(Payroll Cycle)
MAKALAH
Untuk Memenuhi Tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Yang dibina oleh Ibu Ridoni Fardeni Harahap, S.E., S.S., M.Ak
OLEH
AFIFATUL CHOLIDA (170421619)
APRILIA DWI PERMATA PUTRI (170421619012)
AZIZAHTUT TA’ZHIYAH (170421619047)
YOESIMA (170421619095)
Dengan menyebut nama Allah SWT yang maha pengasih dan maha
penyayang. Kami panjatkan puji syukur kehadirat-Nya yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada kami sehingga dapat menyelesaikan makalah
statistik inferensial yang berjudul “Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian
(Payroll Cycle)” ini dengan tepat waktu.
Sebelumnya kami menyampaikan terima kasih kepada :
1. Dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi yang senantiasa
memberikan ilmu dan pengarahannya kepada kami sehingga makalah ini
dapat selesai.
2. Rekan-rekan kami yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini
sampai selesai.
3. Orang tua kami yang mendukung dan memberikan do’a sehingga kami
dapat menyelesaikan makalah ini dengan lancar.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih terdapat banyak kekurangan.
Namun, berkat kesadaran dan ketelitian kami akhirnya kami dapat
menyelesaikannya dengan baik. Kritik dan saran dari para pembaca yang
bersifat positif dan membangun sangat kami harapkan demi memperbaiki
makalah ini.
Penulis
2
DAFTAR ISI
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi
dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji
setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan
4
yang jelas mengenai gaji karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah
digunakan.
5
BAB II
PEMBAHASAN
6
adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran
gaji.
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, pengangkatan karyawan baru, memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian
karyawan.
7
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Kewajiban
yang timbul seperti utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun.
Fungsi akuntansi juga bertanggung jawab untuk mendistribusikan biaya
tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan
penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Fungsi akuntansi
yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada
ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
a. Bagian Utang
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk memproses pembayaran
gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini
menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi
pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan
seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi
biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap
daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
c. Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk
mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
8
5. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan
upah karyawan serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan dengan
mengisi cek dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
1. Mengetahui jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan
selama periode akuntansi tertentu.
2. Mengetahui jumlah karyawan yang ada di perusahaan
3. Mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran
gaji karyawan.
4. Mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke
bank, dan kemudian mengeluarkan slip gaji untuk karyawan
5. Mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah.
Menurut Mulyadi (2003: 385) sistem akuntansi penggajian terdiri dari proses
pencatatan dan penggajian sebagai berikut:
9
1. Pencatatan waktu hadir
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan
pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak
kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi
pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan
karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji
karyawan.
Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
10
Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan
perhitungan harga pokok produk.
Dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi
yang diberikan kepada fungsi pembayar gaji dan upah sebagai dasar untuk
pembayaran gaji karyawan. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.
5. Pembayaran gaji.
11
2. Pencatatan waktu kerja
Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar upah karyawan.
Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar upah adalah surat-surat
keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar upah, daftar hadir serta
waktu kerja. Jika upah karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak,
informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan
Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan.
Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi
yang diberikan kepada fungsi pembayar gaji dan upah sebagai dasar untuk
pembayaran upah karyawan. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.
12
6. Pembuatan pembayaran upah
13
pendukung yang sangat penting untuk menilai kinerja karyawan
serta untuk menyusun laporan biaya upah pabrik. Bentuk kartu
jam kerja bisa bervariasi, namun terdapat prasyarat umum
yaitu bahwa setiap kartu harus dapat menjelaskan secara
rinci total jam kerja karyawan serta menjelaskan kegiatan
apa yang dilakukan karyawan selama jam kerja itu. Dari
rincian tersebut, dapat dihitung biaya upah dari produk,
pekerjaan, dan kegiatan bersangkutan, termasuk pula biaya
upah tak langsung serta perbandingan antara standar dengan
anggaran upah. Data yang dimuat dalam kartu jam kerja pabrik
hendaknya memuat:
