MAKALAH

ADMINISTRASI KANTOR
Mata Kuliah :Pengantar Bisnis

Dosen Pembimbing : Anita Sumelvia Dewi, S.I.Kom.,

Disusun Oleh :

1. Bella Meidita (19130210165)

2. Deka Putra Trisulo (19130210480)

PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ISLAM KADIRI
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah dan Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat waktu.
Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada pengajar mata kuliah
Pengantar Bisnis sehingga kami dapat menyusun menyelesaikan makalah ini dengan judul
“Administrasi Kantor”.
Besar harapan kami bahwa makalah ini dapat bermanfaat dan dapat dijadikan pegangan
dalam mempelajari materi tentang Pengantar Bisnis khususnya mengenai materi “Administrasi
Kantor”, dan juga harapan kami dengan hadirnya makalah ini dapat mempermudah semua pihak
dalam proses perkuliahan mata kuliah Pengantar Bisnis.
Kami menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari kata sempurna. Maka dari itu kami
mengharapkan saran dan kritik khususnya dari rekan-rekan mahasiswa dan mahasiswi. Karena
kesempurnaan sesungguhnya hanyalah milik Allah SWT. Akhir kata ,semoga apa yang kami
lakukan dapat bermanfaat, amin.

Penyusun,

Kelompok 7
1. Pendahuluan
Kantor dari organisasi bisnis betul-betul merupakan departemen pelayanan. Departemen ini berbeda dengan
departemen lainnya. Departemen produksi membuat barang untuk dijual, dan departemen penjualan tugas
utamanya ialah mencari pendapatan buat organisasi. Akan tetapi kantor administrasi melayani semua
departemen, agar semua pekerjaan organisasi berjalan secara efisien.
Area dari kantor administrasi dapat digambarkan seperti berikut:

1. Operasi Kantor

 Mencatat- records
 Formulir
 Koresponden
 Arsip

2. Fasilitas Fisik

 Bangunan
 Lay out
 Perlengkepan
 Mesin
 Bahan-bahan

3. Personil

 Analisa perkerjaan
 Lowongan kerja
 Supervisi
 Gaji
 Intensif

4. Organisasi

 Prinsip-prinsip organisasi
 Bagan organisasi
 Delegasi otoritas dan tanggung jawab

5. Kontrol

 Metode
 Jadwal
 Standar
 Anggaran

2. Fungsi Kantor, Menjaga Informasi Manajemen

Kegiatan produksi dan penjualan mudah diukur. Akan tetapi, kegiatan kantor sulit diukur, seperti kegiatan
supervisi, merupakan barang tidak berwujud dan sulit dinilai. Juga seulit mengukur sumbangan kegiatan kantor
terhadap keberhasilan bisnis. Kegiatan-kegiatannya mencakup seperti proses menjalankan, menyimpan catatan,
laporan, dan formulir, mengadakan korespondensi dan komunikasi. Manajemen tidak dapat membuat keputusan
yang up to date tanpa informasi. Informasi ini harus mudah diperoleh, dalam bentuk singkat dan mudah
dimengerti.
Records dan reports

Records ialah pernyataan fakta atau pendapat tertulis yang penting untuk kebutuhan masa depan. Ini perlu untuk
bahan pengambilan keputusan dan sebagai bahan pertandingan.

Untuk bagian produksi, kantor harus menyimpan catatan mengenai pembelian bahan baku, jam kerja masing-
masing pegawai, perlengkapan yang digunakan, catatan biaya mesin, pemeliharaan, penyusutan, catatan
inventaris, dan jumlah unit produksi.

Untuk bagian marketing, kantor menyimpan catatan gaji dan komisi bagian penjualan, volume penjualan masing-
masing penjual menurut daerah penjualan, barang-barang yang laku, dan yang dikembalikan oleh konsumen.

Mengenai personel, perlu dicatat data personil, kualifikasi, golongan, gaji, pengalaman kerja dalam perusahaan,
masa pengusulan naik pangkat, dan sebagainya.

