Anda di halaman 1dari 6

Soal Essay

1. Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pengadaan ? apa tujuan dan manfaatnya ?

Jawab : Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan fungsi pengadaan,
pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifitasnya, perencanaan, proses pengadaan, dan
penanganan saat diterima.

Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan :

1) Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi misi organisasi.


2) Menilai ekonomisasi, efesiensi ,dan efektivitas pengadaan, serta melindungi aset (dana)
perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolahan, penyalahgunaan, dan berbagai bentuk
penyimpangan lainnya.
3) Mendorong pengembangaan dan memelihara manajemen informasi pengadaan yang dapat
diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan periodik termasuk pemenuhan
kewajiban akuntabilitas.
4) Memastikan aktifitas pengadaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.

Sumber : buku audit manajemen halaman 70

2. Apa yang melatarbelakangi diperlukan audit fungsi pengadaan ?

Jawab : Karena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan ekonomisasi
suatu organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan bagiandari strategi keunggulan bersaing
perusahaan. Kemampuan memperoleh unit dengan pengorbanan terkecil dari berbagai alternatif yang ada
tanpa mengabaikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi perusahaan dalam
proses pengadaan. Input yang diperoleh dengan pengorbanan terkecil, didukung dengan metode
produksi/operasi yang efesien, memungkinkan harga pokok peroduksi atas pengolahan input tersebut
menjadi lebih kecil dari pesaing.

Sumber : buku audit manajemen halaman 70

3. Sebut dan jelaskan ruang lingkup audit fungsi pengadaan ?

Jawab : Secara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:

1) Organisasi pengadaan
2) Proses pengadaan yang terdiri atas :
a) Perencanaan pengadaan, Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas
barang/jasa(input) dalam operasional perusahaan baik tingkat kualitas, kuantitas dan
penentuan waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia.
b) Pelaksanaan pengadaan, Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas
yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses
pengadaan, jenis barang atau jasa yang akan dibeli dan besar nya anggaran yang terlibat
dalam pengadaan tersebut.
c) Pembayaran dan pelaporan, Pembayaran adalah bagian akhir dari proses pengadaan.
Pembayaran baru bisa dilakukan jika serah terima atas barang atau jasa tersebut telah
dinyatakan tidak mengandung masalah (clear) dan telah disahkan oleh pihak pihak
berwenang.

Sumber : buku audit manajemen halaman 71

4. Dalam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus diperhatikan auditor
untuk menilai bahwa rencana pengadaan telah memenuhi prinsip – prinsip dasar tata kelola
pengadaan yang baik ?

Jawab : Prinsip-prinsip dalam tata kelola yang baik agar mencapai tujuan tersebut maka proses audit
harus mampu mendapatkan bukti yang cukup, relevan, dan dapat dipercaya, serta melakukan penilaian
atas kesesuain praktik yang terjadi dengan pedoman yang menjadi kriterianya.

Sumber : buku audit manajemen halaman 71

5. Sebut dan jelaskan proses pengadaan barang/jasa ?

Jawab : Proses pengadaan barang/jasa sebagai berikut :


 Perencanaan Pengadaan, mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa (input) dalam
operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan penentuan waktu kapan barang/jasa
tersebut harus tersedia.
 Pelaksanaan Pengadaan, aktivitas yang terlibat dalam pelaksaan pengadaan sesuai dengan tingkat
kompleksitas proses pengadaan, jenis barang/jasa yang akan dibeli, dan besarnya anggaran yang
terlibat dalam pengadaan tersebut.
 Pelaksaan Kontrak Penyerahan Barang, panitia pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan
barang/jasa yang diterima sesuai dengan pesanan baik dalam kuantitas yang diterima, tingkat
kualitas, dan waktu penyerahannya.
 Pembayaran dan Pelaporan, Pembayaran harus bisa dilakukan jika serah terima barang/jasa
tersebut dinyatakan tidak mengandung masalah dan yelah disahkan oleh pihak-pihak berwenang.
Sedangkan pelaporan harus segera dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang pada
pedoman pengadaan.

Sumber : buku audit manajemen halaman 72

6. Bagaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur organisasi perusahaan ?

Jawab : Dengan melaksanakan audit fungsi pengadaan, yang mana dari hasil audit fungsi pengadaan
tersebut perusahaan mendapatkan laporan yang menyajikan hasil atas penilaian organisasi, peraturan dan
aktivitas pengadaan yang telah dilakukan maupun temuan – temuan audit serta rekomendasi yang dapat
dijadikan dasar untuk melakukan perbaikan atas kekurangan (kelemahan) proses pengadaan yang masih
terjadi.

