DAFTAR ISI

1.1 Tujuan 2

1.2 Ruang Lingkup 2

1.3 Referensi 2

1.4 Definisi yang tertera pada prosedur 2

1.5 Penagihan pekerjaan progress bulanan 4

1.6 Penagihan pekerjaan mencapai 100 % 5

1.7 Penagihan pembayaran retensi 5

1.8 Penagihan pekerjaan tambah dan kurang (IKDL) 6

1.9 Lampiran A (Penagihan Pekerjaan Progress Bulanan) 8

2.0 Lampiran B (Penagihan Pekerjaan Progress 100 %) 9

2.1 Lampiran C (Penagihan Pekerjaan Retensi) 10

2.2 Lampiran D (Penagihan Pekerjaan IKDL) 11

1
 PT SMART Tbk
STANDARD PROCEDURE
NO DOK: P-SMR-PROJ-PTP-04
PENAGIHAN PEKERJAAN PROYEK
Halaman 2 dari 11

28/02/12 Rev 00

1. TUJUAN

Tujuan dari prosedur ini adalah terdapat kesesuaian 2ystem kerja khususnya mengenai
administrasi dan kelancaran fungsi penagihan pekerjaan proyek Downstream PT Smart Tbk.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini menjelaskan prosedur penagihan pada divisi proyek Downstream. Sehingga pihak
Kontraktor dan Konsultan mengetahuinya.

3. REFERENSI
Manual MK3 Perusahaan dan ISO 9001 : 2000

4. DEFINISI YANG TERTERA DI DALAM PROSEDUR

 KTR : Kontraktor pelaksana dari proyek Downstream
 KSL : Konsultan perencana proyek Downstream
 Owner : Pemilik Pekerjaan
 PIM Proyek : Pimpinan Proyek Owner
 PM Konstruksi : Proyek Manager Konstruksi Owner
 PM Kontraktor : Proyek Manager Kontraktor
 PM MK : Proyek Manager Konsultan
 BAPP : Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan
 BAST : Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
 BAPP VO : Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan Variation Order
 IKDL : Intruksi Kerja Direksi Lapangan

2
 PT SMART Tbk
STANDARD PROCEDURE
NO DOK: P-SMR-PROJ-PTP-04
PENAGIHAN PEKERJAAN PROYEK
Halaman 3 dari 11

28/02/12 Rev 00

 SPK IKDL : Surat Perintah Kerja IKDL

 BAPB : Berita Acara Pemeriksaan Bersama
 GR : Good Receipt
 PO / VO : Purchase Order / Variance Order
 PRJC : Pembuat kontrak dengan Kontraktor dan Konsultan
 Shooping Chart : File untuk dilanjutkan ke Divisi Purchase
 Masa Garansi : Masa pemeliharaan pekerjaan
 Retensi : Jaminan Pemeliharaan
 Div. E & T : Divisi Engineering dan Technology

3
 PT SMART Tbk
STANDARD PROCEDURE
NO DOK: P-SMR-PROJ-PTP-04
PENAGIHAN PEKERJAAN PROYEK
Halaman 4 dari 11

28/02/12 Rev 00

A. PENAGIHAN PEKERJAAN PROGRESS BULANAN

1) Kontraktor yang telah ditunjuk melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal yang

diberikan oleh pemberi pekerjaan. Kemajuan pekerjaan setiap bulannya akan
direcord ke dalam progress report bulanan pada setiap tanggal 25 setiap bulannya.
2) Progress report bulanan kemudian akan diperiksa dan ditandatangani oleh PM
kontraktor untuk kemudian diberikan kepada MK.
3) PM MK akan kemudian memeriksa setiap progress report bulanan dari kontraktor
dengan terlebih dahulu mendapat persetujuan bahwa SM MK akan menandatangani
progress report tersebut.
4) Progress report bulanan yang sudah diperiksa dan disetujui oleh PM MK akan
diperiksa dan ditandatangani oleh PM konstruksi, PIM dan SM pemilik kerja.
5) Setiap Progress Report Bulanan yang sudah disetujui dan ditandatangani akan
dibuatkan berkas penagihan oleh kontraktor yaitu memorandum tagihan proyek
(COP) F-SMR-PROJ-03-31, pembayaran kemajuan pekerjaan F-SMR-PROJ-03-28
dan berkas penagihan lainnya sesuai verifikasi F-SMR-PROJ-03-33.
6) COP dan progress kemajuan pembayaran yang diajukan oleh pihak kontraktor
harus ditandatangani oleh PM kontraktor dan PIM sedangkan PM MK dan PM
Konstruksi memberi paraf.
7) Minimal tagihan untuk progress report bulanan adalah 1 %, jika bulan yang
bersangkutan progress tidak mencapai 1 % maka dapat diakumulasikan pada
tagihan bulan berikutnya sehingga progress minimal 1 % dapat terpenuhi.

