Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat
rahmat dan karunia-Nyalah pada akhirnya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan
makalah ini. Dengan judul perencanaan pesan-pesan bisnis makalah ini dibuat untuk
melengkapi tugas dari dosen pembimbing mata kuliah “komunikasi bisnis”.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Pengarang juga mengucapkan terima kasih kepada rekan dari semua pihak yang telah
berpartisispasi dalam penyusunan makalah ini, sehingga dapat selesai tepat waktu.
Penulis juga menyadari bahwa materi dan teknik yang digunakan masih banyak kekurangan.
Oleh Karena itu kritik dan saran sangat kami butuhkan agar makalah ini lebih sempurna. Atas
kritik dan sarannya diucapkan terima kasih.
i
DAFTAR ISI
COVER
KATA PENGANTAR....................................................................................................... i
DAFTAR ISI...................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG.............................................................................................. 1
B. RUMUSAN MASALAH..........................................................................................1
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN.............................................................2
BAB II PEMBAHASAN
A. PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS............................................................ 3
B. PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS...............................................................3
C. PENENTUAN IDE POKOK……………………………………………………......5
D. MEMAHAMI TIGA LANGKAH PROSES MENULIS…….................................6
E. MENGUMPULKAN INFORMASI..................................................................... 7
F. MENYELEKSI MEDIA YANG TEPAT ............................................................8
G. PROSES BERJALANNYA KOMINIKASI DI BAZAR.......................................12
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Komunikasi merupakan suatu aspek yang paling mendasar dalam kehidupan
manusia,. Kehidupan sehari – hari manusia sangat dipengaruhi oleh komunikasi yang
dilakukannya dengan orang lain, bahkan terkait dengan pesan yang disampaikan oleh orang
yang tidak dikenalnya. Karena kompleksitasnya tersebut, Little John mengemukakan bahwa
komunikasi adalah sesuatu yang sulit untuk didefinisikan. Sementara dalam Webster’s New
World Dictionary, komunikasi didefinisikan sebagai suatu seni mengekspresikan ide terutama
melalui lisan maupun tulisan atau suatu ilmu menyampaikan informasi terutama melalui
simbol-simbol.
Menurut Harold Lasswell, dalam suatu proses komunikasi setidaknya terdapat lima
elemen mendasar yang harus ada. Kelima elemen dasar ini lazim dikenal dengan istilah “Who
Says What in Which Channel to Whom with What Effect”. Adapun lima elemen dasar
tersebut adalah who (sumber atau komunikator), says what(pesan), in which
channel (saluran), to whom (penerima atau komunikan), with what effect (efek atau
dampak). Keberhasilan sebuah proses komunikasi sangat bergantung pada kelima elemen di
atas. Bagaimana agar seorang komunikator bisa mempengaruhi komunikannya, sehingga bisa
bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh komunikator, bahkan bisa merubah sikap
dan perilaku dari komunikan sangat dipengaruhi pada lima faktor tersebut.
Dalam suatu komunikasi bisnis yang dilakukan oleh seseorang tentunya
membutuhkan tahap perencanaan dalam rangka menyusun pesan-pesan bisnis yang akan
disampaikan kepada pihak lain.
B. RUMUSAN MASALAH
1. Proses penyusunan pesan-pesan bisnis
2. Penentuan tujuan pesan-pesan bisnis
3. Penentuan ide pokok
4. Memahami Tiga Langkah Proses Menulis
5. Mengumpulkan Informasi
6. Menyeleksi Media yang Tepat
7. Proses Berjalannya Komunikasi
1
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN
Secara garis besar, tujuan dan manfaat penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis
2. Untuk mendeskripsikan tiga langkah proses menulis,
3. Untuk menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan dengan teliti,
4. Untuk menjelaskan pentingnya menganalisis penerima pesan dan mengidentifikasikan
faktor yang harus dipertimbangkan ketika mengembangkan profil penerima
2
BAB II
PEMBAHASAN
4
Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan
akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi
secara keseluruhan.
b. Pembatas Cakupan
Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator,
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu
lebih lama.
