BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

IR (Institutional Repository) merupakan serangkaian layanan (a set of
services) yang dikembangkan oleh suatu universitas (institusi) berupa
pengelolaan (management) dan penyebarluasan (dissemination) berbagai hasil
kegiatan ilmiah civitas akademi dalam bentuk digital material. Melihat
pentingnya institutional repository bagi suatu institusi atau lembaga, maka
kali ini akan membahas mengenai institutional repository sebagai penambah
pemahaman kami sebagai pemateri dan juga audience.

1.2.Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Institutional Repository?
2. Apa saja manfaat dan kelemahan Institutional Repository?
3. Apa saja jenis koleksi dalam Institutional Repository?
4. Apa saja perangkat keras & lunak dalam Institutinal Repository?
5. Bagaimana contoh Institutional Repository?

1.3.Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan Institutional Repository.
2. Untuk mengetahui manfaat dan kelemahan dari Institutional Repository.
3. Untuk mengetahui jenis koleksi dalam Institutional Repository.
4. Untuk mengetahui perangkat keras & lunak dalam Institutional
Repository.
5. Untuk mengetahui contoh Institutional Repository.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Institutional Repository

Secara etimologi, repository dapat diartikan sebagai tempat untuk

menyimpan (archiving). Sedangkan institutional bermakna kelembagaan atau
yang dimiliki oleh lembaga (seperti universitas atau lembaga lainnya). Salah
satu definisi IR yang banyak dikutip adalah yang dikemukakan oleh Lynch.
“… institutional repository is a set of services that a university offers
to the members of its community for the management and dissemination of
digital materials created by the institution and its community members.”
Menurut definisi tersebut, Lynch mengemukakan bahwa IR merupakan
serangkaian layanan (a set of services) yang dikembangkan oleh suatu
universitas (institusi) berupa pengelolaan (management) dan penyebarluasan
(dissemination) berbagai hasil kegiatan ilmiah civitas akademi dalam bentuk
digital material.
Untuk mengembangkan layanan yang dikemukakan dalam definisi di
atas, universitas perlu membangun infrastruktur yang mendayagunakan
teknologi informasi dengan spesifikasi tertentu. Ware memandang IR sebagai
sebuah infrastruktur komunikasi ilmiah (scholarly communication) yang harus
memenuhi ketentuan antara lain,
1. Infrastruktur IR merupakan sebuah database atau repository berbasis Web
(online) untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarluaskan
berbagai jenis karya ilmiah (scholarly material) yang dihasilkan oleh suatu
institusi (perguruan tinggi).
2. Dapat menyimpan data secara cumulative (dalam jumlah yang terus
meningkat), dapat berfungsi sebagai tempat penyimpanan jangka panjang
(long-term preservation) dan perpetual atau dapat diakses secara terus
menerus secara open (terbuka).
3. Menggunakan OAI (Open Access Initiative)-software sehingga
mempunyai tingkat interoperability yang dapat dihandalkan.

2
 Dua definisi tersebut di atas dapat saling melengkapi, bahwa IR tidak
lain adalah sebuah upaya perguruan tinggi untuk membuat inovasi dan
terobosan dalam membangun sarana atau infrastruktur komunikasi ilmiah
yang reliable dan sustainable dengan mendayagunakan teknologi informasi.1

2.2. Manfaat & Kelemahan Institutional Repository

A. Manfaat Institutionoal Repository

1. Untuk mengumpulkan karya ilmiah dari sivitas akademika dalam satu
lokasi agar mudah ditemukan kembali baik melalui Google maupun
mesin pencari lainnya.
2. Untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya ilmiah yang
dihasilkan sivitas akademika dan menjangkau khalayak lebih luas.
3. Untuk meningkatkan dampak dari karya ilmiah yang dihasilkan sivitas
akademika.
4. Untuk mempromosikan karya ilmiah yang dihasilkan sivitas akdemika.
5. Apabila terjadi plagiasi terhadap karya ilmiah-intelektual yang
diterbitkan di Repositori Institusi akan mudah diketahui dan ditemukan
dengan mengunggah publikasi sivitas akademika/peneliti dari halaman
web personal dosen/peneliti.2
Di samping hal-hal tersebut, lembaga yang menaungi IR juga akan
mendapatkan keuntungan dari membuka akses IR kepada publik. Keuntungan
tersebut tentu bukan keuntungan finansial, tapi lebih kepada keuntungan
reputasi universitas. Semakin banyak penulis mensitir karya akademisi

1
Faizuddin Harliansyah. Institutional Repository Sebagai Sarana Komunikasi Ilmiah
Yang Sustainable Dan Reliable. Diakses dari
https://www.researchgate.net/publication/306083320_Institutional_Repository_Sebagai_Sarana_K
omunikasi_Ilmiah_Yang_Sustainable_Dan_Reliable/fulltext/57af1eef08aeb2cf17c24abe/3060833
20_Institutional_Repository_Sebagai_Sarana_Komunikasi_Ilmiah_Yang_Sustainable_Dan_Reliab
le.pdf?origin=publication_detail. Hlm 2-4.

