Anda di halaman 1dari 25

SISTEM PENCATATAN WAKTU DAN PENGGAJIAN

(Payroll Cycle)

MAKALAH
Untuk Memenuhi Tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Yang dibina oleh Ibu Ridoni Fardeni Harahap, S.E., S.S., M.Ak

OLEH
AFIFATUL CHOLIDA (170421619)
APRILIA DWI PERMATA PUTRI (170421619012)
AZIZAHTUT TA’ZHIYAH (170421619047)
YOESIMA (170421619095)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG


FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI SI PENDIDIKAN AKUNTANSI
MARET 2019
KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang maha pengasih dan maha
penyayang. Kami panjatkan puji syukur kehadirat-Nya yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada kami sehingga dapat menyelesaikan makalah
statistik inferensial yang berjudul “Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian
(Payroll Cycle)” ini dengan tepat waktu.
Sebelumnya kami menyampaikan terima kasih kepada :
1. Dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi yang senantiasa
memberikan ilmu dan pengarahannya kepada kami sehingga makalah ini
dapat selesai.
2. Rekan-rekan kami yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini
sampai selesai.
3. Orang tua kami yang mendukung dan memberikan do’a sehingga kami
dapat menyelesaikan makalah ini dengan lancar.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih terdapat banyak kekurangan.
Namun, berkat kesadaran dan ketelitian kami akhirnya kami dapat
menyelesaikannya dengan baik. Kritik dan saran dari para pembaca yang
bersifat positif dan membangun sangat kami harapkan demi memperbaiki
makalah ini.

Malang, Maret 2019

Penulis

2
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ 2


BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 4
1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 4
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 5
1.3 Tujuan ....................................................................................................... 5
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 6
2.1 Pengertian Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian ............................. 6
2.2 Fungsi dan Tujuan Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian ................. 7
2.3 Prosedur Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian ................................ 9
2.4 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Pencatatan Waktu dan
Penggajian ......................................................................................................... 13
2.5 Ancaman dan Pengendalian dalam Sistem Pencatatan Waktu dan
Penggajian ......................................................................................................... 20
BAB III PENUTUP ..................................................................................................
3.1 Kesimpulan .................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................

3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara

rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi

dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan

dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji

dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan

pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem

pencatatan waktu dan penggajian.

Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai,

menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi

setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan

para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat

digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi

perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau

menyediakan laporan keuangan yang tepat.

Adanya sistem akuntansi penggajian yang baik dalam suatu

perusahaan dapat memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang

produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan

perusahaan untuk mencari laba dapat tercapai dengan produktifitas kerja

karyawan yang tinggi. Selain itu, sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran

4
yang jelas mengenai gaji karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah

digunakan.

1.2 Rumusan Masalah


1. Apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi pencatatan waktu
dan penggajian?
2. Apa saja fungsi dan tujuan dari sistem informasi akuntansi pencatatan
waktu dan penggajian?
3. Bagaimana prosedur dari sistem pencatatan waktu dan penggajian?
4. Apa saja dokumen atau formulir yang digunakan dalam sistem pencatatan
waktu dan penggajian?
5. Apa saja ancaman dan pengendalian yang ada dalam sistem pencatatan
waktu dan penggajian?
1.3 Tujuan
1. Menjelaskan pengertian sistem informasi akuntansi pencatatan waktu dan
penggajian.
2. Menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem informasi akuntansi pencatatan
waktu dan penggajian.
3. Menjelaskan prosedur dari sistem pencatatan waktu dan penggajian.
4. Menjelaskan dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem pencatatan
waktu dan penggajian.
5. Menjelaskan ancaman dan pengendaliannya dalam sistem pencatatan
waktu dan penggajian.

5
BAB II

PEMBAHASAN

5.1 Pengertian Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian


Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya
dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji dan upah merupakan
bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan
perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Adanya suatu sistem
akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan
informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen seperti para pemilik
atau pemegang saham, kreditur, dan para pemakai laporan keuangan lain
yang dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan ekonomi suatu
perusahaan. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk
merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.

Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem akuntansi penggajian yang


dikemukakan oleh para ahli. Salah satunya adalah Mulyadi (2003: 17) yang
mengatakan bahwa sistem akuntansi gaji dirancang untuk menangani
transaksi perhitungan gaji karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas,
otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan
ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan
pengupahan. Sedangkan menurut Neunar (1997: 210) sistem akuntansi gaji
untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-
catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan
tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang
harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya
dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa
sistem akuntansi penggajian merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan
pembayaran gaji secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan digunakan untuk mengatasi

6
adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran
gaji.