5
D. MEMAHAMI TIGA LANGKAH PROSES MENULIS
Tahapan ini merupakan tahap yang paling krusial dalam perencanaan/penyusunan
pesan- pesan bisnis, Pada tahap ini, sebuah big picture tentang pesan bisnis dikonsep dan
diformulasikan. Seorang komunikator/pelaku bisnis yang hendak menyampaikan pesan bisnis
dapat menuangkan semua konsep tersebut secara detil dan lengkap menjadi sebuah pedoman
dalam memformulasikan rumusan isi pesan bisnis itu sendiri. Penyusunan pesan-pesan bisnis
setidaknya terdiri dari tiga tahap, yaitu:
a. Merencanakan
Menganalisis Situasi Definisikan tujuan dan mengembangkan suatu profil penerima.
Mengumpulkan informasi, Tentukan kebutuhan penerima dan memperoleh informasi
yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Menyeleksi Medium yang Tepat, Pilihlah medium terbaik untuk mengirimkan pesan
Anda.
Mengatur Informasi, Definisikan ide pokok Anda, batasi ruang lingkup Anda, seleksi
pendekatan langsung atau pendekatan tidak langsung, dan membuat garis besar isi
pesan.
b. Menulis
Beradaptasi pada Penerima, Bersikap sensitiflah pada kebutuhan penerima dengan
suatu sikap “Anda”, kesopanan, penekanan pada hal-hal positif, dan bahasa yang
bebas bias. Bangun hubungan yang kuat dengan penerima dengan membentuk
kredibilitas Anda dan memproyeksikan citra perusahaan Anda. Kendalikan gaya Anda
dengan nada percakapan, berbahasa Inggris lugas, dan suara yang pantas.
Menyusun Pesan,Pilihlah kata-kata yang kuat yang akan membantu Anda
menciptakan kalimat yang efektif dan paragraph yang koheren.
c. Menyelesikan
Merevisi Pesan, Evaluasi isi pesan dan tinjau ulang apakah dapat dibaca; kemudian
edit dan tulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan.
Membuat Pesan, Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar
tampilan pesan bersih dan professional.
Mengoreksi Pesan, Periksa kembali kesalahan tata letak, ejaan, dan seluk beluk
mekanik.
6
1. Mengoptimalkan Waktu Menulis
Semakin sering Anda berlatih tiga langkah proses menulis, semakin intuitif dan
otomatis proses menulis Anda. Semakin Anda terbiasa dengan proses tersebut, Anda akan
dapat mengembangkan pesan dengan lebih cepat dan lebih mudah. Anda juga akan
semakin baik dalam membagi waktu Anda untuk setiap tugas selama proyek menulis.
Sebagai titik awal, cobalah menggunakan kurang lebih separuh waktu Anda untuk
membuat perencanaan, untuk mendefinisikan tujuan Anda, untuk mengenal penerima,
membiasakan diri Anda dalam pokok permasalahan, dan melakukan seleksi dan mengatur
media. Gunakan tidak lebih dari seperempat waktu Anda untuk menulis dokumen.
Cadangkan seperempat waktu sisanya untuk menyelesaikan proyek tersebut sehingga
Anda tidak kekurangan waktu untuk melakukan langkah penyelesaian yang penting
seperti merevisi, membuat, mengoreksi, dan mendistribusikan.
E. MENGUMPULKAN INFORMASI
Hal kedua dalam merencanakan pesan bisnis seusai dengan buku Komunikasi Bisnis ,
Courtland L. Bovee dan John V. Thill, adalah mengumpulkan informasi. Informasi yang
dimaksud adalah informasi yang akan dimasukan ke dalam pesan untuk audiens. Karena
pesan tersebut akan ditujukan oleh audiens maka audiens menjadi fokus dari proses
pengumpulan informasi ini.
