Anda di halaman 1dari 14

1.

Sentralisasi Pengolahan Data

Pengolahan data yang disentralisasikan ialah pengolahan data yang dilaksanakan oleh suatu
bagian yang terpisah. Dalam artian ini data diolah oleh suatu bagian tersendiri dalam suatu
organisasi, seperti misalnya Kantor Pengolahan Data Elektronik (KDPE) dilingkungan
Pemerintah Daerah.
Dalam beberapa kasus pengolahan data dapat juga dilakukan oleh :
- Suatu biro jasa
- Fasilitas – fasilitas timesharing
- Suatu susunan manajemen fasilitas
2. Desentralisasi Pengolahan Data

Pada dasarnya pengolahan data yang menggunakan metode desentralisasi sama dengan
sentralisasi, hanya saja perbedaannya adalah tiap bidang di dalam suatu organisasi mempunyai
control terhadap kegiatan pengolahan data pada bidang masing – masing.
Bagi organisasi yang masih menggunakan metode manual, kondisi ini terlihat dengan adanya
pemisahan secara fungsional, bukan hanya menyangkut transaksi maupun kegiatannya tetapi
termasuk dalam pengolahan data. Sebagai contoh bidang keuangan, fungsi layanan umum
menjadi tugas bidang hubungan masyarakat dan sebagainya.
Dalam pengertian ini yang disebut informasi adalah hasil olahan data sebagai bahan bagi
pengambilan keputusan pimpinan. Dalam beberapa referensi disebutkan fungsi utama informasi
adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi.
Dikatakan mengurangi ketidakpastian karena informasi berfungsi untuk memberikan gambaran
tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan secara
lebih cepat. Selain itu informasi juga memberikan standar, aturan, maupun indicator bagi
pengambil keputusan untuk menentukan keputusan secara lebih baik. Perlu diingat bahwa
informasi hanya dapat menyediakan sebagian sistem informasi yang diperlukan dalam
pengambilan keputusan.
Dalam kasus seperti contoh tersebut factor koordinasi sulit dilaksanakan. Oleh karena tidak
adanya koordinasi menyebabkan kegiatan yang dilaksanakan tidak efisien dan tidak efektif.
Berangkat dari kondisi seperti tersebut diatas, perlu diciptakan sistem informasi manajemen.
Dalam sistem ini informasi sebanyak apapun akan dapat dikelola secara efektif dan efisien. Jenis
informasi, pengumpulan informasi, kebutuhan informasi, serta ketepatan penggunaan informasi
dapat dikelola
# dikutip: http://dausss.blogspot.com/2011/01/sentralisasi-pengolahan-data-pengolahan.html

Pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di organisir dengan berpedoman pada tiga asas yaitu:
1. Azas sentralisasi (Pemusatan)
2. Azas Desentralisasi (Pemencaran)
3. Azas Gabungan atau kombinasiantrara sentralisasi dan Desentralisasi.

1. Azas sentralisasi( Pemusatan)


Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidan tata usaha di suatu organisasi atau
suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi ( unit) tersendiri yang
khusus mengenai pekerjaan kantor atau menangani informasi. Misalnya:
a. Penggadaan
b. Pengelolaan arsip
c. Pengetikan surat dll.
Azas sentralisasi bagi pekerjaann kkantor berkaitan denga specialisasi atau pengkhususan
dalam pelaksanaan kerja tertentu oleh seorang petugas secara terus-menerus.

Kebaikan atau keuntungan penerapan azas sentralisasi adalah


a. Mudah menyeragamkan cara kerja
b. Mudah melakukan pengawasan
c. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat.
d. Mudah meratakan beban kerjja kegiatan kantor
e. Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel.
Kerugian atau kekurangan penggunaan azas sentralisasi adalah;
a. Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk
menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang
penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan.
b. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.
2. Azas Desentralisasi (Pemencaran)
Adalah : Pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit
dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan.
Azas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang kebutuhan informasinya belum rumit.
Misalnya: setiap unit atau bagian mempunyai bagian Pengarsipan, seksi Pengetikkan,
penggadaan dll.