1. Nama dan nomor identifikasi karyawan,
2. Departemen dan nomor kode departemen bersangkutan,
3. Petunjuk mengenai pesanan pekerjaan atau proses yang
dikerjakan karyawan,
4. Waktu mulai dan berakhirnya setiap kegiatan, pesanan, atau
proses,
5. Tanggal dan tarif upah karyawan, serta
6. Waktu yang digunakan karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya.
Kartu ini bisa diisi dengan tulis tangan atau diketik dengan
mesin khusus. Setiap hari kartu ini disortir dan dibuat
ikhtisarnya dengan menghitung jumlah jam yang dilalui. Dengan
demikian akan diketahui jumalah waktu yang digunakan untuk
setiap fase pekerjaan, proses pekerjaan, dan jenis upah tak
langsung.
14
Gambar Kartu jam Kerja
15
periode upah menimbulkan kecenderungan untuk mengabaikan
catatan absensi, sehingga kartu dijadikan sebagai satu-
satunya dasar catatan kehadiran dan distribusi biaya. Cara
demikian tentunya tidak boleh diikuti, karena akan merusak
sendi-sendi pengendalian intern yang sebenarnya tercipta
dengan membandingkan kartu tersebut dengan catatan absensi.
Sistem kartu per periode upah tidak cocok digunakan kalau
jenis pekerjaan yang harus dikerjakan karyawan sering
berubah, atau jika karyawan sering berpindah-pindah tugas
dari satu proses ke proses lainnya. Untuk itu perlu dibuat
beberapa variasi sehingga tersedia satu kartu untuk setiap
pesanan pekerjaan. Di sini operator harus mengelola kartu
tersebut sampai pekerjaan selesai. Peraga 17-2 (dalam buku)
memberikan contoh kartu dimaksud, dengan total jam 20,7 jam.
Karena pekerjaan bersangkutan telah selesai, maka kartu
tersebut harus diberi tanda "selesai". Dengan menggunakan
metode ini, semua kartu harus ditutup atau ditukar dan
dikumpulkan pada akhir periode, tanpa memperhatikan apakah
pekerjaan bersangkutan sudah selesai atau belum, sehincga
total biaya upah dapat dicek dengan catatan gaji dan upah.
16
karyawan. Data mengenai nomor pekerjaan dan kegiatan yang
dilaksanakan dicatat oleh petugas pencatat waktu
(timekeeper), sedangkan saat mulai dan berakhirnya kerja
dicatat dengan time clock atau jam pencatat waktu. Perlu
diketahui bahwa pencatatan waktu kerja dilaksanakan dengan
menggunakan waktu kontinental, yaitu bahwa jumlah jam dalam
satu hari adalah 0 sampai 24, dan pecahan dalam satu jam
dibulatkan ke satuan jam terdekat. Dengan cara ini
perhitungan waktu kerja dan biaya upah untuk setiap kegiatan
dapat dilakukan dengan lebih mudah. Jumlah waktu yang
digunakan untuk setiap pekerjaan dicatat pada masing-masing
kartu setiap hari menjelang tutup pabrik.
c. Kartu jam kerja perunit, dari
Kartu jam kerja per unit (lihat Peraga 17-4) merupakan suatu
kartu yang dibuat khusus untuk setiap pekerjaan dan
dikeluarkan setiap hari. Dengan demikian, seorang karyawan
dalam satu hari akan memiliki beberapa kartu setiap
pekerjaan dan sesuai dengan pekerjaan yang telah
diselesaikannya. Beberapa data yang tercantum dalam kartu
ini dapat dicetak sehingga tidak perlu ditulis tangan
seperti misalnya data nomor pekerjaan dan kegiatan yang
dilaksanakan. Bagian bawah kartu, yang berisikan ruang untuk
jumlah satuan dan jam kerja, dapat diisi oleh petugas
pencatat waktu (timekeeper), dan tarif upah serta
perkaliannya dapat diisi oleh Bagian Gaji dan Upah atau
Akuntansi Biaya. Jika ada karyawan yang menganggur, sehingga
tidak memiliki kartu unit, perlu dibuat suatu kartu khusus
dengan warna yang berbeda. Dengan kartu khusus itu, akan
terlihat karyawan yang produktif dan yang tidak.