Sumber : buku audit manajemen halaman 70

7. Dengan Fungsi – Fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ?

Jawab : Dengan fungsi pencatatan, fungsi penyimpanan, dan fungsi operasional yang dimana bertujuan
untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara internal ( internal crossscheck ) antara fungsi
sebagai bentuk pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Sumber : buku audit manajemen halaman 77

8. Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender ?

Jawab : Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan informasi tender.
Panitia tender harus mampu menjaga kerahasiaan informasi dari peserta tender dan memastikan bahwa
informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender
tertentu.
Sumber : buku audit manajemen halaman 86
9. Sebut dan jelaskan prinsip – prinsip pengadaan barang atau jasa yang baik!

Jawab : Prinsip-prinsip tersebut dijelaskan dalam Perpres 54 tahun 2010 di pasal 5. Terdapat 7 prinsip
yaitu:

 EFISIEN, maksudnya adalah pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana
dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-
singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
 EFEKTIF, artinya dengan sumber daya yang tersedia diperoleh barang/jasa yang mempunyai
nilai manfaat setinggi-tingginya.
 TERBUKA DAN BERSAING. Terbuka dan bersaing artinya pengadaan barang/jasa harus
terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan
yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu
berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
Persaingan sehat merupakan prinsip dasar yang paling pokok karena pada dasarnya seluruh
pengadaan barang dan jasa harus dilakukan berlandaskan persaingan yang sehat.
 TRANSPARAN adalah pemberian informasi yang lengkap kepada seluruh calon peserta yang
disampaikan melalui media informasi yang dapat menjangkau seluas-luasnya dunia usaha yang
diperkirakan akan ikut dalam proses pengadaan barang/jasa.
 ADIL/TIDAK DISKRIMINATIF, maksudnya adalah pemberian perlakuan yang sama terhadap
semua calon yang berminat sehingga terwujud adanya persaingan yang sehat dan tidak mengarah
untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu dengan dan atau alasan apapun.
 AKUNTABEL, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi
kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan
prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.

Sumber : http://robotpengadaan.blogspot.com/2016/02/prinsip-prinsip-pengadaan-barangjasa.html

10. Dokumen apa yang harus dilengkapi pemasok sebagai dasar pembayaran oleh pihak pembeli?

Jawab :
a) Isian Data Pemasok
b) Form Price List
c) Perbandingan Harga dari Pemasok
d) Tanda Terima
e) Purchases Order
f) Faktur Pembelian
g) Kartu Hutang
h) Laporan Hutang : Laporan Aktiitas Hutang, Laporan Umur Hutang, Dll

Sumber : (website www.kembar.pro)

11. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam perusahaan?

Jawab : Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi untuk
mendapatakan barang / jasa. Untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomis, efisien, dan efektif. Secara
umum proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksaan, pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas
pengadaan. Masing-masing tahap tersebut dipandu oleh system, prosedur, dan kebijakan sebagai pedoman
tata kelola pengadan yang baik.

Sumber : buku audit manajemen halaman 72

12. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang atau jasa?

Jawab : Mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang / jasa adalah :


a) Nilai Uang, adalah pengadaan harus mendapatkan barang atau jasa sesuai spesifikasi
dengan harga terendah (memaksimalkan nilai uang)
b) Kejujuran dan Keadilan, adalah panitia pengadaan harus berlaku jujur adil kepada seluruh
pemasok yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetensi dalam pengadaan tersebut
c) Akuntabel dan Transparan, adalah seluruh proses dalam tahapan tahapan pengadaaan harus
dilengkapi dengan catatan catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan
pertanggungjawaban.
d) Efisiensi, adalah proses pengadaan harus berjalan secara efisien.
e) Kompetensi dan Integritas, adalah petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana) harus memiliki
kompetensi yang memadai

Sumber : buku audit manajemen halaman 75


13. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ?
Jawab :
Yang dinilai auditor pada organisasi pengadaan yaitu ketepatan :
1) Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2) Luwas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan yang memenuhi
kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien.
3) Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang/jasa.
4) Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka tata kelola
pengadaan barang/jasa yang baik

Sumber : buku audit manajemen halaman 77