Kebaikan atau Keuntungan penerapan azas Sentralisasi adalah.


a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua
pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancer jalanya.
b. Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan oleh masing-
masing bagian atau dii desentralisasikan , karena mempunyai cirri yang khas
misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai sesuatu yang bersifat
teknis.
Sumber : http://stieasia9.blogspot.co.id/
Pengolahan Data dalam Sistem Informasi Manajemen

Pendahuluan

1. Latar Belakang
Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode tertentu, sebelum mengolah
data maka diadakan pengumpulan data untuk mencari data yang diperlukan agar suatu system
inpormasi yang dihasilkan nanti tepat dan tidak mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan
proses dari awal hingga akhir dan sampai pada inpormasi yang utuh, dalam proses itu perlu
diperhatikan unsur pengolahan data dan juga besar kapasitas informasi yang akan diperoleh.
Dalam pengolahan data itu bisa unsure-unsur itu di lakukan secara keseluruhan atau
diambil dan dipakai sebagian, ada juga metode-metode yang di gunakan di dalamnya, baik itu
dalam organisasi atau perusahaan.tentu masing-masing metode mempunyai kelemahan dan
kekurangan.

2. Batasan Masalah
Dalam makalah ini, sesuai dengan judul maka kami akan membahas masalah yaitu:
Ø Pengertian dari pengolahan data dari system inpormasi manajemen
Ø Proses pengolahan data dan unsure-unsurnya
Ø Metode yang digunakan, kelebihan dan kekurangannya

Pembahasan

A. Pengertian Pengelolaan Data


Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai
tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan oleh pengelola data
guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama atau pun
secara pribadi.dalam pengelolaan itu melibatkan manusia sebagai pelaksana dan dapat
menyimpan data yang ada dan didapat dari informasi pengambilan keputusan, selain itu juga
ada alat bantu mungkin berupa computer yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu
tersebut semua data-data yang ada dapat diproses dan di jadikan sebuah informasi.
B. Unsur-Unsur Pengelolaan Data
Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian dari unsure-unsur
pengelolaan data berikut:
1. Pengumpulan Data (Data Capturing)
Pengelolaan data merupakan aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar.
Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain
secara langsung. Tentang dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan
dapat meminimalisir kesalahan data.
2. Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakakn
agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual
atau dengan menggunakan alat bantu berupa mesin.
3. Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data
yang di baca dari dokumen dasar[1].
4. Perekaman (Recording)
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang di bacakan dan diferifikasikan
kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat
di simpan data dimemori sekunder berupa disk, hard-disk dan lainnya.
5. Penggolongan (Classifying)
Penggolongan informasi perlu dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi
berdasarkan klasifikasi tertentu.
6. Pengurutan (sorting)
Sorting selalu digunakan dalam pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar
informasi yang di hasilkan dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian
informasi yang disajikan.
7. Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksut sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang
sama atau berulang dari sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam
memory.
8. Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi
aritmatika.
9. Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber data-data yang ada perlu dibandingakan dengan data-data
yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.
10. Pemindahan (Transmitting)
Dalam suatu system jaringan computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke
terminal lain melalui media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.
11. Penampilan Kembali (Retrieving)
Pada prinsipnya informasi yang ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data
yang telah disimpan disuatu tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan
kembali diusahakan data-data itu dapat ditampilkan dengan cepat[2].
12. Penggandaan (Reproductiont)
Penyajian informaasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan agar
informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan tujuan agar infomasi itu
tidak hilang.
13. Penyebarluasan (Distribution)
Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau dikirim dalam
bentuk hardcopy kepada setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan laporan.

C. Metode Pengolahan Data


Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:
1. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan dengan tangan dan
menggunakan alat bantu yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja
dan lain-lain.
2. Metode Elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual dan dibantu mesin
elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja dengan menggunakan
mesin cetak kolom.
3. Metode System Waarkat
Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja
system ini adalah data-data mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan
menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data
objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas file.
4. Metode Elektronik Komputer
Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan dibantu dengan menggunakan
alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu computer. Semua data di input
dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh dan di lakukan juga penyimpanan
agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal dibuka dengan segera dan cepat[3].
Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan metode pengolahann data yang
tepat menurut seorang system analyst untuk mampu memahami syarat-syarat pengolahan
maupun kemampuan-kemampuan yang ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih yaitu:
1. Volume unsure-unsur data yang dimuat
2. Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
3. Batasan waktu pengolahan
4. Tuntutan perhitungan