Formulir

Formulir digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu departement bisnis ke departemen lainnya,
menstandarkan catatan, mengakumulasi data, mengurangi tulis menulis tangan yang tidak perlu, dan mengurangi
kesalahan. Formulir mengurangi pengulangan, mengadakan uniformitas, penyederhanaan pekerjaan kantor, dan
memberi fasilitas penggunaan mesin atau perlengkapan kantor. Pekerja kantor menghabiskan hampir dua petiga
waktunya yang berhubungan dengan kerja formulir ini.

Bentuk standar formulir kantor ini, secara relatif masih baru dan cepat mengalami kemajuan karena paling
ekonomis dan membantu pengawasan dokumentasi. Asosiasi Nasional Manajemen Kantor secara nasional telah
membuat formulir yang seragam dan ternyata telah memberikan penghematan yang sangat berarti.

Koresponden

Diperkirakan ada sepertiga pekerjaan kantor mengenai komunikasi tertulis, surat masuk, surat keluar,
koresponden antara departemen, dan memo. Manajemen kantor bertanggung jawab mengawasi komunikasi
tertulis ini, khususnya surat menyurat.

Surat mempunyai arti yang lebih luas selain dari intruksi atau penjelasan, surat juga merupakan refleksi dari
kualitas dan efisiensi bisnis. Surat dapat menciptakan tanggapan baik atau buruk terhadap bisnis. Manajer kantor
adalah eksekutif yang bertanggung jawab dalam komunikasi ini. Dia harus memperhatikan:

1. Individu yang menulis surat sudah biasas dan menarik dalam membuat surat.

2. Penulis steno dan tukang tik, progamer komputer harus biasa dengan gaya dan bentuk-bentuk surat.

3. Kapan harus menggunakan tape recorder agar lebih ekonomis dan efektif.

4. Prosedur yang bagaiman dalam melaksanakan koresponden secara efektif.

 Pengiriman dan Penerimaan surat pos

Memusatkan penanganan surat-surat melalui pos adalah suatu prinsip tanggung jawab yang baik dan terpusat.
Sebab surat masuk dan surat keluar harus diatur dengan baik. Misalnya, surat masuk harus dipisah-pisahkan,
dibuka dengan tangan atau dengan mesin, sampaikan ke departemen yang bersangkutan, stempel dan tulis waktu
diterimanya, lampirkan data yang berhubungan. Surat-surat keluar dan surat masuk diberi agenda/nomor surat,
sehingga mudah dicari bila diperlukan. Bagian agenda surat tidak boleh menjawab “tidak tahu” bila terjadi
ditemukan satu surat atau bila dibutuhkan oleh atasan sewaktu-waktu.
Demikian pula pengiriman surat, dikumpulkan, dilipat, diberi amplop, diberi prangko, kirim ke pos.

Sekarang prosedur surat menyurat sudah sangat maju dengan menggunakan komputer, tik IBM, dan sebagainya.
Demikian pula dengan pos, menggunakan prangko berlangganan, dan menggunakan pos bos. Yang sering menjadi
masalah dalam hal ini tidak jelas nya sistem pengarsipan surat-surat, tidak jelas nomer kodenya. Sistem arsip
seringkali menggunakan kode dalam tiga macam bentuk: alphabetic, numeric, dan alphanumeric.

Sistem-alphabetic dilakukan dengan menggunakan huruf abjad, dengan mengelompokan lebih dulu unit per unit.

Sistem numeric ialah dengan menggunakan angka, bisa dikelompokan dengan kode nomor tertentu misalnya, kode
000= urusan umum, 100= personalis, 200= urusan pemasaran, 300= urusan gaji, 400= urusan keuangan, dan
sebagainya. Angka-angka tersebut kemudian lebih dirinci lagi sesuai kebutuhan.

Sistem alphanumeric adalah gabungan dari penggunaa abjad dan angka. Misalnya, S201= urusan pemasaran di
daerah Surabaya dan sebagainya.