2
Mansur Sutejo. 2014. Pengelolaan Repository Perguruan Tinggi dan Pengembangan
Repository Karya seni. Makalah disampaikan pada “Seminar Nasional Digital Local Content:
Strategi Membangun Repository Karya Seni,” di Fakultas Seni Rupa Insitutit Seni Indonesia,
Yogyakarta, 21 Mei.

3
 universitas tertentu, maka univeritas tersebut semakin diakui sebagai
universitas yang punya reputasi dalam bidang pengetahuan tertentu. Reputasi
baik akan membuat peringkat universitas tersebut semakin naik dan akan
diperhitungkan oleh masyarakat. Dan untuk komunitas peneliti, sesungguhnya
menghindarkan dari duplikasi karya penelitian.

B. Kelemahan Institutional Repository

Informasi dalam bentuk digital di satu sisi mempunyai keunggulan,
namun di sisi lain juga mempunyai kelemahan diantaranya:
1. Potensi plagiarisme dan kontrol keseluruhan yang lebih rendah atas
pekerjaan seseorang.
2. Potensi kerugian konten di IR, yang sering tidak diarsipkan pada jurnal
ilmiah.
3. Temuan lain menunjukkan bahwa lembaga harus memberikan
perhatian karena kebijakan yang terkait dengan dua aspek publikasi,
terutama yang berhubungan dengan kualitas dan masalah hak cipta dan
ke nilai akademik hasil penelitian. Topik yang berkaitan dengan
kebijakan lainnya termasuk kutipan dalam publikasi lain, dimasukkan
dalam sistem pengindeksan untuk pencarian, interoperabilitas dengan
IR lainnya, dan penyimpanan permanen.3

2.3. Jenis Koleksi Dalam Institutional Repository

Jenis-jenis koleksi yang potensial untuk disimpan dalam institutional

repository beragam jenisnya tergantung kebutuhan lembaga atau universitas.
Scholarly Publishing and Academic Research Coalition (SPARC) mengatakan
bahwa sedapat mungkin institutional repository menyimpan dan mengelola
beragam jenis hasil komunikasi ilmiah baik yang dilakukan melalui saluran-
saluran formal maupun informal. Jenis koleksi institutional repository

3
Sri Anti Suwanto. 2017. Manajemen Layanan Repository Perguruan Tinggi. Jurnal
Lentera Pustaka Vol 3 Issu 2. Diakses dari
https://ejournal.undip.ac.id/index.php/lpustaka/article/download/16740/12177. Hlm 169

4
sebaiknya tidak hanya merupakan duplikat atau sama dengan jenis penerbitan
ilmiah pada umumnya.
Berikut ini beberapa jenis koleksi yang direkomendasikan oleh
SPARC:
1. Eprints (preprints dan postprint).
Dalam konteks penerbitan ilmiah, eprints merupakan versi
electronic dari suatu naskah ilmiah (artikel jurnal, buku, bab buku,
makalah konferensi, dan lain-lain) baik yang belum di-review (pre-print)
maupun yang sudah tuntas di-review (post-print).
2. Working papers (berupa lampiran kertas kerja yang dipublikasikan)
3. Theses and dissertations; Etheses (electronic theses), juga dikenal dengan
istilah ETD (electronic theses and dissertations) merupakan koleksi tesis
dan disertasi dalam bentuk electronic, umumnya berformat PDF.
4. Research and technical reports (laporan penelitian)
5. Conference proceedings; yaitu kumpulan makalah yang sudah
dipresentasikan dalam sebuah konferensi.
6. Departmental and research center newsletters and bulletins;
7. Papers in support of grant applications (naskah yang diajukan untuk
mendapatkan grant)
8. Committee reports and memoranda (laporan kepanitiaan kegiatan
akademik)
9. Statistical reports (laporan statistik)
10. Surveys
Selain itu, jenis koleksi yang juga umum dimasukkan antara lain,
a. Book chapter
Merupakan bab dari buku bunga rampai (anthology). Dosen yang
diundang menulis salah satu bab atau topik dalam sebuah buku bunga
rampai dapat menyimpan naskah bab buku ini (baik yang belum
maupun sudah direview).
b. Course material
Merupakan materi-materi perkuliahan yang pada umumnya
dimasukkan pada ajaran baru.