D. Bentuk Pengolahan Data Dalam Sturktur Organisasi


Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga bagian
,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam sitiap betuk system itu
mempunyai kelebihan dan kekurangan antara yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu
bentuk pengolahan data yang tepat untuk mengolah suatu data perlu dipertimbangkan dan
dipilih agar suatu informasi yang dihasilkan efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang
melaksanakanya.
a. Sentraliasasi
Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data yang dilakukan oleh suatu
bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu bagian pengolahan data
elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau dapat juga dilakukan oleh
 Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu perusahaan terpisah diluar
organisasi yang memberikan pelayanan untuk mengolah data.
 Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama
 Suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil alih
pelaksanan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut.
Bentuk pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai keuntngan
dak factor pendukung.
1. Penghematan khusus dalam pengadaan personalia
Dalam system sentaralisasi dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data
difokuskan pada bagian pengolahan data elektronik.masing-masing unit cukup
dilengkapi dengan sebuah terminal yang digunakan untuk mengakses data. Dari
server pusat.
2. Penghematan karena meniadakan pengembangan system yang ganda.
Dalam system sentaralisasi pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh
pengolahan data elektronik. Oleh karenanya pengadaan system yang ganda dapat
dihindari.
3. Mamfaat karna standarisasi
Pengembangan system dalam sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu
bagian pengolahan data sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena
gaya desain system pengolahannya cenderung standar,
4. Mamfaat karna system yang seragam
Adanya keuntungan yang standar akan memberikan keuntungan berupa
keseragaman desain system[4].
Kekurangan dalam pengolahan data sentralisasi
1. Pengolahan data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat
keefektifannya diragukan.
2. Data-data yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang mereka
tidak mengataui sikon tempat tersebut
3. Kecepatan dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala
4. Dalam system ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung
standar,sehingga sulit untk kreatif
b. Desentralisasi
Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh bidang –bidang
organisasi yang bersifat fungsional otonomi. Fungsi organisasi yang bersifat
fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, rised dan pengembangan.
Keuntungan dan factor-faktor yang mendukung desetralisasi pengolahan data dalam
struktur organisasi adalah.
1. Pelayanan yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.
Orang yang terlibat dalam pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka
yang paham dalam bidangnya.hal ini akan mampu meningkatkatkan pelayana
semakin baik, karena permasalahan yang dihadapi adalah permasalahan sehari-
hari.
2. Kebijakan desentralisasi dalam manajemen
Manajemen pada tingkat tinggi akan lebih cenderung memberi tugas dan
wewenang serta tanggung jawab kapada bawahannya.termasuk didalamnya
pengolahan data.
3. Kelangkaan yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang mempersulit
dalam standarisasi system.
Pada dasarnya setiap unit dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik
dalam fungsi, peran, pekerjaan dll. Ini berarti tidak mungkin mengembangkan
system yang seragam.
Kelemahan dalam system pengolahan data desentralisasi adalah
1. Pengolhan data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja lamban
maka informasi akan berhasil dengan pelan
2. Adanya menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak atasan
yang selalu melempar tugas kebawahan
3. Jika atasan membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham tentang
tanggung jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya bagian
tadi tidak dapat diperoleh hasil yang memuaskan[5]
c. Distsribusi
Dalam system pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagian-bagian,
kemudian bagian itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks dan di awasi
oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu
kesatuan.
Keuntungan bentuk pengolahan data distribusi adalah
1. Dapat menimbulkan biaya-biaya
System ini akan mampu memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang
personil. Hal ini tentu mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system
distribusi ini.
2. Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data-data. Data yang yang dioah
dalam system distribusi adalah data yang di terima dari masing-masing unit. Ini
berarti memperoleh data-data lebih cepat.
3. Pengontrolan pada data lebih krits dan cermat
Pada masing-masing unit bertanggung jawab terhadap data-data dan kelangsungan
pengolahan data dan keberhasilannya, dengan di awasi oleh orang yang
mempunyai tingkatan yang leebih tinggi dari dari pada orang yang mengolah data
sehingga kecermatan dalam data-data yang kritis itu lebih tinggi.
4. Kempuan back up data yang lebih efektif
Dalam system ini back up data akan lebih efektif. Karena masing unit akan
bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan kepentingan unit itu sendiri.
Kelemahan bentuk pengolahan data diteribusi
1. Dalam system ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan orang
dalam mempokuskan tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
2. Jika terjadi keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka
informasi data bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.
3. Jika dalam pengawasan antara atasan dengan bawahan tidak sepaham maka akan
kemungkinan muncul komplik dalam perkumpulan yang menyatu tadi.
Penutup