3. Kualifikasi dari Manajer Kantor

Kualifikasi dari manajer kantor yang akan dibicarakan di sini ditinjau dari sudut kepribadian dan latar belakang
kualitas kepribadian, pendidikan dan latihan serta pengalaman bisnisnya.

 Kualitas pribadi

Katakanlah Anda tertarik untuk mengembangkan karir sebagai manajer kantor di sebuah perusahaan besar.
Kualitas personal yang bagaimanakahyang harus anda miliki? Kualitas yang diperlukan sama saja dengan yang
diperlukan untuk eksekutif bisnis, Anda harus mampu memimpin, mampu berpikir, dan merencanakan. Anda harus
mampu melihat keseluruhan aspek organisasi, tidak secara terpisah-pisah. Di samping memiliki kemampuan
administratif, Anda juga harus mampu menjadi seorang penjual, karena Anda harus menjual ide yang anda miliki
kepada top management dan mempengaruhi teman sejawat Anda. Anda harus dapat menyatakan pendapat Anda
secara sederhan dan jelas, Anda harus memiliki imajinasi, sabar, keinginan bekerjasama, berinisiatif, terbuka, loyal
dan memiliki rasa humor. Hasil penelitian menunjukan bahwa sopan dan integritas, adalah karakteristik yang
sangat sangat menarik untuk manajer kantor.

 Pendidikan dan latihan

Sekarang ini banyak kursus diadakan untuk meningkatkan pengetahuan dalam bidang administrasi kantor.
Demikian pula di perguruan tinggi, sudah lama diberikan mata kuliah yang berhubungan dengan manajemen
kantor. Pengetahuan ini sangat membantu karir seseorang dalam manajemen kantor bisnis.

 Pengalaman

Pekerjaan anda akan membawa anda banyak berhubungan dengan orang lain dalam bidang bisnis. Ini berarti
menambah luas pengalaman praktis bisnis Anda dengan dan akan meningkatkan pengetahuan anda lebih baik. Di
samping pengalaman ini Anda juga harus meningkatan pengetahuan dalam akunting, pekerjaan kesekretariatan
lainnya.

4. Kebutuhan Sekretaris dalam bisnis

Sekretaris mengetahui segala sesuatu yang berjalan di kantor, sebab sekretaris adalah orang penting seringkali
memimpin posisi eksekutif. Para sarjana yang ingin mengembangkan karir dalam dunia bisnis, akan lebih baik
mulai dari pekerjaan sekretaris ini.

Sekretaris adalah pekerja profesional, dia berhubungan rapat dengan para karyawan, mengawasi pekerjaan
personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administratif yang penting.
Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business secretary, dan executive
secretary. Peronal secretary biasanya diperlukan oleh orang yang melakukan pekerjaan dirumah, seperti
businessmen yang sudah pensiun, aktor, penulis. The private secretary diperlukan sebagai pembantu esksekutif
dalam perusahaan besar, untuk mengelola koresponden, dia mengawasi banyak pekerjaan administratif, The
executif secretary biasanya seorang asisten pada direktur atau yang melaksanakan pekerjaan kantor pada
organisasi tingkat nasional, atau organisasi profesional.

Dalam organisasi bisnis besar biasanya banyak dijumpai sekretaris. Para eksekutif tidak akan mampu melakukan
pekerjaan bila harus mencurahkan perhatian dan waktunya terhadap hal-hal kecil dalam bisnisnya. Oleh sebab itu
eksekutif bisnis harus bebas dari pekerjaan kepanitiaan, rapat-rapat pimpinan, pekerjaan perencanaan, hubungan
masyarakat, dengan cara mendelegrasikannya kesekretarisnya atau personil lainnya. Eksekutif bisnis tidak akan
efektif dan bernilai terhadap organisasi jika tidak mendapat sekretaris buat pembantu. Jika seseorang sudah
terbiasa bekerja dengan sekretaris, kemudian tiba-tiba harus bekerja senidirian tanpa sekretaris, pada saat itu
baru terasa betapa pentingnya pekerjaan seorang sekretaris.