5.2 Fungsi dan Tujuan Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian


Dalam menggunakan sistem akuntansi pencatan waktu dan penggajian
terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam pencatatan waktu dan pemberian
gaji karyawan. Fungsi-fungsi ini saling berkaitan untuk mencapai tujuan
tertentu sehingga membentuk suatu sistem akuntansi yang baik. Menurut
Mulyadi (2003: 382) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
penggajian adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, pengangkatan karyawan baru, memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian
karyawan.

2. Fungsi Pencatatan Waktu


Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan
waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern
yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah


Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan
upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji
dan upah. Daftar gaji diserahkan oleh pembuat daftar gaji kepada fungsi
akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

7
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Kewajiban
yang timbul seperti utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun.
Fungsi akuntansi juga bertanggung jawab untuk mendistribusikan biaya
tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan
penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Fungsi akuntansi
yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada
ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

a. Bagian Utang

Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk memproses pembayaran
gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini
menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi
pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan
seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

b. Bagian Kartu Biaya

Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi
biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap
daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

c. Bagian Jurnal

Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk
mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

8
5. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan
upah karyawan serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan dengan
mengisi cek dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Adapun tujuan dari sistem informasi akuntansi pencatatan waktu dan


penggajian antara lain:

1. Mengetahui jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan
selama periode akuntansi tertentu.
2. Mengetahui jumlah karyawan yang ada di perusahaan
3. Mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran
gaji karyawan.
4. Mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke
bank, dan kemudian mengeluarkan slip gaji untuk karyawan
5. Mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah.

2.3 Prosedur Sistem Pencatatn Waktu dan Penggajian

Suatu sistem pasti memiliki prosedur-prosedur agar sistem tersebut dapat


berjalan, begitu pula dengan sistem akuntansi penggajian dan upah. Prosedur
merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu
departemen. Prosedur dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Menurut Mulyadi (2003: 385) sistem akuntansi penggajian terdiri dari proses
pencatatan dan penggajian sebagai berikut:

9
1. Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan


waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan
waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus
menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat
menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis
dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine). Bagi
karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan
apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat
ketidakhadiran karyawan. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan
apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur
(overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan
akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini
umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa).

2. Pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan
pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak
kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi
pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan
karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji
karyawan.

3. Pencatatan distribusi biaya gaji

Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

10
Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan
perhitungan harga pokok produk.

4. Pembuatan bukti kas keluar

Dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi
yang diberikan kepada fungsi pembayar gaji dan upah sebagai dasar untuk
pembayaran gaji karyawan. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.

5. Pembayaran gaji.

Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.


Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan
untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian
menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji. Jika
Jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah
biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah
dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan


waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan upah karyawan. Daftar
hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh upah
penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Daftar hadir ini
juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan
dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk
menentukan apakah karyawan akan menerima upah saja atau menerima
tunjangan lembur (yang terakhir ini umumnya bertarif di atas tarif upah
biasa).

11
2. Pencatatan waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,


pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian
produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang
menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik
hadir di perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut
dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan
demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga
kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Pembuatan daftar upah.

Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar upah karyawan.
Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar upah adalah surat-surat
keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar upah, daftar hadir serta
waktu kerja. Jika upah karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak,
informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan
Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan.
Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.

4. Pencatatan distribusi biaya upah

Dalam prosedur distribusi upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada


departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi
biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan perhitungan
harga pokok produk.

5. Pembuatan bukti kas keluar

Dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi
yang diberikan kepada fungsi pembayar gaji dan upah sebagai dasar untuk
pembayaran upah karyawan. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.

12
6. Pembuatan pembayaran upah

Prosedur pembayaran upah melibatkan Bagian Utang dan Bagian Kasa.


Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa untuk
menulis cek guna pembayaran upah. Bagian Kasa kemudian menguangkan
cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop upah. Jika Jumlah
karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop upah biasanya dilakukan
oleh juru bayar (pay master). Pembayaran upah dapat dilakukan dengan
membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.

2.4 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Pencatatan Waktu dan


Penggajian

Sumber utama sistem informasi personalia adalah sistem


informasi akuntansi dan jajaran departemen personalia atau
sumberdaya manusia. Informasi personalia juga dapat diperoleh
dari sumber lain di luar perusahaan. Berikut ini akan
diuraikan tentang sifat informasi yang dapat disediakan oleh
masing- masing sumber tersebut.

