Anda di halaman 1dari 100

TATACARA

PENGURUSAN ASET
ALIH KERAJAAN
JPKPP 2017 1
JPKPP 2017 2
OBJEKTIF 1. Meningkatkan kefahaman kepada peserta
kursus tentang tatacara pengurusan aset alih
kerajaan;

2. Meningkatkan kompentensi peserta kursus


dalam proses merancang, mengawal dan
membuat pelaporan dalam proses pengurusan
aset alih kerajaan;

3. Meningkatkan akauntabiliti pengurusan


sekolah terhadap pengurusan aset alih
kerajaan.

JPKPP 2017 3
PUNCA KUASA 1. TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)-
1Pekeliling Perbendaharaan (AM 1.1, AM 2.1 – AM 2.7)

2. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/1998 dan Surat


Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2008

3. Surat KPM Ruj:KP(BPPA)300-15/4(14) bertarikh


4 Nov. 2008

4. Surat edaran KK/BPA 10/535/36 Jld.2(12) bertarikh


6 Apr. 2015 – Penerimaan Hadiah Barangan Terpakai

5. Surat KPM Ruj:KPM.100-1/10/1 Jld.8(25) bertarikh


2 Jun 2017 – Peringatan berkenaan pematuhan
peraturan-peraturan berkaitan pemberian dan
penerimaan hadiah.

JPKPP 2017 4
Tatacara Pengurusan Aset Alih AM 2.1
PENDAHULUAN

AM 2.7
AM 2.2
Kerajaan (TPA)

KEHILANGAN &
HAPUSKIRA PENERIMAAN

TPA
AM 2.3
AM 2.6
PENDAFTARAN
PELUPUSAN

AM 2.4

AM 2.5 PENGGUNAAN,
PENYIMPANAN &
PENYELENGGARAAN PEMERIKSAAN

JPKPP 2017 5
PERANAN & TANGGUNGJAWAB PENGURUS
SEKOLAH
1 Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

i. Seorang pegawai aset sekolah


Mencadangkan nama ii. Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai
2 untuk dilantik pemeriksa aset
oleh KSU KPM: iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli lembaga
pemeriksa pelupusan aset

3 Mengemukakan laporan harta modal setiap suku tahun


i. Laporan Tahunan Harta Modal & Aset Bernilai Rendah
(H & R) -KEW.PA-8
Menyedia dan ii. Laporan Tahunan Pemeriksaan H & R - KEW.PA-12
iii. Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih - KEW.PA-
4 mengemukakan
laporan tahunan
14(A)
iv. Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan –
kepada PPD: KEW.PA-20
v. Laporan Tahunan Kehilangan & Hapuskira/ Tind.
Surcaj/ Tatatertib bagi Aset Alih Kerajaan – KEW.PA-32
JPKPP 2017 6
Sistem Pelantikan Pegawai Aset
(SPPA) Ringkasan mengenai pelantikan  Sistem Pelantikan Pegawai Aset (SPPA) telah
diperluaskan kepada PPD
 Permohonan pelantikan daripada sekolah perlu
dikemukakan kepada PPD

PELANTIKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL (KSU KPM)

Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan

Pegawai Aset Tiada had tempoh Seorang setiap PTJ / sekolah

Sekurang-kurangnya dua (2)


Pegawai Pemeriksa Dua (2) tahun
orang

Lembaga Pemeriksa Sekurang-kurangnya dua (2)


Dua (2) tahun
Pelupusan orang

JPKPP 2017 7
Pelantikan Pegawai Aset • Ketua Setiausaha Kementerian; atau
• Ketua Pengarah; atau
Kuasa • Pengerusi JKPAK Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan
Lantikan
• Tertakluk kepada beban tugas, nilai serta bilangan aset kerajaan
di bawah kawalan;
• Daripada mana-mana skim perkhidmatan;
Gred • Seboleh-bolehnya Kumpulan Pengurusan & Profesional (P&P);
Jawatan
• Gred 17 ke atas (jika tiada P&P atau terhad)

• 1 orang
Bilangan

JPKPP 2017 8
Bidang Tugas Pegawai Aset Pengurusan
Aset Alih
Kerajaan

Pengurusan
Urusetia
Pelupusan,
Mesyuarat
Kehilangan
JKPAK
& Hapuskira
PEGAWAI
ASET

Urusetia
Urusetia
Laporan
Penerimaan
Suku Tahun
Hadiah
& Tahunan

JPKPP 2017 9
Jawatankuasa Pengurusan Aset KEANGGOTAAN JKPAK:
Pengerusi: Guru Besar/ Pengetua
Setiausaha: Pegawai Aset Sekolah
Ahli-ahli: Semua Ketua Bidang, Ketua Panitia, Ketua Pembantu
Tadbir, Pegawai lain yang sesuai
Tugas: Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua
Alih Kerajaan
aspek pengurusan aset alih kerajaan
Bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

AGENDA MESYUARAT:
• Kedudukan semasa Aset Alih di Sekolah
• Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih
• Laporan kedudukan semasa stok di sekolah
• Laporan Hasil Pemeriksaan Stok & Verifikasi Stor
• Laporan Tindakan Pelupusan
• Laporan Tindakan Surcaj/ Tatatertib
• Masalah-masalah berkaitan dengan Pengurusan Aset Alih dan Stor
Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan
dan Akaun (JPKA) JPKPP 2017 10
DEFINISI ASET ALIH
Aset atau peralatan yang boleh dipindah atau dialihkan
AM 2.1: PENDAHULUAN
dari satu tempat ke tempat lain secara mudah termasuk
aset yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan
bangunan atau infrastruktur lain.