5
2.4. Perangkat Keras & Lunak Dalam Institutional Repository

Kebutuhan minimal akan perangkat keras dan lunak yang harus tersedia untuk
membangun, mengelola dan mengembangkan IR sebagai berikut:

1. Komputer Server.
Alat utama untuk melakukan pemrosesan data adalah server., yang
berfungsi sebagai server IR. Di dalam server ini di install perangkat lunak
untuk repository dan tempat menyimpat semua muatan local dari institusi
tersebut yang sudah dialih mediakan Oleh karena itu komputer yang
digunakan untuk server harus yang hanal, agar ketika diakses oleh
masyarakat kampus tidak mnimbulkan masalah. Oleh karena itu harus
dipertimbangkan kulaitas prosessor, memori dan hardisk.

2. Alat bantu alih media.

Koleksi dalam bentuk tercetak di alih mediakan ke bentuk digital.
Oleh karena itu diperlukan alat bantu yang terdiri dari:
a. Perangkat keras
Berupa : Scanner, audio/ video conferter yang diperlukan
koleksi dalam bentuk kaset, tape, dan audio CD ke dalam bentuk
multimedia seperti mp3, mp4, dan lain sebagainya.
b. Perangkat lunak
Perangkat lunak terdiri dari : Aplikasi pengolah dokumn,
pengolah gambar, dan pengolah audio dan video. Di samping
perangkat-perangkat lunak tersebut, ada perangkat lunak lain yang
tidak kalah pentingnya yaitu perangkat lunak untuk repository. Untuk
menjalankan IR diperlukan software atau perangkat lunak..
Perangkat lunak yang tersedia gratis untuk menjalankan
repository yaitu: Dspace (dikembangkan MIT US, 1662 institusi),
Eprints (University of Southampton UK, 595 institusi), Fedora,
Inveno, Sobek CM dan GDL KMRG-ITB. Pemilihan penggunaan
perangkat lunak yang tepat akan sangat membantu mempermudah

6
 pustakawan untuk mengorganisasi informasi muatan local yang
akan diterbitkan.

3. Jaringan Internet
Komputer server IR harus selalu terhubung dengan jaringan
internet sepanjang 24 jam. Harus stabil terutama terhadap pasokan
listrik untuk menjamin pengakses informasi yang disimpan di Repository
Institusi. IR juga harus dilengkapi dengan security system agar tidak
mudah diganggu atau bahkan dibobol pihak pihak yang tidak
bertanggungjawab yang berniat buruk terhadap keberadaan Repository
Institusi. Pasokan kebutuhan bandwith koneksi harus mencukupi sesuai
dengan jumlah pengakses setiap harinya. Hal ini juga terkait dengan
bentuk dokumen digital yang rata rata memiliki ukuran besar, akan dapat
menghabiskan bandwith jika jumlah pengunjungnya banyak. Oleh karena
itu dalam kondisi seperti ini bila Perpustakaan bertindak sebagai pengelola
Repository Institusi harus berkoordinasi dengan Unit Pelaksana Teknis
Pusat Komputer atau lembaga sejenis.

2.5. Contoh Institutional Repository

1. Repository Institusi Universitas Sumatera Utara (repository.usu.ac.id)4

Gambar 1 Repository USU

4
Repository Institusi Universitas Sumatera Utara. Diakses dari
https://repository.usu.ac.id.

7
 Repository ini menyimpan setidaknya 43.000 item karya oleh
universitas dalam bentuk elektronik. Dengan rincian buku panduan
sebanyak 89 item, makalah kuliah/dosen 2235 iem, tesis magister 7272
item, disertasi dokter sebanyak 168, makalah mahasiswa 31819 item, arsip
elektronik USU 150 item, dan jurnal elektronik USU 1733 item. Koleksi
tersebut dapat diakse melalui jaringan USUnet.