Sistem informasi akuntansi pada umumnya menyajikan banyak


informasi yang berkaitan dengan personalia. Namun informasi
terpenting yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi
adalah informasi gaji dan upah. Informasi gaji dan upah
penting karena menentukan harga pokok penjualan, khususnya
gaji dan upah karyawan produksi. Dua input penting yang
digunakan dalam penyusunan informasi gaji dan upah adalah:

1. Kartu Jam Kerja Pabrik (Job Time Card),


Kartu Jam Kerja Pabrik adalah kartu yang digunakan untuk
mencatat distribusi jam kerja yang dijalani oleh masing-
masing karyawan pabrik. Kartu ini merupakan dokumen

13
pendukung yang sangat penting untuk menilai kinerja karyawan
serta untuk menyusun laporan biaya upah pabrik. Bentuk kartu
jam kerja bisa bervariasi, namun terdapat prasyarat umum
yaitu bahwa setiap kartu harus dapat menjelaskan secara
rinci total jam kerja karyawan serta menjelaskan kegiatan
apa yang dilakukan karyawan selama jam kerja itu. Dari
rincian tersebut, dapat dihitung biaya upah dari produk,
pekerjaan, dan kegiatan bersangkutan, termasuk pula biaya
upah tak langsung serta perbandingan antara standar dengan
anggaran upah. Data yang dimuat dalam kartu jam kerja pabrik
hendaknya memuat:
1. Nama dan nomor identifikasi karyawan,
2. Departemen dan nomor kode departemen bersangkutan,
3. Petunjuk mengenai pesanan pekerjaan atau proses yang
dikerjakan karyawan,
4. Waktu mulai dan berakhirnya setiap kegiatan, pesanan, atau
proses,
5. Tanggal dan tarif upah karyawan, serta
6. Waktu yang digunakan karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya.

Kartu ini bisa diisi dengan tulis tangan atau diketik dengan
mesin khusus. Setiap hari kartu ini disortir dan dibuat
ikhtisarnya dengan menghitung jumlah jam yang dilalui. Dengan
demikian akan diketahui jumalah waktu yang digunakan untuk
setiap fase pekerjaan, proses pekerjaan, dan jenis upah tak
langsung.

14
Gambar Kartu jam Kerja

Bentuk kartu jam kerja bisa bervariasi, narnun dalam praktik


terdapat tiga jenis, yaitu:

a. Kartu jam kerja per periode upah,


Kartu jam kerja per periode upah cocok digunakan apabila
karyawan melaksanakan pekerjaan yang sama setiap hari secara
teratur. Kegiatan tersebut biasanya terjadi pada perusahaan-
perusahaan indusfrj yang menerapk.all proses
berkesinambungan (continuous process). Keunggulan dari kartu
jam kerja ini adalah memudahkan proses analisis dan
distribusi upah, karena jumlah katu yang harus digarap tidak
terlalu banyak dibandingkan dengan sistem katu lainnya.
Namun demikian, sistem kartu ini juga memiliki kelemahan
yaitu semakin panjangnya rentang waktu pencocokan antara
kartu tersebut dengan catatan atau kertu absensi. Dengan
demikian jika terjadi kesalahan atau perbedaan antara
keduanya maka akan lebih sulit mencari letak kesalahannya,
karena jangka waktu kejadian kesalahan dan masa pencocokan
terlalu panjang. Selain itu, penggunaan sistem kartu per

15
periode upah menimbulkan kecenderungan untuk mengabaikan
catatan absensi, sehingga kartu dijadikan sebagai satu-
satunya dasar catatan kehadiran dan distribusi biaya. Cara
demikian tentunya tidak boleh diikuti, karena akan merusak
sendi-sendi pengendalian intern yang sebenarnya tercipta
dengan membandingkan kartu tersebut dengan catatan absensi.
Sistem kartu per periode upah tidak cocok digunakan kalau
jenis pekerjaan yang harus dikerjakan karyawan sering
berubah, atau jika karyawan sering berpindah-pindah tugas
dari satu proses ke proses lainnya. Untuk itu perlu dibuat
beberapa variasi sehingga tersedia satu kartu untuk setiap
pesanan pekerjaan. Di sini operator harus mengelola kartu
tersebut sampai pekerjaan selesai. Peraga 17-2 (dalam buku)
memberikan contoh kartu dimaksud, dengan total jam 20,7 jam.
Karena pekerjaan bersangkutan telah selesai, maka kartu
tersebut harus diberi tanda "selesai". Dengan menggunakan
metode ini, semua kartu harus ditutup atau ditukar dan
dikumpulkan pada akhir periode, tanpa memperhatikan apakah
pekerjaan bersangkutan sudah selesai atau belum, sehincga
total biaya upah dapat dicek dengan catatan gaji dan upah.

