pertanggungjawaban atas isi surat. Sebenarnya tanda tangan tidak perlu

11
 diikuti nama terang jikalau tanda tangan tersebut sudah mampu dibaca siapa
nama yang menandatangani. Seperi tanda tangan Presiden RI pertama, Ir.
Soekarno.

2.2 Bentuk Bahasa Dalam Surat

Surat merupakan salah satu bentuk karangan. Ini berarti hal-hal yang berlaku dalam
pengembangan suatu karangan, pada dasarnya berlaku pula untuk surat, misalnya
topic, tujuan, ejaan, diksi, gaya bahasa, pengkalimatan dan pengalineaan35.
Secara umum, bahasa surat dinas (resmi) memiliki ciri-ciri sebagai berikut36:
a. Bahasa yang Jelas
Maksudnya, bahasa yang digunakan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan
berbeda dari maksud penulis surat (ambigu/makna ganda).

b. Bahasa yang Lugas dan Singkat

Artinya, bahasa yang sederhana, bersahaja, langsung tertuju pada persoalan yang
ingin dikemukakan.Kelugasan bahasa diwujudkan dalam pemakaian yang
ringkas tetapi padat makna.Pendeknya, langsung dan tidak berbelit-belit.
c. Bahasa yang Santun
Artinya, bahasa yang dipakai menunjukkan rasa hormat dan penghargaan yang
wajar dari pengirim terhadap penerima surat.
d. Bahasa yang Resmi
Artinya, bahasa yang mengikuti kaidah baku bahasa Indonesia. Kebakuan ragam
bahasa itu akan tercermin dalam ejaan, pilihan kata, dan struktur kata yang
digunakan. Bahasa baku harus bebas dari dialek37,slang38, dan bahasa prokem39.

2.3 Penulisan Aneka Surat

35
Kundharu Saddhono, Y. Slamet, Pembelajaran..., hlm. 188-189.
36
Ibid…, hlm 188-189. Lihat pula, Lamuddin Finoza, Komposisi Bahasa Indonesia: Untuk Mahasiswa Non
Jurusan Agama, (Jakarta: Diksi Insan Mulia, Cet. X (Ed. 2004-2005)), hlm. 232-236.
37
Dialek adalah variasi bahasa yang berbeda-beda menurut pemakai (misal: bahasa dari suatu daerah
tertentu, kelompok sosial tertentu, atau kurun waktu tertentu.
38
Slang merupakan ragam bahasa tidak resmi dan tidak baku yang sifatnya musiman, dipakai oleh kaum
remaja atau kelompok sosial tertentu untuk komunikasi intern dengan maksud agar yang bukan
kelompokknya tidak mengerti.
39
Prokem bisa dimaknai dengan bahasa sandi sebagai ekspresi rasa kebersamaan para pemakainya.

12
 Surat merupakan duta dari pengirim atau pembuat surat, harus mencerminkan
keadaan yang sebenarnya tentang diri pengirim surat. Teknik pembuatan surat agar
dapat berfungsi sebagai duta yang baik, maka perlu memperhatikan hal-hal berikut:
a. Teknik Pembuatan Surat40
1. Penggunaan Kertas
Harus mengacu pada standarisasi penggunaan kertas surat.
a) Kertas surat harus bersih dan tidak kumal.
b) Kualitas kertas yakni HVS (Houtvrij Schrijfpapier)41yakni kertas tulis
bebas serat kayu, dengan kualitas kertas bagus.
c) Ukuran 21 cm x 29 cm (A4 = kuarto), bukan kertas folio (F4). Berat
kertas 70-80 gram.
d) Kertas bisa berukuran 10 cm x 15 cm (A5 = Octavo).
e) Sampul surat bisa ukuran 10 cm x 15 cm (kabinet kecil) atau ukuran 10
cm x 24 cm (kabinet besar).
f) Cara melipat surat:
 Kertas A4 dengan sampul kabinet kecil = 3 lipatan
 Kertas A4 dengan sampul kabinet besar = 2 lipatan
 Kertas A5 dengan sampul kabinet kecil = 2 lipatan
 Kertas A5 dengan sampul kabinet besar = 1 lipatan
2. Pengetikan atau Percetakan Surat
Isi surat diketik atau dicetak (diprint) dengan huruf-huruf yang jelas dan
tidak ada kesalahan dalam pengetikan. Terjadinya salah ketik maupun salah
cetak bisa menimbulkan kesan yang tidak baik dan menimbukan keragu-
raguan atas isi surat. Jarak baris surat, bisa 1 spasi, 1 ½ spasi, atau 2 spasi
tergantung kebutuhan akan keindahan dan peampilan surat.
3. Bentuk atau Model Surat
Bentuk atau model surat berkaitan dengan kecocokan atau kepantasan.
Tujuannya afar surat terlihat rapi, bagus dan serasi. Bentuk surat disesuaikan
dengan perincian isi surat, dan panjang/pendek surat.
b. Bentuk atau Model Surat42