Nota: Pelaksanaan mulai


Aset Alih 1.1.2015, surat 4.7.2014

Aset Alih Bernilai Rendah


Harta Modal
(aset alih tidak
(aset alih dipermodalkan)
dipermodalkan)

Aset Alih yang harga perolehan


asalnya RM2,000 atau lebih setiap Aset Alih yang harga perolehan
satu unit asalnya kurang RM2,000 setiap unit
JPKPP 2017 11
AM 2.2: PENERIMAAN
• Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk terima
PEGAWAI dan periksa aset yang diterima
• Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima hendaklah
PENERIMA memiliki kepakaran
• Dilantik oleh Ketua Jabatan

OBJEKTIF • Menepati spesifikasi


• Kualiti/ kuantiti mengikut pesanan
PENERIMAAN • Keadaan aset – baik, sempurna dan selamat

JPKPP 2017 12
PERATURAN PENERIMAAN
Periksa (kira/ ukur/
Semak butiran Terima bersyarat*
timbang/ uji)

Pengesahan
Pegawai Penerima KEW.PA-1 – isi &
(Surat jaminan/ disahkan**
manual pengguna)

* “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,


diukur, ditimbang dan diuji”

** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan dan disahkan oleh Ketua Jabatan/
Pegawai Aset sebelum dihantar segera kepada syarikat pembekal

JPKPP 2017 13
1 Jabatan menerima sumbangan/ hadiah
PROSEDUR PENERIMAAN

SYARAT:

Diberi percuma tanpa sebarang ikatan


HADIAH

Pemberian tiada kepentingan terhadap jabatan


Peralatan baru dan mudah diperolehi alat ganti
Diberi secara sukarela dan bukan atas permintaan
Tidak mewujudkan apa-apa jawatan baru
Peruntukan mencukupi untuk penyelenggaraan
Diguna mengikut hasrat pemberi
Direkodkan

JPKPP 2017 14
2 Isi Lampiran E – PP Bil. 3/1998
LAMPIRAN E
PROSEDUR PENERIMAAN
PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN
KERAJAAN
HADIAH (…samb)
i. Nama pihak yang memberi dan alamat
ii. Tujuan hadiah itu diberikan
iii. Setakat mana kaitan pembeli dengan Jabatan, jika ada
iv. Jenis/bentuk hadiah
v. Nilai hadiah
vi. Syarat-syarat yang dikenakan oleh pembeli, jika ada
vii. Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya
viii. Ulasan Ketua Jabatan
ix. Maklumat-maklumat lain yang berkaitan

……………………………………
(tandatangan Ketua Jabatan)

JPKPP 2017 15
Kemukakan permohonan kepada Kuasa
3 Melulus
PROSEDUR PENERIMAAN
• Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 ( Garis Panduan
PERATURAN Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam)
HADIAH (…samb)
• Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12 September 2008
TERPAKAI • Surat KPM Ruj:KP(BPPA)300-15/4(14) bertarikh 4 Nov. 2008

• Nilai setiap hadiah RM 10,000.00 dan ke atas –


KUASA Kementerian
MELULUS • Nilai setiap hadiah < RM 10,000.00 – JPN/SUB

4 Rekod Penerimaan

PEREKODAN • Buka KEW.PA-2/ KEW.PA-3 yang baru

JPKPP 2017 16
AM 2.3: PENDAFTARAN
2 Tempoh Pendaftaran

3 Aset Yang Diterima Tanpa Penempatan

1 4 Aset Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan


Objektif

5 Aset Yang Disewa Beli

6 Aset Yang Disewa

7 Aset Lucut Hak

8 Pindahan Aset
JPKPP 2017 17
OBJEKTIF PENDAFTARAN  Mewujudkan pangkalan data yang
lengkap, tepat dan kemas kini

 Memudahkan pengesanan dan


pemantauan

 Membolehkan keadaan aset diketahui

 Memudahkan penyelenggaraan,
pelupusan dan penggantian aset

JPKPP 2017 18
TEMPOH PENDAFTARAN
Dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan
PENDAFTARAN

ASET YANG DITERIMA TANPA


PENEMPATAN
Pegawai Aset Setelah tempat
Daftarkan dalam
tandatangan di ditentukan, kemaskini
KEW.PA-2/ KEW.PA-3
ruangan Penempatan KEW.PA-2/ KEW.PA-3

JPKPP 2017 19
ASET YANG DIBEKALKAN BERSEKALI DENGAN
BANGUNAN
PENDAFTARAN
Hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini.