b. Kartu jam kerja harian,


Kartu jam kerja harian yang dibuat per karyawan pada umumnya
lebih cocok digunakan untuk perusahaan yang karyawannya
dalam satu hari sering berganti tugas atau proses. Dengan
menggunakan sistem ini, distribusi biaya upah bisa dicek
setiap hari dengan kartu jam absensi, sehingga kesalahan
dapat segera dikoreksi. Peraga 17-3 (dalam buku)
memperlihatkan contoh kartu jam kerja harian untuk seorang

16
karyawan. Data mengenai nomor pekerjaan dan kegiatan yang
dilaksanakan dicatat oleh petugas pencatat waktu
(timekeeper), sedangkan saat mulai dan berakhirnya kerja
dicatat dengan time clock atau jam pencatat waktu. Perlu
diketahui bahwa pencatatan waktu kerja dilaksanakan dengan
menggunakan waktu kontinental, yaitu bahwa jumlah jam dalam
satu hari adalah 0 sampai 24, dan pecahan dalam satu jam
dibulatkan ke satuan jam terdekat. Dengan cara ini
perhitungan waktu kerja dan biaya upah untuk setiap kegiatan
dapat dilakukan dengan lebih mudah. Jumlah waktu yang
digunakan untuk setiap pekerjaan dicatat pada masing-masing
kartu setiap hari menjelang tutup pabrik.
c. Kartu jam kerja perunit, dari
Kartu jam kerja per unit (lihat Peraga 17-4) merupakan suatu
kartu yang dibuat khusus untuk setiap pekerjaan dan
dikeluarkan setiap hari. Dengan demikian, seorang karyawan
dalam satu hari akan memiliki beberapa kartu setiap
pekerjaan dan sesuai dengan pekerjaan yang telah
diselesaikannya. Beberapa data yang tercantum dalam kartu
ini dapat dicetak sehingga tidak perlu ditulis tangan
seperti misalnya data nomor pekerjaan dan kegiatan yang
dilaksanakan. Bagian bawah kartu, yang berisikan ruang untuk
jumlah satuan dan jam kerja, dapat diisi oleh petugas
pencatat waktu (timekeeper), dan tarif upah serta
perkaliannya dapat diisi oleh Bagian Gaji dan Upah atau
Akuntansi Biaya. Jika ada karyawan yang menganggur, sehingga
tidak memiliki kartu unit, perlu dibuat suatu kartu khusus
dengan warna yang berbeda. Dengan kartu khusus itu, akan
terlihat karyawan yang produktif dan yang tidak.

17
d. Gang sheet
Gang sheet digunakan untuk mencatat waktu kerja sekelompok
karyawan yang melaksanakan tugas yang berkaitan antara satu
dengan lainnya. Kadang-kadang gang sheet juga digunakan
untuk suatu departemen secara keseluruhan. Peraga 17-5
(dalam buku) menampilkan suatu contoh gang sheet dengan
kolom vertikal untuk menghimpun biaya upah untuk setiap
pekerjaan, sedangkan baris horisontal menghimpun biaya upah
untuk masing-masing karyawan. Bentuk kartu ini cocok
digunakan jika pekerjaan tidak sering berubah dan jumlah
pekerjaan dalam proses relatif tidak terlalu banyak.
2. Kartu absensi karyawan
merupakan kartu yang digunakan untuk masing-masing karyawan
guna mencatat saat masuk dan keluar tempat kerja. Pencatatan
kartu absensi karyawan ini dilakukan dengan menggunakan
mesin atau jam absensi (time clock). Biasanya pada kartu
absensi ini disediakan ruang untuk jam kerja satu minggu
penuh, dengan kolom untuk diisi dengan saat atau jam "masuk"
dan "keluar", sehingga periode antara kedua saat itu
merupakan rentang waktu karyawan bersangkutan berada di
kantor atau pabrik. Rentang waktu antara saat masuk dan
keluar pada kartu absensi secara periodik (biasanya harian)
dicocokkan dengan jumlah waktu yang tercantum pada kartu jam
kerja. Dengan demikian akan terjamin bahwa biaya upah yang
diberikan kepada karyawan adalah untuk membayar aktivitas
yang produktif. Sebelum dikirimkan ke Bagian Gaji dan Upah,
kartu absensi ini harus ditandatangani dulu oleh atasan
karyawan atau pimpinan unit bersangkutan