4
 PT SMART Tbk
STANDARD PROCEDURE
NO DOK: P-SMR-PROJ-PTP-04
PENAGIHAN PEKERJAAN PROYEK
Halaman 5 dari 11

28/02/12 Rev 00

B. PENAGIHAN PEKERJAAN PROGRESS MENCAPAI 100 %

1) Progress Report Bulanan yang sudah mencapai 100 % akan dibuatkan BAST 1
sedangkan bagi pekerjaan yang belum mencapai 100 % akan dibuatkan catatan
dalam BAST 1 bahwa pekerjaaan tersebut sudah mencapai 100 % dengan progress
tercapai sebesar XX % (XX = besarnya progress pekerjaan).

C. PENAGIHAN PEMBAYARAN RETENSI

1) Proses pembayaran retensi dapat dilakukan setelah BAST 2, masa garansi

pekerjaan berakhir serta seluruh pekerjaan perbaikan yang wajib dilaksanakan
selama masa garansi telah selesai dilaksanakan oleh kontraktor dan diberikan dan
diterima dengan baik oleh owner atau pemilik kerja. Pembayaran retensi yaitu
sebesar 5 %.
2) Berkas penagihan yang diberikan oleh supplier akan dicek kelengkapannya oleh
Divisi Purchasing atau sesuai dengan petunjuk verifikasi F-SMR-PROJ-03-33
kemudian Divisi E & T akan membuat GR (Good Receipt) untuk kemudian akan
ditujukan ke Divisi Accounting dan Finance sesuai dengan verifikasi kelengkapan
dokumen sesuai dengan form F-SMR-PROJ-03-33.
3) Berkas penagihan yang dberikan oleh kontraktor akan dicek kelengkapannya
terlebih dahulu oleh Divisi E & T untuk selanjutnya dibuatkan GR (Good Receipt)
untuk ditujukan ke Divisi Accounting dan Finance. Kelengkapan dokumen sesuai
dengan form F-SMR-PROJ-03-33.

5
 PT SMART Tbk
STANDARD PROCEDURE
NO DOK: P-SMR-PROJ-PTP-04
PENAGIHAN PEKERJAAN PROYEK
Halaman 6 dari 11

28/02/12 Rev 00

D. PENAGIHAN PEKERJAAN TAMBAH DAN KURANG ATAU IKDL

1) Kontraktor yang mendapatkan pekerjaan tambah atau kurang akan disebut sebagai
IKDL (Intruksi Kerja Direksi Lapangan). Kontraktor yang mendapatkan IKDL akan
akan mengajukan penawaran harga kepada pihak PRJC
2) Penawaran harga yang telah diterima oleh pihak PRJC akan dinegosiasikan
bersama dengan kontraktor membahas mengenai klarifikasi harga satuan.
3) Setelah terjadi kesepakatan antara pihak PRJC dengan kontraktor akan dibuat
Berita Acara Pemeriksaan Bersama (BAPB) seperti tertera pada form F-SMR-
PROJ-03-34.
4) PRJC kemudian membuat VO yang memuat keterangan IKDL..SPK IKDL diberikan
kepada kontraktor untuk kemudian pekerjaan dapat dilaksanakan oleh kontraktor
yang ditunjuk.
5) Penagihan pekerjaan yang tertera di dalam IKDL oleh kontraktor dapat dilakukan
apabila memenuhi kondisi adalah tagihan pekerjaan sesuai dengan nilai VO yang
dibuat pada BAPP & BAST VO.
6) Adapun persyaratan yang harus dipenuhi untuk pengajuan penagihan IKDL sampai
memperoleh VO adalah sebagai berikut:
 Kronologis munculnya IKDL harus mendapat persetujuan site manager, PM
konstruksi dan project integrated manager (PIM).
 Faktur pajak dengan tanggal sesuai pada kwintasi, invoice dan BAPP yang
sudah disetujui oleh site manager, PM konstruksi dan project integrated
manager (PIM). Masa berlaku faktur pajak maximal selama 3 bulan.