2. QUT Eprints (eprints.qut.edu.au)

Gambar 2 QUT Eprints

Repository dengan nama QUT Eprints ini dikembangkan oleh

Queensland University of Technology (QUT) Brisbane dengan
menggunakan software Eprints. Koleksi yang disimpannya saat ini
mencapai 69.000 item dalam berbagai jenis
karya ilmiah sivitas akademi (dosen dan mahasiswa, research student baik
Master maupun PhD) sepertie-print (pre-print dan post-print), journal
articleconference paper, book chapter, thesis, dissertation, dan lain-lain.
Melalui QUT Eprints tersebut, mahasiswa dan dosen dapat melakukan
depositing (penyerahan dan penyimpanan mandiri). QUT mempunyai
kebijakan yang mewajibkan seluruh mahasiswa untuk mengunggah tesis
dan disertasi secara fulltext ke dalam QUT Eprints. Masyarakat luas dari

8
 berbagai belahan dunia dapat mengakses repository ini secara mudah dan
gratis. Dalam statistiknya (eprints.qut.edu.au/statistics/), QUT Eprints
sampai saat ini telah dimanfaatkan melalui proses pengunduhan mencapai
17.412.649 kali, dengan rata-rata 10.000 kali pada setiap minggunya.

3. eTheses Repository University of Birmingham (etheses.bham.ac.uk)

Gambar 3 eTheses

Institutional repository ini mengkhususkan untuk mengelola

etheses atau electronic theses, baik master‟s theses maupun PhD theses
dari seluruh fakultas atau jurusan di University of Birmingham. Dengan
pertimbangan tertentu, ada beberapa universitas yang merasa perlu
mengelola etheses secara terpisah dengan jenis karya akademik yang
lainnya. IR ini mempunyai 4.626 etheses dapat diunduh secara fulltext dan
gratis, tanpa harus registrasi dan login.

9
 BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

1. IR merupakan serangkaian layanan (a set of services) yang dikembangkan

oleh suatu universitas (institusi) berupa pengelolaan (management) dan
penyebarluasan (dissemination) berbagai hasil kegiatan ilmiah civitas
akademi dalam bentuk digital material.
2. Manfaat repository diantaranya yaitu Untuk mengumpulkan karya ilmiah
dari sivitas akademika dalam satu lokasi agar mudah ditemukan kembali
baik melalui Google maupun mesin pencari lainnya, dll.
3. Jenis- jenis koleksi repository seperti, Eprints (preprints dan postprint).
Dalam konteks penerbitan ilmiah, eprints merupakan versi electronic dari
suatu naskah ilmiah (artikel jurnal, buku, bab buku, makalah konferensi,
dan lain-lain) baik yang belum di-review (pre-print) maupun yang sudah
tuntas di-review (post-print).
4. Perangkat keras dalam Institutional Repository berupa : Scanner, audio/
kaset, tape, dan audio CD ke dalam bentuk multimedia seperti mp3, mp4,
dan lain sebagainya. Dan perangkat lunak, Dspace (dikembangkan MIT
US, 1662 institusi), Eprints (University of Southampton UK, 595
institusi), Fedora, Inveno, Sobek CM dan GDL KMRG-ITB.
5. Contoh dari Institutional Repository yang adalah; Repository Institusi
Universitas Sumatera Utara, QUT Eprints dan eTheses Repository
University of Birmingham.

3.2. Saran

Kami menyadari apa yang kami tulis dalam makalah ini terdapat
banyak kekurangan dikarenakan kami dalam proses belajar. Ada baiknya
kepada pembaca untuk memilik referensi tambahan untuk memperkuat
mengenai teori. kami mohon maaf yang sebesarnya jika apa yang kami
sampaikan dalam makalah ini kurang memenuhi ekspektasi pembaca.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Anti Suwanto, Sri. 2017. Manajemen Layanan Repository Perguruan Tinggi.

Jurnal Lentera Pustaka Vol 3 Issu 2. Diakses dari
https://ejournal.undip.ac.id/index.php/lpustaka/article/download/16740/12
177.

Harliansyah, Faizuddin. Institutional Repository Sebagai Sarana Komunikasi

Ilmiah Yang Sustainable Dan Reliable. Diakses dari
https://www.researchgate.net/publication/306083320_Institutional_Reposi
tory_Sebagai_Sarana_Komunikasi_Ilmiah_Yang_Sustainable_Dan_Reliab
le/fulltext/57af1eef08aeb2cf17c24abe/306083320_Institutional_Repositor
y_Sebagai_Sarana_Komunikasi_Ilmiah_Yang_Sustainable_Dan_Reliable.
pdf?origin=publication_detail.

Repository Institusi Universitas Sumatera Utara. Diakses dari

https://repository.usu.ac.id.
Sutejo, Mansur. 2014. Pengelolaan Repository Perguruan Tinggi dan
Pengembangan Repository Karya seni. Makalah disampaikan pada
“Seminar Nasional Digital Local Content: Strategi Membangun
Repository Karya Seni,” di Fakultas Seni Rupa Insitutit Seni Indonesia,
Yogyakarta, 21 Mei.

11