ASET YANG DISEWA BELI


• Dalam perjanjian dinyatakan aset jadi hakmilik jabatan bermula
dari tarikh penerimaan/ penyerahan
Daftar semasa • Penyelenggaraan dilaksanakan oleh Jabatan
diterima • Kos penyelenggaraan ditanggung oleh Jabatan

• Dalam perjanjian, aset telah menjadi hak Jabatan selepas suatu


Daftar selepas tempoh perjanjian
tamat tempoh • Dalam tempoh perjanjian, aset diganti jika rosak dan aset lama
diganti baru dimana penyelenggaraan dilaksakan oleh pembekal
perjanjian
• Kos penyelenggaraan ditanggung oleh pembekal

JPKPP 2017 20
ASET YANG DISEWA ASET LUCUT HAK
 Tidak perlu didaftarkan
 Untuk mengguna aset ini, perlu
 Hanya sediakan satu senarai
mendapatkan kelulusan
aset yang disewa bagi tujuan
PENDAFTARAN
daripada Perbendaharaan
rekod

PINDAHAN ASET
 Bermaksud memindahkan aset antara PTJ dengan PTJ lain setelah mendapat
kelulusan Ketua Jabatan masing-masing
 Aset yang baru dibeli untuk tujuan pindahan ke PTJ lain, tidak perlu didaftar
oleh PTJ yang membuat perolehan. PTJ yang menerima hendaklah mendaftar
aset tersebut
 Daftar asal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah dibatalkan dan dicap dengan
perkataan “DIPINDAHKAN, KEPADA……. Dan ditarikh..”
 Bagi aset yang didaftar oleh PTJ pemberi, salinan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3
hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan
KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini oleh PTJ pemberi
 PTJ penerima hendaklah mendaftar semula aset tersebut mengikut perolehan
asal dan mengemaskini KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7
 Aset yang dipindahkan antara PTJ bagi tujuan latihan/ pameran hendaklah
didaftarkan semula oleh PTJ penerima
JPKPP 2017 21
PINDAHAN ASET ALIH

• ASET BAHARU • ASET LAMA


Kew.PA-2 & Kew.PA-3 dibatalkan dan dicap
“DIPINDAHKAN KEPADA …. dan ditarikhkan”
PTJ laksana
perolehan tidak perlu
daftar
Pemberi
•Kew.PA-2 @ Kew.PA-3 salinannya serah kepada
penerima
•Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7

PTJ Penerima perlu


daftar bedasarkan
punca maklumat Penerima
•Daftar semula aset (maklumat ikut daftar asal)
•Kemaskini Kew.PA-4, Kew.PA-5 & Kew.PA-7

JPKPP 2017 22
TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH

PERKARA HARTA MODAL ASET ALIH BERNILAI RENDAH

Semua Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan SPA yang telah


dibangunkan oleh Perbendaharaan Malaysia.
Dokumen Pendaftaran
Daftar Harta Modal KEW.PA-2 Daftar Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-
hendaklah dicetak melalui SPA 3 boleh dicetak mengikut keperluan.

Diisi dengan lengkap berdasarkan maklumat yang ada


Butiran Maklumat
Jika tiada boleh buat anggaran berdasarkan fizikal aset

Menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat dalam KEW.PA-2


Tandatangan Ketua dan KEW.PA-3 sebelum menandatangani di ruangan tersebut.
Jabatan Dipertanggungjawabkan untuk menandatangani KEW.PA-2 bagi pihak
terdahulu atau sebelumnya untuk daftar yang belum ditandatangani.

JPKPP 2017 23
TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH
ASET ALIH BERNILAI
PERKARA HARTA MODAL
RENDAH
Hendaklah dikekalkan pendaftaran mengikut definisi Harta Modal dan
Pendaftaran Aset Yang
Inventori
Diperolehi pada tahun
Label aset untuk aset pada tahun 2014 dan ke bawah masih mengekalkan
2014 dan ke bawah.
nombor siri pendaftaran yang lama.
Secara Berpusat atau
Secara Berpusat ikut jenis (ICT dan Bukan ICT) atau
Pelaksanaan Dilaksanakan oleh Bahagian/Cawangan/PTJ masing-masing
Pendaftaran Sekiranya aset didaftarkan secara berpusat, salinan KEW.PA-2 dan
KEW.PA-3 hendaklah dikemukakan ke Bahagian/ Cawangan/ PTJ di mana
aset tersebut ditempatkan jika perlu

Hendaklah disediakan mengikut tahun semasa oleh Bahagian/ Cawangan/


PTJ masing-masing. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemas kini
KEW.PA-4 dan
apabila terdapat pindahan, aset baharu, aset di lupus atau aset dihapus
KEW.PA-5
kira.
Dirujuk oleh Bahagian/ Cawangan/ PTJ untuk penyediaan KEW.PA-8.