40
Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi…, hlm,8-9.
41
http://dtebu.com/2013/11/pengertian-dan-definisi-kertas-hvs.html

13
 Bentuk suratialah pola surat yang ditentuan oleh tata letak atau posisi bagian-
bagian surat (Finoza, 1991: 13). Masing-masing bagian surat diletakkan dalam
posisi tertentu sesuai dengan fungsinya43.
1. Bentuk/Model Lurus Penuh/Blok Penuh (Full Block Style)
Penulisan surat mulai dari tanggal sampai kata penutup dimulai dari pasak
pinggir sebelah kiri.
2. Bentuk/Model Lurus/Blok (Block Style)
Modifikasi dari Full Block Style yaitu tanggal, kata penutup dan nama
penandatanganan surat ditulis sebelah kanan pada tabulator 45 sampai 50.
Bagian surat yang lain, yakni alamat yang dituju, salam pembuka, isi surat
ditulis pada pasak pinggir sebelah kiri.
3. Bentuk/Model Takuk/Gerigi (Indented Style)
Digunakan pada penulisan surat yang isinya panjang atau agak panjang
dengan harapan penampilan surat memiliki keindahan.
4. Bentuk/Model Setengah Lurus/Semi Blok (Semi Block Style)
Dipilih apabila surat yang ditulis tidak begitu pendek juga tiadk begitu
panjang. Bentuk Semi Blok adalah bentuk campuran. Alamat dalam,
bentuknya menggunakan blok. Isi surat menggunakan bentuk lekuk/tekuk
(Indented), yakni kalimat pertama/baris pertama paragraph diketik/dicetak 5
spasi menjorok ke dalam; dan seterusnya (yang lain) dari tepi. Berlaku untuk
setiap alinea isi surat.
5. Bentuk/Model Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Digunakan pada penulisan surat yang isinya banyak terdapat perincian.
6. Bentuk/Model Perkantoran (Official Style)
Digunakan di lingkungan pemerintahan sebagai surat dinas atau di
lingkungan Perbankan yang sering dinamakan Bentuk Surat Resmi. Official
Styledibagi dua macam: pertama, alamat dalam ditulis sebelah kiri bawah
(Bentuk Official A); kedua, alamat dalam ditulis sebelah kanan atas (Bentuk
Official B).
Ciri Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama44:

42
Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi…, hlm. 10-17. Lihat pula pada Kundharu…, hlm. 189-197.
43
Ibid…, hlm. 189. Untuk contoh-contoh surat, lihat pula pada Lamuddin Finoza, Komposisi…, hlm. 237-
248.

14
 1. Tanggal surat didahului nama tanggal,
2. Alamat ditulis di sebelah kanan, dan
3. Jabatan pengirim surat ditulis sdi atas tanda tangan, dan nama ditulis di
antara dua kurung.
Ciri Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru:
1. Nama tempat tinggal dicantumkan sebelum tanggal surat karena sudah
tertera pada kepala surat.
2. Alamat ditulis sebelah kiri surat, dan
3. Jabatan pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan, dan nama terang ditulis
tanpa diapit oleh tanda kurung.

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dalam penulisan surat, tampaknya masih banyak dari kita yang mengalami
kesulitan. Bahkan ketika kita menulis surat resmi, atau kita pernah menerima surat
dari seseorang/pihak lain, tak jarang di dalamnya ditemukan ketidakjelasan isi,
kekurangruntutan sajian, kekeliruan berbahasa, dan ketidakjelasan format yang
digunakan. Untuk itu, ada beberapa kaidah yang perlu diperhatikan agar terhindar
dari berbagai kesalahan, antara lain:
a. Fungsi Surat
1. Alat Bukti Tertulis
2. Bukti Historis
3. Alat Pengingat
4. Duta Organisasi
b. Pedoman Penulisan Surat
1. Isi Surat
2. Bahasa Surat
3. Kecakapan Menulis Surat
c. Jenis/Penggolongan Surat

44
Ibid…, hlm. 194-195.

15
1. Berdasarkan Wujudnya Surat
a) Kartupos
b) Warkatpos
c) Surat Bersampul
d) Memorandum (Memo) dan Nota
e) Telegram
f) Faximile (Teleks)
2. Berdasarkan Tujuan atau Isinya (Surat Dinas)
a) Surat Pemberitahuan
b) Surat Perintah
c) Surat Permintaan/Permohonan
d) Surat Teguran/Peringatan
e) Surat Panggilan
f) Surat Pengantar
g) Surat Keputusan
h) Surat Perjanjian
i) Surat Undangan
j) Surat Keterangan
k) Surat Tugas
l) Surat Edaran
m) Surat Pernyataan
n) Surat Pengumuman
o) Surat Perjanjian Kerja
p) Surat lain
3. Berdasarkan Isi atau Kepentingannya dan Pengirimnya
a) Surat Niaga/Bisnis
b) Surat Dinas
c) Surat Sosial
d) Surat Bentuk lain
e) Surat Pribadi atau Personal
4. Berdasarkan Keamanan Isinya/sifatnya
a) Surat Rahasia atau Konfidensial (Terbatas)

