PANDUAN PENGISIAN

E-FORMASI

TAHUN 2017

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 1

 Panduan e-FORMASI
Aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara
Online. Sejak tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus
menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi. Batas akhir penyusunan formasi adalah
setiap akhir bulan maret pada tahun itu, jika tidak maka kebutuhan formasi CPNS unutk
tahun itu tidak diberikan.

Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang
mempunyai tugas mengisi :
1. Struktur Organisasi
 Nama Jabatan
 NIP
 Kelas Jabatan
2. Analisis Jabatan d a n Analisis Beban Kerja (ABK).tiap-tiap Jabatan dengan Jabatan
Struktural (Eselon), Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU
dan JFT).
3. Template Bezzeting.
 ABK
 Jumlah ASN yang ada
 Jumlah ASN yang akan pensiun (2017 s.d 2021)
 Usulan Formasi.

Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.

A. Halaman Login
1. Buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi alamat
http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.

Tampilan Awal e-Formasi

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 2

 2. Klik Jawa tengah dan DIY kemudian akan muncul tampilan seperti di bawah
ini :

3. Masukkan ID Pengguna dan Sandi admin lokal yang telah diberikan oleh
BKPPD Kab. Kebumen. Lalu klik masuk aplikasi.
4. Maka akan muncul menu seperti gambar bawah ini :

Menu Utama Aplikasi

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 3

 B. Halaman Utama
Dalam menu utama, kita akan menemukan menu-menu di bagian atas, yaitu
Template Struktur dan Download Dokumen.

Menu Template Struktur

Didalam menu Template Struktur terdapat beberapa pilihan yaitu Struktur

Organisasi, Analisa Jabatan, Template Bezzeting, Rincian Usulan Formasi Daftar
Pindah Struktur dan Cetak.
C. Halaman Struktur Organisasi
Pilih menu Struktur Organisasi, maka akan muncul tampilan seperti dibawah.
Jika ingin melihat bawahan (membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada
ikon pada jabatan yang ingin dilihat bawahannya).

Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus nama-

nama jabatan yang ada di dalamnya.

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 4

 D. Menambah nama jabatan baru
1. Pilih Pimpinan yang akan ditambah bawahannya b. Lalu klik kanan hingga
muncul menu pop-up
2. Pilih Tambah Bawahan Baru.

3. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan
dibuat.
4. Pengisian jabatan fungsionalumum/pelaksana harus sesuai dengan Daftar
Jabatan Pelaksana yang ada pada Permenpan 25 tahun 2016 Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi Birokrasi.
5. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka
dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan adalah
Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya nama jabatan
Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan jabatan Bendahara.
6. Untuk Kelas Jabatan tidak usah diisi karena belum ada evaluasi jabatan.
7. Untuk pengisian Nip jika di jabatan tersebut sudah ada pegawai yang
mendudukinya maka Nip harus diisi. Jika tidak ada pegawainya Nip tidak usah
diisi. Untuk Jabatan Struktural hanya bisa diisi Nip satu kali sedangkan untuk
jabatan JFU / JFT bisa diisi Nip lebih dari satu.
8. Untuk Analisa Jabatan apabila kita sudah membuat analisa jabatannya bisa
langusng kita pilih ketik nama analisa jabatan yang dibuat di menu analisa
jabatan. Tetapi apabila analisa jabatannya belum dibuat maka kosongkan saja
dahulu nanti baru dibuat di menu analisa jabatan.
9. Setelah itu klik simpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data tidak

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 5

 tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi untuk merefresh data.

E. Mengubah jabatan yang sudah ada

1. Pilih jabatan yang akan dirubah.
2. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up
3. Pilih Edit.

4. Akan muncul form pengisian jabatan yang akan diisi, isilah jabatan sesuai
yang akan diubah.
5. Langkahnya sama dengan cara menambah jabatan baru.
F. Membuat analisa jabatan

Tampilan Menu Analisa Jabatan

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 6

 LANGKAH MEMBUAT ANJAB BARU
1. Pilih tambah Analisa Jabatan kemudian klik

tampilan seperti diatas

2. Buat nama anjabnya dan untuk nama anjab JFU / JFT berikan tanda dinama
anjabnya agar memudahkan kita dalam mencari anjab tersebut. Kemudian klik
buat.

3. Kemudian klik kolom pencarian dipojok atas ketik nama anjab yang kita
buat tadi kemudian tekan enter. Maka akan muncul tampilan seperti gambar
dibawah.

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 7

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 8
 4. Lalu klik ubah

Maka akan muncul menu seperti diatas. Kemudian isikan data anjabnya ke
setiap kolom lau kemudian simpan.

5. Setelah selesai membuat anjabnya maka kembali lagi ke menu Struktur

Organisasi kemudian kita masukan analisa jabatan seluruh nama jabatan.

G. Pengisian Template Bezzeting

1. Klik Menu Template Bezzeting

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 9

 Tampilan Menu Template Bezzeting

2. Pada tampilan Template Bezzeting ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT
tekan tombol > pada jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT
yang dikehendaki, pilih ABK pada baris data tersebut, seperti ini
3. Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk
mengkonfirmasi, sehingga data akan berubah seperti ini:

4. Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isi kolom dengan keadaan
riil
Struktural/JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:
Bezzeting Kepala Sub Bagian Umum & Kepegawaian
ABK 1
PNS 1
PPPK 0
CPNS 0
RIIL 1

BUP 2017 0 Kekurangan 2017 0

BUP 2018 0 Kekurangan 2018 0
BUP 2019 1 Kekurangan 2019 1
BUP 2020 0 Kekurangan 2020 1
BUP 2021 0 Kekurangan 2021 1

Usul Formasi PNS 0

Usul Formasi PPPK 0
BKPPD Kab. Kebumen Halaman 10
 Total ASN 0

Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :

5. Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis

data tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.

6. Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum
ada yang mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat
dilihat. Misalkan data sebagai berikut :
JFU Penata Laporan Keuangan
ABK 1
PNS 0
PPPK 0
CPNS 0
RIIL 0

BUP 2017 0 Kekurangan 2017 1

BUP 2018 0 Kekurangan 2018 1
BUP 2019 0 Kekurangan 2019 1
BUP 2020 0 Kekurangan 2020 1
BUP 2021 0 Kekurangan 2021 1

Usul Formasi PNS 1

Usul Formasi PPPK 0
Total ASN 1

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 11

 7. Sehingga data yang terentry adalah seperti ini isi kolom ABK dan Kolom Usul
Formasi:

H. Mencetak hasil Bezzetting

1. Admin Lokal dapat mencetak hasil dari pengisian aplikasi dengan format Excel
dan PDF.
pilih menu cetak di template struktur. Kemudian pilih format excel atau PDF

2. Setelah itu akan langsung muncul di tab lain dengan tampilan seperti ini untuk
format PDF.

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 12

 3. Dan untuk download format excel kita klik tulisan excel kemudian akan otomatis
mendownload file excel nya liat tanda panah warna merah

4. Lalu klik file tersebut maka akan muncul format excelnya.

5. Demikian tata cara pengunaan aplikasi E Formasi untuk Admin Lokal.

BKPPD Kab. Kebumen Halaman 13