7
Secara garis besar proses mengumpulkan informasi terdiri dari 2 tahap yaitu:
1. Mengungkap kebutuhan audiens
Kita bisa mengungkapkan kebutuhan audiens dengan proses mendengarkan pertanyaan
apa saja yang diajukan oleh audiens. Selain hal tersebut kita juga bisa mencari kebutuhan
yang mungkin tidak disadari oleh audiens itu sendiri dengan membuat alternatif-alternatif
lain selain pilihan yang telah direncanakan.
Dari hal tersebut di atas kita diminta untuk dapat mendefinisikan kebutuhan audiens
secara tepat.
2. Menyediakan Informasi yang dibutuhkan
Setelah mendefiniskan kebutuhan audiens maka tahap selanjutnya adalah menyediakan
informasi yang dibutuhkan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
menyediakan informasi yang dibutuhkan yaitu:
a. Pastikan kelengkapan informasi
Salah satu metode untuk memastikan kelengkapan informasi adalah dengan
pendekatan jurnalistik yaitu menanyakan 5W + 1H (who, what, why, when, where
dan how) pada informasi yang kita telah sediakan.
b. Pastikan informasi tersebut akurat
Pesan yang tidak akurat akan menimbulkan serangkaian masalah maka perlu untuk
dilakukan pengecekan ulang informasi dan berhati-hati dalam memilih informasi yang
disediakan.
c. Pastikan informasi tersebut etis
Etika diperlukan untuk menentukan seberapa detail informasi yang diberikan dalam
pesan.
d. Pastikan informasi tersebut berhubungan
Secara logis memilah informasi yang benar-benar dibutuhkan dan menarik bagi
audiens dengan mengidentifikasi hal-hal yang mempengaruhi minat audiens.
9
2. Media Tulis
Komunikasi tertulis merupakan saluran komunikasi yang kerap digunakan, baik oleh
bisnis maupun birokrasi. Saluran komunikasi tertulis membuat komunikator harus
menggunakan media dan saluran komunikasi ini memungkinkan komunikator melakukan
perencanaan dengan seksama dan mengendalikan pesan–pesan bisnis yang hendak
disampaikan. Secara umum, saluran komunikasi tertulis bisa dipilih apabila jenis
informasi yang disampaikan terbilang kompleks dan terinci, dibutuhkan catatan permanen
untuk referensi pada masa yang akan datang, dan jumlah audience besar dan menyebar
secara geografis sehingga tidak diperlukan feedback secara langsung dari audience.
Contoh komunikasi tertulis antara lain peraturan kerja, memorandum, buku petunjuk,
laporan kerja, formulir, catatan, kuesioner, pengumuman, dan iklan.
10
3. Media Elektronik
Media elektronik digunakan ketika ingin membuat impresi yang kuat pada para
penyelia, pelanggan, investor atau para penerima penting lainnya. Penggunaan media
elektronik dapat meningkatkan daya tarik visual dengan animasi computer, musik bahkan
dengan video. Media elektronik memberikan banyak pilihan alat komunikasi, namun
banyaknya pilihan itu dapat membuat proses komunikasi menjadi rumit.
11
G. PROSES BERJALANNYA KOMINIKASI DI BAZAR
Pada bazar yang dilaksanakan di kampus Universitas Sari Mutiara Indonesia mulai dari
tanggal 20 s/d 24 mei 2019 kemarin,dapat dilihat bahwa komunikasi yang dilakukan oleh
para penjual bazar cukup efektif,karna mereka melalukan berbagai macam cara untuk
melancarkan dagangan mereka dan juga melayani para konsumen dengan ramah antara lain:
1. Mempromosikan lewat akun media sosial mereka contohnya dari WA,Instagram,dan
facebook.
2. Menyebarkan foto makanan dan minuman yang mereka jual melalui grup kelas
masing – masing.
3. Menawarkan makanan dan minuman yang mereka jual secara langsung kepada
pengunjung.