17
d. Gang sheet
Gang sheet digunakan untuk mencatat waktu kerja sekelompok
karyawan yang melaksanakan tugas yang berkaitan antara satu
dengan lainnya. Kadang-kadang gang sheet juga digunakan
untuk suatu departemen secara keseluruhan. Peraga 17-5
(dalam buku) menampilkan suatu contoh gang sheet dengan
kolom vertikal untuk menghimpun biaya upah untuk setiap
pekerjaan, sedangkan baris horisontal menghimpun biaya upah
untuk masing-masing karyawan. Bentuk kartu ini cocok
digunakan jika pekerjaan tidak sering berubah dan jumlah
pekerjaan dalam proses relatif tidak terlalu banyak.
2. Kartu absensi karyawan
merupakan kartu yang digunakan untuk masing-masing karyawan
guna mencatat saat masuk dan keluar tempat kerja. Pencatatan
kartu absensi karyawan ini dilakukan dengan menggunakan
mesin atau jam absensi (time clock). Biasanya pada kartu
absensi ini disediakan ruang untuk jam kerja satu minggu
penuh, dengan kolom untuk diisi dengan saat atau jam "masuk"
dan "keluar", sehingga periode antara kedua saat itu
merupakan rentang waktu karyawan bersangkutan berada di
kantor atau pabrik. Rentang waktu antara saat masuk dan
keluar pada kartu absensi secara periodik (biasanya harian)
dicocokkan dengan jumlah waktu yang tercantum pada kartu jam
kerja. Dengan demikian akan terjamin bahwa biaya upah yang
diberikan kepada karyawan adalah untuk membayar aktivitas
yang produktif. Sebelum dikirimkan ke Bagian Gaji dan Upah,
kartu absensi ini harus ditandatangani dulu oleh atasan
karyawan atau pimpinan unit bersangkutan
18
Selain kartu absensi, kadang-kadang perusahaan menggunakan
daftar absen. Dafatar ini umumnya dibuat oleh pengawas
pabrik, pencatat waktu kerja, atau pimpinan unit, dan
biasanya memuat informasi yang sama dengan yang tercantum
pada kartu absensi. Daftar absen kadangkala juga dibuat
dengan jam absensi atau alat cetak khusus, meskipun biasanya
dibuat secara manual.
19
4. Daftar Gaji Dan Upah
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi
mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan
serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode
pembayaran.
20
Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi
ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan
daftar gaji.
21
dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan
atau periode tertentu
8. Bukti Kas Keluar
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari
fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan
membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang
kepada fungsi pembayaran gaji.
1. Semua transaksi
penggajian diotorisasi dengan
benar
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid
22
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak
dan pengisian laporan penggajian / SDM telah terpenuhi
6. Aset ( kas ataupun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
7. Aktivitas siklus SDM / penggajian dilakukan dengan benar
23
penggajian yang lainnya, rekening kliring penggajian,
tidak akurat. tinjauan peraturan IRS.
Pencurian atau
distribusi cek gaji
tipuan Setoran langsung, distribusi cek gaji
dilakukan oleh seseorang yang independen
dari proses penggajian, penyelidikan cek
gaji yang tidakdiklaim, akses terbatas ke
cek gaji kosong ; pemberian nomor
tercetak dan perhitungan serta pencatatan
periodik untuk semua cek gaji,
penggunaan rekening giro terpisah untuk
penggajian, yang dipelihara sebagai dana
tetap, rekonsiliasi semua rekening bank
penggajian oleh seseorang yang tidak
terlibat dalam pemrosesan penggajian.
Kinerja yang
kurang baik. Pengembangan dan tinjauan periodik atas
metrik kinerja yang tepat, program
pelatihan.
24
BAB III
PENUTUP
25