6
 PT SMART Tbk
STANDARD PROCEDURE
NO DOK: P-SMR-PROJ-PTP-04
PENAGIHAN PEKERJAAN PROYEK
Halaman 7 dari 11

28/02/12 Rev 00

7) Dokumen dan VO yang telah mendapat persetujuan dari pihak managemen akan
kemudian dibuatkan shopping chart oleh team proyek. Dokumen dan data yang
telah dibuat oleh team proyek kemudian akan diberikan kepada Divisi Purcahasing
untuk dibuatkan PO.VO. Untuk harga VO lebih besar atau sama dengan 1 Milyar
akan dibuat oleh pihak PRJC.
8) Team proyek kemudian akan membuat GR (Good Receipt) untuk kemudian
ditujukan kepada Divisi Accounting dan Finance untuk kelengkapan dokumen dapat
dilihat pada Form F-SMR-PROJ-03-33 dan disertai distribusi berkas F-SMR-PROJ-
03-35.
9) Penagihan pekerjaan IKDL dapat dilakukan oleh pihak kontraktor apabila progress
pekerjaan telah mencapai 70 % dari kontrak utama. Pengecualian dapat dilakukan
untuk IKDL yang mempunyai nilai > 20 % dari nilai kontrak.
10) Proses penagihan IKDL atau VO merupakan sebuah elemen terpisah dengan
progress kontrak awal.

7
 LAMPIRAN A

PENAGIHAN PEKERJAAN PROGRESS BULANAN

Diperiksa dan Disetujui oleh

Kontraktor disetujui oleh PM COP dan
menyerahkan PM MK Konstruksi, Pembayaran COP disetujui
progress PIM, SM kemajuan dan diparaf
report Pemilik kerja pekerjaan
Tidak
bulanan disetujui
direvisi

Progress
pembayaran
dapat
dikeluarkan

8
 LAMPIRAN B

PENAGIHAN PEKERJAAN PROGRESS 100 %

Akan
Progress dibuat
pekerjaan BAST 1
100 % (100 %)

Kontraktor
menyerahkan
progress
report
bulanan

Catatan
Progress dalam
pekerjaan BAST 1
tidak 100 % XX %
dalam 100
%

9
 LAMPIRAN C

PENAGIHAN PEKERJAAN RETENSI

BAST 2,
pekerjaan OK Berkas Good Diberikan
perbaikan dokumen Receipt di ke Divisi
selesai diberikan ke keluarkan Accounting
dan Tidak OK Divisi Divisi E & T dan Finance
diterima Purchasing
oleh
owner

Diadakan Pembayaran
revisi ulang retensi
hingga sebesar 5 %
diterima
owner

10
 LAMPIRAN D

PENAGIHAN PEKERJAAN IKDL (TAMBAH KURANG)

Pengajuan Proses Disetujui PRJC Pihak

penawaran negosiasi membuat Manajemen
harga kepada dengan pihak BAPB dan menyetujui
pihak PRJC PRJC Tidak Approval VO VO
disetujui

Shopping
Kontraktor Cart oleh
Klarifikasi Team Project
harga satuan ditujukan ke
Divisi
Purchasing

Penagihan GR diberikan Good Receipt Divisi

dapat kepada Divisi oleh Divisi E Purchasing /
dilakukan Accounting &T PRJC
dan Finance membuat PO

11