A. Kesimpulan
Pengambilan keputusan informasi sangat penting, dalam pengolahan data maka perlu di ambil
metode yang tepat dan sesuai dengan kemampuan oraganisasi atau suatu lembaga, maka
disana butuh data-data yang digunakan untuk di olah, butuh peninjauan data, penduplikasian
data yang menghindari kekeliruan, dan pengiriman data kepada orang yang perlu atau
mebutuhkan data itu.

B. Saran
Jika suatu informasi disusun dalam bentuk hal yang bagus dan sesuai dalam bentuk-bentuk
yang telah ditetapkan maka, system informasinya akan berjaln dengan baik.

Daftar Pustaka

Edhy Sutanta, 2003, System Imformasi Manajemen, Yokyakarrta: Graha Ilmu


Htt/ Pengolhan data system inpormasi manajemen. com

[1] Edhy Sutanta, System Imformasi Manajemen, (Yokyakarrta: Graha Ilmu, 2003) hal 24
[2] Edhy Sutanta,Ibit, hal 25
[3] Htt/ Pengolhan data system inpormasi manajemen. com
[4] Edhy Sutanta,0p citt, hal 29
[5] Htt/ Pengolhan data system inpormasi manajemen. com

http://m-haritsyah.blogspot.com/2012/07/pengolahan-data-dalam-sistem-informasi.html
Sumber : https://sussaann.wordpress.com/2013/05/18/pengolahan-data-dalam-sistem-informasi-
manajemen-pendahuluan-1-latar-belakang/
Sentralisasi Pengolahan Data
Pengolahan data yang disentralisasikan ialah pengolahan data yang dilaksanakan oleh suatu
bagian yang terpisah. Dalam artian ini data diolah oleh suatu bagian tersendiri dalam suatu
organisasi, seperti misalnya Kantor Pengolahan Data Elektronik (KDPE) dilingkungan
Pemerintah Daerah.
Dalam beberapa kasus pengolahan data dapat juga dilakukan oleh :
- Suatu biro jasa
- Fasilitas – fasilitas timesharing
- Suatu susunan manajemen fasilitas

Desentralisasi Pengolahan Data


Pada dasarnya pengolahan data yang menggunakan metode desentralisasi sama dengan
sentralisasi, hanya saja perbedaannya adalah tiap bidang di dalam suatu organisasi mempunyai
control terhadap kegiatan pengolahan data pada bidang masing – masing.
Bagi organisasi yang masih menggunakan metode manual, kondisi ini terlihat dengan adanya
pemisahan secara fungsional, bukan hanya menyangkut transaksi maupun kegiatannya tetapi
termasuk dalam pengolahan data. Sebagai contoh bidang keuangan, fungsi layanan umum
menjadi tugas bidang hubungan masyarakat dan sebagainya.
Dalam pengertian ini yang disebut informasi adalah hasil olahan data sebagai bahan bagi
pengambilan keputusan pimpinan. Dalam beberapa referensi disebutkan fungsi utama informasi
adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi.
Dikatakan mengurangi ketidakpastian karena informasi berfungsi untuk memberikan gambaran
tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan secara
lebih cepat. Selain itu informasi juga memberikan standar, aturan, maupun indicator bagi
pengambil keputusan untuk menentukan keputusan secara lebih baik. Perlu diingat bahwa
informasi hanya dapat menyediakan sebagian sistem informasi yang diperlukan dalam
pengambilan keputusan.
Dalam kasus seperti contoh tersebut factor koordinasi sulit dilaksanakan. Oleh karena tidak
adanya koordinasi menyebabkan kegiatan yang dilaksanakan tidak efisien dan tidak efektif.
Berangkat dari kondisi seperti tersebut diatas, perlu diciptakan sistem informasi manajemen.
Dalam sistem ini informasi sebanyak apapun akan dapat dikelola secara efektif dan efisien. Jenis
informasi, pengumpulan informasi, kebutuhan informasi, serta ketepatan penggunaan informasi
dapat dikelola
Sumber : http://dausss.blogspot.co.id/2011/01/sentralisasi-pengolahan-data-pengolahan.html