Anda di halaman 1dari 15

MAKALAH

PESAN BISNIS
DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS 1 MATA KULIAH
KOMUNIKASI BISNIS
TUTON
Emilda Rahmi, S.E., M.Si.

Disusun oleh :

NAMA : DIAN PATURRAHMAN


NIM : 041344554

FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI MANAJEMEN

UNIVERSITAS TERBUKA
UNIT PROGRAM BELAJAR JARAK JAUH ( UPBJJ) MAKASSAR
TAHUN 2019
KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr Wb

Alhamdulillah, puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan
Rahmatnya, penulisan makalah Tugas Kominikasi Bisnis yang berjudul “Pesan Bisnis”
dapat terselesaikan dengan baik.
Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas Kominikasi
Bisnis oleh Tuton matakuliah Kominikasi Bisnis, Emilda Rahmi, S.E., M.Si.

Makalah ini di tulis dari hasil penyusunan data-data yang diperoleh dari informasi
buku-buku, artikel-artikel, serta sumber yang dapat di pertanggung jawabkan. yang
berhubungan dengan judul di atas, tak lupa juga kami ucapkan terimakasih kepada
Tuton matakuliah Komunikasi Bisnis yang telah memberi kami support sehingga
dapat diselesaikannya makalah ini.

Saya mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan dan penyempurnaan


makalah ini, dan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan
dan bermanfaat bagi semua pembaca Amiinn.

Wassalamu’alaikum Wr Wb.

Makassar, 19 Oktober 2019

Penulis

Dian Paturrahman

Nim : 041344554
BAB I

PENDAHULUAN

A. KAJIAN PUSTAKA

Dalam penulisan Makalah ini penulis menggali informasi dari berbagai


contoh-contoh makalah sebelumnya sabagai bahan perbandingan, baik mengenai
kekurangan atau kelebihan yang sudah ada. Selain itu, penulis juga menggali
informasi dari buku-buku dan artikel-artikel yang dapat di pertanggung jawabkan,
dalam rangka mendapatkan suatu informasi yang ada sebelumnya tentang materi yang
berkaitan dengan judul yang digunakan untuk memperoleh landasan teori ilmiah.

1. Buku materi pokok Iriantara, Y.2018 Komunikasi Bisnis EKMA4159,


Tangerang Selatan. Universitas Terbuka. Materi Modul 1 Kegiatan belajar 2
Memahami komunikasi bisnis dan Modul 2 kegiatan belajar 2 Teknik penyusunan
pesan komunikasi bisnis Kita bisa memperhatikan email yang dikirim oleh suatu
perusahaan kepada pelanggannya surat tawaran itu begitu menarik yang membuat kita
mempertimbangkan untuk membeli produk yang ditawarkan melalui surat itu tapi
banyak juga surat seperti itu yang kita buang sebelum isinya dibaca jangan ke
membeli produk yang ditawarkan surat pun tidak kita baca

Teknik penyusunan pesan bisnis kita akan berusaha membuat pesan bisnis yang akan
disampaikan melalui komunikasi bisnis menjadi Pesan yang menarik dan berdampak,
bukan pesan yang malah merangsang orang untuk mengabaikannya pada makalah ini
kita memperdalam pemahaman kita tentang konsep dasar penyusunan pesan.

B. LATAR BELAKANG

Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting.


Sebab, Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau
pihak manapun yang berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas
pajak. Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang harus

1
dipunyai oleh pelaku bisnis. Dalam usaha bisnis ada yang namanya etika bisnis
dan cara penulisan pesan bisnis. kerap sekali pengusaha ataupun pembisnis
tidak melakukan pembuatan pesan bisnis secara tepat.maka dari tu
pembuatan bisnis itu ada tahapan perencanaan, pengorganisasian dan
pembuatan pesan-pesan bisnis, dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan
perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis. Revisi ( Perbaikan ) pesan merupakan
tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan
kegiatan menyunting (editng), menulis ulang pesan dan mencetak pesan. Tahap revisi
itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan disusun
sudah bebas dari kesalahan. Beberapa hal yang harus ditelaah ulang adalah isi maupun
pengorganisasiannya, gaya bahasa yang dipakai, susunan bahasanya serta
format penulisannya. Untuk penggunaan kata hendaknya memilih kata yang sudah
dikenal, singkat dan menghindari kata-kata yang bermakna ganda. Revisi sangat
diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai
dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi
‘menulis’ maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan
tertulis seperti presentasi

Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran


komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah
melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan
secara tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi


pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan
baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan
pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara
tertulis.

2
C. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis Yang baik.dan benar?


2. Bagaimana membuat pesan bisnis yang baik dan benar?

D. TUJUAN PENULISAN

1. Untuk memahami Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis Yang baik dan
benar.?
2. Untuk memahami Bagaimana membuat pesan bisnis yang baik dan benar?

3
BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan


pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

A. Perencanaan

Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti


maksud/tujuan komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan
yang disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur.

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu


diperhatikan, yaitu mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran
dan media komunikasi yang akan digunakan.

B. Pengorganisasian

Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan


merangkai kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung ide pokok bahasannya.

Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang


sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

C. Revisi

Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan yang
ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan,
dan bagaimana tingkat pemahamannya.

Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya,


sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

4
2.2 PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud
dan tujuan komunikasi.

A. Mengapa Tujuan Harus Jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses
pengambilan keputusan antara lain :

Keputusan untuk meneruskan pesan

Keputusan untuk menanggapi audience

Keputusan untuk memutuskan isi pesan

Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

B. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan
persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.

1. Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah


memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
2. Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara
seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing.
Seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti
telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.

5
C. Cara Menguji Tujuan

1. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan
yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan
financial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.

2. Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan


waktu.

3. Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?

Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

4. Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.

D. Analisis audiens

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh
jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens
yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan
dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

2. Siapa Audiens

6
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah
mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

3. Reaksi Audiens

Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan
saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

4. Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia,
dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar
belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens
tersebut harus dididik.

5. Hubungan Komunikator Dengan Audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan
disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat
menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

6. Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi


audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.

Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Berikan semua informasi yang diperlukan

Pastikan bahwa informasinya akurat

Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

7
E. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini


disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah
sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu
caranya yaitu dengan mengatur pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang
disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang


bersifat regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.

2.3 PENENTUAN IDE POKOK

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan
yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.

A. Teknik Curah Pendapat

Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,


menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta
yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan


berkomunikasi, teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat
ditemukan dengan mudah.

Random List : menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari
hubungan antara ide yang satu dengan lainnya.

CFR (Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya mencakup


pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan.

Journalistic Approach : menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan


ide-ide pokok.

8
B. Pembatas Cakupan

Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator,
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan
waktu lebih lama.

2.4 PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

A. Komunikasi Lisan

Kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik


(feedback) dengan segera. Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang
ekonomis.

Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar,
lokakarya, program pelatihan, pidato formasl, dan presentasi lainnya.

Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan
slide show sering digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi.

B. Komunikasi Tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai


kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah
audiens besar dan menyebar.

9
2.5 CONTOH PESAN BISNIS

PT ALEX TEKNOLOGI JAYA


Ruko Mendrisio, Jl.Letjen Hertasning No. 18
Rappocini, Makassar
________________________________________________

Makasaar. Sabtu, 19 Oktober 2019

Nomor : 100/06/VI/2019
Hal : Penawaran Barang
Lamp : 1 lembar brosur AP/DG

Kepada
Pimpianan Sub Bagian Umum dan Kepatuhan internal
KPP Pratama Bulukumba
Jalan Sultan Hasanuddin, Bintarore, Ujung Bulu, Bulukumba, Sulawesi Selatan 92514

Dengan hormat,

Melalui surat ini, perkenalkan kami dari Perusahaan PT. Alex Teknologi Jaya yang
bergerak di bidang distributor peralatan dan perlengkapan komputer.

Berdasarkan informasi yang kami peroleh, dari koran Harian Fajar terbitan tanggal 23,
Agustus 2019 KPP Pratama Bulukumba merupakan Instansi pemerintahan yang
sedang membutuhkan peralatan dan perlengkapan komputer.

Sehubungan dengan informasi tersebut, kami ingin menawarkan beberapa produk alat
dan perlengkapan computer terbaik untuk mendukung operasional KPP Pratama
Bulukumba. Kami melampirkan daftar produk computer dan daftar harganya pada
lampiran surat penawaran ini.

10
Jika Bapak membutuhkan produk dan layanan kami, mohon untuk menghubungi kami
di nomor 081122882. Kami dengan senang hati akan membantu mengantarkan
produk-produk yang dibutuhkan serta melakukan instalasi. Selain itu, kami juga
menawarkan harga khusus jika perusahaan Bapak melakukan pembelia lebih dari 5
produk.

Besar harapan kami dapat menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan
instansi Bapak. Jika dibutuhkan, kami siap datang untuk memberikan presentasi lebih
lanjut.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak kami ucapkan Terima kasih.

Hormat kami,
PT Alex Teknologi Jaya

Dian faturrahman
Marketing manager

PT. ELEKTRONIKA MAKASSAR


Ruko Mendona, Jl.Letjen Hertasning No. 22
Rappocini, Makassar
Mkassar. Sabtu 19 oktober 2019
Nomor : 108/EM/V/2018
Lampiran : 2 (dua) lembar
Hal : Pemberitahuan Pengiriman Barang
Kepada
CV Pelita Usaha bersama
Jalan Mawar No. 11
Lampung
Dengan hormat,
Surat Saudara tertanggal 2 Juni 2018 dengan Nomor: 108/EM/V/2018 perihal pesanan
barang elektronik sudah kami terima dengan baik.
Dengan ini kami beritahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim dengan paket
JNP. Barang pesanan dikemas menggunakan pengepakan khusus agar tidak
mengalami kerusakan ditengah perjalanan.

11
Bersama ini pula kami lampirkan packing list beserta faktur seharga Rp
218.000.000,00 (dua ratus delapan belas juta empat rupiah) atas pembelian :

1. 20 Unit personal komputer


2. 50 Unit meja kerja
3. 2 Unit Kulkas
4. 13 Unit Speaker plafom
5. 6 Unit Air Conditioner standing

Bersama barang pesanan kami kirimkan pula hadiah bonus langsung berupa 1 Unit
blender PHILIPS terbaru karena Saudara memesan sebelum tanggal 30september
2019, sesuai dengan penawaran dari kami. Setelah barang diterima hendaknya
pembayaran segera dilunasi.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

Dian faurrahman

12
BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi


pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan
baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan
pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara
tertulis.

DAFTAR PUSTAKA

Iriantara, Y.2018 Komunikasi Bisnis EKMA4159, Tangerang Selatan. Universitas


Terbuka

Drs. Djoko Purwanto, M.B.A. (2011). Komunikasi bisnis.

https://www.academia.edu/11720958/PROSES_PENYUSUNAN_PESAN_BISNIS

13