Pusat Rujukan Maklumat SPPA


knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/
JPKPP 2017 24
a. Aset Yang Dibeli:
PUNCA MAKLUMAT i. Pesanan Rasmi Kerajaan
ii. Nota Serahan
b. Aset Yang Disewa Beli:
iii. Invois
i. Surat Ikatan Perjanjian
iv. Dokumen Kontrak
ii. Dokumen lain yang
v. Kad Jaminan
berkaitan
vi. Manual Pengguna
vii. Dokumen-dokumen lain
yang berkaitan

c. Aset Yang Diterima Daripada


Sumber Lain
d. Aset Yang Belum Berdaftar:
i. Salinan Daftar jika diterima
Sekiranya tiada punca
secara pindahan
maklumat, pendaftaran
ii. Surat kelulusan menerima
berasaskan maklumat di fizikal
hadiah
aset atau sumber-sumber lain
iii. Salinan Sijil Lucut Hak oleh
yang berkaitan.
Mahkamah

JPKPP 2017 25
KEW.PA-2 KEW.PA-3
DOKUMEN PENDAFTARAN Harta Modal
Aset Bernilai
Rendah

 Maklumat diisi dengan lengkap dan tepat


 Ketua Jabatan hendaklah menyemak dan
mengesahkan maklumat sebelum tandatangan
 Ketua Jabatan dipertanggungjawabkan untuk
tandatangan bagi pihak terdahulu untuk daftar yang
belum ditandatangan

KEW.PA-4 KEW.PA-5
Senarai Daftar Senarai Daftar Aset
Harta Modal Bernilai Rendah

KEW.PA-8
Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Bernilai
Rendah - dikemukakan ke Perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
JPKPP 2017 26
Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

 Perubahan penempatan
 Perubahan nama pegawai penempatan
 Penambahan/penggantian/naik taraf aset
 Pemeriksaan aset
 Pelupusan/ pindahan
 Hapus kira

JPKPP 2017 27
Semua aset diberi tanda pengenalan
dengan cara melabel/ mengecat/
PELABELAN ASET
mencetak timbul bagi menunjukkan
tanda Hak Kerajaan Malaysia dan nama
Jabatan/ PTJ.

Aset yang sukar/tidak praktikal dilabel


(fizikal kecil, tidak melekat,mudah rosak,
kerap dicuci dan disteril) – dikecualikan
daripada pelabelan

JPKPP 2017 28
KPM/JPNS/NCC4652/H@R/17/1

Singkatan Kementerian

Singkatan Jabatan/Bahagian dan Kod Fail

Kod Pengkelasan Aset

Tahun

No. Siri

JPKPP 2017 29
NOMBOR SIRI PENDAFTARAN
HARTA MODAL (CONTOH) KPM/JPNS/NCC4652/H/17/…

HARTA
TARIKH KUANTITI SIRI KAD
MODAL
LCD
…/H/17/1
24/01/2017 Projektor 2 unit
…/H/17/2
(RM2500)
Set Audio
31/01/2017 Visual 1 set …/H/17/3
(RM6475)

Komputer
28/02/2018 riba (RM2100) 1 unit …/H/18/1

JPKPP 2017 30
NOMBOR SIRI PENDAFTARAN ASET KPM/JPNS/NCC4652/R/17/…
BERNILAI RENDAH (CONTOH) ASET ALIH
TARIKH BERNILAI KUANTITI SIRI KAD
RENDAH
Kerusi
10/01/2017 Eksekutif 1 unit …/R/17/1
(RM240)

Komputer …/R/17/2
16/01/2017 2 unit
riba (RM1400) …/R/17/3

Kerusi
…/R/18/1
24/01/2018 Eksekutif 2 unit
…/R/18/2
(RM240)

JPKPP 2017 31
PERGERAKAN ASET
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod
pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Aset Bernilai
Rendah KEW.PA-6.

PENYIMPANAN DAFTAR
 KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 disimpan dalam fail kulit
keras dalam kabinet berkunci.
 Buku KEW.PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.
 Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset.

JPKPP 2017 32
SENARAI ASET DI LOKASI
 Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan
hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan
KEW.PA-7 dalam 2 salinan.

 Sesalinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala


 Sesalinan disimpan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.

 Dikemas kini dari masa ke semasa bila terdapat


perubahan:
 kuantiti,
 lokasi,
 pegawai bertanggungjawab
 pindahan,
 pelupusan & hapuskira
JPKPP 2017 33
Latih amal
i. Kenal pasti kategori aset
ii. Daftarkan aset
Sila buat latih amal berikut dalam
kumpulan menggunakan google
sheet di bawah:

JPKPP 2017 34
AM 2.4: PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
KURANG
PEMBAZIRAN
DAN PEMERIKSAAN

MENGELAK MENJIMATKAN
KEHILANGAN KOS

OBJEKTIF

MENCAPAI
MENCEGAH
PENYALAHGUNAAN JANGKA
HAYAT

JPKPP 2017 35
PERATURAN:
 Bagi tujuan rasmi sahaja;
 Mengikut fungsi sebenar dalam manual;
PENGGUNAAN
 Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;
 Perlu direkodkan penggunaan;
 Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan KEW.PA 9