Pekerjaan seorang sekretaris sangat banyak, dia melakukan puluhan jenis pekerjaan sepanjang hari antara lain,
melakukan pekerjaan mencatat pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi, pegawai lain, urusan
korespondensi, kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis dan berbagai pekerjaan
administratif lainnya.

5. Kulifikasi Seorang Sekretaris

Kesuksesan seorang sekretaris sangat tergantung pada keterampilan dan kepribadiannya. Dia harus memiliki
inteligensi diatas rata-rata, bisa membuat perkiraan yang tepat, tajam daya ingat, patuh, dan mau bekerja keras.
Kesan orang yang datang ke perusahaan akan dipengaruhi pertama kali oleh kesan mereka terhadap sekretaris
ini. Juga bagi orang yang meneleponke kantor akan terkesan oleh suara sekretaris yang menerima dan memberi
informasi melalui telepon tersebut. Oleh sebab itu, suara seorang sekretaris sama pentingnya dengan penampilan
dia sendiri.

Demikian pula kesehatan sangat penting, sehingga ia dapat masuk kantor secara teratur, postur tubuh yang baik,
penampilan mengesankan, serta cekatan. Banyak penelitian tentang sifat-sifat yang harus dimiliki oleh sekretaris
ini, yaitu tepat dalam bekerja (akurasi), bertanggungjawab, intelijensi tinggi, sopan, inisiatif, pintar, dan
penampilan menarik.

Di Amerika tahun1962 ada sebanyak 21 juta orang yang bekerja dalam bidang sekretaris dan 94% adalah wanita.
Tiap tahun orang yang bekerja dalam bidang ini bertambah 50.000 orang. Kemudian karena banyak di antar
wanita tersebut yang kawin, pensiun, atau naik pangkat menduduki jabatan eksekutif, maka lowongan pekerjaan
sekretaris tiap tahun ada sebanyak seperempat juta lowongan. Lowongan pekerjaan ini tidak saja kebanyakan di
kota besar, tetapi juga di kota kecil diperlukan, sehingga permintaan terhadap tenaga sekretaris selalu tidak
mencukupi dari penawaran tenaga yang ada. Pekerjaan ini adalah sangat menarik bagi kaum muda, sebagi batu
loncatan untuk mencapai posisi eksekutif di perusahaan, karena seorang sekretaris akan menimba banyak
pengalaman tentang seluk beluk bisnis karena dapat mengetahui sebagian rahasia perusahaan, dan banyak relasi.

6. Hal-hal Lain Yang Berhubungan Dengan Urusan Kantor

 Di dalam sebuah buku berjudul Office System and Administration (Betty L. Schroeder, and Diane Routhier Graf),
diruraikan ruang lingkup administrasi kantor, meliputi:

1. Office Technology; dan

2. Office Administration.

Office Technology mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Data/Information Processing, memproses data dan teknologinya;
2. Word/Information Processing;
3. Communication Technology, meliputi telephone, telecommunications, teleconferencing, dan sebagainya;
4. Records Management Technology, Computer Systems;
5. Reprographics Technology, Copying, Duplicatingm The Legal Aspects of Reprographics.
6. Software and Hardware.
7. Ergonomics.

Sedangkan Office Administration mencakup antara lain:

1. Business Travel;
2. Records Management;
3. Reference Materials, bahan-bahan referensi penting, fasilitas riset, dan sebagainya;
4. Conference and meetings;
5. Information distribution, internal and external distribution;
6. Document production, bahan-bahan dokumen, mengenali dokumen, memproduksi dokumen;
7. General office procedures, meliputi perencanaan, organisasi, dan supervisi.
8. Written communications, meliputi antara lain surat menyurat, membuat proofreading, mengedit surat, copy,
membuat abstrak.
9. Oral communications, mencakup penyiapan pidato, sambutan, menerima dan memberikan kritik, menjadi
pendengar yang efektif.

