INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha

2. Kode Jabatan :

3. Unit Kerja :

Eselon I :-

Eselon II : Kepala Dinas Koperasi, UMKM, Perindustrian dan Perdagangan

Eselon III : Sekretaris

Eselon IV : Kepala UPTD Metrologi Legal

- Kasubag Tata Usaha

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

KEPALA DINAS

KEPALA UPTD

Kepala Sub Bagian Tata

Usaha

Staf Tata Usaha

Rumpun Pejabat Fungsional

Penera

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan melaksanakan pengelolaan kepegawaian, keuangan,
umum, perencanaan, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan peraturan dan
ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan program kegiatan di UPTD
Metrologi Legal.
6. Uraian Tugas :

a. Menyusun rencana kegiatan sub bagian tata usaha dengan menjabarkan

rencana operasional UPTD Metrologi Legal berdasarkan SOP dan Perda
Pembentukan OPD sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Menelaah rencana operasional UPTD Metrologi Legal;
2) Menyusun konsep rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha;
3) Mengonsultasikan konsep rencana kegiatan dengan pimpinan untuk
mendapatkan pengarahan;
4) Menetapkan rencana kegiatan.

b. Membagi tugas kepada bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata usaha sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran
pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus
dilaksanakan bawahan;
2) Memaparkan rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha;
3) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
4) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan.

c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata

Usaha setiap saat sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan
agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;
Tahapan :
1) Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan;
2) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
3) Mengonsultasikan permasalahan kepada pimpinan;
4) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.

d. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha sesuai
prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
Tahapan :
1) Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;
2) Menentukan standar kualitas dan/atau kuantitas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang
telah ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis;
5) Memberikan arahan terkait koreksi hasil kerja bawahan.

e. Mengelola administrasi kepegawaian di lingkungan UPTD Metrologi Legal

sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas UPTD;
Tahapan :
1) Menyusun data kepegawaian di lingkungan UPTD;
2) Menganalisa formasi, kebutuhan pegawai, dan pengusulan penempatan
pegawai di lingkungan UPTD;
3) Melaksanakan pelayanan administrasi kepegawaian;
4) Menyiapkan bahan pembinaan kepegawaian dan disiplin pegawai.
f. Mengelola administrasi keuangan dilingkungan UPTD Metrologi Legal sesuai
dengan ketentuan yang berlaku untuk akuntabilitas dan tertib administrasi
keuangan;
Tahapan :
1) Menyusun data keuangan di lingkungan UPTD;
2) Memeriksa hasil laporan administrasi keuangan;
3) Melaksanakan pelayanan administrasi keuangan;
4) Menyiapkan bahan pembinaan administrasi/penatausahaan keuangan.

g. Melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan kerumahtanggaan sesuai dengan

prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam rangka menunjang kelancaran
kegiatan operasional UPTD;
Tahapan :
1) Menginventarisir kebutuhan perlengkapan dan kerumahtanggaan UPTD;
2) Menyusun rencana pengadaan kebutuhan perlengkapan dan
kerumahtanggaan UPTD;
3) Melaksanakan pengadaan kebutuhan perlengkapan dan kerumahtanggaan
UPTD;
4) Melaksanakan kegiatan hubungan masyarakat dan keptrotokolan di
lingkungan UPTD;

h. Melaksanakan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan sesuai dengan prosedur

dan ketentuan yang berlaku dalam rangka menunjang kelancaran tugas;
Tahapan :
1) Memilah naskah dinas dan arsip dokumen dinas yang masih diperlukan;
2) Menyusun naskah dinas dan arsip dokumen dinas sesuai dengan tahun;
3) Menyimpan naskah dinas dan arsip dokumen dinas pertahun;

i. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan

ketatalaksanaan di lingkungan UPTD sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku untuk kelancaran tugas di UPTD;
Tahapan :
1) Menyiapkan bahan penyusunan SOP di lingkungan UPTD;
2) Menyusun konsep awal SOP di lingkungan UPTD;
3) Mengonsultasikan konsep awal SOP dengan pimpinan;
4) Menyusun konsep awal SOP.

j. Mengoordinasikan penyiapan bahan penyusunan rencana program kerja UPTD

sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas di
UPTD:
Tahapan :
1) Menginventarisir seluruh kegiatan UPTD;
2) Menganalisa usulan program kerja UPTD;
3) Koordinasi dengan unit kerja terkait;
4) Menyusun konsep dokumen perencanaan kegiatan.

k. Melaksanakan pengolahan data di lingkungan UPTD sesuai dengan prosedur

dan ketentuan yang berlaku dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas di
UPTD;
Tahapan :
 1) Menginventarisir seluruh data kemetrologian di lingkungan UPTD;
2) Membuat rancangan data base kemetrologian;
3) Menginput data base kemetrologian;
4) Menyajikan data base yang berhubungan dengan kemetrologian.