Aset yang dibawa keluar dari Peraturan mengenai Penggunaan


pejabat hendaklah mendapat Pengurusan dan penyelenggaraan
kebenaran bertulis daripada kenderaan adalah mengikut
Ketua Jabatan. Aset dipulangkan peraturan semasa yang
semula sebaik selesai berkuatkuasa.
penggunaannya atau mengikut
tempoh kelulusan mana lebih
Surat Pekeliling BPPA, KPM -
awal.
KP(BPPA) 600-0/2/3(10) bertarikh
7/9/2009 – menggunakan Borang
BPPA.20 untuk kebenaran
membawa keluar peralatan ICT.

JPKPP 2017 36
 Sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan
sentiasa di bawah kawalan pegawai
bertanggungjawab.
PENYIMPANAN
 Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa
dipatuhi.

 Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap


apa- apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset
di bawah tanggungjawabnya.

 Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi


hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

 Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh


dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen
18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957. 37
JPKPP 2017
• Hendaklah sentiasa dibawa bersama oleh peminjam
• Jika tidak digunakan, hendaklah disimpan dalam almari/ kabinet yang
PENYIMPANAN PERALATAN ICT berkunci/ peti besi di bilik guru/ bilik khas untuk penyimpanan peralatan
ICT
1. Semasa di • Peminjam tidak dibenarkan menyimpan peralatan ICT di tempat yang
sekolah terdedah kepada umum

• Semasa cuti semester/ cuti umum sekolah/ Institusi Pendidikan,


peralatan ICT yang tidak digunakan hendaklah dipulangkan kembali
2. Semasa Cuti kepada pihak sekolah/ Institusi Pendidikan
Semester/ Cuti
Umum

• Sentiasa berada dibawah pengawasan pegawai


• Jika tidak digunakan, peralatan ICT iaitu komputer riba hendaklah
disimpan di dalam almari/ kabinet/ peti besi/ stor atau bilik khas yang
3. Semasa di berkunci untuk penyimpanan peralatan ICT.
Bahagian/ • Peminjam tidak dibenarkan menyimpan peralatan ICT di tempat yang
Jabatan/ PPD terdedah kepada umum

JPKPP 2017 38
PENYIMPANAN PERALATAN ICT (…Samb) • Sentiasa berada dibawah pengawasan pegawai
• Peralatan ICT hendaklah disimpan di dalam almari/ kabinet/ peti
besi didalam rumah yang berkunci
4. Semasa di • Tidak boleh dibiarkan terdedah kepada pandangan umum
rumah setelah digunakan

5. Semasa • Semua peralatan ICT mesti sentiasa berada di bawah


Menghadiri pengawasan pegawai
Kursus/ Seminar/
Bengkel di Luar
Pejabat

• Peralatan ICT tidak boleh ditiggalkan sama sekali di dalam


kenderaan dan terdedah kepada pandangan umum
6. Semasa di
dalam Kenderaan

JPKPP 2017 39
Pemeriksaan
aset FIZIKAL  KEW.PA-10 (Laporan
dilaksanakan Pemeriksaan Harta
PEMERIKSAAN
sekurang- Modal)
REKOD
kurangnya  KEW.PA-11 (Laporan
setahun sekali Pemeriksaan Aset
PENEMPATAN Bernilai Rendah)
ke atas:

TUJUAN PEMERIKSAAN:

b) Memastikan aset
c) Memastikan aset
a) Mengetahui mempunyai
berada di lokasi sama
keadaan & prestasi daftar/rekod yang
seperti tercatat
aset lengkap, tepat &
dalam daftar
kemaskini

JPKPP 2017 40
BERFUNGSI/
SELAMAT
PENYELENGGARAAN DIGUNA PELIHARA &
MEMELIHARA PANJANGKAN
IMEJ
KERAJAAN JANGKA
HAYAT

SUASANA
AM 2.5:

KERJA MENINGKATKAN
KONDUSIF & KEUPAYAAN
PRODUKTIF
OBJEKTIF

MENJAMIN KURANGKAN
KESELAMATAN
PENGGUNA KEROSAKAN

MENDAPATKAN
MENJIMAT KETAHANAN
PERBELANJAAN MAKSIMUM

JPKPP 2017 41
JENIS PENYELENGGARAAN

 Penyelenggaraan Pencegahan  Penyelenggaraan Pemulihan


(Preventive Maintenance) (Corrective Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan Tindakan membaiki atau


berjadual yang diambil untuk mengganti komponen atau
memeriksa, menservis, membaiki sumber fizikal supaya dapat
atau mengganti komponen atau berfungsi mengikut standard yang
sumber fizikal secara teratur ditetapkan.
supaya dapat berfungsi dengan
lancar secara berterusan.

MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/ buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah
disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

JPKPP 2017 42
PANDUAN PENYELENGGARAAN Langkah-langkah yang perlu dilaksanakan
oleh Kementerian/ Jabatan
 Menyenaraikan harta modal yang memerlukan penyelenggaraan
berjadual dalam KEW.PA-13

 Merancang penyelenggaraan

 Melaksanakan program penyelenggaraan

 Merekodkan penyelenggaraan aset alih dalam KEW.PA-14

 Menilai program penyelenggaraan

 Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta

 Kemukakan Laporan Tahunan Penyelenggaraan Harta Modal & Aset


Alih Bernilai Rendah KEW.PA-14(A)

JPKPP 2017 43
ISU-ISU BERKAITAN PENGURUSAN
ASET DI SEKOLAH ANDA

Hasil perkongsian dalam


padlet di URL berikut:

JPKPP 2017 44
PELUPUSAN
Satu proses untuk mengeluarkan aset alih kerajaan dari
AM 2.6: PELUPUSAN
milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut
kaedah yang ditetapkan.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN
Aset boleh dilupus berdasarkan:

 Tidak ekonomi dibaiki (TEB)


 Usang/ obselete
 Rosak dan tidak boleh digunakan
 Luput tempoh penggunaan
 Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum
 Tiada alat ganti
 Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
 Di syor selepas pemeriksaan aset
 Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan
 Perubahan teknologi
 Melebihi keperluan JPKPP 2017 45
KUASA MELULUS PELUPUSAN KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014

Nilai Perolehan Asal


Kuasa Melulus Nilai Agregat Catatan
(NPA) satu aset
Perbendaharaan > RM 400,000.00 > RM 4,000,000.00
> RM 200,000.00 > RM 2,000,000.00
Kementerian
hingga Hingga
(KSU / TKSU)
RM 400,000.00 RM 4,000,000.00
Semua Bahagian/Jabatan di KPM
Semua sekolah direct dengan
Kementerian > RM 50,000.00
Bahagian/Jabatan
(SUB BPPA) hingga < RM 2,000,000.00
Sekolah/agensi yang induknya di
< RM 200,000.00
KPM, kuasa melulus terus kepada
Kementerian
Negeri
(Pengarah / Semua sekolah harian di bawah
< RM 50,000.00 < RM 500,000.00
Timbalan Pengarah kendalian JPN
JPN)

JPKPP 2017 46
TANGGUNGJAWAB URUS SETIA PELUPUSAN 1. Menyemak Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17 dan pastikan
dokumen berikut disertakan:
 PEP bagi aset yang memerlukan PEP
 Justifikasi bagi kaedah tukar beli dan tukar barang
 Laporan Kemalangan bagi kenderaan yang terlibat dengan
kemalangan mengikut peraturan yang berkuatkuasa
 Gambar aset jika perlu
 KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 jika perlu
 Surat permohonan daripada pemohon bagi kaedah hadiah
2. Memohon pelanjutan tempoh pelupusan
3. Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan
4. Melantik 2 orang saksi yang terdiri dari Pegawai Kumpulan
Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan
5. Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18
6. Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 bagi semua pelupusan
yang telah dilaksanakan
7. Menghantar KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus
8. Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW.PA-20 ke
Perbendaraan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

JPKPP 2017 47
• Aset Mekanikal, Teknikal & Elektronik (nilai
perolehan asal lebih RM5,000)
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)
PERLU • Perkakasan komputer (nilai perolehan asal lebih
DISEDIAKAN RM1,000)

• Nilai perolehan kurang daripada RM5,000 dan


RM1,000 bagi aset-aset di atas
TIDAK PERLU • Dengan syarat, aset tersebut telah mencapai jangka
DISEDIAKAN hayatnya atau diperakukan oleh Lembaga Pemeriksa
untuk dilupuskan

 Bagi mendapatkan PEP, rujuk kepada JKR atau Jabatan Teknikal lain atau
KEW.PA-16

pegawai-pegawai yang mempunyai kepakaran khusus dalam peralatan


tertentu.
 PEP aset keselamatan hendaklah mematuhi Akta/Peraturan Keselamatan
pihak berkuasa berkenaan

JPKPP 2017 48
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)
Pegawai-pegawai yang berkelayakan mengeluarkan PEP:

 Disahkan oleh 2 pegawai Kump. Pengurusan &


KEW.PA-16 (….. samb)

Profesional dan 1 orang dari Kump. Pelaksana Gred 17


dan ke atas.
 Pakar dalam bidang masing-masing
 Bagi peralatan ICT, jika tiada pegawai Teknologi
maklumat,boleh lantik pegawai dari skim perkhidmatan
lain.
 Sah untuk satu (1) tahun dari tarikh dikeluarkan. Jika
proses pelupusan belum bermula, perlu dapatkan PEP
baharu