Selanjutnya akan diungkapkan beberapa hal penting sehubungan dengan administrasi kantor.

A. Ergonomics
Tantangan dunia perkantoran sejak tahun 1990-an ialah disain kantor yang memiliki lingkungan enak, efisien,
dan memuaskan, dengan kata lain menjaga ergonomics-nya. Apa yang dikatakan ergonomics diungkapkan
oleh Betty L.Schroeder dan Diane Routhier-Graf (1995:215) Ergonomics is the scientific study of the
relationship of office employees to their physical environtment, including the office itself and the automated
office systems being used.
Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan dengan lingkungan fisik termasuk di
dalamnya hubungan dengan kantor dan segala peralatan serta sistem yang digunakan.
Dengan memperhatikan ergonomics, produktivitas karyawan akan meningkat. Suasana kantor yang
kurang menyenangkan dapat membuat stress, hubungan tidak baik sesama karyawan. Dengan
memperhatikan ergonomics, maka kelemahan-kelemahan yang terdapat selama ini akan dapat diatasi dan
akan membantu peningkatan produktifitas. Ergonomics dapat dilakukan melalui beberapa faktor seperti
disain perabot kantor, tata letak, teknologi peralatan kantor, suasana halaman kantor, batas/penyekat
ruangan, cahaya/ventilasi, penggunaan lampu ruangan, temperatur, lagu sound system, dan sebagainya.
Pengaturan ergonomics akan memudahkan karyawan langsung menggunakan peralatan kantor, tersedianya
alat tulis, material, yang mudah dicapai. Jadi segenap elemen apakah yang memberi pengaruh psikologis,
fisik, logis, sosiologis, yang berpengaruh pada sikap dan performance dari karyawan adalah termasuk
ergonomics.
 Faktor ergonomics dilihat dari segi:
1) Efek psikologis misanya:
 Perabot kantor dan perlengkapannya dihubungkan dengan luas ruangan yang tersedia, harus dapat
mengurangi kelelahan pada saat menggunakannya.
 Cahaya/ventilasi dan penggunaan lampu ruangan akan membuat karyawan lebih senang dan betah bekerja.
 Kondisi temperatur kelembaban udara dalam ruangan, larangan tidak boleh merokok.
 Faktor suara, kebisingan dalam ruangan akan mengganggu suasana kerja.

2). Efek phisiologi misalnya:

 Ukuran tinggi, besar, berat dari perabot kantor harus disesuaikan dengan keadaan jabatan dan karyawan
yang akan menggunakannya.
 Pengaturan letak dari perabot, jarak dekat atau jauh dari jangkauan karyawan perlu diperhatikan, seperti
letak telepon, letak komputer, printer dan sebagainya.

3). Efek sosiologis misalnya:

 Adanya pengelompokan pekerja, dan sistem informasi yang cepat dan efektif mencapai masing-masing
kelompok pekerja.
 Pembentukan tim-tim khusus untuk menyelesaikan suatu proyek/pekerjaan akan menimbulkan efek
sosiologis yang baik.
 Juga perhatian terhadap pembentukan spesialisasi, penyediaan ruangan khusus, sehingga dapat menjaga hal-
hal yang bersifat pribadi dan rahasia perusahaan mempunyai pengaruh sosiologis.

4). Efek komunikasi misalnya:

 Perhatikan alat komunikasi kantor, apakah selalu berhadapan, face to face atau menggunakan electronic
communication, seperti telepon, internet, komputer, modem, papan pengumuman, dan sebagainya.