l. Mengoordinasikaan penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

program kerja UPTD sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas di UPTD;
Tahapan :
1) Membuat instrument bahan evaluasi dan pelaporan;
2) Menentukan jadwal penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan;
3) Menganalisa bahan evaluasi dan pelaporan yang terkumpul;
4) Mendiskusikan hasil analisa evaluasi dan pelaporan dengan pimpinan;
5) Menyusun konsep evaluasi dan pelaporan.

m. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Menginventarisir unit kerja terkait yang akan diikutsertakan dalam rapat
koordinasi;
2) Menyusun jadwal rapat koordinasi dengan unit kerja terkait;
3) Melaksanakan rapat koordinasi dengan unit kerja terkait;
4) Melaporkan hasil rapat koordinasi kepada pimpinan

n. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha dengan

cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka Perbaikan kinerja di
masa mendatang;
Tahapan :
1) Mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan;
2) Menginventarisir permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan;
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan tugas dengan bawahan;
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

o. Menyusun laporan pelaksanaan tugas di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha

sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku untuk
pertanggungjawaban dan rencana yang akan datang;
Tahapan :
1) Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan;
2) Membahas bahan laporan dengan bawahan;
3) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
4) Mengonsultasikan konsep laporan kepada pimpinan;
5) Menyusun laporan pelaksanaan tugas.

p. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan
maupun tertulis.
Tahapan :
1) Mempelajari tugas;
2) Melaksanakan tugas;
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Rencana Kerja UPTD Penyusunan Rencana program Sub Bagian

Tata Usaha
2. Beban kerja Pendistribusian tugas kepada bawahan
3. Beban Kerja Pembimbingan pelaksanaan tugas bawahan
4. Jadwal dan rencana Pemeriksaan hasil kerja bawahan
penyeliaan
5. Data Kepegawaian Pengelolaan kepegawaian
6. SPJ, RKA, DPA Pengelolaan keuangan
7. Konsep rencana pengelolaan Pengelolaan perlengkapan dan
perlengkapan dan kerumahtanggaan UPTD
kerumahtanggaan UPTD
8. Naskah dinas dan arsip pengelolaan naskah dinas dan kearsipan
9. Peraturan perundang- Penyiapan bahan pembinaan dan
undangan pengembangan ketatalaksanaan
10. Usulan rencana program kerja Pengoordinasian penyiapan bahan
UPTD penyusunan rencana program kerja UPTD
11. Data tentang kemetrologian Pengolahaan data di lingkungan UPTD
12. Data Pelaksanaan Kegiatan Penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan
program kerja UPTD
13. Data unit kerja Pelaksanaan koordinasi dengan unit kerja
terkait
14. Rencana dan realisasi Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan
kegiatan pelaporan
15. Rencana dan realisasi Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan
kegiatan
16. Perintah pimpinan Pelaksanaan tugas tambahan

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. SOP dan Juknis Menyusun Rencana program Sub Bagian Tata

Usaha
2. SOP dan Perda Mendistribusikan tugas kepada bawahan
Pembentukan OPD
3. SOP dan Juknis Membimbing pelaksanaan tugas bawahan
4. SOP dan Juknis Memeriksa hasil kerja bawahan
5. SOP dan Juknis Mengelola kepegawaian
 6. SOP dan Juknis Mengelola keuangan
7. SOP dan Juknis Mengurus perlengkapan dan
kerumahtanggaan UPTD
8. SOP dan Juknis Mengelola naskah dinas dan kearsipan
9. SOP dan Juknis Menyiapkan bahan pembinaan dan
pengembangan ketatalaksanaan
10. SOP dan Juknis Menyiapkan bahan penyusunan rencana
program kerja UPTD
11. SOP dan Juknis Mengelola data
12. SOP dan Juknis Menyusun bahan evaluasi dan pelaporan
program kerja UPTD
13. SOP dan Juknis Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja
terkait
14. SOP dan Juknis Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan
pelaporan pelaksanaan tugas
15. SOP dan Juknis Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan
16. Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanakan tugas lain-lain

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Rencana program UPTD Dokumen

2. Notulensi rapat koordinasi kegiatan Dokumen
3. Rencana pengembangan pegawai Dokumen
4. Notulensi arahan pelaksanaan tugas Dokumen
5. Administrasi kepegawaian Dokumen
6. Administrasi keuangan Dokumen
7. Urusan perlengkapan dan kerumahtanggaan Dokumen
8. Naskah dinas dan kearsipan Dokumen
9. Norma, Standar, Prosedur Dan Kriteria Dokumen
10. Rencana program kegiatan Dokumen
11. Data base kemetrologian Dokumen
12. Konsep evaluasi dan pelaporan Dokumen
13. Laporan hasil koordinasi Dokumen
14. Laporan hasil pemantauan, evaluasi dan Dokumen
pelaporan
15. Laporan pelaksanaan kegiatan Dokumen
 16. Laporan hasil pelaksanaan tugas kedinasan Laporan
lain

10. Tanggung Jawab :

a. Terciptanya kelancaran pelaksanaan rencana operasional dan kegiatan secara

efektif dan efisien;
b. Terselenggaranya program pembinaan pegawai, administrasi keuangan
c. Tersedianya data base kemetrologian legal;
d. Tersedianya perlengkapan dan kerumahtanggaan UPTD Metrologi legal;
e. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja;
f. Kebenaran isi dan ketepatan laporan.