JPKPP 2017 49
LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA
ASET ALIH KERAJAAN (KEW.PA-17)
 KEW.PA-17 hendaklah disediakan bagi melaksanakan
pelupusan;
 KEW.PA-17 hendaklah disediakan oleh Kem./Jab./PTJ
yang bercadang melaksanakannya
 Semua aset yang hendak dilupus hendaklah
disenaraikan dalam KEW.PA-17
 KEW.PA-17 hendaklah dikemukakan kepada Kuasa
Melulus selepas Lembaga Pemeriksa Pelupusan
membuat pemeriksaan ke atas aset dan melengkapkan
maklumat KEW.PA-17

JPKPP 2017 50
LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN
(LPP)
 Dilantik menggunakan borang KEW.PA-15 untuk membuat
pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupuskan
 LPP dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan
tidak melebihi dua (2) tahun:
- sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang terdiri daripada
seorang ahli yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian
aset berkenaan;
- Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu;
- Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) dan Kumpulan
Pelaksana Gred 17 dan ke atas/ setaraf
- Jika tiada pegawai dari Kumpulan P&P maka kedua-dua LPP tersebut
boleh dilantik dari Kumpulan Pelaksana gred 17 & ke atas

JPKPP 2017 51
TUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
PELUPUSAN (LPP)
 Memaklumkan tarikh pemeriksaan kepada Kem. atau Jabatan;
 Memeriksa aset dan rekod berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan
dari tarikh diarahkan oleh Jabatan;
 Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan
peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan;
 Memastikan aset keselamatan dilupuskan mengikut Akta/Peraturan
pihak berkuasa yang berkenaan;
 Melengkapkan KEW.PA-17 di ruangan:-
 Nyatakan keadaan aset dengan jelas; dan
 Syor kaedah pelupusan dan justifikasi
 Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada jabatan

JPKPP 2017 52
PROSES KERJA PELUPUSAN OLEH
KEMENTERIAN ATAU JABATAN
 Mengenalpasti aset yang hendak dilupuskan;
 Mendapatkan KEW.PA-16 bagi aset yang memerlukan PEP
 Menyediakan KEW.PA-17 yang mengandungi maklumat
seperti keterangan aset, kuantiti, tarikh pembelian, tempoh
digunakan atau disimpan, nilai perolehan dan nilai semasa
berdasarkan maklumat di PEP atau kadar susutnilai tertakluk
pada Garis Panduan Susut Nilai Jab. Akauntan Negara
Malaysia
 Mengemukakan KEW.PA-17 kepada Urus Setia Pelupusan
selepas LPP membuat pemeriksaan, melengkapkan dan
menandatangani KEW.PA-17

JPKPP 2017 53
PROSES KERJA PELUPUSAN OLEH
KEMENTERIAN ATAU JABATAN (….samb.)
 Mengemukakan permohonan pelupusan kepada
Kuasa Melulus dan satu salinan KEW.PA-17
berkenaan kepada Perbendaharaan;
 Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang
diluluskan
 Menyediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19 untuk
dikemukakan kepada Kuasa Melulus berserta
dokumen seperti berikut:-

JPKPP 2017 54
PROSES KERJA PELUPUSAN OLEH
KEMENTERIAN ATAU JABATAN (….samb.)
i. Surat Akuan Penerimaan bagi aset yang dilupuskan
melalui kaedah hadiah atau pindahan;
ii. Salinan resit jualan bagi aset yang dilupuskan melalui
kaedah jualan/ Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal; dan
iii. Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi aset
yang dilupuskan secara musnah, tenggelam dan
buangan terjadual/sisa pepejal
iv. Mengemaskini rekod KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
v. Satu Salinan Sijil Pelupusan KEW.PA-19 dikemukakan
kepada Perbendaharaan
JPKPP 2017 55
Dalam urusan pelupusan aset , kriteria pulangan hasil hendaklah
KAEDAH PELUPUSAN sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa melulus
boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling
menguntungkan Kerajaan.

Kaedah pelupusan adalah seperti berikut :

1. Jualan secara :-
i. Tender
ii. Sebut Harga
iii. Lelong
2. E-Waste, Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal
3. Jualan Sisa
4. Tukar Barang atau Perkhidmatan
5. Tukar Beli (Trade In)
6. Tukar Ganti (Cannibalize)
7. Hadiah
8. Musnah
9. Kaedah-kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai

JPKPP 2017 56
TINDAKAN SEMASA
MELAKSANAKAN PELUPUSAN
a. Label Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kem/Jab.
pada aset hendaklah dipadamkan.

b. JPJ hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan


supaya pendaftaran kenderaan Kem/Jab. dibatalkan

c. Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada


pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

d. Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus


adalah dikecualikan daripada semua cukai

JPKPP 2017 57
PELUPUSAN
TEMPOH , PELANJUTAN & PINDA KAEDAH

TEMPOH ▪ Tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

▪ Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan tamat


PELANJUTAN ▪ Pelanjutan lagi tiga (3) bulan
TEMPOH ▪ Sekali sahaja
▪ Tamat tempoh ; permohonan baru

PINDA KAEDAH
▪ Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat
▪ Jika tamat ; permohonan baru

JPKPP 2017 58
TAFSIRAN KEHILANGAN
AM 2.7: KEHILANGAN &

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam


HAPUSKIRA

simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan,


kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan
atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA


Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod
aset yang hilang.