18
Selain kartu absensi, kadang-kadang perusahaan menggunakan
daftar absen. Dafatar ini umumnya dibuat oleh pengawas
pabrik, pencatat waktu kerja, atau pimpinan unit, dan
biasanya memuat informasi yang sama dengan yang tercantum
pada kartu absensi. Daftar absen kadangkala juga dibuat
dengan jam absensi atau alat cetak khusus, meskipun biasanya
dibuat secara manual.

Gambar Kartu Absensi

3. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji


Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian
berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan
seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat, skorsing.

19
4. Daftar Gaji Dan Upah
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi
mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan
serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode
pembayaran.

5. Rekap Daftar Gaji Dan Upah

20
Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi
ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan
daftar gaji.

6. Surat Pernyataan Gaji Dan Upah


Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang
dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan
catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang
menjadi beban bagi karyawan

Gambar Surat Pernyataan Gaji


7. Amplop Gaji Dan Upah
Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang
memuat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi,

21
dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan
atau periode tertentu
8. Bukti Kas Keluar
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari
fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan
membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang
kepada fungsi pembayaran gaji.

2.5 Ancaman dan Pengendalian dalam Sistem Pencatatan Waktu dan


Penggajian

Romney dan Steinbart mendefinisikan pengendalian internal sebagai


“rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga
asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan
memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian
dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.

Fungsi sistem informasi akuntansi ( SIA ) dalam siklus SDM / Penggajian


menurut Romney dan Steinbart adalah menyediakan pengendalian yang
memadai agar dapat
memastikan terpenuhinya tujuan
berikut ini :

1. Semua transaksi
penggajian diotorisasi dengan
benar
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid

22
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak
dan pengisian laporan penggajian / SDM telah terpenuhi
6. Aset ( kas ataupun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
7. Aktivitas siklus SDM / penggajian dilakukan dengan benar

Adapun beberapa ancaman dan pengendalian dalam siklus penggajian / SDM


yang dapat dilihat pada tabel 1 yaitu sebagai berikut :

Tabel 1 : Ancaman dan pengendalian dalam siklus pencatatan waktu dan


penggajian

Proses / Ancaman Prosedur Pengendalian Dapat


Aktivitas diterapkan

Pengontrakan Memperkerjakan Prosedur memperkerjakan yang baik,


dan pegawai yang termasuk verifikasi keahlian pelamar
tidak berkualitas kerja, referensi dan riwayat pekerjaan.
perekrutan atau berkelakuan
tenaga buruk.
kerja Pelanggaran Dokumen lengkap atas prosedur untuk
hukum memperkerjakan, pelatihan perkembangan
ketenagakerjaan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan.

Pemprosesan Perubahan file Pemisahan tugas: data SDM dengan


induk penggajian penggajian dan distribusi cek gaji,
Pengajian tanpa otorisasi . pengendalian akses, tinjauan atas semua
perubahan.
Data waktu
yang tidak akurat Otomatisasi pengu mpu lan data berbagai
pemeriksaan edit, rekonsiliasi data kartu
waktu dengan data kartu waktu kerja.
Pemrosesan Total batch dan pengendalian aplikasi

23
penggajian yang lainnya, rekening kliring penggajian,
tidak akurat. tinjauan peraturan IRS.

Pencurian atau
distribusi cek gaji
tipuan Setoran langsung, distribusi cek gaji
dilakukan oleh seseorang yang independen
dari proses penggajian, penyelidikan cek
gaji yang tidakdiklaim, akses terbatas ke
cek gaji kosong ; pemberian nomor
tercetak dan perhitungan serta pencatatan
periodik untuk semua cek gaji,
penggunaan rekening giro terpisah untuk
penggajian, yang dipelihara sebagai dana
tetap, rekonsiliasi semua rekening bank
penggajian oleh seseorang yang tidak
terlibat dalam pemrosesan penggajian.

Umum Kehilangan atau Prosedur pembuatan cadangan ; rencana


pengungkapan pemulihan dari bencana, pengendalian
data tanpa akses fisik dan logis, enkripsi data.
otorisasi.

Kinerja yang
kurang baik. Pengembangan dan tinjauan periodik atas
metrik kinerja yang tepat, program
pelatihan.

24
BAB III

PENUTUP

25