11. Wewenang :

a. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan;

b. Melakukan pembinaan bawahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
c. Meminta pertanggungjawaban dan laporan pelaksanaan tugas bawahan;
d. Menolak melaksanakan tugas lain-lain yang merupakan perbuatan melawan
hukum/bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kepala UPTD UPTD Metrologi Legal Konsultasi, menerima arahan,

serta pelaporan pelaksanaan
tugas
2  Kasubag Dinas Koperasi, UMKM, Koordinasi pelaksanaan tugas
Perencanaan, Perindustrian dan
Evaluasi dan Perdagangan
Pelaporan
 Kasubag Umum
dan Kepegawaian
 Kasubag
Keuangan
 Kepala Seksi
Metrologi
3  Bendahara UPTD Metrologi Legal Koordinasi pelaksanaan tugas
 Pengadministrasi
Umum
 Pengelola
Pemanfaatan
Barang Milik
Daerah
13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih dan rapi
9. Getaran Tidak Ada

14. Resiko Bahaya :

No Fisik / Mental Penyebab

1. Tidak ada

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda TK I III/b

b Pendidikan : D III diutamakan S1 Ilmu Manajemen/Administrasi

. Negara/Administrasi Pemerintahan/Ilmu Hukum
atau bidang lain yang relevan dengan tugas
jabatan
c. Kursus/Diklat :
1) Penjenjangan : Diklat Pimpinan Tingkat IV
2) Teknis :  Kursus dan Diklat yang berkaitan dengan
Kepemimpinan
 Kursus dan Diklat yang berkaitan dengan
Perencanaan , evaluasi dan pelaporan
 Diklat Manajemen Pemerintahan Daerah
 Diklat Perencanaan Strategis
 Diklat Manajemen Perkantoran
 Diklat Manajemen Kepegawaian
 Bimtek Pengelolaan Barang dan Jasa

d Pengalaman kerja : Pernah menangani tugas perencanaan, evaluasi

. dan pelaporan, keuangan, umum dan
kepegawaian sekurang-kurangnya 2 tahun

e. Pengetahuan kerja :  Peraturan Perundang-Undangan tentang

Pemerintahan
 Peraturan Perundang-undangan tentang
 Kepegawaian
 Peraturan Perundang-undangan tentang
Perencanaan

f. Keterampilan kerja :  Menguasai strategi Kepemimpinan

 Menganalisis laporan dan permasalahan
sebagai bahan tindak lanjut dan pencarian
solusi
g Bakat Kerja :
.
1) G : Intelegensia : Kemampuan belajar secara umum
2) V : Bakat Verbal : Kemampuan untuk memahami arti kata-kata
3) Q : Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan
Dalam bahan verbal atau dalam tabel
h. Temperamen Kerja :
1) D : Kemampuan memimpin
2) I : Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan
mempengaruhi orang laing terkait pendapat, sikap atau
pertimbangan mengenai gagasan
3) R : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang dan
teratur

i. Minat Kerja :
1) Konvensional (K)
Alternative pilihan
2) Kewirausahaan(ke
)
3) Realistik (R)

j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Berbicara
3) Mendengarkan

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Pria /Wanita
2) Umur : Disesuaikan
3) Tinggi badan : Disesuaikan
4) Berat badan : Disesuaikan
5) Postur badan : Disesuaikan
6) Penampilan : Disesuaikan

l. Fungsi Pekerja :
1) D1 : Mengoordinasikan data
2) D2 : Menyusun data
3) D3 : Menganalisa data
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Jumlah Hasil Waktu

No Satuan Hasil
(dlm 1 thn ) Penyelesaian
1. Dokumen 1 1.500
2. Dokumen 12 660
3. Dokumen 12 240
4. Dokumen 12 360
5. Dokumen 1 1.500
6. Dokumen 1 1.500
7. Dokumen 1 1.500
8. Dokumen 1 900
9. Dokumen 1 1500
10. Dokumen 1 1.800
11. Dokumen 1 1.800
12. Dokumen 1 2.100
13. Dokumen 1 1.500
14. Dokumen 4 1.440
15. Dokumen 4 1.800
16. Laporan 12 1.080

17. Butir Informasi Lain : Tidak ada