JPKPP 2017 59
KUASA MELULUS HAPUSKIRA KUASA MELULUS HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN
Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah
AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 485 BERTARIKH 27 OKTOBER 2014

JPKPP 2017 60
1. MELAPORKAN KEHILANGAN
PROSES HAPUS KIRA
2. MENYEDIAKAN LAPORAN AWAL KEW.PA-28

3. MELANTIK JAWATANKUASA PENYIASAT

4. MENYEDIAKAN LAPORAN AKHIR KEW.PA-30

5. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN


SELEPAS KELULUSAN

JPKPP 2017 61
1. MELAPORKAN KEHILANGAN

a. Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan


kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

b. Ketua Jabatan atau pegawai yang


bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang
menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan
berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis
dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan
diketahui jika diketahui ada unsur jenayah.

JPKPP 2017 62
2. MENYEDIAKAN LAPORAN AWAL KEW.PA-28
a. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28.
Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan
Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat
Kementerian/Ibu Pejabat.

b. Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera


dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan
Laporan Polis terus kepada:

i. Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset


berlaku; dan
ii. Ketua Setiausaha Perbendaharaan

c. Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha


Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil
tempatan Ketua Audit Negara.

JPKPP 2017 63
3. MELANTIK JAWATANKUASA PENYIASAT
a. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh
Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

b. Keanggotaan:
i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan
bukan daripada bahagian/unit yang sama;

ii. pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang


terlibat;

iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih


kanan sebagai Pengerusi.

c. Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal


dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang
tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai
Jawatankuasa Penyiasat.
JPKPP 2017 64
Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

Memeriksa sendiri tempat kejadian.

Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih


(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi


mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir (KEW.PA-30).


JPKPP 2017 65
4. MENYEDIAKAN LAPORAN AKHIR KEW.PA-30
a. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan
Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-30 dan
mengemukakan kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam
tempoh 1 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada
pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir (jika
ada)

b. Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan


Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

c. Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan


seperti salinan KEW.PA-2/ KEW.PA-3, KEW.PA-6, gambar lokasi
kejadian, Laporan Penyiasatan Polis (jika perlu) dan dokumen
berkaitan ke Perbendaharaan

d. Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan


walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
JPKPP 2017 66
5. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN
SELEPAS KELULUSAN
a. Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam KEW.PA-2 atau KEW.PA-3.

b. Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus


dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan KEW.PA-31
dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

c. Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib


(PBT) Kementerian/ Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan
Perbendaharaan.

d. Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/ tatatertib kepada


Perbendaharaan dalam tempoh 6 bulan dari tarikh kelulusan
Perbendaharaan.

JPKPP 2017 67
5. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN
SELEPAS KELULUSAN ….(samb.)

e. Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil


siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab
untuk:

i. Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang


hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-
duanya sekali, atau
ii. Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang
hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
iii. Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

JPKPP 2017 68
5. TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN
SELEPAS KELULUSAN ….(samb.)
f. Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuas hati dengan hasil
siasatan di KEW.PA-30, maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan
siasatan semula.
i. Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat
sedia ada; atau
ii. Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan
siasatan.

g. Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai


Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan
kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 2 bulan dari tarikh Laporan
Awal dikemukakan.
i. Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang
dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau
ii. Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa
surcaj atau tatatertib; dan
iii. Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
JPKPP 2017 69
JPKPP 2017 70
JPKPP 2017 71
KEMBALI

JPKPP 2017 72
KEMBALI

JPKPP 2017 73
KEMBALI

JPKPP 2017 74
KEMBALI

JPKPP 2017 75
KEMBALI

JPKPP 2017 76
KEMBALI

JPKPP 2017 77
KEMBALI

JPKPP 2017 78
KEMBALI

JPKPP 2017 79
KEMBALI

JPKPP 2017 80
KEMBALI

JPKPP 2017 81
KEMBALI

JPKPP 2017 82
KEMBALI

JPKPP 2017 83
KEMBALI

JPKPP 2017 84
KEMBALI

JPKPP 2017 85
KEMBALI

JPKPP 2017 86
KEMBALI

JPKPP 2017 87
KEMBALI

JPKPP 2017 88
KEMBALI

JPKPP 2017 89
KEMBALI

PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA


PELUPUSAN

JPKPP 2017 90
KEMBALI

JPKPP 2017 91
KEMBALI

JPKPP 2017 92
KEMBALI

JPKPP 2017 93
KEMBALI

94
JPKPP 2017
KEMBALI

Jangan hantar borang


kosong; jika tiada nyatakan
TIADA
95
JPKPP 2017
KEMBALI

96
JPKPP 2017
KEMBALI

97
JPKPP 2017
KEMBALI

Jangan hantar borang


kosong; jika tiada nyatakan
TIADA

98
JPKPP 2017
KEMBALI

JPKPP 2017 99
SEKIAN
TERIMA
KASIH
JPKPP 2017