4. Membuat daftar menu yang unik untuk menarik perhatian pengunjung.
Bisa kita lihat bahwa yang mereka lakukan telah mengikuti langkah – langkah untuk
mencapai komunikasi yang efektif.Tapi ada juga beberapa stand yang kurang menarik
perhatian para pengunjung contohnya stand PG-SD dan hukum,itu dikarenakan ada beberapa
faktor yang menghambat antara lain:
1. Kurang menarik kemasan yang mereka buat
2. Terlalu mahal harga makanan dan minuman yang mereka jual
3. Cara mempromosikannya kurang menarik perhatian pengunjung
Dari faktor – faktor diatas bisa kita lihat bahwa stand hukum untuk 1 porsi salad buah di
bandrol Rp 17.000 dan itu cukup mahal.Dan setelah kami mencoba makanan tersebut rasanya
pun kurang sesuai dengan harga yang di tawarkan,dan kami sebagai pengunjung sedikit
kecewa.
Dan contoh lain dari prodi pg-sd adalah makanan dan minuman yang mereka jual
memang murah tapi kurang menarik perhatian para pengunjung sebab mereka tidak ahli
dalam mempromosikan makanan tersebut. Beda dengan Stand lain yang menjual makanan
dan minuman yang sesuai dengan isi dompet mahasiswa laris manis walaupun sebagian tidak
habis tapi mereka menarkan makanan tersebut dengan ramah.
Untuk prodi D3 analis mereka menjual berbagai macam makanan dan minuman mulai dari
dimsum,sop buah,teh cincau mereka menjual serba Rp 5.000.dan komunikasi yang mereka
lakukanpun sangat efektif,dan juga kemasannya sangat menarik perhatian para pengunjung
sehingga dagangan mereka laris manis.
12
Contoh lain dari prodi akuntansi semester 4,mereka menjual nuged goreng,sosis
goreng dan ice lemon tea.Mereka mempromosikan jualannya di media sosial sehingga
makanan dan minuman yang mereka jual paling cepat habis diantara stand yang lain.Dalam
hal ini kita tahu bahwa stand akuntansi telah melakukan komunikasi yang efektif walaupun
makanan dan minuman yang mereka jual tidak banyak tapi mereka bisa menarik perhatian
para pengunjung dan mereka juga menjual makanan dan minuman tersebut dengan murah
yaitu serba Rp 5.000 sehingga para pengunjung datang berbondong-bondong ke stand
tersebut.
13
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapaiefektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi.
Dalam kegiatankomunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi
juga haruslahPersuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau
melakukansuatu perbuatan atau kegiatan.Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di
masa depan relatif akan semakinsulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan
yang cenderung semakinturbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan
lintas budaya, berupakemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya
manajemen / bisnis bangsalain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu
aliansi strategis dengan mitra bisnis.
Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuanmemba
ca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikangagasan,
baik lisan maupun tertulis secara sistematik.Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi
suatu bisnis tersendiri.Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses
Globalisasi danmemberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan
usahanya,melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk ataupun
lainnya.Melalui e-bisnis, transaksi bisnis telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona
waktuyang hampir pada saat yang bersamaan.Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan
tantangantersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada
masyarakat yangmayoritas skeptis terhadap sistem penjualan on line melalui perbaikan
sistem, pemupukantingkat kepercayaan masyarakat serta pemberian edukasi yang
berkesinambungan.
B. Saran
Dalam menyampaikan pesan bisnis, sebaiknya pesan tersebut direncanakan
sebaikmungkin sehingga penerima pesan tersebut dapat dengan mudah memahami maksud
yangdari pesan tersebut. Merencanakan pesan bisnis tidak hanya mengenai merencanakan
tujuantetapi meliputi tujuan, penerima pesan atau audience, dan saluran atau media yang
dipilihdalam menyampaikan pesan tersebut. Apabila hal-hal tersebut telah dipilih dengan
seksama,maka pesan akan tersampaikan sesuai dengan tujuan dari pesan bisnis tersebut.
14
1