B. Pengaturan Business Travel

Suatu hal yang sangat perlu diperhatikan dan diatur oleh administrasi perkantoran ialah kegiatan
perjalanan bisnis (business travel).Perusahaanbiasanya menyediakan anggaran tertentu untuk berpergian
dalam rangka bisnis. Sekretaris yang mengurus kegiatan business travel ini harus paham dan mengerti seluk
beluk biro perjalanan, kendaraan yang akan digunakan, pemesanan tiket pesawat, kereta api, kapal, tempat-
tempat yang akan dihubungi, hotel, urusan paspor, visa, keuangan, dokumen-dokumen yang akan dibawa ,
tempat-tempat yang disinggahi, tempat rekreasi, dan sebagainya. Oleh sebab itu, sekretaris harus memiliki
brosur-brosur terbaru dan siap digunakan sebagai informasi yang valid, atau memiliki daftar telepon yang
siap dihubungi untuk segala macam informasi.

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam pengaturan business travel:
1. Organisasi dan Prosedur Travel
Misalnya, menyangkut: Surat Keputusan Siapa yang akan berangkat, tujuan, berapa lama, acaranya
apa, dan sebagainya. Kemudian jumlah biaya yang dianggarkan sesuai aturan jabatan pegawai yang kan ikut
travel, masalah pertanggungjawaban keuangan setelah selesai travel.
2. Persiapan Itinerary
Itianerary artinya suatu rencana perjalanan secara tertulis yang diberikan kepada yang berpergian, arsip
kantor dan untuk keluarganya. Dalam rencana perjalanan ini dicantumkan tempat yang akan dikunjungi,
kendaraan, jam berangkat dan tiba, acara rapat-rapat yang dihadiri, langganan yang akan dihubungi, dan
hotel atau motel yang akan digunakan.
 3. Tipe perjalanan
Perjalanan didalam negeri, dengan kendaraan pesawat, kereta api, bus, kendaraan kantor, kendaraan
pribadi, dan sebagainya. Perjalan internasional, dengan menggunakan pesawat, kapal laut, mobil, kendaraan
charteran, dan sebagainya.
4. Dokumen yang dibawa
Penyediaan paspor, visa, surat-surat menyangkut tujuan kunjungan, dan sebagainya.
5. Tindak lanjut
Setelah selesai perjalanan, perlu diselesaikan laporan pertanggungjawaban keuangan, kuitansi-
kuitansi/bukti pengeluaran uang, laporan kegiatan bisnis yang telah dilakukan, hasil rapat, negoisasi, surat
menyurat dengan relasi yang telah ditemui dan sebagainya.

C. Konferensi atau Konvensi dan Pertemuan

 Konferensi atau konvensi didefinisikan sebagai pertemuan formal dari sekelompok orang dan tujuan
tertentu. Konferenesi ini disponsori oleh sebuah lembaga atau perusahaan.
Untuk pegaturan konfereni ini perlu diperhatikan tentang, lokasi, gedung, waktu, panitia, perjalanan peserta,
penginapan, sponsor, dan sebagainya.
 Meetings atau rapat. Para pimpinan atau manajer diperkirakan menghabiskan sepertiga waktunya untuk
rapat setiap minggu, dan menghabiskan 15 persen anggaran belanja perusahaan untuk keperluan rapat.
Nampaknya perusahaan atau sebuah lembaga tidak bisa hidup tanpa adanya rapat. Rapat-rapat ini misalnya
informasi, dapat formal, rapat komite, rapat kantor, rapat diluar kota, dan sebagainya.

Pertanyaan dan diskusi

1. Apakah pelayanan utama dari fungsi kantor terhadap organisasi?
2. Apakah bidang garapan dari masalah manajemen kantor?
3. Catatan apakah yang perlu dicari dan di dokumentasi oleh kantor?
4. Berikan contoh dalam menggunakan prosedur kerja yang praktis sehingga menimbulkan kesan baik
bagi para tamu yang berkunjung ke kantor!
5. Keuntungan-keuntungan praktis apa sajakah yang diberikan kantor pada umumnya?
6. Bagaimanakah pekerjaan mesin secara otomatis dapat membantu pekerjaan kantor?
7. Mengapa sekretaris menyiapkan pekerjaan buat eksekutif, dan mengapa ia memiliki peluang untuk
menjadi eksekutif bisnis?