16
 b) Surat Sangat Rahasia
c) Surat Biasa
5. Berdasarkan Urgensi Pengiriman/Penyelesaiannya
a) Surat Segera atau Kilat
b) Surat Sangat Segera atau Kilat Khusus
c) Surat Biasa
6. Berdasarkan Banyaknya Sasaran
a) Surat Biasa
b) Surat Edaran
c) Surat Pengumuman

d. Bagian-Bagian Surat
1. Kepala Surat/Kop Surat (Letter Head)
2. Tanggal Surat (Date of The Letter)
3. Pokok Surat (Subject Phrase)
4. Alamat Dalam (Inside Address)
5. Kata Pemanggil/Pujian (Salutation)
6. Isi Surat (Body of The Letter)
7. Kata Penutup (Complementary Closed)
8. Tanda Tangan (Signature)

2.4 Bentuk Bahasa Dalam Surat

a. Bahasa yang Jelas
b. Bahasa yang Lugas dan Singkat
c. Bahasa yang Santun
d. Bahasa yang Resmi

2.5 Penulisan Aneka Surat

a. Teknik Pembuatan Surat
1. Penggunaan Kertas
2. Pengetikan atau Percetakan Surat

17
 3. Bentuk atau Model Surat
b. Bentuk atau Model Surat
1. Bentuk/Model Lurus Penuh/Blok Penuh (Full Block Style)
2. Bentuk/Model Lurus/Blok (Block Style)
3. Bentuk/Model Takuk/Gerigi (Indented Style)
4. Bentuk/Model Setengah Lurus/Semi Blok (Semi Block Style)
5. Bentuk/Model Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)
6. Bentuk/Model Perkantoran (Official Style)
Ciri Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama:
1. Tanggal surat didahului nama tanggal,
2. Alamat ditulis di sebelah kanan, dan
3. Jabatan pengirim surat ditulis sdi atas tanda tangan, dan nama ditulis di
antara dua kurung.
Ciri Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru:
1. Nama tempat tinggal dicantumkan sebelum tanggal surat karena sudah
tertera pada kepala surat.
2. Alamat ditulis sebelah kiri surat, dan
3. Jabatan pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan, dan nama terang ditulis
tanpa diapit oleh tanda kurung.

3.2 Saran
Demikian penjelasan mengenai Teknik Penulisan Surat, semoga bisa
bermanfaat bagi segenap pembaca.Kami mohon maaf apabila ada kesalahan baik
berupa penulisan maupun pembahasan di atas karena keterbatasan pengetahuan.
Kiranya kritik dan saran yang membangun sangat kami perlukan untuk perbaikan
penulisan makalah ini ke depan. Sekian, dan Wallahu ‘Alam bish showab.

DAFTAR PUSTAKA

18
Demas Marsudi, dkk.,Bahasa & Sastra Indonesia 3:Untuk Sekolah Menengah Atas dan
Madrasah Aliyah Kelas XII Program Studi IPA-IPS,(Jakarta: Pusat
PerbukuanDepartemen Pendidikan Nasional, 2009). (Ebook)
Kundharu Saddhono, St. Y. Slamet, Pembelajaran Keterampilan Berbahasa Indonesia:
Teori dan Aplikasi,(Yogyakarta: Graha Ilmu, Ed. 2, Cet. I, 2014).
Nanik Suryani, dkk.,Korespondensi Bahasa Indonesia, (Yogyakarta: Graha Ilmu, Cet. I,
2014).
E. Kusnadi H., dkk.,Belajar Efektif Bahasa Indonesia 2: Untuk Siswa SMA/MA Kelas
XI Ilmu Alam/Ilmu Sosial,(Jakarta: Pusat Perbukuan Departemen Pendidikan
Nasional, 2009). (Ebook)
Lamuddin Finoza, Komposisi Bahasa Indonesia: Untuk Mahasiswa Non Jurusan
Agama. (Jakarta: Diksi Insan Mulia, Cet. X (Ed. 2004-2005)).
Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Kamusku IndonesiaBalai Pustaka,(Bandung: Apl.
Android oleh Kodelokus Cipta Aplikasi, Ed. Revisi. 2014).
http://dtebu.com/2013/11/pengertian-dan-definisi-kertas-hvs.html
https://id.wikipedia.org/wiki/Telegram
https://id.wikipedia.org/wiki/Teleks

19